يعد قرار اختيار برنامج ERP لتخطيط موارد المؤسسة من أهم القرارات التي يمكن أن يتخذها صاحب العمل لدفع عمله إلى الأمام وتحقيق النمو والتوسع.

باستخدام برنامج ERP System تتخلص من أي خطأ يدوي وارد الحدوث، وتنتقل من ضيق ملفات الإكسيل إلى سعة السحابة، ومن تشتت المعلومات في أكوام الأوراق -التي تصل أحيانًا إلى السقف- إلى مركزيتها وحضورها في برنامج واحد يتيح لك استدعائها في أي وقت ومن أي مكان.

مع ذلك، فإن أنظمة الـ ERP تتعدد وتختلف في مدى تلبيتها لاحتياجات المؤسسات المختلفة، ويتصف بعضها بالقصور في تلبية الأعمال، لذا قبل اختيار برنامج ERP System تأكد من مقدرته على تلبية احتياجات مؤسستك، وتجنب الوقوع في الاختيارات الخاطئة.

أخطاء يجب تجنبها عند اختيار برنامج ERP

قدمنا لكم سابقًا “برامج تخطيط موارد المؤسسة..كيف تختار واحدًا لشركتك؟” ونقدم لكم في هذا المقال أبرز 7 أخطاء يجب تجنبها عند اختيار برنامج ERP System، فمن أبرز الأخطاء نجد:

1- شراء البرامج منخفضة التكاليف

برامج الـ ERP منخفضة السعر في متناول الجميع لكنها لا تدفع للأمام، ولا تساعد على الانتشار، بل إنك تجد نفسك دومًا عند نفس النقطة لا تتحرك.

حاجة الشركات الكبيرة لبرنامج ERP System تتلخص في إيجاد نظام يستوعب جميع التفاصيل المتعلقة بالعمل مع تحقيق أقصى درجات الكفاءة فيما تحتاج الشركات الصغيرة أو المتوسطة إلى أنظمة متميزة تساعدها على النمو، فأيًا كان حجم تجارتك أنت بحاجة إلى برنامج متميز بنظام محكم ليلبي احتياجات مؤسستك، ويؤدي جميع العمليات بكفاءة، ويتكامل مع أقسام عملك الأخرى، والبرامج التي تتوفر لديها هذه المميزات لن تكون رخيصة التكلفة للحد الذي يشعرك بالريبة!

لا يعني هذا أن تنفق معظم موارد مؤسستك لشراء برنامج ERP System، لكن الموازنة مطلوبة، اشترك بنظام يناسب احتياجات مؤسستك، وفي نفس الوقت تكون تكلفته معتدلة وملائمة لميزانيتك.

2- تشغيل البرنامج على خوادم الشركة الداخلية

تتعدد أنظمة الـ ERP وتختلف طرق تشغيلها، وإحدى الخيارات المطروحة هي تشغيل البرنامج على الخوادم الداخلية للشركة، إن عزمت على تطبيق هذه الطريقة فيجب عليك التفكير في بعض الأمور أولًا.

أنت تريد برنامجًا محاسبيًا لتعمل به لا لتعمل عليه، وتشغيل البرنامج على الخوادم الداخلية للشركة يكلفك المزيد من المال والجهد، ويؤخرك كثيرًا عن الاعتناء بالعمل.

إذ ستجد نفسك تدفع باستمرار لتغطية رسوم الترخيص، والصيانة، والترقية المستمرة، بالإضافة إلى فواتير الكهرباء، والإنترنت العالية، وتكاليف الخادم، وصيانته، ومصاريف إجراء عمليات النسخ الاحتياطي، وشراء مساحات تخزينية إضافية لها، هذا غير تكاليف إدارة المخاطر ورواتب مهندسي البرمجيات لمتابعة الخادم باستمرار.

إنفاق كل تلك التكاليف على برنامج ERP System يعد إهدارًا لموارد المؤسسة، وسوء توزيع للميزانية، هذا إلى جانب ضياع الوقت والمجهود، مما يحول نظام الـ ERP من وسيلة للنمو إلى عبء على المؤسسة!

استخدام البرامج السحابية بدلًا من الاستضافة على الخوادم الداخلية يجنبك كل ذلك، فهي لن تكلفك الكثير، بل ستكتفي بدفع اشتراك شهري أو سنوي مقابل الخدمة، وتتمتع بكافة الصلاحيات دون أن تشغل ذهنك أو تهدر وقتك وأموالك، وبالتالي تتفرغ لمتابعة التفاصيل الإدارية الأخرى.

اقرأ أيضًا: التكاليف المخفية لأنظمة الـ ERP.

3- عدم الاهتمام بأمان البيانات المالية

اختيار البرنامج المناسب وتشغيله على الوضع الأمثل لا يعني بالضرورة أن ما يخص برامج تخطيط موارد المؤسسة المُدار عليها عملك قد انتهى؛ لدينا المزيد هنا.

الاهتمام بأمان بياناتك المالية ضد الهجمات الحاسوبية وعمليات الانتهاكات والقرصنة التي أصبحت أمرًا شائعًا لا يقل أهمية عما سبق شرحه. تحقق من مستوى الأمان الذي يوفره لك برنامج ERP System، واطلع على سياسة مزود الخدمة فيما يخص حفظ البيانات وحمايتها.

البيانات المالية هي أساس عملك، وحينما يتعلق الأمر بمستقبل العمل ككل، يجب عليك أن تبذل المزيد من الجهد لحمايته!

4- تجاهل التكامل مع برامج إدارة الموارد البشرية

برامج تخطيط موارد المؤسسة القادرة على التكامل تعمل بكفاءة أكثر من البرامج بدائية التطبيق، وتحقق للعمل المزيد من النجاح والاستقرار.

نجد أن أحد أوجه التكامل التي يجب أن تهتم بها عند اختيار برنامج ERP System لمؤسستك هو قابلية البرنامج الذي تعمل عليه للتكامل مع برامج إدارة الموارد البشرية.

هذا التكامل يوفر لك رؤية واضحة عن كل ما يخص الموظفين بشكل لحظي، مثل:

• التكاليف المتعلقة بالتوظيف.
• إخلاء الطرف لبعض العاملين.
• تقدم العاملين وتأثيرهم على العمل.

كل هذا وأكثر يكون لديك بلا عناء طلب التقارير الورقية والاجتماعات التقييمية، وبالتالي تستطيع إدارة الموظفين في مؤسستك بكفاءة مع توفير المجهود والوقت.

5- تجاهل التكامل مع برامج نقاط البيع

يعد التكامل مع برامج نقاط البيع من الأمور المهمة في أنظمة الـ ERP خاصة في المؤسسات التي تعتمد على إتمام الكثير من عمليات البيع عبر مواقع متعددة، مثل:

• المطاعم
• الصيدليات
• محلات البقالة الضخمة

وغيرهم من الأعمال التجارية، وأسوأ كابوس لأصحاب هذه الأعمال أن يكون برنامج ERP System الخاص بهم لا يقبل التكامل مع برنامج نقاط البيع (POS) مما يعني الآلاف من البيانات التي يجب إدخالها للبرنامج يدويًا، وما يتبع ذلك من أخطاء وعمالة زائدة، ووقت دوام لا يكفي، والنتيجة بطء العمل بشكل عام، وإهدار الموارد البشرية للمؤسسة على تفاصيل بسيطة.

التكامل بين نظام الـ ERP وبرامج نقاط البيع يقلل من الإدخالات اليدوية للبيانات، ويمنحك المزيد من الرقابة على مواقع البيع المتعددة، ويجعل عملك أسرع حركةً ونموًا.

6- عدم تلبية تفاصيل عملك

قبل شراء برنامج ERP System ابحث عن الحلول والمميزات المختلفة التي سيقدمها لك البرنامج، اسأل نفسك: هل سيلبي البرنامج احتياجات مؤسستك أم من الممكن أن تضطر إلى الدفع مقابل الخصائص الإضافية حتى يعمل البرنامج بالطريقة التي تريدها؟

يعد هذا السؤال ضروريًا قبل الشراء، إذ يساعدك على حساب التكلفة الإجمالية للنظام ومعرفة مدى ملاءمتها لميزانية مؤسستك.

يجب أن تراعي عوامل المرونة والتوسع أيضًا، وتتأكد من قابلية البرنامج للتوسع ومواكبة أعمالك، حتى لا تتأثر مؤسستك سلبًا بسبب ضعف ومحدودية برنامج ERP System الخاص بها.

7- صعوبة الوصول للبيانات

البيانات هي العمود الفقري لأي مؤسسة في العصر الحديث، ويعتمد نجاح المؤسسة واستمراريتها بشكل كبير على سرعة الوصول للبيانات وتحديثها باستمرار واستغلالها لتجنب المشكلات وتحقيق الأهداف.

استخدام برنامج ERP System في مقر العمل (On-Premises ERP) يجعل الوصول للبيانات مرتبطًا بالتواجد داخل المؤسسة، وبالتالي يؤثر على سرعة اتخاذ القرارات، مما قد يضر مؤسستك.

لذلك تعد الأنظمة السحابية هي الأفضل في سرعة الوصول، إذ تسهل عليك الوصول لبياناتك في أي وقت ومن أي مكان، كل ما تحتاجه جهازٌ لوحيٌ، هذا إلى جانب التقارير المختلفة التي يمدك بها البرنامج والتي يتم تحديثها باستمرار.

اشترك بإدارة وتجنب مشاكل الاختيارات الخاطئة

يعد “إدارة” حلًا محاسبيًا مثاليًا، إذ يجمع البرنامج بين مميزات أنظمة الـ ERP المختلفة ويتجنب عيوبها، فيوفر لمؤسستك الخصائص التالية:

التطور السريع للأعمال

برنامج “إدارة” دائم التجدد؛ مما يعني أنك ستحصل دائما على الإصدار الأحدث من التطبيق دون أن تنشغل بإجراء التحديثات، وبالتالي تتجنب التعرض لأي مشاكل تنتج عن عدم توافق النسخ.

ملائمة جميع الأجهزة

يناسب “إدارة” جميع الأجهزة، فيعمل على أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة وجميع الأجهزة اللوحية مهما كان نظام التشغيل عليها، بالإضافة إلى إمكانية تشغيله والوصول لبياناتك في أي وقت ومن أي مكان.

قابلية التوسع

يتوسع “إدارة” ليناسب احتياجات جميع المؤسسات ويلبي كافة الأعمال، فمهما نمت أعمالك أو ازدادت أعداد فروعك وعملائك سيستوعب البرنامج كل ذلك بسهولة.

التكاليف المالية المناسبة

لن تحتاج إلى دفع أية مصروفات لشراء أصل البرنامج أو تحديثه، بل ستدفع اشتراكًا مقابل ما تستخدمه فقط، بالإضافة إلى تغطية الاشتراك لكافة الخدمات والأقسام دون وجود أي تكاليف خفية.

الأمان

يحافظ “إدارة” على بياناتك المالية، وبيانات عملائك، إذ يستخدم عددًا من التقنيات والعمليات لحماية بيانات العملاء، يشمل ذلك تشفير نقل البيانات، وإدارة المخاطر وغيرهما.

الدعم الفني

يقدم لك “إدارة” دعمًا فنيًا مجانيًا، ويتميز بسرعة استجابته، فيمكنك التواصل مع مركز الدعم من خلال الرسائل، أو البريد الإلكتروني في حال واجهتك أية مشكلة.

واجهة سهلة الاستخدام

يتمتع “إدارة” بواجهة سهلة الاستخدام، فلن تحتاج إلى امتلاك معرفة عميقة بأنظمة تخطيط الموارد المؤسسية أو طرق المحاسبة المعقدة من أجل العمل على أي من تطبيقات النظام.

توفير الوقت والجهد

يمكّنك “إدارة” من متابعة أعمالك بدقة دون بذل الكثير من المجهود أو الوقت، ويختصر عليك العديد من العمليات اليدوية المعقدة.

التكامل

يعمل البرنامج كنظام مركزي يربط جميع فروعك، وقنواتك الترويجية، ومتاجرك الإلكترونية في مكان واحد، ويحقق التكامل مع أنظمة الموارد البشرية وبرامج نقاط البيع، وملفات جوجل، إلى جانب التكامل مع نظام الفاتورة الإلكترونية والإيصال الإلكتروني.

تتعد أنظمة الـ ERP وتختلف احتياجات المؤسسات لتلك الأنظمة، وهناك حدٌ أدنى من الاحتياجات التي لا بد أن يلبيها برنامج ERP System لأي مؤسسة، ولأننا نعلم احتياجاتك فقد طورنا “إدارة” لتلبيتها.

تواصل معنا واطلب عرضًا توضيحيًا.