fbpx
Skip to content Skip to footer

6 مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة”

يهدف مسؤولو المخازن إلى تسهيل العمليات الإدارية والتحكم في كل ما يدور بمخازن المؤسسة للتمكن من اتخاذ القرارات التي تساهم في التطوير، ويساعد برنامج إدارة المخازن المعتمد على إحدى نظم الـ ERP على تحقيق ذلك.

يوفر “إدارة” العديد من الأقسام التي تساعد على تحقيق الإدارة الفعالة بالمؤسسات، ومنها قسم إدارة المخازن الذي يختصر العديد من الخطوات الإدارية.

هل تحتاج إلى نظام ERP لإدارة المخازن؟

تُعد نظم الـ ERP بمثابة المساعد الأول في إدارة المخازن؛ إذ توفر العديد من المميزات التي يحتاج إليها مديري المخازن وجميع العاملين بها، فوجود هذه النظم بمؤسستك يختصر عليك العديد من الإجراءات الإدارية التي تتطلب الكثير من الوقت والجهد، وتساعد في تنظيم الأوامر المتعلقة بحركات الصنف داخل المخازن.

تمكن نظم الـ ERP لإدارة المخازن من:

  • تقييم المخزون باستمرار
  • حساب معدل أرباح المخازن
  • إتمام العديد من العمليات المختلفة
  • إصدار التقارير الخاصة بكل مخزن
  • تنظيم عمليات نقل البضائع بين المخازن
  • تتبع جميع حركات الصنف
  • اتخاذ قرارات سليمة بناءًا على بيانات حقيقية
  • تقليل معدل الخطأ الذي يقلل بدوره خسائر المؤسسة
  • نقاط دوران المخزون
  • حد إعادة الطلب

بالتالي فهي تسهل على المسؤولين الكثير من الخطوات الإدارية، وتوفر مستوى عالٍ من الدقة داخل المخازن.

مميزات برنامج إدارة المخازن لدى “إدارة”

مميزات برنامج إدارة المخازن لدى "إدارة"

يحتوي “إدارة” على قسم خاص بإدارة المخازن، ومن مميزات هذا القسم:

إمكانية تكويد العديد من المخازن على البرنامج

من خلال هذا البرنامج يمكنك تسجيل العديد من المخازن في مكان واحد ؛ للتحكم في سير جميع العمليات بداخلها وتحقيق إدارة فعالة، مع إمكانية التعامل مع كل مخزن بشكل منفصل والاطلاع على الأصناف المتاحة به، ومن ثم اتخاذ قرارات الشراء المناسبة.

المرونة في استخدام وحدات القياس المختلفة

أحيانًا ما يتم استخدام أكثر من وحدة قياس للصنف الواحد، فمثلًا قد تحتوي عبوة معينة على 10 قطع وعند شراء تلك العبوة يتم حسابها كعنصر واحد، أما عند البيع فتتم تجزئتها، وبالتالي تحتاج إلى إدخال وحدتي القياس أثناء التسجيل لتجنب حدوث أخطاء أثناء تداولها.

تتضح مرونة “إدارة” في تلك النقطة؛ حيث يمكّن من تسجيل هذا النوع من الأصناف أيًا كانت وحدة القياس المستخدمة لضمان دقة الحسابات أثناء شراء أو توريد البضاعة.

إمكانية إتمام التحويلات المخزنية

من خلال برنامج إدارة المخازن يمكن إتمام التحويلات المخزنية بسهولة، ويتم ذلك من خلال عمليتين مختلفتين وهما:

تحويل مباشر من خلال تحويل البضاعة واستلام المخزن الآخر لها بعد المراجعة
تقديم طلب تحويل بضاعة لمخزن معين ثم قيام مدير المخازن بالتصديق على الطلب من خلال صفحة التصديقات، ومن ثم يتم التحويل والاستلام

وجود خريطة تصنيفات تسهل عمل التقارير

من مزايا “إدارة” وجود خاصية خريطة -شجرة- التصنيفات التي تتيح تصنيف البضائع في شكل تسلسلي يبدأ باسم العائلة التي ينتمي إليها الأصناف أو اسم الشركة أو غيرهما، وينتهي بأسماء مفصلة للأصناف مما يساعد على تنظيم المنتجات داخل البرنامج ومن ثم تسهيل الرجوع إليها.

تظهر أهمية تلك الميزة عند عمل التقارير؛ إذ يتمكن المستخدم من اختيار تصنيف بعينه وعرضه في التقرير، وبالتالي يسهّل ذلك مراجعة البيانات الموجودة والإلمام بها.

سهولة الجرد المخزني

الجرد المخزني هو عملية يتم من خلالها مراجعة المخزون والمقارنة بين أعداد المنتجات على برنامج الـ ERP المستخدم والأعداد الفعلية الموجودة على أرض الواقع؛ وذلك لعمل التسوية المخزنية ونقل الصورة الواقعية التي يتم على أساسها اتخاذ العديد من الإجراءات.

عن طريق برنامج إدارة المخازن ستتمكن من إنهاء الجرد المخزني بسهولة، فمن خلال مجموعة خطوات بسيطة ستكون على دراية بكل الكميات الحقيقية الموجودة بمخازنك.

الإلمام بجميع بيانات القسم بسهولة

من خلال برنامج إدارة المخازن ستتمكن من تحديد الأصناف التي تحتاج إلى إعادة طلبها مرة أخرى، بالإضافة إلى معرفة تواريخ الصلاحية الفعلية للمنتجات، وتحديد الأصناف التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء وعمل خطة لتقليل الخسائر المتوقعة.

شرح واجهة برنامج إدارة المخازن

شرح واجهة برنامج إدارة المخازن

يتميز برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة” بوجود واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام؛ إذ تحتوي على مجموعة من العناصر التي تمكّن المستخدم من إنهاء العمليات المختلفة في وقت بسيط.

تتمثل تلك العناصر في:

بيانات أساسية

يبدأ برنامج إدارة المخازن بنظام ERP بمجموعة من العناصر التي تتيح تسجيل البيانات الأساسية بالمؤسسة وهي:

الأصناف

من خلال هذا العنصر يتم تسجيل الأصناف المتاحة بالمخزن من خلال إدخال: الاسم، الكود، الرمز التصنيفي، الأبعاد، اسم المورد، الماركة، وحدة قياس الصنف، يعمل برقم تسلسلي أو لا، يعمل بتواريخ صلاحية أو لا .. إلخ ثم حفظها على البرنامج.

المخازن

يمكن تسجيل جميع البيانات الأساسية الخاصة بالمخازن مثل: الاسم، العنوان، رقم الهاتف وغيرهم عن طريق فتح هذا العنصر وملئ البيانات المطلوبة.

خريطة الأصناف

توضح تلك الخريطة الأصناف المختلفة في شكل تصنيف شجري يبدأ باسم المجموعة الأساسية التي ينتمي إليها الصنف كما ذكرنا.

وحدات القياس

من خلال عنصر “وحدات القياس” يمكنك استخدام سلسلة وحدات القياس أو الوحدات الحرة وضبطها لتتناسب مع خصائص المنتجات الموجودة.

الضبط

تحت عنوان الضبط توجد بعض الخصائص التي تميز إدارة المخازن وتختصر على المستخدم العديد من الخطوات وهي:

تعديل مجمع للأصناف

تتيح تلك الخاصية التعديل على الأصناف الموجودة بشكل مجمع بدلًا من الدخول على كل صنف على حدة؛ وذلك حفاظًا على الوقت والجهد، كما يمكن نقل تلك البيانات إلى برنامج الإكسيل وإنهاء التعديلات المجمعة ثم إرجاعها ثانية إلى البرنامج لتجنب ضياع أو عدم حفظ التعديلات الناتج عن الانقطاع المفاجئ للتيار الكهربي أو ضعف شبكة الإنترنت بالمؤسسة.

تكلفة الوحدة الافتتاحية

من خلال هذا العنصر يتم كتابة التكلفة الفعلية للصنف للتمكن من حساب معدل الربح بطريقة صحيحة، فبدون إدخال قيمة التكلفة سيحصل المستخدم على نتائج أرباح غير فعلية، وبالتالي فإن القرارات المبنية على تلك الأرباح تكون خاطئة.

الجرد المخزني

يوفر “إدارة” خاصية الجرد المخزني كما ذكرنا، فمن خلاله تتم عمليات التسوية المخزنية ومطابقة الأرصدة الموجودة على البرنامج بالأرصدة الفعلية، ويترتب على ذلك العديد من القرارات كتقديم طلبات الشراء وغيرها.

تصنيفات الأصناف

من الوارد حدوث بعض الأخطاء أثناء تصنيف المنتجات بالمخازن، فقد يتم تسجيل منتج معين في تصنيف مختلف عن طريق الخطأ، ويمكن إصلاح ذلك من خلال قائمة تصنيفات الأصناف التي تتيح نقل المنتج من تصنيف لآخر بسهولة.

تنشيط الأصناف

قد يتوقف تداول منتج معين داخل المؤسسة، وبالتالي يحتاج المسؤول إلى منع ظهور هذا المنتج أثناء البحث عن منتجات مشابهة على
الـ ERP المستخدم، ويتم عمل ذلك بسهولة من خلال الدخول على قائمة تنشيط الأصناف وإلغاء تنشيط المنتج، وفي حالة العودة إلى تداوله مرة أخرى فيمكن إلغاء الأمر من خلال نفس القائمة.

حد أدنى إعادة الطلب

يقدم هذا البرنامج خاصية ضبط الحد الأدنى للمخزون سواءً لصنف بعينه أو لجميع الأصناف، فعند وصول الصنف للحد الأدنى يتم إرسال إشعاراتٍ تنبيه باقتراب نفاذ الكمية والحاجة إلى إعادة طلب الشراء، وبالتالي يكون المسؤول على استعداد دائم لسد حاجة المؤسسة.

التصديقات

من خلال برنامج إدارة المخازن يمكن للمسؤول إتمام طلبات التحو الحاجة إلى التواصل المباشر مع طرف آخر فيتم تداول البيانات وإتمام العديد من الإجراءات بسهولة من خلال ضغطة زر.

أوامر الشغل

يهم هذا العنصر جميع العاملين في المخازن أو المبيعات، إذ يضم العديد من الأوامر المتعلقة باستلام وصرف البضاعة مثل:

  1. وارد البضاعة
  2. مردودات المبيعات
  3. استلام تحويل البضاعة
  4. صرف البضاعة
  5. مردودات المشتريات
  6. تحويل البضاعة
  7. طلب تحويل البضاعة
  8. الصرف والاستلام الجزئي
  9. وضع المقارنة

يقع الرصيد الافتتاحي تحت قائمة أوامر الشغل أيضًا، وهو الرصيد الذي يتم إدخاله في بداية استخدام البرنامج عن طريق الإكسيل للتمكن من اتخاذ أوامر البيع، فالطبع لا يمكن صرف بضاعة غير موجودة على البرنامج، وبالتالي لابد من إدخال هذا الرصيد قبل بدء رحلة إدارة المخازن مع “إدارة”.

التقارير

تتعدد التقارير التي يتم إصدارها من خلال برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة”، وتتمثل في:

تقرير أرصدة المخازن

من خلال هذا التقرير يمكن معرفة رصيد مخزن واحد أو جميع المخازن الموجودة، ويتمكن المستخدم من تخصيص نتيجة التقرير بتحديد صنف بعينه أو اختيار مستوى تصنيف معين أو اسم شركة مصنعة وغيرهم.

من خلال هذا العنصر يمكن معرفة الرواكد الموجودة بالمخزن في مدة معينة -يتم تحديدها-، بالإضافة إلى إمكانية عرض العديد من البيانات الأخرى مثل:

  • الرصيد المعلق الذي تم تحويله إلى مخزن آخر ولكن لم يتم استلامه
  • الرصيد المحتجز التي تم طلبه من المخزن لكن لم يتم تحويله
  • الرصيد المتوقع الناتج عن أمر شراء لكن لم يتم استلام البضاعة
  • مسلسلات الأصناف المتاحة
  • رقم التشغيلة مع تاريخ انتهاء الصلاحية
  • وحدات القياس المختلفة

تحتاج بعض المؤسسات إلى إدخال مجموعة من العناصر في شكل أصناف مجمعة تختلف تبعًا لوحدات القياس، فعلى سبيل المثال يمكن إدخال قطع الملابس التي تنتمي إلى نفس الشركة ولكن تختلف في اللون أو الحجم في شكل أصناف مجمعة، ويمكن عرض تلك الأصناف كما هي أو عرضها بشكل مفصل داخل التقارير.

يمكن تخصيص ظهور الأعمدة تبعًا لاحتياج البيانات، كما يمكن تبديل وتغيير أماكنها داخل التقرير.

تقرير تكلفة المخزون

يسمح تقرير تكلفة المخزون بعرض تكلفة الأصناف الموجودة بالمخازن، ويتيح خاصية عرض تلك التكلفة بأكثر من طريقة تقييم محاسبية مثل:

  • متوسط التكلفة
  • الوارد أخيرًا يصرف أولًا
  • الوارد أولًا يصرف أولًا
  • آخر تكلفة
  • أقل تكلفة

يتم استخدام طريقة محاسبية واحدة لتقييم تكلفة المخزون منذ بداية تشغيل البرنامج، ولكن يمكن عرض البيانات بأكثر من طريقة.

يكتسب هذا العنصر نفس الخصائص الموجودة بتقرير أرصدة المخازن؛ إذ يمكن من خلاله تخصيص عرض البيانات والأعمدة تبعًا لحاجة المستخدم.

بطاقة صنف المخزن

من خلال بطاقة صنف المخزن يمكنك الاطلاع على جميع حركات الصنف -سواء وارد أو منصرف- في مخزن واحد فقط، بالإضافة إلى معرفة باقي التفاصيل الخاصة بالمنتج من تاريخ صلاحية وعدد العبوات المتوفرة وما إلى ذلك لكن دون عرض التكلفة.

بطاقة صنف المخزن مفصلة

توفر تلك البطاقة نفس الخصائص الموجودة ببطاقة صنف المخزن بالإضافة إلى إمكانية:

  • معرفة حركات الصنف بجميع بمخازن المؤسسة
  • عرض تكلفة الصنف

تقرير أوامر شغل

يعرض تقرير أوامر الشغل جميع الأوامر التي حدثت على الأصناف سواء داخلية (تحويلات) أو خارجية (صرف ووارد) خلال فترة زمنية معينة، مع إمكانية تخصيص نتيجة التقرير تبعًا لاسم المورد أو صنف معين.

يمكن عرض هذا التقرير إما بالمستند -الحالة العادية- أو مفصل لمعرفة الأصناف التي يحتوي عليها كل مستند.

تقرير الأصناف المتاحة

تحتوي بعض الأصناف مثل الأجهزة الإلكترونية على رقم مسلسل -Serial number-، ولكل عبوة رقم فريد، ويتم الرجوع إلى جميع مسلسلات الصنف من خلال تقرير الأصناف المتاحة.

يعرض هذا التقرير مسلسلات الصنف المتاحة وأماكن تواجدها داخل المخازن، بالإضافة إلى تاريخ استلام الصنف بجميع مسلسلاته.

الكشف عن مسلسل صنف

من خلال هذا العنصر يمكنك البحث عن رقم مسلسل بعينه وعرض جميع الحركات التي حدثت عليه من استلام وتحويل وما إلى ذلك من عمليات.

تقرير مبيعات الأصناف

يعرض تقرير مبيعات الأصناف جميع طلبات الصرف بالمخزن خلال فترة معينة، ويمكن للمستخدم اختيار الأعمدة التي يرغب في عرضها داخل التقرير حسب البيانات التي يريد معرفتها.

تقرير مجمع مبيعات الأصناف

في هذا التقرير يتم عرض رصيد أول مدة لكل صنف مع المبيعات ومردود المبيعات والمشتريات الخاصة به، بالإضافة إلى رصيد آخر المدة، ويعد تقرير مجمع مبيعات الأصناف بمثابة ملخص لكل الأصناف الموجودة بالمخزن.

من ثم يتضح أن برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة” هو الحل الأمثل لتنظيم الحركات المخزنية المختلفة وتحقيق الإدارة الشاملة داخل المخازن.

يمكنك الآن إدارة مخزنك بشكل أسهل والتواصل مع “إدارة” لمعرفة تفاصيل أكثر عن الخدمة.

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد