fbpx

أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

9 دقائق للقراءة
أهم ما تريد معرفته عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

دائمًا ما نجد علاقة طردية بين سوق العمل والتطور التكنولوجي، فمع حدوث تطور دائم يزداد التركيز على تقديم كل ما هو جديد لمواكبة ذلك التطور وتسهيل المعاملات التجارية.

ولذلك فقد حرصت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية على تطوير نظام الفوترة الإلكترونية الذي يهدف إلى مسايرة ومتابعة ذلك التطور عن طريق إصدار جميع الفواتير بشكل إلكتروني بدلًا من الشكل الورقي المتعارف عليه؛ وبذلك تضمن إتمام جميع العمليات وتسجيل البيانات بشكل صحيح مما يزيد من الدقة والشفافية بين المنشآت والحكومة وكذلك المستهلكين.

وفيما يلي سنتعرف على بعض المعلومات التي يجب معرفتها عن نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

1- ما هي الفوترة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام يهدف إلى تحويل إصدار الفواتير الورقية إلى معاملات إلكترونية بهدف:

  • جعل جميع العمليات بين البائع والمشتري أو المنشآت وبعضها إلكترونية بشكل منظم
  • الحد من التعاملات الاقتصادية الخفية ومكافحة التستر التجاري
  • زيادة نسبة الالتزام في تقديم الإقرارات الضريبية، والمواءمة مع الممارسات العالمية الرائدة
  • تحسين تصنيف المملكة في المؤشرات الدولية ذات العلاقة
  • تعزيز المنافسة العادلة وحماية المستهلك

يسري هذا النظام على جميع الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة المقيمين داخل المملكة العربية السعودية، وعلى أي عميل أو طرف ثالث يُصدِر فاتورة ضريبية نيابة عن الشخص الخاضع للضريبة والمقيم في المملكة العربية السعودية.

ولا يتوجب على الأشخاص غير المقيمين في المملكة إصدار فواتير إلكترونية أو إشعارات إلكترونية عن التوريدات أو المبالغ المستلمة الخاضعة للضريبة في المملكة.

اقرأ أيضًا: تعرف على متطلبات الفوترة الإلكترونية ومراحل تنفيذها

2- أنواع الفواتير في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

أنواع الفواتير في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

تختلف أنواع نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية في بعض الخصائص من حيث الجهات المستخدمة لها وتكوين خاناتها، وتنقسم أنواع الفاتورة إلى نوعين:

1- الفاتورة الضريبية

إحدى أنواع نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية هي الفاتورة الضريبية التي تصدر من منشأة إلى منشأة أخرى B2B أو جهة حكومية B2G، وتتكون من عدة عناصر أساسية وإلزامية، وهي:

عنوان الفاتورة

ينبغي أن يتواجد عنوان رئيس للفاتورة وهو “فاتورة ضريبية”، ولا يُسمح باستخدام كلمات أخرى مثل فاتورة فقط أو إيصال أو أية عناوين أخرى.

تاريخ إصدار الفاتورة

هي خانة كانت موجودة بالفعل في نظام ضريبة القيمة المضافة، ويُوضح فيها الوقت والتاريخ الذي صدرت فيه الفاتورة.

اسم المورد

يتم تسجيل اسم المنشأة أو المتجر الصادر إليه تلك الفاتورة، وفي حالة أن المتجر مُسجل في ضريبة القيمة المضافة ينبغي مراعاة إضافة رقم ضريبة القيمة المضافة، فقد أصبح من المتطلبات المستجدة في الفاتورة.

الرقم التسلسلي

إضافة الرقم التسلسلي في خانات الفاتورة الإلكترونية السعودية أمر أساسي، ويرجع الرقم التسلسلي إلى المنشأة أو مزود الخدمة، إلى جانب أنه غير مُقيد بصيغة أو شكل محدد يجب الالتزام به عند إضافته.

عنوان المتجر

من أهم الخانات التي يجب توافرها في الفاتورة الضريبية هي عنوان المتجر أو المنشأة، فوجوده أمر إلزامي.

الرقم الضريبي للمورد

كما وضحنا فيما سبق في حالة تسجيل المتجر المورد في ضريبة القيمة المضافة فمن الضروري إضافة الرقم الضريبي في خانات الفاتورة.

معدل ضريبة القيمة المضافة

يجب إضافة مبلغ قيمة الضريبة المضافة داخل الفاتورة الضريبية، فهو أحد الحقول الأساسية الواجب توافرها في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

ولذلك فإن توافر جميع الخانات المذكورة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية أمر لا بد منه، وعدم توافر أحد الخانات في الفاتورة يُعد مخالفة.

2- الفاتورة الضريبية المُبسطة

النوع الآخر من أنواع نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية هو الفاتورة الضريبية المُبسطة التي تصدر من منشأة إلى فرد أو مستهلك B2C، وتستخدم غالبًا في المطاعم، ومتاجر الملابس، وغيرها من النشاطات.

تتكون تلك الفاتورة أيضًا من عدد من الخامات تختلف قليلًا عما يوجد في الفاتورة الضريبية، وهي:

عنوان الفاتورة

كما هو الحال في الفاتورة الضريبية ينبغي توافر عنوان الفاتورة عند كتابة الفاتورة الضريبية المُبسطة؛ إذ يُكتب ” فاتورة إلكترونية مُبسطة”، وهي خانة تم استخدامها حديثًا، ولا يمكن استخدام كلمة فاتورة أو إيصال كعنوان للفاتورة طبقًا لنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

تاريخ إصدار الفاتورة

يجب مراعاة إضافة وقت وتاريخ إصدار الفاتورة في خانات الفاتورة الضريبية المُبسطة، وتلك من الإلزامات التي يتوجب توافرها في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

اسم المتجر

لأن الفاتورة الضريبية المُبسطة تصدر إلى مستهلك وليس منشأة أخرى فلا بد من تسجيل اسم المتجر نفسه الصادر من خلاله الفاتورة الضريبية.

رمز الاستجابة السريع QR Code

رمز الاستجابة السريع هو باركود يتم إضافته في الفاتورة الضريبية المُبسطة بموجب شروط نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية، ويضم جميع البيانات الخاصة بعملية البيع مثل:

  • اسم المؤسسة التجاري.
  • رقم التسجيل الضريبي للتاجر.
  • وقت وتاريخ إنشاء الفاتورة.
  • إجمالي قيمة الفاتورة.
  • إجمالي قيمة الضريبة.

الرقم التسلسلي للفاتورة

هو رقم محدد لكل فاتورة يرجع إلى المنشأة أو المؤسسة المزودة للخدمة، وكما سبق وذكرنا أنه لا يوجد تنسيق محدد ينبغي الالتزام به عند وضعه فى الفاتورة الإلكترونية السعودية.

عنوان المتجر

في تلك الخانة يتوجب إضافة عنوان المتجر الصادر منه الفاتورة الضريبية المُبسطة، وهي إحدى الخانات اللازم تواجدها في المرحلة الحالية في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية.

رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة

يتوجب مراعاة إلحاق رقم تسجيل ضريبة القيمة المُضافة للمتجر نفسه في خانات الفاتورة الضريبية المُبسطة؛ نظرًا لإصدارها إلى مستهلك أو فرد.

معدل القيمة المضافة

في تلك الخانة يجب توضيح إجمالي الفاتورة بما يشمل مبلغ ضريبة القيمة المضافة، وتسجيل نوع الخدمة، وسعر الوحدة، والكمية التي تم بيعها من كل وحدة.

وعدم توافر إحدى الخانات أو أكثر تعد الفاتورة مخالفة للشروط؛ فتواجد جميع تلك البيانات والخانات في الفاتورة الإلكترونية السعودية إجباريًا.

وبهذا نجد أن متطلبات كلٍ من الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المُبسطة متشابهة إلى حد كبير، ولكن تختلف في بعض البنود، والخانات، وجهة إصدار كل فاتورة منهم، والحقل الأساسي الزائد في الفاتورة الضريبية المُبسطة هو رمز الاستجابة السريع الذي له أهمية بالغة في الإلمام بجميع بيانات الفاتورة وجمعها في مكان واحد.

3- كيفية بناء رمز الاستجابة السريع QR Code

يتكون رمز الاستجابة السريع من 5 حقول وهي:

  • اسم المنشأة
  • الرقم الضريبي للتاجر
  • تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
  • إجمالي ضريبة القيمة المضافة
  • إجمالي قيمة الفاتورة

ويجب أن يكون رمز الاستجابة السريع QR Code مشفر أو مرمز بـاستخدام صيغة TLV، وهي طريقة لاستعراض البيانات تتكون من:

  • Tag: وهو رقم مخصص لكل رمز أو الحقل، فيمكننا من خلاله تحديد Tag 1 للحقل الأول و Tag 2 للثاني وهكذا.
  • الـ Length: عدد الأحرف المستخدمة في تسجيل نوع البيان مع حساب المسافات بين كل كلمة
  • الـ Value: ما هو البيان ويتم فيه ذكر أسم التاجر أو التاريخ وغيره من الحقول السابق ذكرها.

ولكي تنشئ رمز الاستجابة السريع QR Code بطريقة صحيحة يجب اتباع عدد من الخطوات والمراحل، وهي:

  • إعداد جميع البيانات الخمسة السابق ذكرها وتحديد كلًا من Tag و Length و value لكل حقل.
  • إضافة البيانات على شكل صيغة Hex.
  • إضافة جميع حقول Hex بشكل متتابع بدون مسافات.
  • تحويل ذلك إلى صيغة Base64.

وبهذا يكون رمز الاستجابة السريع QR Code الخاص بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية المُبسطة جاهزًا.

4- ما الخدمات أو السلع التي يجب أن تخضع للائحة الفوترة الإلكترونية؟

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الحالات التي يتوجب خلالها إصدار فاتورة إلكترونية ضريبية عنها، وهي كالتالي:

  • أيٍ من الخدمات أو السلع الموردة والتي تخضع لنظام الضريبة
  • السلع أو الخدمات المتوقع تصديرها
  • السلع أو الخدمات المفترض توريدها من قبل شخص خاضع للضريبة
  • المدفوعات المستلمة التي تتعلق بتوريد خدمة أو سلعة خاضعة للضريبة من قبل شخص خاضع للضريبة أيضًا، وذلك قبل حدوث ذلك التوريد

تعد العناصر المدرجة ضمن هذه اللائحة هي نفسها المنصوص عليها في المادة الثالثة والخمسون من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، وبالتالي فعدم الأخذ بها أو إغفال إحدى العناصر هو بمثابة خرق لكل من نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية والقانون الضريبي للمملكة.

5- المعاملات الواجب إصدار فواتير ضريبية عنها

  • توريد السلع أو الخدمات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة.
  • تصدير السلع أو الخدمات من المملكة العربية السعودية.
  • التوريدات البينية وفقاً لأحكام الاتفاقية والنظام واللائحة.
  • المدفوعات المستلمة من قبل شخص خاضع للضريبة والمتعلقة تتعلق بتوريد سلع أو خدمات قبل حدوث ذلك التوريد.
  • جميع عمليات البيع للعميل النهائي في حال كان الخاضع للضريبة صاحب محل تجاري.

6- المعاملات الواجب إصدار إشعارات ضريبية عنها

  • إلغاء أو وقف التوريد بعد حدوثه كلياً أو جزئياً.
  • وجود تغيير أو تعديل جوهري في التوريد يؤدي إلى تغيير الضريبة المستحقة.
  • تعديل قيمة التوريد المتفق عليه مسبقاً بين المورد والعميل.
  • عند إرجاع السلع أو الخدمات أو أي جزء منها إلى المورد وقبول المورد استرجاعها.

7- ما هي الأطراف الملزمة بإصدار الفاتورة الإلكترونية؟

استنادًا على لائحة الفوترة الإلكترونية، فمنذ الرابع من ديسمبر 2021 أصبح مجبرًا بإصدار الفاتورة الإلكترونية كل من:

  • أي شخص من المقيمين داخل المملكة
  • أي شخص يقوم بإصدار فاتورة ضريبية

وبناءً عليه، يتوجب على جميع المنشآت -بغض النظر عن نوعية نشاطها- الالتزام بذلك.

8- المعايير والمتطلبات الفنية المتعلقة بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

حددت المادة الخامسة من لائحة الفوترة الإلكترونية مجموعة من القواعد، للتعريف بالمواصفات الفنية والقواعد التي تتعلق بإصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات المتعلقة بها، على رأسها:

  • أن يكون الحل التقني الموظف في إصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات -والذي يهم البرامج والأجهزة والشبكات وآليات الربط المتعلقة بتبادل أو حفظ المعلومات للفواتير الإلكترونية والإشعارات- قادرًا على الربط بالإنترنت
  • أن يكون قادرًا على استخدام واجهة برمجة التطبيقات أو ما يصطلح عليه بـ API بهدف الربط مع أنظمة خارجية
  • أن يراعي مبدأ الشفافية، ويكون غير قابل للتلاعب
  • أن يأخذ الحل التقني بعين الاعتبار جميع الضوابط والشروط التي تهم أمن البيانات والمعلومات

يتوجب الإشارة إلى أن الضوابط، والمتطلبات، والمواصفات الفنية أو القواعد الإجرائية التي تخص نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية والإشعارات غير ثابتة؛ إذ يملك محافظ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك صلاحية تعديلها عن طريق إضافة أخرى جديدة قد تشمل أيضًا كيفية مشاركة البيانات أو المعلومات.

9- من هم مزودو حلول الفوترة الإلكترونية؟

كون الفاتورة الإلكترونية تتطلب برمجة تقنية معينة، يمكن للمكلفين وأصحاب المنشآت الاستعداد لهذه الخدمة أو توفيرها عن طريق:

  • إبلاغ فرقهم التقنية وتزويدهم بالمعلومات والضوابط اللازمة لإصدار لائحة الفوترة الإلكترونية، لتفادي أي مخالفة بهذا الخصوص
  • التواصل مع أحد مزودي الأنظمة الإلكترونية

في نفس السياق، يعد مزودو الأنظمة الإلكترونية من أبرز المقترحين لحلول الفوترة الإلكترونية نظرًا لخبرتهم في التعامل مع مختلف القضايا الرقمية، علمًا أن بعضًا منهم -كموردي البرامج- على دراية كافية بهذا الموضوع، إذ يصادف نشاطهم أحيانًا تزويد بعض المكلفين بالفواتير الإلكترونية حتى قبل أن يصبح إلزامًا.

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أيضًا رهن إشارة المكلفين المعنيين قائمة تضم بعض مزودي حلول الفوترة الإلكترونية كإجراء يسهل الحصول على هذه الخدمة، ويعجل من الأخذ بها.

10- المخالفات المتعلقة بالمرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية والغرامات المترتبة عنها

من بين الإجراءات التي تعد مخالفة لنظام الفوترة الإلكترونية:

  • عدم الالتزام بالشكل المحدد للفاتورة الإلكترونية أو عدم حفظ الفواتير بطريقة إلكترونية، ويترتب عن هذه المخالفات غرامة تبدأ من 5000 ريال وقد تصل إلى 50000 ريال
  • عدم إدراج رمز استجابة سريعة مشفر (Encrypted QR Code) في الفاتورة الضريبية المبسطة، ويترتب عنه الحصول على إنذارا للمنشأة وأقصاه غرامة بقيمة 50000 ريال
  • عدم إبلاغ الهيئة عن أي عطل يحول دون إصدار الفواتير الإلكترونية عقابًا أدناه الحصول على إنذارًا للمنشأة، وأقصاه غرامة بقيمة 50000 ريال
  • تعديل أو حذف أي فاتورة إلكترونية غرامة تتراوح بين 10000 ريال و 50000 ريال

11- أبرز الأخطاء الشائعة عند إنشاء الفاتورة في نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

الأخطاء الشائعة عند إنشاء الفاتورة الإلكترونية السعودية

لاحظنا وجود بعض الأخطاء التي يرتكبها أصحاب المنشآت عند إنشاء الفواتير الضريبية بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية، مما يجعل الفاتورة مخالفة للشروط، ومن أبرزها:

1- كتابة عنوان خاطئ بالفاتورة

يرى البعض أن كتابة عنوان الفاتورة ليس بالأمر الذي يستحق المراجعة والتدقيق، فيتم كتابة عنوان الفاتورة باستخدام كلمات مثل: إيصال، أو فاتورة فقط، وذلك منافي للشروط اللازم توافرها في الفاتورة الضريبية بأنواعها.

يجب أن يُكتب عنوان الفاتورة بتلك الصيغة إما “فاتورة ضريبية” أو “فاتورة ضريبية مُبسطة” حسب طبيعة الفاتورة ونوعها.

2- عدم إضافة رقم تسجيل القيمة المضافة

في حالة تسجيل المنشأة في ضريبة القيمة المضافة يجب إضافة رقم التسجيل الخاص بها، وعدم إضافته يتسبب في مخالفة الفاتورة للمعايير المطلوبة.

يجب أيضًا إضافة رقم التسجيل الضريبي للمنشأة نفسها في حالة الفاتورة الضريبية المُبسطة التي تستهدف مستهلكين وأفراد B2C.

3- عدم توافر تفاصيل عملية البيع

يقتصر البعض عند كتابة الفواتير على كتابة سعر عملية البيع النهائي فقط، ولا يدرجون تفاصيل العملية في الفاتورة، مما يتسبب في رفض الفاتورة بشكل كلي.

لذلك ينبغي كتابة جميع البيانات المتعلقة بعملية البيع داخل وصف خدمات الفاتورة مثل:

  • نوع الخدمة
  • اسم الخدمة
  • سعر الوحدة
  • الكمية التي تم بيعها

4- عدم وجود رمز الاستجابة السريع QR Code

افتقار الفاتورة الإلكترونية لرمز الاستجابة السريع QR Code خاصةً في حالة كتابة فاتورة ضريبية مُبسطة يتسبب في حدوث عدم توافق بين ما هو مذكور في الفاتورة والمتطلبات الواجب توافرها بها، وبالتالي يجب إدراجه في الفاتورة حتى لا تعد مخالفة.

5- عدم توضيح عنوان المتجر

إحدى أهم الحقول التي يجب إضافتها في الفواتير الإلكترونية بأنواعها هو عنوان المتجر، وعدم كتابته يُعد مخالفة للشروط؛ لذلك ينبغي إضافة عنوان المتجر داخل الفاتورة الضريبية، والفاتورة الضريبية المُبسطة

6- كتابة الإشعارات بالسالب

يجب الانتباه جيدًا عند كتابة الإشعارات أن تكون القيمة موجبة سواء كان نوع الإشعار دائن أو مدين؛ إذ إن كتابة الإشعار بالسالب هي إحدى أبرز الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في الفواتير الإلكترونية.

7- الإضافات بين أرقام TLV

من الأساسيات التي يجب مراعاتها عند كتابة رمز الاستجابة السريع QR Code هو إضافة أرقام TLV بشكل متتالي دون إضافة مسافات أو فواصل، ولضمان صحة هيكلة رمز الاستجابة السريع QR Code.

12- بعض الملاحظات عند كتابة الفواتير على نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

يجب أخذ بعض الملاحظات بعين الاعتبار عند كتابة الفاتورة سواء كانت فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مُبسطة، ومنها:

  • شكل الفاتورة غير إلزامي أو محدد، ولكن يجب توافر جميع الحقول المحددة كما ذكرنا بها مهما كان شكلها أو ألوانها.
  • في حالة حدوث أية مرتجعات أو تعديل على الفاتورة الأساسية يتم ذلك عن طريق إشعارات سواء كانت دائنة أو مدينة، كي يرجع المبلغ إلى المشتري، وتُسترد البضاعة.
  • يوجد العديد من الأدوات التي تم توفيرها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للتحقق من رمز الاستجابة السريع والتأكد ما إذا كانت طريقة بنائه صحيحة أم لا مثل: تطبيق ضريبة القيمة المضافة و SDK.
  • عند عمل decoding لرمز الاستجابة السريع يتم عكس جميع الخطوات والمراحل التي نُفذت عند إنشائه.

كيف يدعم “إدارة” نظام الفوترة الإلكترونية؟

من أهم متطلبات إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية هي وجود نظام محاسبي ERP تستطيع من خلاله ضبط البيانات وحفظها بالكامل، وتحقيق كل متطلبات إصدار الفاتورة الإلكتروني.

ومن الجدير بالذكر أن “إدارة” هو المزوّد المعتمد لخدمات الفوترة الإلكترونية السعودية؛ فقد تم اعتماده من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بموجب الالتزام بكل الشروط والبنود التي وضعتها.

وبذلك فإن “إدارة” هو الحل الأمثل الذي يُسهل على مؤسستك تقديم خدمات الفوترة الإلكترونية وضمان تحقيق كل متطلباتها طبقًا لجميع المعايير والشروط.

احصل عليه الآن وتواصل معنا.

مقالات ذات صلة

6 دقائق للقراءة

كيف تتم عملية التسجيل في منظومة الإيصال الإلكتروني 2022؟

بالتزامن من تطبيق نظام الإيصال الإلكتروني ظهرت العديد من التساؤلات حول كيفية القيام بعملية التسجيل، هل توجد بيانات محددة يجب أخذها بعين الاعتبار؟ وهل تتم عملية التسجيل من مكان محدد؟…

5 دقائق للقراءة

كيفية التسجيل على المنظومة وتطبيق الفاتورة الإلكترونية في 10 خطوات فقط

منذ أعلنت مصلحة الضرائب عن بدء تطبيق الفاتورة الإلكترونية؛ تكررت الأسئلة حول كيفية تطبيقها من البداية وحتى تثبيت النظام وبدء العمل به، والمستندات اللازمة لعملية التسجيل. وهذا ما نجيب عليه…

5 دقائق للقراءة

أهمية واجهة الفاتورة الإلكترونية في مصر API و3 متطلبات تقنية أخرى

يتطلب الانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية تحقيق بعض المتطلبات التقنية؛ حتى يتسنى للممول إصدار الفواتير من خلالها، وتتمثل تلك المتطلبات في واجهة برمجة التطبيقات وأدوات تطوير البرمجيات وغيرهما، ونظرًا لضرورة…