fbpx
Skip to content Skip to footer

أفضل نظام إدارة المشتريات في مصر: 8 مزايا تحتاجها شركتك

إدارة المشتريات من خلال نظام إلكتروني مخصص يساعد بشكل كبير على كفاءة العمل داخل مؤسستك؛ إذ يعينك هذا البرنامج على متابعة كل ما يخص أمور الشراء وتسجيل بيانات الموردين، كما أنه يتيح لك إضافة مرتجعات وواردات وغيرها من البيانات الخاصة بالمشتريات.

لذلك فإن حصولك على نظام إلكتروني متكامل أمر لا غنى عنه لمتابعة جميع حركات الشراء وإدارتها بشكل جيد، إلى جانب ضمان حفظ البيانات وعدم فقدانها يعد فرصة مميزة يجب استغلالها لصالح مؤسستك، وهذا ما ستجده في نظام إدارة المشتريات المقدم من “إدارة”.

أهمية نظام إدارة المشتريات

يختصر نظام إدارة المشتريات الكثير من الخطوات اللازمة للحصول على المنتجات والسلع والمواد التي تحتاجها للقيام بالأنشطة التجارية المختلفة وعمليات التصنيع، ويساعدك على متابعة كل عمليات الشراء وبيانات المشتريات لمؤسستك، كما أنه:

  • يضمن حصولك على العناصر المطلوبة بأفضل تكلفة ممكنة.
  • يعزز أرباحك النهائية عند القيام بعمليات شراء ناجحة.
  • يؤثر بشكل مباشر على كفاءة وجودة تصنيع منتجاتك، إذ يمكنك المقارنة بين تكلفة الأسعار للموردين واختيار المناسب.
  • ينظم كل خطوة من عمليات الشراء ويحافظ على علاقتك بالموردين.
  • يقضي على أخطاء البيانات الورقية ويقلل من فرص فقدان تلك البيانات.
  • يؤثر بشكل كبير على النتائج النهائية لجميع الأعمال الإستراتيجية داخل مؤسستك.

ولذلك فمن الضروري وجود نظام إدارة مشتريات فعّال يضمن لك سير عمليات الشراء بسلاسة ومتابعة دقيقة لتلك العمليات.

خصائص نظام إدارة المشتريات

خصائص نظام إدارة المشتريات

يلعب نظام إدارة المشتريات دورًا فعالًا في الإلمام بجميع عمليات وبيانات المشتريات للمؤسسة؛ لما له من خصائص تسهل عليك القيام بذلك، والتي من أهمها:

واجهة سهلة الاستخدام

يوفر لك برنامج نظام إدارة مشتريات واجهة مبسطة تسهل على المستخدم التعامل مع البرنامج وتتيح التنقل بسهولة بين الأقسام الأخرى، وبالتالي فأنت في غنى عن إنفاق الكثير من الأموال لتدريب مسؤولي المشتريات على طريقة التعامل مع البرنامج، فالأمر يسير جدًا.

المراجعة الدقيقة للبيانات

يقدم لك حلولًا مختلفة لتدقيق جميع نشاطات ومعاملات المستخدم من أمر شراء وتسجيل جميع بيانات الموردين الجدد، كما يمكنك الرجوع لها في أي وقت، وبالتالي فلا حاجة هنا للمعاملات الورقية التي يزداد بها معدل الأخطاء.

التحكم في الميزانية

يمكنك البرنامج من معرفة كل تفاصيل تكلفة المشتريات وطرق سدادها، والمتابعة الدقيقة لأمور المشتريات ودخول المواد للمخازن، مما يسهل التحكم في الميزانية الخاصة بمؤسستك مع القدرة على متابعة الإنفاق.

متابعة إدارة الموردين

يساعدك نظام إدارة المشتريات على تسجيل جميع بيانات الموردين بشكل تفصيلي، والتأكد من شراء المواد من الموردين المتعاقدين فقط، والاستفادة من جميع فرص الخصومات وطرق الدفع المختلفة واتفاقات التسوية، مما يرفع من كفاءة العمل داخل المؤسسة بشكل ملحوظ.

توفير الوقت

يقلل نظام إدارة المشتريات من الوقت المستغرق في البحث في الدفاتر والأوراق عن بيانات الموردين وكل ما يتعلق بأمور الشراء المختلفة، مما يخفض من معدل الخطأ البشري ويحسن من كفاءة العمل داخل مؤسستك.

تطوير سريع وآمن

توفر لك الحلول السحابية العديد من التحديثات المستمرة التي تجعلك مواكبًا للتطور، إلى جانب أنها تتمتع بمستوى عالٍ من الأمان؛ فجميع بياناتك مؤمنة ومحمية تمامًا، فلا يمكن اختراقها، ولا يستطيع أحد الوصول إليها إلا بإذنك.

شرح واجهة المستخدم

شرح واجهة برنامج إدارة المبيعات من إدارة

تحتوي واجهة المستخدم لنظام إدارة المشتريات من “إدارة” على 5 عناصر رئيسة وهي:

1- بيانات أساسية

عن طريق هذا العنصر يمكنك تسجيل وإضافة بيانات جديدة؛ إذ يشمل:

الموردين

هنا يتم إضافة الموردين الجدد عن طريق الضغط على زر “جديد”، ثم ملء كل البيانات المطلوبة، ويمكنك ربط المورد كعميل أيضًا، لكي تظهر لك بياناته على هيئة حساب واحد، وعند الانتهاء من إضافة بيانات المورد يتم الضغط على “حفظ” لإتمام عملية التسجيل.

مسؤول الشراء

من خلال هذا العنصر يمكنك إضافة مسؤولي الشراء لمعرفة اسم المسؤول الذي قام بأمر الشراء، وذلك بالضغط على “جديد”، ثم كتابة الاسم وملء البيانات، ويمكن ربطه بمستخدم معين عن طريق “اختيار المستخدم”.

إذا أردت تعيين مشرف على باقي المسؤولين لكي يقوم بمتابعة أدائهم يمكنك الضغط على “اختيار مشرف” وكتابة اسم المشرف المراد.

2- الضبط

يتيح لك عنصر الضبط التعديل على بيانات المورد بشكل مجمع، وذلك بتحديد الأعمدة المطلوبة والنقر عليها، وسيظهر لك كل الموردين حسب الأعمدة المختارة، ويمكنك تعديل البيانات على النظام نفسه أو كتابته على ملف “Excel” ثم رفعه على النظام.

3- المستندات

يضم هذا العنصر قسمين أساسيين وهما:

أمر الشراء

يستطيع المستخدم تسجيل أمر الشراء بالضغط عليه واختيار المخزن الوارد لأمر الشراء أو اختيار أمر متعدد المخازن عن طريق الضغط على فرع المشتريات.

عند اختيار مخزن واحد يتم الضغط على “جديد” وكتابة اسم المورد ثم إدخال الأصناف بتفاصيل بياناتها وإضافة المبلغ الصافي بعد الضريبة أو يمكنك اختيار “خاضع للضريبة”، وهنا تستطيع إضافة خصم إجمالي على الأصناف -بقيمة أو نسبة- أو تحديد صنف معين وتطبيق الخصم عليه.

بعد ذلك يتطلب منك البرنامج تحديد طريقة الدفع بالنقر على “القيمة النقدية ” واختيار الطريقة المناسبة، وتحديد الأقساط (إن وجدت) وأيام استحقاقها، وعند الانتهاء من ملء جميع البيانات يتم الضغط على”حفظ”، وهنا يصبح أمر الشراء جاهزًا ويمكنك طباعته.

هناك بعض المميزات الإضافية التي قمنا بتطويرها في هذا القسم مثل:
– إمكانية عمل أمر الشراء بالعملات الأجنبية
– إمكانية توزيع تكاليف إضافية على سعر الشراء من المورد

مرتجع المشتريات

من خلال هذا العنصر يتمكن المستخدم من إرجاع المشتريات عن طريق أخذ كود الشراء PO للصنف أو الرقم التسلسلي وإضافته في خانة “البحث”، وهنا ستظهر كل تفاصيل الصنف، وعند الضغط على “حفظ” يتم الانتهاء من تسجيل المرتجع.

4- التقارير

من خلال ذلك القسم يمكن الاطلاع على كل التقارير المتعلقة بأمور الشراء والمشتريات، إذ ينقسم إلى قسمين:

أوامر المشتريات

يعرض هذا التقرير جميع أوامر المشتريات التي قمت بتسجيلها؛ إذ يمكنك تحديد تاريخ أمر الشراء المراد البحث عنه وتحديد حالته أو بيانات معينة عنه لتدقيق البحث.

بالضغط على “تشغيل” سيظهر أمر الشراء الذي تم اختياره، وعند النقر عليه مرتين ستظهر لك كل تفاصيله بشكل مجمع، وإذا أردت رؤية تفاصيل أكثر يمكنك الضغط على “تقرير مفصل” قبل التشغيل.

المشتريات

يتيح لك هذا القسم رؤية تقرير بقيمة مشتريات الأمر نفسه، ويتميز بالمرونة؛ إذ يمكنك:

  • تحديد طريقة عرض التقرير سواء على مستوى المخزن أو الصنف أو المورد أو مسؤول الشراء.
  • تحديد ظهور اقتطاع المرتجعات أم لا.
  • كتابة التاريخ الخاص بالمشتريات المراد البحث عنها.
  • اختيار الأعمدة المناسبة حسب تحديدك لنوع البحث.

عند عمل وارد بضاعة في المخزن لكن دون إتمام الأمر فلن يظهر ذلك في تقارير المشتريات بل يظهر فقط في تقارير أمر المشتريات.

5- التصديقات

هنا يتم التصديق على كلٍ من المشتريات والمرتجعات والموافقة على الأمر الذي تم تسجيله وإضافة “صرف النقدية” أو “وارد البضاعة”، ويتوقف استلام البضاعة في المخزن على التصديق.

مزايا نظام إدارة المشتريات

يتسم نظام إدارة المشتريات بمميزات عديدة تجعله وسيلة فعّالة لمتابعة جميع عمليات الشراء في مؤسستك، إذ يعمل على:

  • تحسين الكفاءة التشغيلية لأمور الشراء واستلام السلع والمواد بشكل أسرع.
  • توفير التكامل التام مع باقي أقسام المؤسسة، وتحقيق التعاون بينهم لتحقيق النتائج المرجوة.
  • ضمان استغلال الوقت بمثالية وعدم هدره في البحث عن البيانات المطلوبة.
  • متابعة دقيقة لكل من التكاليف وخصومات الدفع وطرق وتاريخ استحقاقها.
  • تقديم رؤية كاملة لجميع بيانات أمور الشراء والموردين المتعاقدين مع مؤسستك.
  • التخلص من أوامر الشراء المكررة وغير المكتملة، مما وفر الكثير من التكاليف.
  • عدم الحاجة إلى إدارة تخزين ورق ومستندات، واستخدام النظام بدلًا من ذلك.
  • توحيد نماذج ومهام سير العمل وجميع العمليات الداخلية مما يزيد من دعم كل قسم للآخر.

كل هذا يجعل من نظام إدارة المشتريات الخيار الأمثل لتنفيذ أمور الشراء على أكمل وجه، كما أن بحصولك عليه تستطيع المنافسة بقوة في سوق العمل.

كيفية الحصول على نظام إدارة المشتريات

يمكنك الآن الحصول على برنامج إدارة المشتريات والبدء في ترتيب جميع بيانات الموردين عن طريق التواصل مع “إدارة” حتى تستطيع التحكم في تسجيل كل المعلومات والتفاصيل الخاصة بالمشتريات والنهوض بمكانة مؤسستك لكي تتنافس بقوة في سوق العمل.

نقدم أيضا في “إدارة”..

ستجد أيضًا في إدارة العديد من الأقسام الأخرى التي تعمل على سير جميع العمليات الإدارية بكل كفاءة، وهي:

قسم إدارة الحسابات

يمكنك من خلاله متابعة جميع عمليات الدفع وصرف النقدية، الذي يتيح لك توفير وقت وجهد مراجعة الفواتير الورقية وذلك عن طريق عدة أقسام منها:

  • دليل الحسابات
  • دليل مراكز التكلفة
  • إدارة الشيكات

غيرها من البيانات التي تساعد على إدارة الموردين والعملاء.

قسم إدارة المخازن

يساعدك هذا القسم على متابعة حركات المخازن من حيث الوارد والصرف بها وعمليات التحويل بين المخازن، إلى جانب إدارة جميع الأمور الأخرى المتعلقة بحركة التخزين، كما يسهل التعديل على المنتجات وبياناتها إما داخل البرنامج أو التعديل عليه بواسطة Excel ثم القيام برفعه.

قسم إدارة المبيعات

يتيح لك متابعة كل تفاصيل المبيعات سواء الفروع أو التوزيع التي تشتمل على أوامر البيع سواء التي تحتاج إلى تصديقات أو لا.

من خلال تلك الإدارة يمكن إعداد العديد من التقارير مثل:

  • تقرير أوامر مبيعات
  • تقرير مبيعات
  • إجمالي الربح
  • تقرير تقييم العملاء
  • تقرير مستهدف المبيعات

إدارة الأصول الثابتة

هنا تستطيع الإلمام بجميع احتياجات المؤسسة من أصول ومعرفة كل تفاصيل الأصول الثابتة، كما يمكنك تسجيل بيانات كل عنصر من الأصول ومتابعة وحساب معدل الإهلاك آليًا.

إدارة نقاط البيع

قسم يساعدك على متابعة جميع الحركات التجارية في مؤسستك، التي بدورها تعمل على رفع كفاءة العمل وتوفير الوقت لإتمام مهام عديدة، كما يساعدك على معرفة كل تفاصيل عمليات البيع والشراء، إلى جانب دوره الفعّال في التواصل بين فروع المؤسسة.

إدارة التصنيع

هذا القسم هو طريقك لإدارة جميع عمليات الإنتاج في المؤسسة، ومتابعة خطوات التصنيع ومراقبة المخزون والموارد، كما يساعدك في معرفة احتياج المؤسسة لخامات محددة عند تصنيع منتج معين، إلى جانب متابعة جميع أوامر التشغيل وكل عمليات التصنيع خطوة بخطوة.

ذكاء الأعمال

من خلال هذا القسم ستتمكن من إنشاء التقارير الخاصة بك، وعرض التقارير المختلفة في أشكال تفاعلية بدلًا من وجودها على هيئة جداول تقليدية لتسهيل فهمها وعرضها على الآخرين

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد