دور “إدارة” في تحسين كفاءة العمل داخل شركة “Demo”

في مكتب مضيء داخل شركة “Demo”، الجميع يعمل بتركيز ودقة. شاشات الكمبيوتر تعرض بيانات الفواتير بشكل منظم، والشيكات تُسجل تلقائيًا، بينما تظهر التقارير بوضوح على الشاشة دون الحاجة لمراجعات متكررة. كل شيء يبدو سلسًا، والعمليات تسير بكفاءة كما لو كانت تُدار بأيدٍ خفية.

وراء هذا التحسن الملحوظ كان لـ “إدارة” دور كبير، فقد قدّم الحلول التي كانت تحتاجها الشركة لتبسيط وتسهيل إدارة الحسابات والبيانات بشكل فعال.

وفي هذا المقال، نستعرض تفاصيل قصة “Demo” مع “إدارة”، وكيف أحدث “إدارة” فرقًا حقيقيًا في سير العمل.

شركة “Demo“: حيث تلتقي الابتكارات مع الأمان

منذ انطلاقها في عام 2009، أثبتت “Demo” نفسها كإحدى الشركات الرائدة في مجال حلول البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشرق الأوسط. تقدم الشركة حلولاً متكاملة تمزج بين الابتكار والأمان، مما يساهم في تحقيق أهداف عملائها بكفاءة عالية.

فسواء كان الأمر يتعلق بتطوير مراكز البيانات، أو تعزيز الأمان، أو بناء بنية تحتية متكاملة، تجد في “Demo” شريكًا موثوقًا يراعي أدق التفاصيل لتلبية احتياجاتك.

تؤمن الشركة بأن القوة تكمن في التعاون الحقيقي مع عملائها، وفهمهم العميق لاحتياجاتهم، مما يجعلها الخيار الأمثل لتقديم حلول مُخصصة تحقق أقصى قدر من الكفاءة وتقليل التكاليف.

وعلى مدار أكثر من 200 مشروع ناجح، خدمت الشركة أكثر من 1000 عميل من مختلف القطاعات، من القطاع الحكومي إلى الرعاية الصحية، والتعليم، والسياحة، مما يبرهن على قدرتها الفائقة على التكيف مع متطلبات السوق المتنوعة.

بين قيود النظام القديم والاحتياج المُلِح لحلول تكنولوجية فعّالة

في قلب العمل اليومي، كل شيء يعتمد بشكل أساسي على الفواتير، لكن مع نظام حسابات تقليدي محدود، أصبحت الفوترة عبئًا.

النظام لم يكن قادرًا على التعامل مع حجم البيانات أو تعقيد العمليات المطلوبة. كانت الفواتير تُقسّم يدويًا داخل النظام، وتُعالج بطريقة تفتقر للمرونة، مما جعل عملية الإدارة والتتبع صعبة وبطيئة. ومع نمو العمل، بدأت الأمور تخرج عن السيطرة، وظهرت التحديات واحدة تلو الأخرى.

أما التقارير – وهي أداة أساسية لاتخاذ القرار – فكانت تمثل تحديًا حقيقيًا. فالنظام لم يكن يوفر تقارير دقيقة أو لحظية، مما اضطر الفريق إلى اللجوء لتجميع البيانات يدويًا خارج النظام، وهو ما كان يعرض النتائج للأخطاء ويستهلك وقتًا وجهدًا كبيرين.

لكن التحدي الأكبر كان في إدارة الصلاحيات، فكل موظف في الشركة يمتلك صلاحية الوصول إلى معلومات غير مرتبطة تمامًا بعمله، مما يؤدي إلى تداخل وتضارب في الصلاحيات، ويعرض البيانات للمخاطر ويعوق سير العمل.

وأما عن عقود الصيانة طويلة الأجل، فكانت تحديًا من نوع خاص. كان تكرار أوامر البيع يتم يدويًا داخل النظام بشكل متكرر، وبدون وجود آلية آلية تضمن التكرار التلقائي، مما كان يهدر وقت الفريق في عملية روتينية متكررة لا تضيف قيمة حقيقية.

ورغم الجهود المبذولة، كانت كل هذه التحديات تؤكد شيئًا واحدًا: النظام القديم لم يعد كافيًا، وحان الوقت لاستخدام حل أكثر ذكاءً وفعالية يُعيد التنظيم والكفاءة إلى قلب العمليات.

البحث عن الحل

مع تزايد فوضى النظام القديم، كانت الحاجة ملحة لنظام يدير الفواتير، والتقارير، والصلاحيات بشكل أكثر دقة وسرعة، ويُسهل تكرار أوامر البيع في مبيعات عقود الصيانة الطويلة دون الحاجة لإعادة إدخال البيانات يدويًا.

وبناءً على هذه المتطلبات، رشح “البدر جروب” برنامج “إدارة” كأفضل الحلول المتاحة، وبالفعل لم يتأخر أ. وائل إسماعيل -صاحب شركة “Demo” عن اتخاذ تلك الخطوة، فقد تواصل مع فريق “إدارة” لطلب عرض توضيحي يشرح كيف يمكن للبرنامج مساعدته على التغلب على تحديات “Demo”، وما أن سمع تفاصيل البرنامج حتى أدرك أن “إدارة” هو الحل الأمثل للمرحلة القادمة.

“إدارة” يغير قواعد اللعبة داخل “Demo”

مع استخدام “إدارة” داخل “Demo”، بدأ العمل يسير بشكل مختلف، وأكثر تنظيمًا وسلاسة. فعلى سبيل المثال، أصبحت مواعيد سداد الفواتير واضحة ودقيقة، إذ يمكن تخصيص تاريخ السداد لكل فاتورة وتلقي تنبيهات عند اقتراب موعد الاستحقاق، مما يسهل متابعة المدفوعات.

أما فيما يتعلق بطرق الدفع، فقد وفر “إدارة” خيارات متعددة يمكن تخصيصها لتتناسب مع رغبات العملاء، مثل الدفع نقدًا أو عبر التحويلات البنكية أو البطاقات الائتمانية.

إلى جانب ذلك، فصفحة الدفع على “إدارة” مصممة لتكون سهلة الاستخدام، إذ يمكن تسوية فواتير العملاء بسلاسة وأمان.

وفيما يتعلق بإدارة الشيكات، أصبح البرنامج يتتبع الشيكات بشكل شامل، من إصدارها حتى تحصيلها، مما يساهم في تقليل الأخطاء البشرية، وضمان الشفافية في المعاملات. أما تقارير أوراق القبض والدفع، فباتت متاحة في أي وقت بشكل دقيق، مما أتاح للفريق الحصول على رؤية واضحة حول الحالة المالية وتدفقات النقد.

وأعمار الديون، فقد أصبح من الممكن مراقبتها بشكل دوري، إذ يمكن متابعة استحقاق الدفعات المتأخرة والتعامل معها بسهولة.

أما فيما يخص صلاحيات البيانات، فقد كان لـ”إدارة” دور كبير في تحسين الأمان، حيث تمكّن كل موظف من الوصول فقط إلى البيانات التي تخصه من خلال الصلاحيات المشروطة، مما أتاح حماية فعالة للبيانات الحساسة.

ومع وجود مبيعات عقود صيانة طويلة الأجل، كان لابد من أداة تساهم في إنشاء أوامر بيع تكرارية بشكل تلقائي وفقًا للعقود، مما وفر الوقت والجهد وضمن سير العمل بسلاسة دون الحاجة لإدخال البيانات يدويًا في كل مرة.

ومن ثم، نجحت “Demo” في تحسين كفاءة العمل وتقليل التحديات التي تواجهها في إدارة الفواتير، والشيكات، وتقارير القبض والدفع، مع توفير صلاحيات مشروطة لتعزيز الأمان، ومن خلال هذه التحسينات، أصبحت الشركة أكثر قدرة على المضي قدمًا نحو مستقبل أكثر تطورًا وكفاءة.