تشعر بالحماس، وربما ببعض التوتر—وهذا طبيعي تمامًا. فأنت تستعد لتطبيق معرفتك في الواقع العملي، والتعامل مع تحديات حقيقية تتطلب منك التركيز والمرونة.
قد تتساءل: من أين أبدأ؟ وكيف أضمن نجاح المشروع دون الوقوع في أخطاء البداية؟ لا تقلق، فكل تحدٍ ستواجهه هو درس جديد، وكل خطوة تخطوها ستقربك أكثر نحو الاحترافية.
وفي هذا المقال، نرسم لك خريطة واضحة لإدارة أول مشروع تشغيل لك، بدءًا من فهم طبيعة نشاط العميل، ووصولًا إلى تسليم المشروع بثقة.
إدارة أول مشروع لك هو اختبار لقدرتك على التحليل والتواصل بفعالية مع العميل، ولكي تنفذ هذا المشروع بثقة ينبغي أن يكون لديك دليل واضح للخطوات المطلوبة منك، وتتمثل تلك الخطوات في:
قبل أن تفتح حتى شاشة “إدارة”، عليك أن تفهم من هو عميلك وماذا يفعل بالضبط. هل يعمل في تجارة الموبايل، أم الزجاج، أم في مجال آخر؟ فتلك الخطوة هي الأساس الذي ستبني عليه خطة التشغيل.
على سبيل المثال، إذا كان العميل يعمل في تجارة الموبايل، ستحتاج إلى التركيز على نقاط محددة مثل إدارة السيريال نمبر وتسجيل الأجهزة. أما إذا كان يتاجر في الزجاج، فسينصب تركيزك على توضيح كيفية التعامل مع الأبعاد المختلفة، وما إلى ذلك.
ومن ثم، فطبيعة النشاط تحدد كيفية إعداد النظام، وما هي الميزات التي تحتاج لتفعيلها، وكيفية تصميم الدورة المحاسبية بما يناسب عمليات العميل اليومية، وفهمك الجيد لهذا الجزء سيجعل باقي خطوات المشروع أكثر سلاسة ودقة.
بعد أن تعرفت على طبيعة نشاط العميل، يأتي دورك في فهم الدورة المحاسبية التي يتبعها العميل، والمقصود هنا هو التعرف على مجموعة العمليات الفعلية التي تحدث داخل الشركة بتفاصيلها.
عليك أن تدرس وتفهم كل خطوة في الدورة المحاسبية للعميل، بداية من شراء المواد أو السلع، مرورًا بعمليات التخزين، ثم البيع، وصولاً إلى تحصيل الأموال ومراجعة الحسابات، حتى تتمكن من تطبيق “إدارة” بشكل يتماشى مع الواقع العملي للعميل ويعزز فعالية النظام.
أولاً، اطلب من العميل توضيح كل مرحلة من المراحل المختلفة في العملية. هل لديهم سجل ورقي للمبيعات؟ كيف تتم عملية شراء البضائع؟ هل يستخدمون طرق دفع متعددة؟ بناءً على إجابات هذه الأسئلة، يمكنك تخصيص النظام ليعكس هذه العمليات بالضبط داخل “إدارة”.
من المهم أن تضع في اعتبارك أن كل مرحلة من الدورة تحتاج إلى معالجة دقيقة في النظام. مثلا، لو كانت الشركة تتعامل مع مبيعات كبيرة وتحصل على مدفوعات نقدية، يجب إعداد النظام ليشمل هذه المدفوعات بشكل فعال.
في هذه الخطوة، من الضروري أن تفهم الدورة المستندية التي يتبعها العميل في عمله، والدورة المستندية هي مجموعة الوثائق التي تُستخدم لتوثيق العمليات المالية والإدارية داخل الشركة.
تتضمن هذه الوثائق عادةً الفواتير، وأوامر الشراء، وأوامر البيع، والإيصالات، بالإضافة إلى العديد من المستندات الأخرى التي تُسجل سير العمليات المالية.
اطلب من العميل تقديم تفاصيل عن كيفية إدارة الفواتير والعمليات المالية حاليًا لتكوين نظرة شاملة حول كيفية سير العمل في الدورة المستندية، واسأل عن الإجراءات التي يتبعها العميل في كل خطوة، مثل كيفية إصدار الفواتير، وكيفية معالجتها داخل النظام القديم، وإذا ما كان هناك أي ملاحظات أو تحديات يواجهونها في هذه العمليات.
في هذه المرحلة، يجب أن تكون قادرًا على تحديد إذا ما كان هناك أي اختلاف بين النظام القديم الذي يستخدمه العميل و”إدارة” لضمان انتقال سلس وسريع. تأكد من أن جميع جوانب الدورة المستندية تمثل وتُنفذ بالشكل الصحيح في النظام، لضمان عدم حدوث أي تعارض أو أخطاء في العمليات المستقبلية.
الـ Site Survey هو أداة تتيح لك ترتيب أولوياتك، وتذكر ما قد يغيب عن بالك وسط الانشغالات الكثيرة، فكل سؤال يحمل في طياته فكرة ضرورية لفهم طبيعة عمل العميل.
المهم هنا ليس فقط ملء هذه الأسئلة، بل أن تسعى لفهمها بعمق، لتتمكن من تطبيقها بشكل واقعي في العمل.
حاول أن ترى الصورة الأكبر، وتخيل كيف ستساعدك هذه البيانات في ترتيب الأفكار والخطوات، سواء في الاجتماع الأول مع العميل أو في مراحل التنفيذ التالية.
خطة التشغيل هي الركيزة الأساسية التي تساعدك على التنقل عبر مسار المشروع بشكل منظم ودقيق، فهي الخطة التي تترجم كل ما تم جمعه من بيانات إلى إجراءات فعلية على أرض الواقع، بحيث تضمن للعميل تطبيق النظام بطريقة سلسة ومنهجية.
تخيل أن لديك خارطة طريق تحدد لك كل خطوة، كل موعد نهائي، وأين يجب أن تضع تركيزك في كل مرحلة من مراحل التنفيذ. إذا لم يكن لديك هذه الخطة، ستجد نفسك تائهًا وسط بحر من القرارات والتفاصيل التي قد تُفقدك المسار في لحظات حاسمة.
أما مع وجود الخطة، فأنت تملك البوصلة التي توجهك بثقة نحو هدفك.
في هذه الخطوة، من الضروري أن تبدأ بوضع خطة مرنة لكنها دقيقة، بحيث تأخذ بعين الاعتبار المدة الزمنية المتفق عليها مع العميل، إضافة إلى طبيعة النشاط، فكل صناعة ولها خصائصها، وكل عميل له احتياجاته.
اقرأ أيضًا: خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، والتأكد من التشغيل الفعلي
الخطوة التالية التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار بعد وضع خطة التشغيل هي الالتزام بالخطة المتفق عليها.
وهنا تكمن المعضلة الحقيقية، في أننا كثيرًا ما نعتقد أن الأمور ستسير بسلاسة بعد أن نضع الخطة، ولكن الواقع غالبًا ما يأتي مفاجئًا.
الالتزام بالخطة يعني أن تتعامل مع التحديات اليومية والعمليات المتغيرة بطريقة مرنة لكنها محكومة. يجب أن تكون حريصًا على متابعة تقدم التنفيذ وتحديد أولوياتك بناءً على ما هو مُتفق عليه مع العميل.
أثناء عملك على المشروع، قد تظهر بعض العقبات التي تحاول إعاقة سير العمل، سواء كانت تأخيرات في استلام البيانات، أو اختلافات في التوقعات بينك وبين العميل.
ولأنك ملتزم بالخطة، ينبغي أن تتصرف بحذر، وأن تضع حلولاً فورية لهذه التحديات لضمان ألا تتعطل العملية.
الأمر يكون مرهقًا أحيانًا، ولكنه أيضًا فرصة لتعزيز علاقاتك مع العميل من خلال تبيان التزامك وجودتك في التعامل مع أي ظرف غير متوقع.
هذه الخطوة تشكل المحور الذي يدور حوله نجاح أي مشروع، فالتدريب لا يعني مجرد التحدث عن كيفية تشغيل “إدارة” أو تقديم شرح نظري، بل يتطلب أن يتفاعل الموظفون مع النظام بأنفسهم ويتعاملون معه في مهامهم اليومية.
فما نعرفه جميعًا عن عالم الأنظمة التقنية هو أنه لا يمكن لأي شخص أن يُتقن شيئًا لم يُمارسه فعليًا، وإذا كنت قد شرحت لهم كيف يُستخدم النظام، ولكنهم لم يتفاعلوا مع التطبيق الفعلي، فستظل هناك فجوة في الفهم قد تكون قاتلة.
لذلك، عليك تخصيص الوقت للتأكد من أن كل موظف قد طبق ما تعلمه، سواء من خلال محاكاة العمليات أو أداء المهام اليومية على البرنامج.
وإذا شعرت أن هناك أي فجوات في الفهم أو أداء الموظفين، فإن الأمر يتطلب منك تدخلًا سريعًا لتوضيح النقاط التي لم يتم فهمها، ويمكن أن يتم ذلك عبر جلسات مراجعة إضافية أو تقديم شرح أكثر تفصيلاً.
هنا، يكون كل شيء قد اكتمل، لكن هذا لا يعني أن المشروع قد انتهى تمامًا، بل هو مجرد بداية لفصل جديد في علاقة العمل بينك وبين العميل، فتسليم المشروع بنجاح هو لحظة تقييم لمدى فاعلية العمل الذي نفذته.
قبل تسليم المشروع، من الضروري أن تقوم بمراجعة شاملة لكل ما تم إنجازه، بدءًا من التدريب، مرورًا بضبط جميع الإعدادات، وحتى تأكيد أن البرنامج يعمل بسلاسة كما كان متوقعًا. تأكد من أن كل شيء يتم بشكل متكامل، بحيث تكون جميع عمليات “إدارة” قد تمت بنجاح على أرض الواقع.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم تفعيل قنوات تواصل مفتوحة في حال احتاج العميل إلى أي مساعدة بعد التسليم.
لحظة التسليم هي أيضًا فرصة لإظهار احترافيتك، فتأكد من أن العميل يشعر بالراحة والثقة بأنك لم تتركه في منتصف الطريق، وأنك على استعداد لدعمه إذا ظهرت أي تحديات بعد إطلاق النظام.
وأخيرًا، تشغيل “إدارة” لأول مرة هو تجربة مليئة بالتحديات والفرص، ومن خلال الالتزام بالخطوات الأساسية وفهم تفاصيل كل جانب من جوانب المشروع، يمكنك الانتقال السلس وتحقيق النجاح.
ومن الضروري أن تحرص على التخطيط السليم، والمتابعة المستمرة لبناء علاقة قوية مع العميل، وتعزيز سمعتك كشريك مشغل محترف.
]]>نعلم تمامًا أن هذه العملية قد يوجد بها بعض التحديات، مثل تعارض الأكواد أو مشاكل في المزامنة بين المخزون أو حتى حسابات الضرائب.
لكن لا داعي للقلق، لأننا هنا لتوضيح تلك التحديات، وتقديم الحلول التي تساعدك على التغلب عليها.
لضمان تكامل سلس بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية، يحتاج الشريك المشغل (المحاسب المستقل) إلى فهم النقاط الرئيسية التي تؤثر على الربط، ومن أبرزها:
لضمان الربط التكاملي بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية مثل: شوبيفاي وووكوميرس، يجب مطابقة الـ معرفات المنتجات للمنصتين بدقة، فهذه المعرفات هي العناصر الأساسية التي يتم الاعتماد عليها في مراجعة الأصناف ومخزونها بشكل صحيح.
فعند الربط مع شوبيفاي، يجب مطابقة كود الصنف على “إدارة” بوحدة تخزين المنتج “SKU” على شوبيفاي، وكود الموديل على “إدارة” بالباركود على شوبيفاي.
وعند الربط مع منصة ووكوميرس فلا بد من مطابقة الـ SKU على “إدارة” بالـ SKU على ووكوميرس.
ومن ثم فيجب الإلمام باشتراطات كل منصة، والالتزام بها لتجنب أي تعارض أو أخطاء في نقل البيانات.
عند الربط مع المتجر الإلكتروني، يجب أن تكون أكواد المنتجات (المستخدمة كمعرفات) خالية تمامًا من الرموز الخاصة (Special Characters) مثل (” ‘ | \,<>)، لأن “إدارة” لا يسمح بإدخال رموز خاصة في الأكواد، بينما يتم السماح بها على شوبيفاي، مما يؤدي إلى مشكلات عند محاولة المزامنة بين النظامين.
لذا يجب التأكد من خلو البيانات من تلك الرموز، مع توضيح ذلك للعميل حتى لا يضيف أي رموز خاصة وتضطر -كشريك مشغل- إلى إعادة حذفها.
عند الحديث عن شوبيفاي، نجد أنه يقسم المخزون إلى:
فمثلًا: إذا كان لديك في المخزون 10 وحدات من منتج معين (On-Hand)، وطلب عميل آخر 2 وحدة، سيكون لديك رصيد متاح (Available) يساوي 8 وحدات.
وعند ربط المخزون بين “إدارة” وشوبيفاي، سيتم الاعتماد على الرصيد المتاح (Available) فقط من شوبيفاي. بمعنى آخر، إذا كان هناك رصيد محتجز (Committed) قبل إتمام الربط فلن يظهر في “إدارة”.
لذلك، يجب اتباع بعض الخطوات للتأكد من أن البيانات ستكون صحيحة:
في بعض الحالات، يحتاج العميل إلى إنشاء صنف مجمع (Grouping Item) كما في تجارة الملابس أو المنتجات التي لها خيارات متعددة (مثل المقاسات أو الألوان).
على شوبيفاي، هذه الخيارات تُسمى Variants، وفي حالة تكويدها من خلال شوبيفاي يتم إرسالها إلى “إدارة” في شكل أصناف منفردة وليست أصناف مجمعة.
لذا لا بد من تكويد الأصناف المجمعة من خلال “إدارة” فقط، إذ يرسل البرنامج تلك الأصناف بشكل صحيح إلى شوبيفاي.
إلى جانب ذلك، عند الحاجة إلى تحديث أسعار الموديل بشكل كامل، يجب التأكد من تحديث سعر العنصر الأساسي (Parent)، حتى تصل الأسعار إلى شوبيفاي بشكل صحيح.
عند إعداد الربط بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية، يجب تحديد إذا ما كانت أسعار الأصناف تشمل الضريبة أم لا، لأن هذا يؤثر بشكل مباشر على المزامنة الصحيحة للأسعار بين النظامين.
على سبيل المثال، إذا كان سعر المنتج 100 جنيه غير شامل الضريبة، فستُضاف إليه نسبة الضريبة (مثل 14%) ليصبح السعر الإجمالي 114 جنيهًا.
أما إذا كان السعر شاملًا للضريبة، فهذا يعني أن السعر الأساسي للمنتج قبل الضريبة هو 87.7 جنيهًا، ويتم احتساب الضريبة للوصول إلى السعر الإجمالي 100 جنيه.
لذلك، من الضروري معرفة وضع الأسعار على كل منصة، سواء كانت شاملة للضريبة أو لا، وضبط الإعدادات على “إدارة” والمنصة بما يتناسب مع ذلك، فأي اختلاف في طريقة التعامل مع الضريبة يتسبب في ظهور أسعار غير متطابقة للعملاء.
بتطبيق الخطوات والحلول التي عرضناها في هذا المقال، يمكنك ضمان الربط التكاملي السلس والدقيق بين النظامين.
فمن خلال التأكد من الربط الصحيح للمفاتيح الأساسية، ومراجعة البيانات لتجنب الرموز الخاصة، وتنسيق الأرصدة والضرائب، ستتمكن من تحقيق تجربة ربط أكثر سلاسة وفعالية.
]]>فعندما نتحدث عن الربط مع المتجر الإلكتروني، يجب على الشريك المشغل مراعاة مجموعة من الخطوات والإجراءات الخاصة، إذ تتطلب إدارة البيانات، وتكامل الأنظمة منهجية دقيقة تتماشى مع طبيعة العمل الرقمي.
وفي هذا المقال نستعرض لك خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، وكيفية التأكد من التشغيل الفعلي.
تمر عملية الربط بالمتاجر الإلكترونية بمجموعة من الخطوات، لكن يجب أولًا معرفة هل العميل يريد الربط مع مخزن واحد أم أكثر من مخزن، لمعرفة هل ستحتاج إلى إنشاء فروع مبيعات أم لا، ويمكنك معرفة تلك المعلومة أثناء عمل الـ Site Survey.
أما عن الخطوات فتتمثل في:
وهي عملية أساسية في تجهيز البيانات الأولية، يتم بها إزالة الأخطاء والمعلومات غير المكتلمة، وغير الصحيحة، أو تعديلها، بالإضافة إلى إزالة التكرارات، والتأكد من ملائمة البيانات، وصحتها.
تبدأ عملية الربط بتحليل دقيق للبيانات الموجودة على المتجر الإلكتروني، إذ تختلف معايير إدخال البيانات في “إدارة” عن بعض الأنظمة الأخرى، وبالتالي لا بد من التوافق بين البيانات، ومن هنا تظهر أربعة حالات مختلفة في هذه المرحلة، وهي كالتالي:
هذه هي الحالة الأسهل بين الأربعة، لأن العميل سيبدأ باستخدام “إدارة” إلى جانب المتجر الخاص به منذ بداية معاملاته التجارية، وبالتالي تسهل عملية تطابق البيانات.
ملحوظة: تتم عملية التطابق بشكل أساسي عن طريق بعض البيانات الأساسية مثل: أسماء الأصناف – الأكواد – الأسعار.
تسجيل البيانات الأساسية للأصناف على “إدارة” يتم بشكل مُحكم بدرجة أكبر من بعض الأنظمة الأخرى الخاصة بالمتاجر الإلكترونية، وبالتالي تسهل عملية مطابقة البيانات في هذه الحالة، لكن يمكن للعملاء ألا تلتزم بالاشتراطات التي يضعها برنامج “إدارة”، وبالتالي تظهر هنا أهمية تنظيف البيانات.
تتم عملية تنظيف البيانات الأساسية على “إدارة”، ثم نستخدم هذه البيانات على المتجر الإلكتروني الخاص بالعميل، لتنفيذ عملية التطابق.
تصعب هنا عملية مطابقة البيانات عن الحالة السابقة، نظرًا لوجود حرية أكبر على أنظمة المتاجر الإلكترونية في عملية تسجيل البيانات الأساسية، وبالتالي نبدأ بتنظيف البيانات على المتجر، ثم نقوم بمطابقتها على “إدارة”.
تُعد هذه الحالة هي الأصعب بين جميع الحالات، ففي بعض الأحيان يكون عدد طلبات المبيعات قليلًا، مما يدفع العميل إلى الاستسهال، فيجمع بيانات العملاء من المتجر، ويقوم بإدخالها يدويًا إلى “إدارة” بشكل يومي أو أسبوعي.
لكن بعد فترة، تزداد طلبات المبيعات بشكل يصعب تسجيله يدويًا، ومن هنا تأتي حاجة العميل إلى الربط بين “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.
وفي هذه الحالة، نقوم بتنظيف البيانات داخل المتجر بشكل منفرد، ثم نقوم بتنظيف البيانات على “إدارة” بشكل منفرد أيضًا، ثم نتأكد من تطابقهما لإتمام عملية الربط بعد ذلك.
ملحوظة: عند الربط مع شوبيفاي، نحتاج للتأكد من مطابقة “SKU” على شوبيفاي، مع كود الصنف “Item Code” على “إدارة”، بالإضافة إلى مطابقة الباركود على شوبيفاي، مع الـ “Part Number” على “إدارة”.
أما عند الربط مع ووكوميرس، فنحتاج فقط للتأكد من مطابقة الـ “SKU” في ووكوميرس، مع الـ “SKU” في “إدارة”.
في هذه المرحلة، ننفذ اختبارات حقيقية على المتجر، مثل: إضافة منتجات إلى السلة، وإجراء عمليات شراء، لأن ذلك يساعد على تحديد أي مشكلات قد تظهر أثناء الاستخدام الفعلي فيما بعد، وبالتالي نقوم بحلها منذ البداية.
وفي الوقت نفسه، نقوم بإعداد البيانات على “إدارة” والتكامل مع المتجر الإلكتروني، وهنا يتم إدخال جميع معلومات المنتجات والأسعار، وإجراء اختبارات الربط للتأكد من تحديث المخزون، وتحديث البيانات في حالة تعديلها، وتسجيل الطلبات بشكل صحيح، مما يمكّن الفريق من مراقبة الأداء، وتدريب المستخدمين الجدد على كيفية استخدام النظام بفاعلية.
أي أننا نحاكي جميع المراحل التي يمر بها المنتج من بداية طلب شرائه من العميل، حتى تسليمه له، وبالتالي يلزم اختبار الإجراءات التالية:
عمليات المحاكاة السابقة تحتاج في أغلب الحالات إلى استخدام “بيئة تجريبية”، لنقوم بتجربة العمليات في بيئة مشابهة للواقع دون التأثير على المتجر الفعلي، ولكن في حالاتٍ أخرى، يُسمح باستخدام “بيئة فعلية” للتجربة، أي أننا نقوم بتجربة العمليات على “إدارة” وعلى المتجر بشكل مباشر.
وهنا يجب علينا توضيح متى نستخدم بيئة فعلية، ومتى نستخدم بيئة تجريبية، وبالرجوع إلى الحالات الأربعة السابق ذكرها في مرحلة تنظيف البيانات، نجد أن:
وفيها نجد أن العميل سيشرع في استخدام “إدارة” والمتجر الإلكتروني لأول مرة، وبالتالي لا توجد أي بيانات سابقة عليهما، مما يسهل استخدام كل منهما كبيئة فعلية لتجربة العمليات.
ذكرنا بها أن العميل كان يستخدم برنامج “إدارة” منذ فترة، وبالتالي يجب هنا استخدام “بيئة تجريبية” للمحاكاة على البرنامج، وكخطوة وقائية يُفضل استخدام “بيئة تجريبية” على المتجر أيضًا، لمنع حدوث تداخل في البيانات الأساسية على البيئة الفعلية لكلٍ منهما.
بالرغم من أن هذه الحالة في الأساس هي عكس الحالة السابقة، فالعميل لديه متجر إلكتروني ولم يستخدم “إدارة” من قبل، إلا أن استخدام “بيئة تجريبية” على المتجر يدفعنا لاستخدام “بيئة تجريبية” على “إدارة” أيضًا.
ومن هنا نستنتج أن استخدام “بيئة تجريبية” للمحاكاة على طرفٍ منهما، يدفعنا نحو استخدام “بيئة تجريبية” على الطرف الآخر.
كانت هذه هي الحالة الأصعب في مرحلة تنظيف البيانات، وكذلك الوضع هنا، ففيها تحتاج لاستخدام “بيئة تجريبية” لتجربة العمليات على كلٍ من “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.
ومن ثم فأنت تحتاج في هذه المرحة أن تمنح العميل فترة تجريبية لاستخدام النظام، وتختلف مدة هذه الفترة باختلاف حجم العميل، فمثلًا قد يحتاج العميل في قطاع التجزئة إلى فترة أقصر من عميل آخر في صناعة أكثر تعقيدًا مثل التصنيع.
بالإضافة إلى ذلك، تؤثر معرفة العميل بتفاصيل “إدارة” على طول فترة التجربة، إذ يتمكن العملاء ذوي الخبرة من الانتهاء من هذه العملية بسرعة أكبر، مقارنةً بالعملاء الجدد الذين يحتاجون إلى مزيد من الدعم والتوجيه.
هنا يتم الانتقال من بيئة الاختبار إلى العمل الفعلي لاستلام الأوردرات بشكل حقيقي، وفيها يتم ربط المتجر الإلكتروني بـ “إدارة” بشكل كامل، مما يعني تفعيل جميع الخصائص مثل: إدارة الطلبات، وتحديث المخزون، وتفعيل خيارات الدفع.
وعقب تفعيل الربط، يتم إجراء اختبارات أخيرة للتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة، وتشمل هذه الاختبارات مراقبة كيفية معالجة الطلبات، وتحديث المخزون في الوقت الحقيقي، والتأكد من أن المعلومات تظهر بشكل صحيح على المتجر الإلكتروني.
بعد التشغيل الفعلي، يجب تقديم المساعدة للعميل لحل أي مشاكل قد تظهر أثناء الاستخدام، ويشمل ذلك استجابة سريعة لأي استفسارات أو مشكلات تتعلق بالعمليات اليومية، مثل تحديث بيانات المنتجات أو معالجة الطلبات، وتستمر عملية المتابعة بعد التشغيل الفعلي لفترة معينة لضمان سير العمليات بشكل جيد.
يتطلب الربط بين “إدارة” والمتجر الإلكتروني اتباع خطوات دقيقة لضمان نجاح الربط التكاملي، فيجب التركيز على تنظيف البيانات، والتحقق من عدم تكرارها قبل الانتقال إلى بيئة الاختبار باستخدام بيئة تجريبية أو بيئة فعلية لكلٍ من “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.
وتتم مرحلة المحاكاة بشكل فعلي، إذ نقوم بمحاكاة طلب بيع حقيقي بدايةً من وصوله لإدارة، وحتى صرفه من المخزن، ثم التأكد من تحديث البيانات، ورصيد الأصناف بشكل مستمر.
وعند الوصول إلى مرحلة التشغيل الفعلي، يجب مراقبة أداء النظام، والتأكد من فعالية جميع الخصائص، والمتابعة مع العميل، للتأكد من أن كل شيء على ما يرام.
]]>وفي هذا المقال، نستعرض لك كيفية تنظيم التدريب في مجال تجارة الموبايل، مع التركيز على الجوانب الضرورية التي تساهم في تحقيق أقصى استفادة من البرنامج.
هناك نوعان رئيسيان من خطط التدريب التي يمكنك تنفيذها عند تشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل حسب حجم العميل، وهما:
تعد تلك الطريقة إحدى الاستراتيجيات الرئيسية التي تتيح للمتدربين استيعاب النظام بفعالية، إذ تركز على كل قسم من أقسام “إدارة” بشكل منفصل، وذلك في حالة وجود عدد كبير من الموظفين المختصين في الشركة، حتى لا يضطر موظف المبيعات إلى سماع الشرح الخاص بقسم الحسابات، مما يضمن حصول كل موظف على فهم شامل وعميق لأدوات ووظائف كل جزء من البرنامج.
يشمل هذا التدريب:
وتكون خطة التدريب كالتالي:
يبدأ التدريب بتغطية كيفية إدارة المشتريات، وهو جزء أساسي في تجارة الموبايل، إذ يجب على المتدربين تعلم كيفية:
في هذا الجزء من التدريب، يُركز على كيفية:
ويشمل ذلك:
في الزيارة الثالثة، يتم إجراء مراجعة شاملة لجميع النقاط التي تم تغطيتها في اليومين السابقين. ويشمل هذا:
وفي هذه الطريقة يكون التدريب كالتالي:
يبدأ التدريب بتغطية الحركات اليومية مثل: إنشاء أمر بيع، إنشاء أمر شراء، وما إلى ذلك، مع التأكيد على أهمية تطبيق الموظفين تلك الحركات على البرنامج للتأكد من فهم طريقة التنفيذ بشكل صحيح.
تبدأ الزيارة بمراجعة شاملة للنقاط الأساسية التي تم تغطيتها في اليوم الأول، مثل كيفية إدارة المشتريات والمخازن، واستخدام السيريال نمبر في تسجيل المنتجات.
بعد المراجعة، يتم تخصيص جزء من الوقت للتغلب على التحديات التي قد تواجه المتدربين أثناء استخدام النظام. يتم تقديم سيناريوهات واقعية من تجارة الموبايل، مثل كيفية التعامل مع المرتجعات أو تعديل فواتير البيع، مع تدريب المتدربين على الإجراءات الصحيحة لحل هذه المشكلات داخل “إدارة”.
تعد صفحات التقارير من أهم أجزاء التدريب، إذ تُظهر هذه الصفحات جميع البيانات المتعلقة بالمبيعات، المشتريات، والحسابات.
من ثم، فلا بد أن يتعلم المتدربون كيفية استعراض تقارير مخصصة، واستخدامها لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.
التدريب على “إدارة” يتطلب من الشريك المشغل دورًا محوريًا لضمان أن المتدربين يفهمون ويطبقون كل ما يتم تدريسه بشكل فعال.
وهنا بعض النصائح الهامة التي يجب على الشريك المشغل اتباعها لتحقيق النجاح في التدريب في مجال تجارة الموبايل:
من الضروري أن يستمع الشريك المشغل إلى العملاء باهتمام وتركيز أثناء التدريب، ففهم احتياجات الموظفين يساعد في تخصيص الشرح، وتوجيه التدريب ليكون أكثر ملاءمة لهم.
وبالتالي، فالاستماع الفعال يفتح المجال لفهم أعمق لمشاكل العميل واقتراح حلول مناسبة ضمن نظام “إدارة”.
الالتزام بعدد الزيارات المتفق عليها مع العميل يُظهر مدى الاحترافية والجدية في تنفيذ التدريب، فكل زيارة تعد فرصة لتعزيز فهم المتدربين للنظام وحل أي مشاكل أو استفسارات قد تظهر بعد الزيارة الأولى.
ومن المهم أن يحترم الشريك المشغل مواعيد الزيارات وعدم إلغائها أو تأجيلها إلا في الحالات القصوى، فمن خلال الحفاظ على هذا الالتزام، يبني الشريك المشغل علاقة ثقة مع العميل ويضمن أن عملية التدريب تسير بشكل سلس ومنظم.
واحدة من أحد أكبر التحديات التي قد يواجهها الشريك المشغل أثناء التدريب هو توزيع المتدربين على عدة فروع. ولتجنب ذلك، يُفضل تجميع موظفي الفروع في مكان واحد لتقديم التدريب.
إذ يتيح هذا الأسلوب التركيز على تدريب الجميع بنفس المستوى وفي نفس الوقت، مما يقلل من الحاجة إلى تكرار المعلومات أو إعادة الشرح.
وفي حالة كان تجميع جميع الموظفين في مكان واحد غير ممكن، فيمكن اللجوء إلى الخيار الآخر وهو تعيين ممثل واحد من كل فرع لحضور التدريب، ومن ثم يكون هذا الممثل مسؤولاً عن نقل المعرفة والمهارات التي تعلمها لبقية موظفي الفرع، ما يضمن انتقال المعلومات بشكل فعال.
بعد انتهاء التدريب، قد يواجه العميل أسئلة أو تحديات جديدة أثناء استخدام “إدارة”. لذلك، من المهم أن يتأكد الشريك من أن العميل يعرف كيفية الوصول إلى مركز دعم “إدارة”، وكيفية التواصل الفوري مع خدمة العملاء.
يُفضّل أن يتم تسجيل جلسات التدريب (بموافقة العميل) ليتمكن الموظفون من الرجوع إليها في أي وقت لاحقًا.
فهذا التسجيل يكون مرجعًا مفيدًا في حالة نسيان أي جزء من التدريب أو عند مواجهة تحديات مشابهة في المستقبل.
وأخيرًا، تدريب الموظفين في تجارة الموبايل على استخدام “إدارة” يتطلب تركيزًا خاصًا على احتياجات العملاء، ومعرفة التحديات التي يواجهونها في العمل، للتمكن من توجيه التدريب نحو كيفية التغلب عليها.
ومن خلال اتباع خطة تدريب تشمل جميع جوانب البرنامج، يمكن ضمان تجهيز الموظفين بالمهارات والمعرفة اللازمة لاستخدام “إدارة” بكفاءة، وتحقيق أقصى استفادة منه في بيئة العمل اليومية.
]]>ويتضمن هذا إدخال البيانات المتعلقة بالأصناف والحسابات التي تعكس الوضع الحالي للمخزون والأمور المالية للشركة، وفي هذا المقال نستعرض لك خطوات ذلك بالتفصيل.
للتمكن من إدخال الأرصدة الافتتاحية على “إدارة” فيجب:
لا بد من إجراء جرد مخزني شامل لتحديد الكميات الحالية للأصناف في المخازن، وهنا توجد 3 حالات:
إذا كان العميل يتعامل بنظام ورقي، فإنه بحاجة إلى إجراء جرد فعلي للمخزون، ومن ثم تجهيز ملف إكسيل يحتوي على معلومات الجرد، للتمكن من رفعه لاحقًا على “إدارة”.
إذا لم يكن لدى العميل موارد أو إذا كان لديك اتفاق معه لتولي عملية الجرد، فيمكنك تنفيذ تلك الخطوة بنفسك مقابل تكلفة إضافية.
لذا تأكد من تحديد التكلفة بوضوح للعميل، ويمكنك إتمام الجرد يدويًا أو باستخدام أجهزة مسح باركود إذا كانت متاحة.
أما إذا كان لدى العميل بيانات دقيقة وجاهزة في ملفات إكسيل أو برنامج محاسبي سابق، فيمكنك استخدام هذه البيانات لتحميل الأرصدة الافتتاحية بشكل مباشر.
لكن تأكد من تطابق تنسيق الملفات مع متطلبات “إدارة” قبل تحميلها.
ويتضمن ذلك:
سجل عدد الوحدات المتوفرة لكل صنف بدقة. على سبيل المثال، إذا كنت تدير متجرًا للهواتف الذكية، فسجل عدد الوحدات لكل طراز مثل “آيفون 14″ و”سامسونج جالاكسي S23”.
أدخل الرقم التسلسلي لكل قطعة، للتمكن من تتبع المنتجات، ضمان حقوق الضمان، والتعامل مع المرتجعات.
على سبيل المثال، إذا كان لديك طراز هاتف مثل “آيفون 14 برو” برقم سيريال “A2345” فتأكد من تسجيله لضمان تتبعه، ومراقبته في النظام.
قد تحتاج إلى إدخال معلومات إضافية مثل تاريخ الشراء، المورد، أو حالة المنتج، فتأكد من إدخال كافة التفاصيل اللازمة لتسهيل إدارة المخزون والمبيعات لاحقًا.
تتضمن عملية إدخال الأرصدة الافتتاحية للحسابات تسجيل البيانات التالية:
ابدأ بتسجيل تفاصيل جميع حسابات العملاء بما في ذلك اسم العميل، رقم الحساب، ورصيد الحساب الحالي. على سبيل المثال، إذا كان لديك عميل يدعى “علي أحمد” وله رصيد غير مدفوع قدره 5,000 جنيه، فأدخل هذا الرصيد على “إدارة” مع كافة التفاصيل ذات الصلة.
تأكد أيضًا من تحديث أي معلومات إضافية مثل تواريخ الفواتير السابقة أو شروط الدفع المعلقة لضمان دقة الحسابات المستقبلية.
سجل تفاصيل حسابات الموردين مع التركيز على المبالغ المستحقة لكل مورد، ويتضمن ذلك إدخال معلومات مثل اسم المورد، رقم الحساب، والرصيد الحالي.
على سبيل المثال، إذا كان لديك مورد يدعى “شركة سامسونج” ولها رصيد مستحق قدره 10,000 جنيه، فيجب إدخال هذا الرصيد مع كافة التفاصيل المتعلقة بالفواتير أو المعاملات السابقة، مع التأكد من تسجيل أي خصومات أو مستحقات غير مدفوعة لتحسين إدارة العلاقات مع الموردين.
أدخل الأرصدة الافتتاحية لحسابات الخزن المتوفرة في كل مخزن، مع تحديد الأرصدة في كل موقع مخزني بدقة. على سبيل المثال، إذا كان لديك مخزن في القاهرة ومخزن آخر في الإسكندرية، يجب تسجيل حسابات الخزن الموجودة في كل منهما على حدة.
وهذا يشمل توثيق الكميات الفعلية للأصناف مثل الهواتف الذكية والإكسسوارات، وتحديد أي تفاصيل إضافية مثل مواقع التخزين أو الحالة الحالية للبضائع.
سجل تفاصيل الأرصدة الافتتاحية لجميع الحسابات المصرفية للشركة. يشمل ذلك إدخال الأرصدة بدقة لكل حساب مصرفي، مثل الحسابات الجارية أو حسابات التوفير.
على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب مصرفي في بنك “الأهلي المصري” برصيد 20,000 جنيه، سجل هذا الرصيد مع تفاصيل الحساب مثل رقم الحساب وتاريخ آخر تحديث، وتحقق من الأرصدة مع بيانات البنك لضمان الدقة وتفادي أي اختلافات.
بنهاية عملية إدخال الأرصدة الافتتاحية، تكون قد أكملت مرحلة حاسمة في إعداد “إدارة” للعمل بفعالية وكفاءة، فمن خلال اتباع الخطوات التي تمت مناقشتها، يمكنك التأكد من أن جميع الأرصدة الافتتاحية -من الأرصدة المخزنية إلى الحسابات المصرفية- قد تم إدخالها بشكل دقيق وشامل.
ومن خلال اهتمامك بالتفاصيل واتباع الإجراءات المناسبة، تكون قد أعددت “إدارة” للمرحلة التالية بنجاح، مما يسهل عمليات التشغيل اليومية، ويعزز فعالية إدارة الأرصدة والأصول.
]]>وفي هذا المقال نستعرض لك تفاصيل كل جزء، ونوضح كيف يمكن إدخال هذه البيانات بطرق مختلفة حسب حالة العميل.
عند إدخال البيانات على “إدارة”، لديك خياران رئيسيان يمكن استخدامهما بناءً على حجم البيانات وتفضيلاتك الشخصية، هما:
في هذه الطريقة، يتم إدخال تفاصيل كل عنصر على حدة في “إدارة”، ويتطلب هذا إدخال المعلومات الخاصة بكل صنف، أو عميل، أو مورد، أو حساب بشكل منفصل عبر واجهة المستخدم.
على سبيل المثال، إذا كان لديك متجر لبيع الهواتف الذكية، فإنك بحاجة إلى إدخال كل طراز هاتف على حدة. إذا كان لديك طرازات مثل “آيفون 14″، “سامسونج جالاكسي S23″، و”هواوي P50″، فيتعين عليك إدخال كل واحدة منها مع تفاصيل مثل:
تتطلب تلك الخطوة وقتًا ليس بالهين لا سيما إذا كان لديك العديد من الأصناف، ولكنها تضمن إدخال البيانات بدقة لكل منتج على حدة.
بدلاً من إدخال البيانات بشكل يدوي، يمكنك إعداد ملف إكسيل يحتوي على كافة المعلومات اللازمة لجميع الأصناف، العملاء، الموردين، والحسابات، ثم رفع هذا الملف إلى نظام “إدارة” دفعة واحدة.
فعلى سبيل المثال؛ إذا كنت تدير متجرًا كبيرًا يحتوي على مجموعة متنوعة من الهواتف والأكسسوارات، فيمكنك إعداد جدول يتضمن الأعمدة التالية: “اسم الصنف”، “كود الموديل”، “السعر”، “التكلفة”، “الكمية المتوفرة”.
ثم تُدخل جميع بيانات المنتجات في هذه الأعمدة، مثل إدخال “آيفون 14 برو” بكود موديل “A2345″، بسعر 30,000 جنيه، وتكلفة 20,000 جنيه.
بعد إدخال كافة البيانات، يمكنك رفع الملف إلى “إدارة” لضمان إدخال المعلومات بدقة وسرعة.
تتباين طرق التعامل مع بيانات العملاء بناءً على النظام الحالي الذي يستخدمونه لتخزين معلوماتهم، وفيما يلي كيفية التعامل مع الحالات المختلفة لضمان إدخال البيانات بسلاسة في “إدارة”:
إذا كان لدى العميل سجلات ورقية تحتوي على بيانات الأصناف، العملاء، الموردين، والحسابات، يمكنك طلب منهم إدخال هذه البيانات بشكل يدوي على النظام أو المساعدة في إدخالها عبر ملفات إكسيل. إذا لم يكن لديهم موارد داخلية لإدخال البيانات، يمكنك تولي هذه المهمة مقابل مبلغ إضافي.
مثال: لنفترض أن عميلًا لديه سجلات ورقية تحتوي على معلومات حول طرازات الهواتف، مثل “سامسونج جالاكسي A53″، “آيفون 12″، يمكنك مساعدته في إدخال هذه التفاصيل مباشرة إلى النظام أو عبر جمع المعلومات في ملف إكسيل ثم رفعه إلى النظام. إذا لم يكن لديه شخص مسؤول،
وفي حالة أنك تحملت مسؤولية تنفيذ تلك الخطوة كاملة فيمكنك طلب مقابل إضافي.
عندما يكون لدى العميل ملفات إكسيل تحتوي على بيانات جاهزة، فيتعين عليه إرسال هذه الملفات إليك، ومن ثم تحتاج إلى رفعها على “إدارة” لدمج المعلومات في النظام.
فمثلًا: إذا أرسل لك عميلك ملف إكسيل يحتوي على تفاصيل مبيعات وبيانات المخزون لكل طراز من الهواتف مثل “آيفون 13″، “سماعات أذن أيربودز”، و”شواحن سريع”، فيمكنك تحميل هذا الملف إلى النظام وتحديث قاعدة البيانات بما يتوافق مع المعلومات الموجودة.
إذا كان العميل يستخدم برنامج محاسبي آخر، يجب تنزيل البيانات من هذا البرنامج إلى ملفات إكسيل ثم رفعها إلى “إدارة”، ويتطلب ذلك تصدير البيانات من البرنامج السابق وتنسيقها لتتناسب مع النظام الجديد.
مثال: إذا كان لدى عميل نظام محاسبي سابق يحتوي على معلومات حول مبيعات الهواتف، فواتير الموردين، وتفاصيل الحسابات، يجب تنزيل هذه البيانات إلى ملف إكسيل، ثم رفعها إلى نظام “إدارة” لضمان تكامل المعلومات وتحديثها بشكل صحيح في النظام الجديد.
تنظيم البيانات الأساسية في “إدارة” هو خطوة حاسمة لضمان تشغيل النظام بكفاءة وفعالية، ومن أبرز النصائح التي تعزز إدخال البيانات بشكل صحيح ومنظم:
عند إدخال البيانات، تأكد من تنسيقها بشكل صحيح، فقبل رفع أي ملف إلى نظام “إدارة”، تحقق من توافق الأعمدة والحقول مع متطلبات النظام.
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل مع بيانات الأصناف في تجارة الموبايل، فتأكد من إدراج جميع المعلومات الأساسية مثل اسم الصنف، كود الموديل، السعر، والتكلفة بشكل دقيق ومنظم.
اهتم بالمراجعة الدقيقة للبيانات المدخلة للتأكد من عدم وجود أخطاء أو تكرارات. تأكد من تطابق أسماء العملاء وعناوينهم مع قاعدة بيانات العميل الموجودة، وذلك لضمان أن البيانات المستخدمة في النظام صحيحة وتدعم العمليات المستقبلية.
قدّم تدريبًا للموظفين على كيفية استخدام “إدارة” بكفاءة بعد إدخال البيانات وتنظيمها، على أن يشمل ذلك تعليمهم كيفية إدخال بيانات جديدة، استخدام وظائف النظام المختلفة، وإدارة العمليات اليومية.
احتفظ دائمًا بنسخ احتياطية للبيانات الأساسية التي تم إدخالها أو رفعها، إذ يحميك ذلك من فقدان البيانات في حالة حدوث أي مشاكل فنية، سواء عبر أنظمة النسخ الاحتياطي الآلية أو النسخ اليدوية.
بعد إتمام إدخال البيانات، احرص على إجراء اختبارات للتأكد من أن جميع المعلومات تم إدخالها بشكل صحيح وأن النظام يعمل كما هو متوقع.
تحقق من صحة البيانات عبر إجراء بعض العمليات التجريبية مثل إنشاء طلب شراء أو إصدار فاتورة.
وأخيرًا، تنظيم البيانات الأساسية بشكل دقيق هو خطوة ضرورية لضمان أن نظام “إدارة” يعمل بكفاءة في مجال تجارة الموبايل.
وسواء اخترت إدخال البيانات بشكل فردي أو باستخدام ملفات إكسيل، فتأكد من التحقق من دقة المعلومات، واحرص على توفير الدعم اللازم في تلك الخطوة بما يتناسب مع الاحتياجات اليومية لتجارة الموبايل.
]]>وفي هذا الدليل نستعرض الخطوات الأساسية لإجراء Site Survey والأسئلة التي يجب طرحها على العملاء لضمان جمع المعلومات الدقيقة.
لتسهيل عملية جمع البيانات، يمكن تقسيم الأسئلة إلى مجموعات رئيسة تغطي مختلف جوانب الأعمال والتشغيل. إليك هذه المجموعات بالتفصيل:
وتتضمن تلك المعلومات:
يساعد معرفة اسم الشركة في تنظيم الوثائق وتحديد العميل بدقة لضمان تقديم الدعم المناسب.
يعد البريد الإلكتروني وسيلة الاتصال الرئيسية مع الشركة، مما يتيح التواصل الفوري للحصول على معلومات إضافية أو متابعة الأمور المتعلقة بالتشغيل.
ويشمل ذلك معرفة:
يساعد تحديد عدد الموظفين الذين يستخدمون أجهزة الكمبيوتر في معرفة عدد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب على “إدارة”.
وتتضمن:
تساعد تلك المعلومة في ضمان توافق “إدارة” مع نظام التشغيل المستخدم، وتكامل “إدارة” مع الأجهزة الحالية دون مشاكل تقنية.
معرفة ما إذا كانت الشركة تعتمد على برامج أخرى أو شيتات إكسيل يساعد في التخطيط لعملية الانتقال السلسة لنظام “إدارة”، وتحديد متطلبات استيراد البيانات والتكامل.
إلى جانب ذلك، تفيد تلك المعلومة بشكل غير مباشر في برنامج التدريب، فمثلًا إذا كان العميل يستخدم الإكسيل فقط فهذا يعني أن الفريق لم يتعامل مسبقًا مع برامج ERP، وبالتالي يحتاج إلى تدريب مكثف.
إذا كانت الشركة تستخدم برنامجًا آخر، فمعرفة اسمه تساعد في تقييم الحاجة إلى تكامل أو استيراد البيانات. هذا يضمن استمرارية البيانات وسهولة الانتقال إلى “إدارة”.
وعن تفاصيل التجارة الإلكترونية الخاصة بالعميل فلا بد من معرفة:
معرفة إذا ما كانت الشركة تبيع منتجاتها عبر الإنترنت يساعد في تحديد احتياجات التكامل مع منصات التجارة الإلكترونية، لضمان تدفق البيانات بين النظام ومنصات البيع بسلاسة.
ومن ثم تستطيع أيضًا تحديد إذا ما كان الفريق بحاجة إلى شرح تفاصيل البيع أونلاين من خلال “إدارة” أم لا.
الحصول على الرابط المباشر لمنصة البيع الإلكترونية يساعد في تحديد دقيق لاحتياجات التكامل والتحقق من صحة العمليات.
تساعد تلك الخطوة في تقدير حجم البيانات بشكل صحيح، وتحديد حجم الموارد اللازمة للنظام.
لكن الإجابة عن هذا السؤال قد لا تكون بالسلاسة المتوقعة، إذ يرفض بعض العملاء الإفصاح عن عدد أوامر البيع، معتبرين أن هذه المعلومة تدخل ضمن بنود الخصوصية.
لذا، يجب أن توضح للعميل أن معرفة هذه الإجابة ضرورية، لتقييم الوضع بشكل دقيق، ومن ثم عرض الخصائص بشكل يلبي احتياجاتهم بفعالية، مما يساهم في تحسين العمليات، وزيادة الكفاءة.
ويتضمن ذلك معرفة:
يساعد تحديد ذلك في فهم نطاق العمليات، وتوزيع الموارد عبر الشركة، وضبط النظام لتغطية جميع المواقع بشكل فعال.
تساعد معرفة ذلك في التخطيط لزيارات التشغيل والتدريب، وضبط البيانات على “إدارة” بما يتناسب مع موقع كل فرع.
يُمَكنك تحديد عدد المخازن من فهم حجم وتنوع إدارة المخزون المطلوبة، فمثلًا إذا كان العميل يمتلك مخزنًا واحدًا فلن يكون بحاجة إلى معرفة تفاصيل التحويلات المخزنية، أو نظام البيع من أكثر من مخزن.
يساعد ذلك ضبط بيانات المخازن على “إدارة”، للتمكن من إدارة التحويلات المخزنية، وكل ما يتعلق بالمخازن بكفاءة
يساعد تحديد الطريقة المتبعة لتكلفة المخزون في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية للشركة، وتحسين إدارة التكاليف والمحاسبة.
تحديد العناصر الأساسية (مثل: الاسم – الوصف – السعر)، والعناصر الفريدة لتكويد الموبايلات يُمكنك من إنشاء نظام تكويد فعال ودقيق، ومن ثم تنظيم المخزون، وتحسين إدارة البيانات.
معرفة إذا ما كانت الأسعار شاملة الضريبة تساعد في ضبط “إدارة” للحسابات المالية والامتثال الضريبي.
تحديد إذا ما كان يتم التعامل بالسيريال نمبر يساعد في تتبع الموبايلات وإدارة المخزون بدقة، ومن ثم تحسين دقة المخزون.
تعزز معرفة إذا ما كان يتم عمل جرد مخزني دوري التخطيط للعمليات الدورية والتحقق من المخزون.
وهنا عليك التأكد من وضع خطة دقيقة لمواعيد الجرد لتسهيل عمليات التدقيق والتحقق من المخزون، ويجب عليك التواصل مع الفرق المعنية لضمان استعداد الجميع، وتنظيم الإجراءات اللازمة قبل موعد الجرد، لضمان سير العملية بسلاسة.
معرفة إذا ما كان مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن تساعد في ضبط الإعدادت ومنح الصلاحيات وفقًا لحاجة العمل.
يُمكنك ذلك من فهم طبيعة تحويل البضاعة بين الفروع، ومن ثم ضبط الخصائص المناسبة لتتماشى مع احتياجات العميل.
وهنا لا بد من معرفة:
تساعدك تلك المعلومة في تحسين إدارة المشتريات وتحديد السياسات المناسبة.
تحديد ما إذا كان يتم الشراء بعملات مختلفة يساعد في ضبط “إدارة” للتعامل مع العملات المختلفة، بالإضافة إلى حساب التكاليف الاستيرادية، والتكاليف الإضافية الأخرى.
تختلف دورة المشتريات في “إدارة” بناءً على وجود التصديقات من عدمه، والتصديقات هي عمليات الموافقة الرسمية التي تُطبق لضمان أن كل أمر شراء يتوافق مع السياسات والإجراءات الداخلية للشركة، وتشمل موافقة المدير المباشر، أو لجنة المشتريات، أو حتى الإدارة العليا، حسب حجم ونوع المشتريات.
وبالتالي فمعرفة إذا ما كان هناك حاجة لموافقة مسؤول يساعدك في ضبط خصائص التصديقات داخل “إدارة” بما يتناسب مع احتياجات العميل.
تحديد إذا ما كان هناك خصم على المشتريات سيساعدك في ضبط “إدارة” لتسجيل وإدارة الخصومات بدقة.
يُمكنك ذلك من ضبط”إدارة” للحسابات المالية الدقيقة، ومن ثم تحسين التقارير المالية.
تحديد إذا ما كان يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع يساعدك في ضبط إعدادات “إدارة” بما يتوافق مع احتياج العميل.
تحديد إذا ما كان يتم الشراء على مخازن متعددة سيمكنك من ضبط النظام لتحسين إدارة المخزون والتوزيع بشكل فعال.
تساعدك تلك المعلومة في ضبط النظام لإدارة عمليات الاستلام بفعالية.
عند الحديث عما يخص المبيعات فيجب معرفة:
معرفة إذا ما كان يتم استخدام الخصم على الأصناف يدعم ضبط النظام للعروض والخصومات.
يفيد ذلك في تحسين إدارة الديون والحسابات المدينة.
يساعد ذلك في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المعتمدة، فالبيع التلقائي يعني أن النظام يقوم بإتمام المعاملات بشكل آلي، بينما البيع بنظام التصديقات يتطلب موافقة إضافية على المعاملات.
تفيد تلك المعلومة في تحسين إعداد الفواتير وضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية.
تحديد إذا ما كان يتم البيع بعملات مختلفة يساعد في ضبط النظام للتعامل مع المعاملات الدولية.
ويتطلب الأمر معرفة:
إلمامك بتفاصيل الدورة المحاسبية المتبعة يفيد في تحسين ضبط النظام للتوافق مع السياسات المالية.
معرفة إذا ما كان هناك مراكز تكلفة يساعد في تحسين إدارة التكاليف، وضبط البرنامج لتحليل الأداء المالي بدقة.
تعزز تلك المعلومة إدارة الديون، وضبط النظام لتحليل الأداء المالي.
ويجب التعرف على:
يفيد ذلك في تحسين إدارة العملاء، وضبط النظام لتتبع الأداء المالي لكل عميل بدقة.
يساعد تحديد العناصر الإلزامية في تكويد العميل في تحسين إدارة البيانات، وضبط النظام لتتبع العملاء بدقة.
يساعد ذلك في ضبط “إدارة” لتحضير العروض وتقديمها للعملاء.
تحديد إذا ما كان يتم استخدام الصرف الجزئي يساعد في ضبط النظام للتعامل مع الدفعات الجزئية.
ويتطلب الأمر معرفة:
يفيد ذلك في ضبط النظام لطباعة الفواتير والتقارير بشكل مناسب.
تحديد ذلك يساعد في ضبط النظام لتتبع المعاملات المالية بدقة.
من المهم معرفة كيفية تأثير الأوراق المالية مثل الشيكات على كشف حساب العميل أو المورد. فعند استلام الشيك أو تسليمه، يجب تحديد هل سيتم إيداعه مباشرة في حساب المورد أو العميل، أو تحويله إلى حساب وسيط أولًا.
لذا، يجب معرفة هذه المعلومات من العميل قبل بدء التشغيل لضبط النظام بدقة وتحقيق التحكم المالي المناسب.
تعد الدقة والاحترافية عند إجراء الـ Site Survey أمرين أساسيين لضمان جمع المعلومات بشكل فعال وتخصيص النظام بما يتناسب مع احتياجات العميل.
وهناك بعض النصائح التي تساعدك على تنفيذ تلك الخطوة بطريقة فعالة، وهي:
من الأفضل إجراء الـ Site Survey في شكل اجتماع، سواء عبر الإنترنت أو بشكل مباشر، فهذه الطريقة تتيح لك فرصة التفاعل المباشر مع العميل، مما يساهم في جمع المعلومات بدقة وكفاءة.
وضح للعميل أهداف الـ Site Survey وأهمية كل سؤال تطرحه، إذ يعزز ذلك بناء الثقة، ويجعل العميل أكثر تعاونًا في تقديم المعلومات اللازمة.
استخدم نموذج فورم (مثل: Google Form) لطرح الأسئلة واملأه مع العميل خلال الاجتماع، لجعل العملية أكثر احترافية، وضمان تسجيل المعلومات بشكل منظم وسهل الرجوع إليه.
ملحوظة: لينك الفورم المُضاف في الأعلى هو نموذج استرشادي يمكنك الاستفادة منه عن طريق محاكاته، وعليك ألا تستخدمه مع عملائك لأن بياناتهم لن تصل إليك عن طريقه، وإنما يجب عليك أن تصنع النموذج الخاص بك.
أثناء التحدث مع العميل، تجنب إظهار أنك تستجوبه. ركز على تقديم الأسئلة بشكل ودي، إذ يساعد في جعل العميل يشعر بالراحة، مما يشجعه على تقديم جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها.
قبل الاجتماع، راجع كافة الأسئلة والنقاط التي ستناقشها، فالتحضير الجيد يساعدك في توجيه الأسئلة بشكل فعال وضمان عدم نسيان أي نقطة هامة.
تأكد من توثيق جميع الإجابات بدقة، واحرص على تأكيد المعلومات مع العميل عند الحاجة، لضمان عدم وجود سوء فهم.
كن منتبهًا لما يقوله العميل واستمع بعناية، للتمكن من فهم متطلباته بشكل أفضل، واكتشاف أي تفاصيل قد تكون مهمة لضبط خصائص البرنامج بشكل مناسب.
بعد التأكد من الحصول على معلومات كافية من العميل، يجب عليك مراجعة كل عنصر أثناء الزيارة الأولى للعميل.
خلال هذه الزيارة، تحقق من المعلومات التي جمعتها، وابدأ ضبط إعدادات البرنامج بناءً على هذه المعلومات، لضمان فعالية النظام في تلبية احتياجات العميل بشكل مثالي.
وفي الختام، إجراء Site Survey هو خطوة أساسية لضمان تنفيذ ناجح لـ”إدارة”، إذ يساعد جمع البيانات الدقيقة والشاملة في تخطيط وتنفيذ النظام بما يتوافق مع احتياجات العميل ويضمن تحقيق أقصى استفادة من النظام، ويعد التركيز على تفاصيل التشغيل والتكامل أمرًا ضروريًا لضمان تنفيذ ناجح وسلس للنظام.
]]>