fbpx

6 مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة”

7 دقائق للقراءة
6 مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة”

يهدف مسؤولو المخازن إلى تسهيل العمليات الإدارية، والتحكم في كل ما يدور بمخازن المؤسسة، للتمكن من اتخاذ القرارات التي تساهم في التطوير، ويساعد برنامج إدارة المخازن المعتمد على إحدى نظم الـ ERP على تحقيق ذلك.

يوفر “إدارة” العديد من الأقسام التي تساعد على تحقيق الإدارة الفعالة بالمؤسسات، ومنها قسم إدارة المخازن الذي يختصر العديد من الخطوات الإدارية.

في هذا المقال نوضح أبرز مزايا برنامج إدارة المخازن، ومدى أهميته للمؤسسات، فتابع معنا.

هل تحتاج إلى نظام ERP لإدارة المخازن؟

تُعد نظم الـ ERP بمثابة المساعد الأول في إدارة المخازن؛ إذ توفر العديد من المزايا التي يحتاج إليها مديري المخازن وجميع العاملين بها، فوجود هذه النظم بمؤسستك يختصر عليك العديد من الإجراءات الإدارية التي تتطلب الكثير من الوقت والجهد، وتساعد في تنظيم الأوامر المتعلقة بحركات الصنف داخل المخازن.

تمكنك نظم الـ ERP لإدارة المخازن من:

  • تقييم المخزون باستمرار
  • إتمام الجرد المخزني
  • إصدار التقارير الخاصة بكل مخزن
  • تنظيم عمليات نقل البضائع بين المخازن
  • تتبع جميع حركات الصنف
  • اتخاذ قرارات سليمة بناءًا على بيانات حقيقية
  • تقليل معدل الخطأ الذي يقلل بدوره خسائر المؤسسة
  • معرفة أعمار الديون
  • حد إعادة الطلب

بالتالي فهي تسهل على المسؤولين الكثير من الخطوات الإدارية، وتوفر مستوى عالٍ من الدقة داخل المخازن.

مزايا برنامج إدارة المخازن لدى “إدارة”

مميزات برنامج إدارة المخازن من إدارة

يحتوي “إدارة” على قسم خاص بإدارة المخازن، ومن مميزات هذا القسم:

إمكانية تكويد العديد من المخازن على البرنامج

إحدى مزايا برنامج إدارة المخازن أنه يمكنك تسجيل العديد من المخازن في مكان واحد؛ للتحكم في سير جميع العمليات بداخلها وتحقيق إدارة فعالة، مع إمكانية التعامل مع كل مخزن بشكل منفصل والاطلاع على الأصناف المتاحة به، ومن ثم اتخاذ قرارات الشراء المناسبة.

المرونة في استخدام وحدات القياس المختلفة

أحيانًا ما يتم استخدام أكثر من وحدة قياس للصنف الواحد، فمثلًا قد تحتوي عبوة معينة على 10 قطع، وعند شراء تلك العبوة تُحسب كعنصر واحد، أما عند البيع فتتم تجزئتها، وبالتالي تحتاج إلى إدخال وحدتي القياس أثناء التسجيل لتجنب حدوث أخطاء أثناء تداولها.

تتضح مزايا برنامج إدارة المخازن في تلك النقطة؛ إذ يمكّنك من تسجيل هذا النوع من الأصناف أيًا كانت وحدة القياس المستخدمة، لضمان دقة الحسابات أثناء شراء أو توريد البضاعة.

إمكانية إتمام التحويلات المخزنية

تعد التحويلات المخزنية إحدى أبرز مزايا برنامج إدارة المخازن، إذ يمكنك إتمام التحويلات بين المخازن بسهولة، ويتم ذلك من خلال عمليتين مختلفتين وهما:

  • تحويل مباشر من خلال تحويل البضاعة واستلام المخزن الآخر لها بعد المراجعة
  • تقديم طلب تحويل بضاعة لمخزن معين ثم قيام مدير المخازن بالتصديق على الطلب من خلال صفحة التصديقات، ومن ثم يتم التحويل والاستلام

وجود خريطة تصنيفات تسهل عمل التقارير

من مزايا برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة” وجود خاصية خريطة -شجرة- التصنيفات التي تتيح تصنيف البضائع في شكل تسلسلي يبدأ باسم العائلة التي ينتمي إليها الأصناف أو اسم الشركة أو غيرهما، وينتهي بأسماء مفصلة للأصناف، مما يساعد على تنظيم المنتجات داخل البرنامج ومن ثم تسهيل الرجوع إليها.

تظهر أهمية تلك الميزة عند عمل التقارير؛ إذ يتمكن المستخدم من اختيار تصنيف بعينه وعرضه في التقرير، وبالتالي يسهّل ذلك مراجعة البيانات الموجودة والإلمام بها.

سهولة الجرد المخزني

الجرد المخزني هو عملية مراجعة المخزون والمقارنة بين أعداد المنتجات على برنامج الـ ERP المستخدم والأعداد الفعلية الموجودة على أرض الواقع؛ وذلك لعمل التسوية الجردية، ونقل الصورة الواقعية التي يتم على أساسها اتخاذ العديد من الإجراءات.

إحدى مزايا برنامج إدارة المخازن أنه سيمكنك من إنهاء الجرد المخزني بسهولة، فمن خلال مجموعة خطوات بسيطة ستكون على دراية بكل الكميات الحقيقية الموجودة بمخازنك.

الإلمام بجميع بيانات القسم بسهولة

من خلال البرنامج ستتمكن من تحديد الأصناف التي تحتاج إلى إعادة طلبها مرة أخرى، بالإضافة إلى معرفة تواريخ الصلاحية الفعلية للمنتجات، وتحديد الأصناف التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء وعمل خطة لتقليل الخسائر المتوقعة، وتعد هذه أحد أبرز مزايا برنامج إدارة المخازن

شرح واجهة برنامج إدارة المخازن

شرح واجهة برنامج إدارة المخازن

يتميز برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة” بوجود واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام؛ إذ تحتوي على مجموعة من العناصر التي تمكّن المستخدم من إنهاء العمليات المختلفة في وقت بسيط.

تتمثل تلك العناصر في:

بيانات أساسية

يبدأ برنامج إدارة المخازن بنظام ERP بمجموعة من العناصر التي تتيح تسجيل البيانات الأساسية بالمؤسسة وهي:

الأصناف

من خلال هذا العنصر تستطيع تسجيل الأصناف المتاحة بالمخزن، وذلك بإدخال: الاسم، الكود، الرمز التصنيفي، الأبعاد، اسم المورد، الماركة، وحدة قياس الصنف، يعمل برقم تسلسلي أو لا، يعمل بتواريخ صلاحية أو لا .. إلخ ثم حفظها على البرنامج.

المخازن

يمكن تسجيل جميع البيانات الأساسية الخاصة بالمخازن مثل: الاسم، العنوان، رقم الهاتف وغيرهم عن طريق فتح هذا العنصر وملئ البيانات المطلوبة.

خريطة الأصناف

توضح تلك الخريطة الأصناف المختلفة في شكل تصنيف شجري يبدأ باسم المجموعة الأساسية التي ينتمي إليها الصنف كما ذكرنا.

وحدات القياس

من خلال عنصر “وحدات القياس” يمكنك استخدام سلسلة وحدات القياس أو الوحدات الحرة وضبطها لتتناسب مع خصائص المنتجات الموجودة.

الضبط

تحت عنوان الضبط توجد بعض الخصائص التي تميز إدارة المخازن وتختصر على المستخدم العديد من الخطوات وهي:

تعديل مجمع للأصناف

تعد تلك الخاصية من مزايا برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة”، وتتيح للمستخدم التعديل على الأصناف الموجودة بشكل مجمع بدلًا من الدخول على كل صنف على حدة؛ وذلك حفاظًا على الوقت والجهد.

تكلفة الوحدة الافتتاحية

من خلال هذا العنصر تستطيع كتابة التكلفة الفعلية للصنف في بداية استخدام البرنامج، للتمكن من حساب معدل الربح بطريقة صحيحة، فبدون إدخال قيمة التكلفة سيحصل المستخدم على نتائج أرباح غير فعلية، وبالتالي فإن القرارات المبنية على تلك الأرباح تكون خاطئة.

الجرد المخزني

يوفر “إدارة” خاصية الجرد المخزني كما ذكرنا، فمن خلاله تتم عمليات مطابقة الأرصدة الموجودة على البرنامج بالأرصدة الفعلية، والتسوية المخزنية، ويترتب على ذلك العديد من القرارات كتقديم طلبات الشراء وغيرها.

تصنيفات الأصناف

من الوارد حدوث بعض الأخطاء أثناء تصنيف المنتجات بالمخازن، فقد يتم تسجيل منتج معين في تصنيف مختلف عن طريق الخطأ، ويمكن إصلاح ذلك من خلال قائمة تصنيفات الأصناف التي تتيح نقل المنتج من تصنيف لآخر بسهولة، وتعد هذه إحدى مزايا برنامج إدارة المخازن .

تنشيط الأصناف

قد يتوقف تداول منتج معين داخل المؤسسة، وبالتالي يحتاج المسؤول إلى منع ظهور هذا المنتج أثناء البحث عن منتجات مشابهة على الـ ERP المستخدم، من مزايا برنامج إدارة المخازن أنه يمكنك من عمل ذلك بسهولة من خلال الدخول على قائمة تنشيط الأصناف وإلغاء تنشيط المنتج، وفي حالة العودة إلى تداوله مرة أخرى فيمكن إلغاء الأمر من خلال نفس القائمة.

حد أدنى إعادة الطلب

يقدم هذا البرنامج خاصية ضبط الحد الأدنى للمخزون سواءً لصنف بعينه أو لجميع الأصناف، وتعد تلك الخاصية من مزايا برنامج إدارة المخازن، فعند وصول الصنف للحد الأدنى يتم إرسال إشعاراتٍ تنبيه باقتراب نفاذ الكمية والحاجة إلى إعادة طلب الشراء، وبالتالي يكون المسؤول على استعداد دائم لسد حاجة المؤسسة.

التصديقات

من خلال برنامج إدارة المخازن يمكن للمسؤول إتمام طلبات التحويل دون الحاجة إلى التواصل المباشر مع طرف آخر، فيتم تداول البيانات وإتمام العديد من الإجراءات بسهولة من خلال ضغطة زر، ويعد هذا أحد أبرز مزايا برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة”، إذ يوفر وقتك ومجهودك.

أوامر الشغل

يهم هذا العنصر جميع العاملين في المخازن أو المبيعات، إذ يضم العديد من الأوامر المتعلقة باستلام وصرف البضاعة مثل:

  1. وارد البضاعة
  2. مردودات المبيعات
  3. استلام تحويل البضاعة
  4. صرف البضاعة
  5. مردودات المشتريات
  6. تحويل البضاعة
  7. طلب تحويل البضاعة
  8. الصرف والاستلام الجزئي
  9. وضع المقارنة

يقع الرصيد الافتتاحي تحت قائمة أوامر الشغل أيضًا، وهو الرصيد الذي يتم إدخاله في بداية استخدام البرنامج عن طريق الإكسيل، للتمكن من اتخاذ أوامر البيع، فالطبع لا يمكن صرف بضاعة غير موجودة على البرنامج، وبالتالي لابد من إدخال هذا الرصيد قبل بدء رحلة إدارة المخازن مع “إدارة”.

التقارير

إصدار التقارير واحدة من مزايا برنامج إدارة المخازن المقدم من “إدارة”، وتتمثل في:

تقرير أرصدة المخازن

من خلال هذا التقرير يمكن معرفة رصيد مخزن واحد أو جميع المخازن الموجودة، ويتمكن المستخدم من تخصيص نتيجة التقرير بتحديد صنف بعينه أو اختيار مستوى تصنيف معين أو اسم شركة مصنعة وغيرهم.

من خلال هذا التقرير يمكن معرفة الرواكد الموجودة بالمخزن في مدة معينة -يتم تحديدها-، بالإضافة إلى إمكانية عرض العديد من البيانات الأخرى مثل:

  • الرصيد المحتجز (الذي تم طلبه من المخزن ولم يتم تحويله بعد أو الأصناف المباعة التي لم تُصرف بعد)
  • الرصيد المتوقع الناتج عن أمر شراء لكن لم يتم استلام البضاعة
  • الرصيد المعلق الذي تم تحويله إلى مخزن آخر ولكن لم يتم استلامه
  • مسلسلات الأصناف المتاحة
  • رقم التشغيلة مع تاريخ انتهاء الصلاحية
  • وحدات القياس المختلفة

تحتاج بعض المؤسسات إلى إدخال مجموعة من العناصر في شكل أصناف مجمعة تختلف تبعًا لوحدات القياس، فعلى سبيل المثال؛ يمكن إدخال قطع الملابس التي تنتمي إلى نفس الشركة، ولكن تختلف في اللون أو الحجم في شكل أصناف مجمعة، ويمكن عرض تلك الأصناف كما هي أو عرضها بشكل مفصل داخل التقارير.

يمكن تخصيص ظهور الأعمدة تبعًا لاحتياج البيانات، كما يمكن تبديل وتغيير أماكنها داخل التقرير.

تقرير تكلفة المخزون

يسمح تقرير تكلفة المخزون بعرض تكلفة الأصناف الموجودة بالمخازن، ويتيح خاصية عرض تلك التكلفة بأكثر من طريقة تقييم محاسبية مثل:

  • متوسط التكلفة
  • الوارد أخيرًا يصرف أولًا
  • الوارد أولًا يصرف أولًا
  • آخر تكلفة
  • أقل تكلفة

يتيح البرنامج استخدام طريقة محاسبية واحدة لتقييم تكلفة المخزون منذ بداية تشغيل البرنامج، ولكن يمكن عرض البيانات بأكثر من طريقة.

يكتسب هذا التقرير نفس الخصائص الموجودة بتقرير أرصدة المخازن؛ إذ يمكن من خلاله تخصيص عرض البيانات والأعمدة تبعًا لحاجة المستخدم.

بطاقة صنف المخزن

من خلال بطاقة صنف المخزن يمكنك الاطلاع على جميع حركات الصنف -سواء وارد أو منصرف- في مخزن واحد فقط، بالإضافة إلى معرفة باقي التفاصيل الخاصة بالمنتج من تاريخ صلاحية، وعدد العبوات المتوفرة، وما إلى ذلك لكن دون عرض التكلفة.

بطاقة صنف المخزن مفصلة

توفر تلك البطاقة نفس الخصائص الموجودة ببطاقة صنف المخزن بالإضافة إلى إمكانية:

  • معرفة حركات الصنف بجميع بمخازن المؤسسة
  • عرض تكلفة الصنف

تقرير أوامر شغل

يعرض تقرير أوامر الشغل جميع الأوامر التي حدثت على الأصناف سواء داخلية (تحويلات) أو خارجية (صرف ووارد) خلال فترة زمنية معينة، مع إمكانية تخصيص نتيجة التقرير تبعًا لاسم المورد أو صنف معين.

يمكن عرض هذا التقرير إما بالمستند -الحالة العادية- أو مفصل لمعرفة الأصناف التي يحتوي عليها كل مستند.

تقرير الأصناف المتاحة

تحتوي بعض الأصناف مثل الأجهزة الإلكترونية على رقم مسلسل -Serial number-، ولكل عبوة رقم فريد، ويتم الرجوع إلى جميع مسلسلات الصنف من خلال تقرير الأصناف المتاحة.

يعرض هذا التقرير مسلسلات الصنف المتاحة وأماكن تواجدها داخل المخازن، بالإضافة إلى تاريخ استلام الصنف بجميع مسلسلاته.

الكشف عن مسلسل صنف

من خلال هذا التقرير يمكنك البحث عن رقم مسلسل بعينه، وعرض جميع الحركات التي حدثت عليه من استلام وتحويل، وما إلى ذلك من عمليات.

تقرير مبيعات الأصناف

يعرض تقرير مبيعات الأصناف جميع طلبات الصرف بالمخزن خلال فترة معينة، ويمكن للمستخدم اختيار الأعمدة التي يرغب في عرضها داخل التقرير.

تقرير مجمع مبيعات الأصناف

يعرض هذا التقرير رصيد أول مدة لكل صنف مع المبيعات ومردود المبيعات والمشتريات الخاصة به، بالإضافة إلى رصيد آخر المدة، ويعد تقرير مجمع مبيعات الأصناف بمثابة ملخص لكل الأصناف الموجودة بالمخزن.

تقرير أعمار المخزون

تقرير جديد في المخازن يُمَكن معرفة عمر كل صنف له رصيد في المخزون حسب فترات يحددها المستخدم، مما يجعلك على دراية بفترة وجود الصنف لديك، وبناءً على ذلك تستطيع اتخاذ القرارات الصحيحة في التعامل مع الأصناف.

بعد عرض مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة” يتضح أنه الحل الأمثل لتنظيم الحركات المخزنية المختلفة، وتحقيق الإدارة الشاملة داخل مخازن مؤسستك.

يمكنك الآن إدارة مخزنك بشكل أسهل والتواصل مع “إدارة” لمعرفة تفاصيل أكثر عن الخدمة.

مقالات ذات صلة

4 دقائق للقراءة

مميزات برنامج الأصول الثابتة المقدم من “إدارة”: احصل على 7 مزايا

يعد تسجيل معاملات الأصول الثابتة أمرًا هامًا في إنشاء التقييمات وإعداد التقارير للمؤسسة، ولأن تلك الأصول لا تحتفظ بقيمتها الدفترية المدفوعة عند الشراء، فمن المهم إتمام المعالجة المحاسبية التي توضح…

6 دقائق للقراءة

أفضل برنامج محاسبي متكامل: 9 خدمات أساسية يقدمها “إدارة”

اعتماد المؤسسات على العامل البشري فقط في إدارة الأقسام المختلفة لم يعد أمرًا قابلًا للتطبيق في ظل التطور التكنولوجي الذي نعيشه، فالسعي نحو مواكبة التغيرات يُعد ضمن أهم العوامل اللازمة…

8 دقائق للقراءة

9 فوائد ذكاء الأعمال business intelligence في 2023

بين الماضي والحاضر الذي نعيشه سيطرت التكنولوجيا على تعاملاتنا البشرية فأصبح من الضروري على الإنسان مواكبة التطور الحادث، ومن الأمور التي شهدت تطورًا كبيرًا هو عالم البيانات. قديمًا كانت الأعمال…