خطوات إدخال الأرصدة الافتتاحية لتجارة الموبايل على “إدارة”

بعد الانتهاء من الـ Site Survey لتجارة الموبايل، وتجهيز البيانات الأساسية ورفعها على “إدارة” يأتي دور إدخال الأرصدة الافتتاحية، لضمان بدء العمل على “إدارة” بكفاءة ودقة.

ويتضمن هذا إدخال البيانات المتعلقة بالأصناف والحسابات التي تعكس الوضع الحالي للمخزون والأمور المالية للشركة، وفي هذا المقال نستعرض لك خطوات ذلك بالتفصيل.

خطوات إدخال الأرصدة الافتتاحية على “إدارة”

للتمكن من إدخال الأرصدة الافتتاحية على “إدارة” فيجب:

1- إجراء الجرد المخزني

لا بد من إجراء جرد مخزني شامل لتحديد الكميات الحالية للأصناف في المخازن، وهنا توجد 3 حالات:

الجرد من قِبل العميل

إذا كان العميل يتعامل بنظام ورقي، فإنه بحاجة إلى إجراء جرد فعلي للمخزون، ومن ثم تجهيز ملف إكسيل يحتوي على معلومات الجرد، للتمكن من رفعه لاحقًا على “إدارة”.

الجرد بواسطة المشغل

إذا لم يكن لدى العميل موارد أو إذا كان لديك اتفاق معه لتولي عملية الجرد، فيمكنك تنفيذ تلك الخطوة بنفسك مقابل تكلفة إضافية.

لذا تأكد من تحديد التكلفة بوضوح للعميل، ويمكنك إتمام الجرد يدويًا أو باستخدام أجهزة مسح باركود إذا كانت متاحة.

أما إذا كان لدى العميل بيانات دقيقة وجاهزة في ملفات إكسيل أو برنامج محاسبي سابق، فيمكنك استخدام هذه البيانات لتحميل الأرصدة الافتتاحية بشكل مباشر.

لكن تأكد من تطابق تنسيق الملفات مع متطلبات “إدارة” قبل تحميلها.

2- إدخال بيانات الأصناف

ويتضمن ذلك:

إدخال عدد القطع

سجل عدد الوحدات المتوفرة لكل صنف بدقة. على سبيل المثال، إذا كنت تدير متجرًا للهواتف الذكية، فسجل عدد الوحدات لكل طراز مثل “آيفون 14″ و”سامسونج جالاكسي S23”.

إدخال السيريال نمبر

أدخل الرقم التسلسلي لكل قطعة، للتمكن من تتبع المنتجات، ضمان حقوق الضمان، والتعامل مع المرتجعات.

على سبيل المثال، إذا كان لديك طراز هاتف مثل “آيفون 14 برو” برقم سيريال “A2345” فتأكد من تسجيله لضمان تتبعه، ومراقبته في النظام.

إدخال التفاصيل الإضافية

قد تحتاج إلى إدخال معلومات إضافية مثل تاريخ الشراء، المورد، أو حالة المنتج، فتأكد من إدخال كافة التفاصيل اللازمة لتسهيل إدارة المخزون والمبيعات لاحقًا.

3- إدخال بيانات الحسابات

تتضمن عملية إدخال الأرصدة الافتتاحية للحسابات تسجيل البيانات التالية:

حسابات العملاء

ابدأ بتسجيل تفاصيل جميع حسابات العملاء بما في ذلك اسم العميل، رقم الحساب، ورصيد الحساب الحالي. على سبيل المثال، إذا كان لديك عميل يدعى “علي أحمد” وله رصيد غير مدفوع قدره 5,000 جنيه، فأدخل هذا الرصيد على “إدارة” مع كافة التفاصيل ذات الصلة.

تأكد أيضًا من تحديث أي معلومات إضافية مثل تواريخ الفواتير السابقة أو شروط الدفع المعلقة لضمان دقة الحسابات المستقبلية.

حسابات الموردين

سجل تفاصيل حسابات الموردين مع التركيز على المبالغ المستحقة لكل مورد، ويتضمن ذلك إدخال معلومات مثل اسم المورد، رقم الحساب، والرصيد الحالي.

على سبيل المثال، إذا كان لديك مورد يدعى “شركة سامسونج” ولها رصيد مستحق قدره 10,000 جنيه، فيجب إدخال هذا الرصيد مع كافة التفاصيل المتعلقة بالفواتير أو المعاملات السابقة، مع التأكد من تسجيل أي خصومات أو مستحقات غير مدفوعة لتحسين إدارة العلاقات مع الموردين.

حسابات الخزن

أدخل الأرصدة الافتتاحية لحسابات الخزن المتوفرة في كل مخزن، مع تحديد الأرصدة في كل موقع مخزني بدقة. على سبيل المثال، إذا كان لديك مخزن في القاهرة ومخزن آخر في الإسكندرية، يجب تسجيل حسابات الخزن الموجودة في كل منهما على حدة.

وهذا يشمل توثيق الكميات الفعلية للأصناف مثل الهواتف الذكية والإكسسوارات، وتحديد أي تفاصيل إضافية مثل مواقع التخزين أو الحالة الحالية للبضائع.

حسابات البنوك

سجل تفاصيل الأرصدة الافتتاحية لجميع الحسابات المصرفية للشركة. يشمل ذلك إدخال الأرصدة بدقة لكل حساب مصرفي، مثل الحسابات الجارية أو حسابات التوفير.

على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب مصرفي في بنك “الأهلي المصري” برصيد 20,000 جنيه، سجل هذا الرصيد مع تفاصيل الحساب مثل رقم الحساب وتاريخ آخر تحديث، وتحقق من الأرصدة مع بيانات البنك لضمان الدقة وتفادي أي اختلافات.

بنهاية عملية إدخال الأرصدة الافتتاحية، تكون قد أكملت مرحلة حاسمة في إعداد “إدارة” للعمل بفعالية وكفاءة، فمن خلال اتباع الخطوات التي تمت مناقشتها، يمكنك التأكد من أن جميع الأرصدة الافتتاحية -من الأرصدة المخزنية إلى الحسابات المصرفية- قد تم إدخالها بشكل دقيق وشامل.

ومن خلال اهتمامك بالتفاصيل واتباع الإجراءات المناسبة، تكون قد أعددت “إدارة” للمرحلة التالية بنجاح، مما يسهل عمليات التشغيل اليومية، ويعزز فعالية إدارة الأرصدة والأصول.