دليل إجراء Site Survey لتشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل

بصفتك محاسب مستقل يُنفذ برنامج “إدارة” لدى عملاء تجارة الموبايل، فإن الخطوة الأولى لضمان تشغيل ناجح هي إجراء Site Survey، إذ يهدف هذا الاستبيان إلى جمع كافة المعلومات اللازمة للتمكن من التشغيل بكفاءة وفعالية.

وفي هذا الدليل نستعرض الخطوات الأساسية لإجراء Site Survey والأسئلة التي يجب طرحها على العملاء لضمان جمع المعلومات الدقيقة.

تفاصيل الـ Site Survey

لتسهيل عملية جمع البيانات، يمكن تقسيم الأسئلة إلى مجموعات رئيسة تغطي مختلف جوانب الأعمال والتشغيل. إليك هذه المجموعات بالتفصيل:

1- معلومات الشركة الأساسية

وتتضمن تلك المعلومات:

اسم الشركة

يساعد معرفة اسم الشركة في تنظيم الوثائق وتحديد العميل بدقة لضمان تقديم الدعم المناسب.

البريد الإلكتروني

يعد البريد الإلكتروني وسيلة الاتصال الرئيسية مع الشركة، مما يتيح التواصل الفوري للحصول على معلومات إضافية أو متابعة الأمور المتعلقة بالتشغيل.

2- تفاصيل الموظفين

ويشمل ذلك معرفة:

عدد مستخدمي أجهزة الكمبيوتر

يساعد تحديد عدد الموظفين الذين يستخدمون أجهزة الكمبيوتر في التخطيط لعمليات التدريب، والانتقال إلى البرنامج.

3- معلومات تقنية

وتتضمن:

ما هو نظام التشغيل الحالي للأجهزة (نوع الويندوز)؟

تحديد نوع نظام التشغيل المستخدم يساعد في ضمان توافق نظام “إدارة” مع البنية التحتية التكنولوجية الموجودة، وتكامل “إدارة” مع الأجهزة الحالية دون مشاكل تقنية.

هل يتم العمل على برنامج أم ملفات إكسيل؟

معرفة ما إذا كانت الشركة تعتمد على برامج أخرى أو شيتات إكسيل يساعد في التخطيط لعملية الانتقال السلسة لنظام “إدارة”، وتحديد متطلبات استيراد البيانات والتكامل.

ما هو اسم البرنامج المستخدم حاليًا؟

إذا كانت الشركة تستخدم برنامجًا آخر، فمعرفة اسمه تساعد في تقييم الحاجة إلى تكامل أو استيراد البيانات. هذا يضمن استمرارية البيانات وسهولة الانتقال إلى “إدارة”.

4- التجارة الإلكترونية

وعن تفاصيل التجارة الإلكترونية الخاصة بالعميل فلا بد من معرفة:

هل يتم البيع عن طريق التجارة الالكترونية (E-commerce)؟

معرفة إذا ما كانت الشركة تبيع منتجاتها عبر الإنترنت يساعد في تحديد احتياجات التكامل مع منصات التجارة الإلكترونية، لضمان تدفق البيانات بين النظام ومنصات البيع بسلاسة.

الرابط الخاص بالمتجر الإلكتروني

الحصول على الرابط المباشر لمنصة البيع الإلكترونية يساعد في تحديد دقيق لاحتياجات التكامل والتحقق من صحة العمليات.

متوسط عدد أوامر البيع (يومي أو شهري)

تساعد تلك الخطوة في تقدير حجم البيانات بشكل صحيح، وتحديد حجم الموارد اللازمة للنظام.

لكن الإجابة عن هذا السؤال قد لا تكون بالسلاسة المتوقعة، إذ يرفض بعض العملاء الإفصاح عن عدد أوامر البيع، معتبرين أن هذه المعلومة تدخل ضمن بنود الخصوصية.

لذا، يجب أن توضح للعميل أن معرفة هذه الإجابة ضرورية، لتقييم الوضع بشكل دقيق، ومن ثم عرض الخصائص بشكل يلبي احتياجاتهم بفعالية، مما يساهم في تحسين العمليات، وزيادة الكفاءة.

5. إدارة المخزون

ويتضمن ذلك معرفة:

عدد الفروع

يساعد تحديد ذلك في فهم نطاق العمليات، وتوزيع الموارد عبر الشركة، وضبط النظام لتغطية جميع المواقع بشكل فعال.

أماكن الفروع

تساعد معرفة ذلك في التخطيط لزيارات التشغيل والتدريب، وضبط البيانات على “إدارة” بما يتناسب مع موقع كل فرع.

عدد المخازن

يُمَكنك تحديد عدد المخازن من فهم حجم وتنوع إدارة المخزون المطلوبة.

أماكن المخازن

يساعد ذلك ضبط بيانات المخازن على “إدارة”، للتمكن من إدارة التحويلات المخزنية، وكل ما يتعلق بالمخازن بكفاءة

طريقة تكلفة المخزون

يساعد تحديد الطريقة المتبعة لتكلفة المخزون في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية للشركة، وتحسين إدارة التكاليف والمحاسبة.

العناصر الأساسية والفريدة لتكويد الصنف

تحديد العناصر الأساسية والفريدة لتكويد الموبايلات يُمكنك من إنشاء نظام تكويد فعال ودقيق، ومن ثم تنظيم المخزون، وتحسين إدارة البيانات.

هل الأسعار شاملة الضريبة؟

معرفة إذا ما كانت الأسعار شاملة الضريبة تساعد في ضبط “إدارة” للحسابات المالية والامتثال الضريبي.

هل يتم التعامل بالرقم التسلسلي؟

تحديد إذا ما كان يتم التعامل بالسيريال نمبر يساعد في تتبع الموبايلات وإدارة المخزون بدقة، ومن ثم تحسين دقة المخزون.

هل يتم عمل جرد مخزني كل فترة؟

تعزز معرفة إذا ما كان يتم عمل جرد مخزني دوري التخطيط للعمليات الدورية والتحقق من المخزون.

موعد الجرد

وهنا عليك التأكد من وضع خطة دقيقة لمواعيد الجرد لتسهيل عمليات التدقيق والتحقق من المخزون، ويجب عليك التواصل مع الفرق المعنية لضمان استعداد الجميع، وتنظيم الإجراءات اللازمة قبل موعد الجرد، لضمان سير العملية بسلاسة.

هل مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن؟

معرفة إذا ما كان مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن تساعد في ضبط الإعدادت ومنح الصلاحيات وفقًا لحاجة العمل.

هل تتم الموافقة على التحويلات المخزنية (طلب تحويل البضاعة)؟

يُمكنك ذلك من فهم طبيعة تحويل البضاعة بين الفروع، ومن ثم ضبط الخصائص المناسبة لتتماشى مع احتياجات العميل.

6- المشتريات

وهنا لا بد من معرفة:

أنواع المشتريات

تساعدك تلك المعلومة في تحسين إدارة المشتريات وتحديد السياسات المناسبة.

هل يتم الشراء بعملات مختلفة؟

تحديد ما إذا كان يتم الشراء بعملات مختلفة يساعد في ضبط “إدارة” للتعامل مع المعاملات الدولية.

هل يوافق أي مسؤول على أوامر المشتريات قبل صرف النقدية واستلام البضاعة؟

معرفة إذا ما كان هناك حاجة لموافقة مسؤول يساعدك في ضبط خصائص التصديقات داخل “إدارة” بما يتناسب مع احتياجات العميل.

هل يوجد خصم على المشتريات؟

تحديد إذا ما كان هناك خصم على المشتريات سيساعدك في ضبط “إدارة” لتسجيل وإدارة الخصومات بدقة.

هل يتم احتساب التكلفة بعد الخصم في المشتريات؟

يُمكنك ذلك من ضبط”إدارة” للحسابات المالية الدقيقة، ومن ثم تحسين التقارير المالية.

هل يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع للمورد؟

تحديد إذا ما كان يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع يساعدك في ضبط إعدادات “إدارة” بما يتوافق مع احتياج العميل.

هل يتم الشراء على مخازن متعددة؟

تحديد إذا ما كان يتم الشراء على مخازن متعددة سيمكنك من ضبط النظام لتحسين إدارة المخزون والتوزيع بشكل فعال.

هل يتم استخدام الاستلام الجزئي؟

تساعدك تلك المعلومة في ضبط النظام لإدارة عمليات الاستلام بفعالية.

7- المبيعات

عند الحديث عما يخص المبيعات فيجب معرفة:

هل يتم استخدام الخصم على الأصناف؟

معرفة إذا ما كان يتم استخدام الخصم على الأصناف يدعم ضبط النظام للعروض والخصومات.

هل يتم البيع على الحساب؟

يفيد ذلك في تحسين إدارة الديون والحسابات المدينة.

ما نظام البيع المتبع تلقائي أم تصديقات؟

يساعد ذلك في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المعتمدة، فالبيع التلقائي يعني أن النظام يقوم بإتمام المعاملات بشكل آلي، بينما البيع بنظام التصديقات يتطلب موافقة إضافية على المعاملات.

أنواع الفواتير المستخدمة في الشركة

تفيد تلك المعلومة في تحسين إعداد الفواتير وضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية.

هل يتم البيع بعملات مختلفة؟

تحديد إذا ما كان يتم البيع بعملات مختلفة يساعد في ضبط النظام للتعامل مع المعاملات الدولية.

8- المالية

ويتطلب الأمر معرفة:

الدورة المحاسبية المتبعة

إلمامك بتفاصيل الدورة المحاسبية المتبعة يفيد في تحسين ضبط النظام للتوافق مع السياسات المالية.

عدد مراكز تكلفة

معرفة إذا ما كان هناك مراكز تكلفة يساعد في تحسين إدارة التكاليف، وضبط البرنامج لتحليل الأداء المالي بدقة.

هل يتم تقسيم المديونية للعملاء حسب الفترة؟

تعزز تلك المعلومة إدارة الديون، وضبط النظام لتحليل الأداء المالي.

9- العملاء والفواتير

ويجب التعرف على:

هل يتم تكويد حساب لكل عميل؟

يفيد ذلك في تحسين إدارة العملاء، وضبط النظام لتتبع الأداء المالي لكل عميل بدقة.

العناصر الإلزامية في تكويد العميل

يساعد تحديد العناصر الإلزامية في تكويد العميل في تحسين إدارة البيانات، وضبط النظام لتتبع العملاء بدقة.

هل يتم استخدام عروض أسعار؟

يساعد ذلك في ضبط “إدارة” لتحضير العروض وتقديمها للعملاء.

هل يتم استخدام الصرف الجزئي؟

تحديد إذا ما كان يتم استخدام الصرف الجزئي يساعد في ضبط النظام للتعامل مع الدفعات الجزئية.

10. الطباعة والمعاملات المالية

ويتطلب الأمر معرفة:

نوع الطباعة المستخدمة

يفيد ذلك في ضبط النظام لطباعة الفواتير والتقارير بشكل مناسب.

هل يتم استخدام الأوراق المالية؟

تحديد ذلك يساعد في ضبط النظام لتتبع المعاملات المالية بدقة.

هل تؤثر الأوراق المالية على كشف حساب العميل/المورد؟

تفيد تلك المعلومة في ضبط النظام لتقديم تقارير مالية دقيقة.

نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند إجراء الـ Site Survey

تعد الدقة والاحترافية عند إجراء الـ Site Survey أمرين أساسيين لضمان جمع المعلومات بشكل فعال وتخصيص النظام بما يتناسب مع احتياجات العميل.

وهناك بعض النصائح التي تساعدك على تنفيذ تلك الخطوة بطريقة فعالة، وهي:

تجنب المكالمات الهاتفية

من الأفضل إجراء الـ Site Survey في شكل اجتماع، سواء عبر الإنترنت أو بشكل مباشر، فهذه الطريقة تتيح لك فرصة التفاعل المباشر مع العميل، مما يساهم في جمع المعلومات بدقة وكفاءة.

وضح الهدف من الأسئلة

وضح للعميل أهداف الـ Site Survey وأهمية كل سؤال تطرحه، إذ يعزز ذلك بناء الثقة، ويجعل العميل أكثر تعاونًا في تقديم المعلومات اللازمة.

استخدم نموذج فورم

استخدم نموذج فورم (مثل: Google Form) لطرح الأسئلة واملأه مع العميل خلال الاجتماع، لجعل العملية أكثر احترافية، وضمان تسجيل المعلومات بشكل منظم وسهل الرجوع إليه.

كن دقيقاً عند طرح الأسئلة

أثناء التحدث مع العميل، تجنب إظهار أنك تستجوبه. ركز على تقديم الأسئلة بشكل غير متحيز وودي، إذ يساعد في جعل العميل يشعر بالراحة، مما يشجعه على تقديم جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها.

حضّر مسبقًا

قبل الاجتماع، راجع كافة الأسئلة والنقاط التي ستناقشها، فالتحضير الجيد يساعدك في توجيه الأسئلة بشكل فعال وضمان عدم نسيان أي نقطة هامة.

وثّق المعلومات

تأكد من توثيق جميع الإجابات بدقة، واحرص على تأكيد المعلومات مع العميل عند الحاجة، لضمان عدم وجود سوء فهم.

استمع بفعالية

كن منتبهًا لما يقوله العميل واستمع بعناية، للتمكن من فهم متطلباته بشكل أفضل، واكتشاف أي تفاصيل قد تكون مهمة لضبط خصائص البرنامج بشكل مناسب.

ماذا بعد تجهيز الـ Site Survey مباشرة؟

بعد التأكد من الحصول على معلومات كافية من العميل، يجب عليك مراجعة كل عنصر أثناء الزيارة الأولى للعميل.

خلال هذه الزيارة، تحقق من المعلومات التي جمعتها، وابدأ ضبط إعدادات البرنامج بناءً على هذه المعلومات، لضمان فعالية النظام في تلبية احتياجات العميل بشكل مثالي.

وفي الختام، إجراء Site Survey هو خطوة أساسية لضمان تنفيذ ناجح لـ”إدارة”، إذ يساعد جمع البيانات الدقيقة والشاملة في تخطيط وتنفيذ النظام بما يتوافق مع احتياجات العميل ويضمن تحقيق أقصى استفادة من النظام، ويعد التركيز على تفاصيل التشغيل والتكامل أمرًا ضروريًا لضمان تنفيذ ناجح وسلس للنظام.