كانت هذه تفاصيل يومية في شركة “الأوروبي”، تحديات لا تبدو كبيرة منفردة، لكنها مع الوقت تؤثر على كفاءة العمل ودقة القرارات. 

فلم يكن البرنامج القديم قادرًا على مواكبة هذا التعقيد، مع غياب الربط بين الفروع والمخازن وتكرار الأخطاء في الأرصدة والتكاليف، لكن مع تطبيق “إدارة” تغير المشهد. اختفت الأرصدة غير الدقيقة، وارتبطت الفروع والمخازن في منظومة واحدة، وأصبحت القرارات تُبنى على بيانات واضحة ودقيقة.

لنتعرف على تفاصيل القصة. 

“الأوروبي”: عالم من التفاصيل المتشابكة

شركة “الأوروبي” هي مستورد لإكسسوارات الموبايل الداخلية والخارجية. تبدو الأمور بسيطة من الخارج: بضائع تدخل، وبضائع تخرج، وعملاء يحصلون على ما يريدون. لكن الحقيقة أن كل ما يبدو بسيطًا من بعيد، يصبح معقدًا كلما اقتربت منه أكثر.

هناك حركة لا تتوقف، أشبه بخلية نحل لا تعرف السكون. أصناف كثيرة تتحرك بين المخازن، كل صنف له رقم وسجل وقصة صغيرة تخصه. البيع بالجملة له إيقاعه السريع وضغوطه، بينما القطاعي يضيف تفاصيل أكثر تعقيدًا، كأنك تحاول ضبط أكثر من ساعة في وقت واحد دون أن يختل توقيت أي منها.

ثم هناك عالم آخر خلف الكواليس: الاستيراد. أوراق وشحنات وتكاليف تحتاج لمن يتتبعها حتى لا يضيع منها شيء. 

كل عملية، مهما بدت بسيطة، ترتبط بخيوط ممتدة في كل اتجاه. 

حين تتحدث التفاصيل بصوت عالٍ

المشكلات لا تظهر فجأة مثل ضوء ينطفئ بضغطة زر، إذ تتسلل بهدوء، وتختبئ بين التفاصيل، وتتراكم دون ضجيج حتى تجد نفسك في منتصفها دون أن تدرك متى بدأت. 

هذا بالضبط ما حدث مع شركة “الأوروبي”. لم يكن هناك خطأ واحد كبير، بل سلسلة من التفاصيل الصغيرة التي قررت أن تتحدث معًا في وقت واحد.

الرصيد لا يتطابق مع الواقع. في البداية يبدو الأمر بسيطًا: خطأ في فاتورة هنا أو هناك. لكن فجأة تجد أن الأرقام لا تروي القصة الصحيحة. 

هناك أصناف تظهر على النظام كأنها موجودة، بينما هي غير ذلك. والأسوأ؟ أرصدة سالبة تظهر بلا تفسير، كأن النظام قرر أن يتحدى قوانين الفيزياء ويبيع ما هو غير موجود أصلًا.

المخازن؟ جزر منعزلة تتحدث بلغات مختلفة. لا يوجد ربط واضح بينها، فتنتقل البضائع بلا أثر واضح في السجلات، وكل عملية تحويل من مخزن لآخر تبدو كأنها رحلة في الصحراء: لا خرائط، ولا علامات طريق.

أما المبيعات، فكان الأمر أشبه بفرقتين تعزفان مقطوعتين مختلفتين في وقت واحد. الجملة تسير في اتجاه، والقطاعي في اتجاه آخر، دون وجود خيط يربط بينهما. الطلبات تمر بلا مراجعة حقيقية، لا موافقة مركزية تضمن أن كل شيء يسير كما يجب.

ثم تأتي التكاليف الاستيرادية، الضيف الثقيل الذي لا يعرف أحد كيف يتعامل معه. تكاليف تتوزع عشوائيًا، أحيانًا تُحتسب، وأحيانًا تُنسى، لتترك أثرًا غامضًا في الحسابات وكأنها أشباح تظهر وتختفي.

ومن ثم، أصبحت “الأوروبي” تواجه نظامًا فقد القدرة على فهم تفاصيلها. وعندما تصل الأمور إلى هذه النقطة، لا يكفي أن تُصلح جزءًا صغيرًا، لكن تحتاج إلى إعادة ترتيب القصة من البداية.

خيط صغير يقود إلى حل كبير

الحلول الكبيرة لا تأتي دائمًا عبر خطط مدروسة واجتماعات طويلة. أحيانًا تبدأ الحكاية بملاحظة عابرة، أو جملة عفوية في وقت غير متوقع. هذا بالضبط ما حدث مع “الأوروبي”.

في أحد الأيام العادية، وبين زحام الطلبات وروتين العمل اليومي، كان هناك حديث عابر بين موظف الكاشير وأحد زملائه في الإدارة. حديث بدأ كأي نقاش عن التحديات اليومية: المخازن غير المرتبطة، والأرصدة التي لا تتطابق مع الواقع، والطلبات التي تمر دون مراجعة حقيقية. لكن وسط هذا الحديث، تذكر موظف الكاشير برنامج “إدارة” الذي سمع عنه من أحد معارفه الذي يعمل في شركة أخرى تستخدمه بالفعل.

لم يكن الحديث تحليلًا عميقًا ولا اقتراحًا رسميًا، فقط جملة عابرة: “لماذا لا تجربون برنامج إدارة؟ أعرف شركة تستخدمه، وتحدثوا عن فرق واضح في تنظيم العمل.”

جملة قصيرة، لكنها كانت كافية لزرع بذرة الفضول. لم يكن الأمر قرارًا كبيرًا في تلك اللحظة، لكنه كان بداية سؤال مهم: “ماذا لو كان هذا هو الحل؟”

مرت الأيام، وبدأت إدارة “الأوروبي” في البحث. ما هو هذا البرنامج؟ كيف يعمل؟ هل يمكن أن يكون هو المفتاح الذي سيعيد تنظيم كل هذه الفوضى الصامتة؟ لم يكن القرار سهلًا، لكن مجرد طرح السؤال كان بداية رحلة جديدة؛ رحلة بدأت بكلمة عابرة وانتهت بتغيير طريقة العمل بالكامل.

عندما وجدت التفاصيل طريقها الصحيح

عند اعتماد شركة “الأوروبي” لبرنامج “إدارة”، كان الهدف واضحًا، وهو إيجاد حلول عملية لتحديات حقيقية تؤثر على سير العمل. لم يكن الأمر مجرد استبدال برنامج بآخر، بل تحسين طريقة إدارة العمليات لتصبح أكثر كفاءة ودقة.

أول خطوة كانت ربط الفروع والمخازن ونقاط البيع في نظام مركزي واحد، مما أتاح رؤية شاملة للحركة اليومية، إذ أصبح من السهل تتبع المخزون بدقة، ومعرفة الكميات الفعلية في كل مخزن، مما قضى على مشكلة الأرصدة السالبة نهائيًا.

استطاع “إدارة” أيضًا التعامل مع الحجم الهائل من أصناف الإكسسوارات التي كانت تشكل تحديًا للنظام القديم، إذ أتاح تصنيفها وإدارتها بسهولة دون أي تعقيد.

وعن التكاليف الاستيرادية، فقد تمت معالجتها بشكل أفضل، إذ وفر “إدارة” أدوات دقيقة لحساب هذه التكاليف وتوزيعها على المنتجات بطريقة تعكس التكلفة الحقيقية، مما ساعد في تحسين دقة التسعير واتخاذ قرارات مالية أكثر وعيًا.

أما في جانب إدارة الطلبات، فقد أصبح هناك نظام واضح للمراجعة والموافقة، مما قلل من الأخطاء وساعد في تحسين كفاءة العمليات بين الجملة والقطاعي. كذلك ساعدت أدوات إدارة المخزون المتقدمة على تسهيل عمليات الجرد وتحسين دقة البيانات المخزنية.

لكن الفارق الأكبر كان في تطوير نظام خدمة العملاء داخل “الأوروبي” نفسه. بفضل “إدارة”، استطاعت الشركة بناء نظام متابعة مخصص للتواصل مع عملائها بشكل أكثر فاعلية. أصبح فريق خدمة العملاء قادرًا على إرسال تحديثات منتظمة بكل جديد في عالم الإكسسوارات، مما ساهم في تعزيز العلاقة مع العملاء وتحسين تجربة الشراء.

هكذا استطاعت “الأوروبي” التغلب على التحديات التي كانت تعيق كفاءة العمل من خلال حلول عملية مصممة خصيصًا لتناسب طبيعة أعمالهم وتساعدهم على تحقيق نتائج أفضل.

ومن ثم أثبتت تجربة “الأوروبي” مع “إدارة” أن كفاءة العمل تبدأ من نظام قوي يستوعب التفاصيل، ويدعم القرارات، ويعزز التواصل مع العملاء لتحقيق النمو المطلوب.

وبالفعل حققت المؤسسة نجاحًا مميزًا في عالم الرياضيين، ووصل عدد فروعها للبيع بالتجزئة في المملكة العربية السعودية إلى أكثر من 10 فروع. 

لكن وسط هذا النجاح اللامع أتت بعض التحديات لتلقي بظلالها على “محترفين المكملات”. 

تحديات تقنية وجزر منعزلة

خلف كواليس نجاح “محترفين المكملات”، كانت خدمة الدعم الفني لنظام الـ ERP المُعْتَمَد في الفروع بطيئة للغاية، فقد ضاعت الوعود بالمساعدة السلسة، والحل السريع للمشكلات وسط بحر من التوقعات التي لم يلبيها النظام.

وبالطبع كان لذلك أثر كبير على سير العمل، فـ “محترفين المكملات” يعتمدون على هذا النظام في تسهيل إدارة العروض، وضبط المخزون بتواريخ الصلاحية، وتتبع الشحنات، والتحكم في الأسعار، وبدلًا من أن يكون النظام هو العمود الفقري للعمليات داخل الفروع، أصبح عبئًا يعرقل سير العمل.

إلى جانب ذلك، كان المتجر الإلكتروني لـ “محترفين المكملات” -والمعتمد على منصة “سلة”– في عزلة عن الفروع الفعلية، فما يحدث على المتجر من عمليات شراء، وتغير في كميات المخزون، وما إلى ذلك لا يتزامن مع ما يحدث داخل الفروع مما شكل فجوة كبيرة، وكأن هذا المتجر مؤسسة قائمة بذاتها.

فالعميل لا يستطيع الشراء من المتجر، والاستلام أو الاستبدال من الفرع، وبالتالي أثر بشكل سلبي ذلك على تجربة العملاء.

بالإضافة إلى تلك التحديات، فشبكة الإنترنت غير المستقرة في بعض الفروع كانت تعيق استمرار العمل في الفروع، وهنا ظهرت الحاجة إلى توفير نظام يعمل بالـ Offline Mode، ويزامن البيانات فور عودة الاتصال بالإنترنت. 

وفي وسط هذه التحديات، أصبح من الواضح أنه لضمان استمرارية النجاح لا بد من تغيير النظام، وإيجاد حل شامل يحقق التوازن بين الابتكار التقني والدعم الفني القوي. 

وهكذا بدأت رحلة “محترفين المكملات” في البحث عن الحل الذي سيحول هذه الظلال إلى نور، ويستعيد ثقة الفريق في نظامهم، وهنا وقع الاختيار على “إدارة“. 

محطة فارقة في رحلة محترفين المكملات

وجد مسؤولو “محترفين المكملات” ما يبحثون عنه في برنامج “إدارة” السحابي، فـ “إدارة” لم يكن مجرد حل، بل هو محطة فارقة في رحلة نجاح المؤسسة. 

ففريق الدعم الفني لـ “إدارة” مؤهل وجاهز دائمًا للرد على جميع استفسارات “محترفين المكملات” وحل المشكلات التي تواجهمم في أسرع وقت، والمتابعة معهم لحين التأكد من أن كل شيء على ما يرام، وهنا تأكد المسؤولون من أن الوعود تتحقق تلك المرة، وبطريقة احترافية!

إلى جانب ذلك، فلم تعد هناك جزر منعزلة، فبإتمام الربط التكاملي مع “سلة” أصبحت بيانات المتجر الإلكتروني متزامنة بشكل لحظي مع بيانات الفروع داخل نظام “إدارة”، مما مكن المسؤولين من تتبع ما يحدث على المتجر وفي الفروع من مكان مركزي واحد، واتخاذ القرارات الفعالة التي تساهم في تطوير المؤسسة. 

أما عن مشكلة ضعف شبكة الإنترنت التي كانت تعيق استكمال العمل داخل الفروع، فقد وفر “إدارة” نقاط بيع تعمل بنظام الأوفلاين (Offline Mode) الذي ساعد على التغلب على تلك المشكلة بشكل نهائي. 

إذ أصبح بإمكان الكاشير استكمال عمله كما لو أن الإنترنت مستقر، ومزامنة البيانات عند عودة الاتصال. 

“إدارة” يؤتي ثماره

لم يتغلب “إدارة” على تحديات “محترفين المكملات” فحسب، بل قدم عدة مميزات إضافية كان لها صدى كبير في تحسين العمل داخل الفروع. 

فقد تولى البرنامج مسؤولية إدارة تواريخ صلاحية المنتجات، لتجنب تلفها، إلى جانب معالجة الأصناف التي تتشابه في العديد من الخصائص وتختلف فقط في النكهات أو الأحجام، وذلك من خلال خاصية “إنشاء صنف مجمع” بدلًا من تسجيل بيانات كل صنف على حدة. 

وعلى صعيد تحويل البضائع بين المخازن، فقد سهل “إدارة” إتمام تلك العملية بكفاءة من خلال إتاحة خاصية التحويل وتأكيد الاستلام، مما مكن “محترفين المكملات” من إدارة الأرصدة بدقة. 

إلى جانب ذلك، فقد ساعد “إدارة” على الانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية السعودية والامتثال للقوانين والمتطلبات الجديدة، فـ “إدارة” برنامج معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. 

وهنا نستطيع القول أن “إدارة” قد لبَّى جميع ما كان يسعى إليه “محترفين المكملات”، ولا زلنا نسعى إلى تقديم المزيد والمزيد في سبيل تعزيز تجربة عملائنا، ومشاركتهم في رحلة تطوير ونجاح مؤسساتهم. 

كل فرع يواجه تحدياته الخاصة، سواء في متابعة المخزون أو تقديم التقارير الدقيقة في الوقت المحدد. وفي الوقت نفسه، يواجه المسؤولون مشكلة بطء العمليات، وعدم القدرة على الإلمام بتفاصيل الفروع من خلال مكان مركزي واحد.

هذا جزء فقط من الواقع الذي واجهته Street Wear، علامة الأزياء المصرية، لكن لم تكن تلك التحديات نهاية الطريق. بل كانت بداية لفرصة جديدة ساعدت في تحويل مسار الشركة بشكل جذري.

لنتعرف على تفاصيل ذلك.

بداية “Street Wear” في مصر

في عام 2019، انطلقت “Street Wear” المصرية في عالم الأزياء برؤية مميزة، ساعية إلى ترك بصمة في صناعة الموضة محليًا وعالميًا، إذ بدأت رحلتها برغبة قوية في تقديم أزياء تعكس روح الشباب المصري بأسلوب عالمي.

وبقيادة المؤسس أ. مصطفى بلال، نجحت “Street Wear” في بناء قاعدة عملاء وفروع متعددة في محافظات مختلفة في فترة زمنية قصيرة.

إلى جانب ذلك، أطلقت الشركة متجرًا إلكترونيًا على منصة شوبيفاي، مما فتح أمامها أبوابًا جديدة للانتشار والتوسع.

لكن رغم هذا النجاح، واجهت “Street Wear” عدة تحديات في إدارة العمليات بين الفروع والموقع الإلكتروني.

عقبات أمام النمو

في إحدى الغرف الصغيرة بمقر “Street Wear” يجلس أحد صناع القرار خلف مكتبه، محدقًا في شاشة الكمبيوتر. الساعة تقترب من منتصف الليل، وأمامه تقارير المبيعات المُستلمة أخيرًا من الفروع، فكما هو المعتاد، يرسل كل فرع تقاريره بشكل منفصل في نهاية الشهر حتى يتمكن المسؤولون من مراجعتها.

الأرقام غير متوافقة مع ما كان متوقعًا، ولا يمكنه حاليًا أن يعرف بالضبط ما الذي حدث في كل فرع، فكلٌ يعمل في جزيرة منعزلة، وكأنه شركة قائمة بذاتها، ومن ثم لم تكن هناك أي طريقة لمراجعة المبيعات من مكان مركزي واحد.

وفي أحد الفروع البعيدة، كان موظف المخزن يواجه مشكلة من نوع آخر، إذ يحاول تحديث الرصيد على النظام، لكن الأرقام كانت غير متطابقة سواء مع المخزون الفعلي، أو الرصيد الموجود على المتجر الإلكتروني.

لم يكن ذلك مشكلة فردية، إذ يتكرر نفس المشهد باستمرار في الفروع الأخرى!

ومع مرور الوقت، بدأت مشكلات النظام المستخدم تتفاقم أكثر فأكثر، حتى أن الدعم الفني الذي كان يُعتمد عليه أصبح يعطي وعودًا بلا نتيجة.

“المشكلة ستُحل قريبًا”، كانت هذه هي الإجابة التي يتلقاها المسؤول عندما يرسل طلبًا للدعم الفني، لكنه ينتظر الحل دون جدوى.

وفي أحد الأيام، وقع نظر أحد المسؤلين على مقال عبر الإنترنت يتحدث عن “إدارة” كحل برمجي متكامل يخدم قطاع الملابس، ويوفر خصائص سحابية يمكن من خلالها ربط الفروع ببعضها، وإدارتها، وتتبع بياناتها من مكان مركزي واحد.

وهنا، أدرك أن هذه هي الإجابة التي يبحث عنها، وفورًا قرر التواصل مع فريق المبيعات لمعرفة تفاصيل أكثر عن البرنامج، ومن ثم الاشتراك.

نقلة نوعية: كيف أصبح التنسيق بين الفروع ممكنًا

بعد اختيار “إدارة”، بدأ فريق التشغيل في تنفيذ الجرد الشامل ورفع البيانات، وفي غضون شهر واحد فقط بدأ التشغيل الفعلي لإدارة في جميع فروع “Street Wear”.

كانت الفكرة الرئيسية وراء استخدام “إدارة” هي القدرة على الربط بين الفروع، وهو ما تحقق بالفعل بفضل الخصائص السحابية للبرنامج، فلم يعد كل فرع يعمل في عزلة، وأصبح المديرون قادرين على متابعة أداء الفروع في أي وقت من خلال مكان مركزي واحد.

ومن ثم أصبح اتخاذ القرارات أسرع وأكثر دقة، فلم تعد هناك حاجة إلى الزيارة الفعلية للفروع لمعرفة أدائها.

إلى جانب ذلك، نفذ فريق التشغيل الربط التكاملي بين “إدارة” والمتجر الإلكتروني على منصة شوبيفاي، وأصبحت جميع العمليات التي تتم على المتجر متزامنة مع الفروع، وكل شيء أصبح محدثًا في الوقت الفعلي.

أما عن التقارير المالية، فقد أصبح استعراضها أكثر سلاسة ووضوحًا، إذ تظهر بشكل منظم، موضحة التفاصيل الدقيقة لكل عملية بيع أو شراء سواء في الفروع أو على المتجر الإلكتروني. وأصبح بإمكان صناع القرار في “Street Wear” الاطلاع على تقرير شامل خلال دقائق معدودة بدلاً من قضاء ساعات في تجميع البيانات يدويًا.

ومن بين المزايا الأخرى التي أضافت قيمة حقيقية كانت خاصية “وضع المقارنة”، إذ ساعدت الفريق في مقارنة الأصناف المستلمة من الفروع مع الكميات المطلوبة بالفعل، مما يضمن الاستلام الصحيح للأصناف، ويقلل من احتمالية الخطأ.

بالإضافة إلى ذلك، مكَّن “إدارة” المسؤولين من وضع أهداف بيع واضحة لمسؤولي البيع، مما سهل متابعة الأداء الفردي لكل موظف.

وعند الحديث عن الدعم الفني نجد أن فريق “إدارة” متاح للرد على استفساراتهم، وحل المشكلات بشكل سريع وفعّال، مما ساعد في تسريع الإجراءات، وتعزيز الثقة في البرنامج.

وبفضل هذه التحسينات، استطاعت “Street Wear” أن تتغلب على تحدياتها، وتحسن أداء فروعها بشكل غير مسبوق، ومن ثم، استعدت الشركة لتوسيع نطاقها بثقة.

توقف فجأة، وأمسك أحد الصناديق، وأخذ يتفحص ملصقه بعناية. رقم الصنف واضح، لكنه يشبه أرقامًا أخرى لعشرات الأصناف المشابهة.

وضع الصندوق جانبًا، والتفت نحو فريقه وقال: “كيف يمكننا التأكد من صحة هذه الأرقام؟ الأرصدة، التكلفة، الربح… كل شيء يشعرني بالفوضى.”

كان التعبير على وجوه فريقه كافيًا ليؤكد له أن التحدي ليس بسيطًا، فالتقارير التي تصله لا تُشبه الواقع، والقرارات التي يتخذها لا تضمن النجاح. ومع كل خطوة يخطوها داخل المخزن، كان الإحساس بثقل المشكلة يتزايد.

في تلك اللحظة، وبين الصناديق المكدسة، تساءل في داخله: هل يوجد نظام يعيد ترتيب كل هذا؟ أم أن الفوضى أصبحت جزءًا من نظام العمل؟

لكن ما لم يكن يعرفه أن الحل كان يقترب، وأن الأمور على وشك أن تتغير إلى الأبد.

بداية شركة “المهدي“

تأسست شركة “المهدي” لقطع غيار السيارات على أسس متينة من الجودة والخدمة، وركزت منذ انطلاقها على توفير قطع الغيار الأصلية الجديدة والمستوردة للعملاء في السوق المحلي.

ومع مرور الوقت، توسعت الشركة وأصبحت تمتلك عدة مخازن رئيسية، موزعة في أماكن متعددة لتلبية احتياجات العملاء بكفاءة.

ومن خلال التزامها بتقديم أفضل المنتجات والخدمات، كانت “المهدي” تسعى دائمًا لتحقيق التميز والنمو في مجالها، إلا أن العمليات اليومية كانت تحتاج إلى مزيد من التنسيق والتنظيم لضمان استمرارية النجاح وتوسيع نطاق العمل.

تحديات تعيق سير العمل في “المهدي”

يقف أحد موظفي “المهدي” أمام رفوف مليئة بالصناديق المكدسة بقطع غيار السيارات، يحدق في أحد الصناديق بتركيز، ثم ينظر إلى شاشة الكمبيوتر أمامه ليقارن الرقم المسجل للصنف مع الموجود في النظام. الصنف نفسه، لكن الرقم مختلف.

كان هناك شعور متزايد بالارتباك، إذ بدأت الأصناف تتشابه بشكل كبير، وبدون تفاصيل واضحة لتمييزها. تكرر هذا الموقف عدة مرات في اليوم نفسه: هل هذا هو الصنف المطلوب؟ أو هل هو نفس الرقم الذي تم تسجيله؟

الأسئلة تتراكم في ذهنه، ولم يجد الإجابة الواضحة!

وأصبح هناك ضغط متزايد بسبب خطر البيع بالخطأ، فخطأ بسيط في مطابقة الرقم قد يتسبب في تسليم قطعة غيار غير صحيحة للعميل.

حاول الموظف أن يتأكد من الأرصدة المتوفرة لديه في الفرع، أو في الفروع الأخرى، لكن كانت بيانات تلك الفروع غير محدثة.

ومن ثم أصبحت إدارة الأرصدة معركة يومية بالنسبة له، وفي كل مرة يراجع فيها الأرصدة في فرع جديد، يكتشف فرقًا بين ما هو موجود في النظام وما هو موجود فعلًا على الأرض.

وعلى الصعيد الآخر، نجد مسؤولي المخازن أمام تحدي تقييم المخزون، فالأسعار تتغير باستمرار بسبب تقلبات السوق، خاصة مع استيراد قطع غيار السيارات من الخارج.

ومن ثم كانت هناك صعوبة في تحديد التكلفة الحقيقية للصنف بسبب التغيُّرات المستمرة في سعر الصرف. وكلما حاولوا تحديد ربح الشركة، وجدوا أن الأرقام لا تعكس الواقع.

أما التعامل مع العملات الأجنبية في المشتريات، فهو جزء آخر من المشكلة. كانت عملية حساب التكلفة بالنسبة للعملات المختلفة أمرًا معقدًا للغاية، ما جعل مسؤولي المشتريات يشعرون بأن هناك عنصرًا مفقودًا في إدارة العملية المالية.

وعند الحديث عن المديرين، فهناك تحدِ آخر يتعلق بالصلاحيات. كانت الإدارة بحاجة إلى التحكم بشكل دقيق في من يمكنه الوصول إلى البيانات الحساسة داخل النظام. في كثير من الأحيان، كان الموظفون يضطرون إلى استخدام تقارير تحتوي على معلومات عملاء حساسة، وهو ما يزيد من القلق بشأن الأمان وحماية هذه البيانات.

ومن هنا، فالمدير دائمًا يشكك في مدى قدرة النظام على تحديد الصلاحيات بدقة، خاصةً فيما يتعلق بمن يمكنه تصدير البيانات أو تعديلها، وكانت هناك مخاوف مستمرة من إمكانية تسريب أو استخدام البيانات بطريقة غير مصرح بها، وهو ما يهدد سرية المعلومات الحساسة للشركة والعملاء.

“إدارة” البداية الحقيقية للحل

وبينما كانت تلك المشاهد تتكرر داخل “المهدي” بشكل شبه يومي، جاء يوم مختلف! إذ تحدث أحد العملاء الذين يعملون في نفس مجال قطع غيار السيارات عن تجربته مع نظام “إدارة”.

كان يروي كيف أحدث “إدارة” تحولًا جذريًا في طريقة عمله، من تنظيم المخازن إلى ضبط الحسابات المالية. أخبرهم كيف ساعده في ربط جميع فروعه ببعضها البعض، وتسهيل عمليات المشتريات والتوزيع، وغير ذلك الكثير.

في تلك اللحظة، ظهر الاهتمام في أعين صناع القرار داخل “المهدي”. الجميع بدأ يتحدث عن “إدارة”، واكتشفوا أن هذه الفرصة هي الحل الذي يبحثون عنه منذ فترة طويلة، وبالفعل قرروا تجربة البرنامج.

ومع أول استخدام للنظام، شعر الجميع أنهم دخلوا عالمًا جديدًا، الشاشات التي كانوا يتعاملون معها منذ سنوات تبدلت إلى واجهات حديثة وواضحة.

أول شيء جذب انتباههم كان ربط المخازن، فـ “إدارة” جعل الأرصدة في كل فرع تتحدث بشكل فوري، وأصبح بالإمكان مقارنة البيانات في الوقت الفعلي بين كل المخازن، مما جعل كل شيء يسير في توافق تام.

كان حساب التكاليف الاستيرادية وتوزيعها يمثل تحديًا كبيرًا في الماضي، لكن مع “إدارة”، أصبح من السهل التعامل مع العملات الأجنبية بشكل دقيق.

وعندما يتعلق الأمر بالصلاحيات، فقد قدم “إدارة” حلًا واضحًا بتحديد الصلاحيات لكل موظف وفقًا لدوره، مما ساعد على زيادة الأمان في التعامل مع البيانات الحساسة.

وفي الوقت ذاته، أصبح بإمكان الفريق الآن متابعة تقييم المخزون بدقة أكبر، فقد تم ترتيب الأصناف في شجرة واضحة وسهلة، وكل صنف أصبح له باركود خاص به، مما قضى على المشاكل المتعلقة بالأصناف المتشابهة، وقلل من الأخطاء البشرية في تحديد الأصناف بشكل كبير.

وعند الحديث عن الحسابات، فالتقارير الختامية، مثل قوائم الدخل والميزانية العامة، أصبحت تُعد بسهولة ودقة، مما أعطى الإدارة صورة واضحة عن الأداء المالي للشركة.

وهنا يتضح أن “إدارة” هو نقطة تحول في تاريخ الشركة، فقد بدأت الأمور تتحسن بشكل مذهل، وتأكد الجميع أن “إدارة” ليس نظامًا محاسبيًا فحسب، بل كان بمثابة خارطة طريق للتقدم والنمو.

وبالتالي، كان النجاح في تلبية الطلبات المتزايدة والارتقاء بتجربة العملاء يمثل أولوية قصوى، لكن الاعتماد على نظام قديم يعتمد على الإدارة اليدوية أعاق تحقيق هذه الأهداف!

وهنا جاء دور “إدارة”، ليكون الحل الأمثل الذي ساعد على تنظيم وإدارة كافة جوانب أعمالهم بفعالية، من الطلبات وحتى العمليات المالية.

نستعرض لك في هذا المقال رحلة “Snuggs Egypt” مع “إدارة” بالتفصيل، فتابع معنا.

بداية “Snuggs Egypt“

بدأت “Snuggs Egypt” كحلم لمجموعة من الشباب الذين قرروا دخول عالم الأزياء بتقديم تصاميم تمنح العملاء شعورًا بالراحة والفخامة في آن واحد.

وبالتركيز على هدفهم، واهتمامهم بالتفاصيل، بدأ فريق “Snuggs Egypt” بتطوير تصاميم مميزة، وفتحوا أولى فروعهم، إضافة إلى إطلاق متجر إلكتروني على شوبيفاي يسهل على العملاء خوض تجربة تسوق سلسة ومريحة.

ومع الوقت، أصبحت “Snuggs Egypt” واحدة من العلامات التجارية التي تميزت في السوق بفضل جودة منتجاتها وابتكارها في التصميم.

لكن مع النمو السريع والتوسع في العمليات، ظهرت بعض التحديات التي تحتاج إلى حلول تقنية لضمان استمرار النجاح والتطور.

“Snuggs Egypt” أمام مفترق الطرق

بينما كانت “Snuggs Egypt” تشق طريقها نحو النجاح، كان الفريق الشاب الذي يقف خلفها يواجه تحديات متزايدة لم تكن في الحسبان، فمع التوسع الكبير في عدد العملاء والطلبات، ظهرت عدة مشاكل في سير العمليات اليومية.

فتخيل أنك مدير العمليات في “Snuggs Egypt”، ومع كل طلب يأتي من الموقع الإلكتروني، تحتاج أنت وفريقك إلى إدخال بياناته يدويًا على النظام، فماذا ستفعل عند زيادة عدد الطلبات؟
بالطبع ستستهلك هذه المهمة وقتًا وجهدًا كبيرًا، وهذا التأخير سيؤثر على سرعة تنفيذ الأوردرات ويعطل تدفق العمليات بشكل عام.

ومع مرور الوقت، كانت المهام اليومية تتراكم، والطاقة البشرية تنفد، والكل يشعر أن العملية تخرج عن السيطرة.

لكن التحدي الأكبر لم يكن هنا! فالتحدي الحقيقي يتمثل في متابعة العمليات المعقدة التي تمتد من المخازن إلى المبيعات، مرورًا بصرف البضاعة، ووصولًا إلى التوصيل.

إذ كان من المستحيل أن يواكب الفريق جميع العمليات في وقت واحد، فبينما تسير بعض الأمور بسلاسة، يظهر خلل آخر. وكلما يتم طلب منتج، يتعين على الفريق التحقق يدويًا من المخزون في كل فرع، ثم تنسيق عملية التوصيل بما يتناسب مع كل طلب.

وهنا يتضح أن كل خطوة تعتمد على التنسيق اليدوي، ما يجعلها عرضة للأخطاء. وكلما زاد حجم الطلبات، زاد تعقيد الأمور.

ولا تنتهي القصة هنا، بل كانت هناك تحديات أخرى تتعلق بمتابعة رصيد الخامات وحسابات المصانع، فالفريق يسعى جاهدًا للحفاظ على توازن دقيق بين المخزون والمتطلبات الإنتاجية. لكن في الواقع، كانت عملية الجرد واحتساب الكميات تحتاج إلى وقت وجهد إضافي.

وفي ظل غياب الربط التكاملي بين الفروع والمخازن، والموقع الإلكتروني، كانت البيانات غير دقيقة، ما أثر في سير عملية التصنيع الخارجي بشكل كبير.

ومع تزايد التحديات، اتضح أن “Snuggs Egypt” بحاجة إلى حل يعيد تنظيم كل هذه العمليات المعقدة، وهنا جاء دور “إدارة”.

فـ “إدارة” هو الإجابة التي طالما بحثوا عنها، ليتمكنوا من الربط بين الفروع، والمخازن، والموقع الإلكتروني في مكان واحد، ومن ثم متابعة العمليات بسهولة وبدقة.

مرحلة جديدة في رحلة “Snuggs Egypt”

بعد تعرف مسؤولي “Snuggs Egypt” على إمكانيات “إدارة“، قرروا التواصل مع فريق الدعم الفني للاستفادة من جاهزية البرنامج للتكامل مع شوبيفاي وتلبية احتياجاتهم المتزايدة بسرعة، فالهدف الأساسي في البداية كان الربط بين “إدارة” وشوبيفاي لتسهيل إدارة الطلبات وتحسين الكفاءة.

وسرعان ما بدأ دمج “إدارة” في عمليات “Snuggs Egypt”، وبدأت التحولات الجذرية في طريقة العمل، إذ أصبح كل شيء أسهل وأكثر تنظيمًا بفضل خصائص “إدارة” التي ظهرت نتائجها سريعًا.

وأحد الحلول الرئيسية كان في متابعة رصيد الخامات. فبدلاً من التعامل مع تحديثات يدوية بطيئة وغير دقيقة، أصبح “إدارة” يراقب تلقائيًا مستوى الخامات في المخازن، وكلما وصلت خامات جديدة من المصانع، يتم تحديث الرصيد في الوقت الفعلي، مما أتاح للفريق القدرة على متابعة ما يحتاجونه من مواد بسرعة ودقة، دون الحاجة للانتظار أو القلق بشأن نقص المخزون.

وفيما يتعلق بجرد المنتجات النهائية، أصبح كل شيء يحدث بشكل آلي، فالعملية اليدوية التي كانت تستغرق وقتًا طويلًا ومجهودًا كبيرًا تم استبدالها بآلية دقيقة تضمن تحديث الكميات بشكل مستمر.

أما فيما يخص المبيعات، فقد أصبحت المزامنة بين موقع “Snuggs Egypt” الإلكتروني والفروع في غاية السلاسة. لم تعد البيانات تُدخل يدويًا، بل أصبح كل طلب على المتجر يُنقل تلقائيًا إلى النظام.

كما تم ربط نقاط البيع في الفروع بنفس النظام، مما جعل متابعة المبيعات في أي مكان تتم بسهولة وشفافية.

بالنسبة لمتابعة العمليات الأخرى مثل صرف البضاعة والتوصيل، فقد وفر “إدارة” المراقبة اللحظية. فكل عملية بيع، من لحظة إتمامها حتى لحظة التسليم، تتم مراقبتها في “إدارة”. أصبح الفريق الآن قادرًا على متابعة كل طلب بعناية، والتأكد من التوصيل في الوقت المحدد دون أي تأخير.

حتى حجز الأصناف أصبح أكثر كفاءة. كان الفريق في السابق يواجه مشكلة في حجز المنتجات للعملاء بسبب ازدواجية العمليات وتضارب البيانات، لكن الآن، مع “إدارة”، يتم حجز الأصناف بشكل تلقائي بمجرد إتمام الطلب، مما يضمن أن كل عميل يحصل على ما طلبه بدون تأخير أو نقص.

تمكن فريق “Snuggs Egypt” أيضًا من ربط نظام “إدارة” مع منظومة الإيصال الإلكتروني، مما جعل توثيق المعاملات أسهل وأكثر أمانًا. كل عملية بيع يتم تسجيلها بشكل فوري، ومن ثم إرسال إيصال إلكتروني لمنظومة الإيصال، مما جعل إدارة المعاملات أكثر مرونة وشفافية.

علاوة على ذلك، تم إضافة ميزة رقم الهاتف الخاص بمستلم الطلب، حيث يمكن للعملاء إدخال الرقم أثناء إدخال عنوان التوصيل. هذا التحسين جعل عملية التوصيل أكثر دقة، إذ أصبح من السهل التواصل مع المستلم في حال حدوث أي مشكلة أثناء التوصيل.

بفضل هذه الحلول، أصبح فريق “Snuggs Egypt” أكثر كفاءة في إدارة العمليات اليومية. أصبح النظام يتيح لهم متابعة المبيعات، المخزون، عمليات التوصيل، والحسابات مع المصانع في الوقت الفعلي، مما سمح لهم بالتركيز أكثر على التوسع والنمو.

ومن ثم، تمكنت “Snuggs Egypt” من تجاوز جميع التحديات التشغيلية وتحقيق مستوى جديد من الكفاءة والنمو. من خلال ربط العمليات وتسهيل المهام اليومية، وأصبح الفريق قادرًا على التركيز على تطوير أعمالهم وتحقيق أهدافهم بسهولة أكبر.

اليوم، تواصل “Snuggs Egypt” رحلتها الناجحة نحو المستقبل، مدعومة بنظام محاسبي سحابي يواكب طموحاتها، ويوفر لها كل الأدوات اللازمة للتوسع والازدهار.

كل يوم، بعد انتهاء الدراسة، يتوجه إلى حديقة قريبة، حيث يركض ويتمرن مع أصدقائه، يراهنون على من يستطيع تسجيل أكثر عدد من الأهداف. لكن يوسف كان يعلم أن حلمه لا يمكن أن يتحقق فقط من خلال اللعب هكذا.

وهنا أتى دور أكاديمية “رايت تو دريم” المعروفة بتقديم فرص استثنائية للشباب، تجمع بين التدريب الرياضي والتعليم الأكاديمي.

والتي شاهد أحد كشافيها يوسف وهو يلعب كرة القدم ذات مرة، فقرر أن يمنحه الفرصة ليصبح رياضيًا متميزًا، وشخصًا مؤهلًا لمواجهة تحديات المستقبل.

لكن الصورة الظاهرة للأكاديمية كانت تخفي وراءها تحديات داخلية لم تكن واضحة!

بداية أكاديمية “رايت تو دريم” في مصر

تأسست أكاديمية “رايت تو دريم” بهدف تقديم مفهوم جديد للتميز من خلال كرة القدم. بدأت رحلتها في غانا، حيث أطلق توم فيرنون -أحد كشافة نادي مانشستر يونايتد- أكاديمية صغيرة تهدف إلى توفير فرص عادلة للمواهب الشابة.

ومع مرور الوقت، توسعت الرؤية لتصل إلى مصر عبر شراكة مع مجموعة منصور، التي ضخت استثمارات ضخمة في إطلاق أكاديمية جديدة.

تجمع الأكاديمية بين كرة القدم والتعليم، إذ تركز على تطوير المهارات الشخصية والقيادية لدى اللاعبين، وخلق بيئة شاملة تسمح للطلاب الرياضيين بالنمو والتطور، سواء داخل الملعب أو خارجه، مما يعكس التزامها العميق بمساعدتهم في تحقيق أحلامهم، وأن يصبحوا قادة في مجتمعاتهم.

وبالرغم من انبهار الجميع برؤية الأكاديمية الجديدة، إلا أنها كانت تمر ببعض التحديات التي من شأنها أن تعيق تحقيق أهدافها.

تحديات مرت بها الأكاديمية

بالنظر إلى قسم المشتريات، نجد أن كل طلب شراء يتنقل بين صناديق البريد الإلكتروني مراتٍ عديدة.
يجلس الموظفون أمام شاشاتهم، يرسل أحدهم طلب شراء لمستلزمات التدريب، أو طلب لشراء الطعام والمشروبات، ولكن بعد مرور يومين، نجده لا يزال ينتظر الموافقة!

فالطلبات تمر أولاً على مدير القسم، لمراجعتها والموافقة عليها بشكل مبدئي، ثم تُرسل إلى مدير الموارد البشرية للحصول على الموافقة النهائية.

وهنا تتعالى أصوات الاستفسارات والأسئلة بشأن التأخير الذي لم يكن مجرد إزعاج، بل كان يؤثر على قدرة الأكاديمية في الحصول على المستلزمات في الوقت المناسب، مما يضع عقبات في طريق التطوير.

أما عن المخازن، فإدارتها تمثل تحديًا آخر، إذ تتراكم الأدوات والمستلزمات بلا نظام، فبمجرد أن يدخل أحد الموظفين إلى المخزن يجد نفسه محاطًا بأرفف مليئة بالصناديق المتراكمة، مما يشعره بنوع من الفوضى.

لكن المشكلة ليست في الفوضى فقط؛ بل كان صناع القرار يعانون من عدم القدرة على تتبع احتياجاتهم من الأدوات بشكل دقيق، مما يجعل من الصعب تحديد ما ينقص الأكاديمية أو ما تحتاجه من مستلزمات.

إضافةً إلى ذلك، لم يكن هناك أي نظام يُمَكن الموظفين من تتبع المخزون بفاعلية، مما جعلهم غير قادرين على معرفة الكميات المتوفرة أو ما يحتاجون لإعادة طلبه.

ومع كل هذه التحديات المتراكمة، أصبح من الواضح أن الأكاديمية في حاجة ماسة إلى نظام محاسبي متكامل، يساعدها في إدارة المشتريات والمخازن بشكل أكثر فاعلية. فقد كان الحل يتطلب رؤية شاملة، تدعم أهداف الأكاديمية، وتجعل من الأحلام واقعًا ملموسًا.

العثور على الحل المثالي

وسط كل تلك التحديات التي أرهقت الفريق الإداري في أكاديمية “رايت تو دريم”، بدأ الحديث بهدوء عن حلول فعالة. وأخذ هذا الحديث شكلًا أكثر جدية عندما علم أ. مينا، مدير المشتريات، وأ. تامر، مدير المخازن، ببرنامج “إدارة“.

ومن ثم، جلس الفريق مع ممثلي “إدارة”، يتحدثون، ويستمعون، ويطرحون الأسئلة، لفهم كيف يمكن لـ “إدارة” معالجة التحديات التي تراكمت عبر السنوات.

وما إن انتهت الجلسة الأولى، حتى تأكد الفريق في “رايت تو دريم” أنهم قد وجدوا أخيرًا الحل الذي طالما بحثوا عنه.

“إدارة” يتغلب على التحديات

تعَّرف فريق “إدارة” على طبيعة العمل اليومية في الأكاديمية، واحتياجات كل قسم، بدءًا من المشتريات، ووصولاً إلى المخازن والأصول الثابتة.

ومن هنا فلم تعد هناك حاجة للبحث في عشرات الملفات أو تبادل الرسائل بين أعضاء الفريق لإيجاد معلومة بسيطة، فضغطة زر واحدة تستطيع استخراج تقرير شامل لجميع التفاصيل من إيرادات، ومصروفات، وما إلى ذلك، مما مكّن الأكاديمية من اتخاذ قرارات مالية دقيقة.

أما عن قسم المشتريات، فلم يعد الأمر يتطلب إرسال الإيميلات وانتظار الردود التي كانت تتأخر بسبب عدم متابعة الجميع للبريد الإلكتروني، إذ أصبحت الموافقة تتم بشكل فوري ومباشر عبر النظام.

إلى جانب ذلك، أضاف “إدارة” ميزة التصديقات على مستويات بناءً على قيمة الطلب، فإذا كانت القيمة أقل من رقم معين، يكفي أن يوافق عليها مدير المشتريات فقط، أما إذا تجاوزت هذا الحد، فلا بد من موافقة مدير الموارد البشرية أيضًا.

وبالتالي، قلل “إدارة” من التأخير في الموافقات، وساعد في توفير الوقت والجهد، إذ أصبح من السهل تتبع جميع طلبات الشراء ومتابعتها بشكل دقيق، مما أتاح للأكاديمية تلبية احتياجاتها بسرعة وكفاءة.

وبالحديث عن المخازن، فقد سجل فريق “إدارة” جميع الأصناف، إذ أصبحت لكل أداة ومعدة بيانات على النظام، مما أتاح للفريق تتبع احتياجات الأكاديمية بسهولة، ولم يعد هناك مجال للتخمين، أو القلق حول نقص المواد، فقد أصبح كل شيء موثقًا في النظام، بل وتمكن فريق المخازن من وضع خطط شراء استباقية بناءً على تحليلات دقيقة للبيانات.

كل تلك التغييرات لم تحدث بين ليلة وضحاها. فقد تطلب الأمر تدريبًا دقيقًا ومتواصلًا لفريق الأكاديمية، الذي لم يكن لأغلب أعضائه خلفية عن برامج الـ ERP من قبل.

اجتمع مشغلو “إدارة” مع فريق الأكاديمية في قاعة التدريب بمدينة بادية “بالم هيلز”، وأمامهم شاشاتهم، إذ بدأت الجلسات بتقديم شرح مفصل لخصائص البرنامج وكيفية استخدامها.

وبالرغم من اختلاف الثقافات، نجح فريق التدريب في بناء جسور من التواصل والتعاون، حتى تمكن الجميع من استيعاب النظام وتطبيقه بكفاءة.

وتدريجيًا، بدأ الفريق يعتاد على استخدام “إدارة”، إلى أن أصبح البرنامج جزءًا لا يتجزأ من سير العمل.

وهنا تغيرت طريقة إدارة الأكاديمية بشكل جذري، فلم تعد التحديات الإدارية تعرقل العمل اليومي، وأصبح بالإمكان تنظيم المشتريات، وإدارة المخازن بكفاءة وشفافية.

فما بدأ كتحديات داخلية معقدة تحول إلى فرص للنمو والتطور. وبفضل الشراكة مع “إدارة”، تمكنت الأكاديمية من تحسين أدائها الإداري، مما سمح لها بالتركيز الكامل على رسالتها الأساسية: تنمية المواهب الشابة وتمكينها من تحقيق أحلامها.

واليوم، تعد “رايت تو دريم” نموذجًا يحتذى به في كيفية إدارة المجتمعات الرياضية بفعالية، حيث التوازن المثالي بين الرياضة، التعليم، والتنظيم الإداري الفعّال.

وكلما تجول في الفرع، ازداد إعجابه بالخدمة المتميزة التي يتلقاها من الفريق، الذين لم يدخروا جهدًا في تلبية احتياجاته باحترافية.

ولكن ما لم يكن يعرفه أن هناك منظومة كبيرة تعمل على قدم وساق لتحقيق ذلك، ويمثل وجود “إدارة” عاملًا هامًا في تسهيل عمليات “سويتش بلس”، وتحسين تجربة العملاء.

لنتعرف بالتفصيل على قصة “سويتش بلس” مع “إدارة” 

“سويتش بلس”: رائدة Apple في مصر

“سويتش بلس” هي أكبر وأول مركز لبيع منتجات Apple Premium، وهي إحدى الشركات التابعة حاليًا للصافي جروب في مصر. 

فقد تأسست في عام 1998، وتضم 15 فرعًا في جميع أنحاء مصر، بالإضافة إلى متجر إلكتروني يوفر تجربة تسوق سهلة ومرنة للمستخدمين. 

تضم الشركة أيضًا فريق عمل يتألف من 250 موظفًا متخصصًا لتقديم أفضل منتجات Apple للسوق المصري من خلال التركيز على العملاء والتكنولوجيا المبتكرة، وتقديم حلول متكاملة لكل من الأفراد والشركات عبر قنوات البيع.

لكن طريق الوصول إلى هذا المستوى من النجاح لم يكن ممهدًا في بداية الأمر!

تحديات في طريق “سويتش بلس”

دعنا نخبرك أولًا أن تجارة مثل تجارة الهواتف الذكية وملحقاتها تتطلب الكثير من الدقة في التعامل مع الأصناف بداية من تسجيل بياناتها -على رأسها الرقم التسلسلي-، مرورًا بعمليات البيع، والارتجاع، وطلب الأصناف مرة أخرى. 

لكن إتمام تلك العمليات لم يكن بالسلاسة التي تتخيلها، فالبرنامج المستخدم غير قادر على استيعاب هذا الكم من البيانات، مما يعني صعوبة في إدارة المخزون. 

الأمر الذي يزداد صعوبة بالتزامن مع افتتاح فروع جديدة. 

وعند الحديث عن قسم الحسابات نجد تحديًا جديدًا، فالقائمون على العمل غير قادرين على تتبع مبيعات الأصناف، نظرًا لعدم وجود بيانات دقيقة، ومن ثم لم تكن هناك رؤية واضحة عن الوضع المالي للشركة.

وفي ظل تلك التحديات، بدأ تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في مصر، واحتاج “سويتش بلس” إلى الانضمام إلى تلك المنظومة والامتثال لضوابطها خلال فترة زمنية محددة، ولأن الشركة تتعامل مع B2B و B2C فقد احتاجت إلى إصدار الفواتير والإيصالات الإلكترونية أيضًا.

هنا تأكد صناع القرار في “سويتش بلس” أنهم بحاجة إلى نظام متكامل يدعم أجهزة Mac يستطيع استيعاب هذا الكم الهائل من البيانات، ويدعم الربط التكاملي مع المتجر، ويساعدهم على الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية. 

“إدارة” في مواجهة تحديات “سويتش بلس”

تعرَّف صناع القرار في “سويتش بلس” على “إدارة” في سبتمبر 2018، وما أن اجتمع فريق “إدارة” معهم موضحًا الخصائص التي يوفرها البرنامج بداية من إدارة كل ما يخص أقسام الشركة من مخازن، ومبيعات، ومشتريات، وحسابات، وما إلى ذلك، مرورًا بالربط التكاملي مع جميع الجهات المطلوبة حتى أدرك صناع القرار أن “إدارة” هو الحل الأمثل لإدارة العمليات. 

ومن ثم بدأ الفريق العمل على قدم وساق لنقل جميع بيانات الأصناف على “إدارة”، وإنشاء التصنيفات، وإضافة الأرقام التسلسلية لكل صنف، وبمجرد الانتهاء من تلك الخطوة بدأت مرحلة التدريب على البرنامج، والتي لم تستغرق طويلًا. 

فـ “إدارة” يوفر واجهة مستخدم سهلة، ولا يحتاج إلى تدريب مكثف لبدء العمل عليه. 

إلى جانب ذلك، ركز فريق “إدارة” على إتمام الربط التكاملي المطلوب، بداية من الربط مع مصلحة الضرائب ومتابعة تكويد الأصناف، وقبول أكوادها على البورتال، للتمكن من إصدار الفواتير والإيصالات الإلكترونية المتوافقة مع الهيئة. ، مرورًا بالربط التكاملي بين “إدارة” والأنظمة المستخدمة في المولات، حتى يستطيع المسؤولون من تتبع نسب الأرباح وحجم المبيعات. . 

لم تتوقف متطلبات الربط التكاملي عند هذا الحد، إذ احتاج فريق التسويق في “سويتش بلس” إلى إرسال رسائل SMS إلى العملاء سواء فور إتمام أي عملية شراء جديدة، أو عند وجود عروض مناسبة لهم، وبالفعل نفذ فريق “إدارة” ذلك باحترافية. 

إلى جانب ذلك، احتاجت “سويتش بلس” إلى توفير أكثر من طريقة دفع لتسهيل عملية البيع، وبالفعل أتاح “إدارة” ذلك. 

وبالتالي استطاع “إدارة” تغيير قواعد اللعبة داخل فروع “سويتش بلس”، فقد تغلب على جميع التحديات التي كانت تؤرق صناع القرار، ووفر العديد من الخصائص التي نقلت العمل إلى مستوى جديد من الاحترافية. 

لم تنتهِ قصتنا مع “سويتش بلس”، بل لا زال فريق “إدارة” يبذل قصارى جهده لتوفير جميع ما يحتاجه صناع القرار، لاستكمال رحلة توسعات “سويتش بلس” في مصر. 

ولا زالنا أيضًا نسعى إلى تسطير قصص نجاح جديدة مع جميع عملائنا. 

يبدأ الفريق في عرض الحلول، فيقترح أحدهم تركيب كاميرات مراقبة، ويرشح ماركة Dahua، ويشير الآخر إلى أهمية تركيب جهاز إنذار ضد السرقات، مرشحًا IMOU. 

أما الثالث فيقترح تركيب بوابات إلكترونية، لتأمين المداخل الرئيسة للشركة، ويؤكد أن ماركة FAAC ستكون خيارًا مثاليًا. ينتهي الاجتماع بالموافقة على تلك الاقتراحات، لكن ترهقك فكرة التعاقد مع 3 شركات لتعزيز أمن شركتك. 

وتأتي خطوة التنفيذ، لتكتشف أن تلك الماركات تحتضنها “عرب سكيورتي جروب“، فهي شريك لأكبر موردي الأنظمة الأمنية في العالم لمنطقة الشرق الأوسط.

لكن نجاح تلك الشركة لم يكن محض الصدفة، وكأي شركة تسعى للتميز في مجال كاميرات المراقبة والأنظمة الأمنية، فإن الاهتمام بأنواع الأنظمة المتعددة، وتتبع أرقامها التسلسلية، وغيرها هو أمر غاية في الأهمية، وكان “إدارة” هو الخيار الأمثل.

لنتعرف على تفاصيل رحلة “عرب سكيورتي جروب” مع “إدارة”.

خطوة نحو الريادة في الأنظمة الأمنية

عرب سكيوريتي هي شركة متخصصة في مجال الأنظمة الأمنية، وهي الشركة الرائدة في الشرق الأوسط في توريد وتركيب الأنظمة الأمنية المتكاملة، فهي الوكيل المعتمد لعدد من الشركات الكبري في هذا المجال، إذ تمتلك:

• توكيل Dahua 
• توكيل FAAC
• توكيل IMOU
• توكيل Western Digital 
• توكيل ITC
• توكيل Schneider Electric

إلى جانب ذلك، فهي تلبي متطلبات الجهات الحكومية، حيث اختارت وزارة الداخلية المصرية عرب سكيورتي لتقديم حلول متقدمة في مجال السلامة المرورية والمراقبة والرادار في مصر. 

وضعت عرب سكيورتي التميز نصب أعينها، فهدفها الأساسي هو الوصول إلى المستوى الدولي بتقديم أعلى جودة في التنفيذ

ويومًا بعد يوم يتوسع نشاط عرب سكيورتي، ففي خلال 10 سنوات تم تأسيس عدد من الفروع في أكثر من دولة عربية مثل جمهورية مصر العربية، والمملكة العربية السعودية، وبهذا تعد من أوائل الشركات التي طورت أنظمة الأمن في الوطن العربي.

تميزت عرب سكيورتي بتقديم خدماتها إلى عدد من العملاء في مصر مثل: بنك التعمير والإسكان، وجامعة مصر للعلوم والتكنولوجيا، وهايبر ون، إلى جانب عقدها شراكات مع Western Digital و Schneider Electric.

ورغم هذه النجاحات إلا أن الطريق لم يكن ممهدًا أمام عرب سكيورتي، فقد واجهت عدد من الصعوبات التي أوشكت أن توقف عجلة النجاح.

عقبات على الطريق

تجلس في حجرة المكتب، تحاول ترتيب الأوراق المتناثرة على مكتبك، وعقلك مشغول بكيفية مراجعة هذا الكم من البيانات للإلمام بمستجدات العمل، فأنت لا تعلم شيئًا عن حركة الأصناف منذ الأسبوع الماضي. 

تفكر فيما ستفعله مع بقية بيانات الفروع. تلمح الساعة، وتدرك أن الوقت لا ينتظر.

هنا تتلقى اتصالًا هاتفيًا من مشرف المخزون يخبرك أنه يواجه عدة تحديات في توفير الأصناف التي يحتاج إليها المشروع الحالي حتى الانتهاء منه، إلى جانب صعوبة حصر جميع عمليات الشحن والتركيب التي تتم في كل مشروع على حدة، وفي النهاية تحديد التكلفة الخاصة بذلك.

تحاول جاهدًا أن تجد بعض الحلول لمشكلته، لكن تدرك تمامًا أن الحل يكاد يكون مستحيلًا في ظل وجود النظام الورقي، والذي يعتمد كليًا على العامل البشري، لكن تعده أنك ستحاول مجددًا. 

تنتهي المحادثة الهاتفية، ليدق الباب، ويدخل مسؤول الاستيراد، ليخبرك بالخطأ الذي حدث في حساب التكاليف الاستيرادية للمشروع السابق، مما ترتب عليه عدم الحصول على أي ربحية!  

هذا ليس مشهدًا سينمائيًا، لكنه جزء فقط مما كان يعانيه المسؤولون والموظفون في عرب سكيورتي في فترة الاعتماد على الأوراق والعامل البشري فقط في إدارة العمل. 

لكن مع كثرة التحديات التي واجهتهم بدأ صناع القرار في البحث عن برنامج محاسبي يمكنه استيعاب أقسام وفروع الشركة، ويتمتع بمستوى عالٍ من أمان البيانات، وبعد رحلة من البحث وقع الاختيار على “إدارة” ليبدأ فصل جديد من القصة. 

التعاون بين “إدارة” وعرب سكيورتي

بدأ تكاتف “إدارة” مع عرب سكيورتي في نوفمبر عام 2016، وكان ذلك خلال فترة التوسعات، وهنا بدأ فريق “إدارة” في تسجيل المنتجات على النظام، وحصر الأعداد الموجودة بالمخازن، وضبط الأرقام التسلسلية (Serial Number) لجميع الأصناف، بالإضافة إلى تسجيل التكاليف الاستيرادية بدقة. 

وفي غضون بضعة أسابيع بدأ التشغيل الفعلي لـ “إدارة”، لتزول التحديات التي كانت تعيق عمل المسؤولين والموظفين, 

إذ أصبح بإمكان المسؤول متابعة مستجدات العمل بجميع الفروع من مكان مركزي واحد دون الحاجة إلى انتظار استلام البيانات من كل فرع على حدة، أو الغرق في دوامة الأوراق المتناثرة التي تحتاج إلى المزيد من الوقت لترتيبها، والتأكد من دقة بياناتها. 

وبالتالي لم يعد هناك ما يعيق التتبع اللحظي لسير العمل. 

بجانب ذلك، فقد ساعد “إدارة” على التعامل مع تغيرات الدورية للأسعار بمرونة، إذ مكَّن الموظفين من تحديث الأسعار بشكل مركزي. 

وعن المخازن، فقد سهل البرنامج إدارة المخزون باستخدام الأرقام التسلسلية، مما مكَّن الموظفين من تتبع الأصناف المتاحة، وترتب على ذلك تحسين إدارة المبيعات والمشتريات، والمشاريع. 

أما عن حساب التكاليف الاستيرادية فأصبح يتم بسهولة من خلال “إدارة” بفضل خاصية تعدد العملات، مما ساهم بشكل كبير في التغلب على أخطاء الحسابات التي كانت تكلف الشركة الكثير. 

لم يقف دور “إدارة” عند هذا الحد، فقد حسن البرنامج إدارة المبيعات، فمن خلاله أصبحت دورة التصديقات تُنفذ بشكل سلس.

وأصبح التعامل مع عروض الأسعار وتقديمها للعملاء مختلفًا تمامًا عن الفترة السابقة، ومن ثم تمكنت عرب سكيورتي من جذب انتباه العملاء لها من خلال خاصية تقديم عروض الأسعار.

فصل جديد يبدأ

بالانتقال إلى “إدارة”، تبدأ عرب سكيورتي فصلاً جديدًا في مسيرتها نحو الريادة في مجال الأنظمة الأمنية. فالتحول الذي حدث لم يكن مجرد تغيير في الطريقة التقليدية لإدارة الأعمال، بل كان تحولًا جذريًا في كفاءة العمل وسلاسة العمليات.

ومن ثم، سمح “إدارة” لفريق عرب سكيورتي بالتركيز على تقديم الخدمات وتحسين جودتها، دون أن يكونوا مكبلين بعبء الأعمال الإدارية.

ومع استمرار التطور والتحسين، يظل الجهد المشترك بين “إدارة” وعرب سكيورتي عاملًا مهمًا في قصة النجاح.

خطوة جديدة نحو عالم الهواتف الذكية 

في مصر، وفي وقت تهيمن فيه العلامات التجارية الكبيرة على عالم الهواتف الذكية، اتخذ مسؤولي مجموعة الصافي قرار الحصول على توكيل شاومي من الصين، بهدف تعزيز مكانة الصافي في قطاع التكنولوجيا. 

وبالفعل اتخذت “الصافي جروب” عدة خطوات في هذا الاتجاه، إلى أن أصبحت الموزع الحصري والوحيد للعلامة التجارية الصينية “Xiaomi” في السوق المصري. 

تعاونت “الصافي جروب” بشكل جيد مع فريق شاومي، ورغم أن معايير شاومي لبناء شعبية في مصر كانت صعبة، وتستلزم تنفيذ فروع بمواصفات معينة حتى تُمَتع العميل بتجربة شراء متطابقة في كل فروع “شاومي” حول العالم. إلا أن “الصافي جروب” استطاعت تحقيقها بجدارة، وما أن تم افتتاح أول فرع حتى توالت الكثير من الافتتاحات.

وحاليًا، أصبح لدى “الصافي جروب” أكثر من 70 متجرًا من Mi Home، إذ توزع المجموعة المتكاملة لمنتجات Xiaomi بما في ذلك:

• الهواتف المحمولة
• أنظمة الأمن المنزلي
• الأجهزة المنزلية 
• الإلكترونيات

تحديات تؤرق الصافي جروب

مع بداية ظهور الفكرة، وطرح الأوراق والكيفية لتواجد شاومي في السوق المصري تجلت أمام الصافي عدة تحديات يجب التغلب عليها.

بداية من رؤية التوسعات التي تتطلع إليها “شاومي” بوجه عام، والتحدي الأكبر هنا كان في صعوبة التخطيط لافتتاح فروع ممتدة، فالهدف هو الانتشار بشكل واسع ومكثف، مع مراعاة إدارة الفروع بفاعلية، والسيطرة على كافة البيانات، وسهولة وسرعة الوصول إليها ومتابعتها.

لكن الجزء الثاني من الهدف كان غير قابل للتحقيق في ظل عدم وجود نظام مركزي يربط الفروع ببعضها، مما يعني أن صناع القرار سيكونون بحاجة إلى زيارة فعلية لكل فرع على حدة لمتابعة مستجداته، ولا يمكنهم مراجعة بيانات الفروع من مكان واحد. 

الأمر الذي يبعد تمام البعد عن طريق تحقيق الإدارة الفعالة!

إلى جانب ذلك، كان لزامًا على “الصافي جروب” التفكير جديًا في كيفية التعامل مع الإصدارات الجديدة من الهواتف الذكية والكم الهائل من البيانات. 

فـ “شاومي” تُطلق العديد من الإصدارات الجديدة في فترات متقاربة جدًا، إلى جانب أنها تضيف لكل منتج رقم تسلسلي (Serial Number) سواء كان هاتف محمول أو أية اكسسوارات متعلقة بالهواتف الذكية، وبالتالي فـ “الصافي جروب” تحتاج إلى نظام يسهل التعامل مع تلك البيانات.

فكيف سيتثنى لها تسجيل الإصدارات الجديدة بأنواعها، وألوانها، وملحقاتها، وإدارة المبيعات، والمرتجعات، والخصومات، ومتابعة الأرصدة بشكل يدوي تمامًا؟ هل ستكون هناك فرصة للتحدث عن سرعة العمليات وتجنب الأخطاء لا سيما في وقت الذروة؟ 

وماذا عن مستوى رضا العملاء إذًا؟! لك أن تترك الأمر لخيالك. 

إذًا، فلا بد من توفير حل برمجي يخفف من تلك الأعباء، بشرط أن تكون لديه القدرة على الربط التكاملي مع البرنامج المستخدم في مول سيتي ستارز، وجميع المولات التي ستتواجد بها فروع MI Home، حتى تتمكن إدارة المولات من مراجعة مبيعات الفروع.  

التعرف على “إدارة”

بالفعل بدأ أ. وسام صبحي – المدير التنفيذي لشركة MI Home عملية البحث عن أفضل برنامج يتولى تلك المسؤولية، وظل البحث قائمًا إلى أن وقع الاختيار على “إدارة“. 

وحينئذ ظهر “إدارة” ليغير قواعد اللعبة، ويساعد “الصافي جروب” على تحقيق رؤية “شاومي” في مصر، وافتتاح المزيد من الفروع. 

لم يستغرق الأمر سوى بضعة أسابيع لنقل بيانات الفرع الرئيسي إلى “إدارة” والتشغيل الفعلي للبرنامج، وهنا كانت المحطة الفارقة في رحلة “الصافي جروب” مع “شاومي” في مصر. 

إذ فُتحت الفرصة مرة أخرى لقرارات التوسع الصائبة، واستطاع “إدارة” استيعاب الفروع بامتدادها، والتواجد في محافظات مختلفة بانتشار غير مسبوق.

وقد تمت عمليات الافتتاح بمعدل مكثف، ففي بعض الأحيان تفتتح الشركة أكثر من 3 فروع في الشهر الواحد ولم يؤثر عدد الفروع في كفاءة وعمل البرنامج؛ بل على العكس ظهرت مميزات البرنامج كاملة.

مما ساعد المسؤولين على التحكم في كافة العمليات المحاسبية والإدارية، ومكنهم من اتخاذ القرارات بناءً على أرقام دقيقة.

إن الخصائص السحابية لـ “إدارة” ساعدت على استيعاب عدد لا نهائي من الفروع دون التعرض لضغط أو الحاجة إلى توفير أنظمة متعددة بتكاليف باهظة، فيستطيع المسؤول إنشاء حساب للفرع الجديد والعمل عليه مباشرة دون حاجة للانتظار أو إعادة ضبط وتغير في النظام الأساسي، مما وفر وقت وجهد يمكن استغلاله في التحسين الإداري.

وعلى الرغم من الانتشار في المحافظات المختلفة والتوسعات الكبيرة إلا أن ذلك لم يتطلب استقطاع وقت كبير لتدريب العاملين، فقد أكد المسؤولون أن الموظف الجديد يستطيع أن يباشر عمله بعد تعيينه دون الحاجة إلى التدريب المكثف.

إلى جانب ذلك، ساعد “إدارة” أيضًا على استيعاب كافة الأجهزة بملحقاتها المختلفة والمتنوعة، فيستطيع الموظف إدخال البيانات الخاصة بالمنتجات المتوفرة باستخدام الرقم التسلسلي (Serial Number)، إذ تسهل الأرقام التسلسلية العمليات البيعية، وكذلك عمليات الجرد والتحويلات بين الفروع، فأصبحت كل عملية منهم تجري بسهولة.

اختصر “إدارة” أيضًا العديد من العمليات داخل الفروع، فلا حاجة إلى العمل اليدوي المكثف للبيانات، إذ تولى البرنامج إدارة المبيعات، والمشتريات، والمرتجعات، والحسابات، وغيرها، وأصبحت العمليات تتم بشكل أسرع، مما يعني رفع مستوى رضا العملاء عن الخدمة المقدمة. 

بالإضافة إلى ذلك، استطاع “إدارة” ربط جميع قنوات البيع ببعضها في نظام مركزي متكامل، لتحقيق فكرة قنوات البيع الموحدة (Omnichannel). 

وأصبح بإمكان المسؤول الاطلاع على بيانات الأصناف المحدثة لحظيًا -سواء الخاصة بالفروع أو المتجر الإلكتروني- من أي مكان وفي أي وقت دون الحاجة إلى الزيارة الفعلية للفروع. 

وعلى ذكر الربط التكاملي، فقد استطاع صناع القرار في “الصافي” تنفيذ الشرط الذي تضعه إدارة المولات، وتمكنوا من الربط بين “إدارة” وأي برنامج آخر مستخدم في المولات بفعالية. 

لم تتوقف رحلة الربط التكاملي عند هذا الحد، فبالتزامن مع حركة التوسعات أصبح التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية أمرًا إلزاميًا على “الصافي جروب”، وهنا اختصر “إدارة” خطوات الامتثال الضريبي من خلال الربط التكاملي بين البرنامج ومصلحة الضرائب المصرية. 

المزيد من قرارات التوسع 

توسع ممتد وبشكل مكثف، فهذا هو الهدف الرئيس لشركة شاومي للهواتف حتى قبل تواجد أول فرع فعلي لها على الأراضي المصرية، وكان هدف الشركة الأم يتمثل في استكمال سلسلة النجاح المتوالية في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، بإضافة مصر ضمن تلك البلدان التي حققت بها انتشارها ونجاحها.

وقد ساهم “إدارة” في تحقيق هذا الهدف بجدارة من خلال التغلب على التحديات التي كانت تعيق التوسع. 

لم تنتهِ القصة مع شاومي بعد، بل لا زال “إدارة” هو الداعم الأساسي للتوسعات الجديدة في مصر.

وبين تكنولوجيا الحاضر، والرغبة في الحفاظ على الإطار القديم للعمل داخل الفروع عانت “التوحيد والنور” من صراع مستمر مع البونات، فتجربة الشراء المملة بسبب الإجراءات الورقية والتأخير الذي ينشأ منها كانت واقعًا يوميًا للكثيرين.

شكل هذا الواقع تحديًا كبيرًا للعملاء والموظفين، فغياب الأنظمة الرقمية جعلت عملية الشراء مرهقة وغير فعالة، ولكن حينما دخل “إدارة” إلى اللعبة، تغيرت القاعدة تمامًا، وبدأت رحلة التحول الرقمي للتوحيد والنور. 

لنبدأ رحلة داخل فروع التوحيد والنور، ونلقي نظرة على دور “إدارة” في تحسين سير العمل، وتحويل الأيادي التي اعتادت العمل الورقي إلى أيادٍ محترفة تُجيد لغة الشاشات.

صراع الورق والزمن

منذ بضعة أيام وأنت تسجل أسماء المنتجات التي تريد أن تقتنيها هذا الشهر، فقد أعددت قائمة تحتوي على حوالي 13 منتج، وها هو اليوم الذي قررت الذهاب فيه إلى أحد فروع التوحيد والنور. 

يبدو الأمر عاديًا من بعيد، لكن ما إن دخلت الفرع، وحصلت على أول منتج، وانتقلت إلى قسم ثانٍ لتستكمل عملية الشراء تغيرت تلك النظرة تمامًا، فمع كل قسم تشتري منه شيئًا ينشئ لك مسؤول البيع فاتورة جديدة، وتستلم بونًا يحتوى على تفاصيل مشترياتك، لكن بخط لا يفهمه سوى مسؤول الكاشير. 

تتابع عملية الشراء لتجد في النهاية أن لديك 13 ورقة بون يجب تسليمها إلى الكاشير لتتمكن من سداد قيمة المشتريات، ومن ثم استلام المنتجات، فتتوجه مسرعًا إلى الكاشير لأنك قد تأخرت عن موعدك، فالأمر استغرق أكثر مما كنت تتوقع. 

فتُسَلِّم تلك البونات لتتفاجئ أن مسؤول الكاشير هو الآخر يستطيع بالكاد فك شفرة خط البونات! لكن لم يتوقف الأمر عند حاجته إلى فهم المكتوب، فقد بدأ الآن في إعادة تسجيل بيانات البونات في دفتر لديه، يبدو أنك مضطرًا إلى المزيد من الانتظار.

أخيرًا انتهي المسؤول من تسجيل البيانات! تتنفس الصعداء، وتنتظر استلام مشترياتك، لكن لا يوجد نظام مسح (Scanning)، بل لا يوجد باركود على الأصناف من الأساس، فلا وسيلة سوى الصبر لحين مراجعة مشترياتك يدويًا! 

هذه ليست قصة فردية، بل هي مشهد متكرر يعيشه عملاء التوحيد والنور، فالعمل داخل الفروع يعتمد اعتمادًا كليًا على الأوراق والعمليات اليدوية التي تستنزف وقت العملاء والموظفين على حد سواء، لكن لا نخفيك سرًا، قد اعتاد الموظفون على تلك العمليات للدرجة التي جعلت تغييرها أمرًا صعبًا.

على الصعيد الآخر، نجد صناع القرار غارقين وسط كم هائل من الأوراق التي يتعين عليهم مراجعتها للتمكن من تكوين رؤية واضحة عن وضع المخازن، والمبيعات، والمشتريات، والحسابات، وما إلى ذلك.

والحقيقة أن الرؤية الواضحة لن تتحقق بتلك الطريقة حتى بعد مراجعة الأوراق، فالبيانات ليست محدثة، أو دقيقة للاعتماد عليها في اتخاذ قرارات مؤسسة بحجم التوحيد والنور!

وهنا ظهرت الحاجة إلى التحول الرقمي لتسريع سير العمليات، وتوفير رؤية شاملة عن وضع المؤسسة، لكن بشرط أن يتماشى مع تجربة العميل الحالية، فالمطلوب تحسينها لا تغييرها.

وبالفعل بدأت رحلة البحث، واستمرت لحوالي 5 سنين متتالية اختار فيهم صناع القرار عدة أنظمة، ولكنها لم تحقق أي نتيجة! 

وقبل الاستسلام كليًا لتحديات الوضع الحالي ظهر “إدارة” كضوء لامع في نهاية النفق ليغير قواعد اللعبة، ويحقق ما يسعى إليه صناع القرار منذ زمن بعيد.

محطة فارقة في تاريخ التوحيد والنور

بدأت رحلة التوحيد والنور مع “إدارة” في 4 فروع، ومجموعة من المخازن، وبدأ الفريق في تأسيس بيانات الفروع من الصفر بالمعنى الحرفي، فلا توجد بيانات مجمعة ودقيقة يمكن تسجيلها على النظام! 

وهنا عمل فريق “إدارة” على قدم وساق لإدخال بيانات الأصناف، وإنشاء التصنيفات، وإضافة باركود لكل صنف. إلى جانب ضبط الكميات، والأرصدة الافتتاحية، وما إلى ذلك. 

وفي أقل من شهر واحد استطاع فريق “إدارة” تشغيل البرنامج داخل تلك الفروع بشكل فعلي، محاكيًا نفس تجربة الشراء التي اعتاد عليها عملاء التوحيد والنور، ولكن بطريقة سلسة وسريعة. الأمر الذي كاد صناع القرار أن يفقدوا الأمل في تحقيقه خلال السنوات السابقة. 

ومنذ اليوم الأول لتشغيل “إدارة” اتخذ المسؤولون قرار إلغاء العمل بنظام البونات، كي لا يضطر العملاء إلى تجميعها والاحتفاظ بها لحين الانتهاء من عمليات الشراء، فلا توجد جائزة في نهاية اليوم للشخص الذي استطاع تجميع أكبر عدد من البونات!

وهنا كان لزامًا على فريق “إدارة” التفكير في بديل لتلك البونات، وبالفعل جاء الحل الذي ساهم بشكل كبير في تحسين تجربة العميل، فقد أنشأ الفريق بطاقة مطبوعة تُسلم للعميل عند دخوله من باب الفرع، وتسمى بطاقة أمر بيع (SO Card). 

تحتوي تلك البطاقة على رقم الفاتورة الخاصة بالعميل، وبالتالي يستطيع العميل تسليمها لمسؤول البيع في أي قسم لإضافة الأصناف على نفس الفاتورة. 

ومن ثم يتمكن مسؤولو البيع من إضافة أصناف من أقسام متعددة على نفس أمر البيع، بدلًا من إنشاء أمر بيع منفصل لكل قسم، لينتهي الأمر بتسليم البطاقة فقط لمسؤول الكاشير، ليتمكن من مسحها (Scanning)، وتوضيح قيمة الشراء، ومن ثم تسليم المشتريات للعميل. 

الأمر الذي أصبح لا يستغرق سوى ثوانٍ معدودة بعدما كان يتسبب في تعطيل أشغال العملاء أثناء العمل بالبونات، والدفاتر الورقية. 

أما عن الموظفين، فرغم كونهم حديثي عهد بالكمبيوتر داخل الفروع إلا أنهم تأقلموا سريعًا على البرنامج، وأدركوا أن العمليات يمكن إتمامها بسهولة وسرعة في نفس الوقت.

فالشاشات أصبحت مرايا تعكس إنجازاتهم، والعمل من خلال الباركود اختصر عليهم الكثير من الخطوات في رحلتهم اليومية مع العملاء.

يأتي الدور على الحديث عن صناع القرار داخل التوحيد والنور لنجد أن طريقة متابعة الفروع قد تغيرت بنسبة 180 درجة! 

فالفروع الآن مرتبطة ببعضها في نظام مركزي متكامل، والبيانات محدثة بشكل لحظي، وبإمكانهم تتبعها من أي مكان وفي أي وقت.

فصل جديد يبدأ

بالتزامن مع تشغيل “إدارة” طغت ألوان الشاشات والبرمجيات على زخم الأمور في أروقة “التوحيد والنور”، فالأيادي تعلمت لغة الشاشات، ولم يعد هناك مكان للورق في سياق العمل اليومي.

لم تتوقف رحلة التحول الرقمي للتوحيد والنور عند تلك الخطوة، بل امتدت لتصل الآن إلى تعزيز العمل على متجرهم الإلكتروني من خلال إلى إتمام الربط التكاملي بين “إدارة” وشوبيفاي -المنصة التي اعتمدت عليها شركة التوحيد والنور في بناء المتجر-. 

وهنا تتم مزامنة كميات المنتجات وأوامر البيع بين الفروع والمتجر الإلكتروني بشكل لحظي، دون أن يضطر الموظفون إلى إدخال البيانات أكثر من مرة، وبالتالي يستطيع مسؤولو التوحيد والنور إدارة المخزون بطريقة أكثر فعالية. 

وبالتالي ساهم “إدارة” في بدء فصل جديد في قصة نجاح التوحيد والنور، فصل تتجلى فيه سلاسة العمليات داخل الفروع، وتزداد فيه كفاءة وإنتاجية الموظفين.