“إدارة” معكم في العام الماضي والقادم وكل عام، إليكم خصائصنا إجمالًا:
بيان جديد في تقرير أوامر الشغل
كلما توفرت البيانات كلما أصبح العمل أسهل؛ وبقدر ازدياد الوضوح في تلك البيانات تصبح خطوات العمل أسرع وأكثر إنجازًا.
نعلم مدى أهمية تقرير أوامر الشغل لعملكم وما يحويه من بيانات ومعلومات، لذلك قمنا بتطوير هذه الخاصية، فمن المعلوم أن تقرير أوامر الشغل يظهر فيه كافة مستندات الصرف والإضافة الخاصة بالأصناف. وهي عبارة عن مجموعة من الأعمدة تظهر فيها هذه البيانات.
الآن قمنا بإضافة عمود جديد في تقرير أوامر الشغل يظهر فيه رقم الموبايل الخاص بالعميل كمعلومة إضافية تسهّل التواصل.
معرفة أشمل لقيمة المبيعات
معرفة قيمة المبيعات بالضبط أمر ضروري وهام لأصحاب الأعمال، حيث تعبر هذه القيمة عن مستوى حركة البيع ونشاط العمل.
وكما هو معروف أن المبيعات ترتبط بقيمة أخرى وهي الضريبة.
حيث أن معرفة قيمة المبيعات شاملة الضريبة مهمة لصاحب العمل في التعامل مع الجهات الموردة، كما أنها مهمة للبائع كبيان يظهر في تقاريره.
الآن أصبح متاحًا معرفة قيمة المبيعات شاملة الضريبة، وذلك من خلال الدخول لتقرير المبيعات واختيار تحديد الأعمدة، ومن ثم الضغط على قيمة الضريبة والمبيعات شاملة الضريبة والتي على إثرهما يظهر هذين البيانين في التقرير.
زيادة عدد الأوامر المتاح عرضها في صفحة العمليات
قمنا الشهر الماضي بتحديث خاصية تمكّن مستخدم الفاتورة الإلكترونية من عمل أكثر من إجراء بضغطة واحدة.
وفرت هذه الخاصية الكثير من وقت عملائنا وساهمت في تسريع أعمالهم، ورغبة منا في تحقيق المزيد من الكفاءة أضفنا هذا التحسين.
بتفعيل هذه الخاصية يمكن للمستخدم إرسال 200 أمر بيع بضغطة واحدة!
ليس هذا وحسب؛ أضفنا للمستخدم ثلاث اختيارات مختلفة لعدد الأوامر المجمعة التي يستطيع إجراءها وهم (50- 100- 200)
فعل الخاصية ووفر وقتك!
سرعة الوصول إلى مستند الفاتورة
كل التفاصيل التي من شأنها أن توفر وقتك وتسرّع عملك لا تتخلى عنها مهما كانت، تأثير تلك التفاصيل بجانب بعضها البعض مذهل!
نحن نعلم ما تعانيه من أجل الوصول إلى مستند فاتورتك الإلكترونية سواء داخل “إدارة” أو على بوابة مصلحة الضرائب، ولتخفيف تلك المعاناة قمنا بتحديث هذه الخاصية، والتي من خلالها تستطيع الوصول لمستند فاتورتك الإلكترونية بضغطة واحدة على السهم الظاهر بجوار كود المستند، لتختار بعدها أين تريد عرض تفاصيل مستند فاتورتك.
تحكَم في كود تعريف المنتج “SKU”
كود تعريف المنتج هو كود فريد لجميع منتجاتك ويتكون من أرقام وحروف، تستطيع قراءته بواسطة الماسح الضوئي ويساعد صاحب العمل في معرفة المنتجات الموجودة في المخزن.
توفر لك هذه الخاصية تحكُم أكبر في كود تعريف المنتج في صفحة تكويد الصنف وذلك من خلال إمكانية تحديد عرض الـ SKU أم لا، وتحديد هل هو مطلوب أم لا، وهل يمكن تكراره أم لا.
إعداد جديد للبحث عن الرقم التسلسلي
الرقم التسلسلي عبارة عن مجموعة من الأرقام أو مجموعة من الأرقام والحروف تُرفق مع أي منتج مُصنع لتعطيه الطابع الخاص به.
إن كنت صاحب عمل يتسم بكثرة المنتجات وتنوعها فبلا شك ستساعدك هذه الخاصية، حيث توفر لك إمكانية البحث عن أي رقم تسلسلي بجزء منه فقط.
كل ما عليك هو إدخال الجزء المميز من الرقم الذي تريد الوصول إليه والذي لا يتكرر في أي رقم تسلسلي آخر وسيظهر لك على الفور!
بيان جديد خاص بالعملاء في تقرير أوامر البيع
تقرير أوامر البيع من التقارير التي تهم صاحب العمل لما له من أهمية في معرفة نشاط العمل ككل.
يمكن عرض هذا لتقرير بأكثر من طريقة منها:
- التجميع بالعميل والذي تظهر فيه قيمة المبيعات لكل عميل
- التجميع بالصنف
البيان الجديد الذي أضفناه يوفر مزيدًا من التفاصيل، فبالإضافة لإظهار قيمة المبيعات لكل عميل تظهر الكمية المباعة لكل عميل، الأمر الذي يوفر الكثير من البيانات الدقيقة والهامة.
إضافة جديدة في تقرير أرصدة المخازن
هذه الخاصية مهمة للموردين والبائعين على السواء، حيث توفر إمكانية معرفة السعر المرجعي للمنتج في تقرير أرصدة المخازن، مما يعطي كلا الطرفين مزيدًا من الوضوح.
فعّل الخاصية واحصل على المزيد من البيانات!
معلومة جديدة في نموذج طباعة أمر البيع
أحيانًا قد يتعطل العمل وتحدث المشاكل وتتوقف عجلة الإنتاج بسبب فقدان معلومة واحدة! لذا يجب ألا تستهين بأي معلومة تتعلق بعملك، فلا تعلم متى ستحتاجها وكيف!
وكمطوري لخصائص “إدارة” ندرك هذا ونعمل على سدّه دومًا؛ ففي هذه الخاصية أتحنا إظهار رقم تليفون العميل في نموذج طباعة أمر البيع.
-
عمود جديد في شاشة تسديد الشيكات
الأعمال الكبيرة التي تتسم بكثرة فروعها وتعدد عملائها تصبح التعاملات المالية الخاصة بها معقدة بعض الشي.
جزءًا كبيرًا من هذا التعقيد سيختفي بعد تفعيل هذه الخاصية، حيث أضفنا عمودًا جديدًا يحمل اسم العميل في شاشة تسديد الشيكات.
العملاء الكُثر المتعلقين بحساب واحد أصبحوا معروفين وواضحين في شاشة السداد!
إمكانية عمل مرتجع للأصناف الخدمية
من غير الشائع أن يتم عمل مرتجع للأصناف الخدمية، كخدمة التوصيل أو الصيانة وخلافه، إذ أن تلك الخدمات لا تتسم بوجود الأثر المادي، لكن يجب ألا تنسى أن تعدد خيارات العمل أمر مفيد لك!
الآن يمكنك عمل مرتجع لأوامر البيع التي تحتوي على الأصناف الخدمية.
تحسينات في إضافة عنوان العميل
التفاصيل المتعلقة بالعمل مهمة وكذلك التفاصيل الفنية التي توفر تجربة أفضل وأسهل للمستخدم مهمة.
عملنا على تطوير الواجهة الخاصة بإضافة عنوان العميل لتصبح أكثر تفصيلًا وترتيبًا ووضوحًا، ادخل على صفحة البيانات الأساسية للعملاء ثم اختر إضافة عنوان جديد وتعرف على تحديثنا الجديد وقم باستخدامه على الفور!
]]>
قدمنا خلاله الكثير من الخصائص، وحققنا فيه المزيد من خطوات التوسع -التي وبلا شك تنعكس بالإيجاب على عملكم-.
إليكم حصاد إدارة خلال عام 2021!
اعتماد “إدارة” من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية
قبل نهاية ٢٠٢١ اعتمدت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك “إدارة” كمزود معتمد لخدمات الفوترة الإلكترونية بالسعودية.
يأتي هذا الاعتماد بعد نجاح “إدارة” في الالتزام بالاشتراطات التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وبالتزامن مع نجاحنا في تشغيل عدد من عملائنا بكافة أنحاء المملكة.
كما تم إصدار عدد مهم من المقالات التي تهتم بالتعريف بنظام الفوترة الإلكترونية، ضوابطها، ومراحل تطبيقها:
- كل ما تريد معرفته عن منظومة الفوترة الإلكترونية السعودية
- شروط تطبيق الفوترة الإلكترونية
- 12 معلومة يجب أن تعرفها قبل تطبيق الفوترة الإلكترونية
- أنواع الفواتير الإلكترونية
فضلا عن القيام بالتعديلات الفنية اللازمة فور الإعلان عن دخولها حيز التنفيذ من طرف محافظ هيئة الزكاة والضريبة الجمارك.
التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر
من واقع إدراكنا لحجم التحول الرقمي الذي بدأته الحكومة المصرية تدريجياً ابتداءًا من ٢٠٢١ فيما يخص إصدار الفاتورة الإلكترونية، وكذا كوننا على دراية بالتحديات التي قد تواجهكم لمواكبة هذا التغيير حرصت “إدارة” على التكامل مع هذه المنظومة وتزويد عملائها بمختلف أنشطتهم وحجم شركتهم بتلك الخدمة.
وبالإضافة لكون “إدارة” برنامجًا محاسبيًا، فقد سعينا للإجابة على جميع استفساراتكم وتقديم كافة المعلومات التي تهمكم خلال
تلك الرحلة عبر نشر مقالات تشرح كل ما يتعلق بالفاتورة الإلكترونية ومميزاتها، وغيرها من المعلومات:
- رحلة الممول مع “إدارة” لإصدار الفاتورة الإلكترونية
- 10 بيانات أساسية في شكل الفاتورة الإلكترونية ونموذج عملي لها
- كيف يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية في 5 خطوات فقط مع إدارة
- 10 أخطاء شائعة يجب تجنبها عند الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية
- 5 خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية ومراحل إنشائها بالتفصيل
- أهمية واجهة الفاتورة الإلكترونية في مصر API و3 متطلبات تقنية أخرى
- إصدار مقالات توضح كيفية تفعيل بعض مكونات الفاتورة الإلكترونية:
- التوقيع الإلكتروني
- 10 بيانات أساسية في شكل الفاتورة الإلكترونية ونموذج عملي لها
- 9 مميزات وعيوب نظام ERP في منظومة الفاتورة الإلكترونية
أبرز التحديثات في 2021
لتحقيق المرونة التي يتطلبها عملك قمنا بإصدار العديد من التحديثات لعل من أهمها:
- تقرير أعمار الديون
تقرير أعمار الديون من أهم التقارير التي تتابع الديون المستحقة لك والناتجة عن أوامر بيع غير مدفوعة. تأتي أهمية هذا التقرير في مراقبة حساب العملاء ومتابعة الدفعات المستحقة للسداد من العملاء لتفادي تأخير الدفعات ومن ثم التأثير على التدفقات النقدية والتي قد تؤثر على قدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها.
يسمح لك “إدارة” ببناء تقرير أعمار الديون وفقًا لسياسة الائتمان الخاصة بك، فيُمكِنك اختيار تاريخ الاستحقاق ليكون أحد ثلاثة تواريخ، وهم:
- تاريخ أمر البيع
- تاريخ استحقاق أمر البيع
- تاريخ أمر صرف البضاعة
بعد اختيار أحد هذه التواريخ، سيقوم بتقسيم الديون إلى ثلاثة أقسام؛ ديون لم تستحق بعد (أي: لم يحن وقت تحصيلها)، وديون استحقت وتظهر أعمارها وفقًا لفترات تحددها أنت، أو ديون استحقت وعمرها أكبر من الفترات التي حددتها.
- مراحل الشيكات
تقدم “إدارة” خدماتها لقطاع كبير من الأعمال بمختلف المجالات وبالطبع تختلف حاجة كل مجال عن الآخر في الكثير من التفاصيل ويتفق الجميع في نقطة واحدة وهي “إنجاز العمل بأقل جهد وأعلى كفاءة” وهذا ما فعلناه في هذا التحديث.
أصبح بإمكان المستخدم تكويد مراحل كل من أوراق الدفع وأوراق القبض بالطريقة التي يحتاجها عمله “تم التسديد، تمت المراجعة، مرفوضة، في البنك، تم الاعتماد وغيرها من المراحل التي يراها المستخدم” مع إمكانية التعديل وإعادة ترتيب هذه المراحل من قِبل المستخدم.
- إمكانية العمل برقم التشغيلة
أتاحت “إدارة” إمكانية العمل برقم التشغيلة بدلًا من الاقتصار على العمل بتاريخ انتهاء الصلاحية، وبناء على هذه الخاصية يصبح العمل برقم التشغيلة هو الأصل الذي يتبعه إمكانية إضافة تاريخ الانتهاء.
- إظهار تاريخ التعديلات لمستندات التصنيع والأصول الثابتة
تمكنك خاصية إظهار السجل لمستندات التصنيع والأصول الثابتة من معرفة كافة التغيرات التي حدثت في المستند، كتاريخ التعديل والمستخدم الذي قام بالتعديل، مما يوفر لك مزيدًا من التحكم في المواد الخام وبياناتها وكذلك الانتباه للأخطاء غير المقصودة وفي النهاية عملًا أكثر انضباطًا!
- مقارنة أصناف صرف البضاعة بالموجودة في أمر البيع باستخدام الماسح الضوئي
قد يؤدي وجود أصناف متشابهة في أوامر البيع إلى حدوث بعض الأخطاء عند صرف البضاعة، كما تستغرق المراجعة البشرية الكثير من الوقت والجهد.
يبرز هذا التحديث كحل مثالي، سريع وفعّال؛ كل ما عليك فعله هو الذهاب إلى الأوامر المقترحة وتفعيل “وضع المقارنة” واستخدم الماسح الضوئي على الأصناف التي يتم صرفها واحصل على أعلى مستوى من الدقة في صرف الأصناف وتجنب الأخطاء في صرف البضاعة!
بدأنا في هذا الشهر القيام بأول التحديثات الخاصة بالفاتورة الإلكترونية بعد انتهاء جميع المراحل الخاصة بتطبيقها مثل:
- استخدام الرقم التعريفي SKU للتمييز بين الأصناف
- إنشاء وحدات قياس حرة
من خلال هذا التحديث ستتمكن من اختيار وحدات قياس حرة خاصة بكل صنف على حدة. كل ما عليك فعله عند البدء باستخدام “إدارة” هو اختيار نظام وحدات القياس المناسب لعملك، وعند اختيارك لوحدات القياس الحرة، يمكنك بسهولة تحديد نسبة وحدات القياس الخاصة بكل صنف.
- تحديد مستهدف بيع لبعض الأصناف
بدون هذا التحديث في “إدارة” يتعين عليك زيادة مستهدفات المبيعات بشكلِ عام دون تحديد التصنيف المطلوب، الآن مع “إدارة” ومن خلال هذا التحديث الجديد يمكنك وضع مستهدف مبيعات لتصنيف معين وذلك لمتابعة سير العمل، أو حتى لوضع مكافآت لتحفيز الموظفين على تحقيق هذا المستهدف.
- فلتر جديد في تقريريّ كشف الحساب وميزان المراجعة
من الطبيعي أن تحتاج بين الوقت والآخر مراجعة عملياتك والاطلاع على نشاط عملائك لتقييم وضع عملك.
لكن هذه العملية قد تصبح شاقة وتستغرق وقتًا طويلًا إذا كان لديك الكثير من العملاء.
تخيل أن لديك 1000 عميل وتريد مراجعة حركات العملاء التي تمت في آخر شهر، ومن بين الـ 1000 عميل هناك فقط 300 عميل قاموا بالتعامل معك، كم يصبح هذا الأمر مزعجًا لك!
تسهّل عليك هذه الخاصية الأمر كثيرًا وذلك عن طريق إضافة فلتر جديد في البحث يُمكّنك من رؤية ومراجعة العملاء الذين أثبت لهم البرنامج حركات فعلية، أما من لم يقم بالتعامل في الفترة التي قمت بتحديدها فلا يظهر لك فى صفحة النتائج.
- إنشاء حقول مخصصة في صفحة أوامر البيع
حينما يتعلق الأمر بالبيع والشراء فلا تنازل عن معرفة التفاصيل وتوفر البيانات، لذا كانت هذه الخاصية.
فعند إنشاء أمر بيع تستطيع تكويد حقول مخصصة -مع حرية اختيار الحقول ونوعها وعددها وأسمائها- تضيف فيها المزيد من البيانات الخاصة بعملية البيع، كما تستطيع جعل هذه الحقول إلزامية أو اختيارية عند إنشائها.
- صرف المنتجات الأقدم افتراضيًا
الحفاظ على مستوى مخزون مثالي من الأمور التي تساهم في استقرار عملك؛ متابعة المخزون بشكل عام من الأمور التي يجب أن تهتم بها، وبنفس قدر الاهتمام بما في مخزنك ينبغي أن يكون تجاه منتجاتك المعروضة للعملاء.
فمثلًا؛ لا ينبغي أن ترتبها على الأرفف بشكل عشوائي من غير أن تأخذ في اعتبارك تاريخ الصلاحية، ستعاني بعد فترة من تراكم بعض المنتجات متأخرة الصلاحية، مما يعني خسارتك قدرًا من المال.
وللخروج من هذه الأزمة يقوم موظفوك برصّ المنتجات على الأرفف تبعًا لتاريخ الصلاحية؛ الأقدم فالأحدث.
الواقع تستطيع السيطرة عليه، ماذا عن البرنامج!
بتطبيق هذه الخاصية يقوم البرنامج بصرف المنتجات متأخرة الصلاحية قبل المنتجات حديثة الصلاحية بشكل افتراضي، وهكذا يوفر للكاشير الكثير من الوقت المبذول سابقًا في اختيار تواريخ الصلاحية للمنتجات وبالتالي تتم عمليات البيع بشكل أسرع.
- سهولة معرفة صافي عدد العبوات في تقرير أرصدة المخازن
التعامل مع الحزم أو العبوات التي تتشابه في الخواص وتختلف في البعض الآخر يشكل صعوبة لصاحب النشاط التجاري نظرًا لما يسببه ذلك من تحديات في عملية الجرد من حيث صعوبة معرفة العدد الفعلي لما يوجد في المخزن بعد بيع بعض هذه الحزم أو العبوات.
بتطبيق هذه الخاصية وتفعيل خيار “السماح باستخدام الحزم” يقوم البرنامج بحساب صافي العدد للمتبقي من الحزم في المخزن مما يسهل عملية الجرد.
- معرفة معدل بيع الأصناف
تمت إضافة المزيد من الأعمدة في تقرير المبيعات المجمع بواسطة الصنف، حيث يظهر في هذه الأعمدة المضافة حديثًا معدل البيع اليومي والأسبوعي والشهري لكل صنف في فترة التقرير، وبالتالي معرفة الأوقات التي تزداد فيها حركة البيع والأسباب التي ترتبط بها، وكذلك الأوقات التي تقل فيها حركة البيع واتخاذ القرارات السليمة تجاه الأمر.
- أعمدة جديدة في تقرير تكلفة المخزون
تستطيع تحليل بيانات تكاليف المخزون بشكل أكثر وضوحًا من خلال هذه الخاصية، وذلك بسبب ما تمت إضافته من أعمدة جديدة تحتوي على “سعر آخر أمر شراء، عملة آخر أمر شراء، المتوقع استلامه من هذا الصنف، ربح آخر 365 يوم لهذا الصنف”
- عرض اسم عرض المبيعات وبياناته بطريقة جديدة
التعامل مع عروض المبيعات أو أوامر البيع التي ترتبط بالبنادل دائمًا ما تحتوي على الكثير من التفاصيل والبيانات المهمة للبائع والمستهلك على حدٍ سواء.
الافتراضي قبل تحديث هذه الخاصة كان إظهار كافة التفاصيل المتعلقة بالباندل في نموذج الطباعة.
الآن أصبح الأمر اختياريًا؛ هل تريد عرض تفاصيل الباندل! كل صنف ببياناته (كمية، سعر، خصم و ضريبة) في سطر منفصل أم سطر واحد باسم الباندل مع بياناته بشكل إجمالي!
- تحديث جديد في طباعة الباركود
يمكّنك هذا التحديث من التحكم في حجم الباركود عند طباعته، وبالتالي يوفر هذا الأمر المزيد من الخيارات التي تناسب كافة العملاء بمختلف أنواع تجارتهم وتفضيلاتهم.
التكامل مع أدوات تهم عملك!
تحديثات جديدة في التكامل مع “Shopify”
تمكنك التحديثات الجديدة في التكامل مع “Shopify” من اختصار الوقت والمجهود؛ إذ تستطيع وبسهولة ربط حسابك بحيث تضمن لك:
- نقل جميع المعلومات، أو اختيار تلك التي تتوافق مع نشاطك أو احتياجاتك فقط.
- التحكم في إعدادات المخزون عبر إمكانية إنشاء مخزن أو فرع مبيعات جديد، أو تحديد أي واحد منهم تريده لاستقبال أوامر البيع من “Shopify”
- عرض عدد الطلبات، العملاء، والمنتجات التي تزامنت أو في إطار التزامن بين “إدارة” و “Shopify”، إضافة للإحصاءات عبر لوحة المعلومات الرئيسية.
التكامل مع “Jumia”
يعتبر Jumia أحد أشهر منصات التسوق الالكتروني حيث يتواجد في أكثر من ١٣ دولة، ويتواجد عليها أكثر من ٥٠ ألف تاجر.
لذلك يعتبر التكامل مع التطبيق مهم للتجار حيث يمكنهم من:
- توفير الجهد والوقت؛ إذ يتم إنشاء وتكويد السلع والمنتجات بطريقة أوتوماتيكية.
- تحديث أي معلومة جديدة تتعلق بتغيير في الأسعار أو الكميات أو غيرها من العمليات.
- تحديث رصيد مخزونك لضمان عرض الكميات المتاحة فقط، وبالتالي الحفاظ على رصيدك من النقاط على Jumia، وبالطبع كسب ثقة العملاء.
التكامل مع أدوات أخرى
نحرص على التكامل مع الأدوات التي تفيد عملكم وتساعدكم في التطور والنمو، حيث يوفر لكم التكامل مع هذه الأدوات العديد من المميزات مثل سهولة التواصل بين جميع قواعد البيانات المختلفة، وسهولة التواصل بين أعضاء فريقك، كما يعطيك رؤية تحليلية لتفاصيل عملك.
وأبرز المنصات والأدوات التي حققنا التكامل معها العام الماضي، “Google Sheet” و “Google calendar” و “Slack”.
وفي النهاية نشكركم على ثقتكم بـ “إدارة” ونعدكم بسنة أخرى حافلة بالتحديثات.
]]>لذا في هذا المقال نقدم عدة نصائح محاسبية لأصحاب الشركات، لمساعدتهم على إنجاز أعمالهم بسهولة، وكفاءة، والتغلب على العقبات التي تواجههم بسبب الحسابات.
ما أهمية قسم الحسابات في الشركة؟
يُعد قسم الحسابات من الركائز الأساسية التي تقوم عليها أي شركة، لما له من أدوار جوهرية، مثل:
- فحص البيانات، إعداد التقارير المالية، ومتابعة الاتجاهات الاقتصادية.
- تحديد الأوضاع المالية الحالية، ووضع الخطط المالية المستقبلية.
- إعداد الميزانية الخاصة بكافة أقسام الشركة.
- التنبؤ المالي المؤقت، والدائم للشركة.
- إدارة التدفقات المالية للشركة.
- ضمان التنفيذ السليم لعمليات التخطيط الاستراتيجي.
- التدقيق المحاسبي، وتصحيح الأخطاء لمنع حدوث المشكلات.
- إعداد، وتصميم الوثائق الخاصة برواتب الموظفين، وصرف الحوافز، وغيرها.
نصائح محاسبية لتطوير الشركات
تحتاج الشركات إلى اتباع عدة نصائح محاسبية لدعم، وتطوير قسم الحسابات الخاص بها، إليك أبرزها:
1- ابحث عن البرامج المحاسبية المناسبة
الحسابات داخل الشركة هي العملية التي يتم من خلالها جمع الإيرادات، والنفقات، والقيام بكل ما يخص الأمور المالية، وهي عملية ضرورية تضمن لصاحب العمل الحصول على المعلومات التي يحتاجها، والتي تعينه على اتخاذ قرارات سليمة، سواء كانت تلك القرارات مالية، أو غير مالية.
وبالنسبة لتلك المهمة، فإنها تتسم ببعض التعقيد، والصعوبة، إذ إن المحاسبة ليست من مهارات معظم أصحاب الأعمال، بالإضافة إلى أن توظيف أشخاص أكفّاء لتولي هذه المهمة أمرًا صعبًا في الواقع، فيندر العثور على المحاسب الكفء، صاحب الخبرة، وسط الملايين من المحاسبين.
لذا يُعد الاستثمار في البرامج المحاسبية أمرًا حكيمًا، وفعّالًا، إذ تنفذ تلك البرامج جميع العمليات الحسابية اليدوية؛ التي تستغرق وقتًا طويلًا، وأيادٍ عاملة كثيرة، وبطبيعة الحال أخطاء أكثر، وكل ذلك بشكل إلكتروني، بطريقة أسهل، وأسرع، بالإضافة إلى تسهيل العثور على المعلومات المالية التي يريدها صاحب العمل،في أي وقت، مع ربط كل تفاصيل العمل بقاعدة بيانات مركزية.
2- ضع ميزانية محددة
عند البحث عن نصائح محاسبية للشركات تأتي نصيحة وضع ميزانية محددة في المقدمة، ويمكنك تنفيذ تلك النصيحة من خلال:
- وضع ميزانية محددة لكافة أقسام العمل.
- تحديد الأرباح، والنفقات المتوقعة.
- مقارنة الميزانية بالمصروفات، والإيرادات الفعلية.
فبتتبع الشركات التي لوحظ استمرارها، ونجاحها، واستقرارها ماليًا، نجد أنها كانت لا تتجاهل وضع ميزانية، وتتبع وضعها المالي بدقة.
3-سجل كافة التعاملات لحظيًا
توجد نصائح محاسبية عديدة، ولكن من أهمها تسجيل كافة التعاملات أولًا بأول، وتتبع كل ما يحدث داخل المؤسسة، فبدون التسجيل الدوري للمعاملات التي تتم بمختلف أنواعها، يصبح صاحب العمل غير ملمًا بالحالة المالية لشركته، مما يسبب الكثير من المشاكل في اتخاذ القرارات داخليًا، وخارجيًا.
ولتجنب حدوث تلك المشكلات، لا يوجد حل أفضل من البرامج المحاسبية، إذ إنها تسجل كافة التعاملات التي تحدث في مختلف أقسام الشركة، في أي وقت، لضمان معرفة جميع التطورات، حتى وإن كانت بسيطة.
ومن الخطوات الهامة التي يجب أن ينتبه لها صاحب العمل في هذا الأمر، هي ربط الحسابات البنكية مع برامج المحاسبة داخل الشركة، إذ إنها بتلك الخطوة تصبح قادرة على مزامنة البيانات المصرفية، والتعاملات البنكية التي تتم لحظة بلحظة، واستيرادها بعد ذلك بأحد الطرق اليدوية على الـ Excel مثلًا، مع العلم أن بعض البرامج المحاسبية تقدم تكاملًا مباشرًا مع بعض البنوك؛ وبذلك يستطيع صاحب العمل أن يدير جميع المهام البنكية بكل سهولة.
4- استخدم البيانات المالية لتقييم أداء الأعمال التجارية
يوضح التدفق النقدي إذا ما كان لدى الشركة ما يكفي من الأموال، ويستخدم في تحليل وضع السيولة للشركة، ويوضح أيضًا مقدار النقد الوارد إليها، ومن أين أتى، ومن أكبر أسباب فشل الشركات نقص السيولة، وعدم القدرة على تحصيل تدفقات نقدية للشركة، أو العمل.
وبشكلٍ عام؛ فإن معرفة التدفق النقدي يوضح مقدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها الحالية، والمستقبلية، وكذلك بيانات الإيرادات، والمصروفات، من أهم البيانات التي تقيّم أداء العمل، لذا لا تنشغل بالنمو عن بياناتك المالية، فالنمو بلا متابعة دقيقة، قنبلة موقوتة.
5- ضع توقعات مالية مستقبلية
إن أبرز نصائح محاسبية يجب أن يتبعها أصحاب الأعمال أثناء تطوير شركاتهم هي إنشاء التوقعات المالية، إذ تساعد تلك الخطوة على تقدير الإيرادات، والنفقات مستقبلًا، لتوقع إذا ما كانت هذه الشركة بحاجة للتمويل، أو تقليل النفقات الخاصة بها؛ إن كان قرار التمويل صعبًا.
تساعد التوقعات المالية أيضًا على تقدير التدفقات النقدية، وتحديد الوقت الذي يمكن فيه تغيير التسعير، أو خطط الإنتاج الخاصة بالعمل.
وبالإضافة إلى وضع قوائم مالية شكلية مثل: الإيرادات المتوقعة، وبيانات التدفقات النقدية، فإنها تساعد في الإجابة عن أسئلة المستثمرين، أو أصحاب المصالح في قطاعات الأعمال، على سبيل المثال: إذا قمنا بتمويل هذه الشركة فماذا ستفعلون بالمال؟ ومتى ستدفعونه، وكيف؟
6- تأكد من بيانات الجرد
أكثر نصائح محاسبية أهمية يجب أن تعمل بها الشركات هي التأكد من بيانات الجرد، إذ إنها تساعد أصحاب الأعمال على متابعة عملهم بطريقة صحيحة من خلال الجرد المنتظم، والتأكد من نتائجه، وتتبع المخزون المادي، إما عن طريق عدّ الأصناف يدويًا بطريقة منظمة، أو إتمام عملية الجرد آليًا، وبكل سهولة.
ولإتمام تلك الخطوة بمنهجية، واحترافية، تساعد برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP على اختصار الوقت، والمجهود، فهي لا تجعل عملية تتبع المخزون سهلة وحسب، بل إن المعلومات الناتجة تكون أكثر دقة، وأبعد عن الأخطاء البشرية، وكل ذلك بطريقة إلكترونية باستخدام الماسح الضوئي.
7- راقب النفقات عالية التكلفة
بالنسبة لمعظم الشركات فإن النفقات عالية التكلفة تمثل تحديًا كبيرًا، ومن أمثلة تلك النفقات التي تسبب تكلفة عالية هي الأصناف الراكدة، إذ إنها قد تُعرّض الشركة للخسائر، وتقلل من أرباحها، وكل ذلك يحدث بسبب عدم مراقبة، وفحص النفقات جيدًا.
ولتجنب تلك المشكلة، فإن من أولى الخطوات التي تعمل على تقليل هذه النفقات هي معالجة الممارسات الخاطئة المسببة لها، ففي حالة المخزون الراكد يمكن لصاحب العمل أن يتخطى هذه الأزمة بتتبع تكاليف حمل المخزون، ومتابعة نسبة دوران المخزون.
ومن أحد الطرق الفعالة لتقليل النفقات عالية التكلفة، توظيف العمال بالساعة، لا بالتعاقد، إذ إن بعض الأعمال لا تحتاج إلى تعاقد طويل الأمد لإتمامها، ويمكن أن يتتبع أصحاب الأعمال الوقت المطلوب بالضبط، لإتمام العمل عن طريق برمجيات تتبع الوقت.
وعند التحدث عن تلك المشكلة فإن أهم نصائح محاسبية خاصة بها، هو استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة، إذ تقلل الوقت، والجهد المبذول، وتنجز الكثير من المهام، وهذا بدوره يقلل من العمالة، ويرفع من كفاءة العمل، وبالتالي تقليل النفقات.
اقرأ أيضًا: طرق فعالة للتغلب على ركود المخزون
8- خطط لعمليات الاستثمار
تبعًا لنوعية شركتك، أو المجال الذي تعمل به، قد تكون بحاجة للاستثمار مستقبلًا، لذا يجب أن تخطط جيدًا لتلك الخطوة، وتوجد نصائح محاسبية من الضروري اتباعها، إليك أبرزها:
- تابع النفقات، والإيرادات باستمرار.
- طور من فريق العمل الذي سيساعدك على تنفيذ تلك الخطوة.
- اهتم بمنطقة مخصصة في سوق العمل، لتركز عليها، وتتميز بها.
- حدد أفضل وقت للاستثمارات الكبيرة.
- خصص قدر ًا من الميزانية بشكل مستمر لتطوير الشركة، ونموها.
- ضع خطة محددة تشمل كل ما تحتاج القيام به في تلك الخطوة.
- تابع نقاط ضعف شركتك، ونقاط قوتها، وما أنت بحاجة لتحسينه، قبل اتخاذ خطوة الاستثمار.
9- التزم بالضرائب
إن أكثر نصائح محاسبية يوصي بها المتخصصون في إدارة الأعمال هي الالتزام بالضرائب، لأن القيام بعملك بطريقة قانونية يُعد من الخطوات الأولي التي ستساعد شركتك على التطوير فيما بعد، لذا يجب أن تعرف جيدًا ما هي الضرائب التي تنطبق على نوعية عملك، وما أنت بحاجة لدفعه.
بالإضافة أيضًا إلى الحفاظ على دفع الضرائب في مواعيدها المحددة، لتجنب أيةً مشكلات قانونية، ولكي تضمن عدم التأخر على سداد فاتورتك، يجب أن تخصص جزءً من الميزانية، أو الأرباح للضرائب، حتى تصبح مستعدًا متى أتى محصلها.
10- راقب حسابات العملاء والموظفين
مهما كانت نوعية شركتك، يوجد نصائح محاسبية لا بد لك من اتباعها، على سبيل المثال مراقبة حسابات العملاء، والموظفين التابعين لشركتك، وذلك للحفاظ على التدفق النقدي، إذ يجب عليك التواصل مع العملاء، أو المستوردين، للتأكد من أنهم سددوا المدفوعات في الوقت المحدد.
أما بالنسبة للموظفين فأنت بحاجة إلى معرفة ساعات عملهم، واستلام رواتبهم، والعمل الإضافي الذي قاموا به، والمكافآت، وغيرها.
ولتنفيذ تلك الخطوة ستحتاج إلى كثير من الوقت، والمجهود البشري لمتابعة كافة الإجراءات المالية بدقة، لذا توفر لك برامج تخطيط موارد المؤسسات ذلك بكل سلاسة، وسهولة، إذ إنها تسجل جميع البيانات بشكل آلي، حتى تعود إليها متى ما شئت، في أي وقت، ومن أي مكان.
11- انقل عملك للعالم الرقمي
التحول الرقمي في الأعمال الآن أصبح ضرورة قصوى، إذ إن التطور التكنولوجي يزداد يومًا بعد يوم، ولا بد من مواكبته، وأهم نصائح محاسبية ينادي بها الكثير الآن هو نقل الأعمال المختلفة، والمنتجات، والخدمات إلى العالم الرقمي، سواء كان ذلك في إدارتها، أو بيعها، أو التسويق لها، وعند القيام بتلك الخطوة فإن ذلك سيعود بالنفع على شركتك في عدة نقاط، من أهمها:
- تعزيز الكفاءة التشغيلية لكافة كوادر العمل.
- تقليل الأخطاء البشرية، واستثمار الوقت والجهد.
- تحسين جودة المنتجات، أو الخدمات.
- اختصار وقت الوصول إلى العملاء.
- تحسين تجربة المستخدمين.
- الدقة، والنظام في تتبع البيانات المالية.
- اتخاذ قرارات مالية محكمة، ومتقنة.
- توفير تقارير تلقائية، ودورية لمعرفة خط سير العمل.
كيف نساعدك في إدارة على تنفيذ أبرز نصائح محاسبية لتطوير شركتك؟
بعد ذكر أكثر نصائح محاسبية أهمية في تطوير الشركات، نساعدك على تنفيذها من خلال برنامج “إدارة” المحاسبي، دون بذل الكثير من المجهودات، إذ يوفر لك برنامج إدارة عدة مميزات، تستطيع عن طريقها إتمام عملك بطريقة احترافية، كالآتي:
- تقدير متطلبات رأس المال، وإتاحة معرفة صافي الأرباح، والإيرادات، والمصروفات.
- تقديم تقارير فورية خاصة بالمبيعات، والعملاء، والموردين.
- تتبع حركة المنتجات، والأصناف من خلال الماسح الضوئي.
- متابعة المخزون بشكل دوري لمعرفة النواقص، والرواكد.
- إنشاء قائمة عروض الأسعار.
- إتاحة متابعة عمليات التصنيع.
- عرض كشوفات حسابات العملاء، والموردين.
- إعداد تقارير أعمار الديون.
- التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، وإصدار الفاتورة الإلكترونية.
- تحديد قوائم الأسعار، وإتاحة تعديلها في أي وقت.
- إتاحة التحويلات المخزنية، لتوفير الوقت، والمجهود.
في هذا المقال ذكرنا أغلب نصائح محاسبية يجب أن يتبعها أصحاب الأعمال لمساعدة شركاتهم على النمو، والازدهار، لأن الشركات التي تهتم بالجانب المحاسبي، وتستثمر في تحسينه، تزداد أرباحها فيما بعد، وتتفوق على منافسيها، لذا إذا كنت ترغب في بدء رحلتك لتطوير شركتك، تواصل معنا الآن لنساعدك.
]]>في مكان بعيد ناءٍ جدًا عن المدينة توقفت سيارة فلان حيث لا بشر ولا حضر، قبل أن تسافر بعيدًا بسيارتك ربما يكون ذلك أفظع كابوس يمكن أن يحدث لك، فتقرر لا إراديًا قبل السفر، أن تفتح غطاء محرك السيارة وتتأكد من سلامة أجزائها، وتختار أن تقوم ببعض أعمال الصيانة الوقائية بنفسك أو نقلها إلى مكان إصلاح السيارات للانطلاق بسلام، قد تكون تلك النظرة على المحرك لا تقدر بثمن؛ ولكن ما علاقة ذلك ببرامج إدارة الأعمال؟
يتضمن عالم التجارة من الكوابيس ما هو أكثر رعبًا من تعطل السيارة فحاجة صاحب العمل لتفقد الأرقام والأعمال قد تفوق حاجة صاحبنا!
وهو ما تقوم به أنظمة الـ ERP -تخطيط موارد المؤسسات- وظيفتها الأولى تزويدك برؤية غنية وتفصيلية لنشاط مؤسستك وإذا كانت مدعمة بأنظمة السحابة فيمكنك الولوج إلى هذه البيانات فى أي وقت ومن أي جهاز.
على عينك يا تاجر
لكن ما الذي تعنيه بالضبط أنظمة تخطيط موارد المؤسسة الـ (ERP)؟
تم تصميم تلك البرامج لتجميع وتنظيم وتفسير البيانات من مجموعة متنوعة من الأنشطة التجارية بما في ذلك: (علاقات العملاء والموردين والمشتريات والمخزون والحسابات والمبيعات والتصنيع والموارد البشرية) وبدونها يكون الجزء الأكبر من بياناتك دون سياق أو اتصال.
ما الذي يحتاجه صاحب العمل أكثر من ذلك؟ القدرة على قراءة بياناتك وتكوين رؤية مُفصّلة عنها تساعدك على اتخاذ قرار أفضل لشركتك وتكوين نجاحات هائلة تعتمد على استغلالك لهذه الميزة بشكل فعال لتقدم كل طاقتها ووعودها لك. يمكن القول مع تزايد نسبة الاستثمار والإنفاق العالمي لهذه البرمجيات أن مشاكل حجب البيانات فى طريقها إلى الاندثار والتي تحدث غالبا بسبب الانتماء الإدارى أو الهيكل التنظيمى أو الإحجام البشرى عن المشاركة، إلى جانب تقليص الفرص أمام التجاوزات المالية؛ الـ ERP هو المفتاح لذلك.
غالبًا ما يتم عرض البيانات المجمعة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في لوحة تحكم يُمكن لصانعي القرار استخدامها لمراقبة أعمالهم وإدارتها وإذا كانت مبنية على السحابة كما في “إدارة” فيمكنك إدارة بياناتك في أي وقت ومن أي مكان.
أهمية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات
المرونة التى تقدمها هذه الأنظمة تسمح لصناع القرار باتخاذ قرارات أفضل لأعمالهم مبنية على الأرقام كما تمكنهم من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسي (KPIs).
ويبرز هنا هدف الاستثمار الأكبر وهو توفير الوقت والمال، ووفقًا لـ IQMS فإن الزيادة فى النمو تصل لنسبة 60٪ وتقليل تكاليف الصيانة تصل لأكثر من 70٪ وخفض تكاليف الشحن تصل لنسبة 95٪ تقريبًا.
يمكن وضع خطوط رئيسية حول وظيفة الـERP وكيف يمكنها أن تساعد الشركات :-
1. تسهيل عملية تتبع المبيعات والمخزون بدقة.
2. تسريع عملية التواصل بين الموظفين ومختلف الإدارات.
3. تأمين جميع البيانات من مكان واحد.
4. القضاء على برامج الـسوفت ووير ذوي الغرض الواحد مما يعنى توفير الوقت والمال.
5. إحلال الآلية في أداء بعض الوظائف محل العمل اليدوي مما يعني التسهيل على الموظفين أداء وظائفهم.
إذن كيف يمكن التعامل مع كل هذه المعطيات للتوصل لأفضل النتائج؟ وهل كل نُظم الـ ERP مناسبة لكل الشركات؟ وإذا لم يكن كذلك فكيف اختار نظام ERP يناسب عملي؟
يقول “نيك وينكلر” أحد المساهمين في مدونة Shopify Plus “قد يكون من المفيد التفكير في تخطيط موارد المؤسسات على ثلاثة مستويات عند محاولة مطابقة حلول البرامج مع الاحتياجات الفردية لمؤسستك.
هل ستستخدم نظام الـ ERP as a system كحل منفرد يُعتمد عليه لسد جميع احتياجات برامج المؤسسة؟
أم سيستخدم كمكمل ERP as a supplement يمكن دمجه مع البرامج الحالية؟ أوERP as modules كوحدات أو مجموعات من البرامج ذات الصلة (التسويق / المبيعات أو المالية / المحاسبة)، والتي يمكن استخدامها لوظائف الأعمال الهامة في المهمة؛ ولكنها تتكامل أيضًا مع البرامج الحالية التي قد تكون منفصلة أو تمتلك مستوى مختلفًا من التطور أو التركيز.
يَكْمن اختيارك لنظام ERP مناسب، من خلال فهم احتياجات مؤسستك بشكل صحيح وتقييم الأنظمة المنافسة جنبا إلى جنب بشكل ملائم.
فيما يلي ستة أمور يجب أن تضعها فى اعتبارك عند تحولك للـ ERP:-
أولًا: ما هي أهدافك وما هي المشكلات التي تسعى لحلها؟
إنّ التركيز على وضع أهداف محددة يساعدك فى الوصول للمتطلبات الضيقة التي يجب أن يفي بها الـ ERP، وكذلك يحميك من التأثر السلبي لتسويق البائعين.
اعلم على وجه الدقة عدد المستخدمين المخول لهم استخدامه وهل يدعم البرنامج Multiuser access استخدام أكثر من شخص وما قيمته؟، وإذا كنتَ تمتلك أكثر من نشاط تجاري واحد فإنه يفضل أن تستخدم نظام يعتمد على Multiple-business support، كذلك إذا كنت تريد متابعة أعمالك في أي وقت ومن أي جهاز فلا بد أن تختار النظم المدعمة بسحابة، والتى تسمح بالوصول إلى البيانات من خلال الهواتف المحمولة.
تقول الكاتبة “لوري فيربانكس” كما يقدم العديد التطبيقات النقالة لمساعدتك على مراقبة المعلومات الأساسية وإنجاز المهام الأساسية أثناء التنقل. يقدم البعض تطبيقات منفصلة للموظفين لديهم ميزات محدودة، مثل تتبع الوقت وتقديم إيصالات النفقات.
تختلف إمكانيات تطبيقات الجوّال من برنامج لآخر، لذلك إذا كانت هذه ميزة مهمة بالنسبة لك فستحتاج إلى التأكد من أن المنتج يحتوي على الخصائص التي تحتاج إليها، كما ستحتاج إلى التأكد من أنه يعمل على النظام الأساسي المفضل لديك لأن البعض متوافق فقط مع نظام iOS ويمكن استخدام الآخرين مع الساعات الذكية بالإضافة إلى الهواتف والأجهزة اللوحية.
ثانياً : قياس عائد الاستثمار
يواجه الكثيرين صعوبة عند قياس عائد الاستثمار؛ لكن لحسن الحظ فإن وضع أهداف محددة لما ترنو الوصول إليه سيسّهل عليك هذا الأمر. يمكنك ذلك عن طريق ضبط الهدف بنسبة مئوية خلال فترة زمنية محددة مثل “زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة 30% خلال 4 شهور أو تقليل الإنفاق على الشحن بنسبة 50% خلال 6 شهور وهكذا”.
ثالثاً: العرض التوضيحي
يأتي ذلك بعد المرحلتين السابقتين. أنت الآن تعرف ما الذي تريده بالضبط، وقادر على الذهاب إلى مندوبي المبيعات ولديك أسئلة ومطالب، لتتعرف على المزايا وما يمكن أن يوفروه لك. والطريق الأسهل أن تقدم للبائعين أهدافك لتعرف مدى استجابتهم والتي تختبرهم أيضًا كشركاء.
رابعاً: التحقق من المراجع
من أكثر الأشياء إفادة هو الرجوع لشريك يشابهك وله علاقة مع البائع .. بالتأكيد قد لا يكون أحد منافسيك.
اسأله عن المشاكل التي واجهته، هل هناك تكاليف إضافية أو مفاجئة؟ التزام الطرف الثانى؟، ما هى الوعود التى لم يتم تنفيذها؟
تُفيدك معرفة كل هذه الأشياء عند وضعك لاستراتيجية التفاوض وقد تفيدك بالأساس في قرار أخذ الشراكة من هذه الشركة أو لا.
خامساً: التوصل للسعر الحقيقي
تتمحور التكلفة حول الصيانة والدعم والمصاريف المتكررة، بجانب التكلفة المقدمة. يجب أن تكون على علم واضح بكل المصاريف والقيم العائدة منها وذلك من خلال إجراء مناقشة شاملة، تضمن كل هذا لمنع المفاجآت وخيبات الأمل فى المستقبل.
سادساً: التحقق من مصداقية الموردين
من أكثر الأشياء قلقًا لأي شخص يريد شراء ERP هو أن يُفاجئ بأن خيارًا ما لم يعد متاحًا فى المستقبل، أو أن الشركة الموردة قد لا ترغب في دعم المنتجات التي حصل عليها.
لذا من المهم بمكان فهم استراتيجية الموردين والأهداف التي يسعون لتحقيقها. من يتحكم بالشركة وهل يسعون لبيعها؟ هل لدى البائع مستثمرون؟ وغيرها لتتمكن من تقييم قوتهم المالية وأهدافهم المستقبلية.
قد يبدو الأمر فى النهاية مليء بالتعقيدات والتخوفات؛ لكن بقياس القيمة العائدة فإن الأمر بالتأكيد يستحق أن تقتطع لأجله جزء من وقتك، لأن قرار تبنيك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، قرار يُؤخذ ليدوم ويستمر، والذي في قابل الأيام لن يكون رفاهية بل شيء أصيل تتعامل معه كل أنواع الشركات.
يقول نيك وينكلر”قرار اختيار ERP مناسب هو كقرار الزواج، من الأفضل أن تكون متأكدًا من أنك ستتفق معها على المدى الطويل، إما سعادة عامرة أو طلاق مرير”.
كيف تكسب ولاء العملاء حتى بعد خسارتهم ؟. اضغط للقراءة
]]>