في أي مرحلة من مراحل العمل، من الضروري أن تكون واعيًا لهذه الأخطاء وتبذل جهدًا لتجنبها. فالانتباه لها يعكس احترافيتك ويضمن سير العمل بكفاءة ويحقق النجاح المنشود.

في هذا المقال، نتناول أهم الأخطاء التي يجب على الشريك المشغل تجنبها لضمان نجاح مشروعاته.

أخطاء يجب على الشريك المشغل تجنبها

نجاحك كشريك مشغل لـ “إدارة” لا يعتمد فقط على تنفيذ الأمور بشكل جيد، بل أيضًا على تجنب الأخطاء التي تتسبب في تأخير أو تعطل سير العمل، من أبرزها: 

قبول مشروع وأنت غير جاهز

أحيانًا، تكون الفرصة كبيرة وتدفعك الحماسة لقبول مشروع جديد سريعًا. لكن الحقيقة هي أنك إن لم تكن جاهزًا بشكل كامل، ستواجه مشاكل ستؤثر على سير العمل. 

الاستعداد يتطلب أن تكون لديك الموارد الكافية، مثل الأشخاص المؤهلين ووقت كافٍ لتنفيذ المشروع كما يجب، إذا كان لديك عدد كبير من المشاريع الأخرى أو إذا كانت مواردك محدودة، فإن هذا سيؤثر حتمًا على سير المشروع الحالي.

التأجيل أو عدم التأكد من استعدادك لن يؤدي إلا إلى تعطيل العمل، وهو ما سيعكس صورة غير احترافية أمام العميل. 

لذا تأكد دائمًا أنك تمتلك الوقت والموارد اللازمة للمشروع حتى تتمكن من تقديم أفضل خدمة.

عدم فهم الدورة التشغيلية بشكل صحيح

في كل مشروع، إن لم تكن على دراية عميقة بكيفية سير العمليات لدى العميل، ستقع في فخ التشتت. إذا لم تفهم آلية عمل العميل وتفاصيل الدورة التشغيلية لديه، ستؤثر بشكل مباشر على كيفية تنفيذك للنظام الذي تقدمه. 

وكلما اختلطت المفاهيم لديك، زاد الوقت الضائع في تقديم حلول غير فعّالة، وهنا سيجد العميل صعوبة في فهم النظام، وسيراه معقدًا، وقد يتخلى عن النظام بعد الفترة التجريبية لأنه لم يشعر بالتحسين المتوقع.

ومن ثم، فأنت بحاجة إلى التعمق في تفاصيل دورة العمل التي يتبعها العميل، وهذا يتضمن فهم العمليات، والتعاملات، والسجلات، لتتمكن من شرح كل شيء للعميل بطريقة واضحة، وتضمن له تطبيقًا سلسًا.

اقرأ أيضًا: دليل إجراء Site Survey لتشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل

الذهاب إلى العميل بدون مراجعة البيانات

إحدى أكبر الأخطاء التي قد تحدث هي عدم المراجعة الجيدة للبيانات قبل الاجتماع مع العميل. إن لم تكن قد فحصت المعلومات التي قدمها العميل بشكل دقيق، ستكون عرضة لظهور مشكلات تتطلب وقتًا طويلًا لحلها أثناء الاجتماع. 

وقد يترك ذلك انطباعًا سيئًا عن مستوى الاحترافية الذي تقدمه.

لذا يجب عليك التأكد من أن كافة البيانات المتعلقة بالعميل قد تم التحقق منها ومراجعتها بشكل كامل قبل بدء التدريب أو التنفيذ.

اقرأ أيضًا: تنظيم البيانات الأساسية لتشغيل “إدارة”

التقصير في التوثيق

غالبًا ما يُنظر إلى التوثيق على أنه مهمة ثانوية، ولكن في الحقيقة هو جزء أساسي لضمان شفافية العمليات وسلامتها. 

وإغفال توثيق التفاصيل المتعلقة بالاتفاقات والخطط التي تم وضعها مع العميل قد يؤدي خلافات بشأن ما تم الاتفاق عليه في البداية.

لذا، احرص دائمًا على توثيق كل شيء بداية من تفاصيل المشروع، حتى المتطلبات والاحتياجات الخاصة بالعميل، لتتمكن من العودة إليها في أي وقت، وتتجنب الالتباسات في المستقبل.

السماح للعميل بوضع خطة التشغيل

من الطبيعي أن يكون للعميل تصور معين عن كيفية تشغيل “إدارة”، فهو أكثر من يعرف تفاصيل عمله اليومي. لكن إذا تركت له تحديد الخطة بالكامل، ستجد نفسك في مسار مليء بالخطوات غير الضرورية أو العشوائية التي تعطل الاستفادة الحقيقية من النظام.

هذا لا يعني أن تستبعد العميل من العملية تمامًا، بل على العكس، يجب أن يكون له دور أساسي في تحديد احتياجاته، بينما تكون أنت المسؤول عن وضع الخطة المناسبة بناءً على هذه الاحتياجات. عدّل الخطوات وفقًا لمتطلبات العميل، ولكن حافظ على سيطرتك على سير التشغيل لضمان تحقيق أفضل نتائج ممكنة.

الهدف هنا هو التوازن؛ اجعل العميل شريكًا في الخطة، وليس من يتحكم فيها بالكامل.

الاهتمام بالرد على الاستفسارات قبل انتهاء الشرح المطلوب

من الطبيعي أن يطرح العميل بعض الأسئلة خلال زيارات التدريب، لكن يجب عليك توجيه الأمور بشكل فعال كي لا تضيع وقتك ووقت العميل في الإجابة على استفسارات فقط. 

فمن الأفضل إتمام الشرح أولًا وتقديم المعلومات التي تحتاج إليها، ثم تخصيص وقت محدد للرد على الأسئلة. 

تأكد دائمًا من أن الشرح متكامل، وأكمل كل نقطة قبل السماح للأسئلة بالدخول، فالرد على الاستفسارات فقط بعد تقديم الشرح الكامل هو أفضل ترتيب للحفاظ على سير العملية.

التأخير في الرد على العميل

العميل يقدّر الوقت، وأي تأخير في الرد عليه سواء من خلال البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية قد يثير لديه القلق.

وبالتالي فمن المهم أن تُظهر اهتمامك عبر الرد السريع أو إرسال تأكيد بأنك ستعود إليهم في وقت لاحق إذا لم تتمكن من الرد فورًا.

عدم المتابعة بعد تنفيذ المشروع

حتى بعد الانتهاء من تنفيذ المشروع بنجاح، من المهم أن تتابع مع العميل للتأكد من سير الأمور كما هو متوقع. 

فالعديد من الشركاء المشغلين يظنون أن المشروع انتهى بمجرد تنفيذ النظام أو التدريب، لكن الحقيقة هي أن المتابعة المستمرة ضرورية لضمان الاستفادة الكاملة من الخدمة المقدمة.

وعدم المتابعة بعد التنفيذ يُفوت عليك فرصة لتحسين جودة الخدمة، أو حتى تقديم مزيد من الخدمات للعميل، فالمتابعة تفتح لك بابًا لتوسيع نطاق تعاونك معه.

فقد يحتاج العميل إلى استشارات إضافية تتعلق بإدارة الحسابات، أو تحسين طريقة تحليل البيانات المالية. لذا اجعل المتابعة جزءًا من خدمتك، وتواصل مع العميل للتأكد من أن كل شيء يعمل كما ينبغي.

وأخيرًا، فإن تجنب الأخطاء الشائعة والحرص على تطبيق أفضل الممارسات هو ما يميز الشريك المشغل الناجح.

بالتأكيد، تجربة الشريك المشغل هي عملية مستمرة من التعلم والنمو، ولا مجال للتوقف عن تحسين المهارات. لذا، اجعل كل خطوة في المشروع فرصة لتقديم قيمة مضافة، ولا تستهن بأي جانب من جوانب العمل.

تشعر بالحماس، وربما ببعض التوتر—وهذا طبيعي تمامًا. فأنت تستعد لتطبيق معرفتك في الواقع العملي، والتعامل مع تحديات حقيقية تتطلب منك التركيز والمرونة.

قد تتساءل: من أين أبدأ؟ وكيف أضمن نجاح المشروع دون الوقوع في أخطاء البداية؟ لا تقلق، فكل تحدٍ ستواجهه هو درس جديد، وكل خطوة تخطوها ستقربك أكثر نحو الاحترافية.

وفي هذا المقال، نرسم لك خريطة واضحة لإدارة أول مشروع تشغيل لك، بدءًا من فهم طبيعة نشاط العميل، ووصولًا إلى تسليم المشروع بثقة. 

كيف يدير الشريك المشغل لـ “إدارة” أول مشروع له؟

إدارة أول مشروع لك هو اختبار لقدرتك على التحليل والتواصل بفعالية مع العميل، ولكي تنفذ هذا المشروع بثقة ينبغي أن يكون لديك دليل واضح للخطوات المطلوبة منك، وتتمثل تلك الخطوات في:

1- التعرف على طبيعة نشاط العميل

قبل أن تفتح حتى شاشة “إدارة”، عليك أن تفهم من هو عميلك وماذا يفعل بالضبط. هل يعمل في تجارة الموبايل، أم الزجاج، أم في مجال آخر؟ فتلك الخطوة هي الأساس الذي ستبني عليه خطة التشغيل.

على سبيل المثال، إذا كان العميل يعمل في تجارة الموبايل، ستحتاج إلى التركيز على نقاط محددة مثل إدارة السيريال نمبر وتسجيل الأجهزة. أما إذا كان يتاجر في الزجاج، فسينصب تركيزك على توضيح كيفية التعامل مع الأبعاد المختلفة، وما إلى ذلك.

ومن ثم، فطبيعة النشاط تحدد كيفية إعداد النظام، وما هي الميزات التي تحتاج لتفعيلها، وكيفية تصميم الدورة المحاسبية بما يناسب عمليات العميل اليومية، وفهمك الجيد لهذا الجزء سيجعل باقي خطوات المشروع أكثر سلاسة ودقة.

2- فهم الدورة المحاسبية الخاصة بالعميل وكيفية تطبيقها على أرض الواقع

بعد أن تعرفت على طبيعة نشاط العميل، يأتي دورك في فهم الدورة المحاسبية التي يتبعها العميل، والمقصود هنا هو التعرف على مجموعة العمليات الفعلية التي تحدث داخل الشركة بتفاصيلها.

عليك أن تدرس وتفهم كل خطوة في الدورة المحاسبية للعميل، بداية من شراء المواد أو السلع، مرورًا بعمليات التخزين، ثم البيع، وصولاً إلى تحصيل الأموال ومراجعة الحسابات، حتى تتمكن من تطبيق “إدارة” بشكل يتماشى مع الواقع العملي للعميل ويعزز فعالية النظام.

أولاً، اطلب من العميل توضيح كل مرحلة من المراحل المختلفة في العملية. هل لديهم سجل ورقي للمبيعات؟ كيف تتم عملية شراء البضائع؟ هل يستخدمون طرق دفع متعددة؟ بناءً على إجابات هذه الأسئلة، يمكنك تخصيص النظام ليعكس هذه العمليات بالضبط داخل “إدارة”.

من المهم أن تضع في اعتبارك أن كل مرحلة من الدورة تحتاج إلى معالجة دقيقة في النظام. مثلا، لو كانت الشركة تتعامل مع مبيعات كبيرة وتحصل على مدفوعات نقدية، يجب إعداد النظام ليشمل هذه المدفوعات بشكل فعال.

3- التعرف على الدورة المستندية وكيفية تطبيقها في النظام

في هذه الخطوة، من الضروري أن تفهم الدورة المستندية التي يتبعها العميل في عمله، والدورة المستندية هي مجموعة الوثائق التي تُستخدم لتوثيق العمليات المالية والإدارية داخل الشركة. 

تتضمن هذه الوثائق عادةً الفواتير، وأوامر الشراء، وأوامر البيع، والإيصالات، بالإضافة إلى العديد من المستندات الأخرى التي تُسجل سير العمليات المالية.

اطلب من العميل تقديم تفاصيل عن كيفية إدارة الفواتير والعمليات المالية حاليًا لتكوين نظرة شاملة حول كيفية سير العمل في الدورة المستندية، واسأل عن الإجراءات التي يتبعها العميل في كل خطوة، مثل كيفية إصدار الفواتير، وكيفية معالجتها داخل النظام القديم، وإذا ما كان هناك أي ملاحظات أو تحديات يواجهونها في هذه العمليات.

في هذه المرحلة، يجب أن تكون قادرًا على تحديد إذا ما كان هناك أي اختلاف بين النظام القديم الذي يستخدمه العميل و”إدارة” لضمان انتقال سلس وسريع. تأكد من أن جميع جوانب الدورة المستندية تمثل وتُنفذ بالشكل الصحيح في النظام، لضمان عدم حدوث أي تعارض أو أخطاء في العمليات المستقبلية.

4- ملء الـ Site Survey

الـ Site Survey هو أداة تتيح لك ترتيب أولوياتك، وتذكر ما قد يغيب عن بالك وسط الانشغالات الكثيرة، فكل سؤال يحمل في طياته فكرة ضرورية لفهم طبيعة عمل العميل.

المهم هنا ليس فقط ملء هذه الأسئلة، بل أن تسعى لفهمها بعمق، لتتمكن من تطبيقها بشكل واقعي في العمل. 

حاول أن ترى الصورة الأكبر، وتخيل كيف ستساعدك هذه البيانات في ترتيب الأفكار والخطوات، سواء في الاجتماع الأول مع العميل أو في مراحل التنفيذ التالية.

5- وضع خطة التشغيل مع العميل

خطة التشغيل هي الركيزة الأساسية التي تساعدك على التنقل عبر مسار المشروع بشكل منظم ودقيق، فهي الخطة التي تترجم كل ما تم جمعه من بيانات إلى إجراءات فعلية على أرض الواقع، بحيث تضمن للعميل تطبيق النظام بطريقة سلسة ومنهجية.

تخيل أن لديك خارطة طريق تحدد لك كل خطوة، كل موعد نهائي، وأين يجب أن تضع تركيزك في كل مرحلة من مراحل التنفيذ. إذا لم يكن لديك هذه الخطة، ستجد نفسك تائهًا وسط بحر من القرارات والتفاصيل التي قد تُفقدك المسار في لحظات حاسمة. 

أما مع وجود الخطة، فأنت تملك البوصلة التي توجهك بثقة نحو هدفك.

في هذه الخطوة، من الضروري أن تبدأ بوضع خطة مرنة لكنها دقيقة، بحيث تأخذ بعين الاعتبار المدة الزمنية المتفق عليها مع العميل، إضافة إلى طبيعة النشاط، فكل صناعة ولها خصائصها، وكل عميل له احتياجاته.

اقرأ أيضًا: خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، والتأكد من التشغيل الفعلي

6- الالتزام بالخطة المتفق عليها

الخطوة التالية التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار بعد وضع خطة التشغيل هي الالتزام بالخطة المتفق عليها.

وهنا تكمن المعضلة الحقيقية، في أننا كثيرًا ما نعتقد أن الأمور ستسير بسلاسة بعد أن نضع الخطة، ولكن الواقع غالبًا ما يأتي مفاجئًا. 

الالتزام بالخطة يعني أن تتعامل مع التحديات اليومية والعمليات المتغيرة بطريقة مرنة لكنها محكومة. يجب أن تكون حريصًا على متابعة تقدم التنفيذ وتحديد أولوياتك بناءً على ما هو مُتفق عليه مع العميل.

أثناء عملك على المشروع، قد تظهر بعض العقبات التي تحاول إعاقة سير العمل، سواء كانت تأخيرات في استلام البيانات، أو اختلافات في التوقعات بينك وبين العميل. 

ولأنك ملتزم بالخطة، ينبغي أن تتصرف بحذر، وأن تضع حلولاً فورية لهذه التحديات لضمان ألا تتعطل العملية. 

الأمر يكون مرهقًا أحيانًا، ولكنه أيضًا فرصة لتعزيز علاقاتك مع العميل من خلال تبيان التزامك وجودتك في التعامل مع أي ظرف غير متوقع.

7- التأكد من فهم الموظفين للنقاط التي تم شرحها والتأكد من تجربتها

هذه الخطوة تشكل المحور الذي يدور حوله نجاح أي مشروع، فالتدريب لا يعني مجرد التحدث عن كيفية تشغيل “إدارة” أو تقديم شرح نظري، بل يتطلب أن يتفاعل الموظفون مع النظام بأنفسهم ويتعاملون معه في مهامهم اليومية.

فما نعرفه جميعًا عن عالم الأنظمة التقنية هو أنه لا يمكن لأي شخص أن يُتقن شيئًا لم يُمارسه فعليًا، وإذا كنت قد شرحت لهم كيف يُستخدم النظام، ولكنهم لم يتفاعلوا مع التطبيق الفعلي، فستظل هناك فجوة في الفهم قد تكون قاتلة.

لذلك، عليك تخصيص الوقت للتأكد من أن كل موظف قد طبق ما تعلمه، سواء من خلال محاكاة العمليات أو أداء المهام اليومية على البرنامج. 

وإذا شعرت أن هناك أي فجوات في الفهم أو أداء الموظفين، فإن الأمر يتطلب منك تدخلًا سريعًا لتوضيح النقاط التي لم يتم فهمها، ويمكن أن يتم ذلك عبر جلسات مراجعة إضافية أو تقديم شرح أكثر تفصيلاً.

8- تسليم المشروع

هنا، يكون كل شيء قد اكتمل، لكن هذا لا يعني أن المشروع قد انتهى تمامًا، بل هو مجرد بداية لفصل جديد في علاقة العمل بينك وبين العميل، فتسليم المشروع بنجاح هو لحظة تقييم لمدى فاعلية العمل الذي نفذته.

قبل تسليم المشروع، من الضروري أن تقوم بمراجعة شاملة لكل ما تم إنجازه، بدءًا من التدريب، مرورًا بضبط جميع الإعدادات، وحتى تأكيد أن البرنامج يعمل بسلاسة كما كان متوقعًا. تأكد من أن كل شيء يتم بشكل متكامل، بحيث تكون جميع عمليات “إدارة” قد تمت بنجاح على أرض الواقع.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم تفعيل قنوات تواصل مفتوحة في حال احتاج العميل إلى أي مساعدة بعد التسليم.

لحظة التسليم هي أيضًا فرصة لإظهار احترافيتك، فتأكد من أن العميل يشعر بالراحة والثقة بأنك لم تتركه في منتصف الطريق، وأنك على استعداد لدعمه إذا ظهرت أي تحديات بعد إطلاق النظام.

وأخيرًا، تشغيل “إدارة” لأول مرة هو تجربة مليئة بالتحديات والفرص، ومن خلال الالتزام بالخطوات الأساسية وفهم تفاصيل كل جانب من جوانب المشروع، يمكنك الانتقال السلس وتحقيق النجاح. 

ومن الضروري أن تحرص على التخطيط السليم، والمتابعة المستمرة لبناء علاقة قوية مع العميل، وتعزيز سمعتك كشريك مشغل محترف.

نعلم تمامًا أن هذه العملية قد يوجد بها بعض التحديات، مثل تعارض الأكواد أو مشاكل في المزامنة بين المخزون أو حتى حسابات الضرائب. 

لكن لا داعي للقلق، لأننا هنا لتوضيح تلك التحديات، وتقديم الحلول التي تساعدك على التغلب عليها.

نصائح للشريك المشغل لضمان ربط “إدارة” بمنصات التجارة الإلكترونية

لضمان تكامل سلس بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية، يحتاج الشريك المشغل (المحاسب المستقل) إلى فهم النقاط الرئيسية التي تؤثر على الربط، ومن أبرزها: 

المطابقة بين معرفات المنتجات على المنصتين بشكل صحيح

لضمان الربط التكاملي بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية مثل: شوبيفاي وووكوميرس، يجب مطابقة الـ معرفات المنتجات للمنصتين بدقة، فهذه المعرفات هي العناصر الأساسية التي يتم الاعتماد عليها في مراجعة الأصناف ومخزونها بشكل صحيح. 

فعند الربط مع شوبيفاي، يجب مطابقة كود الصنف على “إدارة” بوحدة تخزين المنتج “SKU” على شوبيفاي، وكود الموديل على “إدارة” بالباركود على شوبيفاي. 

وعند الربط مع منصة ووكوميرس فلا بد من مطابقة الـ SKU على “إدارة” بالـ SKU على ووكوميرس. 

ومن ثم فيجب الإلمام باشتراطات كل منصة، والالتزام بها لتجنب أي تعارض أو أخطاء في نقل البيانات.

مراجعة أكواد المنتجات للتأكد من خلوها من الرموز الخاصة

عند الربط مع المتجر الإلكتروني، يجب أن تكون أكواد المنتجات (المستخدمة كمعرفات) خالية تمامًا من الرموز الخاصة (Special Characters) مثل (” ‘ | \,<>)، لأن “إدارة” لا يسمح بإدخال رموز خاصة في الأكواد، بينما يتم السماح بها على شوبيفاي، مما يؤدي إلى مشكلات عند محاولة المزامنة بين النظامين.

لذا يجب التأكد من خلو البيانات من تلك الرموز، مع توضيح ذلك للعميل حتى لا يضيف أي رموز خاصة وتضطر -كشريك مشغل- إلى إعادة حذفها. 

رفع الرصيد الافتتاحي على “إدارة” والمنصة في نفس الوقت

عند الحديث عن شوبيفاي، نجد أنه يقسم المخزون إلى: 

1. رصيد متاح (Available) 
2. رصيد محتجز (Committed)
3. رصيد يمكن بيعه (On-Hand)

فمثلًا: إذا كان لديك في المخزون 10 وحدات من منتج معين (On-Hand)، وطلب عميل آخر 2 وحدة، سيكون لديك رصيد متاح (Available) يساوي 8 وحدات.

وعند ربط المخزون بين “إدارة” وشوبيفاي، سيتم الاعتماد على الرصيد المتاح (Available) فقط من شوبيفاي. بمعنى آخر، إذا كان هناك رصيد محتجز (Committed) قبل إتمام الربط فلن يظهر في “إدارة”. 

لذلك، يجب اتباع بعض الخطوات للتأكد من أن البيانات ستكون صحيحة: 

1. التأكد من عدم وجود رصيد محتجز، بحيث لا يؤثر على الرصيد المتاح. 
2. رفع الأرصدة الافتتاحية على المنصتين في نفس الوقت، لضمان تطابق البيانات. 
3. منع تنفيذ أي حركات على شوبيفاي بعد رفع البيانات النهائية (في مرحلة ما قبل تشغيل التطبيق)، لتجنب حدوث أي أخطاء أو تحديثات غير متوافقة.

إنشاء الأصناف المجمعة على “إدارة” وليس منصة التجارة الإلكترونية

في بعض الحالات، يحتاج العميل إلى إنشاء صنف مجمع (Grouping Item) كما في تجارة الملابس أو المنتجات التي لها خيارات متعددة (مثل المقاسات أو الألوان). 

على شوبيفاي، هذه الخيارات تُسمى Variants، وفي حالة تكويدها من خلال شوبيفاي يتم إرسالها إلى “إدارة” في شكل أصناف منفردة وليست أصناف مجمعة. 

لذا لا بد من تكويد الأصناف المجمعة من خلال “إدارة” فقط، إذ يرسل البرنامج تلك الأصناف بشكل صحيح إلى شوبيفاي. 

إلى جانب ذلك، عند الحاجة إلى تحديث أسعار الموديل بشكل كامل، يجب التأكد من تحديث سعر العنصر الأساسي (Parent)، حتى تصل الأسعار إلى شوبيفاي بشكل صحيح.

ضبط الضريبة بشكل صحيح على المنصتين

عند إعداد الربط بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية، يجب تحديد إذا ما كانت أسعار الأصناف تشمل الضريبة أم لا، لأن هذا يؤثر بشكل مباشر على المزامنة الصحيحة للأسعار بين النظامين.

على سبيل المثال، إذا كان سعر المنتج 100 جنيه غير شامل الضريبة، فستُضاف إليه نسبة الضريبة (مثل 14%) ليصبح السعر الإجمالي 114 جنيهًا.

أما إذا كان السعر شاملًا للضريبة، فهذا يعني أن السعر الأساسي للمنتج قبل الضريبة هو 87.7 جنيهًا، ويتم احتساب الضريبة للوصول إلى السعر الإجمالي 100 جنيه.

لذلك، من الضروري معرفة وضع الأسعار على كل منصة، سواء كانت شاملة للضريبة أو لا، وضبط الإعدادات على “إدارة” والمنصة بما يتناسب مع ذلك، فأي اختلاف في طريقة التعامل مع الضريبة يتسبب في ظهور أسعار غير متطابقة للعملاء.

بتطبيق الخطوات والحلول التي عرضناها في هذا المقال، يمكنك ضمان الربط التكاملي السلس والدقيق بين النظامين. 

فمن خلال التأكد من الربط الصحيح للمفاتيح الأساسية، ومراجعة البيانات لتجنب الرموز الخاصة، وتنسيق الأرصدة والضرائب، ستتمكن من تحقيق تجربة ربط أكثر سلاسة وفعالية.

فعندما نتحدث عن الربط مع المتجر الإلكتروني، يجب على الشريك المشغل مراعاة مجموعة من الخطوات والإجراءات الخاصة، إذ تتطلب إدارة البيانات، وتكامل الأنظمة منهجية دقيقة تتماشى مع طبيعة العمل الرقمي.

وفي هذا المقال نستعرض لك خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، وكيفية التأكد من التشغيل الفعلي.

خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر، والتأكد من التشغيل الفعلي

تمر عملية الربط بالمتاجر الإلكترونية بمجموعة من الخطوات، لكن يجب أولًا معرفة هل العميل يريد الربط مع مخزن واحد أم أكثر من مخزن، لمعرفة هل ستحتاج إلى إنشاء فروع مبيعات أم لا، ويمكنك معرفة تلك المعلومة أثناء عمل الـ Site Survey.

أما عن الخطوات فتتمثل في:

أولًا: تنظيف البيانات (Data Cleaning)

وهي عملية أساسية في تجهيز البيانات الأولية، يتم بها إزالة الأخطاء والمعلومات غير المكتلمة، وغير الصحيحة، أو تعديلها، بالإضافة إلى إزالة التكرارات، والتأكد من ملائمة البيانات، وصحتها.

تبدأ عملية الربط بتحليل دقيق للبيانات الموجودة على المتجر الإلكتروني، إذ تختلف معايير إدخال البيانات في “إدارة” عن بعض الأنظمة الأخرى، وبالتالي لا بد من التوافق بين البيانات، ومن هنا تظهر أربعة حالات مختلفة في هذه المرحلة، وهي كالتالي:

1- إذا كان العميل سيبدأ عمله باستخدام “إدارة”، والمتجر الإلكتروني في نفس الوقت

هذه هي الحالة الأسهل بين الأربعة، لأن العميل سيبدأ باستخدام “إدارة” إلى جانب المتجر الخاص به منذ بداية معاملاته التجارية، وبالتالي تسهل عملية تطابق البيانات.

ملحوظة: تتم عملية التطابق بشكل أساسي عن طريق بعض البيانات الأساسية مثل: أسماء الأصناف – الأكواد – الأسعار.

2- إذا كان العميل يستخدم “إدارة”، ويريد بدء العمل على المتجر الإلكتروني

تسجيل البيانات الأساسية للأصناف على “إدارة” يتم بشكل مُحكم بدرجة أكبر من بعض الأنظمة الأخرى الخاصة بالمتاجر الإلكترونية، وبالتالي تسهل عملية مطابقة البيانات في هذه الحالة، لكن يمكن للعملاء ألا تلتزم بالاشتراطات التي يضعها برنامج “إدارة”، وبالتالي تظهر هنا أهمية تنظيف البيانات.

تتم عملية تنظيف البيانات الأساسية على “إدارة”، ثم نستخدم هذه البيانات على المتجر الإلكتروني الخاص بالعميل، لتنفيذ عملية التطابق.

3- إذا كان العميل يمتلك متجرًا إلكترونيًا، ويريد البدء في استخدام “إدارة”

تصعب هنا عملية مطابقة البيانات عن الحالة السابقة، نظرًا لوجود حرية أكبر على أنظمة المتاجر الإلكترونية في عملية تسجيل البيانات الأساسية، وبالتالي نبدأ بتنظيف البيانات على المتجر، ثم نقوم بمطابقتها على “إدارة”.

4- إذا كان العميل يمتلك متجرًا إلكترونيًا ويستخدم “إدارة”، لكن دون الربط بينهما

تُعد هذه الحالة هي الأصعب بين جميع الحالات، ففي بعض الأحيان يكون عدد طلبات المبيعات قليلًا، مما يدفع العميل إلى الاستسهال، فيجمع بيانات العملاء من المتجر، ويقوم بإدخالها يدويًا إلى “إدارة” بشكل يومي أو أسبوعي.

لكن بعد فترة، تزداد طلبات المبيعات بشكل يصعب تسجيله يدويًا، ومن هنا تأتي حاجة العميل إلى الربط بين “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.

وفي هذه الحالة، نقوم بتنظيف البيانات داخل المتجر بشكل منفرد، ثم نقوم بتنظيف البيانات على “إدارة” بشكل منفرد أيضًا، ثم نتأكد من تطابقهما لإتمام عملية الربط بعد ذلك.

ملحوظة: عند الربط مع شوبيفاي، نحتاج للتأكد من مطابقة “SKU” على شوبيفاي، مع كود الصنف “Item Code” على “إدارة”، بالإضافة إلى مطابقة الباركود على شوبيفاي، مع الـ “Part Number” على “إدارة”.

أما عند الربط مع ووكوميرس، فنحتاج فقط للتأكد من مطابقة الـ “SKU” في ووكوميرس، مع الـ “SKU” في “إدارة”.

ثانيًا: المحاكاة (Simulation)

في هذه المرحلة، ننفذ اختبارات حقيقية على المتجر، مثل: إضافة منتجات إلى السلة، وإجراء عمليات شراء، لأن ذلك يساعد على تحديد أي مشكلات قد تظهر أثناء الاستخدام الفعلي فيما بعد، وبالتالي نقوم بحلها منذ البداية.

وفي الوقت نفسه، نقوم بإعداد البيانات على “إدارة” والتكامل مع المتجر الإلكتروني، وهنا يتم إدخال جميع معلومات المنتجات والأسعار، وإجراء اختبارات الربط للتأكد من تحديث المخزون، وتحديث البيانات في حالة تعديلها، وتسجيل الطلبات بشكل صحيح، مما يمكّن الفريق من مراقبة الأداء، وتدريب المستخدمين الجدد على كيفية استخدام النظام بفاعلية.

أي أننا نحاكي جميع المراحل التي يمر بها المنتج من بداية طلب شرائه من العميل، حتى تسليمه له، وبالتالي يلزم اختبار الإجراءات التالية:

1. تنفيذ عملية شراء من المتجر الإلكتروني.
2. التأكد من وصول جميع البيانات الأساسية لهذا الطلب إلى “إدارة” بشكل سليم.
3. التصديق على الطلب، وصرفه من المخزن.
4. إنشاء مستند دفع نقدي للطلب.
5. التأكد من تحديث المخزون على المتجر بعد صرف المنتج المُباع.
6. إجراء عملية شراء، والتأكد بعدها من تحديث المخزون على المتجر بزيادة رصيد الأصناف.
7. تجربة تعديل اسم وسعر صنف معين، ثم التأكد من تحديث هذه البيانات على المتجر.
8. حساب الوقت اللازم لإجراء أي من العمليات السابقة، للتأكد من عدم وجود تأخير في التحديث.

عمليات المحاكاة السابقة تحتاج في أغلب الحالات إلى استخدام “بيئة تجريبية”، لنقوم بتجربة العمليات في بيئة مشابهة للواقع دون التأثير على المتجر الفعلي، ولكن في حالاتٍ أخرى، يُسمح باستخدام “بيئة فعلية” للتجربة، أي أننا نقوم بتجربة العمليات على “إدارة” وعلى المتجر بشكل مباشر.

وهنا يجب علينا توضيح متى نستخدم بيئة فعلية، ومتى نستخدم بيئة تجريبية، وبالرجوع إلى الحالات الأربعة السابق ذكرها في مرحلة تنظيف البيانات، نجد أن:

1- الحالة الأولى

وفيها نجد أن العميل سيشرع في استخدام “إدارة” والمتجر الإلكتروني لأول مرة، وبالتالي لا توجد أي بيانات سابقة عليهما، مما يسهل استخدام كل منهما كبيئة فعلية لتجربة العمليات.

2- الحالة الثانية

ذكرنا بها أن العميل كان يستخدم برنامج “إدارة” منذ فترة، وبالتالي يجب هنا استخدام “بيئة تجريبية” للمحاكاة على البرنامج، وكخطوة وقائية يُفضل استخدام “بيئة تجريبية” على المتجر أيضًا، لمنع حدوث تداخل في البيانات الأساسية على البيئة الفعلية لكلٍ منهما.

3- الحالة الثالثة

بالرغم من أن هذه الحالة في الأساس هي عكس الحالة السابقة، فالعميل لديه متجر إلكتروني ولم يستخدم “إدارة” من قبل، إلا أن استخدام “بيئة تجريبية” على المتجر يدفعنا لاستخدام “بيئة تجريبية” على “إدارة” أيضًا.

ومن هنا نستنتج أن استخدام “بيئة تجريبية” للمحاكاة على طرفٍ منهما، يدفعنا نحو استخدام “بيئة تجريبية” على الطرف الآخر.

4- الحالة الرابعة

كانت هذه هي الحالة الأصعب في مرحلة تنظيف البيانات، وكذلك الوضع هنا، ففيها تحتاج لاستخدام “بيئة تجريبية” لتجربة العمليات على كلٍ من “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.

ومن ثم فأنت تحتاج في هذه المرحة أن تمنح العميل فترة تجريبية لاستخدام النظام، وتختلف مدة هذه الفترة باختلاف حجم العميل، فمثلًا قد يحتاج العميل في قطاع التجزئة إلى فترة أقصر من عميل آخر في صناعة أكثر تعقيدًا مثل التصنيع.

بالإضافة إلى ذلك، تؤثر معرفة العميل بتفاصيل “إدارة” على طول فترة التجربة، إذ يتمكن العملاء ذوي الخبرة من الانتهاء من هذه العملية بسرعة أكبر، مقارنةً بالعملاء الجدد الذين يحتاجون إلى مزيد من الدعم والتوجيه.

ثالثًا: التشغيل الفعلي (Go Live)

هنا يتم الانتقال من بيئة الاختبار إلى العمل الفعلي لاستلام الأوردرات بشكل حقيقي، وفيها يتم ربط المتجر الإلكتروني بـ “إدارة” بشكل كامل، مما يعني تفعيل جميع الخصائص مثل: إدارة الطلبات، وتحديث المخزون، وتفعيل خيارات الدفع.

وعقب تفعيل الربط، يتم إجراء اختبارات أخيرة للتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة، وتشمل هذه الاختبارات مراقبة كيفية معالجة الطلبات، وتحديث المخزون في الوقت الحقيقي، والتأكد من أن المعلومات تظهر بشكل صحيح على المتجر الإلكتروني.

رابعًا: المتابعة مع العميل (Follow Up)

بعد التشغيل الفعلي، يجب تقديم المساعدة للعميل لحل أي مشاكل قد تظهر أثناء الاستخدام، ويشمل ذلك استجابة سريعة لأي استفسارات أو مشكلات تتعلق بالعمليات اليومية، مثل تحديث بيانات المنتجات أو معالجة الطلبات، وتستمر عملية المتابعة بعد التشغيل الفعلي لفترة معينة لضمان سير العمليات بشكل جيد.

الخلاصة

يتطلب الربط بين “إدارة” والمتجر الإلكتروني اتباع خطوات دقيقة لضمان نجاح الربط التكاملي، فيجب التركيز على تنظيف البيانات، والتحقق من عدم تكرارها قبل الانتقال إلى بيئة الاختبار باستخدام بيئة تجريبية أو بيئة فعلية لكلٍ من “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.

وتتم مرحلة المحاكاة بشكل فعلي، إذ نقوم بمحاكاة طلب بيع حقيقي بدايةً من وصوله لإدارة، وحتى صرفه من المخزن، ثم التأكد من تحديث البيانات، ورصيد الأصناف بشكل مستمر.

وعند الوصول إلى مرحلة التشغيل الفعلي، يجب مراقبة أداء النظام، والتأكد من فعالية جميع الخصائص، والمتابعة مع العميل، للتأكد من أن كل شيء على ما يرام.

وفي هذا المقال، نستعرض لك كيفية تنظيم التدريب في مجال تجارة الموبايل، مع التركيز على الجوانب الضرورية التي تساهم في تحقيق أقصى استفادة من البرنامج.

خطط التدريب على “إدارة” في تجارة الموبايل

هناك نوعان رئيسيان من خطط التدريب التي يمكنك تنفيذها عند تشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل حسب حجم العميل، وهما: 

التدريب حسب أقسام البرنامج

تعد تلك الطريقة إحدى الاستراتيجيات الرئيسية التي تتيح للمتدربين استيعاب النظام بفعالية، إذ تركز على كل قسم من أقسام “إدارة” بشكل منفصل، وذلك في حالة وجود عدد كبير من الموظفين المختصين في الشركة، حتى لا يضطر موظف المبيعات إلى سماع الشرح الخاص بقسم الحسابات، مما يضمن حصول كل موظف على فهم شامل وعميق لأدوات ووظائف كل جزء من البرنامج.

يشمل هذا التدريب:

اليوم الأول: المشتريات والمخازن

وتكون خطة التدريب كالتالي: 

إدارة المشتريات

يبدأ التدريب بتغطية كيفية إدارة المشتريات، وهو جزء أساسي في تجارة الموبايل، إذ يجب على المتدربين تعلم كيفية:

• إنشاء طلبات الشراء والموافقة عليها
• تتبع الموردين
• استلام البضائع 

إدارة المخازن

في هذا الجزء من التدريب، يُركز على كيفية:

• تسجيل المنتجات الجديدة
• إدارة التحويلات المخزنية
• استخدام السيريال نمبر

اليوم الثاني: المبيعات والحسابات

ويشمل ذلك: 

إدارة المبيعات

• إنشاء أوامر البيع
• إدخال بيانات العملاء
• عرض تقارير المبيعات

إدارة الحسابات

• تسجيل الحركات النقدية والشيكات
• تتبع الحسابات المدينة والدائنة
• إعداد التقارير المالية

اليوم الثالث: مراجعة وتقييم

في الزيارة الثالثة، يتم إجراء مراجعة شاملة لجميع النقاط التي تم تغطيتها في اليومين السابقين. ويشمل هذا:

• مراجعة مفصلة لما تم تعلمه، بما في ذلك أي أسئلة أو مشكلات كانت قد ظهرت. 
• إجراء تقييم لمستوى فهم المتدربين وتحديد المناطق التي قد تحتاج إلى مزيد من التوضيح أو التدريب.

التدريب على الصفحات

وفي هذه الطريقة يكون التدريب كالتالي: 

اليوم الأول: الحركات اليومية الأساسية

يبدأ التدريب بتغطية الحركات اليومية مثل: إنشاء أمر بيع، إنشاء أمر شراء، وما إلى ذلك، مع التأكيد على أهمية تطبيق الموظفين تلك الحركات على البرنامج للتأكد من فهم طريقة التنفيذ بشكل صحيح. 

اليوم الثاني: مراجعة وإجابة عن الأسئلة

تبدأ الزيارة بمراجعة شاملة للنقاط الأساسية التي تم تغطيتها في اليوم الأول، مثل كيفية إدارة المشتريات والمخازن، واستخدام السيريال نمبر في تسجيل المنتجات. 

بعد المراجعة، يتم تخصيص جزء من الوقت للتغلب على التحديات التي قد تواجه المتدربين أثناء استخدام النظام. يتم تقديم سيناريوهات واقعية من تجارة الموبايل، مثل كيفية التعامل مع المرتجعات أو تعديل فواتير البيع، مع تدريب المتدربين على الإجراءات الصحيحة لحل هذه المشكلات داخل “إدارة”.

اليوم الثالث: صفحات التقارير

تعد صفحات التقارير من أهم أجزاء التدريب، إذ تُظهر هذه الصفحات جميع البيانات المتعلقة بالمبيعات، المشتريات، والحسابات. 

من ثم، فلا بد أن يتعلم المتدربون كيفية استعراض تقارير مخصصة، واستخدامها لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.

نصائح للشريك المشغل في إدارة التدريب

التدريب على “إدارة” يتطلب من الشريك المشغل دورًا محوريًا لضمان أن المتدربين يفهمون ويطبقون كل ما يتم تدريسه بشكل فعال. 

وهنا بعض النصائح الهامة التي يجب على الشريك المشغل اتباعها لتحقيق النجاح في التدريب في مجال تجارة الموبايل:

الإنصات الجيد للموظفين والاهتمام بتلبية احتياجاتهم

من الضروري أن يستمع الشريك المشغل إلى العملاء باهتمام وتركيز أثناء التدريب، ففهم احتياجات الموظفين يساعد في تخصيص الشرح، وتوجيه التدريب ليكون أكثر ملاءمة لهم. 

وبالتالي، فالاستماع الفعال يفتح المجال لفهم أعمق لمشاكل العميل واقتراح حلول مناسبة ضمن نظام “إدارة”.

الالتزام بالجدول الزمني للزيارات

الالتزام بعدد الزيارات المتفق عليها مع العميل يُظهر مدى الاحترافية والجدية في تنفيذ التدريب، فكل زيارة تعد فرصة لتعزيز فهم المتدربين للنظام وحل أي مشاكل أو استفسارات قد تظهر بعد الزيارة الأولى.

ومن المهم أن يحترم الشريك المشغل مواعيد الزيارات وعدم إلغائها أو تأجيلها إلا في الحالات القصوى، فمن خلال الحفاظ على هذا الالتزام، يبني الشريك المشغل علاقة ثقة مع العميل ويضمن أن عملية التدريب تسير بشكل سلس ومنظم. 

تجميع موظفي الفروع في مكان واحد للتدريب

واحدة من أحد أكبر التحديات التي قد يواجهها الشريك المشغل أثناء التدريب هو توزيع المتدربين على عدة فروع. ولتجنب ذلك، يُفضل تجميع موظفي الفروع في مكان واحد لتقديم التدريب.

إذ يتيح هذا الأسلوب التركيز على تدريب الجميع بنفس المستوى وفي نفس الوقت، مما يقلل من الحاجة إلى تكرار المعلومات أو إعادة الشرح. 

وفي حالة كان تجميع جميع الموظفين في مكان واحد غير ممكن، فيمكن اللجوء إلى الخيار الآخر وهو تعيين ممثل واحد من كل فرع لحضور التدريب، ومن ثم يكون هذا الممثل مسؤولاً عن نقل المعرفة والمهارات التي تعلمها لبقية موظفي الفرع، ما يضمن انتقال المعلومات بشكل فعال. 

الاهتمام بشرح كيفية الرجوع إلى مركز دعم “إدارة”

بعد انتهاء التدريب، قد يواجه العميل أسئلة أو تحديات جديدة أثناء استخدام “إدارة”. لذلك، من المهم أن يتأكد الشريك من أن العميل يعرف كيفية الوصول إلى مركز دعم “إدارة”، وكيفية التواصل الفوري مع خدمة العملاء. 

الاهتمام بتسجيل الشرح

يُفضّل أن يتم تسجيل جلسات التدريب (بموافقة العميل) ليتمكن الموظفون من الرجوع إليها في أي وقت لاحقًا. 

فهذا التسجيل يكون مرجعًا مفيدًا في حالة نسيان أي جزء من التدريب أو عند مواجهة تحديات مشابهة في المستقبل.

وأخيرًا، تدريب الموظفين في تجارة الموبايل على استخدام “إدارة” يتطلب تركيزًا خاصًا على احتياجات العملاء، ومعرفة التحديات التي يواجهونها في العمل، للتمكن من توجيه التدريب نحو كيفية التغلب عليها.

ومن خلال اتباع خطة تدريب تشمل جميع جوانب البرنامج، يمكن ضمان تجهيز الموظفين بالمهارات والمعرفة اللازمة لاستخدام “إدارة” بكفاءة، وتحقيق أقصى استفادة منه في بيئة العمل اليومية.

ويتضمن هذا إدخال البيانات المتعلقة بالأصناف والحسابات التي تعكس الوضع الحالي للمخزون والأمور المالية للشركة، وفي هذا المقال نستعرض لك خطوات ذلك بالتفصيل. 

خطوات إدخال الأرصدة الافتتاحية على “إدارة”

للتمكن من إدخال الأرصدة الافتتاحية على “إدارة” فيجب: 

1- إجراء الجرد المخزني

لا بد من إجراء جرد مخزني شامل لتحديد الكميات الحالية للأصناف في المخازن، وهنا توجد 3 حالات: 

الجرد من قِبل العميل

إذا كان العميل يتعامل بنظام ورقي، فإنه بحاجة إلى إجراء جرد فعلي للمخزون، ومن ثم تجهيز ملف إكسيل يحتوي على معلومات الجرد، للتمكن من رفعه لاحقًا على “إدارة”.

الجرد بواسطة المشغل

إذا لم يكن لدى العميل موارد أو إذا كان لديك اتفاق معه لتولي عملية الجرد، فيمكنك تنفيذ تلك الخطوة بنفسك مقابل تكلفة إضافية. 

لذا تأكد من تحديد التكلفة بوضوح للعميل، ويمكنك إتمام الجرد يدويًا أو باستخدام أجهزة مسح باركود إذا كانت متاحة.

أما إذا كان لدى العميل بيانات دقيقة وجاهزة في ملفات إكسيل أو برنامج محاسبي سابق، فيمكنك استخدام هذه البيانات لتحميل الأرصدة الافتتاحية بشكل مباشر.

لكن تأكد من تطابق تنسيق الملفات مع متطلبات “إدارة” قبل تحميلها.

2- إدخال بيانات الأصناف

ويتضمن ذلك: 

إدخال عدد القطع

سجل عدد الوحدات المتوفرة لكل صنف بدقة. على سبيل المثال، إذا كنت تدير متجرًا للهواتف الذكية، فسجل عدد الوحدات لكل طراز مثل “آيفون 14″ و”سامسونج جالاكسي S23”.

إدخال السيريال نمبر

أدخل الرقم التسلسلي لكل قطعة، للتمكن من تتبع المنتجات، ضمان حقوق الضمان، والتعامل مع المرتجعات. 

على سبيل المثال، إذا كان لديك طراز هاتف مثل “آيفون 14 برو” برقم سيريال “A2345” فتأكد من تسجيله لضمان تتبعه، ومراقبته في النظام.

إدخال التفاصيل الإضافية

قد تحتاج إلى إدخال معلومات إضافية مثل تاريخ الشراء، المورد، أو حالة المنتج، فتأكد من إدخال كافة التفاصيل اللازمة لتسهيل إدارة المخزون والمبيعات لاحقًا.

3- إدخال بيانات الحسابات

تتضمن عملية إدخال الأرصدة الافتتاحية للحسابات تسجيل البيانات التالية:

حسابات العملاء

ابدأ بتسجيل تفاصيل جميع حسابات العملاء بما في ذلك اسم العميل، رقم الحساب، ورصيد الحساب الحالي. على سبيل المثال، إذا كان لديك عميل يدعى “علي أحمد” وله رصيد غير مدفوع قدره 5,000 جنيه، فأدخل هذا الرصيد على “إدارة” مع كافة التفاصيل ذات الصلة. 

تأكد أيضًا من تحديث أي معلومات إضافية مثل تواريخ الفواتير السابقة أو شروط الدفع المعلقة لضمان دقة الحسابات المستقبلية.

حسابات الموردين

سجل تفاصيل حسابات الموردين مع التركيز على المبالغ المستحقة لكل مورد، ويتضمن ذلك إدخال معلومات مثل اسم المورد، رقم الحساب، والرصيد الحالي. 

على سبيل المثال، إذا كان لديك مورد يدعى “شركة سامسونج” ولها رصيد مستحق قدره 10,000 جنيه، فيجب إدخال هذا الرصيد مع كافة التفاصيل المتعلقة بالفواتير أو المعاملات السابقة، مع التأكد من تسجيل أي خصومات أو مستحقات غير مدفوعة لتحسين إدارة العلاقات مع الموردين.

حسابات الخزن

أدخل الأرصدة الافتتاحية لحسابات الخزن المتوفرة في كل مخزن، مع تحديد الأرصدة في كل موقع مخزني بدقة. على سبيل المثال، إذا كان لديك مخزن في القاهرة ومخزن آخر في الإسكندرية، يجب تسجيل حسابات الخزن الموجودة في كل منهما على حدة.

وهذا يشمل توثيق الكميات الفعلية للأصناف مثل الهواتف الذكية والإكسسوارات، وتحديد أي تفاصيل إضافية مثل مواقع التخزين أو الحالة الحالية للبضائع.

حسابات البنوك

سجل تفاصيل الأرصدة الافتتاحية لجميع الحسابات المصرفية للشركة. يشمل ذلك إدخال الأرصدة بدقة لكل حساب مصرفي، مثل الحسابات الجارية أو حسابات التوفير. 

على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب مصرفي في بنك “الأهلي المصري” برصيد 20,000 جنيه، سجل هذا الرصيد مع تفاصيل الحساب مثل رقم الحساب وتاريخ آخر تحديث، وتحقق من الأرصدة مع بيانات البنك لضمان الدقة وتفادي أي اختلافات.

بنهاية عملية إدخال الأرصدة الافتتاحية، تكون قد أكملت مرحلة حاسمة في إعداد “إدارة” للعمل بفعالية وكفاءة، فمن خلال اتباع الخطوات التي تمت مناقشتها، يمكنك التأكد من أن جميع الأرصدة الافتتاحية -من الأرصدة المخزنية إلى الحسابات المصرفية- قد تم إدخالها بشكل دقيق وشامل.

ومن خلال اهتمامك بالتفاصيل واتباع الإجراءات المناسبة، تكون قد أعددت “إدارة” للمرحلة التالية بنجاح، مما يسهل عمليات التشغيل اليومية، ويعزز فعالية إدارة الأرصدة والأصول. 

وفي هذا المقال نستعرض لك تفاصيل كل جزء، ونوضح كيف يمكن إدخال هذه البيانات بطرق مختلفة حسب حالة العميل.

طرق إدخال البيانات

عند إدخال البيانات على “إدارة”، لديك خياران رئيسيان يمكن استخدامهما بناءً على حجم البيانات وتفضيلاتك الشخصية، هما:

إدخال البيانات بشكل فردي

في هذه الطريقة، يتم إدخال تفاصيل كل عنصر على حدة في “إدارة”، ويتطلب هذا إدخال المعلومات الخاصة بكل صنف، أو عميل، أو مورد، أو حساب بشكل منفصل عبر واجهة المستخدم.

على سبيل المثال، إذا كان لديك متجر لبيع الهواتف الذكية، فإنك بحاجة إلى إدخال كل طراز هاتف على حدة. إذا كان لديك طرازات مثل “آيفون 14″، “سامسونج جالاكسي S23″، و”هواوي P50″، فيتعين عليك إدخال كل واحدة منها مع تفاصيل مثل:

• اسم الصنف
• كود الموديل
• السعر
• التكلفة

تتطلب تلك الخطوة وقتًا ليس بالهين لا سيما إذا كان لديك العديد من الأصناف، ولكنها تضمن إدخال البيانات بدقة لكل منتج على حدة.

استخدام ملفات إكسيل

بدلاً من إدخال البيانات بشكل يدوي، يمكنك إعداد ملف إكسيل يحتوي على كافة المعلومات اللازمة لجميع الأصناف، العملاء، الموردين، والحسابات، ثم رفع هذا الملف إلى نظام “إدارة” دفعة واحدة.

فعلى سبيل المثال؛ إذا كنت تدير متجرًا كبيرًا يحتوي على مجموعة متنوعة من الهواتف والأكسسوارات، فيمكنك إعداد جدول يتضمن الأعمدة التالية: “اسم الصنف”، “كود الموديل”، “السعر”، “التكلفة”، “الكمية المتوفرة”. 

ثم تُدخل جميع بيانات المنتجات في هذه الأعمدة، مثل إدخال “آيفون 14 برو” بكود موديل “A2345″، بسعر 30,000 جنيه، وتكلفة 20,000 جنيه. 

بعد إدخال كافة البيانات، يمكنك رفع الملف إلى “إدارة” لضمان إدخال المعلومات بدقة وسرعة.

الحالات المختلفة لبيانات العملاء وكيفية التعامل معها

تتباين طرق التعامل مع بيانات العملاء بناءً على النظام الحالي الذي يستخدمونه لتخزين معلوماتهم، وفيما يلي كيفية التعامل مع الحالات المختلفة لضمان إدخال البيانات بسلاسة في “إدارة”:

1- عملاء لديهم نظام ورقي

إذا كان لدى العميل سجلات ورقية تحتوي على بيانات الأصناف، العملاء، الموردين، والحسابات، يمكنك طلب منهم إدخال هذه البيانات بشكل يدوي على النظام أو المساعدة في إدخالها عبر ملفات إكسيل. إذا لم يكن لديهم موارد داخلية لإدخال البيانات، يمكنك تولي هذه المهمة مقابل مبلغ إضافي.

مثال: لنفترض أن عميلًا لديه سجلات ورقية تحتوي على معلومات حول طرازات الهواتف، مثل “سامسونج جالاكسي A53″، “آيفون 12″، يمكنك مساعدته في إدخال هذه التفاصيل مباشرة إلى النظام أو عبر جمع المعلومات في ملف إكسيل ثم رفعه إلى النظام. إذا لم يكن لديه شخص مسؤول، 

وفي حالة أنك تحملت مسؤولية تنفيذ تلك الخطوة كاملة فيمكنك طلب مقابل إضافي.

2- عملاء لديهم ملفات إكسيل

عندما يكون لدى العميل ملفات إكسيل تحتوي على بيانات جاهزة، فيتعين عليه إرسال هذه الملفات إليك، ومن ثم تحتاج إلى رفعها على “إدارة” لدمج المعلومات في النظام.

فمثلًا: إذا أرسل لك عميلك ملف إكسيل يحتوي على تفاصيل مبيعات وبيانات المخزون لكل طراز من الهواتف مثل “آيفون 13″، “سماعات أذن أيربودز”، و”شواحن سريع”، فيمكنك تحميل هذا الملف إلى النظام وتحديث قاعدة البيانات بما يتوافق مع المعلومات الموجودة.

3- عملاء لديهم برنامج محاسبي سابق

إذا كان العميل يستخدم برنامج محاسبي آخر، يجب تنزيل البيانات من هذا البرنامج إلى ملفات إكسيل ثم رفعها إلى “إدارة”، ويتطلب ذلك تصدير البيانات من البرنامج السابق وتنسيقها لتتناسب مع النظام الجديد.

مثال: إذا كان لدى عميل نظام محاسبي سابق يحتوي على معلومات حول مبيعات الهواتف، فواتير الموردين، وتفاصيل الحسابات، يجب تنزيل هذه البيانات إلى ملف إكسيل، ثم رفعها إلى نظام “إدارة” لضمان تكامل المعلومات وتحديثها بشكل صحيح في النظام الجديد.

نصائح هامة لتنظيم البيانات الأساسية في “إدارة”

تنظيم البيانات الأساسية في “إدارة” هو خطوة حاسمة لضمان تشغيل النظام بكفاءة وفعالية، ومن أبرز النصائح التي تعزز إدخال البيانات بشكل صحيح ومنظم:

تنسيق البيانات بدقة

عند إدخال البيانات، تأكد من تنسيقها بشكل صحيح، فقبل رفع أي ملف إلى نظام “إدارة”، تحقق من توافق الأعمدة والحقول مع متطلبات النظام. 

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل مع بيانات الأصناف في تجارة الموبايل، فتأكد من إدراج جميع المعلومات الأساسية مثل اسم الصنف، كود الموديل، السعر، والتكلفة بشكل دقيق ومنظم.

مراجعة البيانات

اهتم بالمراجعة الدقيقة للبيانات المدخلة للتأكد من عدم وجود أخطاء أو تكرارات. تأكد من تطابق أسماء العملاء وعناوينهم مع قاعدة بيانات العميل الموجودة، وذلك لضمان أن البيانات المستخدمة في النظام صحيحة وتدعم العمليات المستقبلية.

تقديم التدريب اللازم

قدّم تدريبًا للموظفين على كيفية استخدام “إدارة” بكفاءة بعد إدخال البيانات وتنظيمها، على أن يشمل ذلك تعليمهم كيفية إدخال بيانات جديدة، استخدام وظائف النظام المختلفة، وإدارة العمليات اليومية.

الاحتفاظ بنسخ احتياطية

احتفظ دائمًا بنسخ احتياطية للبيانات الأساسية التي تم إدخالها أو رفعها، إذ يحميك ذلك من فقدان البيانات في حالة حدوث أي مشاكل فنية، سواء عبر أنظمة النسخ الاحتياطي الآلية أو النسخ اليدوية.

إجراء اختبارات للتأكد من صحة البيانات

بعد إتمام إدخال البيانات، احرص على إجراء اختبارات للتأكد من أن جميع المعلومات تم إدخالها بشكل صحيح وأن النظام يعمل كما هو متوقع. 

تحقق من صحة البيانات عبر إجراء بعض العمليات التجريبية مثل إنشاء طلب شراء أو إصدار فاتورة.

وأخيرًا، تنظيم البيانات الأساسية بشكل دقيق هو خطوة ضرورية لضمان أن نظام “إدارة” يعمل بكفاءة في مجال تجارة الموبايل. 

وسواء اخترت إدخال البيانات بشكل فردي أو باستخدام ملفات إكسيل، فتأكد من التحقق من دقة المعلومات، واحرص على توفير الدعم اللازم في تلك الخطوة بما يتناسب مع الاحتياجات اليومية لتجارة الموبايل. 

وفي هذا الدليل نستعرض الخطوات الأساسية لإجراء Site Survey والأسئلة التي يجب طرحها على العملاء لضمان جمع المعلومات الدقيقة.

تفاصيل الـ Site Survey

لتسهيل عملية جمع البيانات، يمكن تقسيم الأسئلة إلى مجموعات رئيسة تغطي مختلف جوانب الأعمال والتشغيل. إليك هذه المجموعات بالتفصيل:

1- معلومات الشركة الأساسية

وتتضمن تلك المعلومات: 

اسم الشركة

يساعد معرفة اسم الشركة في تنظيم الوثائق وتحديد العميل بدقة لضمان تقديم الدعم المناسب.

البريد الإلكتروني

يعد البريد الإلكتروني وسيلة الاتصال الرئيسية مع الشركة، مما يتيح التواصل الفوري للحصول على معلومات إضافية أو متابعة الأمور المتعلقة بالتشغيل.

2- تفاصيل الموظفين

ويشمل ذلك معرفة: 

عدد مستخدمي أجهزة الكمبيوتر

يساعد تحديد عدد الموظفين الذين يستخدمون أجهزة الكمبيوتر في معرفة عدد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب على “إدارة”.

3- معلومات تقنية

وتتضمن: 

ما هو نظام التشغيل الحالي للأجهزة (نوع الويندوز)؟

تساعد تلك المعلومة في ضمان توافق “إدارة” مع نظام التشغيل المستخدم، وتكامل “إدارة” مع الأجهزة الحالية دون مشاكل تقنية.

هل يتم العمل على برنامج أم ملفات إكسيل؟

معرفة ما إذا كانت الشركة تعتمد على برامج أخرى أو شيتات إكسيل يساعد في التخطيط لعملية الانتقال السلسة لنظام “إدارة”، وتحديد متطلبات استيراد البيانات والتكامل.

إلى جانب ذلك، تفيد تلك المعلومة بشكل غير مباشر في برنامج التدريب، فمثلًا إذا كان العميل يستخدم الإكسيل فقط فهذا يعني أن الفريق لم يتعامل مسبقًا مع برامج ERP، وبالتالي يحتاج إلى تدريب مكثف.

ما هو اسم البرنامج المستخدم حاليًا؟

إذا كانت الشركة تستخدم برنامجًا آخر، فمعرفة اسمه تساعد في تقييم الحاجة إلى تكامل أو استيراد البيانات. هذا يضمن استمرارية البيانات وسهولة الانتقال إلى “إدارة”.

4- التجارة الإلكترونية

وعن تفاصيل التجارة الإلكترونية الخاصة بالعميل فلا بد من معرفة: 

هل يتم البيع عن طريق التجارة الالكترونية (E-commerce)؟

معرفة إذا ما كانت الشركة تبيع منتجاتها عبر الإنترنت يساعد في تحديد احتياجات التكامل مع منصات التجارة الإلكترونية، لضمان تدفق البيانات بين النظام ومنصات البيع بسلاسة.

ومن ثم تستطيع أيضًا تحديد إذا ما كان الفريق بحاجة إلى شرح تفاصيل البيع أونلاين من خلال “إدارة” أم لا.

الرابط الخاص بالمتجر الإلكتروني

الحصول على الرابط المباشر لمنصة البيع الإلكترونية يساعد في تحديد دقيق لاحتياجات التكامل والتحقق من صحة العمليات.

متوسط عدد أوامر البيع (يومي أو شهري)

تساعد تلك الخطوة في تقدير حجم البيانات بشكل صحيح، وتحديد حجم الموارد اللازمة للنظام.

لكن الإجابة عن هذا السؤال قد لا تكون بالسلاسة المتوقعة، إذ يرفض بعض العملاء الإفصاح عن عدد أوامر البيع، معتبرين أن هذه المعلومة تدخل ضمن بنود الخصوصية. 

لذا، يجب أن توضح للعميل أن معرفة هذه الإجابة ضرورية، لتقييم الوضع بشكل دقيق، ومن ثم عرض الخصائص بشكل يلبي احتياجاتهم بفعالية، مما يساهم في تحسين العمليات، وزيادة الكفاءة.

5. إدارة المخزون

ويتضمن ذلك معرفة: 

عدد الفروع

يساعد تحديد ذلك في فهم نطاق العمليات، وتوزيع الموارد عبر الشركة، وضبط النظام لتغطية جميع المواقع بشكل فعال.

أماكن الفروع

تساعد معرفة ذلك في التخطيط لزيارات التشغيل والتدريب، وضبط البيانات على “إدارة” بما يتناسب مع موقع كل فرع.

عدد المخازن

يُمَكنك تحديد عدد المخازن من فهم حجم وتنوع إدارة المخزون المطلوبة، فمثلًا إذا كان العميل يمتلك مخزنًا واحدًا فلن يكون بحاجة إلى معرفة تفاصيل التحويلات المخزنية، أو نظام البيع من أكثر من مخزن.

أماكن المخازن

يساعد ذلك ضبط بيانات المخازن على “إدارة”، للتمكن من إدارة التحويلات المخزنية، وكل ما يتعلق بالمخازن بكفاءة

طريقة تكلفة المخزون

يساعد تحديد الطريقة المتبعة لتكلفة المخزون في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية للشركة، وتحسين إدارة التكاليف والمحاسبة.

العناصر الأساسية والفريدة لتكويد الصنف

تحديد العناصر الأساسية (مثل: الاسم – الوصف – السعر)، والعناصر الفريدة لتكويد الموبايلات يُمكنك من إنشاء نظام تكويد فعال ودقيق، ومن ثم تنظيم المخزون، وتحسين إدارة البيانات.

هل الأسعار شاملة الضريبة؟

معرفة إذا ما كانت الأسعار شاملة الضريبة تساعد في ضبط “إدارة” للحسابات المالية والامتثال الضريبي.

هل يتم التعامل بالرقم التسلسلي؟

تحديد إذا ما كان يتم التعامل بالسيريال نمبر يساعد في تتبع الموبايلات وإدارة المخزون بدقة، ومن ثم تحسين دقة المخزون.

هل يتم عمل جرد مخزني كل فترة؟

تعزز معرفة إذا ما كان يتم عمل جرد مخزني دوري التخطيط للعمليات الدورية والتحقق من المخزون.

موعد الجرد

وهنا عليك التأكد من وضع خطة دقيقة لمواعيد الجرد لتسهيل عمليات التدقيق والتحقق من المخزون، ويجب عليك التواصل مع الفرق المعنية لضمان استعداد الجميع، وتنظيم الإجراءات اللازمة قبل موعد الجرد، لضمان سير العملية بسلاسة.

هل مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن؟

معرفة إذا ما كان مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن تساعد في ضبط الإعدادت ومنح الصلاحيات وفقًا لحاجة العمل. 

هل تتم الموافقة على التحويلات المخزنية (طلب تحويل البضاعة)؟

يُمكنك ذلك من فهم طبيعة تحويل البضاعة بين الفروع، ومن ثم ضبط الخصائص المناسبة لتتماشى مع احتياجات العميل. 

6- المشتريات

وهنا لا بد من معرفة: 

أنواع المشتريات

تساعدك تلك المعلومة في تحسين إدارة المشتريات وتحديد السياسات المناسبة.

هل يتم الشراء بعملات مختلفة؟

تحديد ما إذا كان يتم الشراء بعملات مختلفة يساعد في ضبط “إدارة” للتعامل مع العملات المختلفة، بالإضافة إلى حساب التكاليف الاستيرادية، والتكاليف الإضافية الأخرى.

هل يوافق أي مسؤول على أوامر المشتريات قبل صرف النقدية واستلام البضاعة؟

تختلف دورة المشتريات في “إدارة” بناءً على وجود التصديقات من عدمه، والتصديقات هي عمليات الموافقة الرسمية التي تُطبق لضمان أن كل أمر شراء يتوافق مع السياسات والإجراءات الداخلية للشركة، وتشمل موافقة المدير المباشر، أو لجنة المشتريات، أو حتى الإدارة العليا، حسب حجم ونوع المشتريات.

وبالتالي فمعرفة إذا ما كان هناك حاجة لموافقة مسؤول يساعدك في ضبط خصائص التصديقات داخل “إدارة” بما يتناسب مع احتياجات العميل.

هل يوجد خصم على المشتريات؟

تحديد إذا ما كان هناك خصم على المشتريات سيساعدك في ضبط “إدارة” لتسجيل وإدارة الخصومات بدقة. 

هل يتم احتساب التكلفة بعد الخصم في المشتريات؟

يُمكنك ذلك من ضبط”إدارة” للحسابات المالية الدقيقة، ومن ثم تحسين التقارير المالية.

هل يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع للمورد؟

تحديد إذا ما كان يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع يساعدك في ضبط إعدادات “إدارة” بما يتوافق مع احتياج العميل.

هل يتم الشراء على مخازن متعددة؟

تحديد إذا ما كان يتم الشراء على مخازن متعددة سيمكنك من ضبط النظام لتحسين إدارة المخزون والتوزيع بشكل فعال. 

هل يتم استخدام الاستلام الجزئي؟

تساعدك تلك المعلومة في ضبط النظام لإدارة عمليات الاستلام بفعالية.

7- المبيعات

عند الحديث عما يخص المبيعات فيجب معرفة: 

هل يتم استخدام الخصم على الأصناف؟

معرفة إذا ما كان يتم استخدام الخصم على الأصناف يدعم ضبط النظام للعروض والخصومات.

هل يتم البيع على الحساب؟

يفيد ذلك في تحسين إدارة الديون والحسابات المدينة. 

ما نظام البيع المتبع تلقائي أم تصديقات؟

يساعد ذلك في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المعتمدة، فالبيع التلقائي يعني أن النظام يقوم بإتمام المعاملات بشكل آلي، بينما البيع بنظام التصديقات يتطلب موافقة إضافية على المعاملات. 

أنواع الفواتير المستخدمة في الشركة

تفيد تلك المعلومة في تحسين إعداد الفواتير وضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية. 

هل يتم البيع بعملات مختلفة؟

تحديد إذا ما كان يتم البيع بعملات مختلفة يساعد في ضبط النظام للتعامل مع المعاملات الدولية. 

8- المالية

ويتطلب الأمر معرفة: 

الدورة المحاسبية المتبعة

إلمامك بتفاصيل الدورة المحاسبية المتبعة يفيد في تحسين ضبط النظام للتوافق مع السياسات المالية.

عدد مراكز تكلفة

معرفة إذا ما كان هناك مراكز تكلفة يساعد في تحسين إدارة التكاليف، وضبط البرنامج لتحليل الأداء المالي بدقة.

هل يتم تقسيم المديونية للعملاء حسب الفترة؟

تعزز تلك المعلومة إدارة الديون، وضبط النظام لتحليل الأداء المالي.

9- العملاء والفواتير

ويجب التعرف على:

هل يتم تكويد حساب لكل عميل؟

يفيد ذلك في تحسين إدارة العملاء، وضبط النظام لتتبع الأداء المالي لكل عميل بدقة. 

العناصر الإلزامية في تكويد العميل

يساعد تحديد العناصر الإلزامية في تكويد العميل في تحسين إدارة البيانات، وضبط النظام لتتبع العملاء بدقة. 

هل يتم استخدام عروض أسعار؟

يساعد ذلك في ضبط “إدارة” لتحضير العروض وتقديمها للعملاء. 

هل يتم استخدام الصرف الجزئي؟

تحديد إذا ما كان يتم استخدام الصرف الجزئي يساعد في ضبط النظام للتعامل مع الدفعات الجزئية. 

10. الطباعة والمعاملات المالية

ويتطلب الأمر معرفة:

نوع الطباعة المستخدمة

يفيد ذلك في ضبط النظام لطباعة الفواتير والتقارير بشكل مناسب. 

هل يتم استخدام الأوراق المالية؟

تحديد ذلك يساعد في ضبط النظام لتتبع المعاملات المالية بدقة.

هل تؤثر الأوراق المالية على كشف حساب العميل/المورد؟

من المهم معرفة كيفية تأثير الأوراق المالية مثل الشيكات على كشف حساب العميل أو المورد. فعند استلام الشيك أو تسليمه، يجب تحديد هل سيتم إيداعه مباشرة في حساب المورد أو العميل، أو تحويله إلى حساب وسيط أولًا.

لذا، يجب معرفة هذه المعلومات من العميل قبل بدء التشغيل لضبط النظام بدقة وتحقيق التحكم المالي المناسب.

نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند إجراء الـ Site Survey

تعد الدقة والاحترافية عند إجراء الـ Site Survey أمرين أساسيين لضمان جمع المعلومات بشكل فعال وتخصيص النظام بما يتناسب مع احتياجات العميل. 

وهناك بعض النصائح التي تساعدك على تنفيذ تلك الخطوة بطريقة فعالة، وهي:

تجنب المكالمات الهاتفية

من الأفضل إجراء الـ Site Survey في شكل اجتماع، سواء عبر الإنترنت أو بشكل مباشر، فهذه الطريقة تتيح لك فرصة التفاعل المباشر مع العميل، مما يساهم في جمع المعلومات بدقة وكفاءة.

وضح الهدف من الأسئلة

وضح للعميل أهداف الـ Site Survey وأهمية كل سؤال تطرحه، إذ يعزز ذلك بناء الثقة، ويجعل العميل أكثر تعاونًا في تقديم المعلومات اللازمة.

استخدم نموذج فورم

استخدم نموذج فورم (مثل: Google Form) لطرح الأسئلة واملأه مع العميل خلال الاجتماع، لجعل العملية أكثر احترافية، وضمان تسجيل المعلومات بشكل منظم وسهل الرجوع إليه.

ملحوظة: لينك الفورم المُضاف في الأعلى هو نموذج استرشادي يمكنك الاستفادة منه عن طريق محاكاته، وعليك ألا تستخدمه مع عملائك لأن بياناتهم لن تصل إليك عن طريقه، وإنما يجب عليك أن تصنع النموذج الخاص بك.

كن دقيقاً عند طرح الأسئلة

أثناء التحدث مع العميل، تجنب إظهار أنك تستجوبه. ركز على تقديم الأسئلة بشكل ودي، إذ يساعد في جعل العميل يشعر بالراحة، مما يشجعه على تقديم جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها.

حضّر مسبقًا

قبل الاجتماع، راجع كافة الأسئلة والنقاط التي ستناقشها، فالتحضير الجيد يساعدك في توجيه الأسئلة بشكل فعال وضمان عدم نسيان أي نقطة هامة.

وثّق المعلومات

تأكد من توثيق جميع الإجابات بدقة، واحرص على تأكيد المعلومات مع العميل عند الحاجة، لضمان عدم وجود سوء فهم.

استمع بفعالية

كن منتبهًا لما يقوله العميل واستمع بعناية، للتمكن من فهم متطلباته بشكل أفضل، واكتشاف أي تفاصيل قد تكون مهمة لضبط خصائص البرنامج بشكل مناسب.

ماذا بعد تجهيز الـ Site Survey مباشرة؟

بعد التأكد من الحصول على معلومات كافية من العميل، يجب عليك مراجعة كل عنصر أثناء الزيارة الأولى للعميل. 

خلال هذه الزيارة، تحقق من المعلومات التي جمعتها، وابدأ ضبط إعدادات البرنامج بناءً على هذه المعلومات، لضمان فعالية النظام في تلبية احتياجات العميل بشكل مثالي.

وفي الختام، إجراء Site Survey هو خطوة أساسية لضمان تنفيذ ناجح لـ”إدارة”، إذ يساعد جمع البيانات الدقيقة والشاملة في تخطيط وتنفيذ النظام بما يتوافق مع احتياجات العميل ويضمن تحقيق أقصى استفادة من النظام، ويعد التركيز على تفاصيل التشغيل والتكامل أمرًا ضروريًا لضمان تنفيذ ناجح وسلس للنظام.

وفي هذا المقال نوضح لك أهمية تكوين فريق متخصص، وأبرز مهارات تكوين هذا الفريق، فتابع معنا. 

لماذا يجب عليك كشريك مشغل تكوين فريق متخصص؟

تتعدد أهميات تكوين الفريق بالنسبة للشريك المشغل، وأبرزها: 

1- تلبية الاحتياجات المتنوعة للعملاء

احتياجات الشركات مختلفة! ولا يمكن لشخص أن يلبي جميعها بمفرده مهما بدا الأمر غير ذلك، وبالتالي يجب تكوين فريق متكامل لتلبية مجموعة واسعة من الاحتياجات.

على سبيل المثال، إذا كانت هناك شركة بحاجة إلى خدمات تشغيل، فقد تحتاج أيضًا إلى محاسبة مالية لتنظيم الحسابات. ومن ثم فوجود فريق يلعب دورًا هامًا في زيادة رضا العميل، وتعزيز سمعتك كمحاسب مستقل.

2- الاحتياج الدائم لتنوع المهارات

يتطلب سوق العمل المتغير بسرعة إلى تنوع المهارات، للتأكيد على تقديم الخدمات ذات الجودة العالية. فلا يمكن لمحاسب مستقل أن يتحمل جميع المسؤوليات بمفرده كما ذكرنا.

لكن على الجانب الآخر نجد أن وجود الفريق المتخصص يضمن توافر مجموعة متنوعة من المهارات، وبالتالي يسمح هذا التنوع بتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل، ويساهم في زيادة الفعالية والكفاءة في العمل.

3- توسيع نطاق الخدمات

بفضل وجود فريق متخصص، يمكن للشريك المشغل التنوع في النشاطات التجارية التي يقدم لها خدماته، والتواجد في أماكن جغرافية، مما يساعد في تقديم الخدمات لعملاء أكثر. 

4- تحقيق الاستدامة والنمو

يساعد تكوين فريق متخصص في تحقيق الاستدامة والنمو لعملك كمحاسب مستقل، وعدم تأثر الخدمة بغياب الأشخاص. 

فمن خلال بناء نمط متكرر لسير العمل داخل الفريق تستطيع الشركات تقديم خدمات متنوعة ومتكاملة، وتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل، مما يساهم في بناء سمعة قوية في السوق، وكسب المزيد من العملاء.

5- تحقيق التوازن بين العمل الفني والإداري

يعد تحقيق التوازن بين العمل الفني والإداري أمرًا مهمًا لنجاح عمل المحاسب المستقل. فالعمل الفني يتضمن تحليل البيانات وإعداد التقارير، بينما يتضمن العمل الإداري إدارة الفريق والتخطيط.

وتكوين فريق متخصص يساعد في تحقيق هذا التوازن، إذ يمكن لكل عضو في الفريق أن يتخصص في مجال معين، ويساهم في تحقيق الأهداف الفنية والإدارية للعمل.

6- بناء هيكلة واضحة لتقديم الخدمات

وجود فريق لديك يعني أنك ستكون قادرًا على توزيع المهام بين الأفراد بطريقة متناسبة مع مهاراتهم، ومن ثم تتمكن من بناء هيكلة واضحة لطريقة العمل، وتقديم الخدمات.

وهنا تستطيع تقديم خدمة المراجعة المحاسبية بكفاءة لعدد أكبر من العملاء.

مهارات تكوين الفريق

تعد مهارات تكوين الفريق أحد أبرز العناصر الأساسية في بناء بيئة عمل فعالة ومثمرة، وتتطلب عملية تشكيل فريق ناجح توفير مجموعة متنوعة من المهارات التي تساعد في تعزيز التعاون والتفاعل الإيجابي بين أفراد الفريق، منها: 

التواصل الفعال

يعد التواصل الفعّال أمرًا أساسيًا لتكوين فريق ناجح للشريك المشغل، ويحتاج الشريك إلى القدرة على التواصل بشكل واضح وشفاف مع أعضاء الفريق، سواء كان ذلك عبر الحوار المباشر أو الاتصالات الإلكترونية. 

يجب أن تكون لديه مهارات التعبير عن الأفكار بوضوح، والقدرة على الاستماع بتركيز لآراء الآخرين وفهمها. 

بالإضافة إلى ذلك، يجب عليه أن يكون قادرًا على التفاعل مع أفراد الفريق بطريقة احترافية وملهمة، لتعزيز التفاهم، وبناء العلاقات الإيجابية.

التحليل والتقييم

يتطلب تكوين فريق للشريك المشغل القدرة على تحليل احتياجات الفريق وتقييم أدائه بشكل منتظم، إذ يجب على الشريك المشغل فهم متطلبات المشروع والأهداف المرجوة بدقة، وذلك من خلال تحليل مختلف العوامل المؤثرة في أداء الفريق، مثل الموارد المتاحة والتحديات الموجودة. 

بالاعتماد على هذا التحليل، يمكن للشريك المشغل تحديد نقاط القوة والضعف في أداء الفريق، وبناء استراتيجيات، لتحسين الأداء، وتحقيق النجاح.

التوجيه والإرشاد

يجب على المحاسب المستقل أن يكون قادرًا على توجيه أعضاء الفريق، وتوجيههم نحو تحقيق الأهداف المحددة بشكل فعّال. 

يتضمن ذلك تحديد الأولويات، وتوزيع المهام بشكل مناسب وفقًا لقدرات ومهارات كل فرد في الفريق. 

بالإضافة إلى ذلك، يجب على المحاسب المستقل توفير الدعم والتوجيه اللازم لأعضاء الفريق، سواء من خلال تقديم المشورة أو حل المشكلات المتنوعة التي قد تواجههم أثناء أداء مهامهم.

حل المشكلات

يعد حل المشكلات من أهم المهارات التي يجب توافرها في الشريك المشغل، لتكوين فريق ناجح. إذ يجب عليه أن يكون قادرًا على التعامل مع التحديات وحل المشكلات المختلفة التي قد تواجه الفريق خلال تنفيذ المشروع. 

يتضمن ذلك القدرة على تحليل المواقف بشكل دقيق، وتحديد الأسباب الجذرية للمشكلة، واقتراح حلول فعّالة ومبتكرة للتغلب عليها.

القيادة الفعّالة

تعد القيادة الفعّالة أساسية لتكوين فريق ناجح للشريك المشغل، إذ يجب على الشريك أن يكون قادرًا على قيادة الفريق بشكل ملهم وموجه نحو تحقيق الأهداف المحددة بشكل فعّال. 

يتضمن ذلك تحفيز الأعضاء، وتشجيعهم على تحقيق الأداء المتميز، وتقديم التوجيه والدعم اللازم لهم خلال عملية التخطيط والتنفيذ.

نصائح لتكوين فريق فعال

بعد التعرف على مهارات تكوبن فريق متخصص التي لا بد من توافرها لديك للتمكن من إنشاء فريق ناجح، دعنا نخبرك أن هناك عدة نقاط لا بد من تنفيذها في رحلة اختيار فريقك، وهي:

وضع أهداف واضحة ومحددة للفريق

يجب على الشريك المشغل تحديد أهداف محددة وواضحة للفريق من البداية، مع تحديد المعايير التي سيتم قياس النجاح بها.

يساعد ذلك في توجيه جهود الفريق نحو تحقيق الأهداف المحددة، وتحفيز أعضاء الفريق للعمل بجدية وتفانٍ.

اختيار أعضاء الفريق بعناية بناءً على مهاراتهم وخبراتهم

يعد اختيار أعضاء الفريق بعناية أمرًا حيويًا، لضمان تكامل المهارات والخبرات، وتعزيز فعالية الفريق، إذ يجب على الشريك المشغل اختيار الأشخاص الذين يمتلكون المهارات المطلوبة لتحقيق أهداف الفريق، ويمكنهم التكيف مع بيئة العمل.

توفير التدريب والتطوير المستمر لأفراد الفريق

من المهم توفير فرص التدريب والتطوير المستمر لأفراد الفريق لتطوير مهاراتهم، وزيادة كفاءتهم، إذ يساعد ذلك في تعزيز أداء الفريق وزيادة إنتاجيتهم في العمل.

تشجيع التعاون والتفاعل بين أعضاء الفريق

يجب على الشريك المشغل تشجيع ثقافة التعاون والتفاعل بين أعضاء الفريق، وذلك من خلال تعزيز فرص العمل الجماعي، وتحفيز المشاركة الفعّالة في اتخاذ القرارات، وتبادل الأفكار والخبرات.

تقديم المساعدة والدعم لأعضاء الفريق في حالة الحاجة

يجب على الشريك المشغل أن يكون متاحًا لأعضاء الفريق، ويقدم لهم الدعم والمساعدة في حالة الحاجة، سواء بتقديم المشورة أو حل المشكلات أو توجيههم نحو الموارد المناسبة.

إدارة الخلافات بشكل بنّاء وفعّال

يجب على الشريك المشغل أن يتعامل بحكمة مع أية صراعات قد تحدث داخل الفريق، وأن يسعى إلى حلها بشكل بناء وفعّال، مع التركيز على بناء الحلول المتبادلة والمرضية لجميع الأطراف.

الاحتفاظ بروح الفريق الإيجابية والمتحفزة

يعد الحفاظ على روح الفريق الإيجابية والمتحفزة أمرًا أساسيًا لتحقيق النجاح، إذ يجب على الشريك المشغل تشجيع أعضاء الفريق، وتحفيزهم، وتكريس الثقة والتعاون بين أعضاء الفريق، مما يسهم في زيادة الإنتاجية، وتحسين أداء العمل.

أهمية المقر الرئيسي للمحاسب المستقل

على الرغم من التوجه الكبير نحو عمل المحاسب عن بُعد، وتقديم الخدمات عبر الإنترنت، إلا أن وجود مقر رئيسي له أهمية كبيرة لا يمكن الاستغناء عنها. فهو لا يقدم فقط مكانًا للعمل، بل يمثل حجر الزاوية في بناء علاقات مهنية قوية وتعزيز المصداقية.

مقابلة الفريق في مكان ثابت

وجود مقر رئيسي لك كمحاسب مستقل لديه فريق يعني توفير مكان ثابت للاجتماعات والتنسيق مع الفريق، مما يعزز الانسجام بين أعضاء الفريق.

فهذا المقر لا يقتصر فقط على كونه مساحة للعمل، بل يصبح مركزًا يساهم في تسهيل التنسيق بين أفراد الفريق، تعزيز الروح الجماعية، إذ يوفر بيئة مناسبة للتفاعل المباشر وتبادل الأفكار بفعالية.

وفي هذا المكان، يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق تقديم تقاريره ومشاركة التحديثات على المشاريع، مما يسمح بحل المشكلات بشكل أسرع وأكثر فعالية.

علاوة على ذلك، يُظهر وجود مقر للفريق التزامك بعملك واستعدادك للاستثمار في توفير بيئة عمل ملائمة.

مقابلة العملاء وبناء الثقة

عند التعامل مع العملاء، يُعد المقر الرئيسي عاملًا مهمًا في بناء الثقة، فالعملاء يفضلون التعامل مع محاسب يتواجد في مكان ثابت يمكنهم زيارته، وبالتالي، فوجود مقر رسمي يعزز من مصداقيتك، ويعطي العملاء شعورًا بالثقة في خدماتك.

فبمجرد أن يُدعى العميل لزيارة مكتبك، سيرى مكتبًا مُنظمًا، وملفات مُرتبة، وفريق عمل نشيط، وهذه التفاصيل الصغيرة قد تكون العامل الفاصل بين اختيارك لمواصلة العمل معك أو البحث عن محاسب آخر.

توفير الأمان والراحة للعملاء

بعض العملاء يشعرون براحة أكبر عندما يكون لديهم القدرة على زيارة المقر الرئيسي. وجود مكتب فعلي يمكنهم زيارته يعزز شعورهم بالأمان ويجعلهم يشعرون بالراحة في التعامل مع المحاسب.

ومن ثم، فوجود مكان فعلي يمكنهم زيارته يساعد على تقوية الروابط ويعطي العملاء شعورًا بالأمان تجاه الخدمات المقدمة.

تقديم خدمة احترافية

وجود مقر رئيسي يعكس الاحترافية، ويعزز من صورة المحاسب كمزود خدمة محترف، فالمكتب يعبر عن استثمارك في توفير بيئة عمل تتماشى مع مستوى الخدمة التي تقدمها، ويظهر مدى جديتك في عملك.

توفير قاعدة للاتصالات والتوسع

وجود مقر رئيسي يعزز من قدرتك على التوسع والنمو. فعندما تنمو شركتك، وتتخذ قرار بتوسيع نطاق خدماتك، يكون لديك بالفعل بنية تحتية تدعم هذا التوسع.

وبالتالي، فيمكن لمقر رئيسي أن يكون نقطة انطلاق لفتح فروع جديدة أو توظيف موظفين إضافيين.

تحسين إدارة المخاطر

وجود مقر رئيسي يعزز من إدارة المخاطر بشكل أفضل، فبإمكانك تجهيز المكتب بأنظمة أمان وحماية، لحماية بيانات العملاء والمعلومات المالية.

وبالتالي، فوجود مكان ثابت يساعد في تنفيذ إجراءات الأمان بشكل فعّال، مما يقلل من المخاطر المحتملة ويحمي المعلومات الحساسة.

الخلاصة

يعد تكوين فريق متخصص خطوة حاسمة لنجاح عمل المحاسب المستقل، إذ يساعد تكوين الفريق في تلبية احتياجات متنوعة للعملاء، وتوسيع نطاق الخدمات، وتحقيق الاستدامة والنمو، وتحقيق التوازن بين العمل الفني والإداري.

وبفضل فريق متخصص، يمكن للمحاسب المستقل أن يقدم خدمات متميزة ويحقق النجاح في السوق.

كما أن وجود مقر رئيسي للعمل يعزز من فعالية التنسيق مع الفريق، ويبني الثقة مع العملاء، ويوفر الأمان والراحة لهم. إلى جانب أنه يعكس الاحترافية ويعزز من مصداقيتك في السوق، مما يسهم في تحقيق النجاح والتميز في عملك كمحاسب مستقل.

ففي هذا العصر الرقمي، يبحث العملاء عن شركاء مشغلين قادرين على تقديم حلول مخصصة تلبي احتياجاتهم الفريدة. 

من هنا، تأتي أهمية فهم مختلف الأنشطة، ومعرفة تحدياتها، للتمكن من تقديم حلول مناسبة للعملاء.

إليك تفاصيل ذلك.

لماذا يجب على الشريك المشغل فهم مختلف الأنشطة؟

يعد فهم الأنشطة المتنوعة أمرًا مهمًا لك كمحاسب مشغل، وذلك لعدة أسباب حيوية تؤثر على نجاح واستمرارية عملك في سوق العمل الحالي. من بينها:

1- فهم الاحتياجات المتنوعة

تفاوت احتياجات العملاء في السوق الحالية يعد تحديًا كبيرًا يواجهه الشركاء المشغلين، فالعملاء يبحثون عن حلول مخصصة تتناسب احتياجاتهم الفريدة. 

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، تتنوع احتياجاتها اعتمادًا على نشاطها وحجمها.

فعلى سبيل المثال، يهتم عميل محلات الموبايل بوجود نظام يدعم الأرقام التسلسلية (Serial Numbers) للتمكن من إدارة الإصدارات المختلفة من الهواتف، وملحقاتها، ونجد أن عميل محل الزجاج يهتم بكيفية تعامل البرنامج مع الأبعاد المختلفة للزجاج.

نجد أيضًا أن تاجر الملابس يهتم بشكل كبير بتظهير الشيكات، أما صاحب محل قطع غيار السيارات فقد لا يعنيه ذلك، وبالتالي فلا بد من الدراسة الجيدة للأنشطة المختلفة، للتمكن من إيجاد حلول مناسبة لكل عميل.

2- ضمان مصادر دخل مستدامة

يعتمد استقرار الدخل للشريك المشغل على مدى فهمه لمختلف الأنشطة، فـ “إدارة” يخدم العديد من المجالات، وبالتالي فاكتفاء الشريك المشغل بفهم مجال واحد فقط يقلص من فرص تنفيذ المشاريع المختلفة. 

إلى جانب ذلك، فإننا نهتم في “إدارة” بإسناد المشاريع إلى محاسب مشغل لديه من الخبرة ما يكفي للتعامل مع مختلف المجالات. 

اقرأ أيضًا: كيف تكون وكيلًا لـ “إدارة”؟

3- تلبية توقعات العملاء

تلبية توقعات العملاء هي عنصر أساسي في نجاح أي شريك مشغل. فالعملاء لا يتوقعون فقط جودة الخدمة، بل أيضًا فهم تحدياتهم، وتقديم حلول مناسبة لها. وبالتالي فالفهم الجيد للمجالات هو الطريقة الأمثل لتقديم الحل بالطريقة التي ينتظرها العميل.

4- الاستفادة من فرص السوق

تعد القدرة على استغلال فرص السوق المتنوعة وتحقيق النمو والنجاح جزءًا حيويًا من استراتيجية أي شريك مشغل، إذ تساعدك على:

استقطاب عملاء جدد

فهم مجموعة كبيرة من الأنشطة والمجالات يسهل على الشريك المشغل استقطاب عملاء جدد من مختلف القطاعات. 

دخول أسواق جديدة

من خلال الإلمام بمختلف الأنشطة يمكن للشريك المشغل دخول أسواق جديدة واستغلال الفرص. 

5- بناء سمعة قوية

بناء سمعة قوية كشريك مشغل يعد أمرًا حيويًا لنجاحك في السوق، والاهتمام بفهم مختلف الأنشطة يسهم في بناء صورة إيجابية لك كمحترف موثوق ومتميز. 

فعندما يرى العملاء أنك قادر على تلبية احتياجاتهم بفعالية وتقديم حلول مبتكرة، فإنهم يثقون في قدرتك على تقديم حلول تناسبهم.

الخلاصة

يظهر بوضوح أن فهم الشريك المشغل لمختلف الأنشطة يعد أمرًا ذا أهمية بالغة للنجاح في سوق العمل، إذ يساعد ذلك على تلبية احتياجات العملاء المتنوعة بفعالية، وبناء علاقات قوية ومستدامة معهم. 

بالإضافة إلى ذلك، يساهم الإلمام بمختلف الأنشطة في ضمان مصادر دخل مستدامة وزيادة الفرص للاستفادة من فرص السوق المختلفة.

من خلال فهم وتلبية توقعات العملاء، واستغلال الفرص السوقية، وتعزيز تجربة العملاء، يستطيع الشركاء المشغلون تحقيق النجاح والنمو على المدى الطويل.