برامج تخطيط موارد المؤسسة “ERP” ليست مجرد أدوات تتحكم ظاهريًا في إدارة الموارد الموجودة بالمؤسسة، كما لا يقتصر عملها على مجرد المراقبة والتطوير دون أن يكون لها أثر عميق في جميع تفاصيل العمل وما يتعلق به. برامج ال ERP على حقيقتها أنطمة تُسهّل تدفق البيانات بين أقسام العمل جميعًا مما يشكل عاملًا مهمًا في توفير الوقت والجهد، وبطبيعة الحال توفير التكلفة على المؤسسات وأصحاب الأعمال؛ إذن فقد أصبحت برامج تخطيط موارد المؤسسة أداة ضرورية لقيام الأعمال وليست مجرد رفاهية.

 

وبالرغم من اقتناع رواد الأعمال بهذه الحقيقة نجد أن كثيرًا من أصحاب الشركات يرفض الانتقال إلى برامج الـ ERP بالرغم من فاعليتها وبالرغم من تطبيق الشركات المنافسة لها وتحقيق العديد من النجاحات من خلالها، سواء في زيادة الإنتاجية أو تحقيق المزيد من الأرباح.

الأسباب الشائعة التي تمنع بعض الشركات من الانتقال للبرامج السحابية

1- تكلفة البرنامج

2- صعوبة تطبيق البرنامج وفي بعض الأحيان فشله

3- الوقت المبذول في تطبيق البرنامج

 

أولًا: تكلفة برامج ال ERP

التكلفة الخاصة بتطبيق برامج الـ ERP مرتفعة وتتفاوت قيمتها تبعًا للبرنامج الذي تم اختياره. تبلغ قيمة بعض البرامج مئات الآلاف أو حتى الملايين، وقد تدفع هذه المبالغ المرتفعة بعض الشركات -خصوصًا الصغيرة منها- إلى التخلي عن الفكرة قبل حتى مناقشتها أو عمل دراسة جدوى،

فما الذي يدفع شركة ناشئة أو صغيرة الحجم إلى الاشتراك في برنامج تصل قيمته لهذا الحدّ مع نتائج غير مؤكدة وعدد من الأسئلة التي لا إجابة عليها إلا بالعمل ثم رؤية مردود ذلك العمل، ولكن برامج الـ ERP مثلها مثل أي استثمار، يحتاج إلى التفكير والتخطيط ووضع جميع الاحتمالات.

حدّد العوامل التي تدفع شركتك إلى الاستثمار في أحد هذه البرامج، وهل هذه العوامل مهمة بالقدر الذي يدفعك للاستثمار في برامج الـ ERP أم لا! ولا تنس أن العائد الأكبر لهذا الاستثمار هو “توفير الوقت” فالبرامج السحابية لا تعطيك المال مباشرةً، ولكن توفر لك الوقت المُهدر في كثير من المعاملات أو الإدخالات اليدوية أو العمليات التي تتم باستخدام أدوات بدائية، مما يعطي فريقك وقتًا للقيام بعمليات أهم تساهم في رفع الإنتاج ومن ثم زيادة أرباح المؤسسة.

 

الأمر هنا أشبه بشراء سيارة لتوفير وقتك الضائع في وسائل المواصلات اليومية مما يعطيك مساحة أكبر لإنجاز الكثير من الأعمال في يومك، هكذا الحال في برامج الـ ERP، فما يتم إنجازه في أسبوع ينتهي في يوم باستخدامها!

ثانيًا: صعوبة تطبيق برامج ال ERP أو فشلها

يرجع السبب الرئيسي في صعوبة تطبيق برامج الـ ERP إلى إهمال بعض العوامل الهامة التي تساهم مراعاتها في جعل عملية التشغيل أسهل وأبعد عن الفشل.

هذه العوامل هي:

• التخصص

برامج ال ERP معقدة، وبها قاعدة بيانات حساسة تتحكم في جميع أقسام المؤسسة وتربط بعضها ببعض، كما تدعم تطبيقات المؤسسة كلها مع القدرة على التكامل معها، كل هذا من شأنه أن يدعو أصحاب الشركات لاختيار متخصصين ليقوموا بعملية تشغيل البرنامج لضمان التطبيق الصحيح من البداية والقدرة على حل المشكلات إن وُجدت.

 

• توقعات المؤسسة من البرنامج

قبل اختيار الشركة برنامج ERP للعمل عليه، ومع كثرة الخيارات الموجودة في سوق البرمجيات يجب على الشركة أن تحدد بالضبط احتياجاتها ومتطلباتها في البرنامج الذي تريد، وبناءً على هذه الاحتياجات وتلك المتطلبات تنطلق رحلة البحث عن البرنامج المناسب مع الموازنة بين العوامل الأخرى التي يفرضها الواقع؛ كالتكلفة وتفاصيل التشغيل ومرونة البرنامج، تقلل كل هذه الاعتبارات من نسبة فشل البرنامج عند تطبيقه.

 

• اختيار الشريك المناسب

نتيجة منطقية للعاملَين السابقَين هو “اختيار الشريك المناسب” الذي يمتلك الخبرة الكافية الناتجة عن مجموعة من التجارب السابقة التي تؤهله لمساعدتك في اختيار البرنامج المناسب وتشغيله والتغلب على صعوبات عملية التشغيل ومتابعة سير عملك على البرنامج حتى انتظامه وتقديم الدعم الدائم عند حدوث أي مشكلة طارئة.

ثالثًا: الوقت المبذول في التطبيق

عند اختيار برنامج ERP تحدث عملية تغيير شاملة للنظام الموجود في الشركة بالفعل ليتم استبداله بنظام جديد له مواصفات خاصة، لذا فمن الطبيعي أن يحتاج الاستثمار في برامج الERP بعض الوقت؛ حيث يستغرق تنظيم الأقسام وربطها ببعضها البعض ووضع خطة العمل المناسبة للشركة وتدريب المستخدمين على البرنامج الكثير من الوقت.

من الصعب أن تختفي مشكلة الوقت بشكل كلي، ولكن يمكن اتخاذ بعض الخطوات التي تساهم في تقليل الوقت، كالاستعانة بالمتخصصين أصحاب الخبرة السابقة وتهيئة المستخدمين عبر الدورات العملية التي تتضمن شرح البرنامج بالتفصيل وكيفية التعامل معه.

تساهم برامج ال ERP في رفع فاعلية العمل بشكل كبير؛ فهي تعمل في الوقت الصحيح وتشير دومًا إلى ما يجري في شركتك في نفس الوقت وتوفر لك إمكانية متابعة العمل في أي وقت ومن أي مكان، كما تفسح المجال للمديرين لتتبع مدى نجاح الفرد أو ما يقابله من عقبات، وتوفر تصور خاص بأفضل الممارسات التي ينبغي تطبيقها، وكل هذا بالطبع يعود بالنفع على المؤسسة.

لمعرفة المزيد عن برامج ال ERP اقرأ ايضا في مدونة إدارة: برامج ال ERP وتأثيرها على نشاطك التجاري