إصدار الفواتير الإلكترونية … خطوات العتال نحو المستقبل الرقمي

أعلنت مصلحة الضرائب المصرية في العام 2020 توديع عصر الدفاتر الضريبية الورقية وبداية عهد جديد تُستخدم فيه الطرق الذكية وأحدث التقنيات لإصدار الفواتير الضريبية بشكل رقمي، “إصدار الفواتير الإلكترونية”، وذلك عبر مجموعة من الخطوات التي أعلنت عنها بشكل تفصيلي.

كانت أول خطوات تفعيل القرار هو تطبيقه على مجموعة كبار الممولين وضمهم إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية، وقسمتهم المصلحة إلى مراحل ثلاث.

شملت المرحلة الأولى 134 شركة مع تحديد تاريخ 15 نوفمبر 2020 لبدء العمل على المنظومة

فيما شملت المرحلة الثانية 347 شركة مع تحديد تاريخ 15 فبراير 2021 لبدء إصدار الفواتير الإلكترونية

وجاءت المرحلة الثالثة من مجموعة كبار الممولين لتشمل باقي الشركات والتي وجب عليها بدء العمل في موعد لا يتعدى تاريخ 15 مايو 2021

العتّال بين الماضي الورقي والمستقبل الضبابي

 

اسمٌ له تاريخ في صناعة وتجارة الحديد والصلب، وأحد أكبر التجار المشهورين بحضور قوي في السوق المصري.

وبصفته واحدًا من مجموعة كبار الممولين الذين صنفتهم المصلحة ضمن المرحلة الثالثة وجد العتّال نفسه أمام تحدٍ كبير وخط زمني لا يجب أن يتخطاه إلا وقد بدأ بالفعل بإصدار فواتيره الضريبية بشكل رقمي.

سنواتٌ من التعامل الورقي مع الضرائب ثم ضرورة الإصدار الرقمي بعد أسابيع قليلة!

هكذا وجد العتّال نفسه أمام تحدٍ كبير للبدء سريعًا في اتخاذ الخطوات اللازمة حتى لا يتفاجأ بالموعد المحدد وتحدث الأزمة!

• التسجيل الإلكتروني داخل المنظومة
• الحصول على التوقيع الإلكتروني من الجهات المختصة
• التكامل مع برنامج لتخطيط موارد المؤسسة

خطواتٌ إرشادية قامت بتحديدها مصلحة الضرائب لتساعد أصحاب الشركات في تنفيذ المطلوب، وبالفعل بدأ العتّال خطوته الأولى وهي السعي في الحصول على التوقيع الإلكتروني :اقرأ أيضًا “كل ما تريد معرفته عن المستندات والتوقيع الإلكتروني داخل منظومة الفاتورة الإلكتروني“

وبعد ذلك بدأ البحث عن برنامج لتخطيط موارد المؤسسة لإتمام عملية التكامل مع المنظومة وتولي مهمة إصدار الفواتير الإلكترونية للعتّال بشكل كامل، ووقع اختياره على “إدارة”

 

جاهزية “إدارة” لإجراء التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

منذ إعلان مصلحة الضرائب عن بداية عصر جديد لإصدار الفواتير باستخدام التقنيات الحديثة ويعتمد بشكل أساسي على التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة، أخذت “إدارة” موقعها من الحدث؛ فقامت بكتابة العديد من المقالات التوعوية حول كل ما يتعلق بالفاتورة الإلكترونية كذلك بدأ مطورو “إدارة” في تصميم قسم خاص بالفاتورة الإلكترونية داخل البرنامج والقيام بعمل التحديثات المستمرة التي تجعل من تجربة المستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام “إدارة” أمرًا سلسًا مع متابعة كل جديد تصدره مصلحة الضرائب ومواكبة هذا الجديد بالتعلم والتطوير المستمر لـ”إدارة”.

يقول أحمد فوزي -مدير تطوير الأعمال لدى إدراك-: “تعددت التحديات المتعلقة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية وعملية التحول الرقمي، فقلة المعلومات التقنية عن كيفية التكامل كان أحد أكبر هذه التحديات، وللتغلب عليها قمنا بنشر الكثير من المعلومات حول منظومة الفاتورة الإلكترونية لمساعدة الشركات على الفهم بشكل صحيح، كما قمنا بإجراء هذا التحول لبعض عملائنا بشكل ناجح مما حقق لنا المزيد من الخبرة العملية”

سباقٌ مع الزمن

عملية التحول المفاجئ من استخدام الأساليب التقليدية لاستخدام البرامج السحابية في إصدار الفواتير يعني حدوث تغيير جذري في طريقة العمل، كما يستدعي أيضًا تأهيل وتدريب جميع العاملين بالمؤسسة لفهم هذه الأدوات الجديدة والتعامل معها.

كان هذا هو الوضع القائم داخل شركة العتّال وزاد عليه اقتراب التاريخ المحدد لإصدار الفواتير الإلكترونية للمرحلة الثالثة وموافقة هذا التاريخ لإجازة عيد الفطر. كل هذا من شأنه أن يسبب الكثير من الضغط للشركة والبرنامج الذي سيتم العمل به.

وبالفعل تم التواصل مع “إدارة” وشرح كافة التفاصيل بين الطرفين وبدأ العمل، ولتحقيق الإنجاز والبدء بإصدار الفواتير قبل الموعد المحدد تجنبًا للمسائلة القانونية قرر الطرفان الإسراع في اتخاذ الخطوات اللازمة لإنهاء عملية التكامل.

رحلة العتّال مع “إدارة” لإصدار الفواتير الإلكترونية

من طرف العتّال تم الانتهاء من استخراج التوقيع الإلكتروني الخاص بهم ثم بدأت “إدارة” عملية تكويد الأصناف لتسجيلها على المنظومة.

سلّم المسؤولون داخل العتّال لـ “إدارة” ملفًا بجميع الأصناف لتبدأ “إدارة” بالتواصل مع شركة GS1 للحصول على الأكواد الخاصة بكل صنف، وبعد الانتهاء تم تسجيل كافة الأصناف على الموقع بنجاح، وخلال مدة لم تتجاوز الأسبوعين تسلمت “إدارة” إشعارًا من مصلحة الضرائب بالموافقة على الأصناف المُسجلة بأكوادها.

تم الحصول على التوقيع الإلكتروني

تم التسجيل على المنظومة

تم التكامل مع برنامج لتخطيط موارد المؤسسة

تمت عملية تكويد الأصناف وتسجيلها وكذلك تكويد العميل داخل “إدارة“

وأخيرًا؛ أصدر العتّال أول فاتورة إلكترونية له باستخدام إدارة”

يقول مدير الحسابات في شركة العتّال: “كان تطبيق الفاتورة الإلكترونية بالنسبة لنا أمرًا مبهمًا تمامًا، ساعدتنا “إدارة” في فك هذا الإبهام وساعدونا في كل خطوة لإتمام عملية التحول الرقمي والنجاح في إصدار أول فاتورة إلكترونية لنا، واستمرت عملية الدعم والمتابعة حتى استقر العمل على المنظومة”

وهكذا اكتملت عملية إصدار الفواتير الإلكترونية داخل العتال وتتابعت، وترتبط كل فاتورة يتم إصدارها وإرسالها للمصلحة بالكثير من الجهد من ناحية إدارة سواء في العمل أو الدعم أو تحسين الخدمة بشكل مستمر والحرص على الوصول لمرحلة استقرار العميل بشكل كامل.

 

اقرأ أيضاً في مدونة إدارة: كل ما يتعلق بإصدار الفواتير الإلكترونية