انتشر مصطلح الفاتورة الإلكترونية بين التجار في الفترة الأخيرة، وقد انضم العديد من الممولين إلى تلك المنظومة في سبيل مواكبة التكنولوجيا والتوجه نحو عالم التعاملات الرقمية، واستجابة لقرارات مصلحة الضرائب المصرية، لكن ما زال يخفى على الكثير تفاصيل هذا النظام الجديد؛ إذ يتساءل البعض عن مفهوم الفاتورة الإلكترونية ومميزاتها وكيفية التسجيل في المنظومة التابعة لها.

لذا سنتعرف في هذا المقال على كل ما يخص منظومة الفاتورة الإلكترونية ونجيب عن الأسئلة التي تراود الكثير حول تلك المنظومة.

1- ما هي الفواتير الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية وثيقة رقمية موحدة معترف بها في مصلحة الضرائب تستخدم لإثبات عملية بيع السلع والخدمات المختلفة؛ وتشتمل كل وثيقة على توقيع إلكتروني خاص يوضح هوية المُوقع لمنع التزييف وضمان الأمان والخصوصية، وتعد مصر من أولى الدول التي طبقت هذا النظام في الشرق الأوسط.  نجد أن من أهم مميزات الفواتير الإلكترونية

• سهولة تبادل البيانات إلكترونيًا
• تخفيف أعباء الكتابة وجمع البيانات الورقية
• الحفاظ على السجلات وعدم ضياعها
• انخفاض التكاليف
• سهولة الفحص الضريبي
• القضاء على الاقتصاد غير الرسمي 

تم تطبيق المرحلة الأولى من منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر في منتصف نوفمبر 2020 عن طريق إلزام 134 شركة مسجلة بالمركز الضريبي لكبار الممولين بالانضمام إلى المنظومة، واستمر بعد ذلك تطبيق العديد من المراحل في سبيل إلغاء الفواتير الورقية والاتجاه كليًا نحو عالم الفواتير والتعاملات الرقمية.

تتعدد خصائص منظومة الفواتير الجديدة، فلنتعرف عليها بالتفصيل في السطور القادمة.

2- خصائص منظومة الفاتورة الإلكترونية

منظومة الفاتورة الإلكترونية هي نظام متكامل قائم على التكنولوجيا الحديثة في سبيل مواكبة التطور، ويتميز بوجود العديد من الخصائص التي من أبرزها:

وجود رقم تعريفي فريد لكل فاتورة

تحتوي كل فاتورة في المنظومة الإلكترونية على رقم تعريفي مميز UUID، ويختلف هذا الرقم عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة، وبالتالي يمكن الرجوع للفاتورة بسهولة دون بذل جهد كبير على عكس ما يحدث في الفواتير الورقية.

التكامل مع برامج ERP

تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP عن طريق واجهة برمجة التطبيقات API، ويتعين على المستخدم تهيئة جهاز الكمبيوتر المستخدم للتكامل عن طريق إتباع الخطوات الموجودة في شرح SDK.

خروج جميع الفواتير في شكل موحّد

رغم تعدد برامج تخطيط موارد المؤسسة التي ترسل البيانات إلى منظومة الفواتير الإلكترونية إلا أن الشكل النهائي للفاتورة يكون موحّد؛ إذ تنقل واجهة برمجة التطبيقات تلك البيانات بصيغة JSON و XML دون نقل الشكل الأساسي الموجود على البرنامج.

إنشاء ملف رقمي للممول

لكل ممول في منظومة الفاتورة الإلكترونية ملف رقمي خاص به يحتوي على العديد من البيانات المتعلقة به مثل اسم الشركة ورقم التسجيل والعنوان وغيرهم، ويمكن التعامل مع مصلحة الضرائب بسهولة من خلال هذا الملف. 

إتاحة التوقيع الإلكتروني

من خصائص المنظومة أنها تتيح التوقيع الإلكتروني الذي يعد بمثابة هوية رقمية تثبت ملكية الفاتورة، وترفع مستوى الأمان والخصوصية، فلا يستطيع أحد تزييف التوقيع أو إخفاءه. 

إمكانية إصدار الفواتير وتعديلها

يمكن إصدار الفواتير الخاصة بعملية بيع السلع والخدمات باللغتين العربية والإنجليزية وتعديلها داخل المنظومة مع إصدار الإشعارات الخاصة بالإضافة أو الخصم، بالإضافة إلى السماح بتبادل تلك الفواتير والإشعارات مع الهيئات الأخرى.

إتاحة تكويد موحّد للسلع والخدمات المختلفة

تستخدم منظومة الفواتير الإلكترونية طريقة تكويد موحّدة للسلع والخدمات من خلال نظامين أساسيين وهما:

• نظام التكويد العالمي GS1
• نظام التكويد المصري EGS

يتم تكويد جميع السلع والخدمات والتأكد من قبول الأكواد والموافقة عليها من قبل مصلحة الضرائب للتمكن من التعامل داخل منظومة الفوترة الإلكترونية.

3- هل يجب عليك الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية؟

منذ منتصف مايو 2021 أصبح الانضمام إلى منظومة الفواتير الإلكترونية أمرًا إلزاميًا بالنسبة لكل ممول، وتوالت بعد ذلك العديد من المراحل التي شملت عددًا كبيرًا من مختلف الفئات إلى أن وصلنا إلى المرحلة الثامنة، وقد وفرت مصلحة الضرائب رابطًا يمكنك من معرفة إذا ما كان يجب عليك الانضمام إلى المنظومة أم لا.

استعلم عن الممولين من هنا.

4- ما هي رسوم الاشتراك في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

لا يتطلب الانضمام إلى المنظومة سداد رسوم، فالتسجيل مجاني تمامًا، ولكن دعني أخبرك أن الاشتراك في بعض الخدمات المختلفة يحتاج إلى دفع الرسوم مثل الحصول على التوقيع الإلكتروني ونظام التكويد الموحد. لعلك تتساءل عن كيفية التكامل مع المنظومة، فلنتعرف على الطريقة.

5- كيفية تحقيق التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

التكامل مع منظومة الفواتير الإلكترونية هو عملية ربط بين برنامج موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب المصرية، ويتحقق ذلك عن طريق واجهة برامج التطبيقات API للتمكن من الدخول إلى العالم الرقمي للفواتير.

قبل الشروع في تحقيق التكامل لا بد من التسجيل أولًا في منظومة الفواتير الإلكترونية، والاطلاع على SDK الذي يحتوي على شرح خطوات التكامل، وبعدها يتعين على الممول إرسال شرح SDK إلى فريق IT بالشركة أو الهيئة المنفذة لبرنامج تخطيط موارد المؤسسة لتطبيق الخطوات الموجودة بالشرح.

يساعد التكامل مع المصلحة على مراجعة الفواتير الإلكترونية وإجراء الفحص الضريبي بسهولة، بالإضافة إلى أنه يقضي على الاقتصاد غير الرسمي، ويمنع التلاعب بقيم الفواتير مما يزيد من الشفافية والمصداقية.

يمكنك التعرف على كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية مع “إدارة” من هنا. 

6- كيفية إصدار الفواتير من خلال المنظومة

تتيح المنظومة إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل موحد باللغتين العربية والإنجليزية؛ إذ يتم إرسال البيانات لها في صيغة XML أو JSON كما ذكرنا، ويتمكن المصدر من التعديل على الفاتورة من خلال استخدام إشعارات الخصم أو الإضافة، ولكن هل يتمكن من الإلغاء؟ لنعرف ذلك.

7- هل يمكن إلغاء الفواتير الإلكترونية؟

تتميز منظومة الفاتورة الإلكترونية بإمكانية إلغاء أي فاتورة صادرة، إذ يمكن للبائع إلغاء الفاتورة خلال مدة زمنية لا تتجاوز الثلاثة أيام، وذلك عن طريق قيام البائع بطلب إلغاء الفاتورة على المنظومة. يتسلم المشتري إخطارًا بإلغاء الفاتورة، وفي حالة موافقته على هذا الإجراء تصبح الفاتورة ملغاة، أما إذا رفض المشتري إلغاء الفاتورة فلا تعتد المنظومة بطلب البائع ويتم التعامل مع الفاتورة كوثيقة سليمة.

8- ما شروط التعامل مع العملاء في منظومة الفواتير الإلكترونية؟

يتطلب التعامل مع العملاء من خلال منظومة الفاتورة الإلكترونية تسجيل اسم المشتري ورقم التسجيل الضريبي الخاص به، وإذا كان المشتري غير مسجل ضريبيًا فيمكن الاستغناء عن رقم التسجيل الضريبي بالرقم القومي في حالة وصول قيمة المشتريات إلى 50000 جنيه مصري أو أكثر. إذا كانت قيمة الفاتورة أقل من هذا الرقم فيتم قبولها بدون الرقم القومي، وهذا تبعًا لما صرّحت به مصلحة الضرائب المصرية.

9- هل يُسمح للعميل رفض الفاتورة بعد الاستلام؟

يحق للعميل رفض الفاتورة بعد الاستلام، وذلك لمدة 3 أيام فقط من تاريخ الإصدار، وبعدها تنتهي صلاحية هذا الخيار، كما يحق للشخص المُصدر للفاتورة إلغائها في حالة وجود خطأ مثلًا أو غير ذلك.

10- كيفية تعامل الممولين مع المنظومة

سبق وذكرنا أن لكل ممول داخل المنظومة الإلكترونية ملفًا رقميًا خاصًا به يمكنه التعامل من خلاله مع مصلحة الضرائب المصرية؛ إذ يحتوي الملف على كل البيانات المطلوبة مثل اسم الشركة والعنوان وغيرهما. دعني أخبرك أن لكل شركة مجموعة من المفوضين القائمين على تطبيق منظومة الفواتير الإلكترونية، لكن ما الفرق بين الممول والمفوض؟ 

11- من هو الممول ومن هو المفوض؟

الممول هو الشخص الذي يتعين عليه سداد الضرائب المفروضة، أما المفوض هو الشخص المسئول عن تسجيل الممول في منظومة الفواتير الإلكترونية ليتم من خلالها سداد الضرائب والفحص الضريبي بسهولة، ويمكن للشركة تفويض أكثر من شخص للتعامل المباشر مع مصلحة الضرائب. 

12- هل كل البضائع تدخل ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

لا تدخل كل السلع والبضائع تحت مظلة منظومة الفواتير الإلكترونية؛ إذ نجد أن البضائع المستوردة لا يمكن إدراجها داخل المنظومة لأن الفواتير الخاصة بها هي فواتير خارجية. ملحوظة: يمكن إدخال تلك السلع إلى منظومة الفواتير الإلكترونية في حالة بيعها لأشخاص داخل جمهورية مصر العربية.

13- هل يجب على الشركات الصغيرة الانضمام لمنظومة الفواتير الإلكترونية؟

لم تلزم مصلحة الضرائب المصرية الشركات الصغيرة بالانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية حتى الآن، ولكن نظرًا للجهود التي تبذلها الدولة في برنامج التحول الرقمي فمن المتوقع أن تكون هناك قرارات جديدة تلزم تلك الشركات بدخول المنظومة للقضاء على التعاملات الورقية والاقتصاد غير الرسمي في مصر، بالإضافة إلى تحقيق العدل الضريبي.

14- كيفية التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية

يبدأ التسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية بإرسال طلب إلى مصلحة الضرائب المصرية مع إرفاق بعض المستندات وذلك للحصول على موعد إنشاء الملف الرقمي. المستندات المطلوب إرفاقها:

• صورة البطاقة الشخصية
• صورة التسجيل الضريبي على القيمة المضافة
• صورة البطاقة الضريبية
• صورة خطاب التفويض للممثل

يتطلب الأمر الذهاب للمأمورية المختصة لتقديم أصول تلك المستندات في الموعد المحدد، وبعدها ترسل مصلحة الضرائب دعوة للتسجيل وإدخال بيانات الممول للمزيد يمكنك مشاهدة هذا الفيديو المقدم من مصلحة الضرائب المصرية.  https://www.youtube.com/watch?v=nTa9BYEw0Hc يحتاج الممول إلى توفير برنامج تخطيط موارد المؤسسة وتحقيق التكامل من خلال واجهة برمجة التطبيقات لتسهيل عملية الفوترة الإلكترونية والفحص الضريبي، ولكن امتلاك هذا البرنامج ليس أمرًا إلزاميًا للتمكن من العمل داخل المنظومة. ومن متطلبات منظومة الفاتورة الإلكترونية أيضًا الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني لضمان المصداقية، بالإضافة إلى التكويد الموحد للسلع.

لمعلوماتك، أتاحت المنظومة خاصية التسجيل الذاتي، ويمكنك الآن التسجيل ذاتيًا على البيئة الاختبارية أو البيئة الفعلية بشرط توفير الختم الإلكتروني الخاص بك.

15- ما أهمية برامج تخطيط موارد المؤسسة؟

برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP نظام إداري تستخدمه الشركات في إدارة العديد من الأنشطة المختلفة، فعلى سبيل المثال لا الحصر يمكن استخدامه لإدارة:

• أصول الشركة
• الحسابات العامة
• التواصل بين الموظفين
• علاقات العملاء

نجد أن لهذا البرنامج أهمية كبيرة عند الدخول إلى عالم الفواتير الإلكترونية؛ إذ يمكن من خلاله الربط بين بيانات وفواتير الشركة ومصلحة الضرائب بسهولة عن طريق واجهة التطبيقات لتسهيل مراجعة الفواتير والفحص الضريبي، ولكن ما هي واجهة برمجة التطبيقات وما أهميتها؟

16- ما أهمية واجهة برمجة التطبيقات API؟

واجهة برمجة التطبيقات هي تقنية برمجية تمكن من الربط بين البرامج المختلفة لتسهيل عملية نقل وتبادل البيانات. يتم الاستعانة بتلك التقنية للربط بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة الذي تستخدمه الشركة والنظام الإلكتروني لمصلحة الضرائب لتحقيق التكامل والتمكن من متابعة جميع الفواتير ومراجعتها لحظيًا، وذلك بالتوجه إلى الهيئة المسئولة عن البرنامج المستخدم أو قسم IT في الشركة.

17- ما أهمية التوقيع الإلكتروني في منظومة الفواتير الإلكترونية؟

التوقيع الإلكتروني هو هوية رقمية للمستخدم يتم استخدامها في الفواتير الإلكترونية؛ إذ يضمن التوقيع سلامة الفاتورة ويرفع مستوى الأمان، فلا يمكن لأي شخص تزييف التوقيع أو القيم الموجودة في الفاتورة الموقعة، وبالتالي يمكن إجراء العديد من عمليات البيع إلكترونيًا بسهولة دون الحاجة إلى حضور الأشخاص وتوقيعهم يدويًا.

18- ما أهمية نظام التكويد الموحد؟

في سبيل تحقيق رؤية مصر 2030 والتوجه الكامل نحو الرقمنة أكدت مصلحة الضرائب على تطبيق نظام التكويد الموحد للتمكن من الدخول إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية؛ إذ تعمل المنظومة من خلال نظامي GS1 و EGS كما ذكرنا. وتكمن أهمية نظام التكويد الموحد في إمكانية متابعة السلع ومعرفة مدى رواجها، ومنها يمكن عمل الخطط المناسبة لشراء تلك السلع فيما بعد، بالإضافة إلى سهولة التعامل مع العملاء باستخدام تلك الأكواد.

19- كيفية استخراج التوقيع الإلكتروني

يتم استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني من خلال التوجه إلى إحدى الهيئات المرخصة مثل شركة مصر للمقاصة للإيداع والقيد المركزي أو غيرها وذلك للتقديم عليها، ويجب إحضار بعض المستندات الرسمية وهي:

• صورة البطاقة الضريبية
• صورة صحيفة الاستثمار
• صورة إثبات شخصية المدير المسئول
• صورة المستخرج الرسمي للسجل التجاري

يمكنك التعرف على الزيد من المعلومات عن التوقيع من خلال هذا الفيديو: https://www.youtube.com/watch?v=R-JzIIiQyX8 ملحوظة: لا بد من توقيع الطلب من مدير الشركة أو الشخص الممثل. 

20- كيفية إدخال الفواتير عند وجود عطل في منظومة الفاتورة الإلكترونية

يمكن أن يحدث عطل في بعض الأحيان في المنظومة يعيق إدخال الفواتير، وفي تلك الحالة يجب على المستخدم رفع جميع الفواتير التي تم صدورها أثناء العطل الفني على هيئة دفعة مجمعة Batch وذلك تبعًا للمدة التي يحددها القانون.

21- من الملزم بالتسجيل في الفاتورة الإلكترونية؟

أكد مختار توفيق رئيس مصلحة الضرائب المصرية بأن جميع الممولين وأصحاب المهن الحرة والمنشآت الفردية سواء كانت تجارية أو صناعية أو خدمية أو مهنية مثل: الدكتور، المهندس، المحامي، الفنان، المحاسب القانوني، والاستشاري وأصحاب المهن الحرة الذين كل تعاملاتهم مع مستهلك نهائي ملزمون بالتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، وتقديم طلب إرجاء إصدار فواتير على المنظومة إلى المأموريات التابعين لها حتى يتم صدور قرارات إلزام لهم بمنظومة الإيصال الإلكتروني.

22- ما هو أقصى موعد للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

أوضح رئيس مصلحة الضرائب المصرية بأن أقصى موعد للتسجيل في المنظومة هو 31 ديسمبر 2022، وأشار أيضًا بأنه اعتبارًا من 1 ديسمبر الماضي لعام 2022 لن يتم إجراء أيةً تعاقدات مع الجهات الحكومية وسداد المستحقات إلا من خلال الفاتورة الضريبية الإلكترونية.

23- ما هي آخر مرحلة لتطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

طبقت مصلحة الضرائب المصرية منظومة الفاتورة الإلكترونية من خلال عدة مراحل لتصل إلى آخر مرحلة وهي المرحلة الثامنة والتي تشمل كافة الشركات والمنشآت وجميع الأعمال ذات التسجيل الضريبي في جميع المحافظات، وتتم تلك المرحلة عبر 4 مراحل فرعية تعرف عليها من هذا المقال: أبرز 9 أسئلة عن المرحلة الثامنة من الفاتورة الإلكترونية | تعرف على إجاباتها

وينتهي تطبيق تلك المرحلة بحلول الـ 31 ديسمبر لعام 2022 باستثناء المهن الحرة، فقد امتدت مدة التسجيل إلى 30 أبريل لعام 2023.

24- ما هي طرق تقديم الاستفسارات أو الشكوى لمصلحة الضرائب المصرية؟

تستطيع التواصل مع مصلحة الضرائب المصرية لتقديم أيةً شكاوي أو استفسارات أو مقترحات عبر البريد الإلكتروني الخاص بهم einvoice_support@efinance.com.eg أو من خلال البوابة الإلكترونية لمنظومة الشكاوي الحكومية الموحدة أو عن طريق مركز الاتصالات المتكامل على رقم (16395).

25- ما هي عواقب عدم التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

أوضح الدكتور محسن الجيار مدير إدارة مساعدة المسجلين بمصلحة الضرائب المصرية بأن عدم التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية سيتسبب في التعرض إلى المساءلة القانونية وتطبيق عقوبة مالية تبدأ من 20 ألف جنيه وحتى 100 ألف جنيه غرامة عدم التسجيل في المنظومة، مُشيرًا إلى أنه سيتم تحديد قائمة سوداء لمن لم يتعامل بالفاتورة الإلكترونية.

إذا لم تنضم إلى المنظومة حتى الآن فنحن نختصر عليك الكثير من الخطوات بتوفير نظام ERP سحابي يمكنك من الدخول إلى عالم الفواتير الإلكترونية بسهولة.

تواصل معنا الآن واطلب عرضًا توضيحيًا.