خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، والتأكد من التشغيل الفعلي

يختلف تشغيل “إدارة” في حالة الربط بين إدارة والمتجر الإلكتروني عن التشغيل التقليدي للعملاء الذين يمتلكون فروعًا على الأرض فقط.

فعندما نتحدث عن الربط مع المتجر الإلكتروني، يجب على الشريك المشغل مراعاة مجموعة من الخطوات والإجراءات الخاصة، إذ تتطلب إدارة البيانات، وتكامل الأنظمة منهجية دقيقة تتماشى مع طبيعة العمل الرقمي.

وفي هذا المقال نستعرض لك خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر الإلكتروني، وكيفية التأكد من التشغيل الفعلي.

خطوات تجهيز “إدارة” للربط مع المتجر، والتأكد من التشغيل الفعلي

تمر عملية الربط بالمتاجر الإلكترونية بمجموعة من الخطوات، لكن يجب أولًا معرفة هل العميل يريد الربط مع مخزن واحد أم أكثر من مخزن، لمعرفة هل ستحتاج إلى إنشاء فروع مبيعات أم لا، ويمكنك معرفة تلك المعلومة أثناء عمل الـ Site Survey.

أما عن الخطوات فتتمثل في:

أولًا: تنظيف البيانات (Data Cleaning)

وهي عملية أساسية في تجهيز البيانات الأولية، يتم بها إزالة الأخطاء والمعلومات غير المكتلمة، وغير الصحيحة، أو تعديلها، بالإضافة إلى إزالة التكرارات، والتأكد من ملائمة البيانات، وصحتها.

تبدأ عملية الربط بتحليل دقيق للبيانات الموجودة على المتجر الإلكتروني، إذ تختلف معايير إدخال البيانات في “إدارة” عن بعض الأنظمة الأخرى، وبالتالي لا بد من التوافق بين البيانات، ومن هنا تظهر أربعة حالات مختلفة في هذه المرحلة، وهي كالتالي:

1- إذا كان العميل سيبدأ عمله باستخدام “إدارة”، والمتجر الإلكتروني في نفس الوقت

هذه هي الحالة الأسهل بين الأربعة، لأن العميل سيبدأ باستخدام “إدارة” إلى جانب المتجر الخاص به منذ بداية معاملاته التجارية، وبالتالي تسهل عملية تطابق البيانات.

ملحوظة: تتم عملية التطابق بشكل أساسي عن طريق بعض البيانات الأساسية مثل: أسماء الأصناف – الأكواد – الأسعار.

2- إذا كان العميل يستخدم “إدارة”، ويريد بدء العمل على المتجر الإلكتروني

تسجيل البيانات الأساسية للأصناف على “إدارة” يتم بشكل مُحكم بدرجة أكبر من بعض الأنظمة الأخرى الخاصة بالمتاجر الإلكترونية، وبالتالي تسهل عملية مطابقة البيانات في هذه الحالة، لكن يمكن للعملاء ألا تلتزم بالاشتراطات التي يضعها برنامج “إدارة”، وبالتالي تظهر هنا أهمية تنظيف البيانات.

تتم عملية تنظيف البيانات الأساسية على “إدارة”، ثم نستخدم هذه البيانات على المتجر الإلكتروني الخاص بالعميل، لتنفيذ عملية التطابق.

3- إذا كان العميل يمتلك متجرًا إلكترونيًا، ويريد البدء في استخدام “إدارة”

تصعب هنا عملية مطابقة البيانات عن الحالة السابقة، نظرًا لوجود حرية أكبر على أنظمة المتاجر الإلكترونية في عملية تسجيل البيانات الأساسية، وبالتالي نبدأ بتنظيف البيانات على المتجر، ثم نقوم بمطابقتها على “إدارة”.

4- إذا كان العميل يمتلك متجرًا إلكترونيًا ويستخدم “إدارة”، لكن دون الربط بينهما

تُعد هذه الحالة هي الأصعب بين جميع الحالات، ففي بعض الأحيان يكون عدد طلبات المبيعات قليلًا، مما يدفع العميل إلى الاستسهال، فيجمع بيانات العملاء من المتجر، ويقوم بإدخالها يدويًا إلى “إدارة” بشكل يومي أو أسبوعي.

لكن بعد فترة، تزداد طلبات المبيعات بشكل يصعب تسجيله يدويًا، ومن هنا تأتي حاجة العميل إلى الربط بين “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.

وفي هذه الحالة، نقوم بتنظيف البيانات داخل المتجر بشكل منفرد، ثم نقوم بتنظيف البيانات على “إدارة” بشكل منفرد أيضًا، ثم نتأكد من تطابقهما لإتمام عملية الربط بعد ذلك.

ملحوظة: عند الربط مع شوبيفاي، نحتاج للتأكد من مطابقة “SKU” على شوبيفاي، مع كود الصنف “Item Code” على “إدارة”، بالإضافة إلى مطابقة الباركود على شوبيفاي، مع الـ “Part Number” على “إدارة”.

أما عند الربط مع ووكوميرس، فنحتاج فقط للتأكد من مطابقة الـ “SKU” في ووكوميرس، مع الـ “SKU” في “إدارة”.

ثانيًا: المحاكاة (Simulation)

في هذه المرحلة، ننفذ اختبارات حقيقية على المتجر، مثل: إضافة منتجات إلى السلة، وإجراء عمليات شراء، لأن ذلك يساعد على تحديد أي مشكلات قد تظهر أثناء الاستخدام الفعلي فيما بعد، وبالتالي نقوم بحلها منذ البداية.

وفي الوقت نفسه، نقوم بإعداد البيانات على “إدارة” والتكامل مع المتجر الإلكتروني، وهنا يتم إدخال جميع معلومات المنتجات والأسعار، وإجراء اختبارات الربط للتأكد من تحديث المخزون، وتحديث البيانات في حالة تعديلها، وتسجيل الطلبات بشكل صحيح، مما يمكّن الفريق من مراقبة الأداء، وتدريب المستخدمين الجدد على كيفية استخدام النظام بفاعلية.

أي أننا نحاكي جميع المراحل التي يمر بها المنتج من بداية طلب شرائه من العميل، حتى تسليمه له، وبالتالي يلزم اختبار الإجراءات التالية:

1. تنفيذ عملية شراء من المتجر الإلكتروني.
2. التأكد من وصول جميع البيانات الأساسية لهذا الطلب إلى “إدارة” بشكل سليم.
3. التصديق على الطلب، وصرفه من المخزن.
4. إنشاء مستند دفع نقدي للطلب.
5. التأكد من تحديث المخزون على المتجر بعد صرف المنتج المُباع.
6. إجراء عملية شراء، والتأكد بعدها من تحديث المخزون على المتجر بزيادة رصيد الأصناف.
7. تجربة تعديل اسم وسعر صنف معين، ثم التأكد من تحديث هذه البيانات على المتجر.
8. حساب الوقت اللازم لإجراء أي من العمليات السابقة، للتأكد من عدم وجود تأخير في التحديث.

عمليات المحاكاة السابقة تحتاج في أغلب الحالات إلى استخدام “بيئة تجريبية”، لنقوم بتجربة العمليات في بيئة مشابهة للواقع دون التأثير على المتجر الفعلي، ولكن في حالاتٍ أخرى، يُسمح باستخدام “بيئة فعلية” للتجربة، أي أننا نقوم بتجربة العمليات على “إدارة” وعلى المتجر بشكل مباشر.

وهنا يجب علينا توضيح متى نستخدم بيئة فعلية، ومتى نستخدم بيئة تجريبية، وبالرجوع إلى الحالات الأربعة السابق ذكرها في مرحلة تنظيف البيانات، نجد أن:

1- الحالة الأولى

وفيها نجد أن العميل سيشرع في استخدام “إدارة” والمتجر الإلكتروني لأول مرة، وبالتالي لا توجد أي بيانات سابقة عليهما، مما يسهل استخدام كل منهما كبيئة فعلية لتجربة العمليات.

2- الحالة الثانية

ذكرنا بها أن العميل كان يستخدم برنامج “إدارة” منذ فترة، وبالتالي يجب هنا استخدام “بيئة تجريبية” للمحاكاة على البرنامج، وكخطوة وقائية يُفضل استخدام “بيئة تجريبية” على المتجر أيضًا، لمنع حدوث تداخل في البيانات الأساسية على البيئة الفعلية لكلٍ منهما.

3- الحالة الثالثة

بالرغم من أن هذه الحالة في الأساس هي عكس الحالة السابقة، فالعميل لديه متجر إلكتروني ولم يستخدم “إدارة” من قبل، إلا أن استخدام “بيئة تجريبية” على المتجر يدفعنا لاستخدام “بيئة تجريبية” على “إدارة” أيضًا.

ومن هنا نستنتج أن استخدام “بيئة تجريبية” للمحاكاة على طرفٍ منهما، يدفعنا نحو استخدام “بيئة تجريبية” على الطرف الآخر.

4- الحالة الرابعة

كانت هذه هي الحالة الأصعب في مرحلة تنظيف البيانات، وكذلك الوضع هنا، ففيها تحتاج لاستخدام “بيئة تجريبية” لتجربة العمليات على كلٍ من “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.

ومن ثم فأنت تحتاج في هذه المرحة أن تمنح العميل فترة تجريبية لاستخدام النظام، وتختلف مدة هذه الفترة باختلاف حجم العميل، فمثلًا قد يحتاج العميل في قطاع التجزئة إلى فترة أقصر من عميل آخر في صناعة أكثر تعقيدًا مثل التصنيع.

بالإضافة إلى ذلك، تؤثر معرفة العميل بتفاصيل “إدارة” على طول فترة التجربة، إذ يتمكن العملاء ذوي الخبرة من الانتهاء من هذه العملية بسرعة أكبر، مقارنةً بالعملاء الجدد الذين يحتاجون إلى مزيد من الدعم والتوجيه.

ثالثًا: التشغيل الفعلي (Go Live)

هنا يتم الانتقال من بيئة الاختبار إلى العمل الفعلي لاستلام الأوردرات بشكل حقيقي، وفيها يتم ربط المتجر الإلكتروني بـ “إدارة” بشكل كامل، مما يعني تفعيل جميع الخصائص مثل: إدارة الطلبات، وتحديث المخزون، وتفعيل خيارات الدفع.

وعقب تفعيل الربط، يتم إجراء اختبارات أخيرة للتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة، وتشمل هذه الاختبارات مراقبة كيفية معالجة الطلبات، وتحديث المخزون في الوقت الحقيقي، والتأكد من أن المعلومات تظهر بشكل صحيح على المتجر الإلكتروني.

رابعًا: المتابعة مع العميل (Follow Up)

بعد التشغيل الفعلي، يجب تقديم المساعدة للعميل لحل أي مشاكل قد تظهر أثناء الاستخدام، ويشمل ذلك استجابة سريعة لأي استفسارات أو مشكلات تتعلق بالعمليات اليومية، مثل تحديث بيانات المنتجات أو معالجة الطلبات، وتستمر عملية المتابعة بعد التشغيل الفعلي لفترة معينة لضمان سير العمليات بشكل جيد.

الخلاصة

يتطلب الربط بين “إدارة” والمتجر الإلكتروني اتباع خطوات دقيقة لضمان نجاح الربط التكاملي، فيجب التركيز على تنظيف البيانات، والتحقق من عدم تكرارها قبل الانتقال إلى بيئة الاختبار باستخدام بيئة تجريبية أو بيئة فعلية لكلٍ من “إدارة”، والمتجر الإلكتروني.

وتتم مرحلة المحاكاة بشكل فعلي، إذ نقوم بمحاكاة طلب بيع حقيقي بدايةً من وصوله لإدارة، وحتى صرفه من المخزن، ثم التأكد من تحديث البيانات، ورصيد الأصناف بشكل مستمر.

وعند الوصول إلى مرحلة التشغيل الفعلي، يجب مراقبة أداء النظام، والتأكد من فعالية جميع الخصائص، والمتابعة مع العميل، للتأكد من أن كل شيء على ما يرام.