من برنامج لا يرى المخزن إلى منظومة تراقب كل شيء: تجربة “المأمون” مع “إدارة”

في عالم يتغيّر كل يوم، تصبح التفاصيل أهم من أي وقت مضى. ولهذا، لم تكن رحلة “المأمون” مع “إدارة” مجرّد انتقال من نظام إلى آخر، بل كانت خطوة نابعة من رؤية واضحة: أن البنية الرقمية لا يجب أن تلاحق النمو، بل تواكبه وتدعمه.

ومن هنا بدأت القصة.

عن “المأمون“: 50 سنة من الخبرة والتنوّع

منذ عام 1971، نشأت مؤسسة رائدة في حلول الهندسة الإلكترونية والطاقة الذكية.

“المأمون” جمعت بين الخبرة والاستمرارية، وأصبحت وكيلًا وموزّعًا لأكثر من 40 شركة عالمية، بخمسة مجالات متكاملة: الإلكترونيات، الشبكات، أنظمة الحماية والتحكم، الاتصالات، والطاقة المتجددة.

التحدي كان واضحًا.. والحل بدأ بتوصية

رغم أن “المأمون” كانت تستخدم نظامًا محاسبيًا لتسجيل المعاملات المالية، إلا أن غياب دورة تشغيل حقيقية للمبيعات والمخزون كان واضحًا.

لم يكن هناك رؤية كاملة لحركة الأصناف، ولا وسيلة دقيقة لمتابعة كل تفاصيل العمليات اليومية — من أوامر البيع، وإلى تسعير وحدات القياس، وتوزيع التكاليف الاستيرادية. وكل ما ازداد حجم العمليات، زادت الحاجة إلى نظام يواكب الواقع بدلًا من الاكتفاء بالأرقام المحاسبية.

ومن هنا بدأت العلاقة مع “إدارة”، بناءً على توصية من أحد الشركاء المشغلين.

تشغيل مرن في وقت قياسي

استغرقت تجربة التشغيل أقل من شهرين، وشهدت تنفيذًا دقيقًا لواحد من أهم سيناريوهات البيع داخل فروع “المأمون”.

تم تفعيل الشكل المختلط بين الصرف التلقائي والدفع اليدوي – أو ما يُعرف بالـ “هاف أوتوماتيك” – بحيث يتم تسجيل صرف البضاعة فورًا، بينما يُسدد العميل لاحقًا عند الكاشير، تمامًا كما يحدث في الفروع الواقعية.

تم توظيف صفحة الدفع في “إدارة” لتنفيذ هذا السيناريو بسلاسة، بما يضمن سهولة المتابعة، ويمنح الفريق مرونة في التعامل مع الطلبات دون فقدان التحكم في دورة التحصيل.

تسعير مرن يناسب كل شريحة

في “المأمون”، تنوعت طرق البيع بين القطعة والعلبة والكرتونة، ومعها اختلفت شرائح العملاء بين مستهلكين وتجار. لهذا، تم تفعيل نظام وحدات القياس داخل “إدارة” بطريقة مرنة تدعم هذا التنوع، مع ربط كل وحدة بقواعد تسعير مخصصة، تضمن أن كل صنف يُباع بالسعر المناسب لشريحة العميل.

كما تم ربط كل عملية بيع بشرائح أسعار واضحة، مع خاصية منع البيع بأقل من الحد الأدنى للسعر “Minimum Price”، لضمان عدم الإضرار بالربحية أو التقييم السوقي للمنتجات.

بيانات منظمة وفواتير احترافية

على مستوى إدارة البيانات، تم تنظيم البيانات الرئيسية الخاصة بالأصناف، ومنع تكرار الاسم أو الكود أو الـ Part Number، بما يحافظ على دقة البيانات ويسهّل التعامل معها عند التوسع أو المراجعة.

وفي الوقت نفسه، تم تحسين تصميم الفواتير وطباعتها لتشمل عناصر مهمة مثل كود الصنف وضريبة الأرباح التجارية والصناعية، مما ساعد على تسهيل عملية المراجعة الداخلية ومنح مظهر أكثر احترافية للعميل النهائي.

رقابة أدق على المخزون والتكاليف

مع اعتماد “المأمون” على الاستيراد، كان من الضروري توزيع التكاليف بدقة على أوامر الشراء، وهو ما أتاحه “إدارة” من خلال خصائص متقدمة تُظهر تكلفة الصنف الحقيقية بناءً على ما تحمّله من مصاريف.

كما تم دعم عمليات الجرد والرقابة على المخزون بإمكانية التعامل مع أكثر من وحدة قياس داخل المخزن الواحد، إلى جانب عرض أرصدة المخازن بصورة تفصيلية، ما عزز من دقة عمليات الجرد وسهّل عملية الرقابة الدورية بشكل كبير.

تحول رقمي يبدأ من الاحتياج.. ويمتد إلى المستقبل

لم تكن تجربة “المأمون” مع “إدارة” مجرد انتقال إلى نظام جديد، بل كانت رحلة واعية لإعادة بناء طريقة العمل من الأساس.

تحوّلت المؤسسة من الاعتماد على برامج جزئية إلى منظومة مترابطة تُدار من نقطة مركزية واحدة، حيث تتكامل العمليات اليومية — من البيع والمخزون إلى الحسابات والتقارير — في دورة واحدة منضبطة.

كل تطوير تم بناءً على طلب حقيقي من أرض الواقع، وكل ميزة أضيفت كانت استجابة دقيقة لاحتياج واضح.

ومع هذه البنية الرقمية المتكاملة، أصبحت “المأمون” اليوم أكثر جاهزية للمستقبل، قادرة على التوسّع بثقة، ومواكبة التغيّر بثبات، دون أن تفقد السيطرة على التفاصيل.