الاعتماد على العمليات اليدوية فحسب داخل قسم المبيعات لم يعد مجديًا؛ إذ تستهلك تلك العمليات الكثير من وقت وجهد المسؤولين، وتفتقد الدقة، ويصعب من خلالها الإلمام بجميع بيانات القسم.

إذًا؛ فالحل هو البحث عن الطرق التي توفر الوقت والجهد وتعتمد بشكل أساسي على الحلول الذكية، مثل استخدام برنامج مبيعات كامل للمؤسسة يخفف العبء عنك، ويحقق لك إدارة فعالة لقسم المبيعات.

هل تحتاج إلى برنامج مبيعات كامل لتجارتك؟

استخدام برنامج مبيعات بمؤسستك يختصر عليك العديد من خطوات المتابعة والتقييم، ويجعلك على دراية تامة بكل ما يحدث داخل القسم. مما يساعد على تطوير المؤسسة ويحسن من الإنتاجية، فمن مزايا البرنامج أنه يساعد على:

ترتيب بيانات قسم المبيعات

توفير برنامج مبيعات كامل بالمؤسسة يساعدك على تنظيم جميع البيانات الخاصة بالقسم؛ للتمكن من الرجوع إليها بسهولة في أي وقتٍ شئت، ويعرض أيضًا رؤية شاملة لمستوى المبيعات والعملاء وأداء الموظفين، وبالتالي يكون المسؤول على دراية بكل ما يحدث داخل المؤسسة.

اتخاذ القرارات المبنية على حسابات دقيقة

بناء قراراتك على التوقعات يعرضك بالطبع للمخاطرة مما يعود بالسلب على نجاح المؤسسة، وبالتالي لا بد من الاطلاع على الحسابات بدقة قبل بناء القرارات، وهذا ما يوفره لك برنامج المبيعات.

تحسين أداء مسؤولي البيع

من خلال برنامج المبيعات تستطيع متابعة وتحليل أداء كل مسؤول بيع على حدة، وبالتالي يمكنك رفع مستواهم بعمل خطة مناسبة لكل فرد بالإضافة إلى إمكانية صرف الحوافز والمكافآت المختلفة، مما يساعد بشكل كبير في تحسين أداء مسؤول البيع.

التحكم الكامل في القسم

يوفر “إدارة” برنامج مبيعات كامل يتيح لك التحكم في كل ما يدور بالقسم، فمن خلاله يمكنك:

• وضع شروط للبيع
• وضع حد ائتمان للعميل
• تحديد صلاحيات لكل مستخدم
• تحديد شروط للعروض

رفع مستوى رضا العملاء

متابعة ما يدور بقسم المبيعات يجعلك على اطلاع دائم بمشكلات عملائك، وبالتالي تستطيع أخذ خطوات واضحة لحل تلك المشكلات، مما يرفع مستوى رضا العملاء عن المؤسسة.

توفير التكلفة

بجانب المميزات العديدة التي تقدمها برامج المبيعات نجد أنها توفر العديد من التكلفة وتقلل العمالة الزائدة بالمؤسسة، وبالتالي فهي الأداة السحرية التي تساعد على متابعة كل ما يخص قسم المبيعات بالمؤسسة، وتوفر التكلفة والوقت والجهد.

خصائص برنامج المبيعات المقدم من إدارة

يعد هذا القسم بمثابة برنامج مبيعات كامل؛ إذ يوفر العديد من الخصائص التي تساعد في إدارة جميع عمليات البيع بالمؤسسة، والتحديثات المستمرة التي تجعلك مواكبًا للتطور.

إلى جانب ذلك، فالبرنامج يتمتع بمستوى عالٍ من الأمان؛ فجميع بياناتك مؤمنة ومحمية تمامًا لا يمكن اختراقها، ولا يستطيع أحد الوصول إليها إلا بإذنك.
أما عن خصائصه، فتستطيع من خلاله:

• تحديث البيانات تلقائيًا بعد إجراء عمليات البيع
• تحليل أداء المبيعات من خلال التقارير، واتخاذ القرارات المبنية على معلومات دقيقة
• تحديد صلاحيات لكل مستخدم لا يمكن تخطيها
• متابعة معدل المبيعات الخاص بكل مسؤول بيع على حدة
• متابعة مستهدف البيع (Target) وصرف الحوافز
• إجراء أمر بيع متعدد المخازن
• تكويد العديد من العملاء
• تخصيص حد ائتمان للعميل
• تحديد طريقة الدفع الخاصة بكل عميل
• تخصيص التسعير وربطه بالعميل
• تحديد الحصص الخاصة بكل مركز بيع

بالتالي فهو يختصر الطريق على المسؤولين، ويوفر جميع الأدوات التي تحتاج إليها المؤسسة لمتابعة قسم المبيعات وتحقيق الإدارة الفعالة.

شرح واجهة المستخدم

تتميز واجهة المستخدم بقسم المبيعات المقدم من “إدارة” بسهولة الاستخدام؛ إذ تتكون من مجموعة عناصر واضحة يمكن لأي شخص داخل المؤسسة فهمها واستخدامها ببساطة.

تتكون الواجهة من:

أولًا: بيانات أساسية

يشتمل قسم المبيعات بـ “إدارة” على مجموعة من البيانات الأساسية، وهي:

العملاء

يتم تكويد العملاء داخل قسم المبيعات من خلال هذا العنصر، وذلك بإدخال البيانات الأساسية الخاصة بالعميل مثل:

• الاسم
• التليفون
• عنوان العميل
• نسبة الخصم
• تخصيص حد ائتمان
• تحديد نوع الحساب (نقدي – آجل – إلخ)

في حالة إدخال العميل كمستهلك فيجب ألا يتخطى أمر البيع الواحد قيمة 50.000 جنيه، وإذا تخطى فيجب إدخال الرقم القومي للعميل، أما عند تكويده كتاجر فلابد من إدخال رقم السجل التجاري الخاص به؛ وتتضح أهمية تلك النقطة عند التكامل مع الفاتورة الإلكترونية.

يمكن ربط العميل بمسؤول بيع معين، ويتم التعديل على تلك البيانات بالدخول على عنصر بيانات العميل.

مسؤولو البيع

يوفر “إدارة” قسم مبيعات يمكن من خلاله تسجيل بيانات كل مسؤول بيع لمتابعة عمله؛ إذ يتم اختياره في أمر البيع لمعرفة نسبة مبيعات كل فرد على حدة، ومن ثم يتم تحديد عمولة مسؤول البيع.

يسمح البرنامج لمسؤول البيع برؤية أوامر البيع الخاصة به فقط إلا في حالة تعيينه كمشرف لمجموعة فإنه يصبح بإمكانه رؤية جميع أوامر البيع الخاصة بأفراد المجموعة.

تظهر أهمية هذا العنصر أيضًا عند صرف حوافز للموظفين، فمن خلال تقرير مستهدف المبيعات يمكن معرفة نسبة تحقيق مستهدف البيع (Target)، وبناءً عليه يتم صرف الحوافز المناسبة.

يمكن صرف الحوافز في 3 أشكال مختلفة:

• تحديد نسبة من المبيعات: يحصل مسؤول البيع على نسبة من الأرباح عند تحقيق مستهدف البيع (Target)
• تحديد مبلغ معين: يتم صرف مبلغ معين عند تحقيق مستهدف البيع (Target) في الفترة الزمنية المحددة
• صرف بصنف مخزني: الحافز هنا هو صنف يتم تداوله بالمؤسسة

تكويد الخدمات

الخدمات هي أنشطة غير ملموسة مثل: خدمة التوصيل، والتصليح، وغيرهما، فلا يمكن تكويدها مع الأصناف المخزنية الأخرى، وبالتالي يتم تكويد تلك الخدمات من خلال الدخول على هذا العنصر.

عرض مبيعات

تحتاج المؤسسات إلى تقديم عروض معينة للعملاء لتحفيزهم على شراء منتج معين لرفع معدل مبيعاته، وفي تلك الحالة يتم تسجيل العرض من خلال عنصر عرض المبيعات.

فروع المبيعات

يتيح قسم المبيعات المقدم من “إدارة” إجراء أمر بيع متعدد المخازن؛ إذ يستطيع المسؤول بيع أصناف مختلفة متواجدة في أكثر من مخزن في أمر بيع واحد من خلال عنصر فروع المبيعات.

حصص مراكز البيع

توفير برنامج مبيعات كامل بمؤسستك يساعدك على تحديد حصة مبيعات معينة من الصنف لكل فرع، فلا يستطيع أي فرع تخطي تلك الحصة؛ وبالتالي يضمن ذلك التوزيع العادل للأصناف بالفروع.

مستهدف بيع – Target

من خلال هذا العنصر يتم تعريف مستهدف البيع (Target) بإدخال وصف المستهدف والتاريخ المحدد لتحقيقه، ويمكن تحديد كمية هذا المستهدف أو قيمته أو كليهما.
يتيح البرنامج إدخال مجموعة أصناف مفصلة في مستهدف البيع مع تحديد الكمية أو السعر أو كليهما أيضًا.

حافز المبيعات

بوجود برنامج مبيعات كامل بالمؤسسة يمكنك تحديد حافز المبيعات، وتسجيله على البرنامج من خلال الدخول على هذا العنصر، والضغط على جديد ثم اختيار وصف ونوع الحافز.

يمكن أن يكون الحافز:

• داخليًا؛ في حالة استلامه من الموردين
• خارجيًا؛ في حالة تسليمه لمسؤولي البيع، إذ يمكن تحديد الحافز لمسؤولي بيع خارجيين

يوفر البرنامج طريقتين لتحديد الحافز، فيمكن استخدام:

• خيار Capped في حالة الرغبة في صرف الحافز مرة واحدة حتى لو حقق الموظف ضعف مستهدف البيع (Target) أو أكثر
• خيار Uncapped وصرف حافز إضافي مع كل زيادة في تحقيق المستهدف دون وضع حد لذلك

قائمة الأسعار

يوفر قسم المبيعات 3 أنواع من التسعير وهي:

• سعر بيع عادي
• سعر جملة
• سعر مميز

يتم ربط قائمة التسعير بالعميل عند تكويده على البرنامج، وتظهر تلك القائمة عند اختيار العميل في أمر البيع.

يحتاج المسؤول أحيانًا إلى عمل قائمة أسعار مخصصة بتسعير مختلف لعميل ما، فيسجل قائمة أسعار جديدة، ويربطها بالعميل للتمكن من استدعائها أثناء إجراء أمر البيع.

ثانيًا: الضبط

يحتوي على عنصر بيانات العميل، ومن خلاله يتم التعديل بسهولة على جميع البيانات الخاصة بأي عميل مسجل على البرنامج، ويساعدك أيضًا في إعداد تقرير مفصل بجميع بيانات العميل عند الحاجة.

ثالثًا: المستندات

عند حصولك على برنامج مبيعات كامل من “إدارة” فإنك ستتمكن من إصدار العديد من المستندات منها:

أمر بيع

لإجراء أمر البيع يتم اختيار مسؤول البيع والعميل، ثم البحث عن الصنف، وإدخال الكمية، والسعر، والخصم سواء على الأمر أو الصنف، ثم اختيار طريقة الدفع المناسبة للعميل.

توجد 3 طرق للدفع:

• نقدي
• أقساط
• آجل (على الحساب)

يمكنك “إدارة” أيضًا من إجراء أمر البيع بعملات مختلفة.

مرتجع مبيعات

يتم تسجيل مرتجع المبيعات على البرنامج من خلال فتح هذا المستند وإدخال كود الطلب (أمر البيع) لعرض جميع بيانات الفاتورة ثم حفظ التغييرات.

أمر بيع دوري

يحتاج بعض العملاء إلى تكرار أمر بيع معين بشكل دوري، مما يتطلب جدولة هذا الأمر وتكراره تلقائيًا بعد مدة زمنية معينة، وهذا يمكن عمله بسهولة بعد توفير برنامج مبيعات كامل.

عروض الأسعار

من خلال هذا العنصر يستطيع المسؤول عمل بيان سعر بالأصناف التي يحتاج إليها العميل والأسعار المناسبة سواء سعر مستهلك أو جملة أو غيرهما، وفي حالة موافقة العميل على هذا العرض يتم تحويله إلى أمر بيع دون الحاجة إلى تكرار كتابة الأصناف مرة أخرى.
من خلال عدد العروض المقبولة والمرفوضة يتم تحديد إذا ما كان سعر المنتجات يحتاج إلى تغيير أم أن الأمر على ما يرام.

رابعًا: تصديقات

لكل مسؤول مجموعة من الصلاحيات داخل البرنامج، ولكي يتم صرف البضاعة من المخازن لا بد من تصديق المسؤول على الأمر، حتى يظهر مستند صرف البضاعة.
يحتوي هذا العنصر على:

• التصديقات
• تصديقات المرتجعات
• تصديقات التسليم

خامسًا: تقارير

يضم قسم المبيعات مجموعة من التقارير التي تساعد في عرض البيانات بشكل واضح، وهي:

تقرير أوامر المبيعات

يوفر هذا التقرير مجموعة كبيرة من البيانات، فمن خلاله يمكن معرفة عدد الطلبات خلال فترة زمنية معينة مع عرض اسم صاحب الطلب واسم المخزن والمصدقين على تلك الطلبات وإجمالي الخصم وغيرهم، ويمكنك أيضًا من معرفة طرق دفع الطلب (نقدي – بنك – على الحساب).

تقرير المبيعات

يعرض تقرير المبيعات قيمة المبيعات الفعلية، أما الطلبات التي لم تُصرف فتظهر في تقرير أوامر المبيعات، ويمكن تحديد عرض البيانات الخاصة بالمبيعات تبعًا للمخزن أو الصنف أو التصنيف وغيرهم.

إجمالي الربح

يعرض هذا التقرير نفس البيانات الموجودة بالتقرير السابق بالإضافة إلى قيمة الربح وتكلفة البضاعة المباعة، وبالتالي فهو يسهّل الوصول إلى نسبة أرباح كل صنف او مخزن او تصنيف وغيرهم على حسب طريقة عرض البيانات.

تقرير تقييم المبيعات

من خلال هذا العنصر يمكن تقييم مبيعات المؤسسة والاطلاع على البيانات الأساسية الخاصة بعمليات البيع.

تقرير مستهدف المبيعات (Target)

يساعد تقرير مستهدف المبيعات (Target) على معرفة ومتابعة معدل مبيعات كل مسؤول بيع على حدة؛ للتمكن من تقييمه بشكل دوري، ويمكن للمستخدم التقييم على أساس أمر البيع أو قيمة الفاتورة أو غيرهما.

تقرير مبيعات الفترات

يمكنك “إدارة” من إصدار تقرير خاص بفترات المبيعات التي تحددها، لتحليل الأداء، والتمكن من اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على هذا التحليل.
إلى جانب ذلك، فجميع التقارير يمكن طباعتها أو تصديرها في شكل ملف Excel أو PDF.
من ثم يتضح أن “إدارة” يوفر برنامج مبيعات كامل يعرض رؤية شاملة للقسم.

كيفية الحصول على برنامج مبيعات كامل

يمكنك الحصول على برنامج المبيعات من خلال التواصل مع “إدارة”، فالأمر لا يحتاج سوى جلسة للشراء وأخرى للتنفيذ، وبعدها ستتمكن من متابعة سير وإتمام جميع عمليات البيع داخل المؤسسة بدقة.

تواصل مع “إدارة” واحصل على برنامج مبيعات كامل ليتناسب مع احتياجات عملك.