fbpx

دليل إجراء Site Survey لتشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل

7 دقائق للقراءة
دليل إجراء Site Survey لتشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل

بصفتك شريك مشغل يُنفذ برنامج “إدارة” لدى عملاء تجارة الموبايل، فإن الخطوة الأولى لضمان تشغيل ناجح هي إجراء Site Survey، إذ يهدف هذا الاستبيان إلى جمع كافة المعلومات اللازمة للتمكن من التشغيل بكفاءة وفعالية.

وفي هذا الدليل نستعرض الخطوات الأساسية لإجراء Site Survey والأسئلة التي يجب طرحها على العملاء لضمان جمع المعلومات الدقيقة.

تفاصيل الـ Site Survey

لتسهيل عملية جمع البيانات، يمكن تقسيم الأسئلة إلى مجموعات رئيسة تغطي مختلف جوانب الأعمال والتشغيل. إليك هذه المجموعات بالتفصيل:

1- معلومات الشركة الأساسية

وتتضمن تلك المعلومات:

اسم الشركة

يساعد معرفة اسم الشركة في تنظيم الوثائق وتحديد العميل بدقة لضمان تقديم الدعم المناسب.

البريد الإلكتروني

يعد البريد الإلكتروني وسيلة الاتصال الرئيسية مع الشركة، مما يتيح التواصل الفوري للحصول على معلومات إضافية أو متابعة الأمور المتعلقة بالتشغيل.

2- تفاصيل الموظفين

ويشمل ذلك معرفة:

عدد مستخدمي أجهزة الكمبيوتر

يساعد تحديد عدد الموظفين الذين يستخدمون أجهزة الكمبيوتر في معرفة عدد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب على “إدارة”.

3- معلومات تقنية

وتتضمن:

ما هو نظام التشغيل الحالي للأجهزة (نوع الويندوز)؟

تساعد تلك المعلومة في ضمان توافق “إدارة” مع نظام التشغيل المستخدم، وتكامل “إدارة” مع الأجهزة الحالية دون مشاكل تقنية.

هل يتم العمل على برنامج أم ملفات إكسيل؟

معرفة ما إذا كانت الشركة تعتمد على برامج أخرى أو شيتات إكسيل يساعد في التخطيط لعملية الانتقال السلسة لنظام “إدارة”، وتحديد متطلبات استيراد البيانات والتكامل.

إلى جانب ذلك، تفيد تلك المعلومة بشكل غير مباشر في برنامج التدريب، فمثلًا إذا كان العميل يستخدم الإكسيل فقط فهذا يعني أن الفريق لم يتعامل مسبقًا مع برامج ERP، وبالتالي يحتاج إلى تدريب مكثف.

ما هو اسم البرنامج المستخدم حاليًا؟

إذا كانت الشركة تستخدم برنامجًا آخر، فمعرفة اسمه تساعد في تقييم الحاجة إلى تكامل أو استيراد البيانات. هذا يضمن استمرارية البيانات وسهولة الانتقال إلى “إدارة”.

4- التجارة الإلكترونية

وعن تفاصيل التجارة الإلكترونية الخاصة بالعميل فلا بد من معرفة:

هل يتم البيع عن طريق التجارة الالكترونية (E-commerce)؟

معرفة إذا ما كانت الشركة تبيع منتجاتها عبر الإنترنت يساعد في تحديد احتياجات التكامل مع منصات التجارة الإلكترونية، لضمان تدفق البيانات بين النظام ومنصات البيع بسلاسة.

ومن ثم تستطيع أيضًا تحديد إذا ما كان الفريق بحاجة إلى شرح تفاصيل البيع أونلاين من خلال “إدارة” أم لا.

الرابط الخاص بالمتجر الإلكتروني

الحصول على الرابط المباشر لمنصة البيع الإلكترونية يساعد في تحديد دقيق لاحتياجات التكامل والتحقق من صحة العمليات.

متوسط عدد أوامر البيع (يومي أو شهري)

تساعد تلك الخطوة في تقدير حجم البيانات بشكل صحيح، وتحديد حجم الموارد اللازمة للنظام.

لكن الإجابة عن هذا السؤال قد لا تكون بالسلاسة المتوقعة، إذ يرفض بعض العملاء الإفصاح عن عدد أوامر البيع، معتبرين أن هذه المعلومة تدخل ضمن بنود الخصوصية.

لذا، يجب أن توضح للعميل أن معرفة هذه الإجابة ضرورية، لتقييم الوضع بشكل دقيق، ومن ثم عرض الخصائص بشكل يلبي احتياجاتهم بفعالية، مما يساهم في تحسين العمليات، وزيادة الكفاءة.

5. إدارة المخزون

ويتضمن ذلك معرفة:

عدد الفروع

يساعد تحديد ذلك في فهم نطاق العمليات، وتوزيع الموارد عبر الشركة، وضبط النظام لتغطية جميع المواقع بشكل فعال.

أماكن الفروع

تساعد معرفة ذلك في التخطيط لزيارات التشغيل والتدريب، وضبط البيانات على “إدارة” بما يتناسب مع موقع كل فرع.

عدد المخازن

يُمَكنك تحديد عدد المخازن من فهم حجم وتنوع إدارة المخزون المطلوبة، فمثلًا إذا كان العميل يمتلك مخزنًا واحدًا فلن يكون بحاجة إلى معرفة تفاصيل التحويلات المخزنية، أو نظام البيع من أكثر من مخزن.

أماكن المخازن

يساعد ذلك ضبط بيانات المخازن على “إدارة”، للتمكن من إدارة التحويلات المخزنية، وكل ما يتعلق بالمخازن بكفاءة

طريقة تكلفة المخزون

يساعد تحديد الطريقة المتبعة لتكلفة المخزون في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية للشركة، وتحسين إدارة التكاليف والمحاسبة.

العناصر الأساسية والفريدة لتكويد الصنف

تحديد العناصر الأساسية (مثل: الاسم – الوصف – السعر)، والعناصر الفريدة لتكويد الموبايلات يُمكنك من إنشاء نظام تكويد فعال ودقيق، ومن ثم تنظيم المخزون، وتحسين إدارة البيانات.

هل الأسعار شاملة الضريبة؟

معرفة إذا ما كانت الأسعار شاملة الضريبة تساعد في ضبط “إدارة” للحسابات المالية والامتثال الضريبي.

هل يتم التعامل بالرقم التسلسلي؟

تحديد إذا ما كان يتم التعامل بالسيريال نمبر يساعد في تتبع الموبايلات وإدارة المخزون بدقة، ومن ثم تحسين دقة المخزون.

هل يتم عمل جرد مخزني كل فترة؟

تعزز معرفة إذا ما كان يتم عمل جرد مخزني دوري التخطيط للعمليات الدورية والتحقق من المخزون.

موعد الجرد

وهنا عليك التأكد من وضع خطة دقيقة لمواعيد الجرد لتسهيل عمليات التدقيق والتحقق من المخزون، ويجب عليك التواصل مع الفرق المعنية لضمان استعداد الجميع، وتنظيم الإجراءات اللازمة قبل موعد الجرد، لضمان سير العملية بسلاسة.

هل مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن؟

معرفة إذا ما كان مسموح للمخزن رؤية أرصدة باقي المخازن تساعد في ضبط الإعدادت ومنح الصلاحيات وفقًا لحاجة العمل.

هل تتم الموافقة على التحويلات المخزنية (طلب تحويل البضاعة)؟

يُمكنك ذلك من فهم طبيعة تحويل البضاعة بين الفروع، ومن ثم ضبط الخصائص المناسبة لتتماشى مع احتياجات العميل.

6- المشتريات

وهنا لا بد من معرفة:

أنواع المشتريات

تساعدك تلك المعلومة في تحسين إدارة المشتريات وتحديد السياسات المناسبة.

هل يتم الشراء بعملات مختلفة؟

تحديد ما إذا كان يتم الشراء بعملات مختلفة يساعد في ضبط “إدارة” للتعامل مع العملات المختلفة، بالإضافة إلى حساب التكاليف الاستيرادية، والتكاليف الإضافية الأخرى.

هل يوافق أي مسؤول على أوامر المشتريات قبل صرف النقدية واستلام البضاعة؟

تختلف دورة المشتريات في “إدارة” بناءً على وجود التصديقات من عدمه، والتصديقات هي عمليات الموافقة الرسمية التي تُطبق لضمان أن كل أمر شراء يتوافق مع السياسات والإجراءات الداخلية للشركة، وتشمل موافقة المدير المباشر، أو لجنة المشتريات، أو حتى الإدارة العليا، حسب حجم ونوع المشتريات.

وبالتالي فمعرفة إذا ما كان هناك حاجة لموافقة مسؤول يساعدك في ضبط خصائص التصديقات داخل “إدارة” بما يتناسب مع احتياجات العميل.

هل يوجد خصم على المشتريات؟

تحديد إذا ما كان هناك خصم على المشتريات سيساعدك في ضبط “إدارة” لتسجيل وإدارة الخصومات بدقة.

هل يتم احتساب التكلفة بعد الخصم في المشتريات؟

يُمكنك ذلك من ضبط”إدارة” للحسابات المالية الدقيقة، ومن ثم تحسين التقارير المالية.

هل يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع للمورد؟

تحديد إذا ما كان يتم الاعتماد على فاتورة المشتريات في المرتجع يساعدك في ضبط إعدادات “إدارة” بما يتوافق مع احتياج العميل.

هل يتم الشراء على مخازن متعددة؟

تحديد إذا ما كان يتم الشراء على مخازن متعددة سيمكنك من ضبط النظام لتحسين إدارة المخزون والتوزيع بشكل فعال.

هل يتم استخدام الاستلام الجزئي؟

تساعدك تلك المعلومة في ضبط النظام لإدارة عمليات الاستلام بفعالية.

7- المبيعات

عند الحديث عما يخص المبيعات فيجب معرفة:

هل يتم استخدام الخصم على الأصناف؟

معرفة إذا ما كان يتم استخدام الخصم على الأصناف يدعم ضبط النظام للعروض والخصومات.

هل يتم البيع على الحساب؟

يفيد ذلك في تحسين إدارة الديون والحسابات المدينة.

ما نظام البيع المتبع تلقائي أم تصديقات؟

يساعد ذلك في ضبط النظام ليتوافق مع السياسات المعتمدة، فالبيع التلقائي يعني أن النظام يقوم بإتمام المعاملات بشكل آلي، بينما البيع بنظام التصديقات يتطلب موافقة إضافية على المعاملات.

أنواع الفواتير المستخدمة في الشركة

تفيد تلك المعلومة في تحسين إعداد الفواتير وضبط النظام ليتوافق مع السياسات المالية.

هل يتم البيع بعملات مختلفة؟

تحديد إذا ما كان يتم البيع بعملات مختلفة يساعد في ضبط النظام للتعامل مع المعاملات الدولية.

8- المالية

ويتطلب الأمر معرفة:

الدورة المحاسبية المتبعة

إلمامك بتفاصيل الدورة المحاسبية المتبعة يفيد في تحسين ضبط النظام للتوافق مع السياسات المالية.

عدد مراكز تكلفة

معرفة إذا ما كان هناك مراكز تكلفة يساعد في تحسين إدارة التكاليف، وضبط البرنامج لتحليل الأداء المالي بدقة.

هل يتم تقسيم المديونية للعملاء حسب الفترة؟

تعزز تلك المعلومة إدارة الديون، وضبط النظام لتحليل الأداء المالي.

9- العملاء والفواتير

ويجب التعرف على:

هل يتم تكويد حساب لكل عميل؟

يفيد ذلك في تحسين إدارة العملاء، وضبط النظام لتتبع الأداء المالي لكل عميل بدقة.

العناصر الإلزامية في تكويد العميل

يساعد تحديد العناصر الإلزامية في تكويد العميل في تحسين إدارة البيانات، وضبط النظام لتتبع العملاء بدقة.

هل يتم استخدام عروض أسعار؟

يساعد ذلك في ضبط “إدارة” لتحضير العروض وتقديمها للعملاء.

هل يتم استخدام الصرف الجزئي؟

تحديد إذا ما كان يتم استخدام الصرف الجزئي يساعد في ضبط النظام للتعامل مع الدفعات الجزئية.

10. الطباعة والمعاملات المالية

ويتطلب الأمر معرفة:

نوع الطباعة المستخدمة

يفيد ذلك في ضبط النظام لطباعة الفواتير والتقارير بشكل مناسب.

هل يتم استخدام الأوراق المالية؟

تحديد ذلك يساعد في ضبط النظام لتتبع المعاملات المالية بدقة.

هل تؤثر الأوراق المالية على كشف حساب العميل/المورد؟

من المهم معرفة كيفية تأثير الأوراق المالية مثل الشيكات على كشف حساب العميل أو المورد. فعند استلام الشيك أو تسليمه، يجب تحديد هل سيتم إيداعه مباشرة في حساب المورد أو العميل، أو تحويله إلى حساب وسيط أولًا.

لذا، يجب معرفة هذه المعلومات من العميل قبل بدء التشغيل لضبط النظام بدقة وتحقيق التحكم المالي المناسب.

نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند إجراء الـ Site Survey

تعد الدقة والاحترافية عند إجراء الـ Site Survey أمرين أساسيين لضمان جمع المعلومات بشكل فعال وتخصيص النظام بما يتناسب مع احتياجات العميل.

وهناك بعض النصائح التي تساعدك على تنفيذ تلك الخطوة بطريقة فعالة، وهي:

تجنب المكالمات الهاتفية

من الأفضل إجراء الـ Site Survey في شكل اجتماع، سواء عبر الإنترنت أو بشكل مباشر، فهذه الطريقة تتيح لك فرصة التفاعل المباشر مع العميل، مما يساهم في جمع المعلومات بدقة وكفاءة.

وضح الهدف من الأسئلة

وضح للعميل أهداف الـ Site Survey وأهمية كل سؤال تطرحه، إذ يعزز ذلك بناء الثقة، ويجعل العميل أكثر تعاونًا في تقديم المعلومات اللازمة.

استخدم نموذج فورم

استخدم نموذج فورم (مثل: Google Form) لطرح الأسئلة واملأه مع العميل خلال الاجتماع، لجعل العملية أكثر احترافية، وضمان تسجيل المعلومات بشكل منظم وسهل الرجوع إليه.

ملحوظة: لينك الفورم المُضاف في الأعلى هو نموذج استرشادي يمكنك الاستفادة منه عن طريق محاكاته، وعليك ألا تستخدمه مع عملائك لأن بياناتهم لن تصل إليك عن طريقه، وإنما يجب عليك أن تصنع النموذج الخاص بك.

كن دقيقاً عند طرح الأسئلة

أثناء التحدث مع العميل، تجنب إظهار أنك تستجوبه. ركز على تقديم الأسئلة بشكل ودي، إذ يساعد في جعل العميل يشعر بالراحة، مما يشجعه على تقديم جميع المعلومات الضرورية التي تحتاجها.

حضّر مسبقًا

قبل الاجتماع، راجع كافة الأسئلة والنقاط التي ستناقشها، فالتحضير الجيد يساعدك في توجيه الأسئلة بشكل فعال وضمان عدم نسيان أي نقطة هامة.

وثّق المعلومات

تأكد من توثيق جميع الإجابات بدقة، واحرص على تأكيد المعلومات مع العميل عند الحاجة، لضمان عدم وجود سوء فهم.

استمع بفعالية

كن منتبهًا لما يقوله العميل واستمع بعناية، للتمكن من فهم متطلباته بشكل أفضل، واكتشاف أي تفاصيل قد تكون مهمة لضبط خصائص البرنامج بشكل مناسب.

ماذا بعد تجهيز الـ Site Survey مباشرة؟

بعد التأكد من الحصول على معلومات كافية من العميل، يجب عليك مراجعة كل عنصر أثناء الزيارة الأولى للعميل.

خلال هذه الزيارة، تحقق من المعلومات التي جمعتها، وابدأ ضبط إعدادات البرنامج بناءً على هذه المعلومات، لضمان فعالية النظام في تلبية احتياجات العميل بشكل مثالي.

وفي الختام، إجراء Site Survey هو خطوة أساسية لضمان تنفيذ ناجح لـ”إدارة”، إذ يساعد جمع البيانات الدقيقة والشاملة في تخطيط وتنفيذ النظام بما يتوافق مع احتياجات العميل ويضمن تحقيق أقصى استفادة من النظام، ويعد التركيز على تفاصيل التشغيل والتكامل أمرًا ضروريًا لضمان تنفيذ ناجح وسلس للنظام.

مقالات ذات صلة

تنظيم البيانات الأساسية لتشغيل “إدارة” في تجارة الموبايل

عند انتقالك إلى خطوة تنظيم البيانات الأساسية لتشغيل "إدارة"، فمن الضروري التأكد من إدخال جميع المعلومات بدقة لتجنب المشكلات المستقبلية وضمان كفاءة النظام، وتشمل هذه الخطوة تنظيم بيانات الأصناف، العملاء،…

الفرق بين الشريك المشغل لإدارة والشريك المشغل للبرامج مفتوحة المصدر

في الوقت الذي يزداد فيه الاهتمام بالعمل الحر سواء كمصدر دخل أساسي أو جانبي، تأتي البرامج المحاسبية لتفتح أبوابًا وفرصًا جديدة أمام المحاسبين، إذ تتيح لهم العمل كمحاسبين مستقلين، ولكن…

نصائح للشريك المشغل لضمان الربط السليم بين “إدارة” ومنصات التجارة الإلكترونية

كشريك مشغل، هل تواجه صعوبة في ضمان الربط السليم بين "إدارة" ومنصات التجارة الإلكترونية؟ نعلم تمامًا أن هذه العملية قد يوجد بها بعض التحديات، مثل تعارض الأكواد أو مشاكل في…