عبارة تعكس واقعًا لا يمكن إنكاره، فشراء قلم يساعدك في توقيع عقد بملايين الدولارات، ودفع أجرة توصيل طارئة تضمن تسليم مشروع ضروري في موعده.

هذه النفقات البسيطة، المعروفة بالمصروفات النثرية في المحاسبة توجد خلف الكواليس لتسهيل سير العمل، وضمان استمراريته دون أي تعطل. 

ولكن كيف يمكن للشركات إدارتها بكفاءة لتجنب الهدر، وضمان التحكم بها بفعالية؟ نجيب عن هذا السؤال بالتفصيل من خلال المقال. 

ما هي المصروفات النثرية في المحاسبة (Petty Cash)؟

المصروفات النثرية هي مبلغ صغير من المال يتم تخصيصه لتغطية النفقات اليومية أو الصغيرة التي لا يتطلب تسجيلها إصدار شيكات أو تحويلات مصرفية. 

ويهدف هذا الحساب إلى تسهيل التعامل مع المصاريف البسيطة والمتكررة التي لا تستدعي المعالجة بطرق الدفع الرسمية، ومن أمثلتها: 

• دفع ثمن مشروبات (شاي، قهوة، مياه).
• شراء اللوازم المكتبية (أقلام، ورق، …).
• مصاريف إصلاح صغيرة وعاجلة.
• مصاريف الطباعة أو النسخ.
• أجور النقل أو المواصلات.

الفرق بين المصروفات النثرية والمصروفات الكبرى

تتمثل الفروق بين هذين النوعين من المصروفات في: 

القيمة المالية

المصروفات النثرية في المحاسبة هي مصروفات ذات قيمة صغيرة -كما ذكرنا- مقارنة بالمصروفات الكبرى، والهدف منها هو تلبية احتياجات بسيطة لا تُشكل عبئًا كبيرًا على الميزانية.

أما المصروفات الكبرى فغالبًا ما تكون ذات قيمة مالية مرتفعة، وتُشكّل جزءًا كبيرًا من النفقات الرأسمالية للشركة.

طريقة الدفع

تُدفع المصروفات النثرية عادةً نقدًا من صندوق المصروفات النثرية الذي يُدار داخليًا، لتجنب التعقيدات المرتبطة بإصدار الشيكات أو التحويلات البنكية.

لكن على الجانب الآخر نجد أن المصروفات الكبرى تُنفذ عبر وسائل دفع أكثر رسمية مثل الشيكات، التحويلات المصرفية، أو خطط تمويل مخصصة.

معدل التكرار

تضطر الشركة إلى المصروفات النثرية يوميًا أو أسبوعيًا لتغطية احتياجات صغيرة، أما المصروفات الكبرى فهي غير متكررة، وغالبًا تكون مرتبطة بمشروعات أو خطط استثمارية تُنفذ مرة واحدة أو على فترات متباعدة.

التأثير المالي

للمصروفات النثرية تأثير محدود على ميزانية الشركة الإجمالية، إذ تُعد ضمن النفقات التشغيلية الروتينية، أما المصروفات الكبرى فتأثيرها كبير على الميزانية، وتتطلب تخطيطًا مسبقًا.

اقرأ أيضًا: أنواع المصروفات في الشركات التجارية

أهمية الرقابة الداخلية على المصروفات النثرية

تضمن الرقابة الداخلية على المصروفات النثرية الشفافية والكفاءة في إدارة الأموال الصغيرة والمتكررة التي تُصرف يوميًا أو أسبوعيًا. 

منع التلاعب وضمان الشفافية

أحيانًا تصبح المصروفات النثرية في المحاسبة مصدرًا للتلاعب إذا لم تُدار بشكل جيد، لذا يجب الاهتمام بالرقابة الداخلية للتأكد من أن جميع المصروفات النثرية تتم وفقًا للإجراءات المعتمدة، مما يمنع حدوث تلاعب أو استغلال غير مبرر للأموال. 

الحفاظ على التوازن المالي

تساهم الرقابة الداخلية على المصروفات النثرية في مراقبة رصيد الصندوق النثري، وضمان عدم حدوث نقص مفاجئ أو غير مبرر في الأموال المتاحة. 

إلى جانب أنها تضمن دقة التقارير المالية المتعلقة بالمصروفات النثرية، وتعكس الحقيقة بشكل صحيح، مما يحافظ على التوازن المالي للمؤسسة.

ضمان الالتزام بالسياسات

وجود رقابة صارمة يضمن أن جميع الموظفين يتبعون الإجراءات المقررة بشكل صحيح، مما يقلل من فرص الأخطاء أو الإهمال في تنفيذ السياسات المالية.

أنواع أنظمة إدارة المصروفات النثرية

تختلف أنواع أنظمة إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة بناءً على الطريقة التي يتم بها تخصيص وإدارة الأموال الصغيرة والمتكررة في المؤسسة، ونجد: 

نظام الصندوق الثابت

يعتمد هذا النظام على تخصيص مبلغ معين للمصروفات النثرية، وعند صرف جزء من المبلغ، يتم تعويضه بالكامل حتى يعود المبلغ إلى قيمته الأصلية. 

يستخدم هذا النظام بشكل دوري، مثل أسبوعيًا أو شهريًا، ويعتمد على تقديم تقارير مرفقة بالإيصالات عند صرف الأموال، مما يوفر رقابة قوية على النفقات ويساعد في منع التلاعب أو الزيادة في المصروفات، ولكنه يكون محدودًا في حالة حدوث نفقات غير متوقعة.

نظام الصندوق المتغير

في هذا النظام لا تحدد الشركة مبلغًا ثابتًا للمصروفات النثرية، ولكن يتم تحديد المبلغ بناءً على احتياجات المؤسسة الفعلية، مما يوفر مرونة أكبر في تغطية النفقات الطارئة أو غير المتوقعة. 

ومع ذلك، يصعب تتبع النفقات بدقة في هذا النظام، مما يؤدي إلى تجاوز النفقات المخطط لها.

النظام الإلكتروني لإدارة المصروفات النثرية في المحاسبة

يعتمد على استخدام التكنولوجيا أو البرمجيات المحاسبية، إذ يتم تسجيل كل عملية صرف أو استلام تلقائيًا، مما يوفر الكفاءة، ويقلل من الأخطاء البشرية، ويتيح متابعة النفقات بشكل لحظي، لكن يتطلب استثمارًا في البرمجيات وتدريب الموظفين على استخدامها.

نظام الإيصال الفردي

وهنا يتم تقديم إيصالات فردية أو فواتير لكل عملية صرف، ويتطلب النظام موافقة على كل نفقات قبل صرفها، ويستند إلى توثيق كل عملية بإيصال، مما يضمن أن كل عملية صرف تتم بناءً على توجيه مسبق، لكن هذا النظام يتطلب جهدًا إداريًا كبيرًا في متابعة الإيصالات.

كل من هذه الأنظمة له مزاياه وعيوبه، ويعتمد اختيار النظام الأنسب على حجم المؤسسة، ونوع النفقات، ومتطلبات الرقابة.

نظام السلفة المستديمة

يعتمد هذا النظام على منح الموظفين مبلغًا من المال مقدمًا لتغطية المصروفات النثرية المتوقعة خلال فترة معينة، مع تعويض السلفة من مخصصات الشركة عند استهلاكها بالكامل.

وهنا يتم تسجيل جميع النفقات بشكل منتظم، مع تقديم الإيصالات الفردية عند كل عملية صرف أو في نهاية الفترة كجزء من تقرير شامل.

يتميز هذا النظام بالمرونة في تغطية النفقات الطارئة أو العاجلة، إلا أنه قد يتسبب في صعوبة تتبع المبالغ المدفوعة والرقابة عليها إذا لم يتم تطبيق إجراءات تنظيمية فعالة، مثل تقديم تقارير منتظمة مرفقة بالإيصالات أو استخدام أنظمة إلكترونية لتسجيل النفقات وتتبعها.

ويُستخدم هذا النظام بشكل شائع في الشركات التي تتطلب نفقات صغيرة ومتكررة بشكل دوري، ويعتمد نجاحه على وجود نظام رقابي دقيق يضمن عدم تجاوز النفقات المعتمدة.

إجراءات إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة

تتطلب إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة مجموعة من الإجراءات المنظمة لضمان استخدام الأموال بفعالية وكفاءة، وتتمثل تلك الإجراءات في: 

تحديد المبلغ المبدئي للصندوق النثري

تبدأ عملية إدارة المصروفات النثرية بتحديد مبلغ مبدئي للصندوق النثري، ويعتمد هذا المبلغ على حجم النفقات اليومية أو الأسبوعية المتوقعة التي تتطلب الصرف، مثل شراء الأدوات المكتبية أو دفع أجور النقل. 

ويجب تحديد هذا المبلغ بعناية لضمان تلبية احتياجات المؤسسة دون التسبب في تجاوزات مالية.

تعيين المسؤول عن الصندوق النثري

من الضروري تعيين شخص محدد لإدارة الصندوق النثري، وعادة ما يكون هذا الشخص أمين الصندوق أو موظف إداري مختص، ويجب أن يكون على دراية كاملة بالإجراءات والسياسات الخاصة بالصرف، ويتحمل المسؤولية الكاملة عن متابعة عملية الإنفاق، وتقديم التقارير الدقيقة.

عملية صرف الأموال

عند الحاجة إلى صرف أموال من الصندوق، يتعين على الموظفين تقديم طلب رسمي يشمل السبب والمبلغ المطلوب، مع إرفاق الطلب بإيصال أو وثيقة تثبت استخدام المال، مثل: فاتورة أو إشعار دفع، ومن ثم يراجع المسؤول الطلبات للتأكد من صحتها، وملاءمتها مع سياسات المؤسسة.

تسجيل العمليات المالية

يتم تسجيل كل عملية صرف من المصروفات النثرية في دفتر مخصص أو باستخدام أنظمة محاسبية، بهدف متابعة النفقات وضمان التوازن المالي، مما يساعد في توفير سجلات دقيقة يمكن الرجوع إليها.

تقديم تقرير لإعادة تعبئة الصندوق

عندما يقترب الصندوق من النفاد أو يصبح المبلغ المتبقي غير كافٍ لتغطية الاحتياجات، يقدم المسؤول تقريرًا مفصلًا للإدارة يوضح كافة العمليات التي تمت، وبناءً عليه، تتم إعادة تعبئة الصندوق حتى يعود إلى قيمته الأصلية.

الرقابة الداخلية والمراجعة

تعد الرقابة الداخلية عنصرًا حيويًا في إدارة المصروفات النثرية في المحاسبة، إذ تساعد في التأكد من أن جميع العمليات تتم وفقًا للإجراءات المعتمدة، ويتم توثيق كل صرف بشكل دقيق، مع معالجة أي تجاوزات أو أخطاء بسرعة لضمان عدم حدوث أي تلاعب أو هدر.

عواقب ضعف تنظيم إدارة المصروفات النثرية

ماذا يحدث عندما يفتقر نظام إدارة المصروفات النثرية إلى التنظيم والكفاءة؟”

هذا السؤال هو ما تناولته دراسة أجريت على مؤسسة تدريب وظيفي حديثة الإنشاء تُدعى LPK SCK. على الرغم من اعتمادها على نظام الصندوق الثابت (Imprest Fund System) لإدارة المصروفات النثرية في المحاسبة، كشفت الدراسة عن تحديات جوهرية، منها التأخير في تعبئة الصندوق، ونقص في السيطرة الداخلية، والتداخل في المسؤوليات بين الموظفين. 

ومن ثم يجب وضع تلك النقاط في الاعتبار، مع تحسين الضوابط الداخلية، وفصل المهام، والاهتمام بدقة التقارير للتمكن من تحقيق إدارة فعالة للمصروفات النثرية.

نصائح لتحسين إدارة المصروفات النثرية

لضمان إدارة فعّالة للمصروفات النثرية، يجب على المؤسسات تطبيق مجموعة من الإجراءات والتوصيات التي تساهم في تحسين الكفاءة والشفافية وتقليل الأخطاء أو الهدر، وتشمل:

• إنشاء نظام رقابي صارم يحدد المسؤوليات، ويفصل بين المهام المتعلقة بالصندوق النثري، لتقليل الأخطاء.
• الاستثمار في برمجيات محاسبية مخصصة لتسجيل المصروفات النثرية ومتابعتها، لتحسين الدقة.
• وضع سياسات موحدة لإدارة المصروفات النثرية تشمل تحديد المبالغ، وخطوات الصرف، والتوثيق.
• تدريب المسؤولين عن إدارة الصندوق النثري على السياسات والإجراءات.
• تحديد أوقات منتظمة لتقديم تقارير المصروفات النثرية، مع مراجعتها لضمان مطابقتها للسياسات.
• وضع حد أدنى وأقصى للمبلغ المخصص للصندوق النثري، بحيث يتم تعبئته فور وصوله إلى الحد الأدنى، لتجنب أي عجز مالي يؤثر على العمليات اليومية.
• تنفيذ عمليات تدقيق دورية للصندوق النثري لضمان الالتزام بالإجراءات والسياسات.

كيف يساعد “إدارة” في إدارة المصروفات النثرية؟

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يساعد في إدارة المصروفات النثرية بفعالية من خلال أدواته المخصصة لإدارة الحسابات، فمن خلاله تستطيع: 

تسجيل المصروفات بشكل فوري ودقيق

يتيح “إدارة” تسجيل جميع عمليات الصرف المتعلقة بالمصروفات النثرية بشكل لحظي ودقيق، مع إمكانية تخصيص بنود مختلفة لكل نوع من النفقات.

ويُمكن للمسؤولين إدخال التفاصيل مثل التاريخ، السبب، المبلغ، والمستندات الداعمة (مثل الإيصالات)، مما يُسهّل تتبع النفقات.

إعداد تقارير مفصلة ودورية

يوفر البرنامج تقارير دورية عن المصروفات تُظهر الاتجاهات والأنماط في الصرف، ومن ثم تستطيع الإدارة استخدام هذه التقارير لتحليل النفقات واتخاذ قرارات مدروسة لتقليل التكاليف أو إعادة تخصيص الموارد.

تحسين الرقابة الداخلية

يُتيح “إدارة” تحديد صلاحيات مختلفة للمستخدمين، مما يعني أن كل موظف له صلاحية وصول محدودة للبيانات التي يحتاجها فقط، مما يقلل من فرص التلاعب.

ومن ثم، يعد “إدارة” أداة قوية لتحسين إدارة المصروفات النثرية.

الخلاصة

تساهم المصروفات النثرية في المحاسبة في تغطية النفقات اليومية الصغيرة، وتختلف عن المصروفات الكبرى في قيمتها وطريقة إدارتها. 

ولضمان الكفاءة، تحتاج المؤسسات إلى أنظمة رقابية فعالة مثل الصندوق الثابت أو الإلكتروني، مع إجراءات واضحة تشمل التوثيق والتقارير. 

ومن خلال الاستعانة بحل برمجي مثل “إدارة”، يمكنك تحسين العمليات، وضمان الشفافية.

اطلب عرضًا توضيحيًا وتمكن من إدارة مصروفاتك بفعالية.

في هذا المقال، نوضح مفهوم قيود الإقفال السنوية وأنواعها، وخطوات تنفيذها، وأهمية إدارة قيود الإقفال لضمان الشفافية في السجلات المالية.

ما هي قيود الإقفال السنوية؟

قيود الإقفال هي عملية محاسبية منظمة تُنفذ في نهاية الفترة المالية بهدف إغلاق الحسابات المؤقتة، وترحيل أرصدتها إلى الحسابات الدائمة. تهدف هذه العملية إلى ضمان تقديم تقارير مالية تعكس الأداء المالي للشركة بدقة، والتحضير لفترة مالية جديدة بنظام محاسبي خالٍ من الأخطاء.

أنواع الحسابات المشمولة:

1. الحسابات المؤقتة: تشمل الإيرادات، المصروفات، وحسابات المسحوبات الشخصية.
2. الحسابات الدائمة: تشمل الأصول، الخصوم، وحقوق الملكية.

أهمية قيود الإقفال السنوية

تلعب قيود الإقفال دورًا أساسيًا في:

1. إعداد القوائم المالية بدقة، وتقديم تقارير واضحة ودقيقة تعكس الأداء المالي.
2. تلبية متطلبات الهيئات الضريبية، مما يساعد على الامتثال للقوانين.
3. تحليل الأداء المالي، وتقييم الربحية، وكفاءة العمليات التشغيلية.
4. فصل الفترات المالية، مما يسهل مقارنة النتائج بين السنوات.
5. الكشف عن الأخطاء وتصويبها قبل البدء بدورة مالية جديدة.

كيفية الإقفال السنوي للميزانية

تشمل عملية الإقفال السنوي الخطوات التالية:

1- إغلاق الحسابات المؤقتة

يتم تحويل أرصدة الإيرادات والمصروفات إلى حساب ملخص الدخل:

قيد إقفال الإيرادات

يتم استخدام هذا القيد لنقل رصيد حساب الإيرادات إلى حساب ملخص الدخل عند انتهاء الفترة المحاسبية. والهدف منه هو تسجيل الإيرادات التي حصلت عليها الشركة خلال هذه الفترة، ليتم احتساب الأرباح أو الخسائر.

قيد إقفال المصروفات

يتم استخدام ذلك القيد لنقل رصيد حساب المصروفات إلى حساب ملخص الدخل في نهاية الفترة. والغرض هنا هو تسجيل المصروفات التي تحملتها الشركة خلال تلك الفترة، مما يساعد في حساب الأرباح أو الخسائر.

2- إقفال حساب ملخص الدخل

بعد انتهاء الفترة المحاسبية، يتم إغلاق حساب ملخص الدخل عن طريق نقل الرصيد المتبقي فيه إلى حساب الأرباح أو الخسائر. هذا الإجراء مهم لأنه يساعد في تحديد صافي الربح أو الخسارة النهائية للشركة.

3- إغلاق حساب المسحوبات الشخصية

هنا يتم ترحيل المسحوبات من حساب رأس المال إلى حساب المسحوبات الشخصية.

4- ترحيل الأرصدة

يتم في هذه الخطوة نقل أرصدة الحسابات الدائمة إلى الميزانية الافتتاحية للفترة الجديدة.

5- مراجعة الحسابات

وهنا يتم التأكد من مطابقة الأرصدة النهائية مع الميزانية الختامية للسنة المنتهية.

كيف يساهم “إدارة” في تسهيل التعامل مع قيود الإقفال السنوية؟

برنامج “إدارة” يقدم حلولًا مبتكرة تُبسّط عملية الإقفال السنوي من خلال أتمتة العمليات المحاسبية وتقليل الجهد اليدوي، ويتمثل دور البرنامج في:

1. توفير واجهة سهلة الاستخدام، تستطيع من خلالها تنفيذ القيود بسهولة.
2. تسجيل القيود بناءً على بيانات الحسابات تلقائيًا (أتمتة القيود).
3. إعداد تقارير دقيقة شاملة لحالة الحسابات قبل الإقفال وبعده.
4. توفير الوقت، وتقليل الجهد المبذول في إعداد القيود يدويًا.
5. تخصيص القيود حسب احتياجات الشركة.
6. تحقيق التوافق مع المعايير المحاسبية.
7. تقليل الأخطاء البشرية.

الخاتمة

تُعد قيود الإقفال السنوية خطوة محورية لضمان إعداد تقارير مالية دقيقة، وبداية سلسة للفترة المحاسبية الجديدة.

بفضل حلول أتمتة القيود التي يوفرها “إدارة”، يمكن للشركات تعزيز كفاءة العمليات المحاسبية، تقليل الأخطاء، وتحليل الأداء المالي بشكل أفضل. والإتقان في هذه العملية يُعد أساسًا لتحقيق النجاح المالي.

اطلب عرضًا توضيحيًا لتبدأ تجربتك الخاصة معنا.

لذا في هذا المقال، سنتناول مواضيع مختلفة حول الأصول المتداولة، بما في ذلك تعريفها وأهميتها وأنواعها وكيفية حسابها، بالإضافة إلى الفروقات بينها وبين الأصول غير المتداولة، والخصوم المتداولة.

ما هي الأصول المتداولة؟

الأصول المتداولة (Current Assets) هي الموارد أو الممتلكات التي تمتلكها الشركة، والتي من المتوقع تحويلها إلى نقد أو استخدامها في العمليات اليومية خلال فترة قصيرة، وعادةً ما تكون أقل من سنة واحدة.

تشمل الأصول المتداولة جميع البنود التي يمكن تحويلها بسرعة إلى سيولة نقدية دون التأثير الكبير على الأنشطة التشغيلية للشركة.

أمثلة على الأصول المتداولة:

• المخزون (مثل: البضائع الجاهزة، والمواد الخام، وإنتاج تحت التشغيل).
• الحسابات المدينة (الأموال المستحقة من العملاء).
• النقدية وما يعادلها (مثل: الحسابات البنكية).
• الأوراق المالية القابلة للتداول.
• المصروفات المدفوعة مسبقًا.

أهمية الأصول المتداولة

تلعب الأصول المتداولة دورًا حيويًا في تقييم السيولة المالية للشركة وقدرتها على مواجهة التزاماتها قصيرة الأجل.
تظهر الأصول المتداولة في الميزانية العمومية تحت بند الأصول، وتعد المصدر الرئيسي لتمويل النفقات اليومية والتشغيلية.

ويُعد فهم كيفية حساب الأصول المتداولة عاملاً أساسياً لتحقيق الاستقرار المالي لشركتك، وتتضح أهميتها في:

1- القدرة على مواجهة الالتزامات

تساعد الأصول المتداولة في تغطية الخصوم المتداولة، مثل الديون المستحقة خلال فترة قصيرة.

2- الحفاظ على استمرارية العمليات

الأصول المتداولة مثل النقد والمخزون تسهم في استمرار الأنشطة التشغيلية دون انقطاع.

3- قياس السيولة

توفر الأصول المتداولة معيارًا لتقييم السيولة العامة للشركة وقدرتها على تلبية المتطلبات النقدية الفورية.

أنواع الأصول المتداولة

تنقسم الأصول المتداولة إلى عدة أنواع وفقًا لطبيعتها ووظيفتها في الشركة، وتشمل الأنواع الشائعة ما يلي:

1- النقد وما يعادله

يمثل الأرصدة النقدية المتاحة في الحسابات البنكية، والنقدية الجاهزة للاستخدام الفوري.

2- الحسابات المدينة

تمثل الأموال المستحقة للشركة من العملاء مقابل مبيعات أو خدمات تم تقديمها، ومن المتوقع تحصيلها خلال فترة قصيرة.

3- المخزون

يشمل السلع الجاهزة للبيع، المواد الخام، والمكونات اللازمة للإنتاج.

4- الأوراق المالية القابلة للتداول

تشمل الاستثمارات قصيرة الأجل، مثل: الأسهم أو السندات التي يمكن بيعها بسهولة.

5- المصروفات المدفوعة مقدمًا

تشمل النفقات التي تم دفعها مسبقًا مقابل خدمات أو سلع سيتم تلقيها في المستقبل، مثل التأمين المدفوع مقدمًا.

كيفية حساب الأصول المتداولة

حساب الأصول المتداولة بسيط للغاية، حيث يتم جمع جميع البنود التي تقع ضمن هذا التصنيف في الميزانية العمومية. ويمكن استخدام المعادلة التالية:

الأصول المتداولة = النقد + الحسابات المدينة + المخزون + الأوراق المالية القابلة للتداول + المصروفات المدفوعة مقدمًا.

مثال: إذا كان لديك ما يلي:

• نقد: 50,000 دولار
• حسابات مدينة: 30,000 دولار
• مخزون: 20,000 دولار
• أوراق مالية قابلة للتداول: 10,000 دولار
• مصروفات مدفوعة مقدمًا: 5,000 دولار

فإن إجمالي الأصول المتداولة سيكون:
50,000+30,000+20,000+10,000+5,000= 115,000 دولار.

ما الفرق بين الأصول المتداولة وغير المتداولة؟

بعد معرفة كيفية حساب الأصول المتداولة وكافة التفاصيل المتعلقة بها، فمن الضروري إدراك أن الأصول في الميزانية العمومية تُصنّف إلى أكثر من فئة، وأهمها الأصول المتداولة والأصول غير المتداولة.

ويتمثل الفرق بينهما في التالي:

الأصول المتداولة

هي الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقد أو استخدامها خلال فترة قصيرة (أقل من سنة).

الأصول غير المتداولة (Fixed or Long-Term Assets)

هي الأصول التي تمتلكها الشركة لفترات طويلة ولا يمكن تحويلها إلى نقد بسهولة، وهي تستخدم في العمليات اليومية للشركة لفترة زمنية طويلة.

أمثلة على الأصول غير المتداولة: 

• الاستثمارات طويلة الأجل.
• المباني، والعقارات.
• المعدات، والآلات.

إذاً فالفرق الرئيسي هو أن الأصول المتداولة تُستخدم لتمويل الأنشطة التشغيلية اليومية وتُعبر عن السيولة، بينما الأصول غير المتداولة تُستخدم لدعم البنية التحتية طويلة الأجل للشركة، ولا يمكن تصفيتها بسرعة.

ما الفرق بين الأصول المتداولة والخصوم المتداولة؟

تحدثنا عن كيفية حساب الأصول المتداولة، وعن تعريفها، فهل تكون الخصوم المتداولة عكسها؟! دعنا نرى.

الخصوم المتداولة (Current Liabilities)

تمثل الالتزامات المالية التي يتوجب على الشركة سدادها خلال فترة قصيرة (عادةً أقل من سنة).

على سبيل المثال: الديون قصيرة الأجل (مثل الحسابات الدائنة)، أو القروض قصيرة الأجل.

إذاً فالفرق الرئيسي بينهما هو أن الأصول المتداولة تمثل الموارد المالية المتاحة التي يمكن استخدامها لتسديد الالتزامات، في حين أن الخصوم المتداولة تمثل تلك الالتزامات التي يجب على الشركة دفعها.

ومن المهم أن تكون قيمة الأصول المتداولة أعلى من قيمة الخصوم المتداولة لضمان قدرة الشركة على سداد التزاماتها قصيرة الأجل، ويُعبر عن ذلك بمؤشر السيولة الذي يُحسب كالتالي:

مؤشر السيولة = الأصول المتداولة / الخصوم المتداولة.

(إذا كان المؤشر أكبر من 1، فهذا يعني أن الشركة في وضع مالي جيد من حيث السيولة).

دور الأصول المتداولة في التحليل المالي

بعد معرفة كيفية حساب الأصول المتداولة، كان لزامًا علينا الحديث عن فائدتها في التحليل المالي.

فالأصول المتداولة جزء رئيسي في العديد من النسب المالية التي يستخدمها المحللون لتقييم الوضع المالي للشركة، ومن أبرز هذه النسب:

نسبة التداول (Current Ratio)

وهي مؤشر رئيسي يُستخدم لتقييم قدرة الشركة على سداد التزاماتها قصيرة الأجل:

نسبة التداول = الأصول المتداولة / الخصوم المتداولة.

تكون نسبة التداول الصحية عادةً ما بين 1.5 و 2، حيث تعني النسبة الأقل من 1 أن الشركة قد تواجه صعوبة في تغطية التزاماتها قصيرة الأجل.

نسبة التداول السريعة (Quick Ratio)

وهي مؤشر أكثر تحفظًا لقياس السيولة المالية للشركة. يتم حسابها عن طريق استبعاد المخزون، والمصروفات المدفوعة مقدمًا من الأصول المتداولة، لأنهم قد لا يتحولون إلى نقد بالسرعة المتوقعة:

نسبة التداول السريعة = (الأصول المتداولة – المخزون – المصروفات المدفوعة مقدمًا) / الخصوم المتداولة.

التحديات المتعلقة بإدارة الأصول المتداولة

كيفية حساب الأصول المتداولة، وإدارتها بالشكل الصحيح تتطلب الكثير من الانتباه، لأن سوء إدارتها يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في السيولة قد تؤثر على العمليات اليومية، وتشمل بعض التحديات:

1- إدارة المخزون

إذا كان المخزون كبيرًا جدًا فقد يتسبب في تجميد رأس المال، وعدم القدرة على تلبية الاحتياجات النقدية الفورية.

2- تحصيل الحسابات المدينة

تأخر تحصيل الديون من العملاء قد يؤثر على التدفق النقدي.

من المهم للشركات أن توازن بين الاحتفاظ بمستويات كافية من الأصول المتداولة لضمان السيولة، وبين عدم تراكم الأصول غير الفعالة التي قد تضر بتدفقاتها النقدية.

العلاقة بين الأصول المتداولة ودورة التشغيل

تؤثر الأصول المتداولة بشكل مباشر على دورة التشغيل (Operating Cycle) للشركة، والتي تمثل الفترة الزمنية التي تستغرقها الشركة لتحويل مواردها إلى نقد من خلال الأنشطة التشغيلية، وتتضمن الدورة الزمنية مراحل مثل: شراء المخزون، بيع المنتجات، وتحصيل الديون.

ملحوظة: إذا كانت دورة التشغيل قصيرة، فهذا يعني أن الشركة تقوم بتحويل الأصول المتداولة إلى نقد بسرعة، مما يزيد من مرونتها المالية، أما إذا كانت الدورة طويلة، فقد تواجه الشركة صعوبات في تلبية التزاماتها النقدية.

الأصول المتداولة في الأزمات المالية

في فترات الأزمات المالية أو الاقتصادية، يصبح فهم كيفية حساب الأصول المتداولة وإدارتها أكثر أهمية، حيث تعاني الشركات من انخفاض السيولة، وتباطؤ التدفق النقدي.

لذلك، ينبغي أن تكون الشركات أكثر حذرًا في تقدير احتياجاتها النقدية، وتحصيل الحسابات المدينة بسرعة أكبر للحفاظ على استمرارية الأعمال.

كيفية تحسين إدارة الأصول المتداولة

لتحسين إدارة الأصول المتداولة، يمكن للشركات تبني مجموعة من الاستراتيجيات مثل:

تقليل فترة التحصيل

وذلك من خلال تحسين العلاقات مع العملاء، أو تقديم خصومات على الدفع المبكر.

تحسين إدارة المخزون

باستخدام أنظمة إدارة المخزون الحديثة، لتقليل تكلفة الاحتفاظ به، وضمان توافر السلع المناسبة في الوقت المناسب.

الحفاظ على مستويات كافية من النقد

من خلال مراقبة التدفقات النقدية، وتجنب الإفراط في استثمار الأموال في أصول غير سائلة.

الخاتمة

يعد فهم كيفية حساب الأصول المتداولة خطوة أساسية لأي مؤسسة تسعى لتحقيق استقرار مالي قوي. فمن خلالها تستطيع الشركات مراقبة الوضع المالي بشكل دقيق، وتعزيز قدرتها على التعامل مع التحديات المالية بثقة.

ومن ثم تتمكن الشركة من الحفاظ على السيولة المالية، والوفاء بالتزامات قصيرة الأجل بكفاءة، مما يحسن قدرتها على النجاح والنمو.

إذ تنظم هذه البنية الهرمية للحسابات تسجيل، وتصنيف، وتلخيص العمليات المالية، مما يجعلها المفتاح لفهم الوضع المالي لأي شركة. 

ومن ثم، ففهم كيفية عمل شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية يساعد المحاسبين والمديرين الماليين في اتخاذ قرارات دقيقة وموثوقة. 

لذا نستعرض لك في هذا المقال أبرز ما يخص شجرة الحسابات، وكيفية إعدادها. 

ما هي شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية؟

شجرة الحسابات هي أداة تنظيمية تُستخدم في المحاسبة لتصنيف وتوثيق جميع الحسابات المالية التي تستخدمها المنشأة، وضمان تنظيمها بشكل يسهل على المحاسبين والإداريين فهم البيانات المالية، وإعداد التقارير المالية بشكل دقيق.

ما هي الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية؟

تتضمن شجرة الحسابات العديد من الحسابات المختلفة التي تخدم أغراض متنوعة لكل نشاط تجاري، وتمنح كل حساب رقمًا مميزًا في البرامج المحاسبية، لتسهيل البحث عنه.

ووفقًا للمعايير الدولية للتقارير المالية (IFRS) والمعايير الدولية للمحاسبة (IAS)، يتم تصميم شجرة الحسابات في قائمتين رئيسيتين، يتفرع منهما حسابات فرعية، وهما:

قائمة الميزانية العمومية 

• الأصول
• الخصوم
• حقوق الملكية

قائمة الدخل

• الإيرادات
• المصروفات

ورغم أن الإيرادات والمصروفات تُستخدم كمؤشرات لقياس الربح أو الخسارة، إلا أن الأنظمة المحاسبية تصنفها كحسابات رئيسية لأنها تستخدم لحساب صافي الربح، والذي يمثل الفرق بين الإيرادات والمصروفات خلال الفترة المالية.

ما فائدة شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية؟

تمثل شجرة الحسابات الطريقة الأمثل لتنظيم إجراءات البيانات المحاسبية، سواء عبر برامج المحاسبة أو التسجيل اليدوي.
وعلى الرغم من أن تصميم شجرة الحسابات يتطلب جهدًا من الفريق المالي في البداية، إلا أنها تسهّل فيما بعد جميع الإجراءات، وتوفر الوقت عند تسجيل الحسابات الجديدة أو حذف الحسابات القديمة.

تتيح شجرة الحسابات الوصول بسهولة إلى تفاصيل محددة لأي جزء من الحسابات، مثل أجور الموظفين أو أجور موظفي قسم معين، وذلك في غضون ثوانٍ.

وتتلخص أهمية شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية في النقاط التالية: 

• دعم اتخاذ القرارات من خلال تسهيل عمليات المحاسبة الإدارية المتعلقة بالتنظيم والتخطيط المالي.
• تسهيل عملية المراجعة المالية عبر استعراض الحسابات الرئيسية والفرعية.
• توفير الوقت والجهد في عمليات التسجيل وإدارة الحسابات.
• إمكانية إنشاء عدد غير محدود من المستويات والفروع.
• مرونة كاملة في إضافة الحسابات والتعديل عليها.
• ضمان تنظيم البيانات المالية الخاصة بالمحاسبة.
• سهولة الوصول إلى البيانات المالية.

كيفية عمل شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية كاملة

هناك مجموعة من النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها عند تصميم شجرة الحسابات، وتتمثل في:

تحديد الحسابات الرئيسية

يجب تحديد الحسابات الرئيسية مثل:  

• الأصول
• الخصوم
• حقوق الملكية
• الإيرادات
• المصروفات

وهذه الحسابات تشكل المستويات العليا في شجرة الحسابات.

تصنيف الحسابات الفرعية

تأتي بعدها المستويات الفرعية لكل حساب رئيسي، مثل:

• الأصول تُقسم إلى أصول متداولة وغير متداولة.
• الخصوم تُقسم إلى خصوم متداولة وغير متداولة.
• حقوق الملكية: تشمل رأس المال، الاحتياطيات، والأرباح المحتجزة. 
• الإيرادات تتضمن إيرادات المبيعات وإيرادات متنوعة.
• المصروفات تُصنّف إلى مصروفات تشغيلية، وغير تشغيلية (مثل: المصروفات الإدارية، والبيعية). 

تقسيم المستويات الفرعية

يمكن تقسيم المستويات الفرعية إلى مستويات أدنى، مثل:

• الأصول المتداولة تشمل النقدية، العملاء، المخزون، والأرصدة المدينة الأخرى.
• الأصول غير المتداولة تشمل الأصول الثابتة، الأصول غير الملموسة، والاستثمارات.

إضافة مستويات تحليلية

إضافة مستويات تحليلية للبنود الفرعية يزيد من دقة وتركيز الشجرة؛ مثل تقسيم العملاء إلى عملاء تجزئة وجملة أو محليين ودوليين، وتقسيم الاستثمارات إلى استثمارات في شركات شقيقة، وتابعة، ومتاحة للبيع.

ترقيم الحسابات

يُمنح كل حساب رقم يعكس موقعه في الهيكل التنظيمي للشجرة، مع اتباع تسلسل رقمي معيّن تتبعه أغلب الشركات.

قابلة للتطوير و مرنة

يجب تصميم شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية بطريقة تتيح تطويرها مستقبلًا لتواكب نمو الشركة وتعقيد عملياتها.

تنسيق شجرة الحسابات مع المعايير المحاسبية

من الضروري أن تتوافق شجرة الحسابات مع المعايير المحاسبية المطبقة لضمان الانسجام، واستخدام برامج محاسبة يساعد في تحقيق ذلك بكفاءة.

مثال على شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

لفهم شجرة الحسابات بشكل أوضح، يمكن النظر إلى مثال لشركة تجزئة، إذ تشمل الحسابات الرئيسية: الأصول، الخصوم، وحقوق الملكية. 

تحت كل حساب رئيسي توجد حسابات فرعية أكثر تفصيلاً، مثل الأصول الثابتة، الأصول المتداولة، والأصول غير الملموسة، والتي تنقسم بدورها إلى حسابات ثانوية، مثل النقد في البنك، العملاء، والمخزون.

يساعد  التصنيف الهرمي المحاسبين في تتبع وتحليل العمليات المالية بدقة. على سبيل المثال، يمكن متابعة التغيرات في رصيد النقد في البنك وكيفية ارتباطها بالعمليات الأخرى، مثل المبيعات والمشتريات، مما يتيح رؤية شاملة ومتكاملة للأداء المالي للشركة.

كيفية إعداد الأكواد في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية 

لإعداد الأكواد في شجرة الحسابات، يتم تخصيص أرقام لكل نوع من الحسابات لتسهيل التعرف عليها وتصنيفها. 

على سبيل المثال، إذا تم استخدام الكود “رقم 1” للتعبير عن الأصول في بداية الشجرة المحاسبية، فيكون هيكل الشجرة كما يلي:

عنصر الأصول (الكود رقم 1)

عند إدراج الأصول الثابتة، يمكن استخدام الكود “رقم 11″، وذلك لأنه يتفرع من الكود “رقم 1” الذي يمثل الأصول الرئيسية.

وإذا أُضيف جهاز كمبيوتر تحت بند الأصول الثابتة، فإن الكود سيكون “رقم 111″، مما يوضح تسلسله تحت الأصول الثابتة.

عند إضافة بند خاص بالأجهزة التقنية مثل الطابعات وأجهزة التصوير، يُستخدم الكود “رقم 112″، لأن هذا البند يتبع الأصول الثابتة مثل جهاز الكمبيوتر.

عملية الترقيم يجب أن تكون دقيقة ومنظمة. في معظم الشركات، يتم تخصيص الأكواد بالشكل التالي: 

• الأصول “رقم 1”
• الخصوم “رقم 2”
• حقوق الملكية “رقم 3”
• المصروفات “رقم 4”
• الإيرادات “رقم 5”

 يعد هذا النظام مساعد اساسي للمحاسبين في إضافة الحسابات وتصنيفها بشكل صحيح وفقًا لنوعها، سواء كانت تندرج تحت الأصول، الخصوم، المصروفات، أو الإيرادات.

الأصول في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

تتعدد تعريفات الأصول المالية، لكن يمكن وصفها بأنها جميع الموارد الاقتصادية المملوكة للمؤسسة التي يمكن الانتفاع بها وقياسها وفقًا للمبادئ المحاسبية، وتصنف إلى: 

أصول ثابتة

هي الموارد والممتلكات المستخدمة على المدى الطويل لتسهيل عمليات الإنتاج وإنجاز المهام، وليس بغرض إعادة بيعها. تشمل الأصول الثابتة المنشآت، والأثاث، والسيارات، والمعدات، وغيرها.

في شجرة الحسابات، يُمثل بند الأصول عادةً بالكود (1) ويندرج تحتها: 

• الأصول الثابتة (11)
• الأثاث (111)
• المعدات (112)
• وسائل النقل (113)
• المباني (114)
• الأراضي (115) 

أصول متداولة

تُعرف أيضًا بالأصول السائلة، وهي الموارد النقدية والممتلكات التي يمكن الاستفادة منها من خلال بيعها أو تحويلها إلى نقد خلال فترة زمنية محددة، غالبًا ما تكون سنة واحدة. 

تتضمن الأصول المتداولة الاستثمارات قصيرة الأجل، والنقدية، والمخزون. وفي شجرة الحسابات يمثل هذا البند:

• الأصول المتداولة (12)
• الخزينة (121)
• البنك (122)
• المخزون (123)
• الاستثمارات قصيرة الأجل (124)
• الذمم المدينة (125)
• المصروفات المدفوعة مقدماً (126) 

أصول غير ملموسة

تشمل الممتلكات غير المادية التي تسهم بشكل مباشر في نجاح المؤسسة، مثل السمعة، وحقوق النشر، والبراءات.

في شجرة الحسابات، يُمثل هذا البند:

• الأصول غير الملموسة (13)
• حقوق النشر (131)
• براءات الاختراع (132)

المصروفات المستحقة في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

المصروفات المستحقة هي تلك المصروفات التي تخص السنة المالية ولم يتم دفعها بعد، مثل الإيجارات والرواتب المستحقة. 

يظهر حساب المصروفات المستحقة كحساب فرعي تحت حساب المصروفات الأخرى في دليل الحسابات.

حساب المخزون في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

يقع حساب المخزون تحت الأصول المتداولة، ويُستخدم في تسجيل قيمة السلع المشتراة ولم تُبَع بعد، وتُعد هذه السلع أصولًا للشركة حتى يتم بيعها.

فعندما تشتري الشركة بضائع، تُسجل هذه البضائع أولًا في حساب المخزون كأصول، وبعدما تُباع هذه البضاعة، يتم تحويل التكلفة من حساب المخزون إلى حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS).

القروض في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

تعد القروض من الحسابات المهمة في شجرة الحسابات، حيث تسجل جميع العمليات المالية المتعلقة بالقروض التي تحصل عليها الشركة من المصارف أو المؤسسات المالية الأخرى. 

يتم تصنيف حساب القروض كحساب ضمن الخصوم أو الالتزامات.

حساب الموظفين في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

يعد الموظف عنصرًا رئيسًا في تكوين أي منشأة، ويشارك في العديد من المعاملات المالية مثل الرواتب والأجور وعهد الموظفين وعمولات المبيعات. 

في شجرة الحسابات، يقع حساب الرواتب والأجور كحساب فرعي تحت حساب المصروفات، بينما يقع حساب عهد الموظفين كحساب فرعي تحت حساب الأصول المتداولة.

الموردين في شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية

يستخدم حساب الموردين في دليل الحسابات لتسجيل جميع العمليات المالية المتعلقة بالموردين وتقييد المستحقات عليهم. 

يقع حساب الموردين كحساب فرعي تحت حساب الدائنين، الذي يعد أحد الحسابات الفرعية ضمن الخصوم، وتحديدًا الخصوم المتداولة.

الأخطاء الشائعة عند إعداد شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية كاملة

إعداد شجرة الحسابات هي عملية حيوية في إدارة السجلات المالية لأي منشأة، ومع ذلك، هناك بعض الأخطاء الشائعة التي قد يرتكبها المحاسبون أثناء هذه العملية، والتي يجب الانتباه إليها. ومنها:

عدم تصنيف الحسابات بشكل صحيح

يعد عدم تصنيف الحسابات بشكل دقيق خطأ شائعًا آخر. يجب على المحاسبين وضع نظام فعال لتصنيف الحسابات حسب الفئات المناسبة، مثل الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات، وغيرها. 

وإذ لم تُصنف الحسابات بشكل صحيح، إلى صعوبة في  تحليل البيانات المالية والتخطيط المالي بكفاءة.

تكرار الحسابات

يحدث التكرار غالبًا عندما يتم إنشاء حسابات إضافية دون الحاجة إليها أو عند عدم وضوح السياسات المحاسبية بين الأقسام المختلفة، مما يجعل من الصعب تقديم تقارير دقيقة وموثوقة. 

علاوة على ذلك، يؤدي هذا التكرار إلى إهدار الوقت والموارد في محاولة تنظيف الحسابات، وتصحيح الأخطاء، ويمكن تفادي هذا الخطأ من خلال مراجعة منتظمة لشجرة الحسابات، والتأكد من أن الحسابات الموجودة ضرورية وفريدة من نوعها لتسهيل الإدارة المالية.

عدم الفصل بين الإيرادات والمصروفات التشغيلية وغير التشغيلية

من الأخطاء الشائعة في إعداد شجرة الحسابات هو الخلط بين الإيرادات والمصروفات الناتجة عن النشاط الأساسي للشركة (التشغيلية) وغير التشغيلية، مما يجعل من الصعب تحليل الأداء التشغيلي الفعلي للشركة، ويفقد أصحاب القرار القدرة على اتخاذ قرارات مالية مبنية على تحليل دقيق.

على سبيل المثال، في حال تم إدراج الأرباح من بيع الأصول كجزء من الإيرادات التشغيلية، فإن التقارير المالية قد تشير إلى زيادة في الأداء التشغيلي، في حين أن هذه الإيرادات غير متكررة وليست ناتجة عن النشاط الأساسي للشركة. 

عدم تخصيص الحسابات بدقة

عندما تكون شجرة الحسابات غير مُخصّصة بشكل دقيق، تفتقر التقارير المالية إلى التفاصيل الضرورية لفهم الأنشطة المالية بشكل كامل.

على سبيل المثال، قد تتضمن بعض الشركات حسابًا عامًا للإيرادات تحت مسمى “إيرادات متنوعة” دون توضيح مصدر الإيرادات أو تخصيصها لأنشطة محددة، مما يقلل من دقة التقارير المالية. 

عدم تحديث شجرة الحسابات بشكل دوري

شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية تحتاج إلى تحديث بشكل منتظم، ويؤدي إهمال هذا التحديث إلى حدوث فجوات بين الواقع المالي للشركة والشكل الذي تقدمه التقارير المالية، مما يزيد من صعوبة متابعة التغيرات المالية بشكل فعال.

فمثلًا، إذا قررت شركة دخول أسواق جديدة أو بدء أنشطة جديدة، ولم تُحدث شجرة الحسابات لتعكس هذه التغيرات، فسيكون من الصعب تحليل الأداء المالي بشكل دقيق لهذه الأنشطة. 

استخدام مسميات غير دقيقة

اختيار مسميات غير واضحة أو غير دقيقة للحسابات يجعل من الصعب فهم محتوى هذه الحسابات أو الغرض منها. 

يتكرر هذا الخطأ عندما يتم إنشاء حسابات جديدة دون التفكير في تأثير التسمية على الفهم العام لشجرة الحسابات.

أنشئ شجرة حسابات دقيقة من خلال “إدارة“

يتضمن قسم الحسابات في “إدارة” مجموعة من الحلول المميزة التي تسهل عليك إتمام عملياتك المحاسبية آليًا بكل سهولة.

فبالتعاون مع خبراء المحاسبة والبرمجة، تم تصميم دليل الحسابات في “إدارة” ليشمل الحسابات الرئيسية والفرعية افتراضيًا، مما يتيح لك الحرية الكاملة في إضافة وتعديل وحذف أيٍ من هذه الحسابات، ويسمح لك بتخصيص دليل الحسابات ليتناسب مع طبيعة نشاط شركتك، مما يعزز من مرونة البرنامج، ويعطيك القدرة على إدارة العمليات المالية بكفاءة.

اقرأ أيضًا عن: أهم 9 مميزات لبرامج الـ ERP في إدارة الحسابات المالية

الخلاصة

في النهاية، نكون قد تناولنا شرح شجرة الحسابات والمقصود بها، بالإضافة إلى كيفية إعدادها. يعد استخدام نظام إدارة المحاسبة خطوة فعالة لتحسين الأداء المالي لشركتك وضمان تحقيق النتائج المرجوة بكفاءة واحترافية.

المصادر

Chart of accounts

إذ تبرز كأحد أهم العوامل التي تعكس الاستقرار المالي للشركة، وتُعد جزءًا أساسيًا من استراتيجياتها الاستثمارية والتمويلية.

وفي هذا المقال نتعرف على أبرز ما يتعلق بالأرباح المحتجزة، فتابع معنا. 

ما هي الأرباح المحتجزة في الميزانية؟

الأرباح المحتجزة هي أرباح الشركة التي لم تُوزَّع على المساهمين بشكل فوري عبر توزيعات نقدية أو أسهم. 

إذ تُحتجز هذه الأرباح داخل الشركة بهدف تعزيز القدرة التمويلية للشركة للنمو والتوسع المستقبلي، وسداد الديون المستحقة، وإنشاء احتياطيات مالية للظروف غير المتوقعة، أو لتمويل مشاريع استراتيجية جديدة تعزز من مكانة الشركة في السوق.

ومن ثم يبرز دور الأرباح المحتجزة كأداة استراتيجية تعزز استقرار الشركة، وقدرتها على المضي قدمًا نحو تحقيق أهدافها دون الحاجة إلى الاقتراض الخارجي.

ما الغرض من الأرباح المحتجزة في الميزانية؟

تعد الأرباح المحتجزة عنصرًا أساسيًا في استراتيجية النمو والاستقرار المالي للشركات، إذ يُستخدم هذا النوع من الأرباح لأغراض متعددة تشمل:

تمويل النمو والتوسع

تُستخدم الأرباح المحتجزة لتمويل النمو والتوسعات المستقبلية للشركة دون الحاجة إلى الاقتراض من الخارج، مما يقلل من التكاليف المالية، ويحسن هيكل التمويل.

تجنب تكاليف الاقتراض

باحتجاز الأرباح، يمكن للشركة تجنب دفع فوائد القروض، مما يعزز الأرباح الصافية، ويحسن الأداء المالي العام.

تعزيز الثقة والاستقلالية المالية

يعكس احتجاز الأرباح قدرة الشركة على تلبية التزاماتها المالية واستعدادها للاستثمار في المشاريع طويلة الأجل، مما يعزز الثقة لدى المستثمرين والمساهمين.

تعزيز الاستقرار

يمكن الاستعانة بالأرباح المحتجزة في الميزانية في بناء احتياطيات مالية، وتسديد الديون المستحقة، وتمويل استثمارات جديدة، مما يساهم في تحقيق استقرار مالي أكبر، ومتانة اقتصادية على المدى البعيد.

تحسين قيمة الشركة

باستثمار الأرباح في مشاريع مربحة ومستقبلية، تتحسن قيمة الشركة، وتزداد جاذبية الأسهم للمستثمرين، مما يعزز الاستثمار، والنمو المستمر.

وبالتالي تستطيع الشركات من خلالها تعزيز قدرتها التنافسية، وتحقيق النمو المستدام، مما يعكس أهمية اإدارة الفعالة للأرباح، واستخدامها بما يخدم مصلحة الشركة ومساهميها على حد سواء.

العوامل المؤثرة على الأرباح المحتجزة

الربح المحتجز هو عنصر مالي أساسي للشركات، إذ يلعب دورًا بارزًا في تعزيز القدرة الاستثمارية والتمويلية لها. 

وهناك عدة عوامل تؤثر على حجم الربح المحتجز وكيفية توزيعه، منها:

1. سياسة توزيع الأرباح

تعد سياسة الشركة في توزيع الأرباح أحد العوامل الرئيسية في تحديد حجم الأرباح المحتجزة، فإذا كانت الشركة تتبع سياسة توزيع مرتفعة للأرباح، فمن المحتمل أن تكون نسبة الأرباح المحتجزة في الميزانية أقل، إذ يتم توزيع جزء كبير من الأرباح على المساهمين.

2. النفقات الرأسمالية

تؤثر النفقات الرأسمالية للشركة على حجم الأرباح المحتجزة، فعندما تستثمر الشركة في مشاريع كبيرة للتوسع أو التطوير، يتم استخدام جزء كبير من الأرباح للتمويل، مما يقلل من حجم الأرباح المحتجزة في الميزانية.

3. إدارة الديون

تلعب إدارة الديون دورًا كبيرًا في تحديد حجم الأرباح المحتجزة في الميزانية، فإذا كانت الشركة تحمل ديونًا كبيرة وتدفع فوائد عالية عليها، فقد تضطر إلى استخدام جزء من الأرباح لسداد هذه الديون ودفع فوائدها، مما يقلل من حجم الأرباح المحتجزة.

4. نسبة الربح

يؤثر حجم الربح الصافي الذي تحققه الشركة بشكل مستمر على حجم الأرباح المحتجزة، فإذا كانت الشركة تحقق نسبة عالية من الأرباح بشكل دوري ومستقر، فمن المرجح أن تكون لديها نسبة عالية من الأرباح المحتجزة في الميزانية، مما يتيح لها استخدامها في التوسع والاستثمار في المشاريع الجديدة.

5. السياسات المالية والإدارية

تلعب السياسات المالية والإدارية دورًا هامًا في تحديد كيفية إدارة الشركة للأرباح المحتجزة، فاتباع سياسات فعّالة لإدارة رأس المال والاستثمارات يساعد في تحقيق أرباح محتجزة أعلى، واستخدامها بشكل أكثر كفاءة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة.

كيفية حساب الأرباح المحتجزة في الميزانية؟

لحساب الأرباح المحتجزة، يمكن استخدام المعادلة التالية:

{إجمالي الأرباح المحتجزة} = {الأرباح المحتجزة سابقًا في بداية الفترة المحاسبية (الأرباح المرحلة)} + {صافي الدخل (صافي الربح أو الخسارة)} – {التوزيعات النقدية وتوزيعات الأسهم} ± تسويات الفترات السابقة

ملحوظة: تسويات الفترات السابقة هي تعديلات ضرورية بسبب أخطاء أو تغييرات في مبدأ محاسبي مثل (تغيير طريقة تقييم المخزون أو طريقة الإهلاك)

كيف تؤثر توزيعات الأرباح على الأرباح المحتجزة؟

تؤثر توزيعات الأرباح بشكل كبير على الأرباح المحتجزة في الميزانية، ويظهر ذلك كالتالي: 

1- توزيعات الأسهم

عندما تقرر الشركة توزيع أرباح على شكل أسهم، يتم تخصيص جزء من الأرباح المحتجزة لإصدار هذه الأسهم، وذلك يعني أن القيمة النقدية للأرباح المحتجزة في الميزانية تنخفض، إذ يتم استخدام جزء منها لزيادة رأس المال أو توزيع الأسهم بدلاً من توزيع نقود.

2- توزيعات النقدية

في حالة توزيعات الأرباح على شكل نقد، يتم دفع مبالغ مالية مباشرة للمساهمين، مما يؤدي إلى تقليص الأرباح المحتجزة بالمبلغ النقدي الموزع، إذ يُنفق هذا المبلغ، ويتم تخفيضه من الرصيد النقدي للشركة.

3- التأثير العام

بغض النظر عن نوع التوزيعات (أسهم أو نقد)، فإن توزيعات الأرباح تقلل من القدرة الاستثمارية للشركة بشكل مباشر. 

إذ تحول الشركة جزء من الأرباح المحتجزة التي كانت مخصصة للاستثمار في مشاريع جديدة أو لتعزيز رأس المال إلى توزيعات للمساهمين، مما يؤثر على النمو المستقبلي وقدرة الشركة على تمويل نشاطاتها المستقبلية.

ما هي قائمة الأرباح المحتجزة في الميزانية؟

تُعرف قائمة الأرباح المحتجزة كملخص لإجمالي الأرباح المتراكمة منذ بداية نشاط الشركة. تظهر هذه القائمة في مستند يُسمى “قائمة الأرباح المحتجزة”، وتُعد جزءًا من بيان التغيرات في حقوق الملكية للشركة. 

وهي عبارة عن تقرير في قائمة حقوق الملكية يسجّل به كل التغييرات التي حدثت في الأرباح المبقاة وصافي الأرباح والأسهم خلال فترة محاسبية مالية محددة، 

ويعكس التقرير الوضع المالي لنشاطك التجاري، ويعطيك انطباع تقريبي عن حالة أسهمك سواء كانت مرتفعة أو منخفضة.

الفرق بين الأرباح المرحّلة والأرباح المحتجزة

الأرباح المُرحلة هي الأرباح المتراكمة من الفترات المالية السابقة، سواء كانت إيجابية أو سلبية، وتُسجل في بند الدائن في حقوق الملكية. 

تعكس الأرباح المُرحلة أداء الشركة على مدى سنوات ممارستها لنشاطاتها، وتعد مؤشرًا على وضعها المالي التاريخي، ولكنها لا تعكس بالضرورة الوضع المالي الحالي للشركة.

أما الأرباح المُحتجزة في الميزانية، فهي تُعبر عن الأرباح التي حققتها الشركة في الفترة المالية الحالية فقط، دون النظر إلى الفترات السابقة. 

تُستخدم الأرباح المُحتجزة لتقديم صورة دقيقة وحديثة عن قدرة الشركة على تحقيق أرباح مستدامة وإدارة مواردها بفعالية في الوقت الحالي، ويعد إجمالي الأرباح المُحتجزة المؤشر الأكثر تحديثًا ودقةً لوضع الشركة حاليًا، إذ يجمع بين الأرباح المُرحلة والأرباح التي تم تحقيقها في الفترات المالية الحالية، مما يساهم في تقديم صورة شاملة ودقيقة عن أدائها المالي الحالي.

ما هي مزايا الأرباح المحتجزة؟

تعتمد الشركة على الأرباح المحتجزة في الميزانية لأغراض متعددة بسبب المميزات التي تتمتع بها، ومن أبرزها:

1- توفير مصدر تمويل دون ضمانات

تُمثّل الأرباح المحتجزة مصدر تمويل يمكن استخدامه بدون الحاجة إلى تقديم ضمانات مالية إضافية، مما يعزز السيولة المالية للشركة، ويمكنها من التوسع والنمو.

2- تقليل التكاليف والمخاطر

عند استخدام الأرباح المحتجزة في الميزانية، تتجنب الشركة تكاليف إصدار أسهم جديدة أو إصدار سندات، وبالتالي تقلل من التكاليف المالية والتبعات القانونية المرتبطة بتلك العمليات.

3- الحفاظ على الاستقلالية المالية

باستخدام الأرباح المحتجزة، تبقى الشركة مستقلة ماليًا، ولا تضطر إلى الاعتماد الكامل على تمويل خارجي، مما يحافظ على سيطرتها على أنشطتها وقراراتها التشغيلية.

4- الحفاظ على الربحية والنمو المستقبلي

بتخصيص جزء من الأرباح للاستثمارات أو تسديد الديون، تساهم الشركة في الحفاظ على ربحيتها وتمكينها من تحقيق النمو المستقبلي دون الحاجة إلى تخفيضات كبيرة في رأس المال أو استخدام موارد خارجية مكلفة.

تحديات زيادة الأرباح المحتجزة

على الرغم من المميزات التي تتمتع بها الأرباح المحتجزة في الميزانية، إلا أن هناك بعض التحديات التي يجب أخذها في الاعتبار:

تقليل توزيعات الأرباح

قد يؤدي حجز الأرباح إلى تقليل توزيعات الأرباح المتاحة للمساهمين، مما يسبب اعتراضًا بينهم، خاصة إذا تكررت هذه الحالة.

التساؤلات حول الإدارة المالية

حفظ كميات كبيرة من الأرباح قد يثير تساؤلات عدة بشأن كيفية إدارة الشركة لمواردها المالية واستراتيجية الاستثمارات.

الحاجة إلى تعويض المساهمين

في بعض الحالات، تحتاج الشركة إلى تعويض المساهمين عن انخفاض توزيعات الأرباح بإصدار أسهم مجانية، مما يقلل قيمة سهم الشركة.

تفضيل المستثمرين للشركات القادرة على توزيعات أرباح كبيرة

يميل بعض المستثمرين -خاصة الذين يسعون لتحقيق عوائد سريعة- إلى الاستثمار في الشركات التي توفر توزيعات أرباح أكبر بدلاً من الشركات التي تحجز كميات كبيرة من الأرباح.

لكن، على الرغم من التحديات المرتبطة بالأرباح المحتجزة، فإن استخدام برنامج محاسبي متكامل يساهم بشكل كبير في تحسين إدارة هذه الأرباح، ونحن نرشح لك “إدارة”. 

تمكن من حساب الأرباح المحتجزة بدقة مع “إدارة”

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يساعدك على إدارة العمليات المالية والمحاسبية داخل مؤسستك، بما في ذلك إدارة حساب الأرباح المحتجزة. 

إذ يتيح البرنامج:

إنشاء حساب للأرباح المحتجزة

عند البدء باستخدام “إدارة”، يمكن بسهولة إنشاء حساب ضمن شجرة الحسابات يُخصص للأرباح المحتجزة، ويتم تعيين هذا الحساب بنوع خاص يسمى “أرباح محتجزة”، مما يُسهّل تصنيف ومتابعة الأرباح المرحلة من الفترات السابقة.

التحويل التلقائي لصافي الأرباح

بمجرد إغلاق الفترة المالية في البرنامج، يحول “إدارة” تلقائيًا صافي الأرباح أو الخسائر إلى حساب الأرباح المحتجزة الذي تم إنشاؤه مسبقًا، مما يضمن دقة المعلومات المالية وسهولة مراجعتها، دون الحاجة إلى التحويلات اليدوية.

وبالتالي، يساهم “إدارة” في تبسيط عملية إدارة الأرباح المحتجزة، مما يعزز من كفاءة الإدارة المالية ويتيح للشركات اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات دقيقة. 

الخلاصة

تعد الأرباح المحتجزة في الميزانية من أهم وسائل تحقيق أهداف الشركة الاستثماريّة على المدى البعيد، فهي مصدر تمويل آمن ومنخفض المخاطر، بجانب أنها تسمح للشركة بسداد التزاماتها وديونها دون الاعتماد على أطراف خارجية مثل البنوك.

وعلى الرغم من التحديات المرتبطة بتقليل توزيعات الأرباح والتوازن بين مصالح المساهمين وإدارة الشركة، تبقى الأرباح المحتجزة عنصرًا مهمًا في تحقيق الاستدامة والتوسع على المدى البعيد.

وفي هذا السياق، يأتي دور “إدارة” كحل متكامل يمكّن الشركات من إدارة عملياتها المالية والمحاسبية بكفاءة، إذ يوفر ميزات متطورة لتتبع الأرباح المحتجزة في الميزانية، وتحسين استراتيجياتها الاستثمارية. لذا، اطلب عرضًا توضيحيًا اليوم لتكتشف كيف يعزز “إدارة” أداء مؤسستك وتحقيق أهدافك المالية.

المصادر

Retained Earnings in Accounting and What They Can Tell You

What are Retained Earnings?

Prior Period Adjustments

فمن خلال إدارة المصروفات بفعالية، تستطيع الشركات تحسين عملياتها، وتقليل التكاليف غير الضرورية، وتوجيه الموارد نحو الأهداف الاستراتيجية. 

وفي هذا المقال نتناول أنواع المصروفات في الشركات التجارية، وكيفية إدارتها بشكل مناسب.

ما هي المصروفات في الشركات التجارية؟

المصروفات “Expenses” هي التدفقات النقدية الخارجية التي تهدف إلى تشغيل الشركة، واستثمار مواردها للحصول على منتج أو خدمة معينة. 

وهنا يجب توضيح الفرق بين مصطلحي “التكلفة” و “المصروف”، لأنهما في ظاهرهما مصطلحان مترادفان، ولكن من وجهة نظر المحاسبة، نجد أن مصطلح “التكلفة” يشير إلى الموارد المالية التي تتكلفها الشركة لشراء أصل يدر ربح على سنوات عدة لاحقة. 

أما مصطلح “المصروف” فهو يشير إلى النفقات الدورية المتكررة، والتي غالبًا ما تندرج تحت سنة مالية واحدة، وتتعدد أنواع المصروفات في الشركات التجارية لتشمل: رواتب الموظفين والعمال، ومصاريف الإيجار، والضرائب، وإهلاك الأصول. 

أنواع المصروفات في الشركات التجارية

تنقسم المصروفات لعدة أنواع رئيسية، وتتمثل في الآتي: 

أولًا: مصروفات التشغيل

وهي المصروفات التي تنفقها الشركة بشكل يومي لإدارة أعمالها الأساسية، لذا فهي مصروفات جوهرية لاستمرار أعمال الشركة، وتؤثر على الربحية بشكل مباشر، وتتضمن: 

تكلفة البضائع المباعة (COGS)

هي القيمة الإجمالية لجميع المصروفات المباشرة المتعلقة بإنتاج البضائع التي باعتها الشركة خلال فترة معينة، وتشمل تكلفة المواد الخام، والعمالة المباشرة، ومصاريف التصنيع الأخرى. 

مثال: إذا كانت الشركة تبيع الهواتف المحمولة، فإن COGS يشمل تكلفة المكونات مثل: الشاشات، والمعالجات، والبطاريات، وغيرها من المواد الخام اللازمة للتصنيع، بالإضافة إلى تكلفة العمالة التي تقوم بتجميع الهواتف. 

رواتب وأجور الموظفين 

تمثل الرواتب والأجور واحدة من أكبر المصروفات التشغيلية في أي شركة. وتشمل الرواتب المدفوعة للمديرين، والموظفين الإداريين، والعمال، سواء كانوا بدوام كامل أو جزئي، بالإضافة إلى المزايا الأخرى مثل: التأمين الصحي، والحوافز، والمكافآت، والأجازات المدفوعة. 

الإيجارات والمرافق

هذا الجزء من أنواع المصروفات في الشركات التجارية يشمل نفقات استئجار المكاتب والمصانع، وتكون تكلفة الإيجار حسب موقع وحجم المساحة المستأجرة. 

بالإضافة إلى الفواتير الشهرية للمرافق الأساسية مثل: الإنترنت، والكهرباء، والماء، والغاز، ويمكن تحسين إدارة هذه المصروفات من خلال تطبيق استراتيجيات لتوفير الطاقة، وتقليل استخدام الموارد.

ثانيًا: المصروفات التمويلية

استكمالًا للحديث عن أنواع المصروفات في الشركات التجارية نجد المصروفات التمويلية، وهي النفقات المرتبطة بالحصول على الأموال التي تحتاجها الشركة لتمويل أنشطتها التجارية واستثماراتها، وتشمل: 

الفوائد على القروض

هي المدفوعات التي تقوم بها الشركة للبنوك أو المؤسسات المالية مقابل القروض التي حصلت عليها. 

مثال: إذا اقترضت الشركة مليون جنيه مصري لبناء مصنع جديد، فإن الفوائد السنوية المدفوعة على هذا القرض تُعد مصروفات تمويلية. 

تكاليف إصدار السندات

وهي المصروفات المرتبطة بإصدار السندات لجمع الأموال من المستثمرين، بالإضافة إلى الفوائد التي تدفعها الشركة لهم فيما بعد، نظرًا لاستثمارهم في سندات الشركة. 

ثالثًا: مصروفات الضرائب

ثالث أنواع المصروفات في الشركات التجارية هي المصروفات الضريبية التي تلتزم بها الشركة تجاه الحكومة، وتعد من الالتزامات القانونية الضرورية، وتتضمن: 

ضريبة الدخل

هي الضريبة المفروضة على صافي أرباح الشركة بعد خصم جميع المصروفات، وتفرضها عادةً الحكومات الوطنية، والمحلية.  

ضرائب أخرى

وتشمل الضرائب العقارية، وضرائب الاستيراد والتصدير، وغيرها من الضرائب المحلية الأخرى. 

مثال: الضرائب التي تدفعها الشركة على ملكية المباني والأراضي التي تستخدمها في عملياتها. 

رابعًا: المصروفات غير التشغيلية

النوع الأخير من أنواع المصروفات في الشركات التجارية هي المصروفات غير التشغيلية، وهي مصروفات لا تتعلق بالأنشطة الرئيسية للشركة، فهي تمشل مجموعة متنوعة من التكاليف التي لا ترتبط بإنتاج أو بيع المنتجات أو الخدمات الأساسية. 

ومثال على ذلك: 

خسائر الاستثمارات

هي الخسائر المالية التي تتحملها الشركة نتيجة للاستثمار في أصول أو أوراق مالية انخفضت قيمتها، وقد تحدث هذه الخسائر بسبب عدة عوامل، منها: انخفاض أسعار الأسهم، أو انخفاض قيمة الأصول العقارية، أو بيع الاستثمارات بأقل من سعر الشراء. 

خسائر بيع الأصول

وهي الخسائر المالية التي تتكبدها الشركة عندما يتم بيع الأصول بأقل من قيمتها الدفترية (أي أقل من السعر الذي تم شراء الأصل به)، ويمكن أن تكون هذه الأصول عبارة عن: معدات، عقارات، مركبات، أراضي، أو أي أصول أخرى تملكها الشركة. 

كيفية إدارة المصروفات في الشركات التجارية بشكل مناسب

حُسن إدارة المصروفات هو أحد أهم العوامل التي تؤثر على نجاح الشركة، خصوصًا مع تزايد أنواع المصروفات في الشركات التجارية، ولتحقيق ذلك، يجب عليك اتباع بعض النصائح والإرشادات، مثل: 

1. تحديد المصروفات بشكل دقيق، وتصنيفها حسب النوع، لتحديد الميزانية المخصصة لكل نوع منها. 
2. إعادة النظر في الميزانية بشكل دوري، للتحكم في المصروفات الزائدة، والبحث عن كيفية تقليلها. 
3. إدارة المخزون بشكل فعّال، لتجنب الإهدار، ولخفض مصاريف النقل والتخزين. 
4. وضع أولوية للمصروفات التي تعزز نشاط الشركة وتحقق أهدافها الأساسية. 
5. استخدام التقنيات الحديثة في إدارة المصروفات. 

اقرأ أيضًا: أبرز الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها بالتفصيل

كيف يساعدك “إدارة” في إدارة مصروفاتك؟

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يوفر لك موديول كامل للحسابات، وبالتالي تستطيع من خلاله: 

• تكويد وتقسيم المصروفات في مجموعات. 
• إنشاء مراكز تكلفة للفروع ومعرفة المصاريف الخاصة بكل فرع. 
• إصدار تقارير مفصلة بالمصروفات حسب التصنيف، والموظف، والعميل، والمدة الزمنية. 
• إدارة المصروفات المتكررة. 

اقرأ أيضًا: أهم 9 مميزات لبرامج الـ ERP في إدارة الحسابات المالية

الخلاصة

تنقسم أنواع المصروفات في الشركات التجارية إلى 4 أنواع رئيسية، وهي: المصروفات التشغيلية، والمصروفات التمويلية، ومصروفات الضرائب، والمصروفات غير التشغيلية. 

والتحدي هنا بالنسبة لإدارة أي شركة، أن يتم التخطيط المالي الجيد لإدارة كل هذه المصروفات، مع الوضع في الاعتبار بألا تتجاوز مصروفات الشركة الإيرادات التي تحققها. 

ولأن الإدارة الدقيقة لمصروفاتك تعد شبه مستحيلة يدويًا فنحن نشرح لك “إدارة” ليختصر عليك تتبع كل ما يخص مصروفاتك بدقة، واتخاذ القرارات الفعالة المبنية على رؤية واضحة. 

تواصل معنا لتعرف المزيد عنه. 

وفي هذا المقال نوضح لك كيفية إعداد ميزان المراجعة، لتعزيز الإدارة المالية، فتابع معنا.

ما هو ميزان المراجعة؟

ميزان المراجعة هو بيان مالي أساسي يستخدم في المحاسبة لضمان دقة السجلات المالية للشركة. وهو بمثابة خطوة أولية في إعداد البيانات المالية مثل: بيان الدخل، والميزانية العمومية. 

يسرد ميزان المراجعة جميع حسابات دفتر الأستاذ مع الأرصدة المدينة أو الدائنة الخاصة بها، وتتمثل الجوانب الرئيسية له في:

قائمة الحسابات (Chart of Accounts)

يتضمن ميزان المراجعة قائمة بجميع الحسابات من دفتر الأستاذ العام، ويتم تنظيمها عادةً بترتيب منهجي مثل:

• الأصول 
• الخصوم 
• حقوق الملكية
• الإيرادات 
• المصروفات

الأرصدة المدينة والدائنة (Debit and Credit Balances)

يعرض كل حساب في ميزان المراجعة إما كدين أو دائن، وهنا يتم إدراج الأرصدة المدينة في عمود واحد، والأرصدة الدائنة في عمود آخر.

المحاسبة ذات القيد المزدوج (Double-Entry Accounting)

يعتمد ميزان المراجعة على مبدأ المحاسبة ذات القيد المزدوج، مما يعني أن لكل قيد مدين قيد دائن مساوِ ومعاكس في حساب آخر. وهذا يضمن بقاء المعادلة المحاسبية متوازنة.

المعادلة هي: (الأصول = الخصوم + حقوق الملكية) 

معادلة الموازنة (Balancing Equation)

في أسفل ميزان المراجعة، يجب أن يكون مجموع الأرصدة المدينة مساويًا لمجموع الأرصدة الدائنة. وإذا تطابقت المجاميع، فهذا يشير إلى أن القيود المحاسبية مسجلة بدقة، وأن دفتر الأستاذ متوازن. لكن لا يعني بالضرورة عدم وجود أخطاء في السجلات المحاسبية، فهذا مجرد فحص أولي.

وتيرة الإعداد (Preparation Frequency)

يمكن إعداد موازين المراجعة في نهاية الفترة المحاسبية، مثل الشهرية أو الربع سنوية أو السنوية، للتحقق من دقة البيانات المالية قبل إعداد البيانات المالية.

اقرأ أيضًا: أهم 8 معلومات عن القوائم المالية.

أهمية إعداد ميزان المراجعة

يلعب ميزان المراجعة دورًا هامًا في العملية المحاسبية. إذ يساعد على:

اكتشاف الأخطاء

أحد الأهداف الأساسية لميزان المراجعة هو تحديد الأخطاء في تسجيل وترحيل المعاملات المحاسبية، إذ تشير التناقضات في ميزان المراجعة، مثل إجماليات الخصم والائتمان غير المتساوية إلى أخطاء محتملة في حسابات دفتر الأستاذ.

التحقق من الدقة

يعمل ميزان المراجعة بمثابة فحص أولي للتحقق من دقة السجلات المحاسبية. ومن خلال مقارنة إجمالي الديون مع إجمالي الائتمانات، يمكن للمحاسبين التأكد من أن جميع المعاملات قد تم تسجيلها وتصنيفها بشكل صحيح وفقًا لمبادئ المحاسبة ذات القيد المزدوج.

تحسين الرقابة الداخلية

يساعد الإعداد والمراجعة المنتظمة لميزان المراجعة على ضمان التقاط البيانات المالية ومعالجتها بدقة، مما يقلل من مخاطر الاحتيال أو الأخطاء.

تعزيز الشفافية في التقارير المالية

يشكل ميزان المراجعة الأساس لإعداد البيانات المالية مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية. 

فهو يوفر ملخصًا لأرصدة الحسابات اللازمة لتجميع هذه التقارير، مما يسهل الشفافية والمساءلة في إعداد التقارير المالية.

تسهيل اتخاذ القرار

من خلال توفير لمحة سريعة عن الوضع المالي للشركة، يساعد ميزان المراجعة الإدارة في اتخاذ قرارات فعالة بشأن تخصيص الموارد، وفرص الاستثمار، والتخطيط الاستراتيجي. 

الامتثال

يعد التأكد من إعداد ميزان المراجعة بدقة يجب على الشركات الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) أو معايير التقارير المالية الدولية (IFRS) للوفاء بالمتطلبات القانونية والالتزامات التنظيمية.

كيفية إعداد ميزان المراجعة

يمر ميزان المراجعة بمجموعة من الخطوات للتمكن من إعداده بشكل فعال، وتتمثل تلك الخطوات في: 

1- تنظيم البيانات المالية

يبدأ إعداد ميزان المراجعة بتنظيم البيانات المالية الهامة، وهي: 

دفتر الأستاذ العام

في هذه الخطوة يتم جمع كافة بيانات المعاملات المسجلة في دفتر الأستاذ العام، والتأكد من تصنيف كل معاملة بشكل صحيح في حسابات دفتر الأستاذ الخاصة بها، مثل: الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات. 

تحقق من دقة الإدخالات وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية قبل المتابعة.

دفاتر الأستاذ الفرعية

طابق دفاتر الأستاذ الفرعية مع الحسابات المقابلة في دفتر الأستاذ العام، إذ توفر دفاتر الأستاذ الفرعية معلومات مفصلة لحسابات محددة، مثل الحسابات المدينة أو الحسابات المستحقة الدفع. 

تأكد من أن المعاملات في دفاتر الأستاذ الفرعية تتطابق مع الإدخالات المقابلة في دفتر الأستاذ العام للحفاظ على الاتساق والدقة.

2- تعديل الإدخالات

وهنا يتعين عليك تحديد: 

المستحقات – Accruals

تحديد أي إيرادات أو مصروفات مستحقة تم اكتسابها أو صرفها ولكن لم يتم تسجيلها بعد. تشمل الأمثلة الشائعة على الاستحقاقات الفوائد المستحقة والأجور المستحقة والمرافق المستحقة.

مصروف/إيراد مقدم – Deferrals

تحديد أي تأجيلات، والتي تنطوي على الاعتراف بالإيرادات أو النفقات في تاريخ لاحق من وقت حدوث المعاملة. اضبط حسابات دفتر الأستاذ وفقًا لذلك لتعكس توقيت هذه المعاملات بدقة. 

تتضمن أمثلة التأجيلات النفقات المدفوعة مقدمًا (مثل الإيجار المدفوع مقدمًا والتأمين المدفوع مقدمًا) والإيرادات غير المكتسبة.

التقديرات – Estimates

راجع أي تقديرات تم إجراؤها لبنود مثل الاستهلاك أو الديون المعدومة أو مخصصات الطوارئ، واضبط حسابات دفتر الأستاذ بناءً على التقديرات المحدثة لتعكس المركز المالي الأكثر دقة. 

التأكد من أن التقديرات تتوافق مع المبادئ واللوائح المحاسبية للحفاظ على الامتثال والشفافية.

3- تنسيق ميزان المراجعة

هنا يتم تحديد شكل عرض ميزان المراجعة مثل التخطيط الرأسي أو الأفقي، مع التأكد من أن ميزان المراجعة يتضمن أعمدة للأرصدة المدينة والدائنة، وأسماء الحسابات، والأرصدة الإجمالية، لتوفير الوضوح وسهولة التحليل.

الإعداد اليدوي لميزان المراجعة مقابل الإعداد الآلي

عند إعداد ميزان المراجعة بالطريقة اليدوية، يتم إدراج أرصدة الحسابات وإجماليها يدويًا، مع فتح حساب دفتر أستاذ بشكل فردي، وإجراء التعديلات حسب الضرورة. 

ورغم أن تلك الطريقة توفر نهجًا عمليًا، وقد تكون مناسبة للشركات الصغيرة ذات الاحتياجات المحاسبية الأبسط، إلا أنها تستغرق وقتًا طويلًا، إلى جانب أنها أكثر عرضة للخطأ البشري.

على الجانب الآخر نجد أن إعداد ميزان المراجعة الآلي يتضمن استخدام برامج المحاسبة أو الأدوات الرقمية لتبسيط العملية، مما يسمح بالاستخراج التلقائي للبيانات من دفتر الأستاذ العام. وبالتالي توفر تلك الأساليب الكفاءة والدقة.

نصائح للإعداد الفعال لميزان المراجعة

حتى تتمكن من إعداد ميزان المراجعة بشكل جيد فهناك عدة نقاط لا بد من وضعها في الاعتبار، أبرزها: 

الحفاظ على الاتساق في تسجيل المعاملات

يجب التأكد من اتباع السياسات والإجراءات المحاسبية بشكل متسق في جميع المعاملات، ويتضمن ذلك:

• استخدام رموز حساب موحدة
• تسجيل المعاملات على الفور
• تطبيق مبادئ متسقة للتعرف على الإيرادات وتخصيص النفقات.

التسوية المنتظمة للحسابات

تساعد التسوية المنتظمة للحسابات على تحديد التناقضات والأخطاء في السجلات المالية، مما يمكنك من معالجة أي اختلافات على الفور من خلال التحقيق في الأسباب الكامنة، وإجراء التعديلات اللازمة، لضمان دقة البيانات المالية.

استشارة الخبراء

قد تتطلب المعاملات المحاسبية المعقدة أو التناقضات مساعدة مهنية من المحاسبين أو المستشارين الماليين. 

لذا استشر الخبراء لمعالجة المشكلات المحاسبية الصعبة، وتفسير المعايير واللوائح المحاسبية، وضمان الامتثال لمتطلبات إعداد التقارير المالية. 

استخدام البرامج المحاسبية

يعمل برنامج المحاسبة على تبسيط إعداد ميزان المراجعة عن طريق تسريع المهام المتكررة، وتوفير وقت استعراض البيانات المالية الدقيقة. 

لذا اختر برنامج محاسبة يتوافق مع احتياجات عملك، ويقدم ميزات مثل إدخال البيانات تلقائيًا، وإعداد التقارير القابلة للتخصيص، وآليات التحقق من الأخطاء المضمنة، وذلك لتعزيز الكفاءة والدقة والشفافية في إعداد ميزان المراجعة.

كيف يساعدك “إدارة” في إعداد ميزان المراجعة؟

“إدارة” هو برنامج محاسبي يسهل عليك إعداد ميزان المراجعة، إذ يوفر: 

تسجيل حركات الصرف والاستلام والقيود في دفتر الأستاذ

يسهل “إدارة” عملية تسجيل الحركات المالية الخاصة بكل حساب -مثل الصرف والاستلام والقيود- في دفتر الأستاذ. 

بالتالي، يتم تسجيل هذه الحركات أثناء القيد، وتظهر مباشرة في ميزان المراجعة، مما يجعل عملية التحقق من البيانات أكثر سهولة وفعالية.

توفير رسائل الخطأ في حال وجود فروق بين الدائن والمدين

يتيح “إدارة” الكشف عن أي فروق بين الدائن والمدين في ميزان المراجعة، ففي حالة وجود أي فرق، يعرض البرنامج رسالة تنبه المستخدم إلى الخطأ.

إلى جانب ذلك، يسمح “إدارة” بحفظ الحركة في ميزان المراجعة فقط بعد التأكد من تساوي الدائن والمدين، مما يساهم في تقليل الأخطاء في القيود، وضمان دقة البيانات المالية.

تحديد فترات محددة لمراجعة ميزان المراجعة

يوفر “إدارة” ميزة تحديد الفترات التي يرغب المستخدم في مراجعة ميزان المراجعة خلالها، مما يسهل إعداد البيانات المالية بدقة وفي الوقت المحدد، ويسهل تخطيط وتنظيم مراجعته لميزان المراجعة قبل إعداد البيانات المالية.

الخلاصة

يعد ميزان المراجعة من البيانات المالية الأساسية في مجال المحاسبة، إذ يهدف إلى ضمان دقة السجلات المالية للشركة، ويمثل خطوة أولية في إعداد البيانات المالية. 

ويتضمن قائمة بجميع حسابات دفتر الأستاذ مع الأرصدة المدينة أو الدائنة الخاصة بها، مع اعتماد مبدأ المحاسبة ذات القيد المزدوج، لضمان توازن المعادلة المحاسبية. 

ولضمان إعداد ميزان المراجعة بشكل فعال، يجب الحفاظ على الاتساق في تسجيل المعاملات، والتسوية المنتظمة للحسابات، واستشارة الخبراء عند الحاجة، واستخدام البرامج المحاسبية.

وفي حالة أنك تبحث عن برنامج محاسبي يساعدك في إعداد ميزان المراجعة فـ “إدارة” هو خيارك الأمثل لذلك، إذ يختصر عليك خطوات الإعداد، ويعزز دقة حساباتك. 

تواصل معنا لتعرف أكثر عن البرنامج.

يُعاني البعض من أعمال خفية في القوائم النقدية تعود بالضرر على مستقبل الصورة العامة للشركات، ولتجنب توابع ذلك، نكشف لك الستار في هذا المقال عن أبرز أساليب التلاعب المالي، وكيفية الكشف عنها في خطوات.

طرق التلاعب في القوائم المالية 

تُمثل القوائم المالية الركيزة الأساسية التي تساعد على معرفة المستقبل المالي للشركات بتفاصيله الدقيقة، وقد تتعرض تلك القوائم في بعض الأحيان إلى التزييف من خلال عدة طرق، مثل:

1- التلاعب في الإيرادات

تُعد تلك الطريقة من أكثر طرق التلاعب في القوائم المالية انتشارًا، وفي أغلب الأوقات يكون الهدف منها هو تحسين الصورة المالية للشركة أمام المستثمرين، أو الجمهور، ومن أنماطها:

تسجيل مبيعات وهمية

من خلال تدوين عمليات بيع غير حقيقية في القوائم المالية، يظن فاعلي هذا النوع من طرق التلاعب بأنهم بذلك سيخلقوا صورة أفضل للشركة، عن طريق زيادة الإيرادات المعلنة، أو تضخيم الإيرادات لتكون أكبر مما هي عليه في الواقع.

تحويل المصروفات المحددة إلى مصروفات عامة

تشمل تلك الطريقة تحويل المصروفات المحددة إلى مصروفات عامة في القوائم المالية، فمثلًا تُحوّل الشركة تكاليف التسويق إلى مصروفات عمومية، ومتنوعة، بدلاً من تصنيفها كنفقات تسويق، وهذا يؤدي إلى زيادة الإيرادات الصافية، وتحسين الصورة المالية العامة.

التلاعب بالإيرادات الإلكترونية

أصبح إجراء العمليات البيعية، والشرائية بطريقة إلكترونية في وقتنا الحالي أمرًا رائجًا لا غنى عنه في عالم الأعمال، ومن أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية التي تتعلق بهذا الأمر، أن بعض العاملين في الشركة قد يتبعوا إجراء عمليات بيع وشراء وهمية عبر الإنترنت؛ بهدف زيادة الإيرادات المعلنة، دون وجود عمليات فعلية.

2- التلاعب بالنفقات

الاحتيال في سداد المصروفات هو أكثر أنواع الاحتيال شيوعًا، وهو استخدام طرق غير أخلاقية للتلاعب بالمصروفات في القوائم المالية، وتظهر تلك الطرق في: 

تأجيل دفع النفقات 

يُؤدي تأجيل دفع المصروفات، أو الديون المستحقة إلى تقليل النفقات في الفترة الحالية، مما يجعل الأداء المالي في التقارير، والقوائم يبدو أفضل مما هو عليه في الواقع، ويُحسن النتائج المالية التابعة للشركة لفترة زمنية مؤقتة.

تحويل المصروفات إلى أصول

عندما تُحوّل تكاليف الشركة من فئة المصروفات إلى فئة الأصول؛ فإن ذلك يؤدي إلى تقليل قيمة المصروفات المعلنة في الفترة الحالية، وزيادة قيمة الأصول المسجلة في القوائم المالية في الفترة الحالية، وبالتالي تحسين الأداء المالي على الورق.

تخفيض التكاليف ظاهريًا

عند مرور الشركة بتحديات مالية، قد يسعى بعض المسؤولين إلى عدة إجراءات غير قانونية للتغلب على تلك التحديات؛ من خلال تخفيض ميزانية التكاليف ظاهريًا، دون أن تُجرى التدابير المطلوبة فعليًا، وهذا بدوره يخفض المصروفات بشكل مفاجئ، ويُزيد الأرباح؛ ولكن بطريقة مزيفة.

تجاهل الديون غير المدفوعة 

وتلك من طرق التلاعب في القوائم المالية التي تظهر في عدم تسجيل الديون، أو الفواتير غير المدفوعة من الأساس في البيانات الحسابية، وبالتالي نجد بذلك أن الشركة تحقق أرباحًا أعلى، وتسدد مصروفات أقل مما يجب.

3- التلاعب بالأصول

يُعد التلاعب بالأصول من أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية، ومن أشهر الممارسات التي تظهر في تلك النقطة:

تضخيم قيمة الأصول

وهو زيادة القيمة المسجلة للأصول في القوائم المالية بطرق غير دقيقة، أو مبالغ فيها، على سبيل المثال: زيادة القيمة الدفترية لأصول كالمباني، والمعدات بشكل أعلى من الصورة الفعلية الواقعية، مما يؤدي إلى تضخيم الثروة المالية للشركة.

تغيير التصنيفات الخاصة بالأصول

وتشمل تلك النقطة تغيير تصنيف الأصول من فئة إلى أخرى مثل:

• تحويل ديون قصيرة الأجل إلى ديون طويلة الأجل، إذ يساعد ذلك في زيادة نسب التمويل، وتخفيف الضغط النقدي في الفترة الحالية.
• تغيير التصنيف من أصول طويلة الأجل إلى أصول متداولة؛ لتحسين نسبة السيولة الخاصة بالشركة.
• تحويل المصروفات المستقبلية إلى أصول؛ لتخفيض المصروفات، وزيادة نسبة الأرباح.

استبعاد تكاليف إهلاك الأصول

تعمّد التأخير، أو عدم تسجيل تكاليف التآكل، وإهلاك الأصول من أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية، فيبدو الأصل كأنه لا يتأثر بأي انخفاض في القيمة على مر الزمن، ولا تؤثر التكاليف المتزايدة للصيانة، والتجديد على الأرباح المحاسبية، وكل ذلك بهدف تقليل المصروفات، وزيادة الأرباح المحاسبية.

4- التلاعب بالمعلومات المالية الخاصة بالموظفين

من الممارسات التي تؤثر بالسلب على نزاهة، وشفافية، وأمانة الشركة هي التلاعب بالبيانات المالية التي تتعلق بالعاملين، وتتمثل تلك الممارسات في الآتي:

• عدم تسجيل الالتزامات المالية تجاه الموظفين، على سبيل المثال بدَلات السفر، والانتقال، وغيرها، مما يجعل الوضع المالي أفضل مما هو عليه.
• عدم تسجيل التكاليف المتعلقة بالتدريب، والتطوير  الخاص بالموظفين؛ مما يزيد من نسبة الأرباح.
• تغيير تصنيف الأجور، والرواتب إلى أصول لفترة مؤقتة؛ مما يزيد من القيمة المحاسبية للأصول.
• تأخير تسجيل مصروفات الأجور، والرواتب؛ لزيادة الأرباح المؤقتة.
• استبعاد تكاليف الحوافز، والعلاوات، لزيادة الأرباح المحاسبية.

5- الاختلاس 

يُعد الاختلاس نوع من أنواع التلاعب في القوائم المالية الذي يتسبب في تعرض الشركة إلى عدة مشكلات تؤثر على الصورة العامة لها، وقد يكون الاختلاس عملًا فرديًا، أو منظمًا من قِبل مجموعة من الأشخاص، ويظهر في التالي: 

• التلاعب في تسجيل المعاملات النقدية مثل: المبيعات، والمصروفات؛ لإخفاء عمليات الاختلاس.
• سرقة النقدية، وقد تُسرق من الخزينة، أو من حسابات الشركة؛ بهدف تحقيق ربح شخصي.
• سرقة بيانات القوائم المالية التابعة للشركة، وبيانات العملاء؛ ثم تسريبها للمنافسين.
• تزوير الفواتير، والسجلات المحاسبية؛ للتستر على المبالغ المالية المسروقة.

6- عدم الإفصاح الكامل عن البيانات

يؤثر إخفاء المعلومات المالية الهامة على فهم العاملين بالشركة، أو الممولين، والمستثمرين للوضع المالي، أو أداء الشركة بشكل عام، مما يتسبب في اتخاذ قرارات استثمارية سيئة، أو قرارات محاسبية غير دقيقة. 

ومن البيانات المالية الهامة التي يتعمد بعض المسؤولين إخفاؤها: 

• المعلومات المتعلقة بالمخاطر، مثل: المخاطر القانونية، أو التنظيمية، أو المالية.
• المعلومات المالية، مثل: الأصول، الالتزامات، الأرباح، والخسائر.
• المعلومات التنظيمية، مثل: الانتهاكات القانونية، أو التنظيمية.
• المعلومات التشغيلية، مثل: المبيعات، الإنتاج، والنفقات.

7- تزييف التقارير المالية، والوثائق

كصاحب عمل قد تغفل عن تزييف مسؤولين بعض أقسام الشركة للتقارير المالية والوثائق لإظهار الشركة في وضع مالي أفضل مما هي عليه فعليًا، فتظهر تلك التزويرات في وضع أرقام زائفة للإيرادات، أو الأرباح، أو حجم الأعمال بشكل عام، وغيره.

وبالتالي يتسبب ذلك في عواقب وخيمة للشركة إذا انعدم التدقيق الداخلي للبيانات، ومراجعة الوثائق والتقارير أولًا بأول من قِبل استشاريين أو خبراء في هذا الجانب.

ما تأثير طرق التلاعب في القوائم المالية على مستقبل الشركة؟

من التأثيرات السلبية التي تنتج عن التلاعب في البيانات المالية، ما يلي: 

1. فقدان العملاء، فعند معرفتهم بأن الشركة تتلاعب في قوائمها المالية؛ حتمًا سيفقدوا ثقتهم في المنتجات، أو الخدمات التي تقدمها؛ لعدم التزامها بمعايير النزاهة، والشفافية.
2. خسارة فرص التنمية، والتطوير في الشركة، فالجهود المركزة على التغلب على التلاعب المالي تؤدي إلى فقدان الوقت المستثمر في المشاريع، والفرص التنموية.
3. انخفاض الأداء المالي للشركة، فالتزييف، والتلاعب في البيانات المالية سيتسبب في انخفاض الأرباح، وزيادة الخسائر على المدى البعيد.
4. انخفاض القيمة السوّقية، فعند اكتشاف طرق التلاعب في القوائم المالية الخاصة بالشركة؛ سيؤدي ذلك إلى تدني قيمتها في السوق.
5. التعرض للإجراءات القانونية، فقد ترفع الجهات المتضررة من التأثير الناتج عن التلاعب دعاوى قضائية ضد الشركة، أو المؤسسة.
6. فقدان المصداقية والثقة من قِبل المستثمرين، والمساهمين، والجهات الرقابية، مما يعرقل العمليات التجارية.

ما أساليب الحد من طرق التلاعب في القوائم المالية؟

تتلخص أساليب الكشف عن تلك الطرق في النقاط التالية:

1. وضع سياسات وإجراءات صارمة تحذر من التلاعب المالي، وتوعية الموظفين وتدريبهم على كيفية الكشف عن طرق التزوير في القوائم المالية.
2. تحليل النسب المالية، مثل: نسب الربحية، والسيولة والديون، للكشف عن أي تغييرات غير طبيعية، أو تلاعب في الأرقام.
3. تحليل أنماط النمو، من الإيرادات، والمصروفات، والأصول عبر السنوات، لمعرفة احتمالية وجود تزوير، أم لا.
4. استشارة خبراء ماليين، وقانونيين، للحصول على تقييم مستقل للأداء المالي للشركة، والكشف عن أي تلاعب محتمل.
5. تحليل الاتجاهات المالية، من خلال مقارنة الأداء المالي عبر الفترات الزمنية المختلفة لاكتشاف أي تغيرات غير مبررة.
6. المراجعة الدورية لأقسام الشركة؛ لتحديد نقاط الضعف في الرقابة الداخلية، والسعي في التغلب عليها.
7. مراجعة السياسات، والإجراءات المحاسبية، وما إذا كانت تُطبق بشكل صحيح، ومنتظم، أم لا.
8. فحص القوائم المالية، والتأكد من دقتها، ومطابقتها للمعايير.

كيف نساعدك في “إدارة” على تجنب التلاعب في القوائم المالية؟

نساعدك في إدارة على تجنب مشكلات التلاعب من خلال الخطوات التالية:

1- تحديد الموقف المالي لشركتك بدقة

وذلك من خلال توفير تقارير مفصلة خاصة بالبيانات المالية، تتمكن من خلالها من متابعة كافة ما يحدث في شركتك بالتفصيل، وأولًا بأول، مثل:

1. تقارير استلام الأصناف، والمعاملات المالية الخاصة بها.
2. تقارير تحليل الوضع المالي للشركة.
3. تقارير الميزانية، العمومية.
4. تقارير النواقص، والرواكد.
5. تقارير التدفقات النقدية. 
6. تقارير أعمار الديون.
7. تقارير قوائم الدخل.
8. تقارير المبيعات.
9. تقارير الشيكات.
10. تقارير الضرائب.

2- حفظ البيانات بطريقة آمنة

تتيح لك تلك الخاصية التحكم ببياناتك المالية وفق ما تريد، إذ تستطيع تحديد صلاحيات الدخول على القوائم المالية للموظفين التي تختارهم، تبعًا لمسؤولياتهم، وبذلك تتأكد من عدم قدرة أي فرد داخل الشركة على معرفة أية معلومات دون السماح له بذلك، وبالتالي الحفاظ على خصوصية البيانات، والوقاية من احتمالية التلاعب.

3- تتبع كل الأنشطة المالية من مكان واحد

يساعدك برنامج “إدارة” على متابعة كافة الأنشطة المالية من مكان واحد، وبكل سهولة، فتتمكن من:

• تتبع جداول مدفوعات العملاء.
• تتبع الإيرادات، والمصروفات.
• مراقبة أرباح المؤسسة.
• تحليل الميزانية.
• إدارة الائتمان.
• إدارة الفواتير.

4- إنشاء قوائم الدخل

للوقاية من طرق التلاعب في القوائم المالية، نتيح لك في برنامج “إدارة” إنشاء قوائم دخل تتمكن من متابعتها في أي وقت، من أي مكان، والتي تهدف إلى: 

• تحديد مدى ربحية، أو خسارة الشركة؛ وبالتالي معرفة ما إذا زادت قيمة الأسهم، أم لا.
• تقليل النفقات، وإعادة توجيه الأموال بما يتناسب مع الوضع المالي للشركة. 
• تحديد المشكلات المالية التي تتعرض لها الشركة معقدة كانت، أو بسيطة.
• التأكد من سير  الاستراتيجيات، والخطط في الطريق الصحيح.
• اتخاذ القرار الصائب عن طريق عرض البيانات بشكل تحليلي.
• المساعدة في إعداد الموازنة العامة للشركة. 
• تحليل الأداء، والوضع المالي للشركة.

5- التنبؤ بالأوضاع المالية المستقبلية

يتيح لك “إدارة” وضع رؤى مستقبلية لإدارة الحسابات المالية الخاصة بك، ومعرفة كيف سيسير العمل فيما بعد، فتتمكن من تتبع البيانات المالية جميعها من مكان واحد، ومعرفة تأثير كل قرار مالي على وضع الشركة، والاطلاع الدائم على المعاملات النقدية الداخلية، والخارجية ستساعدك على التنبؤ بمستقبل الشركة، وأوضاعها لاحقًا.

في النهاية نكون قد عرضنا لك أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية، وما تأثيرها على مستقبل الشركة، وأساليب الكشف عنها، وكيف يساعدك برنامج “إدارة” المحاسبي على تجنبها، والوقاية منها؛ للتحكم في بوّصلة نجاح عملك بالشكل المثالي.

تواصل معنا الآن، واطلب عرضًا توضيحيًا للبرنامج؛ لنساعدك في أسرع وقت.

المصادر 

Financial Statement Manipulation

Financial Statement Manipulation – CFI

لذا نعرض لك في هذا المقال كل ما يتعلق بتلك الأخطاء، وكيفية التغلب عليها، فتابع معنا.

ما هي الأخطاء المحاسبية؟

تُعد إدارة المعاملات المالية في الشركات واحدة من أكثر العمليات تعقيدًا، وتفصيلًا، وعدم اتباع الطرق المنهجية، والحديثة في التحكم بها سيتسبب في حدوث المشكلات المحاسبية التي تتمثل فيما يلي:

1- أخطاء خاصة بحساب المتوسط المرجح

ويعرف المتوسط المرجح بأنه إحدى الطرق المستخدمة في الجرد لحساب تكلفة المخزون بالاعتماد على متوسط سعر الوحدة الواحدة، ويمكن حسابه كالتالي: 

الخطوة الأولى: حساب متوسط تكلفة الوحدة الواحدة من خلال قسمة إجمالي تكلفة المخزون المتاح للبيع على الوحدات المتاحة للبيع.

الخطوة الثانية: حساب تكلفة المخزون باستخدام المعادلة الآتية: تكلفة المخزون = عدد وحدات نهاية الفترة × متوسط تكلفة الوحدة الواحدة.

مع العلم بأن عدد وحدات نهاية الفترة = إجمالي عدد الوحدات المتاحة للبيع – عدد الوحدات المُباعة.

وإذا حدث أي خلل أثناء تلك المعادلات -حتى وإن كان بسيطًا- فإنه سيتسبب في: 

• خسارة فرص التوسع وتقديم منتجات جديدة.
• تسعير المنتجات والخدمات بطريقة خاطئة.
• أضرار في سمعة الشركة أو المؤسسة.
• سوء التخطيط المالي.
• إهدار الموارد.

كيفية التغلب على أخطاء المتوسط المرجح

تُعد أخطاء حساب المتوسط المرجح هي الأكثر شيوعًا من بين مختلف الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، ويمكن التغلب عليها من خلال:

• مقارنة النتائج، فإذا كانت نتائج حساب متوسط المرجح لا تتناسب مع البيانات الفعلية، ويوجد اختلافات كبيرة بينهما فإن لذلك دلالة على الأخطاء الحسابية.
• المراجعة الدورية، والتدقيق المستمر للبيانات الخاصة بحساب المتوسط المرجح ومراجعتها أولًا بأول، للتمكن من اكتشاف الأخطاء مبكرًا.
• الاعتماد على برامج الـ ERP المناسبة التي تساعد على حساب المتوسط المرجح بطريقة تخلو من الأخطاء، لضمان سير العمل بكفاءة.

2- أخطاء التصنيف

عند ذكر أشهر الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها فلا بد من ذكر أخطاء التصنيف، ويمكن أن تظهر بالصور التالية:

الخطأ في تصنيف المصروفات

فمثلًا يمكن تسجيل تكاليف الإصلاح، والصيانة الخاصة بالمؤسسة ضمن المصاريف الرأسمالية، وليس المصاريف التشغيلية، مما يتسبب في عدم دقة البيانات، وقد يحدث هذا الخطأ بسبب:

• التغييرات المستمرة في العمل، فإذا لم يتابع قسم المحاسبة التغييرات في باقي الأقسام والخدمات الجديدة أولًا بأول، فقد تحدث مشكلات في تصنيف كافة المصروفات.
• عدم وضوح البيانات، فلا يستطيع الموظف تصنيفها بدقة.
• عدم التدقيق والمراجعة، ومتابعة صحة البيانات الخاصة بها.

الخطأ في تصنيف الإيرادات

ويحدث هذا الخطأ عند تبديل نوع من الإيرادات بنوع آخر، مثل: تبديل إيرادات الخدمات بإيرادات المبيعات، وقد يقع هذا النوع من الأخطاء بسبب:

• تعقيد الأمور المالية في الشركة، فكثرة القوائم المالية، إلى جانب التعقيدات الضريبية، وتعدد المنتجات، والخدمات بشكل كبير دون تنظيم إدارتهم؛ يتسبب في تصنيف الإيرادات بشكل غير دقيق. 
• عدم فهم طبيعة الإيرادات، فقد لا يفهم المحاسب بشكل صحيح طبيعة العمل، أو مصادر إيرادات الشركة.
• عدم وجود دليل لتصنيف الإيرادات يمكن الرجوع إليه للتأكد من صحة البيانات.

الخطأ في تصنيف المخزون

يمر تصنيف المخزون في بعض المصانع والمؤسسات على 3 مراحل، كالتالي:

• سلع تحت التصنيع.
• منتجات نهائية.
• مواد خام.

وعند الخلط في أي مرحلة من تلك المراحل، ووضع المخزون بقسم خطأ، حتمًا ستكون هناك أخطاء محاسبية في مختلف القوائم المالية.

ومن الأخطاء التي تتعلق بتصنيف المخزون أيضًا هي عدم إجراء تقارير دورية على ما يوجد في المستودعات؛ ومطابقته بما يُسجل في النظام المحاسبي، وبالتالي عدم معرفة إذا ما كانت المؤسسة تتعرض للسرقة، أو الاحتيال، أم لا.

طرق التغلّب على هذا النوع من الأخطاء

تعد تلك النقطة من أهم نقاط الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، ويستطيع المسؤولون تدارك هذا الخطأ، وتجنب عواقبه من خلال: 

• تحسين التواصل بين الأقسام، للمساعدة على فهم العمليات المالية بشكل أوضح، وبالتالي تقليل نسبة أخطاء التصنيف.
• الاستعانة ببرامج تخطيط موارد المؤسسات، إذ تصنف البيانات في مواضعها الصحيحة بشكلٍ تلقائي، وبنسبة أخطاء تكاد تكون منعدمة.
• إنشاء دليل محاسبي، لتوضيح كيفية تصنيف مختلف البيانات، وكل نوع من العمليات، والبنود المالية، ليكون مرجعًا للعاملين.  
• المراجعة المستمرة، إذ تساعد على تقليل أي نوع من أنواع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها تُصبح أكثر سهولة.
• استشارة متخصصين ماليين، لوضع حد لأخطاء التصنيف، وما ينتج عنها.

3- أخطاء في معالجة العمليات المالية

أثناء البحث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها يأتي هذا النوع في المقدمة، إذ يُعرّض الشركة إلى مسائل قانونية، ويتمثل في النقاط التالية:

أخطاء في البيانات المالية الخاصة بالموظفين

• عدم حساب الإجازات، وساعات العمل بدقة، مما يؤثر على حساب الرواتب بشكل صحيح.
• عدم الامتثال للقوانين، واللوائح، وسيطرة العلاقات الشخصية على العمل بشكل رسمي.
• عدم تسجيل بيانات استلام الموظفين للمرتبات.

أخطاء في تسجيل المدفوعات، والفواتير

• توثيق الفواتير، والمدفوعات بطريقة خاطئة، أو غير واضحة مما يؤدي إلى صعوبة تتبع البيانات.
• تأخير تسجيل المدفوعات، الذي قد يؤثر على دقة القوائم المالية، وصحة التقارير المحاسبية.
• فقدان الفواتير قد يتطلب الكثير من الوقت، والجهد لتصحيح الأخطاء الناتجة عن ضياعها.
• عدم تطابق الفواتير، والمدفوعات، مثل دفع مبلغ أقل، أو أكثر من الفاتورة الفعلية.

أخطاء في التحويلات المصرفية

• تأخير في التحويلات المالية، وقد يحدث هذا التأخير بسبب الأخطاء البشرية، مما يسبب مشكلات في الجدولة المالية.
• عدم توثيق التحويلات المصرفية، ويؤدي هذا الخطأ إلى صعوبة تفقد البيانات، وحدوث مشكلات مستقبلية.
• تحويل المبالغ المالية إلى حسابات خاطئة، وقد يحدث هذا بسبب خطأ في إدخال رقم الحساب، أو رقم الفرع.

طرق معالجة العمليات المالية

يعتمد التعامل مع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها في المقام الأول على التمكن من إدارة العمليات المالية إدارةً صحيحة، ويتوقف ذلك على ما يلي:

1. التحسين المستمر، فمع تطور عالم الأعمال تظهر تحديثات متواصلة تخص العمليات المحاسبية بالتحديد، لذا يجب مواكبة تلك التغييرات لتطوير العمل قدر الإمكان.
2. توكيل الموظفين بمهمات محددة، فتوزيع المهام بين مختلف العاملين يقلل من فرص الخلط بين البيانات، وسوء الفهم للمهمات.
3. المراجعة من قِبل المدققين، فاللجوء إلى متخصص يراجع عملياتك المالية سيساعدك على اتخاذ قرارات أفضل.
4. الاعتماد على التقارير، والتحليلات، وذلك لمتابعة الأداء المالي، واكتشاف أية أخطاء، وتصحيحها أولًا بأول.
5. الالتزام بالمعايير المحاسبية، لتحقيق الشفافية، والموثوقية في البيانات المالية.

4- أخطاء خاصة بالضرائب

عند الحديث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها لا بد أن نذكر الأخطاء الضريبية، والتي تشمل كل ما يتعلق بانتهاك القوانين، واللوائح الخاصة بها، وقد تحدث نتيجة:

• عدم توثيق المصروفات، مما يؤدي إلى فقدان الأدلة التي تساعد أحيانًا في الخصم الضريبي، والإعفاء من بعض الأعباء الضريبية. 
• تقديم معلومات زائفة حول المؤسسة، والتي قد تعرّض أفرادها إلى المساءلة القانونية.
• عدم الالتزام بمواعيد دفعها، مما قد يتسبب في تحمّل المؤسسة للغرامات فيما بعد.
• عدم الاطلاع على التغيرات المحلية، والدولية الخاصة بالضرائب.

كيفية مراعاة الالتزامات الضريبية

1. التكامل مع نظام الفاتورة الإلكترونية، لمراجعة الفواتير، وإجراء الفحص الضريبي بسهولة.
2.  تقديم تصحيحات للضرائب إذا أثرت الأخطاء على التقارير المقدمة لمصلحة الضرائب.
3. التوعية المستمرة للموظفين بخصوص اللوائح، والقوانين الضريبية لعدم تعدّيها.
4. الالتزام بتوثيق البيانات، فذلك سيوفر لك الدعم في أية استفسارات من الجهات الضريبية.
5. الالتزام بالمواعيد الضريبية، لتجنب الغرامات، والمشكلات التي تنتج عن التأخر في الدفع، أو تقديم الإقرارات المطلوبة.

5- أخطاء تتعلق بالسهو

عند الحديث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها نجد أن الأخطاء الناتجة عن السهو قد تكون بسيطة، ولا تُذكر، ولكنها تتسبب في عدة مشكلات جوهرية في الحسابات المالية، وتظهر تلك الأخطاء فيما يلي:

الأخطاء الكاملة

وتكون عبارة عن نسيان الموظفين لتسجيل المعاملات التي تمت بشكل كامل، على سبيل المثال، نسيان تسجيل الدفعات النقدية التي استُلِمت من العملاء، أو التي دُفعت للموردين.

الأخطاء الجزئية

وهنا يُسجل جزء بسيط من المعاملات دون تسجيل الباقي، على سبيل المثال: تسجيل إيرادات المبيعات، وعدم تسجيل تكاليف البضاعة المُباعة، مما يؤثر على حساب تكاليف صافي الربح.

ومن المشكلات التي تحدث نتيجة تلك الأخطاء، ما يلي:

• التسبب بمؤشرات ربحية غير صحيحة، فحذف جزء من الإيرادات، أو المصروفات سيتسبب في حساب غير دقيق لإجمالي الربح، وصافي الدخل.
• اتخاذ قرارات خاطئة، والتي قد تتخذها الإدارة؛ وليس قسم المحاسبة فحسب، مما يضر المؤسسة بشكل كبير.
• تواجد قوائم مالية غير دقيقة لا تعبر عن المعاملات المالية الحقيقية الخاصة بالمؤسسة.

طرق التغلب على أخطاء السهو

تُعد أخطاء السهو من أبرز النقاط التي يجب ذكرها ضمن قائمة الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، وتتمثل في الآتي:

1. اكتشاف الأخطاء، من خلال مقارنة البيانات بالأرقام الصحيحة، أو مطابقتها مع المعايير الموضوعة.
2. تحديد سبب السهو؛ هل كان نتيجة للتعب، أم انعدام التركيز بسبب كثرة المشتتات، أم سوء الفهم؟
3. تطوير الإجراءات المُتخذة لتجنب تكرار هذا الخطأ، مثل: تدريب الموظفين، زيادة الرقابة، وإتاحة التوجيه الدوري.
4. توثيق البيانات الخاصة بعملية التصحيح، وتتضمن وصف الخطأ، والسبب، والإجراءات المتبعة، والتواريخ.

6- أخطاء تتعلق بعدم مراجعة الملفات بانتظام

من أكثر  ما يبحث عنه أصحاب الأعمال في الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها هو عدم متابعة الملفات أولًا بأول، ويترتب على هذا الخطأ النتائج التالية:

• تداخل البيانات، فإذا لم تُراجع الملفات المالية باستمرار قد يؤدي ذلك إلى قلة تصنيف البيانات تصنيفًا صحيحًا، وبالتالي فوضويّتها.
• تراكم الأخطاء المحاسبية، مما يُصعب معالجتها، بل ويُعرّض المؤسسة للخسارة.
• عدم رصد الأخطاء الصغيرة، فمهما بلغ إتقان الموظفين، لا مفر من أخطاء السهو.
• عدم القدرة على اكتشاف التلاعب الداخلي الذي قد يحدث في المؤسسة.
• حدوث المشكلات الضريبية، والتعرض للعقوبات، والغرامات.

طرق التغلب على أخطاء عدم المراجعة

• تحديد من سيتولى مسؤولية المراجعة بانتظام، سواء كان من داخل الشركة، أم من خارجها، لضمان التأكد من صحة البيانات بشكل دوري.
• طلب تقارير المراجعة باستمرار، والتفتيش المفاجئ، لحث الموظفين على إتقان تسجيل البيانات طوال الوقت.
• استخدام أدوات تحليل البيانات لمعرفة نقاط الضعف، وما يترتب عليها، واتخاذ الإجراءات لحلها.

7- الأخطاء الارتكابية

لأن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها من الأمور التي تحتاج إلى المتابعة الجيدة، فبشكل خاص تحتاج الأخطاء الارتكابية إلى اكتشافها أولًا بأول عن طريق مراجعة البيانات بشكلٍ دوري، فقد تكون تلك الأخطاء متعمدة، وتهدف إلى تحقيق مكاسب غير مشروعة، أو التلاعب في البيانات المالية لأغراض شخصية.

وتظهر تلك الأخطاء في:

• تزييف التقارير، وقد يحدث هذا بغرض إخفاء الأوضاع الحقيقية للشركة عن المستثمرين، أو الجهات الرقابية.
• استغلال الثغرات، مثل: الاستفادة من ضعف الرقابة الداخلية، لتنفيذ أنشطة مالية غير قانونية.
• التلاعب بالإيرادات، والمصروفات، بغرض تشويه الصورة المالية للمؤسسة.
• استخدام معلومات مضللة، لتشويه البيانات المالية، وإخفاء الوضع الفعلي.
• التزوير، ويتضمن تزييف البيانات المالية، أو التلاعب بالسجلات المحاسبية.

خطوات التغلب على الأخطاء الارتكابية

• التحقق من العاملين قبل توظيفهم، فقسم المحاسبة بالتحديد من الأقسام التي يجب انتقاء من يعمل فيه بدقة، لضمان عدم التعرض للسرقة، أو الاحتيال والتزوير.
• متابعة العمل من أي وقت، وفي أي مكان من خلال البرامج المحاسبية، للتأكد من عدم تلاعب أي موظف من الموظفين بالبيانات.
• إجراء مراجعات دورية، ودقيقة للحسابات المالية بشكلٍ مفاجئ.
• وضع لوائح، وقوانين صارمة، وواضحة عن كل ما يخص العمل.

8- أخطاء تتعلق بالبرامج المحاسبية

عند النظر إلى الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها في وقتنا الحالي، حتمًا سيتصدر مصطلح البرامج المحاسبية القائمة، وقد تكون الأخطاء التي تتعلق به ما يلي: 

• اختيار برنامج غير مناسب، فعدم اختيار البرنامج الملائم لشركتك سيؤدي إلى صعوبة الاستخدام، وزيادة معدل حدوث الأخطاء.
• عدم اتباع إجراءات الأمن اللازمة، فاستخدام البرامج المحاسبية غير الموثوقة قد تتسبب في تسرّب البيانات، أو التعرّض لاختراق الأمن السيبراني.
• عدم تدريب الموظفين، وبالتالي إضاعة الوقت، والجهد، وعدم مواكبة التغييرات.

للتعرف أكثر على أهمية برامج تخطيط موارد المؤسسات، وتجنب الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها يمكنك قراءة: ما تحتاج معرفته عن نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP | إدارة

كيفية التغلب على الأخطاء المحاسبية المتعلقة بالبرامج

تحتاج الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها إلى برامج تخطيط موارد المؤسسات بشدة، وذلك لما لها من مميزات عدة تقضي على كثير من الأخطاء، وتظهر في الآتي:

1. حماية البيانات من التلف، فالبرامج المحاسبية تحتفظ بالبيانات بأمان، وتستطيع الرجوع إليها متى شئت.
2. إتاحة الاستخدام في أي وقت، ومن أي مكان، لمتابعة سير العمل في الوقت الذي يناسبك.
3. زيادة الدقة في الأداء، إذ تُسجل مختلف البيانات بطريقة آلية، بعيدًا عن الأخطاء البشرية.
4. زيادة رضا العملاء، والموردين، من خلال تسجيل البيانات بدقة، وشفافية.

9- أخطاء حسابية

في قائمة بحث الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، حتمًا سنجد الأخطاء الحسابية هي الأبرز، والتي تحدث بسبب عدة عوامل تتعلق بالخطأ البشري، أو قلة التركيز، والانتباه أثناء إدخال البيانات، أو الإرهاق الجسدي، والذهني، وقد تظهر تلك الأخطاء في:

1. الاستخدام غير الصحيح للنسب المئوية.
2. وضع الفواصل العشرية.
3. قراءة الأرقام، وكتابتها.
4. الطرح.
5. الجمع.
6. القسمة.
7. الضرب.
8. التحويل.
9. التقريب.

قد يؤدي الخطأ البسيط في تلك العمليات إلى اختلاف في الحسابات، مثل: عدم تطابق البيانات الموجودة في السجلات مع كشوف الحسابات، مما يتسبب في حدوث مشكلات في التعاملات المالية.

طرق التغلب على هذا النوع من الأخطاء

1. تحديد نوع الخطأ الحسابي، فمعرفة المشكلة هي أولى خطوات حلها.
2. تحديد الحسابات المتأثرة، أي معرفة الحسابات التي تأثرت بسبب الأخطاء الحسابية.
3. تصحيح البيانات الخاطئة، وإعادة حساب جميع المبالغ المتأثرة بشكل دقيق
4. مراجعة البيانات مرة ثانية؛ للتأكد من أن عملية التصحيح تخلو من أية أخطاء أخرى.
5. تسجيل عملية التصحيح في سجلات الحسابات، ليُفهم الخطأ القديم، ويستطيع الموظفون تجنبه في المرات القادمة.
6. تعديل التقارير المالية، فمن المؤكد أن الأخطاء الحسابية تؤثر على التقارير، لذا يلزم تعديلها، وإصدارها ثانيةً.
7. إبلاغ الإدارة العُليا، إذا كانت الأخطاء الحسابية جسيمة، وتؤثر تأثيرًا كبيرًا على مصلحة الشركة، لتسويتها، والتصرف فيها.

نصائح للتغلب على الأخطاء المحاسبية

استكمالًا للحديث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها فهناك عدة نصائح يمكنك اتباعها، لضمان التغلب على تلك الأخطاء، ومن أبرزها:

1. تشجيع العمل الجماعي، لتسهيل إنجاز المهام، وتجنب تراكم الضغوط التي قد تتسبب بحدوث الأخطاء.
2. توفير التدريب المهني بشكل مستمر، للتأكد من تطور مستوى أداء الموظفين.
3. مشاركة الخبرات، والأخطاء الشائعة لمساعدة الموظفين على تجنبها.
4. التحليل المتتابع، إذ يساعد في اكتشاف الأخطاء مبكرًا، واتخاذ أفضل القرارات، وتحسين كفاءة العاملين.
5. استخدام البرامج المحاسبية، فوجودها الآن في عملك يُعد أولوية وليس أمرًا إضافيًا.
6. إعطاء الوقت الكافي للموظفين لأداء المهمات المحاسبية، وضمان تنفيذها بإتقان.

كيف يساعدك “إدارة” في التغلب على الأخطاء المحاسبية؟

نقدم لك في “إدارة” العديد من الخصائص التي ستساعد على تقليل الأخطاء المحاسبية ومعالجتها بطرق مثالية من خلال الآتي:

تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة

يعزز “إدارة” التواصل بين الأقسام، إذ يساعد على:

• إتاحة مشاركة البيانات بين مختلف الأقسام لسهولة تبادل المعلومات واتخاذ قرارات سليمة.
• تحسين متابعة العمل، من خلال توفير نظرة شاملة للإدارة حول تأثير كل قسم على الأخر.
• تنسيق العمليات بين الأقسام، دون إضاعة الوقت والمجهود.

توفير تقارير دورية

يقدم لك “إدارة” تقاريرًا تفصيلية بها تحليلات، وتفسيرات للعمليات المالية؛ لضمان معرفة تفاصيل سير العمل في كافة أقسام الشركة كما يلي: 

• تقارير استلام الأصناف، والمعاملات المالية الخاصة بها.
• تقارير تحليل الوضع المالي للشركة.
• تقارير النواقص، والرواكد.
• تقارير قوائم الدخل.
• تقارير أعمار الديون.
• تقارير المبيعات.
• تقارير الشيكات.
• تقارير الضرائب.

التنبؤ بالأوضاع المالية

يوفر البرنامج معلومات عديدة، ومفصلة عن كل ما يخص الحسابات، وبالتالي تستطيع التنبؤ بوضعك المالي في المستقبل من خلال: 

• تتبع البيانات المالية في مختلف أقسام الشركة.
• تحليل الأداء المالي في الفترات السابقة.
• تجميع البيانات المالي.

والاعتماد على هذه الطريقة يُعد من أفضل الأساليب للتغلب على الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها. 

الحفاظ على أمن البيانات

يتّبع “إدارة” تقنيات متطورة تتميز بقدرة تشفيرية، وحماية عالية ضد أية اختراقات، أو انتهاكات أمنية؛ للحفاظ على البيانات، وضمان أمان كل ما يخص مؤسستك، بالإضافة إلى إتاحة وصول الموظفين إلى المعلومات وفقًا لأدوارهم، ومسؤولياتهم، وهذا بدوره يحفظ سرية البيانات.

التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، وهيئة الزكاة والدخل السعودية

بعد تطبيق قرارات إصدار الفواتير إلكترونيًا بشكل إجباري، وفرنا لك في “إدارة” فرصة التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، ومن ثمّ تستطيع الالتزام بتلك القرارات الضريبية، وتجنب أيةً مشكلات يترتب عليها دفع غرامات.

وليس ذلك فحسب، نوفر لك أيضًا خدمة التكامل مع هيئة الزكاة والدخل السعودية، لضمان إصدار الفواتير بطريقة مطابقة لما أصدرته الهيئة.

بهذا نكون قد تعرفنا على الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، وكيف يساعدك “إدارة” على تصحيحها، لذا إذا كنت ترغب في إدارة كافة عملياتك المالية بكفاءة، وفعالية فتواصل معنا الآن لنبدأ رحلة النجاح سويًا.

المصادر

Types of Errors in Accounting: A Guide for Small Businesses

Accounting Problems (& Answers): How to Avoid Accounting Issues

Common Accounting Errors – A Practical Guide With Examples

الشيكات هي وسيلة هامة لإدارة المديونيات، وتسهيل وتنظيم عمليات الدفع بشكل كبير، ومع ذلك فأي خطأ بسيط فيها سيؤثر سلبًا على إدارة الحسابات في المؤسسة، وقد يعرضها لخسائر كبيرة.

وحتى تتجنب ذلك؛ لا بد من معرفة الدورة المستندية، وكيف تعمل، هذا ما نشاركه معك داخل المقال، فتابع معنا.

أهمية الدورة المستندية للشيكات

تشير تلك الدورة إلى التسجيل الدقيق لمعاملات الشيكات في السجلات المالية للشركة. تبعًا للمبادئ والمعايير المحاسبية المتفق عليها، لضمان الاعتراف بمعاملات الشيكات، وانعكاسها بشكل صحيح في البيانات المالية للشركة.

وتكمن أهمية ذلك في:

إعداد تقارير مالية دقيقة

تضمن المحاسبة الصحيحة للشيكات دقة وسلامة المعاملات النقدية التي تؤثر على المركز النقدي للشركة، والدخل، والمصروفات، وبالتالي تساعدك في تكوين نظرة عامة عن الوضع المالي للمؤسسة، واتخاذ قرارات فعالة مبنية على بيانات دقيقة.

فلنعتبر شركةً تعمل في مجال التصنيع. تصدر هذه الشركة الشيكات لمورديها، ولتغطية نفقات مختلفة مثل الرواتب والإيجارات والمصروفات العامة. في حالة عدم وجود دورة مستندية صحيحة، قد يحدث العديد من الأخطاء، مثل:

• دفع نفس الفاتورة مرتين عن طريق الشيكات بدون توثيق أو رصد للمعاملة، مما يؤدي إلى استنزاف الأموال بشكل غير مبرر.
• تحصيل بطريقة غير صحيحة أو بدون توثيق للمعاملة، مما يؤدي إلى عدم توثيق الدخل بشكل كامل أو صحيح.

باستخدام الدورة المستندية للشيكات، يتم توثيق كل عملية دفع بشكل صحيح وموثوق به، مما يضمن دقة التقارير المالية، ويسهل عملية المراجعة الداخلية والخارجية للشركة.

إدارة التدفق النقدي

تلعب الشيكات دورًا مهمًا في إدارة التدفق النقدي داخل الشركة، إذ يتيح تتبع مدفوعات الشيكات الواردة، والصادرة، وتنظيم تواريخ دفع الأموال.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة ما تبيع منتجاتها لعميل بمبلغ معين، وتتفق الشركة مع العميل على دفع هذا المبلغ عبر شيك مؤرخ بتاريخ مستقبلي.

عندما تصدر الشركة الشيك للعميل، يُسجل هذا الشيك في سجلاتها المحاسبية على أنه مبلغ تم تحصيله ولكن لم يتم تحويله نقديًا بعد.

وعند السداد يتم تحديث السجلات المحاسبية لتسجيل المبلغ بشكل نهائي كدخل نقدي.

بهذه الطريقة، تساعد الدورة المستندية للشيكات في إدارة التدفق النقدي للشركة بتنظيم وتتبع عمليات الدفع وتحصيل الأموال بشكل فعال، مما يسهل على الشركة تحديد مواعيد الدفع وتخطيط النقدية بشكل أفضل.

الرقابة الداخلية ومنع الاحتيال

تساهم الدورة المستندية للشيكات في إنشاء أنظمة رقابة داخلية قوية، فتمكنك من:

• تعزيز الشفافية والمساءلة، فيتم توثيق كل العمليات المالية بشكل دقيق ومنظم، مما يجعلها متاحة للمراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة.
• توثيق العمليات المالية، إذ يتم إصدار الشيكات بناءً على طلبات دفع معينة، مما يسهل تتبع العمليات المالية وتحديد المسؤوليات.
• مراقبة ومتابعة التوزيعات المالية بشكل دقيق، مما يقلل من فرص الاحتيال والتلاعب في الأموال.

على سبيل المثال، إذا كان قسم الإنتاج بحاجة لشراء قطع غيار جديدة، يتعين عليهم تقديم طلب شراء معتمد يحتوي على تفاصيل الطلب والتوقيعات المطلوبة.

بعد ذلك، يتم إصدار الشيك بناءً على هذا الطلب وبموافقة المدير المالي ومدير القسم. هذا النهج يضمن أن الشيكات لا تصدر إلا بعد الموافقة الرسمية وتوثيق العملية بشكل صحيح، مما يقلل من فرص التلاعب أو الاحتيال في عمليات الدفع داخل الشركة.

التسوية الفعالة

تسهل الدورة المستندية الفعالة للشيك تسوية كشوف الحسابات البنكية، ومعرفة أية تناقضات، أو أخطاء على الفور.

لنفترض أنك تراجع شهر معين من العام الجاري، وتجد أنه تم إصدار شيك بمبلغ مالي كبير لمورد معين. ومع ذلك، بعد مقارنة السجلات، تكتشف أن هذا المورد قد دفعه بالفعل خلال شهر سابق. في هذه الحالة، يشير ذلك إلى خطأ في تسجيل العملية المالية أو إلى وجود تكرار في الدفعات.

وبفضل الدورة المستندية، يمكنك تصحيح هذه الأخطاء سواء عن طريق إصدار إشعارات للبنك لإلغاء الشيك المستخدم بطريقة غير صحيحة، أو عن طريق تعديل سجلات الحسابات الخاصة بك لتعكس العمليات المالية بشكل صحيح.

مما يساعد في منع حدوث تباينات في الحسابات، ويسهل عملية مراجعة الحسابات، والحفاظ على دقة السجلات المالية.

الدورة المستندية للشيكات

يمر الشيك بعدة مراحل بدءًا من إصداره، وتسجيله على النظام، ووصولًا لعملية التحصيل، والتسوية المصرفية له، وتختلف الدورة المستندية وفقًا للسياسات والإجراءات المحددة لكل شركة، ولكن بشكل عام، تشمل الخطوات التالية:

1- إصدار الشيك

وهي تحرير مدير المؤسسة، أو المسؤول المالي بها لشيك بمبلغ مالي مستحق، لصالح شخص، أو مؤسسة أخرى، ويجب أن يتضمن الشيك الصادر عدة بيانات، من بينها:

• قيمة المبلغ المستحق صرفه مكتوبًا بالحروف، والأرقام.
• تاريخ إصدار الشيك، وتاريخ استحقاقه.
• توقيع مدير المؤسسة، أو صاحب الحساب البنكي، كتأكيد على التزامه بدفع المبلغ المستحق في الشيك.
• تسليم الشيك إلى المستفيد ليتمكن من تقديمه للبنك للسحب.

2- تسجيل الشيك

فيجب تسجيل الشيك في السجلات المالية للمؤسسة، مع مراعاة كتابة جميع التفاصيل المتعلقة به، مثل:

• رقم الشيك.
• تاريخ إصداره.
• تاريخ استحقاقه.
• قيمته المالية.
• بيانات المستفيد.
• البنك المسحوب عليه.

اقرأ أيضًا: تحديات “إدارة أوراق القبض وأوراق الدفع وكيفية التخلص منها باستخدام “إدارة”

3- التحقق من الرصيد

استكمالًا لخطوات الدورة المستندية للشيكات نجد أنه من الواجب على المسؤول المالي التحقق من توافر رصيد كافي في حساب المؤسسة لتغطية قيمة الشيك في موعد استحقاقه، حتى يتجنب عمليات الرفض، ويتفادى العقوبات القانونية لإصدار شيك بدون رصيد.

4- رصد الشيكات الصادرة

تشمل تلك الخطوة تسجيل وتتبع الشيكات التي تم كتابتها وصدورها من جانب المؤسسة أو الشركة، لضمان تنظيم السيولة المالية. فيما يلي بعض الخطوات الرئيسية لرصد الشيكات الصادرة:

• إنشاء سجل أو نظام لتسجيل تفاصيل الشيكات الصادرة، مثل: تاريخ الإصدار، اسم المستفيد، قيمة الشيك، وتاريخ الاستحقاق.
• مراجعة وتأكيد تفاصيل الشيك قبل الإصدار، مثل التأكد من وجود رصيد كافٍ في الحساب المصدر.
• متابعة تواريخ استحقاق الشيكات والتأكد من توفر التغطية المالية للسحب.
• توثيق تفاصيل سحب الشيكات وتسجيل التواريخ الفعلية للدفع.

5- رصد الشيكات الواردة

رصد الشيكات الواردة يعني تتبع وتسجيل الشيكات التي تم استلامها من العملاء أو الشركاء التجاريين بهدف ضمان توثيق وتسجيل جميع المعاملات المالية بشكل دقيق وفعال.

أما عن خطوات إتمام ذلك فهي كالآتي:

• إنشاء سجل أو نظام لتسجيل تفاصيل الشيكات الواردة، مثل: تاريخ الاستلام، اسم المصدر، قيمة الشيك، وتاريخ الاستحقاق.
• التحقق من صحة المعلومات على الشيك، مثل التأكد من توقيع المصدر والتاريخ.
• تسجيل تاريخ استحقاق الشيك ومتابعة المواعيد المحددة للسحب.
• إعداد تقارير دورية لرصد الشيكات المستحقة للسحب، ومواعيد الدفع.

6- الإيداع بالبنك

يعد الإيداع بالبنك أحد أبرز مراحل الدورة المستندية للشيكات، وهو إجراء يشمل تقديم الشيك إلى البنك من أجل سحب المبلغ المالي المحدد فيه، وتتضمن خطوات إيداع الشيك ما يلي:

• التحقق من صحة المعلومات المدرجة فيه، مثل: تاريخ الاستحقاق، وتوقيع المصدر.
• ملء نموذج إيداع يحتوي على تفاصيل الشيك، مثل: القيمة المالية، وتاريخ الاستحقاق، واسم المستفيد.
• تسليم الشيك إلى موظف البنك المختص بإجراءات الإيداع.
• فحص الشيك للتحقق من صحته، وتوفر التغطية المالية. 
• توثيق الإيداع في كشف حسابك، مما يتيح لك تتبع المعاملات المالية وتاريخ الإيداع.
• تأكيد سحب المبلغ من حساب المصدر، وإضافته إلى حساب المستفيد.

يهدف إيداع الشيك بالبنك إلى تسهيل عمليات التحويل المالي، والتأكد من تنفيذها بشكل آمن وفقًا للإجراءات المصرفية المعمول بها.

7- رفض الشيكات

قد يرفض البنك دفع الشيكات لعدة أسباب، من أهمها:

• أن يكون الرصيد غير كافي.
• ألا يتطابق توقيع من يسحب النقود على الشيك مع توقيعه المسجل لدى البنك.
• أن يكون هناك أخطاء في الشيك، على سبيل المثال عدم مطابقة المبلغ بالأرقام للمبلغ بالحروف.

وعند رفض الشيكات -سواء الصادرة أو الواردة- لا بد من تقييد، وإثبات هذا الرفض، ويحتوي هذا القيد على:

• القدر المالي الذي سيدفعه المدين.
• القدر المالي الذي يحتاجه الدائن.
• بيان برفض الشيك.
• تاريخ الرفض.

8- تظهير الشيكات

يٌعرف تظهير الشيكات بأنه العملية التي تستطيع فيها المؤسسة تحويل ملكية الشيك الذي تحصل عليه من عميل ما (المستفيد الأول) إلى فرد آخر (المستفيد الثاني)، أي إعطائه الموافقة القانونية على التصرف في هذا الشيك، وذلك من خلال توقيع المستفيد الأول على ظهر الشيك للمستفيد الثاني.

كيف يسهل “إدارة” عملية إدارة الشيكات؟

نسهل عليك في “إدارة” كافة الأمور المتعلقة بالدورة المستندية للشيكات كما يلي:

1- تسجيل بيانات الشيكات

نساعدك في “إدارة” على معرفة كافة البيانات المختلفة للشيكات مثل:

• مبلغ الشيك.
• تاريخ استحقاقه.
• تاريخ صرفه.
• اسم الطرف الآخر (سواء كان الشيك صادرًا أو واردًا)
• رقم الشيك
• الحساب البنكي الخاص بإيداع الشيك

2- عرض مراحل الشيكات

ويساعد ذلك الإجراء على إنشاء مراحل حسب الاحتياج، ونقل الشيكات لها لتسهيل متابعتها، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكون المراحل كالآتي:

• الشيكات المستلمة
• الشيكات المودعة في البنك
• الشيكات المحصلة
• الشيكات المرتدة
• الشيكات المظهرة

بالإضافة إلى رصد أي حركة في الحساب البنكي التابع لك، لضمان الدراية بكل ما يخص الشيكات.

3- إمكانية إدارة الشيكات بشكل مجمع

من أهم التسهيلات التي نوفرها لك في “إدارة” بشأن الدورة المستندية للشيكات هي إمكانية عمل أي إجراء عليها بشكل مجمع -مثل: سداد، أو رفض، أو تظهير، أو نقل إلى مرحلة-، مع إنشاء القيود اللازمة لكل عملية تلقائيًا. 

وبالتالي، يخلصك ذلك من الطرق التقليدية التي تستهلك الكثير من الوقت، والجهد، بالإضافة إلى عدم دقتها.

4- سهولة تظهير الشيكات

نتيح في إدارة تظهير الشيكات لتسهيل العمليات بين الموردين، وبين العملاء، وأصحاب المؤسسة، إذ تستطيع من خلال البرنامج نقل ملكية الشيكات خاصة بك إلى الموردين، أو العملاء التابعين لك مهما اختلفت نوعية المؤسسة بكل سهولة.

5- متابعة الشيكات أولًا بأول

نساعدك في إدارة على التعرف على كافة التطورات المتعلقة بالدورة المستندية للشيكات بشكل دوري، مع توفير تقارير بمختلف حركات الشيكات، وإتاحة خاصية طباعة الشيكات بالبيانات التي تحتاجها، وبذلك تتجنب الوقوع في أية أخطاء تتعلق بالكتابة اليدوية، وتختصر الوقت، والجهد.

6- المساعدة في التخطيط المالي

التنظيم هو حجر الأساس للتخطيط، وإذا كانت كافة بيانات الشيكات في قوالب مُحكمة، ومُنظمة، فأنت الآن على أهبة الاستعداد للتخطيط المالي، واتخاذ قرارات محورية في كافة أمورك المالية المستقبلية، وهذا ما نساعدك عليه في “إدارة”.

بهذا نكون قد تعرفنا على أهمية الدورة المستندية للشيكات، وأبرز خطواتها، وكيف يساعدك “إدارة” على تنفيذها بالشكل المثالي، لذا يمكنك التواصل معنا، والبدء الآن.