استغلال مواردك بشكل جيد يعد من أهم العوامل التي تساعد على تطوير ونجاح المؤسسة، ولن تتمكن من تحقيق ذلك في ظل استنزاف تلك الموارد دون دراية، دعنا نوضح لك كيف.

كصاحب مكتبة، أخبرنا كم تستهلك عملية الجرد المخزني من وقت وجهد الموظفين؟ وكم تحتاج من الوقت لتتبع حركات الأصناف المكتبية؟ نعلم أن تلك العمليات تستنزف الكثير من موارد المؤسسة، لكن المشكلة لا تقتصر على ذلك فحسب، فالاعتماد بشكل أساسي على العامل البشري في إتمام تلك المهام يزيد من معدل الأخطاء التي تؤثر بالسلب على نجاح مؤسستك.

تلك المشكلات كانت دافعًا أساسيًا وراء تطوير برنامج إدارة المكتبات الذي يختصر طريقك الإداري والمحاسبي، ويجعلك قادرًا على تسخير مواردك بشكل فعال في سبيل تحقيق أهداف مؤسستك.

لنتعرف على تفاصيل رحلتك مع البرنامج.

أهم خصائص برنامج إدارة المكتبات المقدم من “إدارة”

مجال التجارة في الأدوات المكتبية واسع ومتعدد الأصناف؛ لذلك قمنا في “إدارة” بتوفير برنامج إدارة المكتبات الذي يمكنك من الإمساك بزمام الأمور والتحكم الكامل في كل تفاصيل العمل؛ إذ يساعدك على:

1- إنشاء باركود لكل صنف

يسهل وجود الباركود متابعة جميع حركات الصنف، ويمكن من الرجوع إليها في أي وقت، ولذلك فقد حرصنا في برنامج إدارة المكتبات على توفير خاصية إنشاء باركود للأصناف.

من خلال البرنامج تستطيع تصميم باركود داخلي لكل صنف على حدة وطباعته بكل سهولة، ويمكنك من خلاله الاستدلال على جميع البيانات المتعلقة بالصنف عن طريق الماسح الضوئي عند الحاجة إلى ذلك، وبالتالي تحافظ على تنظيم العمل.

2- إعداد تقرير حد إعادة الطلب ومعرفة النواقص

تتبع تواجد الأصناف في المخازن ومعرفة مدى الحاجة إلى إعادة طلبها من جديد أصبح أسهل من خلال برنامج إدارة المكتبات؛ إذ يمكنك البرنامج من معرفة جميع النواقص من صنف معين؛ وبالتالي تستطيع توفيرها في المخازن مرة أخرى.

بالإضافة إلى دوره الفعال في تلبية جميع احتياجات العميل، فبمجرد وصول كمية صنف معين داخل المخازن إلى الحد الأدنى سيصلك إشعار من خلال النظام، وبذلك تكون على استعداد تام لتوفير كل ما يحتاجه عملائك، مما يزيد من رضاهم الكامل عن مؤسستك.

3- إتاحة نظام التصديقات

يمكنك برنامج إدارة المكتبات -خاصةً في مجال التجارة بالجملة- من السماح لبعض الموظفين بالموافقة على العمليات المختلفة التي تتم داخل المخازن والمؤسسة اعتمادًا على الصلاحيات المعطاة لكلٍ منهم، وبذلك تستطيع التحكم بشكل كامل بكل العمليات الخاصة بمؤسستك وتحافظ على إنجاز العمل بشكل دقيق ومنظم.

4- تحديد شرائح الأسعار

تحتاج التجارة في الأدوات المكتبية بالجملة إلى تحديد شرائح الأسعار والخصومات المتعلقة بالأصناف؛ فعدم إلمام موظفي المبيعات بالسعر المخصص لكل عميل قد يعرضك لعدد من المشاكل التي تؤدي إلى انخفاض نسبة المبيعات.

تجنب تلك المشاكل عن طريق برنامج إدارة المكتبات؛ إذ يتيح لك تحديد شرائح أسعار نفس الصنف لكل عميل بشكل مختلف وتوفير نسبة خصومات مختلفة تبعًا لاحتياجات العمل، مما يلزم الموظف بالأسعار التي قمت بتحديدها ويمنعه من التغيير بها.

5- تسجيل الصنف بأكثر من لغة

يفضل أغلب مستخدمي البرامج المحاسبية مرونة الاختيار بين لغات متعددة عند تسجيل الأصناف على النظام، لذا طورنا في برنامج إدارة المكتبات استخدام أكثر من لغة في تسجيل بيانات الأصناف، وبالتالي تتمكن من تسجيل بيانات الأصناف بلغات متعددة تبعًا لمتطلبات العمل.

6- إعداد الصنف المجمع

يواجه أصحاب التجارة في الأدوات المكتبية صعوبة في تسجيل بيانات الأصناف نظرًا لتعدد ألوان ومواصفات الصنف الواحد، لكن مع “إدارة” ستتمكن من التغلب على تلك الصعوبة.

وفرنا في برنامج إدارة المكتبات خاصية “إعداد الصنف المجمع” التي تتيح لك تسجيل جميع بيانات الصنف من لون ومقاس وغيرهم على النظام مرة واحدة دون الحاجة إلى تكرار عملية التسجيل أكثر من مرة، من ثم يخفف النظام العبء على الموظفين، ويقلل من هدر الوقت والجهد.

7- تقديم الخصومات المحددة بفترة

يزداد إقبال العملاء على المكتبات دائمًا في فترة الاستعدادات للعام الدراسي، ويحرص أصحاب المكتبات على تقديم خصومات لتلك الفترة مع تقديم أعلى جودة كي يتم التنافس بقوة.

مع برنامج إدارة المكتبات تستطيع تقديم خصومات على أصناف معينة وربطها بفترة محددة، ومع انتهاء تلك الفترة تنتهي الخصومات بشكل تلقائي، ويكون لذلك تأثير إيجابي رضا العملاء الكامل، وبالطبع ينتج عنه اكتساب عملاء جدد.

8- التعامل بوحدات القياس المختلفة

تختلف وحدات القياس المستخدمة في بيع الأصناف عن المستخدمة في عمليات الشراء، ولذلك تحتاج إلى إضافة وحدات القياس بشكل مختلف في كل معاملة تتم داخل مؤسستك.

يساعدك برنامج إدارة المكتبات في التعامل مع جميع وحدات القياس المختلفة لنفس الصنف وتسجيلها على النظام سواء كان بوحدة الكرتونة أو القطعة، مما يحافظ على الدقة في تسجيل البيانات ويساعدك في تلافي العديد من الخسائر.

9- القيام بالجرد المخزني

يحافظ الجرد المخزني على إلمامك بجميع التفاصيل الخاصة بالمخزون، ولكن الطرق القديمة التي تعتمد على الجرد بشكل يدوي قد تتسبب في العديد من الأخطاء وبدورها تؤدي إلى خسائر عديدة.

لكن الأمر مختلف مع برنامج إدارة المكتبات؛ إذ يسمح لك البرنامج بإتمام عملية الجرد من خلاله ومقارنة المخزون الفعلي بالدفتري، وبدوره تستطيع القيام بالتسويات اللازمة، مما يجنبك أي تلاعب قد يحدث داخل المؤسسة ويحافظ على سير العمل بدقة.

10- إصدار تقرير أرصدة المخازن

يتيح لك برنامج إدارة المكتبات إصدار تقارير مفصلة عن أرصدة المخازن ومعرفة جميع الحركات التي تمت على كل صنف، مما يجعلك ملمًا بكل ما يدور في مؤسستك، ويزيد من معرفتك برصيد كل صنف داخل المخازن المختلفة، وبالتالي تستطيع اتخاذ القرارات المناسبة اعتمادًا على بيانات دقيقة.

اقرأ أيضًا: 6 مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة”.

11- إنشاء بطاقة الصنف

تعد بطاقة الصنف بمثابة كارت تعريفي له؛ إذ يمكنك من خلالها معرفة جميع البيانات الخاصة به (سعر – لون – موديل..) ومتابعة جميع الحركات التي تمت عليه بكل سهولة باستخدام الماسح الضوئي، وهو ما ستجده في برنامج إدارة المكتبات.

يسمح لك البرنامج بإنشاء بطاقة لكل صنف بشكل منفرد وتكويدها على النظام مع إضافة جميع البيانات التي تحتاج إليها، وبالتالي تستطيع استرجاع المعلومات المتعلقة به في أي وقت.

12- تقديم عروض المبيعات

تواجه معظم التجارات مشكلة في ركود أحد الأصناف داخل المخازن، مما يدفع أصحاب التجارات إلى إنشاء عروض وخصومات على تلك الأصناف لتحفيز العملاء على شرائها.

الأمر في غاية السهولة مع برنامج إدارة المكتبات؛ إذ يمكنك من خلاله تقديم عروض مبيعات على جميع الأصناف ذات معدل بيع منخفض وجذب العملاء لها، ورفع معدل الشراء، وبالتالي تتجنب العديد من الخسائر الناتجة عن ذلك.

13- تحديد مستهدف البيع

يختلف تحديد مستهدفات البيع في تجارة الأدوات المكتبية ما بين:

• مستهدف الفروع في حالة البيع بالتجزئة داخل المكتبات.
• مستهدف لمسئولي البيع في حالة البيع بالجملة.

يساعدك برنامج إدارة المكتبات في تحديد مستهدف البيع لكلا النوعين، بالإضافة إلى إمكانية تحديد أكثر من مستهدف بيع للمكان الواحد، وبالتالي تتحقق روح المنافسة بين الفروع والموظفين، مما يعود بالنفع على المؤسسة.

14- تحديد قوائم الأسعار

باستخدام خاصية تحديد قوائم الأسعار تستطيع تحديد شرائح أسعار الصنف الواحد بشكل منفصل لكل عميل وتقديم نسبة خصومات مختلفة لهم بناءً على متطلبات العمل، وبالتالي تتغلب على التأثير السلبي الناتج عن الخلط، إلى جانب المحافظة على جميع الأسس التي قمت بتحديدها.

15- إنشاء عروض الأسعار

يساعدك إنشاء ملف لكل عميل -يتضمن أسعار جميع الأصناف التي قام بطلبها- على تقديم أعلى جودة للعملاء، وزيادة ثقتهم خاصةً في مجال الجملة؛ إذ يمكنك من خلال برنامج إدارة المكتبات إنشاء عروض أسعار لكل عميل وتقديمها له، وبالتالي يتأكد العميل من دقة مؤسستك وحرصك الكامل على تقديم أفضل الخدمات.

16- إضافة التكلفة الاستيرادية

يتطلب القيام بجميع العمليات الحسابية المتعلقة بالتكلفة النهائية للمنتجات المستوردة من الخارج الكثير من الوقت والجهد نظرًا لصعوبتها، وهو ما يستدعي وجود برنامج إدارة المكتبات.

يمكنك البرنامج من إضافة جميع التكاليف الاستيرادية من تكاليف جمارك وشحن وغيرها على النظام بكل سهولة، بالإضافة إلى تحويل السعر بين العملة المصنعة للمنتج إلى عملة دولة المستورد، وبهذا تستطيع الحصول على إجمالي التكاليف وإضافتها على فاتورة البيع.

17- تغيير العملات بكل مرونة

تحتاج مؤسستك في حالة التعامل مع أصناف مستوردة إلى التعامل بعملات مختلفة عن العملة المحلية الخاصة بك، لذلك فقد وفرنا في برنامج إدارة المكتبات إمكانية التعامل مع جميع العملات بكل سهولة مع التغيير بينهم؛ إذ تستطيع تغيير معامل العملة الأجنبية بكل سهولة، وإعداد فواتير البيع والشراء اعتمادًا على العملة المتطلبة لذلك.

وبهذا ستتغلب على جميع المشاكل التي قد تواجهك بسبب صعوبة التحويل بين العملات وخاصةً في عمليات حساب تكاليف الاستيراد.

18- إعداد القوائم الختامية

تحديد الموقف المالي للمؤسسة بشكل دوري أهم ما يمكن القيام به لمتابعة العمل بكل كفاءة، ولهذا يساعدك برنامج إدارة المكتبات على إعداد القوائم الختامية.

تتمكن من خلال البرنامج في إعداد القوائم الختامية الذي يتضمن جميع القوائم المالية والميزانية والدخل والتدفقات المالية للمؤسسة، ويترتب على ذلك اتخاذ جميع الإجراءات المناسبة للشركة تبعًا لموقفها المالي.

19- متابعة دليل مراكز التكلفة

هل تمتلك مؤسستك أكثر من فرع لها؟ إذا كان الجواب “نعم” فبرنامج إدارة المكتبات هو الخيار الأمثل لتتمكن من متابعتها بشكل دائم، فباستخدامه تستطيع الإلمام بكل حركات البيع والشراء الخاصة بكل فرع، ومعرفة جميع الإيرادات والمصروفات الخاص به.

بالإضافة إلى معرفة إذا ما كان ذلك الفرع يجني أرباحًا أم لا، وبناءً على ذلك تستطيع القيام بما يتطلبه الأمر.

20- تعديل مجمع الأصناف

يحتاج الموظفون إلى بذل الكثير من الوقت والجهد في تعديل بيانات الأصناف عند الحاجة إلى ذلك؛ إذ يتطلب الأمر تعديل كل صنف بشكل منفرد، ولكن ماذا يحدث عند استخدام برنامج إدارة المكتبات؟

يتيح لك البرنامج تعديل بيانات الأصناف بشكل مجمع عن طريق خاصية تعديل مجمع الأصناف، وبضغطة زر واحدة تستطيع إتمام جميع التعديلات التي يتطلبها العمل، بالإضافة إلى إمكانية القيام بالتعديل على ملف Excel ثم رفعه على النظام، وبهذا ستوفر الكثير من الوقت والجهد المبذول للقيام بذلك.

مع وجود تلك الخصائص في برنامج إدارة المكتبات يصبح التحكم الكامل بكل ما يتعلق بحركة الأصناف والمخازن وعمليات البيع والشراء التي تتم داخل جميع فروع المؤسسة تحت سيطرتك الكاملة.

تواصل معنا الآن واحصل عليه..