كيفية اختيار برنامج ERP مناسب لسلاسل السوبر ماركت

تبعًا لإحصائيات Gartner، تفشل أكثر من 70% من محاولات تنفيذ أنظمة ERP في تحقيق أهدافها الأساسية، فيما ينتهي 25% منها بفشل كارثي، وذلك بسبب عدم التوافق بين أهداف النظام واحتياجات العمل الفعلية، إضافة إلى ضعف التخطيط وسوء إدارة التغيير أثناء التنفيذ.

لذلك، عند اختيار نظام ERP لسلاسل السوبر ماركت، فمن المهم التأكد من أن النظام يتماشى مع استراتيجيات الشركة واحتياجاتها الفعلية.

وفي هذا المقال، نستعرض كيفية اختيار النظام المناسب الذي يساعد في تحسين الكفاءة، وتلبية احتياجات السوبر ماركت.

كيف تختار برنامج ERP مناسب لسلاسل السوبر ماركت

اختيار برنامج ERP مناسب لسلاسل السوبر ماركت هو خطوة حاسمة في تحسين العمليات اليومية وزيادة الكفاءة، لذا تحتاج إلى اتباع بعض الخطوات التي تسهل عليك الاختيار، وهي:

تحديد احتياجات السوبر ماركت

هل تدير سوبر ماركت صغيرًا بعلامة تجارية واحدة؟ أم أنك تخطط للتوسع ولديك فروع متعددة؟ هل تحتاج إلى تتبع المخزون بدقة عالية بسبب تنوع المنتجات أم تتعامل مع أصناف محدودة؟

قبل أن تبدأ في البحث عن برنامج ERP، من الضروري أن تعرف تمامًا ما تحتاج إليه، فكل سوبر ماركت لديه متطلبات مختلفة، فاختيار النظام يبدأ دائمًا بتقييم الوضع الحالي للسوبر ماركت وتحديد أولوياتك.

فمثلًا، إذا كنت تدير سوبر ماركت صغيرًا، فأنت لا تحتاج ERP يدير الفروع المختلفة أو يتيح لك تتبع المخزون في الوقت الفعلي عبر جميع الفروع، بل يمكنك أن تكتفي بنقطة بيع POS لتسهيل البيع.

أما إذا كان لديك سوبر ماركت متوسط أو كبير، وتمتلك فروعًا له ففي هذه الحالة لا بد من الاستعانة بنظام ERP سحابي يمكنك من ربط الفروع في نظام مركزي واحد، ويحتوي على ميزات إضافية مثل إدارة فروع متعددة، إدارة حسابات الموردين، إدارة الموظفين، وإعداد تقارير مالية مفصلة.

معرفة الميزات الأساسية التي يجب أن يوفرها الـ ERP لسلاسل السوبر ماركت

بعد تحديد احتياجاتك، يجب أن تنتقل إلى معرفة الميزات الأساسية التي يجب أن يوفرها برنامج ERP لسلاسل السوبر ماركت، وتتمثل أبرز تلك الميزات في:

إدارة المخزون

لا بد وأن يكون البرنامج قادرًا على تتبع الكميات المتاحة من كل منتج في الوقت الفعلي، فمع تزايد الأصناف وتعددها، تزداد أهمية تتبع المنتجات، والتأكد من توافرها.

إلى جانب ذلك، يجب أن يوفر البرنامج إشعارات تنبيه عند نقص المخزون أو قرب انتهاء الصلاحية لبعض المنتجات.

إدارة المبيعات

تعد عملية إدارة المبيعات أحد الأجزاء الأساسية في سلاسل السوبر ماركت، إذ يجب أن يتكامل البرنامج مع نظام نقاط البيع (POS) بحيث يتم تحديث بيانات المبيعات بشكل مباشر مع حركة المخزون، مما يساعدك في الحصول على رؤى فورية حول الأداء اليومي، بالإضافة إلى القدرة على تتبع العروض والخصومات المقدمة للعملاء.

إدارة الحسابات

يجب أن يقدم البرنامج حلولًا محاسبية متكاملة، فمن خلال ربط المبيعات بنظام الحسابات تستطيع تتبع الإيرادات والنفقات، وتحليل الأرباح والخسائر بشكل دوري.

ويجب أن يتيح لك البرنامج إعداد تقارير مالية دقيقة تسهل اتخاذ القرارات المالية المستقبلية.

اقرأ أيضًا: كيفية إدارة حسابات السوبر ماركت و 11 نصيحة تساعدك على النجاح

إدارة الموردين والمشتريات

تتعامل سلاسل السوبر ماركت مع عدد من الموردين، ولذلك يجب أن يوفر البرنامج أدوات لإدارة علاقات الموردين بشكل فعال.

ومن خلال تتبع المشتريات من الموردين، ستكون لديك القدرة على مراقبة الفواتير، وتوقيت الدفع، وأوقات التوريد، مما يضمن عدم حدوث نقص في المنتجات، وتحسين إدارة النقدية.

التقارير والتحليلات

يجب أن يكون النظام قادرًا على تقديم تقارير تحليلية دقيقة تساعدك في اتخاذ قرارات استراتيجية، على أن تشمل هذه التقارير تحليل المبيعات، وإدارة التكاليف، وتحليل الأرباح والخسائر.

وجود نظام لتلقي طلبات العملاء

يجب أن يدعم برنامج الـ ERP نظام تلقي طلبات العملاء الخاصة بالتوصيل، وتتبع الطلبات من لحظة استلامها وحتى توصيلها، مع تحديث بيانات المخزون والمبيعات تلقائيًا.

على أن يساعد في إدارة بيانات العملاء، مثل العناوين المفضلة وسجل الطلبات، لتحسين تجربة العملاء، وزيادة ولائهم.

الاهتمام بمستوى الأمان

يعد الأمان من العوامل الأساسية عند اختيار برنامج ERP لسلاسل السوبر ماركت، إذ يتعامل مع بيانات حساسة مثل معلومات العملاء والمعاملات المالية.

لذا تأكد من أن النظام يوفر:

• إعداد صلاحيات الوصول لتحديد من يمكنه الاطلاع على البيانات وتنفيذ المهام.
• النسخ الاحتياطي المنتظم لضمان استعادة البيانات في حال حدوث أي مشكلة.
• تحديثات الأمان المستمرة لحماية النظام من التهديدات الجديدة.
• التشفير المتقدم لحماية البيانات أثناء النقل والتخزين.

مراجعة التكلفة

تختلف تكلفة برنامج الـ ERP بناءً على نوع النظام الذي تختاره، فإذا اخترت نظامًا جاهزًا، ستكون التكلفة واضحة ومحددة، إذ تدفع مبلغًا ثابتًا مقابل التراخيص والميزات الأساسية دون الحاجة إلى دفع تكاليف إضافية على المدى الطويل سوى رسوم الصيانة.

أما إذا اخترت نظامًا مفتوحًا أو قابلًا للتخصيص، فستحتاج إلى تكبد مصروفات إضافية لكتابة الكود، وتنفيذ التخصيصات، وما إلى ذلك.

اقرأ أيضًا: تكاليف مخفية لا بد من معرفتها قبل اقتناء تلك الأنظمة

التأكد من وجود دعم فني مستمر

حتى لو كان النظام يعمل بشكل جيد في البداية، فبالطبع ستحتاج إلى المزيد من الاستفسارات مع الوقت. لذلك، يجب التأكد من أن مزود البرنامج يوفر خدمة دعم فني سريع وفعال يمكن الوصول إليها بسهولة، على أن يشمل توفير قنوات متعددة للتواصل مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى تحديثات وصيانة دورية للنظام لضمان استمراريته وكفاءته.

استعن بـ “إدارة” لإدارة سلاسل السوبر ماركت

“إدارة” هو برنامج محاسبي سحابي يساعد على تحسين الكفاءة وتسهيل العمليات، بدءًا من تتبع المخزون وتنظيم المشتريات وصولاً إلى مراقبة المبيعات وحسابات الأرباح.

إلى جانب ذلك، يعمل “إدارة” على تنظيم العمليات بحيث يمكن تتبع وتحليل أداء سلاسل السوبر ماركت بشكل أفضل، سواء من حيث المنتجات الأكثر مبيعًا أو مستوى المخزون المتاح، ويتيح لك دمج بيانات المبيعات مع الحسابات المالية، مما يسهل إعداد التقارير المالية الدقيقة.

وأخيرًا، يتطلب اختيار برنامج ERP مناسب لسلاسل السوبر ماركت تحديد الاحتياجات بدقة، ومن ثم البحث عن البرامج التي توفر تلك الاحتياجات.

ومن الضروري اختيار نظام يتوافق مع استراتيجيات العمل، ويقدم ميزات أساسية لتسهيل سير العمل، ومكنك الاستعانة بـ “إدارة” كحل محاسبي شامل يساعدك على إتمام عملك بكفاءة وفعالية.

للمزيد من التفاصيل، لا تتردد في التواصل معنا.