fbpx
Skip to content Skip to footer

أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

دائمًا ما نجد علاقة طردية بين سوق العمل والتطور التكنولوجي، فمع حدوث تطور دائم يزداد التركيز على تقديم كل ما هو جديد لمواكبة ذلك التطور وتسهيل المعاملات التجارية.

ولذلك فقد حرصت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية على تطوير نظام الفوترة الإلكترونية الذي يهدف إلى مسايرة ومتابعة ذلك التطور عن طريق إصدار جميع الفواتير بشكل إلكتروني بدلًا من الشكل الورقي المتعارف عليه؛ وبذلك تضمن إتمام جميع العمليات وتسجيل البيانات بشكل صحيح مما يزيد من الدقة والشفافية بين المنشآت والحكومة وكذلك المستهلكين.

وفيما يلي سنتعرف على بعض المعلومات التي يجب معرفتها عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

ما هي الفوترة الإلكترونية ؟

الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام يهدف إلى تحويل إصدار الفواتير الورقية إلى معاملات إلكترونية بهدف جعل جميع العمليات بين البائع والمشتري أو المنشآت وبعضها إلكترونية بشكل منظم ومتكامل، والتي تم البدء في تنفيذها على مراحل متعددة وسوف نتناول الآن بعض المعلومات عما تم إصداره في المرحلة الأولى التي بدأت في ديسمبر 2021 التي كان لها دور كبير في توفير جميع بيانات الفاتورة الضريبية وسهولة تسجيلها.

أنواع الفواتير في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

أنواع الفواتير في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية
تختلف أنواع نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية في بعض الخصائص من حيث الجهات المستخدمة لها وتكوين خاناتها، وتنقسم أنواع الفاتورة إلى نوعين:

1- الفاتورة الضريبية

أحد أنواع نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية هو الفاتورة الضريبية التي يتم إصدارها من قبل منشأة إلى منشأة أخرى B2B أو جهة حكومية B2G، وتتكون تلك الفاتورة من عدة عناصر أساسية وإلزامية تم تطبيقها بداية من 4 ديسمبر للعام الماضي، وهي:

عنوان الفاتورة

ينبغي أن يتواجد عنوان رئيسي للفاتورة وهو “فاتورة ضريبية”، ولا يُسمح باستخدام كلمات أخرى مثل فاتورة فقط أو إيصال أو أية عناوين أخرى.

تاريخ إصدار الفاتورة

هي خانة كانت موجودة بالفعل في نظام ضريبة القيمة المضافة ويتم فيها توضيح الوقت والتاريخ الذي تم فيه إصدار هذه الفاتورة.

اسم المورد

يتم تسجيل اسم المنشأة أو المتجر الصادر إليه تلك الفاتورة، وفي حالة أن المتجر مُسجل في ضريبة القيمة المضافة ينبغي مراعاة إضافة رقم ضريبة القيمة المضافة؛ إذ إنه أصبح من المتطلبات المستجدة في الفاتورة.

الرقم التسلسلي

إضافة الرقم التسلسلي في خانات الفاتورة الإلكترونية السعودية أمر أساسي، ويرجع الرقم التسلسلي إلى المنشأة أو مزود الخدمة، كما أنه غير مُقيد بصيغة أو شكل محدد يجب الالتزام به عند إضافته.

عنوان المتجر

من أهم الخانات التي يجب توافرها في الفاتورة الضريبية هي عنوان المتجر أو المنشأة؛ إذ إن وجوده بالفاتورة أمر إلزامي.

الرقم الضريبي للمورد

كما وضحنا فيما سبق في حالة تسجيل المتجر المورد في ضريبة القيمة المضافة فمن الضروري إضافة الرقم الضريبي في خانات الفاتورة.

معدل ضريبة القيمة المضافة

يجب إضافة مبلغ قيمة الضريبة المضافة داخل الفاتورة الضريبية، فهو أحد الحقول الأساسية الواجب توافرها في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

ولذلك فإن توافر جميع الخانات المذكورة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية أمر لا بد منه، وعدم توافر أحد الخانات في الفاتورة يُعد مخالفة، مما يؤثر على صحة الفاتورة وبالتالي له تأثير سلبي على المؤسسة.

2- الفاتورة الضريبية المُبسطة

النوع الآخر من أنواع نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية هو الفاتورة الضريبية المُبسطة التي يتم إصدارها من قبل منشأة إلى فرد أو مستهلك B2C، وتستخدم غالبًا في المطاعم ومتاجر الملابس وغيرها من النشاطات، وتتكون تلك الفاتورة أيضًا من عدد من الخامات تختلف قليلًا عما يوجد في الفاتورة الضريبية، وهي:

عنوان الفاتورة

كما هو الحال في الفاتورة الضريبية ينبغي توافر عنوان الفاتورة عند كتابة الفاتورة الضريبية المُبسطة؛ إذ يتم كتابة ” فاتورة إلكترونية مُبسطة”، وهي خانة تم استخدامها حديثًا، ولا يتم استخدام كلمة فاتورة أو إيصال كعنوان للفاتورة طبقًا لنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

تاريخ إصدار الفاتورة

يجب مراعاة إضافة وقت وتاريخ إصدار الفاتورة في خانات الفاتورة الضريبية المُبسطة وتلك من الإلزامات التي يتوجب إتاحتها في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

اسم المتجر

لأن الفاتورة الضريبية المُبسطة يتم إصدارها إلى مستهلك وليس منشأة أخرى، يتم هنا تسجيل اسم المتجر نفسه الصادر من خلاله الفاتورة الضريبية.

رمز الاستجابة السريع QR Code

رمز الاستجابة السريع هو باركود يتم إضافته في الفاتورة الضريبية المُبسطة بموجب شروط نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية، ويضم جميع البيانات الخاصة بعملية البيع مثل:

  • اسم المؤسسة التجاري.
  • رقم التسجيل الضريبي للتاجر.
  • وقت وتاريخ إنشاء الفاتورة.
  • إجمالي قيمة الفاتورة.
  • إجمالي قيمة الضريبة.

الرقم التسلسلي للفاتورة

هو رقم محدد لكل فاتورة يرجع إلى المنشأة أو المؤسسة المزودة للخدمة، وكما سبق وذكرنا أنه لا يوجد تنسيق محدد ينبغي الالتزام به عند وضعه فى الفاتورة الإلكترونية السعودية.

عنوان المتجر

في تلك الخانة يتم إضافة عنوان المتجر الصادر منه الفاتورة الضريبية المُبسطة، وهي إحدى الخانات اللازم تواجدها في المرحلة الحالية في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة

يتوجب مراعاة إلحاق رقم تسجيل ضريبة القيمة المُضافة للمتجر نفسه في خانات الفاتورة الضريبية المُبسطة؛ نظرًا لإصدارها إلى مستهلك أو فرد على عكس الفاتورة الضريبية التي يتم فيها تسجيل رقم تسجيل القيمة المضافة للمنشأة الصادر لها الفاتورة وذلك في حالة تسجيله لها.

معدل القيمة المضافة

في خانة معدل القيمة المضافة يتم توضيح إجمالي الفاتورة بما يشمل مبلغ ضريبة القيمة المضافة، كما يتم تسجيل نوع الخدمة وسعر الوحدة والكمية التي تم بيعها من كل وحدة.

وعدم توافر أحد تلك الخانات أو أكثر تعد الفاتورة مخالفة للشروط؛ إذ إن تواجد جميع تلك البيانات والخانات في الفاتورة الإلكترونية السعودية إجباريًا.

وبهذا نجد أن متطلبات كلًا من الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المُبسطة متشابهة إلى حد كبير ولكن تختلف في بعض البنود والخانات وجهة إصدار كل فاتورة منهم، والحقل الأساسي الزائد في الفاتورة الضريبية المُبسطة هو رمز الاستجابة السريع الذي له أهمية بالغة في الإلمام بجميع بيانات الفاتورة وجمعها في مكان واحد.

كيفية بناء رمز الاستجابة السريع QR Code

حقول رمز الاستجابة السريع
يتكون رمز الاستجابة السريع من 5 حقول وهي:

  • اسم المنشأة
  • الرقم الضريبي للتاجر
  • تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
  • إجمالي ضريبة القيمة المضافة
  • إجمالي قيمة الفاتورة

ويجب أن يكون رمز الاستجابة السريع QR Code مشفر أو مرمز بـاستخدام صيغة TLV، وهي طريقة لاستعراض البيانات تتكون من:

  • Tag: وهو رقم مخصص لكل رمز أو الحقل، فيمكننا من خلاله تحديد Tag 1 للحقل الأول و Tag 2 للثاني وهكذا.
  • Length: عدد الأحرف المستخدمة في تسجيل نوع البيان مع حساب المسافات بين كل كلمة
  • Value: ما هو البيان ويتم فيه ذكر أسم التاجر أو التاريخ وغيره من الحقول السابق ذكرها.

ولكي يتم إنشاء رمز الاستجابة السريع QR Code بطريقة صحيحة يجب اتباع عدد من الخطوات والمراحل، وهي:

  • نقوم بإعداد جميع البيانات الخمسة السابق ذكرها وتحديد كلًا من Tag وLength وvalue لكل حقل من الحقول.
  • بعد ذلك يتم إضافة البيانات على شكل صيغة Hex.
  • يتم إضافة جميع حقول Hex بشكل متتابع بدون مسافات.
  • ثم يتم تحويل ذلك إلى صيغة Base64.

وبهذا يكون رمز الاستجابة السريع QR Code الخاص بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية المُبسطة جاهز وتم إعداده بطريقة صحيحة غير منافية للشروط.

أهم الأخطاء الشائعة عند إنشاء الفاتورة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

لاحظنا وجود بعض الأخطاء التي يرتكبها أصحاب المنشآت عند قيامهم بإنشاء الفواتير الضريبية بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية مما يجعل الفاتورة مخالفة للشروط، ومن أبرز تلك الأخطاء:

1- كتابة عنوان خاطئ بالفاتورة

يرى البعض أن كتابة عنوان الفاتورة ليس بالأمر الذي يستحق المراجعة والتدقيق فيتم كتابة عنوان الفاتورة باستخدام كلمات مثل إيصال أو فاتورة فقط، وذلك منافي للشروط اللازم توافرها في الفاتورة الضريبية بأنواعها.

يجب أن يُكتب عنوان الفاتورة بتلك الصيغة إما “فاتورة ضريبية” أو “فاتورة ضريبية مُبسطة” حسب طبيعة الفاتورة ونوعها.

2- عدم إضافة رقم تسجيل القيمة المضافة

في حالة تسجيل المنشأة في ضريبة القيمة المضافة يجب إضافة رقم التسجيل الخاص بها، وعدم إضافته يتسبب في مخالفة الفاتورة للمعايير المطلوبة، كما يجب أن يتم إضافة رقم التسجيل الضريبي للمنشأة نفسها في حالة الفاتورة الضريبية المُبسطة التي تستهدف مستهلكين وأفراد B2C.

3- عدم توافر تفاصيل عملية البيع

يقتصر البعض عند كتابة الفواتير على كتابة سعر عملية البيع النهائي فقط وعدم إدراج تفاصيل العملية في الفاتورة، وهذا يتسبب في رفض الفاتورة بشكل كلي.

لذلك ينبغي كتابة جميع البيانات المتعلقة بعملية البيع داخل وصف خدمات الفاتورة مثل:

  • نوع الخدمة
  • اسم الخدمة
  • سعر الوحدة
  • الكمية التي تم بيعها

4- عدم وجود رمز الاستجابة السريع QR Code

افتقار الفاتورة الإلكترونية لرمز الاستجابة السريع QR Code خاصةً في حالة كتابة فاتورة ضريبية مُبسطة يُعد مشكلة كبيرة؛ إذ يتسبب في حدوث عدم توافق بين ما هو مذكور في الفاتورة والمتطلبات الواجب توافرها بها.

وبالتالي يجب إضافة رمز الاستجابة السريع Qr Code في الفاتورة حتى لا تعد الفاتورة مخالفة وغير صحيحة.

5- عدم توضيح عنوان المتجر

أحد أهم الحقول التي يجب إضافتها في الفاتورة الإلكترونية بأنواعها هو عنوان المتجر، وعدم كتابته يُعد مخالفة للشروط التي يجب تطبيقها داخل الفاتورة من بيانات وحقول؛ لذلك ينبغي إضافة عنوان المتجر داخل الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المُبسطة.

6- كتابة الإشعارات بالسالب

يجب الانتباه جيدًا عند كتابة الإشعارات أن تكون القيمة موجبة مهما كان نوع الإشعار -دائن أو مدين-؛ إذ إن كتابة الإشعار بالسالب هي إحدى أهم الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في الفواتير الإلكترونية.

7- الإضافات بين أرقام TLV

من الأساسيات التي يجب مراعاتها عند كتابة رمز الاستجابة السريع QR Code هو إضافة أرقام TLV بشكل متتالي دون إضافة مسافات أو فواصل، وذلك لضمان صحة هيكلة رمز الاستجابة السريع QR Code.

بعض الملاحظات عند كتابة الفواتير على نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

يجب أخذ بعض الملاحظات بعين الاعتبار عند كتابة الفاتورة الضريبية سواء كانت فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مُبسطة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية، ومن بينها:

  • شكل الفاتورة غير إلزامي أو محدد ولكن يجب توافر جميع الحقول المحددة كما ذكرنا بها مهما كان شكلها أو ألوانها.
  • في حالة حدوث أي مرتجعات أو تعديل على الفاتورة الأساسية يتم ذلك عن طريق إشعارات سواء كانت دائنة أو مدينة حتي يتم إرجاع المبلغ إلى المشتري واسترداد البضاعة.
  • يوجد العديد من الأدوات التي تم توفيرها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للتحقق من رمز الاستجابة السريع والتأكد ما إذا كانت طريقة بنائه صحيحة أم لا مثل: تطبيق ضريبة القيمة المضافة و SDK.
  • عند القيام بعملية decoding لرمز الاستجابة السريع يتم عكس جميع الخطوات والمراحل التي قمنا بتنفيذها عند إنشائه.

كيف تدعم “إدارة” نظام الفوترة الإلكترونية؟

من أهم متطلبات إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية هي وجود نظام محاسبي ERP تقوم من خلاله بضبط البيانات وحفظها بالكامل، كما تستطيع من خلاله تحقيق كل متطلبات إصدار الفاتورة الإلكتروني.

ومن الجدير بالذكر أن “إدارة” هو المزوّد المعتمد لخدمات الفوترة الإلكترونية السعودية؛ فقد تم اعتماده من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بموجب الالتزام بكل الشروط والبنود التي وضعتها.

وبذلك فإن “إدارة” هو الحل الأمثل الذي يُسهل على مؤسستك تقديم خدمات الفوترة الإلكترونية وضمان تحقيق كل متطلباتها طبقًا لجميع المعايير والشروط.

احصل عليه الآن وتواصل معنا.

 

 

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد