بدأ الكثير من الأشخاص باللجوء إلى إنشاء المشروعات الصغيرة بجانب أعمالهم الأساسية لزيادة الدخل من أجل مواجهة ظروف المعيشة المرتفعة، ولهذا يبحثون عن مشروعات قليلة التكلفة وسريعة الربح.

من هذا المنطلق يفكر البعض في إنشاء مشروع أدوات مكتبية، ولكن يدور في أذهانهم أسئلة كثيرة حول طريقة تنفيذ هذا المشروع وطبيعة العمل به، وهل يعود المشروع بالأرباح المنتظرة منه أم لا؟

كل هذه الأسئلة وأكثر نجيب عنها في هذا المقال، ونُمدك أيضًا ببعض النصائح التي ينبغي معرفتها عن كيفية النجاح فيه.

خطوات إنشاء مشروع أدوات مكتبية

قبل بداية المشروع يجب حساب تكلفة الأدوات وإيجار المكان وأسعار التشطيبات، وتحديد الأدوات التي ستبيعها لمعرفة متوسط الأرباح الشهرية، ومن هنا نتحدث عن الخطوات اللازمة لذلك، وهي كالآتي:

1- دراسة الجدوى

دراسة الجدوى هي الأساس الذي تحدد من خلاله احتمالية نجاح أو فشل أي مشروع، ولذلك لا يمكنك إنشاء مشروع أدوات مكتبية دون دراسة جدوى، وتشتمل على:

التحليل الأولي

التحليل الأولي هو أهم خطوات دراسة الجدوى لأي مشروع، إذ يحدد خطتك، وهنا يجب أن تركز على مدى احتياج السوق لمشروعك، الميزة الفريدة التي تقدمها، ومن ثم تحدد المخاطر والصعوبات التي قد تواجهك، وتضع الخطط من أجل التغلب عليها.

بيان الأرباح المتوقعة

عليك هنا العمل بشكلٍ عكسي، فلتبدأ بتوقع الدخل المستهدف، ثم تُحدد الاستثمارات المطلوبة لتحقيق هذه التوقعات.

أبحاث السوق

يهدف البحث السوق إلى دراسة العملاء المتوقعين، وسلوك المشترين، وثقافتهم، بالإضافة إلى دراسة حجم السوق، والحصة السوقية المتوقع السيطرة عليها، وإمكانية التوسع والنمو، وهذا يساعدك كثيرًا على اتخاذ القرارات الصحيحة عند بداية المشروع مثل: اختيار المكان المناسب وتسعير المنتجات بشكل صحيح .. إلخ.

خطة تنظيم الأعمال

هنا تأتي مرحلة إعداد خطة تنظيم عمليات المشروع، ويجب أن تتضمن هذه الخطة تكاليف إطلاق المشروع، والاستثمارات الثابتة، وتكاليف التشغيل مثل: المعدات، طرق البيع، مقر المشروع، أجور الموظفين والنفقات العامة .. إلخ.

تحديد الميزانية

يتم هنا تحديد الميزانية اللازمة لإنشاء مشروع أدوات مكتبية بشكل تقديري، وللقيام بذلك عليك إنشاء قائمة تتضمن العنصر، والمصدر، والتكلفة، والتمويل المتاح، والمتطلبات الأساسية للمشروع، بالإضافة إلى الأنشطة التي ستكون في يوم الافتتاح.

تحديد الإطار الزمني

لضمان جودة العمل وسير مشروع أدوات مكتبية في المسار الصحيح ينبغي وضع إطار زمني لكل خطوة سيتم تنفيذها، وترتيبها حسب الأولوية في التنفيذ.

تدقيق ومراجعة البيانات

بعد دراسة كافة التفاصيل الخاصة بالمشروع ينبغي مراجعة كافة البيانات، وتحليلها، والتأكد من إمكانية تطبيقها على أرض الواقع، مع وجود المرونة في حالة حدوث أية تغييرات طارئة.

اتخاذ القرار

كل الخطوات السابقة تقودك إلى هذه الخطوة التي قد تبدو بسيطة، ولكن قبل اتخاذ قرار البدء في تنفيذ مشروع أدوات مكتبية يجب أن تفكر في أمرين وهما:

• هل التنفيذ يستحق الوقت والجهد والمال؟
• هل نتائج دراسة الجدوى تتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمشروع وتطلعاته طويلة المدى؟

2- اختيار المكان

عند اختيار مكان لمشروعك فأنت تبحث عن المكان المناسب الذي تتوافر به شريحة كبيرة من عملائك المحتملين، وبتطبيق هذا على مشروع أدوات مكتبية نجد أن أكثر الأماكن ملائمةً لذلك هي التي تكون أمام المدارس والجامعات والمراكز التعليمية، لأن الطلبة تتواجد بكثرة في هذه الأماكن وتبحث عن مكتبات لتصوير الورق أو لشراء مستلزماتهم الدراسية.

ولا يتوقف نشاطك على موسم الدراسة في الشتاء فقط، لأن جزء كبير من الطلبة يعمل على مشاريع وتسليمات تخص كلياتهم في فترة الصيف، وبالتالي يحتاجون لشراء الأدوات في هذه الفترة أيضًا.

3- تجهيزات المكتبة والديكورات المناسبة

تحتاج المكتبة للعديد من التحضيرات والتجهيزات التي تجعلها جذابة للعملاء، ومن أبرز التجهيزات اللازمة لمشروع أدوات مكتبية:

• مصدر كهرباء دائم في المكان، ولافتة كبيرة مضيئة في الواجهة يُكتب عليها بيانات التواصل بخط واضح.
• مكتب كاشير لحساب المبيعات والمشتريات وحجم المخزون.
• اختيار مكان مناسب لوضع مكن التصوير جنبًا إلى جنب، حيث يُخصص هذا الركن للتصوير والمستلزمات الخاصة به مثل الحبر وورق الـ A4 وغيرها.
• اختيار ألواح وأرفف مميزة ذات أشكال جذابة وواجهات زجاجية لعرض البضاعة فيها.
• اختيار مكان خارج المكتبة أو في واجهتها لوضع الأقلام والمنتجات البسيطة التي يستمر الطلب عليها طوال العام.
• تصميم ديكور مُبتكر على الحائط لجذب الانتباه مثل: كتاب كبير مفتوح وعليه اسم المكتبة أو قلم رصاص ملون .. إلخ.
• التركيز على اختيار اسم مناسب للمكتبة ومُبتكر عن باقي المنافسين، وننصح باستخدام أسماء شخصية، فهذا يساعد على الشهرة عند انتشار البراند.

عليك العمل في هذه التجهيزات بجهد وبدقة لأن هذا سيساعدك على نجاح المشروع فيما بعد.

4- شراء الأدوات المدرسية الأساسية في المكتبة

يوجد العديد من الأماكن التي يمكنك من خلالها شراء كل الأدوات اللازمة لمشروع أدوات مكتبية، ومنها:

• المكاتب المتخصصة في تجهيز المكتبات في وسط البلد.
• منطقة الفجالة، حيث يوجد بها الكثير من المكاتب التي تبيع الأدوات بالجملة.
• المكتبات التي تبيع الأدوات بأسعار بسيطة، ويمكنك الاتفاق معهم على شراء كميات كبيرة بأسعار منخفضة.
• منطقة النزهة بها العديد من التجار لبيع الأدوات بسعر الجملة.

يمكنك عمل قائمة بأسماء المستوردين والمصانع المحلية من خلال البحث عنهم على الإنترنت وجروبات الفيس بوك، ومن ثم تتواصل معهم وتطلب منهم الأدوات اللازمة.

5- العمالة اللازمة لمشروع أدوات مكتبية

المشروعات في بدايتها سواءً كانت كبيرة أو صغيرة تحتاج إلى جهد كبير من العمال للبداية في طريق النجاح والاستمرار في تقديم خدمة مميزة، ومن ثم الحصول على أرباح مُرضية، ويمكنك تحديد عدد العمال اللازم لمشروع أدوات مكتبية بناءً على مساحة المكتبة ومدى توافد العملاء عليها.

ويجب أن يتسم الموظف الذي تقوم بتعيينه بالمواصفات التالية:

• يملك وجهًا بشوشًا.
• يصبر على التعامل مع العملاء.
• يستطيع التعامل مع آلات التصوير.
• يمتلك المهارات اللازمة لإقناع العملاء بإتمام عمليات الشراء.
• يتسم بالأمانة والإخلاص في العمل.

6- توفير الأدوات التي تساعدك على إدارة عملك

وهنا قد تواجهك العديد من الصعوبات بسبب كثرة المنتجات التي تعرضها في المكتبة، ونساعدك في “إدارة”على التغلب على تلك المشكلة من خلال نظام ERP يمكنك من:

• التقليل من الخطأ البشري.
• تكويد المنتجات من خلال باركود لكل صنف.
• متابعة المخزون وجرده باستمرار مع تنبيهك عند وصول أي منتج للحد الأدنى له.
• إصدار تقارير مبيعات المنتجات، والتي تمكنك من متابعة معدل مبيعات كل منتج ومعرفة أكثرها بيعًا وأقلها في مستوى الطلب.
• تسجيل وتتبع المرتجعات.
• تسجيل صنف مجمع، مما يساعدك على تسجيل الأصناف المتشابهة بمختلف ألوانها بسهولة وسرعة.
• متابعة الموردين وتسجيل بياناتهم مع ربطها بالأصناف الخاصة بهم، حتى تستطيع التواصل معهم بسهولة.
• استخراج كشف حساب لكل عميل.

وغيرها من المميزات التي تحصل عليها عند استخدامك للبرنامج. برنامج إدارة المكتبات من إدارة | تمتع بـ 20 خاصية مميزة.

هل يعد إنشاء مشروع أدوات مكتبية خطوة مُربحة؟

نصل هنا إلى السؤال الأهم عند التفكير في أي مشروع قبل البداية في تنفيذه، ونجد مما سبق ذكره أنه مشروع مُربح، ويكفي كمصدر دخل مستقل بذاته دون الحاجة لمصدر آخر بجانبه، ولكن مع الوضع في الاعتبار ضرورة التخطيط الجيد للمشروع، ومراعاة ما ذكرناه، بالإضافة أيضًا لبعض النصائح التسويقية التي ننصحك بها للنجاح فيه مثل:

• عمل افتتاح كبير يستمر ليوم أو اثنين بشكل يجذب الانتباه.
• عمل خصم بمناسبة الافتتاح على بعض منتجات المكتبة.
• التعاقد مع المدرسين وعمل خصومات خاصة بهم عند طلبهم لكميات كبيرة.
• عمل عروض موسمية على الأدوات المدرسية والجامعية عند بداية السنة الدراسية.
• تجهيز يافطة كبيرة بألوان مميزة عليها اسم المكتبة وأرقام التواصل بشكل واضح.
• التسويق للمشروع عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي مثل الفيس بوك وغيرها.
• متابعة حالة المنافسين المباشرين باستمرار، ومحاولة البيع بأسعار أقل منهم لجذب العملاء.
• طباعة فلايرات وكروت دعائية وتوزيعها على الطلاب والمدرسين.
• الحفاظ على تقديم منتجات عالية الجودة والالتزام بالأمانة في البيع والبُعد عن الغش التجاري.

وأخيراً، فبالتأكيد لا يحب أي شخص إهدار أمواله في استثمارات خاسرة، ولهذا يجب عليك قبل البدء في مشروع أدوات مكتبية أن تدرس كل الأمور الخاصة بالمشروع بعناية.

المصادر

Conducting a Feasibility Study
how to do feasibility study for school supplies library
how to do market research before starting a business