fbpx
Skip to content Skip to footer

15 علامة تؤكد أنك بحاجة إلى برنامج حسابات متكامل

مع نمو المؤسسة، تزداد كمية البيانات التي يتم إنشاؤها ومصادر المعلومات التي يجب تتبعها. تكثر الموارد والموظفين، وتتوسع الأقسام واحتياجاتها وأنشطتها، وتدريجيًا تصبح إدارة كل هذه الأجزاء المتعددة مكلفة ومستهلكة للوقت. هنا قد تظهر بعض المشكلات والعلامات التي تشير إلى أنك بحاجة إلى برنامج حسابات متكامل يخفف عليك تلك الأعباء.

لنتعرف على أبرزها.

1- الإدارة غير فعالة

إذا كنت تفقد جداول البيانات، أو تغفل عن تفاصيل التوريد أو الاستيراد أو تكافح من أجل تكامل أقسام شركتك وتواصلها مع بعضها البعض، فلا تقلق فأنت لست وحدك، هذه تحديات شائعة للأعمال التجارية ومن الطبيعي حدوثها، ولكن من الضروري التنبه لها والتعامل معها بشكل صحيح.

وللقيام بهذا بدقة وكفاءة يتطلب ذلك عملية دمج بين أقسام المؤسسة، وهنا يأتي دور برنامج الحسابات.

هنا تحتاج إلى توفير برنامج حسابات متكامل لجعل الإدارة في قبضة يديك بعيدًا عن العرقلة المستمرة والفوضى.

2- عدم معرفة تكاليف وأرباح الشركة

مع حركات التوسع وزيادة الخدمات والمنتجات التي تقدمها يصعب عليك الإلمام بالتفاصيل الدقيقة الخاصة بالجانب الاقتصادي لها وعند ظهور هذه المشكلة بكل تأكيد سيؤدي ذلك إلى حدوث عواقب غير سارة تؤثر بالسلب على العمل، ولكن كلما تمكنت من التتبع من خلال برنامج حسابات متكامل زادت قدرتك على فهم كل ما يتعلق بالأمور المالية، مما يساعد على التوسع والتخطيط والاستثمار فيما بعد.

3- عدم وجود تقارير شهرية

إذا لم تعرف كيف يسير عملك وتطوراته شهريًا على الأقل فهذا يعني أنك ضيف في شركتك!

هذا الموقف غير مطلوب بالمرة إذا كنت رائد أعمال؛ فالتقارير الشهرية عبارة عن أداة للمراقبة العملية وتقييم العمل والنشاطات المختلفة فيه، وتدوينها باستمرار وبدقة يساعد على إنجاز العمل وتوفير الوقت والجهد وحل المشكلات، أما إذا تم إهمالها فإن ذلك سيؤدي إلى فشل الشركة بشكل غير مباشر، ومن ثَم تصبح أكثر عرضة للمشاكل والاستغلال.

4- لا يمكنك التوسع مع الأنظمة الحالية

هل تستخدم أنظمة تقليدية تحول بينك وبين التوسع والانتشار بين الجمهور؟

إذا كانت الإجابة بنعم فلا تتردد في اقتناء برنامج حسابات متكامل يناسب وضع شركتك ولديه قابلية للتكيف مع التوسعات ونمو المؤسسة.

5- لا يوجد تواصل مباشر بين أقسام الشركة

عندما ينتهي فريق المبيعات الخاص بك من صفقة أو اتفاق معين، يجب أن يتم إخبار فريق المحاسبة الخاص بك بالمعلومات في أقرب وقت ممكن حتى يتمكنوا من تتبع مصروفات الشهر.

ولكن إذا كان كلا القسمين يُدخلان ويجمعان المعلومات بشكل منفصل لإنجاز مهام مختلفة في كل عملية تجارية على حدة، فإن كفاءتك التشغيلية ستنخفض.

يسمح لك برنامج حسابات متكامل بتبسيط عمليات المؤسسة وتعزيز الكفاءة التشغيلية بفضل قدرته على العمل على منصة برمجية متكاملة باستخدام قاعدة بيانات واحدة.

6- عدم رضا العملاء

عدم رضا العميل

إذا كنت تواجه مشكلة عدم رضا العملاء فهذا حتمًا سيكون بسبب الفوضى والعشوائية التي تتصدر للعميل بشأن مؤسستك، ويحدث ذلك بشكل غير مباشر قد لا تلحظه أنت كصاحب الشركة أو كموظف بها، ولكن يلحظه العملاء وبشكل دقيق، وسواء كانت المشكلات تتعلق بالمنتج أو الطلب والاستلام أو خدمة العملاء أو غيرها فإن ذلك سيؤثر على مستوى رضا العملاء وارتباطهم بالعلامة التجارية الخاصة بك.

تخيل معنا، ماذا عن توفير برنامج حسابات متكامل يحافظ على النظام واحترافية التعامل مع العملاء عن طريق تخزين بياناتهم وطلباتهم؟

7- السعي لتقليل الأخطاء

إن حدوث الأخطاء أمر وارد، ولكن مع تكرار حدوث الأخطاء تقع الشركة في مأزق يؤثر بالسلب على كافة العمليات المختلفة، ولتفادي ذلك تلجأ أغلب الشركات إلى برنامج حسابات متكامل حيث يتم إدخال البيانات والأرقام مرة واحدة مع التأكد من سلامتها وصحتها، ومن ثم تستطيع الأقسام المختلفة في الشركة التعامل مع البيانات المدخلة.

مثلاً يستطيع قسم المحاسبة التعامل مع أرقام الإيرادات والمصروفات بعد تعامل قسم المبيعات معها والتعديل عليها، وبالتالي تقل فرصة حدوث الخطأ عما يكون الأمر عليه في حالة الاعتماد على العامل البشري بشكل كلي.

8- عدم القدرة على مواكبة التغيرات

سابقًا، اعتمدت أغلب الشركات في الحسابات على التسجيل على الأوراق، وكان ذلك يستدعي جهدًا مكثفًا، وعملًا شاقًّا، وصعوبة في الوصول إلى البيانات مع كثرة تراكم الأوراق المسجل بها، ومع التطور التكنولوجي أصبح كل صاحب مؤسسة يسعى إلى أتمتة العمليات لتوفير الموارد البشرية، فماذا عن مؤسستك؟

دعنا نخبرك أن عدم قدرتك على مواكبة التغيرات ستؤثر بشكل سلبي على وضع المؤسسة، فالتمسك بالأدوات القديمة والاعتماد عليها كليًا دون السعي إلى مواكبة التغيرات سيهدر المزيد من موارد مؤسستك دون فائدة، وسيجعلك خارج المنافسة.

9- البحث عن فرص أفضل

إذا كانت شركتك تسعى إلى الحصول على فرص أفضل في عالم الأعمال سواء بالتعامل مع شركات كبرى أو بناء علاقة رضا مع العميل، فإنه من الأفضل الاعتماد في التخطيط والحسابات على برنامج حسابات متكامل، إذ يضمن ذلك الدقة والاحترافية في العمل.

إن أكثر الحالات التي تظهر فيها الحاجة لبرنامج مثل هذا تكون في الشركات المُصنعة، إذ تحتاج هذه الشركات إلى التعاقد مع شركات لاستيراد المواد الخام، وكذلك تظهر الحاجة إلى توريد المنتج النهائي عند الانتهاء من عملية الإنتاج. وإذا كان الهدف التعاقد مع شركات عالمية أو الانتقال وفتح أسواق جديدة تتزايد الحاجة ليسير العمل باحتراف ويصل للعالمية.

10- زيادة قيمة الشركة

في حال إذا ما كانت الشركة تسعى لزيادة قيمتها السوقية فلا يمكن الاعتماد على برامج عادية تظهر فيها عوائق كثيرة لنمو حتى يتمكن صُناع القرار من اتخاذ قرارات استراتيجية وبناء خطط مبنية على بيانات دقيقة، ومن هنا تظهر الحاجة إلى برنامج حسابات متكامل يعطي نظرة شاملة على كافة البيانات، ويعمل على تبسيط وتسريع العمليات، والذي يؤدي بدوره إلى تحسين النتائج، وزيادة نمو الشركة، وكذلك السيطرة على السوق بشكل أكبر مما يسمح بزيادة قيمتها بين المنافسين.

11- ازدياد عدد الأدوات المستخدمة

يتم العمل في بعض المؤسسات على برامج وأنظمة متعددة، ومع كل نظام يستوجب أن تتم عمليات شرح وتدريب مكثف على البرنامج الجديد، ومع التعدد تظهر الحاجة إلى تكامل ودمج هذه البرامج، وهذا ما يمكنك من تحقيقه برنامج الحسابات الذي يوفر خاصية التكامل بين الأدوات.

12- صعوبة في العمليات المحاسبية

إن الشركات مهما كان حجمها لا تستطيع الاستغناء عن العمليات الحسابية والتي تتمثل في تسجيل القيود اليومية وإعداد الفواتير وإصدار أوامر البيع أو حتى التقارير والقوائم المالية، وإذا تمت هذه العمليات بشكل يدوي بالاعتماد على الأوراق أو حتى في أنظمة محاسبية معقدة فإن ذلك سيكلف الشركة وقتًا وجهدًا كبيرين. ولتوفير الوقت والجهد وسرعة الحصول على البيانات المحاسبية، فإن برنامج حسابات متكامل سيوفر للمحاسبين القيام بعملهم ولكن بصورة كفاءة وبسرعة أكبر وأكثر دقة، وهذا يضمن دقة الميزانية والتخطيط للمشروع وخصيصًا التخطيط المالي.

13- سلسلة عمليات طويلة

مع نمو الشركة وتوسعها يزداد العبء الإداري على المدراء لا سيما إذا كان سير العمليات المختلفة يأخذ طريقًا طويلًا فيستلزم المتابعة المكثفة، ولكن بشكل شخصي وصورة يدوية؛ وبالتالي يسبب إرهاقًا كبيرًا. فمثلاً، إذا أراد الفرع 1 إجراء بعض التحويلات للبضائع والسلع وتم الأمر بشكل يدوي سيأخذ وقت في أخذ إذن التحويل وعملية التحويل بذاتها واستقبالها من الدفع، ولكن في حالة أتمتة تلك العملية من خلال برنامج حسابات متكامل فيستطيع المدير في الفرع الرئيسي وبضغطة زر إجراء التحويل للفرع بسهولة وسرعة، وينطبق الأمر نفسه على كافة العمليات سواء التصنيع أو المبيعات أو الاستيراد والتوريد وغيرها.

14- الخوف من فقدان البيانات

الخوف من فقدان البيانات

في عصر التكنولوجيا يتمثل الأمان في المحافظة على البيانات وسهولة وسرعة الوصول إليها.

إن توفير برنامج حسابات متكامل يقوم بعمل كافة الحسابات ويساعد في العمليات الإدارية لا يُعد أمرًا كافيًا للموافقة عليه واعتماده داخل الشركة، بل يتطلب الأمر أن يتم حماية والحفاظ على هذه البيانات وتوفير جدار حماية لكافة المعلومات، وبالتالي ضمان عدم فقدان البيانات من خلال أي اختراق أو ضياعها بأي شكل كان.

15- الفوضى وعدم النظام

تُعد المرونة أمرًا مهمًا في العمل داخل الشركة، ولكنها تتطلب قدرًا من التحكم والمراقبة من قبل المدراء، فمثلاً في حالة صدور قرار يتطلب سرعة التنفيذ سيتحول الأمر إلى فوضى في حالة عدم وجود نظام وهيكل يتم العمل به، ممّا يؤدي إلى تباطؤ في تنفيذ القرار.

لكن عند وجود نظام برنامج حسابات متكامل يحتوي على كافة البيانات ويعمل بآلية ونظام وهيكل محدد سيتم تنفيذ القرار وتعميمه بشكل أسرع، مما سيجنب الشركة الوقوع في حالة الفوضى مع الحفاظ على المرونة، وبالتالي وجود حالة متوازنة في العمل تضمن الكفاءة.

إن العمل بنظام داخل الشركة أمر مهم، فهو يوفر بيئة لا تعاني من الضغط بسبب تكدس الأعمال، وفرص أكبر لعمليات التخطيط والنمو والتحديث للشركة.

إدارة ستساعدك في التحكم في عملك عن طريق برنامج حسابات متكامل

إذا كنت تواجه أي من النقاط السابقة فأنت بحاجة إلى برنامج حسابات متكامل لتتمكن من توفير حلول سهلة وسريعة تساعدك على إدارة الشركة بشكل مؤثر وفعال.

لا تترد في طلب المساعدة من “إدارة” فنحن نوفر لك البرنامج الذي يلبي احتياجات شركتك ويعمل معك على نموها.

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد