في العصر الرقمي الذي نعيشه اليوم، أصبح أمن المعلومات في مقدمة اهتمامات الشركات، فهو ليس مجرد إجراء تقني، بل ضرورة استراتيجية لأي شركة تهدف إلى الاستدامة والنمو.

لذا نشاركك في هذا المقال أبرز طرق حماية المعلومات في الشركات، فتابع معنا

ما مدى أهمية حماية معلومات الشركة؟

تمثل البيانات موردًا حيويًا للشركات في تحقيق أهدافها واتخاذ قراراتها الاستراتيجية، وتتضح أهمية حمايتها في:

الوقاية من انتهاك البيانات

تلعب طرق حماية المعلومات في الشركات دورًا كبيرًا في الحفاظ على بيانات العملاء (مثل التفاصيل الشخصية والمالية)، والمعلومات التجارية الخاصة، والأسرار التجارية، وتضمن هذه الحماية أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى هذه البيانات المهمة، مما يمنع انتهاكات البيانات وانتهاكات الخصوصية.

الامتثال للوائح

غالبًا ما يتم فرض إجراءات أمن البيانات بموجب قوانين ولوائح مختلفة، مثل: اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، أو قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA)، أو المعايير الخاصة بالصناعة. إن الامتثال لهذه اللوائح ليس مطلبًا قانونيًا فحسب، بل يوضح أيضًا الالتزام بالممارسات التجارية الأخلاقية.

الحفاظ على السمعة

تعد سمعة الشركة من أهم أصولها، وتؤدي انتهاكات البيانات إلى فقدان ثقة العملاء، مما يؤثر سلبًا على السمعة، ويتطلب الكثير من الوقت لتغيير الصورة الذهنية التي تكونت لدى العملاء.

الاستقرار المالي

يمكن أن تكون انتهاكات البيانات مدمرة ماليًا، مع التكاليف المرتبطة بالتحقيقات والإجراءات القانونية والتعويضات للأطراف المتضررة، وبالطبع تهدد هذه الأعباء المالية استقرار الشركة وربحيتها، وبالتالي فتطبيق طرق حماية المعلومات في الشركات يجنبك ذلك، ويعزز الاستقرار المالي.

الميزة التنافسية

يمكن للشركات التي تتمتع بممارسات قوية في مجال أمن البيانات استخدام هذه الميزة كنقطة بيع، مما يميزها عن المنافسين ويجذب العملاء الذين يعطون الأولوية لحماية البيانات.

استمرارية العمليات

تضمن وسائل حماية المعلومات في الشركات القدرة على مواصلة العمليات حتى في مواجهة الاضطرابات الناجمة عن الهجمات الإلكترونية أو الكوارث الطبيعية أو فشل النظام.

طرق حماية المعلومات في الشركات

هناك مجموعة من الخطوات اللازم اتباعها للحفاظ على بيانات الشركة، ومن أبرزها:

وضع سياسات واضحة لحماية البيانات

تعد سياسات حماية البيانات عنصرًا حاسمًا في استراتيجية أمن المعلومات، وهي عبارة عن قواعد رسمية تحدد كيفية تعامل المؤسسة مع بياناتها وتخزينها وحمايتها. وتتلخص أهمية هذا التدبير في:

وضع إرشادات التعامل مع البيانات

توضح سياسات حماية البيانات كيفية التعامل مع الأنواع المختلفة من البيانات، وتحدد من يمكنه الوصول إلى البيانات وتعديلها ومشاركتها وتحت أي ظروف.

ضمان الامتثال للوائح

تضمن تلك السياسات امتثال المنظمة لقوانين حماية البيانات ذات الصلة ولوائح الصناعة. على سبيل المثال، قد توضح بالتفصيل كيفية تعامل المؤسسة مع بيانات العملاء وفقًا للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) أو كيفية إدارة بيانات الرعاية الصحية بما يتماشى مع قانون HIPAA.

وبالتالي، توفر سياسات حماية البيانات الواضحة خارطة طريق للموظفين، مما يساعدهم على فهم مسؤولياتهم، وتنفيذ طرق حماية المعلومات في الشركات بشكل فعال.

التحكم في صلاحيات الوصول

التحكم في الوصول هو مبدأ أساسي لأمن البيانات الذي يحكم من يمكنه الوصول إلى المعلومات داخل المؤسسة. يضمن هذا الإجراء أن الموظفين لديهم فقط إمكانية الوصول إلى البيانات والأنظمة اللازمة لأدوارهم الوظيفية المحددة.

تشمل آليات ذلك:

• التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار (RBAC)
• مصادقة المستخدم (Authentication)

يساعد التحكم في الوصول على منع الأفراد غير المصرح لهم من الوصول إلى المعلومات الحساسة، وبالتالي يقلل من مخاطر اختراق البيانات الناتجة عن وصول الموظفين إلى البيانات التي لا يحتاجون إليها لوظائفهم، ويساعد على حماية البيانات وسريتها.

تشفير البيانات

يعد تشفير البيانات خطوة حاسمة في طرق حماية المعلومات في الشركات، ويتضمن تحويل المعلومات الهامة إلى تنسيق مشفر، مما يجعلها غير قابلة للقراءة بدون مفتاح فك التشفير المقابل. توفر هذه العملية طبقة قوية من الحماية ضد الوصول غير المصرح به، مما يضمن أنه حتى لو وقعت البيانات في الأيدي الخطأ، فإنها تظل غير مفهومة.

وبالتالي فهو يضمن لك:

• السرية، فهو يمنع الأفراد غير المصرح لهم -بما في ذلك مخترقي البيانات- من فك رموز المعلومات الحساسة، واستغلالها.
• حماية البيانات الخاملة (المخزنة على الأجهزة أو الخوادم) والمنقولة (أثناء النقل عبر الشبكات).

إنشاء نسخ احتياطية للبيانات

تتضمن عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات نسخ البيانات الهامة وتخزينها بشكل منتظم في مواقع آمنة، وتتضح أهمية ذلك في:

• استعادة البيانات في حالة بسبب الحذف العرضي، أو تعطل الأجهزة، أو الهجمات الإلكترونية، أو غيرها من الأحداث غير المتوقعة.
• الحماية ضد الأحداث الكارثية مثل: الحرائق أو الزلازل التي قد تدمر تخزين البيانات في الموقع.

تعد النسخ الاحتياطية للبيانات طريقة مباشرة وفعالة للغاية لضمان توفر البيانات واستمرارية العمليات التجارية.

وعلى ذكر النسخ الاحتياطية فلا بد من الحديث على البرامج السحابية، فهي أفضل خيار لإنشاء نسخ احتياطية مؤمنة لا تتأثر بتعطل الخوادم، أو انقطاع الكهرباء، وما إلى ذلك، لذا احرص على استخدام أنظمة سحابية في عملك.

تدريب الموظفين

تعد برامج تدريب الموظفين وتوعيتهم مكونات أساسية عند تطبيق طرق حماية المعلومات في الشركات، وتغطي عدة مواضيع مختلفة، بما في ذلك:

• الوعي بالمخاطر الأمنية الشائعة، مثل: تنزيل الملفات من مصادر غير موثوقة أو استخدام شبكات Wi-Fi عامة غير آمنة.
• فهم كيفية التعرف على الرسائل المشبوهة التي قد تحتوي على روابط أو مرفقات ضارة.
• التأكيد على أهمية إنشاء كلمات مرور قوية، وعدم مشاركتها مع الآخرين.

من خلال توفير التدريب المستمر ورفع مستوى الوعي بين الموظفين، يمكن للشركة تقليل احتمالية الخروقات الأمنية الناجمة عن الأخطاء البشرية، ويصبح الموظفون المطلعون مشاركين نشطين في تنفيذ طرق حماية المعلومات في الشركات.

استخدام أدوات تكنولوجية آمنة

للأدوات والتقنيات التي تستخدمها الشركة تأثير مباشر على أمن بياناتها، لذا فعند اختيار البرامج والأجهزة والخدمات السحابية، من الضروري إعطاء الأولوية لتلك التي تتمتع بسجل حافل من الأمان.

وبالتالي يتعين عليك البحث عن البائعين الذين يلتزمون بممارسات الأمان المتوافقة مع معايير الصناعة، ويقدمون تحديثات منتظمة لتصحيح الثغرات الأمنية.

إجراء تقييمات أمنية باستمرار

تعد عمليات التدقيق والتقييمات الأمنية من أبرز طرق حماية المعلومات في الشركات، وتتضمن تقييمات منهجية لأنظمة المعلومات والسياسات والممارسات الخاصة بالمؤسسة لتحديد نقاط الضعف وفجوات الامتثال والمخاطر المحتملة.

تلك التقييمات هي تدابير استباقية لتحديد نقاط الضعف قبل أن تستغلها الجهات الخبيثة، فمن خلال محاكاة التهديدات المحتملة أو إجراء مراجعات شاملة لبروتوكولات الأمان، يمكن للشركات الكشف عن نقاط الضعف وتصحيحها بسرعة، مما يقلل من مخاطر اختراق البيانات، ويضمن بقاء المعلومات الحساسة سرية.

علاوة على ذلك، تعد عمليات التدقيق والتقييمات الأمنية بمثابة أداة قيمة لتعزيز الوعي الأمني ​​الشامل داخل المؤسسة. فهي تساعد في تثقيف الموظفين حول التهديدات المحتملة، والممارسات الآمنة، وأهمية أمن البيانات. ويساهم هذا الوعي المتزايد في ثقافة اليقظة، إذ يلعب الجميع دورًا في تنفيذ طرق حماية المعلومات في الشركات.

أهمية برامج ERP في حماية معلومات الشركة

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي حلول برمجية شاملة تركز على جوانب مختلفة من العمليات التجارية، بما في ذلك الحسابات، والمشتريات، والمخزون، وإدارة البيانات، وما إلى ذلك، وتوفر العديد من المزايا:

إدارة البيانات المركزية

تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على دمج البيانات في مكان مركزي واحد آمن، مما يسهل التحكم في المعلومات الهامة، وحمايتها من الاختراق.

التحكم في صلاحيات الوصول

توفر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) خاصية التحكم في صلاحيات الوصول، مما يعني أن كل موظف سيصل إلى المعلومات المتعلقة بدوره الوظيفي فقط، وبالتالي ستبقى معلوماتك الإدارية في أمان.

تسجيل الأنشطة

تسجل برامج ERP داخل النظام، مما يساعد في تتبع الأنشطة غير المصرح بها وتحديد مصدرها، ويمكن استخدام سجلات الأنشطة لتحليل أمان النظام، وتحسينه.

التشفير والأمان

تقدم برامج ERP خيارات تشفير قوية للبيانات، مما يحمي البيانات من الوصول غير المصرح به أثناء النقل وفي الاستخدام.

تحديثات وصيانة دورية

توفر برامج ERP تحديثات أمان دورية لمواجهة التهديدات الأمنية الجديدة. هذه التحديثات تشمل تصحيحات للثغرات الأمنية المعروفة، وتعزيزات في أمان النظام، مما يضمن للشركة أن نظامها محمي بشكل أفضل.

وبالتالي، فمن خلال الاستعانة بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بها، يمكن للشركات إدارة بياناتها وحمايتها بكفاءة، مما يقلل من مخاطر اختراق البيانات، ويضمن بقاء المعلومات الحساسة آمنة، ولا يمكن الوصول إليها إلا للموظفين المصرح لهم، وهذا ما نوفره لك في “إدارة”.

اعرف أكثر عن “إدارة” من خلال مقال: أفضل برنامج محاسبي متكامل

الخلاصة

تلعب وسائل وطرق حماية المعلومات في الشركات دورًا هامًا في استمرار نجاحها، وكسب ثقة عملائها، وتتمثل أبرز تلك الطرق في وضع سياسات أمان واضحة، والتحكم في صلاحيات الوصول، وتشفير البيانات، وغير ذلك كما ذكرنا.

ووجب التأكيد على ضرورة الاستعانة ببرامج تتمتع بمستوى عالٍ من الأمان للحفاظ على بيانات العملاء والموظفين، خاصة عند الاشتراك في برنامج ERP، وهذا ما نوفره لك من خلال “إدارة”.

تواصل معنا واعرف أكثر عن البرنامج.

المراجع

Data Security Meaning and Definition

The Importance of Data Security in 2023