بما أنك بدأت في قراءة هذا المقال فأنت غالبًا أحد أولئك الطموحين الذين يرغبون بأن يكونوا أسيادا لأنفسهم، وافتتحوا مشروعهم التجاري -بالفعل- أو ما زالوا يفكرون بالأمر. ولأن إدارة الحسابات هي العمود الفقري لأي عمل مهما تنوعت أشكاله، فقد يتحول فقدان الخلفية العلمية المحاسبية لمصدر قلق وارتباك، وربما لكابوس لمن لا يحب التعامل مع الأرقام بالأساس.

ولأنه يفترض بك أن تقف على رأس عملك وتديره، وفي العمق منه إدارة الحسابات، في الوقت ذاته قد لا تملك بعد الأموال الكافية لتوظيف محاسبين محترفين، ظهر هذا السؤال الذي يتبادر لذهن معظم رواد الأعمال، وهو: “كيف يمكن إدارة الحسابات والمحاسبين دون امتلاك خلفية محاسبية؟”

في هذا المقال سنعرف معًا كيف تبدأ وتدير أعمالك إذا لم تملك الخلفية المحاسبية اللازمة؟

الأدوات التكنولوجية صديقة رجال الأعمال لإدارة

تطورت التكنولوجيا عبر الزمن بهدف تحسين مستوى معيشة الفرد، ولحق بها عالم الأعمال الذي تغير فيه كل شيء بدءا من طريقة الإدارة والتواصل والتوظيف، ووصولا إلى التغير الشامل لمفهومي البيع والشراء، كل ذلك فتح الباب واسعًا لتنفيذ الطموحات والأحلام في فترات استثنائية. ولم يعد الأمر كما كان في السابق فلا يجب أن تمتلك رأس مال ضخم لتبدأ مشروعك، بل يكفي أن تملك اتصالاً قويًا بالإنترنت لتكون ثروة بموارد قليلة وفي وقت محدود، لكن كيف يمكن لكل أولئك الذين لم يحصلوا على شهادات محاسبية ولا يعرفون ما يعنيه الـ CPA/ CFA/ CIA أن يديروا أعمالهم؟

يبدو أن التكنولوجيا قد وجدت لهم الحل أيضًا، وذلك من خلال عدد كبير من الأدوات والبرامج المتنوعة والمختلفة لحل المشاكل اليومية في عالم التجارة، وتطورت التكنولوجيات التى قامت عليها هذه الأدوات على مدار الزمن وصولاً لتكنولوجيا السحابة والذكاء الصناعي وغيرها من التقنيات التي سهلت تشغيل وإدارة الأعمال والحسابات.

ونظرا لعدم امتلاك رواد الأعمال الكثير من الأموال في بداية نشاطهم؛ لتوظيف محاسبين محترفين، فإن الاستثمار الأمثل للموارد والأموال يتحقق باستخدام تلك الأدوات والبرامج، التي تبسط من تعقيد الأعمال وتجعلها قابلة للفهم والمتابعة، وفي ذات الوقت لن تضطرك لتوظيف محاسبين بدخول مرتفعة لا تستطيع تحملها.

كل ما تحتاج إليه -كما بيّن العديد من رواد الأعمال- هو القليل من الممارسة وستصبح بعدها تلك الأدوات أكثر الأصدقاء وفاء في مسيرتك التجارية، يقفون خلفك في كل أزمة وستصبح فكرة التخلي عنهم دربًا من الخيال.

إليك قصصا حقيقة لرواد أعمال نجحوا في حل تلك المعضلة

تحكي مارج هايلاند صاحبة شركة “Pegeen Flower Girl Dress” لتصميم وخياطة الفساتين قصتها عن القيام بمسك الدفاتر بنفسها. حيث كانت تستغرق عملية تنظيم وتسجيل المعاملات الحسابية ما يربو على الثلاث ساعات يوميا منذ بدء تجارتها عام 1982، وكان ذلك قبل ظهور أجهزة الكمبيوتر الشخصية، وبعد مرور ثلاث عشرة سنة تقلصت تلك المدة بشكل كبير مع ظهور البرامج المحاسبية المعتمدة على تكنولوجيا السحابة والتي استخدماتها مارج فأصبحت تقضي ما يقارب الساعتين فقط لإدارة الحسابات في الأسبوع وليس في اليوم الواحد.

وتخبرنا ديبورا جاليجوس المالكة لشركة إنتاج تلفزيوني أن تشغيل تلك البرامج وتعلم استخدامها هو مرحلة في مسيرة التعلم الطويلة، التي يخوضها أي رائد عمل لإنشاء شركته الناشئة، ومحطة في رحلته لفهم كيفية تمويل الأعمال، وبينت أن الإنترنت ومنصات مثل اليوتيوب جعلت هذا الأمر سهلاً للغاية، وهذا بالضبط ما قامت به ديبورا لإدارة أعمالها طوال فترة ثمان سنوات مضت.

وأشارت “رخي” -رائدة أعمال- من خلال تجربتها في إدارة الحسابات بنفسها إلى ميزة توفير الوقت حيث قالت “توظيف المحاسبين يمكن أن يؤدي في بعض الأحيان إلى قضاء وقت أطول مما لو كنت قد أنجزت المهمة بنفسك.” ويضاف لتوفير الوقت ميزة تقليل النفقات ولكثير من الأعمال الناشئة فإن الحد من النفقات الثابتة من أولى الأولويات خاصة مع ارتفاع تكلفة تشغيل المحاسبين والتي وصلت وفقًا لموقع “Up Work” -للتوظيف عن بعد- لـ 20 دولارًا في الساعة بالنسبة للمبتدئين وتتجاوز النسبة الـ 150 دولار في الساعة للاستشارين الكبار.

ويتضح في النهاية .. أنك كرائد عامل مجبر لا محالة على التعامل بشكل مباشر مع حساباتك، وهو الأمر الذي سهلته الأدوات التكنولوجيا التي لا تطلب التخصص في المحاسبة. يكفيك فقط أن تمارسها لفترة قليلة أو الاستعانة بفرق الدعم الفني كما في “إدارة” حيث نقدم خدمة الدعم الفني بشكل مباشر ومجاني لكل المستخدمين وعبر الإنترنت، فلن تضطر لبذل أي جهد أو إهدار مزيدا من الوقت، أو التوسع في نفقات يمكن التخلي عنها.

نحكي في السطور القادمة قصص ثلاثة من عملائنا تأثرت أعمالهم بشدة بسبب غياب الإدارة المحاسبية السليمة وكيف ساعدتهم “إدارة” على تجاوز هذا الخلل.

كيف ساعدت “إدارة” رجال الأعمال عبر إمدادهم بالوعي المحاسبي لإدارة أعمالهم

تقييم الربح والخسارة للمشروع

كان عميلنا من كبار المستوردين لإكسسوارت الهواتف المحمولة، وكان يظن دائمًا أنه يربح، ويربح جدًا، وتكونت عنده تلك القناعة لدرجة اليقين، إلى أن بدأ باستخدام “إدارة” لتٌظهر النتائج عكس المتوقع، حيث أشارت إلى خسارة فادحة، كان من أسبابها بعض الموظفين الذين مثلوا عبء على الشركة، وتبين أن تصوره الدائم عن الربح ما هو استنتاج شخصي لا يقوم على تحليل سليم للبيانات. تظهر تلك القصة الحقيقة المؤسفة عن فشل العديد من رواد الأعمال في معرفة ما إذا كان أعمالهم تخسر أو تحقق الأرباح؛ ولا يتوقف الأمر في عدم المعرفة، بل كما حدث في هذه الحالة وهو تصور وضع أبعد ما يكون عن الحقيقة، ناتج عن إنجاز بعض الصفقات التي تشعرك بالربح. في المقابل توفر برامج المحاسبة السحابية إجابة محدثة على الدوام لهذا السؤال وتساعد رجال الأعمال على تحليل القيم المحاسبية حتى لو لم يمتلكوا خلفية محاسبية لإدارة الأعمال.

الخوف من التوسع

وفي قصتنا الثانية .. على الرغم من أن العميل محاسبًا لكن كان يراوده إحساس بالخسارة من كثرة النفقات، الأمر الذي دفعه للاعتقاد بأنه دائم الخسارة، وسبب ذلك تباطؤه عن افتتاح أكثر من فرع حتى يقلل من حجم الالتزامات الثابتة المطلوبة منه تجاه الموردين وغيرهم، لكن بعد استخدام “إدارة” اختلفت الصورة كليًا، واكتشفنا معه أنه يحقق نسب ربح مستقرة، وأن ارتباطه المباشر بالالتزامات والهموم الناتجة عنها كانت السبب في هذا الشعور السلبي بالخسارة الدائمة، والذي أثر أيضًا على حياته الشخصية، فمنعه التوهم بالخسارة من الاستمتاع بأرباح السنوات الماضية، وظل بسيارته المتهالكة لعشر سنوات.

انتهت حالة الضباب التي ظل يتألم منها فترة طويلة مع “إدارة” عبر تقرير قائمة التدفقات النقدية الذي مكنه من حساب المكسب بدقة. و ساعدته “إدارة” في اتخاذ عدد من القرارات لتوسيع تجارته، كان مترددًا بشأنها في السابق.

عدم الوعي بطبيعة عالم الأعمال

أما عن قصتنا الأخيرة فهي لأحد عملائنا الذين يعملون في الاستيراد حيث كان العميل في هذه المرة يعلم أن تجارته تخسر ولكن بسبب عدم إلمامه بعلم المحاسبة وتحليل الأرقام لم يكن يعلم سبب تلك الخسارة، أما بعد تحوله لـ “إدارة” اكتشفنا معه أن الخلل كان في شرائه بضاعة بأسعار مرتفعة، وتحميل تلك التكاليف على السعر، وهو أمر طبيعي في المراحل المتقدمة من هذا النوع من التجارة، حيث ستظل تخسر لمرحلة معينة ثم تتحول تلك الخسارة لربح لكن بعد فترة وبعد وضع خطة تسعير مناسبة.

كل هذه التجارب سطرها أصحابها من أعمارهم وأموالهم وبينت بما لا يدع مجالًا للشك أن الأدوات التكنولوجية هي الطريق الأسهل للتقدم والنمو وأنها خير صديق لرجل الأعمال. في النهاية قد يجادل البعض بضرورة الاعتماد على محاسبين محترفين في مراحل معينة وهذا قد يكون صحيحًا، لكن الأكيد أنه كلما أدرت أعمالك وعلى رأسها الحسابات بشكل مباشر، كانت كل التسويات والتعاملات مع المتخصصين أكثر إفادة لتجارتك.

 

برامج الERP و تأثيرها علي نشاطك التجاري (6 فوائد). اضغط للقراءة