في الحقيقة، تكاليف معظم أنظمة الـ ERP أشبه ما تكون بجبل الجليد، لا ترى إلا سطحه، بينما يختفي معظمه عن مجال رؤيتك، إذ تغريك أغلب تلك الأنظمة بقلة تكاليفها ثم تكتشف بعد ذلك أنها تطوي بداخلها تكاليف أخرى تزيد عن سعر الاشتراك نفسه!

فما هي تكلفة نظام ERP الحقيقية؟ وما هي تلك التكاليف المخفية؟ وما النظام الأفضل لتقليل تلك التكاليف؟

هذا ما سنوضحه في المقال بالتفصيل، فتابع معنا.

التكاليف المخفية لأنظمة الـ ERP

من الصعب جدًا التنبؤ بتكلفة نظام ERP إذا كنت تستخدم نظامًا مفتوح المصدر أو On-premises ERP، إذ لا تعلن تلك الأنظمة إلا عن سعر البرنامج فقط، ثم بعد ذلك تكتشف احتياجك للعديد من المصروفات الأخرى، فما هي تلك التكاليف؟

1- الخوادم Servers

تكلفك أنظمة الـ On-premises ERP الكثير من المال لتوفير الأجهزة الملائمة لتشغيلها بكفاءة، إذ تحتاج إلى Server مناسب لمؤسستك لتسجيل وحفظ البيانات عليه، ويتطلب ذلك الـ Server متابعة دورية من قبل المتخصصين.

إلى جانب ذلك فهناك تكاليف تجديد الأجهزة، ومصاريف إهلاكها، وصيانتها، وشراء مساحات تخزينية أعلى (Hard disk) كلما نمى عملك واتسع، بالإضافة إلى تأجير أماكن لحفظ الأجهزة وتشغيلها، وغير ذلك من تكاليف أنظمة التكييف والتبريد.

في المقابل فإن الاشتراك في أحد الأنظمة السحابية لن يكلفك ذلك، فأنت لن تحتاج إلى أي بنية تحتية، بل يمكنك استخدامها من أي مكان وفي أي وقت، مما يغنيك عن دفع أية مبالغ إضافية.

2- رسوم فواتير الكهرباء

إذا كنت تعتمد على استخدام أنظمة الـ On-premises ERP فسيحتاج جهازك إلى العمل 24 ساعة في اليوم طوال أيام السنة، مما سيرفع تكلفة فواتير الكهرباء الخاصة بك بشكل كبير.

لا بد هنا أيضًا من ذكر أنه من الوارد انقطاع التيار الكهربي، لذا تحتاج إلى تكبد المزيد من النفقات لشراء الأجهزة التي تستخدمها في حالة انقطاع التيار الكهربي مثل: أجهزة الـ UPS للتمكن من استكمال عملك بالفروع.

بالإضافة إلى ذلك فلا غنى عن الاشتراك في باقات إنترنت عالية، وخط إنترنت غير متقطع حتى تستطيع تشغيل البرنامج بكفاءة، إذ إنه العامل الرئيس في تشغيل الخادم وربط كافة فروعك به، مما يزيد من تكلفة نظام ERP عليك.

لكن اشتراكك في أحد الأنظمة السحابية يوفر عليك كل ذلك، فلن تكون مضطرًا إلى تحمل تكاليف تشغيل خادم خاص داخل المؤسسة، بل يكون عملك كله محفوظًا على السحابة وتستطيع الوصول إليه من أي مكان بسهولة.

3- مصاريف النسخ الاحتياطي Backups

حتى تحافظ على بياناتك من الضياع ستحتاج إلى عمل نَسخ احتياطي باستمرار، ويحتاج هذا النسخ إلى مساحات تخزينية كبيرة، ومكان تخزين آمن حتى لا تتعرض بياناتك للسرقة مما يكلفك مبالغ إضافية لشراء المزيد من المساحات.

إلى جانب إدارة عمليات النسخ ومتابعتها باستمرار للتأكد من حفظ جميع بياناتك، وبالتالي تزيد تكلفة نظام ERP عليك.

يختلف الأمر تمامًا بالنسبة للأنظمة السحابية، إذ يتم نسخ البيانات تلقائيًا دون أن يكلفك أي نفقات إضافية، فتتكفل الجهة المالكة للبرنامج بتلك العملية كليًا، على عكس الأنظمة الـ On-premises التي تكون عملية النسخ بها عليك بالكامل.

4- تكاليف إدارة المخاطر

في العصر الحديث أصبح أمان معلوماتك هو العنصر الأهم لاستمرار عملك، وتوفير ذلك الأمان لمعلوماتك قد يكلفك الكثير إذا كنت تستخدم نظام On-premises ERP، إذ تحتاج إلى خطة بديلة في حال واجهت مشكلة في إمكانية الوصول لبياناتك لأي سبب، مثل: فقدان مبنى المؤسسة أو الأجهزة أو غير ذلك.

قد تكون خطتك البديلة عبارة عن Server احتياطي تحفظ عليه بيانات شركتك، مما يضاعف من تكلفة نظام ERP على مؤسستك، إلى جانب ضرورة شراء برامج لمكافحة الفيروسات، مع تحديث تلك البرامج ومتابعتها باستمرار، وكلما كبر عملك واتسع احتجت إلى برامج أكثر كفاءة للحفاظ على بياناتك.

هذا بالإضافة إلى الوقت المهدر عند حدوث أي مشكلة أو عطل مفاجئ، وتكاليف استدعاء مهندسين مختصين لمعالجة تلك الأعطال.

كذلك الأمر بالنسبة للأنظمة مفتوحة المصدر، إذ يكون الكود الخاص بها متاحًا للجميع، مما يجعل عملية اختراقها ممكنة، وتحتاج إلى تكاليف إضافية للتأكد من تأمينها.

اشتراكك في نظام سحابي يوفر عليك كل تلك التكاليف، ويضمن أمان بياناتك بالكامل.

5- الترقيات والتحديثات

تحتاج كل أنظمة السوفت وير إلى تحديثات مستمرة، وإضافة الميزات الجديدة، لكن تلك التحديثات تزيد من تكلفة نظام ERP على مؤسستك، سواءً كان النظام Open Source أو On-premises.

إذ تتطلب تلك التحديثات الاستعانة بأحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات، ومتابعته باستمرار لحين إنهاء العمل، إلى جانب اختبار الترقية أو التحديث حتى يعمل بأفضل شكل، مما قد يكلفك الكثير.

بالإضافة إلى ذلك، قد لا تتمكن من استخدام الأنظمة حتى تكتمل الترقيات، مما يؤدي إلى توقف معظم الأنشطة التجارية الخاصة بك، وهذا يعني أيضًا زيادة التكاليف الناتجة عن ضياع ساعات العمل.

لكن أنظمة الـ ERP السحابية توفر عليك ذلك، إذ تتمتع بميزة إجراء التحديثات والترقيات المستمرة دون أن تكلفك أي مبلغ إضافي أو تشغل وقتك وجهدك.

6- المتابعة وخدمة العملاء

عند شرائك برنامج On-premises ERP؛ فلن تشمل تكلفة نظام ERP سوى سعر البرنامج نفسه غالبًا، إذ لا توفر معظم تلك البرامج خدمة عملاء إلا للمشاكل الكبيرة، مما يجعلك تتكفل بمصاريف المتابعة وحل أي مشاكل أخرى تتعلق بالبرامج والأقسام.

كذلك الأمر بالنسبة للأنظمة مفتوحة المصدر، وتلك المصاريف عبارة عن تكاليف مخفية لا تكتشفها إلا بعد شراء البرنامج.

أما البرامج القائمة على الاشتراك بمقابل شهري أو سنوي، فإنها توفر دعمًا فنيًا طوال ساعات اليوم، مما يمكّنك من حل المشاكل الطارئة بسهولة وبشكل مجاني، دون أن تضيع وقتك أو جهدك أو تعطّل عملك.

7- تكاليف عمليات التوسع

تسعى جميع المؤسسات إلى التوسع والنمو، وكلما تطورت أعمالك ونمت؛ ستحتاج أن يواكب نظام الـ ERP الخاص بك ذلك التوسع.

يصبح هذا الأمر سهلًا إذا كنت تستخدم نظامًا سحابيًا، إذ يتمتع بالمرونة العالية والقابلية للتوسع دون أن يكلفك سوى مصاريف الاشتراك في باقة أكبر.

لكن إذا كنت تعتمد على الأنظمة الـ On-premises ستحتاج إلى تطوير البنية التحتية لتواكب توسع أعمالك، وسيتطلب التعامل مع البنية التحتية الجديدة قوة عاملة أكبر، وهذا يعني تعيين موظفين جدد.

بالإضافة إلى مصاريف شراء الأجهزة الجديدة، وتأجير مساحات أكبر لتتسع لجميع أجهزتك، مما يزيد من تكلفة نظام erp على مؤسستك.

8- تحقيق التكامل

تحقيق التكامل بين فروعك وكافة المنصات التي تستخدمها ضروري لنمو عملك، لكن ذلك يضم بداخله بعض التعقيدات إذا ما تم من خلال الأنظمة الـ On-premises، ويستغرق وقتًا طويلاً في تطبيقه للحصول على نتائج دقيقة، مما يزيد من تكلفة نظام ERP عليك.

في المقابل، تدعم الأنظمة السحابية عمليات التكامل بسهولة، إذ يعمل البرنامج كنظام مركزي يربط كافة فروعك وأقسامك في مكان واحد، ويجعل بيانات المؤسسة في تزامن تام، فما تحدثه من تغييرات بأحد الفروع تجد صداه في بقية الفروع الأخرى، مما يسهل عليك إدارة مؤسستك.

9- عمليات التشغيل Implementation

دعنا نخبرك أنه في الأنظمة مفتوحة المصدر وأنظمة سطح المكتب تحتاج إلى دفع قيمة إضافية عن كل قسم أو ميزة جديدة تريد إضافتها لبرنامجك، هذا إلى جانب سداد قيمة التطبيق الأساسية، مما يجعل تكلفة نظام ERP النهائية غير معروفة بشكل واضح، لكن إذا اخترت نظام ERP سحابيًا فلن تواجهك تلك المشكلة.

اشترك بنظام سحابي ووفر التكاليف

تعد تكلفة نظام ERP القائم على السحابة هي الأقل بين جميع أنظمة الـ ERP، إذ لا تتطلب منك سوى سعر الاشتراك نفسه، مع إمكانية تجديد الاشتراك أو إلغائه دون أن تتكلف أي خسائر.

بالإضافة لإمكانية تشغيلها في أي وقت وعلى أي جهاز لوحي، ومرونتها، وقابليتها للتوسع وتلبية أعمالك مهما كان حجمها دون أن تحملك أية مصاريف ضخمة أو خفية.

بعكس الأنظمة الـ On-premises والتي لا تستطيع إيقاف مصاريفها بسهولة، فحتى لو أوقفت عمل البرنامج فستظل تدفع مصاريف إيجار لأماكن تخزين الأجهزة، هذا غير خسارتك للمصاريف المنفقة على أسعار الخادم وتجهيزه.

وأخيرًا، انخفاض سعر نظام ERP أو مصاريف اشتراكه لا يعني أن تكلفته منخفضة، إذ ستتفاجأ في النهاية بقيمة ما تدفعه! لذا فهناك العديد من الاعتبارات التي يجب عليك حسابها جيدًا قبل أن تشترك، حتى لا تضطر لإنفاق موارد مؤسستك لمجرد تلبية تكلفة نظام ERP.

المصادر

6 Hidden Costs of On-premise ERP Systems | Rangeline Solutions

21 Hidden Costs of Having On-Premise Software | SysAid

The Hidden Costs Of On-Premise Solutions vs. The Cloud

The battle of costs – On-premises vs Cloud-based solutions

Hidden Costs Of Open Source Software | Joe The IT Guy

لنتعرف عليها بالتفصيل في هذا المقال.

ماهو نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP؟

نظام ERP هو برنامج يعمل على دمج وتناغم جميع العمليات في الشركة، وذلك بشكل برمجي يساعد على:

• تتبع جميع العمليات داخل المؤسسة
• تحسين الأداء
• إدارة المشاريع
• التخطيط الجيد
• تنظيم الميزانية
• التنبؤ والإبلاغ بدقة عن الصحة العامة للمؤسسة

من ثم فهو يختصر عليك طريق الإدارة الفعالة.

آلية عمل نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP

تربط برامج ERP بين مختلف أقسام المؤسسة، فتسمح لك بتتبع جميع العمليات بشكل كامل من خلال نظام واحد بدلاً من تجزئة المعلومات على عدة أنظمة، وبالتالي فهي توفر قاعدة بيانات مركزية تتشارك بها جميع الممارسات والأنشطة التنفيذية في الشركة.

تنقل البرامج المعلومات لكافة إدارات الشركة ليعملوا عليها سويًا في شكل متكامل، وعند العمل وإخراج النتائج توفر البرامج بيانات كل قسم على حدة، مما يجعلك على دراية بسير العمليات المختلفة بالمؤسسة.

ويمكننا القول أن نظام تخطيط موارد المؤسسة هو شبكة تواصلية كاملة تساعد على إتمام العديد من العمليات بطريقة أكثر كفاءة بعيدًا عن الأخطاء البشرية والتكتيكات ضعيفة الأداء التي تؤثر على جودة العمل.

فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسة

يقدم نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP عدة فوائد تساعدك على تحقيق الإدارة الفعالة بمؤسستك، ومن أبرزها:

1- تقليل التكاليف العامة

باستخدام البرنامج ستتمكن من طي عدد من أدوات العمل والتطبيقات في نظام واحد، ويؤدي ذلك إلى تحسين الإجراءات اليومية، وتوفير مجهودات الفريق وتكاليف الأدوات، وبالتالي تنخفض التكاليف العامة للشركة.

يوضح نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP أيضًا رؤية أكبر للتغيرات في التكلفة، فلنفترض أنك تدفع دولارًا واحدًا لخامة تستخدمها في التصنيع ولكن فجأة تتكلف هذه الخامة 3 دولارات، هنا يسهل عليك النظام رؤية فرق التكلفة حتى تتمكن من استكشاف بائع مختلف أو إجراء تعديلات على ميزانيتك لاستيعاب هذه التكلفة الإضافية.

2- تحسين تحليلات البيانات

يساعد نظام ERP على الحصول على رؤى أفضل للبيانات عن طريق توفير العديد من التقارير التي تُمكنك من معرفة كل صغيرة وكبيرة تحدث داخل المؤسسة، وتجعلك قادرًا على اتخاذ العديد من القرارات بناءً على قيم دقيقة دون الاعتماد مطلقًا على التنبؤات.

3- سهولة الإدارة والاستخدام

تعمل برامج ERP كمركز بيانات يُنشئ روابطًا بين جميع جوانب أنشطة المؤسسة بما في ذلك المبيعات والإنتاج ودعم العملاء والمخزون بمساعدة تقنيات الكمبيوتر، فيتيح معالجة البيانات تلقائيًا بأسرع الطرق وأكثرها فعالية وبشكل تكنولوجي كامل لتوفير الوقت والمجهود.

بالإضافة إلى ذلك نجد أن تلك البرامج تتسم بالسهولة، فلن تحتاج إلى بذل الكثير من الجهد لتدريب فريق العمل على استخدامها.

4- التأثير الإيجابي على علاقات العملاء

تؤثر برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP بشكل إيجابي على إدارة علاقات العملاء، إذ يجمع التخزين المركزي للبيانات جميع المعلومات الضرورية عن المبيعات والعملاء، مما يسهل على مديري المبيعات ومسؤولي خدمة العملاء التواصل السريع معهم فتصبح الشركة أكثر كفاءة، وتتمكن من توطيد العلاقة بينها وبين مستهلكي خدماتها.

5- تقليل فرصة حدوث أخطاء حسابية

يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP على تقليل احتمالية حدوث أخطاء في العمليات الحسابية والمالية، إذ يعتمد بشكل كبير على أتمتة العمليات، ومن ثم تجنب العديد من الأخطاء الناتجة عن العامل البشري، مما يزيد من دقة البيانات.

6- طريقة أكثر أمانًا لتخزين البيانات

تعد برامج ERP آمنة ضد أي هجمات تعمل على خرق أو سرقة البيانات، ويتم التحقق من ضمان الأمان بشكل خاص عن طريق:

• كلمات المرور
• السجلات
• جدار الحماية
• التشفير
• الأمن الداخلي
• مساحة تخزين خارجية محدودة
• تحديد ومراقبة حركة التفاعلات في البرنامج
• مراقبة استخدام الشبكة الاجتماعية

بالتالي يضمن ذلك الحفاظ على أمان وسلامة البيانات وعمليات تخزينها.

7- قابلية التوسع والمرونة

يتكيف نظام تخطيط الموارد بسهولة مع توسعات الشركة على كل المستويات، إذ يتعامل البرنامج مع أية تغيرات طارئة بسلاسة، وذلك من خلال هيكله الذي يسمح بتعديل حجمه وفقًا للاحتياجات والظروف الحالية.

8- الميزة التنافسية في السوق

السبب الأساسي وراء تحسين جودة العمل وتعزيز الإنتاجية هو القدرة على التنافس بشكل أفضل في السوق، فعندما تحصل على بيانات لحظية عن الموارد المالية وتعرف كافة مؤشرات الأداء الرئيسة الأخرى، وترى التفاصيل الدقيقة داخل الشركة ستتمكن من اتخاذ قرارات عمل أكثر استنارة وتطورًا بشكل يجعلك تنافس بقوة في سوق العمل.

9- تتبع المخزون

يعد تتبع المخزون ومراقبته تحديًا كبيرًا خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة ذات معدل طلبات عملاء مرتفع، ومع انتشار أنظمة تخطيط موارد المؤسسة أصبحت هذه المشكلة في طي النسيان، إذ تمكنك تلك الأنظمة من تتبع المخزون باستخدام الأرقام التسلسلية والعديد من الطرق الأخرى، وتسمح لك بالحفاظ على رؤية واضحة لجميع منتجاتك باستخدام مدخلات النظام البسيطة.

10- تحقيق التعاون

من خلال مركزية جمع البيانات التي يتيحها نظام تخطيط موارد المؤسسة ومشاركتها بين الأقسام ستتمكن من تقليل الإجراءات المهدرة والمتكررة، والتأكد من أن الجميع يعملون بنفس المعلومات معًا وفي آن واحد، وهنا يصبح العمل أشبه بمعزوفة موسيقية.

أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP

يتضمن نظام تخطيط موارد المؤسسة عدة أنظمة تستطيع الاختيار من خلالها ما يناسب شركتك ومن أهمها:

1- أنظمة في مكان العمل On-premises ERP

مجموعة برامج تُستخدم على أجهزة العمل في موقع الشركة الخاص بك؛ إذا تم تصميمها لتناسب جميع الشركات لا سيما الشركات الصغيرة والمتوسطة.

2- أنظمة مفتوحة المصدر Open-source ERP

تفتح هذه الأنظمة المجال أمام مستخدميها للمشاركة في تحسين الأكواد، وحل المشكلات المتعلقة بها، وتعديلها أيضاً وفقاً لطبيعة الاستخدام، وتتمثل أهمية هذه الأنظمة في أنها مصدر يساعد على تسريع عملية التطوير، وتحسين سير العمل.

3- الأنظمة المبنية على السحابة Cloud-based ERP

أنظمة سحابة ERP هي خدمة تسمح للمستخدمين بالوصول إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP عبر الإنترنت، وتتطلب تكاليفًا أقل بكثير، وتتيح إمكانية الوصول في أي وقت ومن أي مكان.

4- البرامج المحلية والسحابية Hybrid ERP

تعد تلك البرامج نوعًا هجينًا بين البرامج المحلية والبرامج القائمة على السحابة، وتساعد بدرجة كبيرة على خفض التكاليف والاستجابة بشكل مبسط وسريع لاحتياجات العميل.

ما أنواع الشركات التي تستفيد من برامج تخطيط موارد المؤسسة؟

تخدم برامج ERP جميع قطاعات الأعمال، وتساعد بشكل كبير في تطويرها لما تتميز به من خصائص تجعلها في مقدمة الأدوات التي لا غنى عنها لأي مؤسسة.

تخطي بالتالي مهما كان مجالك ستجد برنامجًا مناسبًا لاحتياجاتك.

مميزات نظام ERP المقدم من “إدارة”؟

تقدم لك “إدارة” نظام ERP لتجعل الطريق مختصرًا وتوفر عليك عناء البحث، إذ أنه يمتاز بعدة مميزات منها:

التطور السريع للأعمال

نسعى دائمًا إلى تقديم كل ما هو جديد في نظام الـ ERP الخاص بنا، ومواكبة أي تطور يحدث في سوق العمل، مما يسهل على عملائنا متابعة سير العمل داخل المؤسسة ويضمن الكفاءة العالية.

تحقيق التكامل بين الإدارات المختلفة

يساعدك نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP على الإمساك بزمام جميع الأعمال داخل مؤسستك، والربط بين الإدارات المختلفة (مبيعات – حسابات – مخازن …) والتحكم بها من خلال شاشة واحدة، مما يختصر الكثير من الوقت والجهد، ويجعلك ملمًا بكل ما يدور داخل مؤسستك.

رفع الكفاءة الإنتاجية

تنظيم جميع العمليات داخل المؤسسة بطريقة أكثر سلاسة يقع على عاتق نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP، فمن خلاله تستطيع إتمام العديد من العمليات بشكل تلقائي دون الحاجة إلى بذل جهد إضافي في القيام بها، فكل ما على الموظفين فعله هو التركيز فقط على العمليات التي تعتمد بشكل أساسي على العناصر البشرية، مما ينعكس بشكل إيجابي على معدل إنتاجيتهم.

زيادة معدل الأمان والحفاظ على البيانات.

اختراق البيانات هو أكثر ما يقلق أصحاب المؤسسات، ولكن الأمر مختلف مع نظام ERP الخاص بنا نظرًا لزيادة معدل الأمان به، إذ يعتمد على نظام التشفير لضمان عدم حدوث أي اختراق للبيانات، وبالتالي فهو خيارك الأفضل.

متابعة وإدارة الفواتير

يمكنك “إدارة” من متابعة الفواتير وإدارتها داخل مؤسستك، فمن خلال البرنامج تستطيع متابعة أي فواتير مستحقة ومعرفة تاريخها، وبذلك تتمكن الرجوع إليها في أي وقت عند الحاجة.

إلى جانب تكامل نظام “إدارة” مع منظومة الفاتورة الإلكترونية وفقًا لما أقرته مصلحة الضرائب المصرية، وبالتالي يمكنك إرسال الفواتير بشكل مباشر للمصلحة بكل سهولة.

معالجة الأخطاء الحسابية

المقارنة بين الحسابات الدفترية والفعلية من أهم الأمور التي تجنبك حدوث أي تلاعب، ويمكنك إتمام ذلك من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP.

يساهم البرنامج في اكتشاف الأخطاء الحسابية والتمكن من معالجتها بكل سهولة، وبالتالي تستطيع تلافي أي خطأ قد يؤثر بشكل سلبي على المؤسسة.

يمكنك استخدام نظام ERP المقدم من “إدارة” والاستفادة من تلك المميزات من خلال اشتراكك في إحدى باقاتنا.

اختر الباقة المناسبة لك وسنتواصل معك في أسرع وقت.