نتعرف في هذا المقال على المتطلبات والمحظورات الخاصة بكلٍ من المرحلتين الأولى والثانية للفوترة الإلكترونية.
الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام يهدف إلى تحويل الفواتير الورقية إلى شكل إلكتروني، وأتمتة جميع العمليات بين البائع والمشتري، إذ يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية وحفظها عبر نظام إلكتروني، وتنقسم الفواتير الضريبية إلى نوعين:
لا بد أن تكون الفاتورة الصادرة مطابقة لمتطلبات الفوترة الإلكترونية كي يُعتد بها، ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد -المصورة باستخدام الماسح الضوئي- فاتورة إلكترونية.
اقرأ أيضًا: أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية
وقبل التعرف على متطلبات مراحل الفوترة الإلكترونية فهناك عدد من المصطلحات الخاصة بالمنظومة التي يجب أن تكون على دراية بها.
تتعدد المصطلحات الخاصة بمنظومة الفوترة الإلكترونية، ومن أبرزها:
تشمل تلك الحلول:
تنقسم الإشعارات إلى:
تصدر تلك الإشعارات بصيغة إلكترونية منظمة وفقًا لنظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.
هو إشعار يصدره البائع لرد احتساب فارق في القيمة أو الضريبة لصالح المشتري؛ إذ يستخدم في تصحيح معلومات الفواتير في حالة إصدارها بقيمة أعلى من قيمتها الحقيقية أو في حالة منح العميل خصم إضافي على قيمة التوريد بعد إصدار الفاتورة.
هو إشعار يصدره البائع لتصحيح قيمة التوريد أو الضريبة المتعلقة به للعميل، وتستخدم الإشعارات المدينة عند تعديل القيمة أو الضريبة المستحقة بالزيادة عن القيمة الواردة في الفاتورة الأصلية.
يتكون QR Code من عدد من المربعات البيضاء والسوداء يمكن قراءتها آليًا باستخدام الماسح الخاص به أو كاميرا الأجهزة الذكية عبر التطبيقات المخصصة، لضمان التأكد من صحة الفواتير.
تعد إحدى مكونات الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المخصصة لموقع معين؛ فمن خلالها تتمكن من إصدار سلسلة من الفواتير والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها بصيغة XML.
والجدير بالذكر أن لكل وحدة معرّف ختم تشفير خاص بها، ويتم ختم كل فاتورة صادرة من خلالها في تسلسل الفواتير والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها.
يربط معرف ختم التشفير بين وحدة الحل التقني المطابق للمواصفات والمتطلبات المستخدمة من قبل الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية بطرف ثالث معترف به ومحدد من قبل الهيئة؛ إذ يتمكن من تأكيد هوية الشخص الخاضع للائحة الفوترة الإلكترونية وتحديد وحدة الربط بشكل غير متكرر.
ينشئ هذا الرقم من خلال خوارزمية تمنع أي شخص آخر من إنشاء نفس الرقم، ويُخزن داخل الفاتورة المصدرة بصيغة XML.
ترمز كلمة الاعتماد إلى العملية التي تتحقق منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية من خلالها أن الفواتير الضريبية الإلكترونية والإشعارات الإلكترونية المرتبطة بها والمرسلة إليها تفي بالضوابط والتفاصيل المحددة في قرار الفوترة الإلكترونية والوثائق الفنية ذات الصلة بالفاتورة.
تُدخل الهيئة ختم التشفير فقط على الفواتير والإشعارات المتوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، وترسل إخطارًا للشخص الخاضع للائحة الفوترة باعتماد تلك الفواتير، كي يتم مشاركتها لاحقًا مع العملاء الصادر لهم تلك الفواتير.
يجب التنويه أن الاعتماد لا يطبق على الفواتير الضريبية المُبسطة.
تعتمد مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية على خطة عمل محددة بتواريخ معينة تتكون من عدد من الخطوات؛ إذ تتضح كالآتي:
في هذا التاريخ صدرت لائحة الفوترة بعد موافقة مجلس إدارة الهيئة العامة للزكاة والضريبة عليها، وهذه الخطوة الأولى في تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية وهي
تم نشر القرار الخاص بمتطلبات الفوترة الإلكترونية، والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية للمرحلتين الأولى والثانية.
بدء تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار؛ وأصبح إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني لكل الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية أمرًا إلزاميًا.
بدء تنفيذ المرحلة الثانية الخاصة بالربط والتكامل مع أنظمة الهيئة الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية على ثلاثة مراحل كالتالي:
وستبدأ الهيئة في تطبيق ذلك مع المنشآت التي تم اختيارها ضمن المجموعة الأولى وفقًا لمعيار حجم الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة لعام 2021، وهي المنشآت التي تتجاوز إيراداتها 3 مليارات ريال.
أما عن متطلبات الفوترة الإلكترونية الإضافية لتلك المرحلة فهي:
وفي الوقت الراهن تم تنفيذ المرحلة الأولى الخاصة بالإصدار، وبدأت المؤسسات في إصدار وحفظ الفواتير بشكل إلكتروني عبر المنظومة، ولكن هناك متطلبات يجب الإلتزام بها في تلك المرحلة تبعًا لما صرحت به هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
يتطلب الانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية الالتزام بعدة متطلبات الأساسية، وهي:
ينبغي التأكد من توافر نظام بمؤسستك يتناسب مع متطلبات الفوترة الإلكترونية للمرحلة الأولى، ولذلك يجب التواصل مع الفريق التقني الخاص بمؤسستك أو مزود أنظمة الفوترة، لتوفير جميع المتطلبات الفنية والتقنية.
يجب الحرص على إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها عن طريق أنظمة الفوترة الإلكترونية، والامتناع عن إصدار أي فواتير مكتوبة بخط اليد أو برامج تحرير النصوص.
من أساسيات تطبيق المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية هي إصدار الفاتورة الإلكترونية بما يتوافق مع أنظمة ضريبة القيمة المضافة، بما يشمل:
يجب التأكد من إضافة البيانات التالية عند إصدار فاتورة ضريبية:
يجب الإلتزام بإضافة عدد من البيانات مع البيانات الأساسية المتوفرة في الفاتورة الضريبية، وتلك البيانات هي:
ينبغي أن تشتمل الحلول التقنية متطلبات الفوترة الإلكترونية المحددة من الهيئة والخاصة بإصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية ما يلي:
في حالة جمع الحل التقني بين نوعي الفواتير (فواتير إلكترونية – فواتير إلكترونية مُبسطة) فيجب أن يستوفي جميع متطلبات الامتثال للنوعين أيضًا.
من أبرز الحلول التقنية المستخدمة:
تصدر الفواتير عبر جهاز تسجيل النقدية، ويتم الختم على الجهاز نفسه؛ إذ يصدر الجهاز الفواتير ويخزنها بعد الربط مع أنظمة الفوترة الإلكترونية للهيئة، وبذلك تعد نوع المعاملة في تلك الحالة منشأة إلى فرد.
يوفر ذلك النظام خاصية إصدار الفواتير؛ إذ يتم إصدار الفواتير الإلكترونية المُبسطة وختمها تلقائيًا على الخادم، ومن ثم ربطها مع أنظمة الفوترة الإلكترونية.
تُختم الفواتير الإلكترونية بواسطة منصة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي تتم المعاملات هنا بكلا النوعين (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).
يتمكن المستخدم من إصدار الفواتير على منصة التجارة الإلكترونية المتصلة بخادم سحابي أو خادم محلي؛ إذ تتم عملية الختم بواسطة خادم الفواتير الضريبية المُبسطة، وتُختم الفواتير الضريبية الإلكترونية بواسطة بوابة الهيئة للربط أثناء عملية الاعتماد، وبالتالي فإن هذا الحل يناسب المنشآت والأفراد.
في تلك الحالة يصدر الحل التقني الفواتير على برنامج ذي نقطة نهاية (end-point software) عبر جهاز إلكتروني مثل جهاز حاسب آلي شخصي أو لوحي أو هاتف ذكي، ويُستخدم مع المنشآت -B2B- أو الأفراد -B2C-.
في حالة استخدام الحل التقني الخاص بالحلول السحابية يتم إصدار الفواتير وتخزينها على خادم سحابي، ويتم استخدامه مع كلا نوعين المعاملة (منشأة إلى منشأة B2B – منشأة إلى فرد B2C).
يُعرف الحل التقني بأنه عدد من أجهزة السجلات النقدية المتصلة بخادم التحكم؛ إذ تصدر الفواتير وتخزن على شبكة الخادم، ويتم استخدام نوع معاملة واحد في تلك الحالة (منشأة إلى فرد B2C).
هناك بعض من الأشياء التي لا يجب أن تتضمنها الحلول التقنية المطابقة لمتطلبات الفوترة الإلكترونية مثل:
معرفة متطلبات الفوترة الإلكترونية الفنية والالتزام بتطبيقها يختصر عليك الكثير في رحلتك مع هيئة الزكاة والدخل، ونجد أن من أبرز متطلبات المرحلة الأولى:
يختص ذلك بالقدرة على إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية الخاصة بالفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المُبسطة والمرتبطة بإشعارات الدائن والمدين.
لا توجد صيغة إصدار محددة للفواتير والإشعارات الإلكترونية؛ فالغاية الأساسية هي توافر جميع البيانات المطلوبة لكلٍ من الفاتورة أو الإشعار.
ينبغي أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية والإشعار على كافة الحقول التي أقرتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويجب ألا نغفل عن التحقق من صحة المحتوى استنادًا إلى جميع القيم وقواعد العمل.
من أهم الضوابط الخاصة بمعالجة وأمن البيانات هي تصدير الفواتير والإشعارات الإلكترونية إلى أرشيف محلي غير متصل بالإنترنت، إلى جانب ذلك نجد أن وحدة الحل التقني تتضمن خصائص تمكنها من إقفال نفسها كي تكشف أي تلاعب قد يحدث وتمنعه، وذلك في حالة الفواتير الضريبية المُبسطة وما يرتبط بها من إشعار دائن أو مدين.
امتثالًا لما أقرته هيئة الزكاة والضريبة لا بد من تصدير الفواتير الإلكترونية والإشعارات المرتبطة بها إلى أنظمة خارجية، لتمكين الأشخاص الخاضعين للائحة من الالتزام بأحكام ومتطلبات الفوترة الإلكترونية.
ويجب مراعاة احتواء ملفات الفواتير والإشعارات الإلكترونية التي يتم تصديرها لغاية الأرشفة على ما يلي:
عند طباعة وإنشاء رمز الاستجابة السريع QR Code فيما يخص الفواتير الإلكترونية والإشعارات يجب التركيز على البيانات التالية:
يجب توافر جميع متطلبات الفوترة الإلكترونية التالية في الحل التقني المستخدم في مرحلة إصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات والتي من المقرر البدء في إصدارها بداية من يناير.
تنقسم صيغة الفواتير إلى صيغة إلزامية واختيارية كما يلي:
يتطلب حفظ أمن البيانات إصدار رقم التعريف الموحد عالميًا UUID لكل فاتورة أو إشعار، وذلك مع مراعاة وجود عداد غير قابل للتلاعب “Tamper-resistant counter” تزداد قيمته عن كل فاتورة أو إشعار مصدر.
يختص ذلك بالفواتير الضريبية المُبسطة وما يرتبط بها من إشعار دائن أو مدين؛ إذ يستخدم الرمز التعريفي الخاص بكل حل تقني في تطبيق ختم التشفير على كل فاتورة وإشعار.
ولكي تحتوي كل فاتورة ضريبية مبسطة وإشعارها على ختم التشفير، يجب الالتزام بما يلي:
تمكنك قدرات التشفير الإضافية من استخدام خوارزمية تشفير كي تستطيع إنشاء دالة التشفير Hash؛ إذ تعد تلك الدالة بمثابة بصمة رقمية خاصة بالفاتورة لضمان حفظها بشكل آمن.
الهدف الرئيس من إنشاء رقم التعريف الموحد عالميًا UUID -والمعروف برقم bit-128- هو ضمان عدم إنشاء نفس رقم التعريف من قبل شخص آخر، وبالتالي فهو يضمن الأمان التام.
يعد الاتصال من أهم متطلبات الفوترة الإلكترونية في تلك المرحلة؛ إذ يساعد في:
يحظر إجراء أي مما يلي في الحلول التقنية الخاصة بالفواتير الإلكترونية:
لا يؤثر التلاعب في الفواتير على مطابقة متطلبات الفوترة الإلكترونية فحسب؛ بل يؤثر أيضًا على مكانة مؤسستك وثقة العملاء بك، ومن أمثلة هذا التلاعب:
ويجب التنويه أنه لا يسمح بأي شكل أن يتضمن الحل التقني -المستخدم في إصدار الفواتير والإشعارات الإلكترونية- أي من الخصائص السابقة، وأي مخالفة لذلك يُعد الحل التقني غير مطابق لمتطلبات الفوترة الإلكترونية، وذلك طبقًا لما ورد في الجزء الخاص بالملحق على منصة استطلاع.
والآن تكون على دراية كاملة بكل التفاصيل الخاصة بمراحل الفوترة الإلكترونية وأهم المصطلحات الخاصة بها، وكذلك الحلول التقنية، وتستطيع معرفة كافة البيانات التي يجب توافرها داخل الفواتير الضريبية عن طريق مقال: أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.
]]>