كيفية تطوير إدارة المشتريات، وكيف يساعد “إدارة” في ذلك؟

تدير شركة سريعة النمو، ولديك فريق يبدع في تقديم أفضل المنتجات والخدمات، لكن مع تزايد الطلبات، تواجه صعوبات في إدارة المشتريات، وتلبية احتياجات السوق.

يبدو الأمر وكأنه سباق مع الزمن، فالموارد تحتاج إلى توفير في الوقت المناسب وبأسعار تنافسية، وأي تأخير يقلل من كفاءة العمليات!

هنا يأتي دور الإدارة الفعالة للمشتريات. لذا نستعرض لك في هذا المقال كيفية تطوير إدارة المشتريات من خلال تحسين العمليات، وتبني أساليب فعالة لإدارة العلاقات مع الموردين، والاستفادة من التكنولوجيا.

ما هي إدارة المشتريات؟

إدارة المشتريات هي الحصول على المواد والخدمات الضرورية لاستمرارية العمليات في أي شركة، وتتضمن سلسلة من الأنشطة التي تبدأ بتحديد الاحتياجات، وتنتهي بتنفيذ التوريد المطلوب، بجودة وتكلفة مناسبة لأهداف الشركة.

ويهدف قسم المشتريات إلى:

• تعزيز القدرة على المنافسة، من خلال توفير المواد بشكل مستمر وجودة عالية.
• تحقيق أهداف العمل بأقل التكاليف الممكنة.
• دعم استمرارية العمليات التشغيلية.
• بناء علاقات قوية مع الموردين.

كيفية تطوير إدارة المشتريات

تطوير إدارة المشتريات هو خطوة ضرورية لتلبية احتياجات الشركة بشكل أكثر كفاءة، وتحقيق أهدافها الإستراتيجية، ويمكن تنفيذ ذلك من خلال:

1- تحليل عمليات الشراء الحالية

أولى خطوات تحسين إدارة المشتريات هي تحليل العمليات الحالية، ويتطلب ذلك فهم دقيق للأنشطة والممارسات الشرائية التي تتبعها الشركة حاليًا، مع فحص كامل للعمليات، بدءًا من تحديد الاحتياجات، مرورًا بعملية الشراء نفسها، وصولًا إلى استلام المواد.

وتظهر أهمية تلك الخطوة في الكشف عن النقاط التي يمكن تحسينها، مثل إجراءات الشراء الطويلة، أو التكلفة المرتفعة لبعض الموارد، أو التأخيرات المتكررة في التسليم.

فمن خلال استخدام أدوات تحليلية، مثل تحليل SWOT تستطيع تحديد نقاط القوة التي تدعم عمليات الشراء ونقاط الضعف التي يجب معالجتها، بالإضافة إلى الفرص التي يمكن الاستفادة منها، والمخاطر المحتملة التي قد تواجه إدارة المشتريات.

2- وضع استراتيجيات شراء فعّالة

تتضمن تلك الخطوة التخطيط الدقيق للشراء على المدى الطويل، لضمان استقرار التوريد، وتوافر الموارد الأساسية، وكذلك التخطيط قصير الأجل لتلبية الاحتياجات اليومية.

وهنا، يجب أن تأخذ الشركة في الاعتبار أولوياتها واحتياجاتها الخاصة، التي تهدف إلى خفض التكاليف، وتحسين الجودة، وضمان توفر المواد في الوقت المناسب.

إلى جانب ذلك، يجب وضع سياسات شراء واضحة لتحديد آلية الشراء والشروط الواجب توفرها عند التعامل مع الموردين، مثل: سياسات الدفع، والتسليم، وشروط الجودة، ما يقلل من العشوائية، ويسهل عمليات اتخاذ القرار.

3- تحسين إدارة العلاقات مع الموردين

إدارة الموردين بشكل فعّال هي ركيزة أساسية لأي إدارة مشتريات ناجحة، إذ تتضمن اختيار الموردين الذين يمتازون بالموثوقية والجودة، بالإضافة إلى السعر المناسب.

وبعد اختيار الموردين، يأتي دور بناء علاقات استراتيجية معهم، إذ تُفضّل الشركات إقامة علاقات طويلة الأمد تتيح لها الاستفادة من شروط مرنة، وتسهيلات خاصة.

وأخيرًا، ينبغي مراجعة أداء الموردين بشكل دوري للتأكد من التزامهم بمعايير الشركة، وتحسين أدائهم عند الحاجة، على أن تشمل هذه المراجعة تقييم جودة المنتجات، ومدى الالتزام بمواعيد التسليم، واستجابة الموردين لمتطلبات الطوارئ، من خلال استخدام تقييم الأداء.

ومن ثم، يمكن للشركة تعزيز العلاقات مع الموردين الأكثر كفاءة، وتحفيز الموردين الآخرين على تحسين خدماتهم.

4- تطبيق معايير الجودة

يُعد تطبيق معايير الجودة في عملية الشراء جزءًا هامًا من تطوير إدارة المشتريات، إذ يجب التأكد من أن المواد المشتراة تلبي توقعات الشركة من حيث الجودة، لتقليل مشاكل الإنتاج والحفاظ على مستوى الجودة العام للمنتجات النهائية.

ويتم تحقيق ذلك من خلال اعتماد سياسات واضحة تُحدد المعايير التي يجب أن تتوافر في المواد والمنتجات المشتراة، مما يسهّل تقييم الجودة بشكل فعال، على أن تُدمج معايير الجودة في كل مرحلة من مراحل الشراء، بدءًا من التفاوض مع الموردين إلى استلام المواد وفحصها.

5- التحكم في الميزانية

يمكنك مراقبة الميزانية الخاصة بالمشتريات، وضبطها بانتظام لضمان عدم تجاوز المصروفات المحددة، مع مراعاة الاحتياجات الفعلية، وتجنب المشتريات الزائدة عن الحاجة.

ومن خلال إدارة التكاليف بشكل مدروس، يمكنك تقليل النفقات التشغيلية، وزيادة هامش الربح.

6- الاستعانة بالأدوات التكنولوجية

يُعزز استخدام البرامج المتقدمة (مثل أنظمة الـ ERP) من قدرة الشركات على إتمام العديد من المهام التي كانت تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين، إذ توفر هذه الأنظمة مجموعة من الوظائف التي تشمل تتبع الطلبات، وإدارة المخزون، وتقييم أداء الموردين بشكل أكثر دقة.

ومن ثم فهي تساهم في تحقيق الكفاءة، وتقليل التكاليف بطريقة فعالة.

كيف يساعد “إدارة” في تطوير إدارة المشتريات؟

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يوفر قسمًا خاصًا لإدارة المشتريات، مما يسهل على الشركات تحسين كفاءة وفعالية عمليات الشراء.

فمن خلال “إدارة”، يمكنك تتبع الطلبات من اللحظة التي يتم فيها تحديد الحاجة إلى الموردين وحتى استلام المواد، مما يضمن سهولة التنسيق، ويقلل من التأخيرات.

إلى جانب ذلك، يوفر “إدارة” أدوات لتحليل بيانات المشتريات، مما يساعدك على فهم تكاليف الشراء وأداء الموردين بشكل أفضل.

يساعد “إدارة” أيضًا في تسريع إتمام عمليات الشراء الروتينية، مثل إنشاء الفواتير وإدارة المخزون، مما يقلل من الأعمال اليدوية، ويسمح للموظفين بالتركيز على المهام الاستراتيجية.

علاوةً على ذلك، يوفر “إدارة” دعمًا فنيًا متواصلًا، مما يضمن أن فرق المشتريات قادرة على استخدام النظام بفاعلية، ويتيح لهم تحسين استراتيجيات الشراء، وتطوير علاقاتهم مع الموردين.

ومن ثم، يُعد “إدارة” الخيار الأمثل للشركات التي تسعى إلى تحقيق تحسن ملموس في إدارة مشترياتها.

الخلاصة

تحليل عمليات الشراء الحالية، وتحسين العلاقات مع الموردين، والتفاوض معهم للوصول إلى اتفاق يضمن تقليل التكاليف، إلى جانب الحفاظ على معايير الجودة التي تلتزم بها الشركة، جميعها خطوات أساسية تساعدك على تطوير إدارة المشتريات.

ويساعدك “إدارة” في ذلك من خلال توفير الأدوات اللازمة لتحليل بيانات المشتريات، والعمل على تسريع إتمام عمليات الشراء الروتينية، مما يقلل من الأعمال اليدوية، ويضمن لك تحسن ملحوظ في إدارة المشتريات.

اطلب عرضًا توضيحيًا لمعرفة المزيد من التفاصيل عن كيفية مساعدة “إدارة” في تطوير إدارة المشتريات لديك.