8 أخطاء يجب على الشريك المشغل تجنبها لضمان نجاح المشروع

عند البدء في إدارة أول مشروع كشريك مشغل، تكون الحماسة في أعلى درجاتها، وتغمر ذهنك الأفكار. لكن وراء هذه الحماسة، قد تختبئ بعض الأخطاء التي، وإن كانت تبدو صغيرة، قد تؤثر بشكل كبير على سير المشروع وجودته.

في أي مرحلة من مراحل العمل، من الضروري أن تكون واعيًا لهذه الأخطاء وتبذل جهدًا لتجنبها. فالانتباه لها يعكس احترافيتك ويضمن سير العمل بكفاءة ويحقق النجاح المنشود.

في هذا المقال، نتناول أهم الأخطاء التي يجب على الشريك المشغل تجنبها لضمان نجاح مشروعاته.

أخطاء يجب على الشريك المشغل تجنبها

نجاحك كشريك مشغل لـ “إدارة” لا يعتمد فقط على تنفيذ الأمور بشكل جيد، بل أيضًا على تجنب الأخطاء التي تتسبب في تأخير أو تعطل سير العمل، من أبرزها:

قبول مشروع وأنت غير جاهز

أحيانًا، تكون الفرصة كبيرة وتدفعك الحماسة لقبول مشروع جديد سريعًا. لكن الحقيقة هي أنك إن لم تكن جاهزًا بشكل كامل، ستواجه مشاكل ستؤثر على سير العمل.

الاستعداد يتطلب أن تكون لديك الموارد الكافية، مثل الأشخاص المؤهلين ووقت كافٍ لتنفيذ المشروع كما يجب، إذا كان لديك عدد كبير من المشاريع الأخرى أو إذا كانت مواردك محدودة، فإن هذا سيؤثر حتمًا على سير المشروع الحالي.

التأجيل أو عدم التأكد من استعدادك لن يؤدي إلا إلى تعطيل العمل، وهو ما سيعكس صورة غير احترافية أمام العميل.

لذا تأكد دائمًا أنك تمتلك الوقت والموارد اللازمة للمشروع حتى تتمكن من تقديم أفضل خدمة.

عدم فهم الدورة التشغيلية بشكل صحيح

في كل مشروع، إن لم تكن على دراية عميقة بكيفية سير العمليات لدى العميل، ستقع في فخ التشتت. إذا لم تفهم آلية عمل العميل وتفاصيل الدورة التشغيلية لديه، ستؤثر بشكل مباشر على كيفية تنفيذك للنظام الذي تقدمه.

وكلما اختلطت المفاهيم لديك، زاد الوقت الضائع في تقديم حلول غير فعّالة، وهنا سيجد العميل صعوبة في فهم النظام، وسيراه معقدًا، وقد يتخلى عن النظام بعد الفترة التجريبية لأنه لم يشعر بالتحسين المتوقع.

ومن ثم، فأنت بحاجة إلى التعمق في تفاصيل دورة العمل التي يتبعها العميل، وهذا يتضمن فهم العمليات، والتعاملات، والسجلات، لتتمكن من شرح كل شيء للعميل بطريقة واضحة، وتضمن له تطبيقًا سلسًا.

اقرأ أيضًا: دليل إجراء Site Survey لتشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل

الذهاب إلى العميل بدون مراجعة البيانات

إحدى أكبر الأخطاء التي قد تحدث هي عدم المراجعة الجيدة للبيانات قبل الاجتماع مع العميل. إن لم تكن قد فحصت المعلومات التي قدمها العميل بشكل دقيق، ستكون عرضة لظهور مشكلات تتطلب وقتًا طويلًا لحلها أثناء الاجتماع.

وقد يترك ذلك انطباعًا سيئًا عن مستوى الاحترافية الذي تقدمه.

لذا يجب عليك التأكد من أن كافة البيانات المتعلقة بالعميل قد تم التحقق منها ومراجعتها بشكل كامل قبل بدء التدريب أو التنفيذ.

اقرأ أيضًا: تنظيم البيانات الأساسية لتشغيل “إدارة”

التقصير في التوثيق

غالبًا ما يُنظر إلى التوثيق على أنه مهمة ثانوية، ولكن في الحقيقة هو جزء أساسي لضمان شفافية العمليات وسلامتها.

وإغفال توثيق التفاصيل المتعلقة بالاتفاقات والخطط التي تم وضعها مع العميل قد يؤدي خلافات بشأن ما تم الاتفاق عليه في البداية.

لذا، احرص دائمًا على توثيق كل شيء بداية من تفاصيل المشروع، حتى المتطلبات والاحتياجات الخاصة بالعميل، لتتمكن من العودة إليها في أي وقت، وتتجنب الالتباسات في المستقبل.

السماح للعميل بوضع خطة التشغيل

من الطبيعي أن يكون للعميل تصور معين عن كيفية تشغيل “إدارة”، فهو أكثر من يعرف تفاصيل عمله اليومي. لكن إذا تركت له تحديد الخطة بالكامل، ستجد نفسك في مسار مليء بالخطوات غير الضرورية أو العشوائية التي تعطل الاستفادة الحقيقية من النظام.

هذا لا يعني أن تستبعد العميل من العملية تمامًا، بل على العكس، يجب أن يكون له دور أساسي في تحديد احتياجاته، بينما تكون أنت المسؤول عن وضع الخطة المناسبة بناءً على هذه الاحتياجات. عدّل الخطوات وفقًا لمتطلبات العميل، ولكن حافظ على سيطرتك على سير التشغيل لضمان تحقيق أفضل نتائج ممكنة.

الهدف هنا هو التوازن؛ اجعل العميل شريكًا في الخطة، وليس من يتحكم فيها بالكامل.

الاهتمام بالرد على الاستفسارات قبل انتهاء الشرح المطلوب

من الطبيعي أن يطرح العميل بعض الأسئلة خلال زيارات التدريب، لكن يجب عليك توجيه الأمور بشكل فعال كي لا تضيع وقتك ووقت العميل في الإجابة على استفسارات فقط.

فمن الأفضل إتمام الشرح أولًا وتقديم المعلومات التي تحتاج إليها، ثم تخصيص وقت محدد للرد على الأسئلة.

تأكد دائمًا من أن الشرح متكامل، وأكمل كل نقطة قبل السماح للأسئلة بالدخول، فالرد على الاستفسارات فقط بعد تقديم الشرح الكامل هو أفضل ترتيب للحفاظ على سير العملية.

التأخير في الرد على العميل

العميل يقدّر الوقت، وأي تأخير في الرد عليه سواء من خلال البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية قد يثير لديه القلق.

وبالتالي فمن المهم أن تُظهر اهتمامك عبر الرد السريع أو إرسال تأكيد بأنك ستعود إليهم في وقت لاحق إذا لم تتمكن من الرد فورًا.

عدم المتابعة بعد تنفيذ المشروع

حتى بعد الانتهاء من تنفيذ المشروع بنجاح، من المهم أن تتابع مع العميل للتأكد من سير الأمور كما هو متوقع.

فالعديد من الشركاء المشغلين يظنون أن المشروع انتهى بمجرد تنفيذ النظام أو التدريب، لكن الحقيقة هي أن المتابعة المستمرة ضرورية لضمان الاستفادة الكاملة من الخدمة المقدمة.

وعدم المتابعة بعد التنفيذ يُفوت عليك فرصة لتحسين جودة الخدمة، أو حتى تقديم مزيد من الخدمات للعميل، فالمتابعة تفتح لك بابًا لتوسيع نطاق تعاونك معه.

فقد يحتاج العميل إلى استشارات إضافية تتعلق بإدارة الحسابات، أو تحسين طريقة تحليل البيانات المالية. لذا اجعل المتابعة جزءًا من خدمتك، وتواصل مع العميل للتأكد من أن كل شيء يعمل كما ينبغي.

وأخيرًا، فإن تجنب الأخطاء الشائعة والحرص على تطبيق أفضل الممارسات هو ما يميز الشريك المشغل الناجح.

بالتأكيد، تجربة الشريك المشغل هي عملية مستمرة من التعلم والنمو، ولا مجال للتوقف عن تحسين المهارات. لذا، اجعل كل خطوة في المشروع فرصة لتقديم قيمة مضافة، ولا تستهن بأي جانب من جوانب العمل.