تكلفة نظام ERP: تكاليف مخفية لا بد من معرفتها قبل اقتناء تلك الأنظمة

هل تكلفة نظام ERP المعلنة تشمل دائمًا كل مصاريفه؟

في الحقيقة، تكاليف معظم أنظمة الـ ERP أشبه ما تكون بجبل الجليد، لا ترى إلا سطحه، بينما يختفي معظمه عن مجال رؤيتك، إذ تغريك أغلب تلك الأنظمة بقلة تكاليفها ثم تكتشف بعد ذلك أنها تطوي بداخلها تكاليف أخرى تزيد عن سعر الاشتراك نفسه!

فما هي تكلفة نظام ERP الحقيقية؟ وما هي تلك التكاليف المخفية؟ وما النظام الأفضل لتقليل تلك التكاليف؟

هذا ما سنوضحه في المقال بالتفصيل، فتابع معنا.

التكاليف المخفية لأنظمة الـ ERP

من الصعب جدًا التنبؤ بتكلفة نظام ERP إذا كنت تستخدم نظامًا مفتوح المصدر أو On-premises ERP، إذ لا تعلن تلك الأنظمة إلا عن سعر البرنامج فقط، ثم بعد ذلك تكتشف احتياجك للعديد من المصروفات الأخرى، فما هي تلك التكاليف؟

1- الخوادم Servers

تكلفك أنظمة الـ On-premises ERP الكثير من المال لتوفير الأجهزة الملائمة لتشغيلها بكفاءة، إذ تحتاج إلى Server مناسب لمؤسستك لتسجيل وحفظ البيانات عليه، ويتطلب ذلك الـ Server متابعة دورية من قبل المتخصصين.

إلى جانب ذلك فهناك تكاليف تجديد الأجهزة، ومصاريف إهلاكها، وصيانتها، وشراء مساحات تخزينية أعلى (Hard disk) كلما نمى عملك واتسع، بالإضافة إلى تأجير أماكن لحفظ الأجهزة وتشغيلها، وغير ذلك من تكاليف أنظمة التكييف والتبريد.

في المقابل فإن الاشتراك في أحد الأنظمة السحابية لن يكلفك ذلك، فأنت لن تحتاج إلى أي بنية تحتية، بل يمكنك استخدامها من أي مكان وفي أي وقت، مما يغنيك عن دفع أية مبالغ إضافية.

2- رسوم فواتير الكهرباء

إذا كنت تعتمد على استخدام أنظمة الـ On-premises ERP فسيحتاج جهازك إلى العمل 24 ساعة في اليوم طوال أيام السنة، مما سيرفع تكلفة فواتير الكهرباء الخاصة بك بشكل كبير.

لا بد هنا أيضًا من ذكر أنه من الوارد انقطاع التيار الكهربي، لذا تحتاج إلى تكبد المزيد من النفقات لشراء الأجهزة التي تستخدمها في حالة انقطاع التيار الكهربي مثل: أجهزة الـ UPS للتمكن من استكمال عملك بالفروع.

بالإضافة إلى ذلك فلا غنى عن الاشتراك في باقات إنترنت عالية، وخط إنترنت غير متقطع حتى تستطيع تشغيل البرنامج بكفاءة، إذ إنه العامل الرئيس في تشغيل الخادم وربط كافة فروعك به، مما يزيد من تكلفة نظام ERP عليك.

لكن اشتراكك في أحد الأنظمة السحابية يوفر عليك كل ذلك، فلن تكون مضطرًا إلى تحمل تكاليف تشغيل خادم خاص داخل المؤسسة، بل يكون عملك كله محفوظًا على السحابة وتستطيع الوصول إليه من أي مكان بسهولة.

3- مصاريف النسخ الاحتياطي Backups

حتى تحافظ على بياناتك من الضياع ستحتاج إلى عمل نَسخ احتياطي باستمرار، ويحتاج هذا النسخ إلى مساحات تخزينية كبيرة، ومكان تخزين آمن حتى لا تتعرض بياناتك للسرقة مما يكلفك مبالغ إضافية لشراء المزيد من المساحات.

إلى جانب إدارة عمليات النسخ ومتابعتها باستمرار للتأكد من حفظ جميع بياناتك، وبالتالي تزيد تكلفة نظام ERP عليك.

يختلف الأمر تمامًا بالنسبة للأنظمة السحابية، إذ يتم نسخ البيانات تلقائيًا دون أن يكلفك أي نفقات إضافية، فتتكفل الجهة المالكة للبرنامج بتلك العملية كليًا، على عكس الأنظمة الـ On-premises التي تكون عملية النسخ بها عليك بالكامل.

4- تكاليف إدارة المخاطر

في العصر الحديث أصبح أمان معلوماتك هو العنصر الأهم لاستمرار عملك، وتوفير ذلك الأمان لمعلوماتك قد يكلفك الكثير إذا كنت تستخدم نظام On-premises ERP، إذ تحتاج إلى خطة بديلة في حال واجهت مشكلة في إمكانية الوصول لبياناتك لأي سبب، مثل: فقدان مبنى المؤسسة أو الأجهزة أو غير ذلك.

قد تكون خطتك البديلة عبارة عن Server احتياطي تحفظ عليه بيانات شركتك، مما يضاعف من تكلفة نظام ERP على مؤسستك، إلى جانب ضرورة شراء برامج لمكافحة الفيروسات، مع تحديث تلك البرامج ومتابعتها باستمرار، وكلما كبر عملك واتسع احتجت إلى برامج أكثر كفاءة للحفاظ على بياناتك.

هذا بالإضافة إلى الوقت المهدر عند حدوث أي مشكلة أو عطل مفاجئ، وتكاليف استدعاء مهندسين مختصين لمعالجة تلك الأعطال.

كذلك الأمر بالنسبة للأنظمة مفتوحة المصدر، إذ يكون الكود الخاص بها متاحًا للجميع، مما يجعل عملية اختراقها ممكنة، وتحتاج إلى تكاليف إضافية للتأكد من تأمينها.

اشتراكك في نظام سحابي يوفر عليك كل تلك التكاليف، ويضمن أمان بياناتك بالكامل.

5- الترقيات والتحديثات

تحتاج كل أنظمة السوفت وير إلى تحديثات مستمرة، وإضافة الميزات الجديدة، لكن تلك التحديثات تزيد من تكلفة نظام ERP على مؤسستك، سواءً كان النظام Open Source أو On-premises.

إذ تتطلب تلك التحديثات الاستعانة بأحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات، ومتابعته باستمرار لحين إنهاء العمل، إلى جانب اختبار الترقية أو التحديث حتى يعمل بأفضل شكل، مما قد يكلفك الكثير.

بالإضافة إلى ذلك، قد لا تتمكن من استخدام الأنظمة حتى تكتمل الترقيات، مما يؤدي إلى توقف معظم الأنشطة التجارية الخاصة بك، وهذا يعني أيضًا زيادة التكاليف الناتجة عن ضياع ساعات العمل.

لكن أنظمة الـ ERP السحابية توفر عليك ذلك، إذ تتمتع بميزة إجراء التحديثات والترقيات المستمرة دون أن تكلفك أي مبلغ إضافي أو تشغل وقتك وجهدك.

6- المتابعة وخدمة العملاء

عند شرائك برنامج On-premises ERP؛ فلن تشمل تكلفة نظام ERP سوى سعر البرنامج نفسه غالبًا، إذ لا توفر معظم تلك البرامج خدمة عملاء إلا للمشاكل الكبيرة، مما يجعلك تتكفل بمصاريف المتابعة وحل أي مشاكل أخرى تتعلق بالبرامج والأقسام.

كذلك الأمر بالنسبة للأنظمة مفتوحة المصدر، وتلك المصاريف عبارة عن تكاليف مخفية لا تكتشفها إلا بعد شراء البرنامج.

أما البرامج القائمة على الاشتراك بمقابل شهري أو سنوي، فإنها توفر دعمًا فنيًا طوال ساعات اليوم، مما يمكّنك من حل المشاكل الطارئة بسهولة وبشكل مجاني، دون أن تضيع وقتك أو جهدك أو تعطّل عملك.

7- تكاليف عمليات التوسع

تسعى جميع المؤسسات إلى التوسع والنمو، وكلما تطورت أعمالك ونمت؛ ستحتاج أن يواكب نظام الـ ERP الخاص بك ذلك التوسع.

يصبح هذا الأمر سهلًا إذا كنت تستخدم نظامًا سحابيًا، إذ يتمتع بالمرونة العالية والقابلية للتوسع دون أن يكلفك سوى مصاريف الاشتراك في باقة أكبر.

لكن إذا كنت تعتمد على الأنظمة الـ On-premises ستحتاج إلى تطوير البنية التحتية لتواكب توسع أعمالك، وسيتطلب التعامل مع البنية التحتية الجديدة قوة عاملة أكبر، وهذا يعني تعيين موظفين جدد.

بالإضافة إلى مصاريف شراء الأجهزة الجديدة، وتأجير مساحات أكبر لتتسع لجميع أجهزتك، مما يزيد من تكلفة نظام erp على مؤسستك.

8- تحقيق التكامل

تحقيق التكامل بين فروعك وكافة المنصات التي تستخدمها ضروري لنمو عملك، لكن ذلك يضم بداخله بعض التعقيدات إذا ما تم من خلال الأنظمة الـ On-premises، ويستغرق وقتًا طويلاً في تطبيقه للحصول على نتائج دقيقة، مما يزيد من تكلفة نظام ERP عليك.

في المقابل، تدعم الأنظمة السحابية عمليات التكامل بسهولة، إذ يعمل البرنامج كنظام مركزي يربط كافة فروعك وأقسامك في مكان واحد، ويجعل بيانات المؤسسة في تزامن تام، فما تحدثه من تغييرات بأحد الفروع تجد صداه في بقية الفروع الأخرى، مما يسهل عليك إدارة مؤسستك.

9- عمليات التشغيل Implementation

دعنا نخبرك أنه في الأنظمة مفتوحة المصدر وأنظمة سطح المكتب تحتاج إلى دفع قيمة إضافية عن كل قسم أو ميزة جديدة تريد إضافتها لبرنامجك، هذا إلى جانب سداد قيمة التطبيق الأساسية، مما يجعل تكلفة نظام ERP النهائية غير معروفة بشكل واضح، لكن إذا اخترت نظام ERP سحابيًا فلن تواجهك تلك المشكلة.

اشترك بنظام سحابي ووفر التكاليف

تعد تكلفة نظام ERP القائم على السحابة هي الأقل بين جميع أنظمة الـ ERP، إذ لا تتطلب منك سوى سعر الاشتراك نفسه، مع إمكانية تجديد الاشتراك أو إلغائه دون أن تتكلف أي خسائر.

بالإضافة لإمكانية تشغيلها في أي وقت وعلى أي جهاز لوحي، ومرونتها، وقابليتها للتوسع وتلبية أعمالك مهما كان حجمها دون أن تحملك أية مصاريف ضخمة أو خفية.

بعكس الأنظمة الـ On-premises والتي لا تستطيع إيقاف مصاريفها بسهولة، فحتى لو أوقفت عمل البرنامج فستظل تدفع مصاريف إيجار لأماكن تخزين الأجهزة، هذا غير خسارتك للمصاريف المنفقة على أسعار الخادم وتجهيزه.

وأخيرًا، انخفاض سعر نظام ERP أو مصاريف اشتراكه لا يعني أن تكلفته منخفضة، إذ ستتفاجأ في النهاية بقيمة ما تدفعه! لذا فهناك العديد من الاعتبارات التي يجب عليك حسابها جيدًا قبل أن تشترك، حتى لا تضطر لإنفاق موارد مؤسستك لمجرد تلبية تكلفة نظام ERP.

المصادر

6 Hidden Costs of On-premise ERP Systems | Rangeline Solutions

21 Hidden Costs of Having On-Premise Software | SysAid

The Hidden Costs Of On-Premise Solutions vs. The Cloud

The battle of costs – On-premises vs Cloud-based solutions

Hidden Costs Of Open Source Software | Joe The IT Guy