في مكان بعيد ناءٍ جدًا عن المدينة توقفت سيارة فلان حيث لا بشر ولا حضر، قبل أن تسافر بعيدًا بسيارتك ربما يكون ذلك أفظع كابوس يمكن أن يحدث لك، فتقرر لا إراديًا قبل السفر، أن تفتح غطاء محرك السيارة وتتأكد من سلامة أجزائها، وتختار أن تقوم ببعض أعمال الصيانة الوقائية بنفسك أو نقلها إلى مكان إصلاح السيارات للانطلاق بسلام، قد تكون تلك النظرة على المحرك لا تقدر بثمن؛ ولكن ما علاقة ذلك ببرامج إدارة الأعمال؟

يتضمن عالم التجارة من الكوابيس ما هو أكثر رعبًا من تعطل السيارة فحاجة صاحب العمل لتفقد الأرقام والأعمال قد تفوق حاجة صاحبنا!
وهو ما تقوم به أنظمة الـ ERP -تخطيط موارد المؤسسات- وظيفتها الأولى تزويدك برؤية غنية وتفصيلية لنشاط مؤسستك وإذا كانت مدعمة بأنظمة السحابة فيمكنك الولوج إلى هذه البيانات فى أي وقت ومن أي جهاز.

على عينك يا تاجر

لكن ما الذي تعنيه بالضبط أنظمة تخطيط موارد المؤسسة الـ (ERP)؟

تم تصميم تلك البرامج لتجميع وتنظيم وتفسير البيانات من مجموعة متنوعة من الأنشطة التجارية بما في ذلك: (علاقات العملاء والموردين والمشتريات والمخزون والحسابات والمبيعات والتصنيع والموارد البشرية) وبدونها يكون الجزء الأكبر من بياناتك دون سياق أو اتصال.
ما الذي يحتاجه صاحب العمل أكثر من ذلك؟ القدرة على قراءة بياناتك وتكوين رؤية مُفصّلة عنها تساعدك على اتخاذ قرار أفضل لشركتك وتكوين نجاحات هائلة تعتمد على استغلالك لهذه الميزة بشكل فعال لتقدم كل طاقتها ووعودها لك. يمكن القول مع تزايد نسبة الاستثمار والإنفاق العالمي لهذه البرمجيات أن مشاكل حجب البيانات فى طريقها إلى الاندثار والتي تحدث غالبا بسبب الانتماء الإدارى أو الهيكل التنظيمى أو الإحجام البشرى عن المشاركة، إلى جانب تقليص الفرص أمام التجاوزات المالية؛ الـ ERP هو المفتاح لذلك.
غالبًا ما يتم عرض البيانات المجمعة في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في لوحة تحكم يُمكن لصانعي القرار استخدامها لمراقبة أعمالهم وإدارتها وإذا كانت مبنية على السحابة كما في “إدارة” فيمكنك إدارة بياناتك في أي وقت ومن أي مكان.

أهمية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات

المرونة التى تقدمها هذه الأنظمة تسمح لصناع القرار باتخاذ قرارات أفضل لأعمالهم مبنية على الأرقام كما تمكنهم من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسي (KPIs).
ويبرز هنا هدف الاستثمار الأكبر وهو توفير الوقت والمال، ووفقًا لـ IQMS فإن الزيادة فى النمو تصل لنسبة 60٪ وتقليل تكاليف الصيانة تصل لأكثر من 70٪ وخفض تكاليف الشحن تصل لنسبة 95٪ تقريبًا.
يمكن وضع خطوط رئيسية حول وظيفة الـERP وكيف يمكنها أن تساعد الشركات :-
1. تسهيل عملية تتبع المبيعات والمخزون بدقة.
2. تسريع عملية التواصل بين الموظفين ومختلف الإدارات.
3. تأمين جميع البيانات من مكان واحد.
4. القضاء على برامج الـسوفت ووير ذوي الغرض الواحد مما يعنى توفير الوقت والمال.
5. إحلال الآلية في أداء بعض الوظائف محل العمل اليدوي مما يعني التسهيل على الموظفين أداء وظائفهم.

إذن كيف يمكن التعامل مع كل هذه المعطيات للتوصل لأفضل النتائج؟ وهل كل نُظم الـ ERP مناسبة لكل الشركات؟ وإذا لم يكن كذلك فكيف اختار نظام ERP يناسب عملي؟

يقول “نيك وينكلر” أحد المساهمين في مدونة Shopify Plus “قد يكون من المفيد التفكير في تخطيط موارد المؤسسات على ثلاثة مستويات عند محاولة مطابقة حلول البرامج مع الاحتياجات الفردية لمؤسستك.

هل ستستخدم نظام الـ ERP as a system كحل منفرد يُعتمد عليه لسد جميع احتياجات برامج المؤسسة؟
أم سيستخدم كمكمل ERP as a supplement يمكن دمجه مع البرامج الحالية؟ أوERP as modules كوحدات أو مجموعات من البرامج ذات الصلة (التسويق / المبيعات أو المالية / المحاسبة)، والتي يمكن استخدامها لوظائف الأعمال الهامة في المهمة؛ ولكنها تتكامل أيضًا مع البرامج الحالية التي قد تكون منفصلة أو تمتلك مستوى مختلفًا من التطور أو التركيز.
يَكْمن اختيارك لنظام ERP مناسب، من خلال فهم احتياجات مؤسستك بشكل صحيح وتقييم الأنظمة المنافسة جنبا إلى جنب بشكل ملائم.

فيما يلي ستة أمور يجب أن تضعها فى اعتبارك عند تحولك للـ ERP:-

أولًا: ما هي أهدافك وما هي المشكلات التي تسعى لحلها؟

إنّ التركيز على وضع أهداف محددة يساعدك فى الوصول للمتطلبات الضيقة التي يجب أن يفي بها الـ ERP، وكذلك يحميك من التأثر السلبي لتسويق البائعين.
اعلم على وجه الدقة عدد المستخدمين المخول لهم استخدامه وهل يدعم البرنامج Multiuser access استخدام أكثر من شخص وما قيمته؟، وإذا كنتَ تمتلك أكثر من نشاط تجاري واحد فإنه يفضل أن تستخدم نظام يعتمد على Multiple-business support، كذلك إذا كنت تريد متابعة أعمالك في أي وقت ومن أي جهاز فلا بد أن تختار النظم المدعمة بسحابة، والتى تسمح بالوصول إلى البيانات من خلال الهواتف المحمولة.

تقول الكاتبة “لوري فيربانكس” كما يقدم العديد التطبيقات النقالة لمساعدتك على مراقبة المعلومات الأساسية وإنجاز المهام الأساسية أثناء التنقل. يقدم البعض تطبيقات منفصلة للموظفين لديهم ميزات محدودة، مثل تتبع الوقت وتقديم إيصالات النفقات.

تختلف إمكانيات تطبيقات الجوّال من برنامج لآخر، لذلك إذا كانت هذه ميزة مهمة بالنسبة لك فستحتاج إلى التأكد من أن المنتج يحتوي على الخصائص التي تحتاج إليها، كما ستحتاج إلى التأكد من أنه يعمل على النظام الأساسي المفضل لديك لأن البعض متوافق فقط مع نظام iOS ويمكن استخدام الآخرين مع الساعات الذكية بالإضافة إلى الهواتف والأجهزة اللوحية.

ثانياً : قياس عائد الاستثمار
يواجه الكثيرين صعوبة عند قياس عائد الاستثمار؛ لكن لحسن الحظ فإن وضع أهداف محددة لما ترنو الوصول إليه سيسّهل عليك هذا الأمر. يمكنك ذلك عن طريق ضبط الهدف بنسبة مئوية خلال فترة زمنية محددة مثل “زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة 30% خلال 4 شهور أو تقليل الإنفاق على الشحن بنسبة 50% خلال 6 شهور وهكذا”.

ثالثاً: العرض التوضيحي
يأتي ذلك بعد المرحلتين السابقتين. أنت الآن تعرف ما الذي تريده بالضبط، وقادر على الذهاب إلى مندوبي المبيعات ولديك أسئلة ومطالب، لتتعرف على المزايا وما يمكن أن يوفروه لك. والطريق الأسهل أن تقدم للبائعين أهدافك لتعرف مدى استجابتهم والتي تختبرهم أيضًا كشركاء.

رابعاً: التحقق من المراجع
من أكثر الأشياء إفادة هو الرجوع لشريك يشابهك وله علاقة مع البائع .. بالتأكيد قد لا يكون أحد منافسيك.
اسأله عن المشاكل التي واجهته، هل هناك تكاليف إضافية أو مفاجئة؟ التزام الطرف الثانى؟، ما هى الوعود التى لم يتم تنفيذها؟
تُفيدك معرفة كل هذه الأشياء عند وضعك لاستراتيجية التفاوض وقد تفيدك بالأساس في قرار أخذ الشراكة من هذه الشركة أو لا.

خامساً: التوصل للسعر الحقيقي
تتمحور التكلفة حول الصيانة والدعم والمصاريف المتكررة، بجانب التكلفة المقدمة. يجب أن تكون على علم واضح بكل المصاريف والقيم العائدة منها وذلك من خلال إجراء مناقشة شاملة، تضمن كل هذا لمنع المفاجآت وخيبات الأمل فى المستقبل.

سادساً: التحقق من مصداقية الموردين
من أكثر الأشياء قلقًا لأي شخص يريد شراء ERP هو أن يُفاجئ بأن خيارًا ما لم يعد متاحًا فى المستقبل، أو أن الشركة الموردة قد لا ترغب في دعم المنتجات التي حصل عليها.
لذا من المهم بمكان فهم استراتيجية الموردين والأهداف التي يسعون لتحقيقها. من يتحكم بالشركة وهل يسعون لبيعها؟ هل لدى البائع مستثمرون؟ وغيرها لتتمكن من تقييم قوتهم المالية وأهدافهم المستقبلية.

قد يبدو الأمر فى النهاية مليء بالتعقيدات والتخوفات؛ لكن بقياس القيمة العائدة فإن الأمر بالتأكيد يستحق أن تقتطع لأجله جزء من وقتك، لأن قرار تبنيك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، قرار يُؤخذ ليدوم ويستمر، والذي في قابل الأيام لن يكون رفاهية بل شيء أصيل تتعامل معه كل أنواع الشركات.
يقول نيك وينكلر”قرار اختيار ERP مناسب هو كقرار الزواج، من الأفضل أن تكون متأكدًا من أنك ستتفق معها على المدى الطويل، إما سعادة عامرة أو طلاق مرير”.

 

كيف تكسب ولاء العملاء حتى بعد خسارتهم ؟. اضغط للقراءة