إدارة المخزون أمر بالغ الأهمية لنجاح تجارة التجزئة أو التوزيع أو التصنيع. وسوء إدارة المخزون لا يقل خطرًا عن سوء إدارة البيانات المالية ، بل إنه يؤدي إلى الخسائر والهدر. وعلى العكس، فإن المخزون الذي يتم إدارته بشكل جيد من شأنه أن يبقي العملاء سعداء، ويعزز المبيعات، وبالتالي تزيد الإيرادات.

تكلمنا في الجزء الأول “دليلك الشامل لإدارة المخزون” عن أهمية إدارة المخزون وتوضيح معناه وأفضل تقنيات وبرامج إدارة المخزون.

نصحبكم في هذا المقال مع مؤشرات قياس أداء مخزونك:

تكلفة الاحتفاظ بالمخزون

يعد هذا المؤشر من أهم مؤشرات قياس الأداء التي تعكس إدارتك للمخزون والمصروفات، ويقيس هذا المؤشر المصاريف التي تم إنفاقها على البضائع أثناء تخزينها؛ من إيجار -إن وجد-، وكهرباء، ورواتب للعمالة المسؤولة عن المخازن وغيرها.
يدل ارتفاع هذا المؤشر على سوء التخطيط في أنواع وكميات البضائع التي قمت بشرائها؛ فقد يعني شراؤك لبضاعة غير محببة أو مطلوبة لدى الجمهور أو شراؤك لكميات تفوق مستويات بيعك مما يسبب بقاء البضاعة لوقت أطول في مخازنك وبالتالي ارتفاع تكلفة تخزينها.
إذا لم يتم تدارك الوضع فمن الممكن أن تتجاوز مصاريف شراء البضائع والاحتفاظ بها قيمة بيعها، مما يعني اختيارك لبضائع تسبب الخسارة.

معدل نفاد المخزون

يعتبر عدم التنبؤ الصحيح بحركة مخزونك ومعدل دورانه ونفاده مؤشرًا سيئًا، ولا يدل نفاد المخزون في وقت أقرب من المتوقع عن حركة بيع سريعة، بل يدل على عدم التخطيط الجيّد.
يقصد من سؤال “كم مرة ينفد مخزونك؟” الوصول إلى إجابة صحيحة لتجنب النفاد المفاجئ للمخزون، فنفاد المخزون -دون اتخاذ أي إجراءات سريعة- يعني صعوبة استيفاء جميع الطلبات مما يقلل كفاءة العمل، ويبطئ حركة البيع، ويؤدي إلى عدم رضا العملاء.

مطابقة المخزون المسجّل للمخزون الفعليّ

يجب أن يتطابق مخزونك الموجود في المخازن فعليًّا مع الأرقام المسجّلة عندك، ولكن هناك بعد الممارسات التي تؤدي إلى اختلاف المخزون الفعليّ عن ذلك المسجّل عندك.
يؤدي قبول المنتجات سريعة التلف إلى تلف المنتجات في فترة تخزينها وبالتالي نقص المخزون الفعليّ عن ماهو مسجّل في سجلاتك، أما السبب الآخر الذي يسبب هذا الاختلاف فهو التسجيل اليدوي والذي ينتج عنه أخطاءً كثيرةً، وبالتالي تسجيل بضاعة غير متطابقة عن تلك المتواجدة فعليًّا في مخازنك.
ينتج عن اختلاف المخزون الفعليّ عن المخزون المسجّل إما نقصًا مفاجئًا أو زيادة غير محسوبة في البضائع. لا يرمز حدوث هذا النقص المفاجئ أو الزيادة غير المحسوبة لأداء سئ فحسب، بل يدل على مجموعة من المشاكل التي تستدعي حلًا فوريًا.

المخزون الراكد

في الوقت الذي يؤثر فيه نقص المخزون سلبًا على سير المبيعات والعمل، يؤدي فائض المخزون كذلك إلى حدوث العديد من المشاكل داخل المخازن وخارجها.
يؤدي فائض المخزون إلى وجود ما يعرف بـ”الرواكد” وهي البضاعة التي تظل في المخزن لفتراتٍ طويلة دون بيعها، ويدل ارتفاع كمية الرواكد على سوء إدارة المخزون والعمل بشكل عام، فوجود الكثير من الرواكد يعني أحد أمرين؛ إما شراؤك بضائع غير مرغوبة لدى الجمهور أو شراؤك كمية من البضائع أكبر من حاجتك الفعلية.
ويمكن اختصار مشكلة وجود الرواكد فيما يلي:

• التكلفة العالية للاحتفاظ بالمخزون: يتم إنفاق مصروفات على المخزون الراكد أكثر من المخزون العالي وذلك نظرًا لطول مدة بقاء البضاعة داخل المخزن.
• ثبات سعر البضاعة: بقاء البضاعة في المخازن لوقت طويل يؤدي إلى إنخفاض سعرها بتقادمها أو -في أفضل الأحوال- ثبات سعرها؛ مما يعني إنفاقك مصروفات يصعب تعويضها في المستقبل القريب.
• التأثير سلبًا على دوران رأس المال: إذا اشتريت بضاعة بقيمة 100,000 جنيهًا وكانت قيمة الربح لكل دورة لرأس المال (صافي ربح بيع البضاعة كاملة) هي 20,000 جنيه، فإن حدث وركدت بضاعة في المخزن على مدار العام بقيمة 20,000 جنيه، فهذا يعني أنك فقدت ربح دورة كاملة.

معدل دوران المخزون

يعرف معدل دوران المخزون بأنه عدد المرات التي تم بيع المخزون فيها وتجديده خلال فترة زمنية محددة، ويعد ارتفاع معدل دوران المخزون مؤشرًا دالًّا على الكفاءة الجيدة وحسن إدارته، أما انخفاضه فيشير إلى بطء حركة البيع وحاجتك لإجراء تقييم شامل لعملك لمعرفة نقاط الضعف وتداركها.
يتم حساب معدل دوران المخزون كالتالي: تكلفة السلع المباعة \ متوسط المخزون

معدل مرتجع المبيعات

يعبر هذا المؤشر عن البضائع التي تعود للمخزون مرةً أخرى بعد شرائها، وقد يكون سبب ذلك وجود عيوب في المنتج أو عدم مطابقته لتوقعات العميل، والنتيجة النهائية ؛عميل غير راضي ومبيعات تتراجع بعد الزيادة.
تستطيع المحافظة على معدل مبيعاتك مرتفعًا بالاهتمام بتحقيق معايير الجودة وفهم احتياجات العملاء ومتابعة نتائج مرتجع المبيعات بشكل دوريّ.
معدل مرتجع المبيعات = عدد الأصناف المرتجعة \ عدد الأصناف المباعة

كفاءة الموردين الذين تتعامل معهم

يجب أن تكون كل الممارسات التي تقوم بها كصاحب عمل وتؤثر في مخزونك حاضرةً دومًا وتحت المتابعة المستمرة؛ والتعامل مع الموردين أول هذه الممارسات، فبضائع مخزنك ستأتي من المورد، ويمثل المورد المعروف بالانضباط في أوقات التسليم والبضاعة عالية الجودة عنصر أمان لمخزنك.
التعامل مع موردين أكفاء يقلل من احتمالية وقوعك تحت ضغط الفائض أو الخوف من حدوث العجز.