تحديات وحلول: قصة نجاح “محترفين المكملات” مع “إدارة”

ظهرت مؤسسة “محترفين المكملات” – أو Pro Supps كما تسمى بالإنجليزية- كعلامة تجارية جديدة تهدف إلى توفير ما يحتاجه ممارسو الرياضة والمهتمون بالتغذية الصحية من مكملات غذائية، وأدوات رياضية، إلى جانب تشجيع الرياضيين ومتبعي الأنظمة الغذائية في جميع المدن السعودية على الوصول لأهدافهم.

وبالفعل حققت المؤسسة نجاحًا مميزًا في عالم الرياضيين، ووصل عدد فروعها للبيع بالتجزئة في المملكة العربية السعودية إلى أكثر من 10 فروع.

لكن وسط هذا النجاح اللامع أتت بعض التحديات لتلقي بظلالها على “محترفين المكملات”.

تحديات تقنية وجزر منعزلة

خلف كواليس نجاح “محترفين المكملات”، كانت خدمة الدعم الفني لنظام الـ ERP المُعْتَمَد في الفروع بطيئة للغاية، فقد ضاعت الوعود بالمساعدة السلسة، والحل السريع للمشكلات وسط بحر من التوقعات التي لم يلبيها النظام.

وبالطبع كان لذلك أثر كبير على سير العمل، فـ “محترفين المكملات” يعتمدون على هذا النظام في تسهيل إدارة العروض، وضبط المخزون بتواريخ الصلاحية، وتتبع الشحنات، والتحكم في الأسعار، وبدلًا من أن يكون النظام هو العمود الفقري للعمليات داخل الفروع، أصبح عبئًا يعرقل سير العمل.

إلى جانب ذلك، كان المتجر الإلكتروني لـ “محترفين المكملات” -والمعتمد على منصة “سلة”– في عزلة عن الفروع الفعلية، فما يحدث على المتجر من عمليات شراء، وتغير في كميات المخزون، وما إلى ذلك لا يتزامن مع ما يحدث داخل الفروع مما شكل فجوة كبيرة، وكأن هذا المتجر مؤسسة قائمة بذاتها.

فالعميل لا يستطيع الشراء من المتجر، والاستلام أو الاستبدال من الفرع، وبالتالي أثر بشكل سلبي ذلك على تجربة العملاء.

بالإضافة إلى تلك التحديات، فشبكة الإنترنت غير المستقرة في بعض الفروع كانت تعيق استمرار العمل في الفروع، وهنا ظهرت الحاجة إلى توفير نظام يعمل بالـ Offline Mode، ويزامن البيانات فور عودة الاتصال بالإنترنت.

وفي وسط هذه التحديات، أصبح من الواضح أنه لضمان استمرارية النجاح لا بد من تغيير النظام، وإيجاد حل شامل يحقق التوازن بين الابتكار التقني والدعم الفني القوي.

وهكذا بدأت رحلة “محترفين المكملات” في البحث عن الحل الذي سيحول هذه الظلال إلى نور، ويستعيد ثقة الفريق في نظامهم، وهنا وقع الاختيار على “إدارة“.

محطة فارقة في رحلة محترفين المكملات

وجد مسؤولو “محترفين المكملات” ما يبحثون عنه في برنامج “إدارة” السحابي، فـ “إدارة” لم يكن مجرد حل، بل هو محطة فارقة في رحلة نجاح المؤسسة.

ففريق الدعم الفني لـ “إدارة” مؤهل وجاهز دائمًا للرد على جميع استفسارات “محترفين المكملات” وحل المشكلات التي تواجهمم في أسرع وقت، والمتابعة معهم لحين التأكد من أن كل شيء على ما يرام، وهنا تأكد المسؤولون من أن الوعود تتحقق تلك المرة، وبطريقة احترافية!

إلى جانب ذلك، فلم تعد هناك جزر منعزلة، فبإتمام الربط التكاملي مع “سلة” أصبحت بيانات المتجر الإلكتروني متزامنة بشكل لحظي مع بيانات الفروع داخل نظام “إدارة”، مما مكن المسؤولين من تتبع ما يحدث على المتجر وفي الفروع من مكان مركزي واحد، واتخاذ القرارات الفعالة التي تساهم في تطوير المؤسسة.

أما عن مشكلة ضعف شبكة الإنترنت التي كانت تعيق استكمال العمل داخل الفروع، فقد وفر “إدارة” نقاط بيع تعمل بنظام الأوفلاين (Offline Mode) الذي ساعد على التغلب على تلك المشكلة بشكل نهائي.

إذ أصبح بإمكان الكاشير استكمال عمله كما لو أن الإنترنت مستقر، ومزامنة البيانات عند عودة الاتصال.

“إدارة” يؤتي ثماره

لم يتغلب “إدارة” على تحديات “محترفين المكملات” فحسب، بل قدم عدة مميزات إضافية كان لها صدى كبير في تحسين العمل داخل الفروع.

فقد تولى البرنامج مسؤولية إدارة تواريخ صلاحية المنتجات، لتجنب تلفها، إلى جانب معالجة الأصناف التي تتشابه في العديد من الخصائص وتختلف فقط في النكهات أو الأحجام، وذلك من خلال خاصية “إنشاء صنف مجمع” بدلًا من تسجيل بيانات كل صنف على حدة.

وعلى صعيد تحويل البضائع بين المخازن، فقد سهل “إدارة” إتمام تلك العملية بكفاءة من خلال إتاحة خاصية التحويل وتأكيد الاستلام، مما مكن “محترفين المكملات” من إدارة الأرصدة بدقة.

إلى جانب ذلك، فقد ساعد “إدارة” على الانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية السعودية والامتثال للقوانين والمتطلبات الجديدة، فـ “إدارة” برنامج معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

وهنا نستطيع القول أن “إدارة” قد لبَّى جميع ما كان يسعى إليه “محترفين المكملات”، ولا زلنا نسعى إلى تقديم المزيد والمزيد في سبيل تعزيز تجربة عملائنا، ومشاركتهم في رحلة تطوير ونجاح مؤسساتهم.