كيف ساعد “إدارة” أكاديمية “رايت تو دريم” على تحقيق التميز الإداري والرياضي؟

في حي صغير مليء بالأحلام، كان هناك طفل يدعى يوسف، يحلم منذ صغره بأن يصبح لاعب كرة قدم محترف، يلفت أنظار العالم بمهاراته على الملعب.

كل يوم، بعد انتهاء الدراسة، يتوجه إلى حديقة قريبة، حيث يركض ويتمرن مع أصدقائه، يراهنون على من يستطيع تسجيل أكثر عدد من الأهداف. لكن يوسف كان يعلم أن حلمه لا يمكن أن يتحقق فقط من خلال اللعب هكذا.

وهنا أتى دور أكاديمية “رايت تو دريم” المعروفة بتقديم فرص استثنائية للشباب، تجمع بين التدريب الرياضي والتعليم الأكاديمي.

والتي شاهد أحد كشافيها يوسف وهو يلعب كرة القدم ذات مرة، فقرر أن يمنحه الفرصة ليصبح رياضيًا متميزًا، وشخصًا مؤهلًا لمواجهة تحديات المستقبل.

لكن الصورة الظاهرة للأكاديمية كانت تخفي وراءها تحديات داخلية لم تكن واضحة!

بداية أكاديمية “رايت تو دريم” في مصر

تأسست أكاديمية “رايت تو دريم” بهدف تقديم مفهوم جديد للتميز من خلال كرة القدم. بدأت رحلتها في غانا، حيث أطلق توم فيرنون -أحد كشافة نادي مانشستر يونايتد- أكاديمية صغيرة تهدف إلى توفير فرص عادلة للمواهب الشابة.

ومع مرور الوقت، توسعت الرؤية لتصل إلى مصر عبر شراكة مع مجموعة منصور، التي ضخت استثمارات ضخمة في إطلاق أكاديمية جديدة.

تجمع الأكاديمية بين كرة القدم والتعليم، إذ تركز على تطوير المهارات الشخصية والقيادية لدى اللاعبين، وخلق بيئة شاملة تسمح للطلاب الرياضيين بالنمو والتطور، سواء داخل الملعب أو خارجه، مما يعكس التزامها العميق بمساعدتهم في تحقيق أحلامهم، وأن يصبحوا قادة في مجتمعاتهم.

وبالرغم من انبهار الجميع برؤية الأكاديمية الجديدة، إلا أنها كانت تمر ببعض التحديات التي من شأنها أن تعيق تحقيق أهدافها.

تحديات مرت بها الأكاديمية

بالنظر إلى قسم المشتريات، نجد أن كل طلب شراء يتنقل بين صناديق البريد الإلكتروني مراتٍ عديدة.
يجلس الموظفون أمام شاشاتهم، يرسل أحدهم طلب شراء لمستلزمات التدريب، أو طلب لشراء الطعام والمشروبات، ولكن بعد مرور يومين، نجده لا يزال ينتظر الموافقة!

فالطلبات تمر أولاً على مدير القسم، لمراجعتها والموافقة عليها بشكل مبدئي، ثم تُرسل إلى مدير الموارد البشرية للحصول على الموافقة النهائية.

وهنا تتعالى أصوات الاستفسارات والأسئلة بشأن التأخير الذي لم يكن مجرد إزعاج، بل كان يؤثر على قدرة الأكاديمية في الحصول على المستلزمات في الوقت المناسب، مما يضع عقبات في طريق التطوير.

أما عن المخازن، فإدارتها تمثل تحديًا آخر، إذ تتراكم الأدوات والمستلزمات بلا نظام، فبمجرد أن يدخل أحد الموظفين إلى المخزن يجد نفسه محاطًا بأرفف مليئة بالصناديق المتراكمة، مما يشعره بنوع من الفوضى.

لكن المشكلة ليست في الفوضى فقط؛ بل كان صناع القرار يعانون من عدم القدرة على تتبع احتياجاتهم من الأدوات بشكل دقيق، مما يجعل من الصعب تحديد ما ينقص الأكاديمية أو ما تحتاجه من مستلزمات.

إضافةً إلى ذلك، لم يكن هناك أي نظام يُمَكن الموظفين من تتبع المخزون بفاعلية، مما جعلهم غير قادرين على معرفة الكميات المتوفرة أو ما يحتاجون لإعادة طلبه.

ومع كل هذه التحديات المتراكمة، أصبح من الواضح أن الأكاديمية في حاجة ماسة إلى نظام محاسبي متكامل، يساعدها في إدارة المشتريات والمخازن بشكل أكثر فاعلية. فقد كان الحل يتطلب رؤية شاملة، تدعم أهداف الأكاديمية، وتجعل من الأحلام واقعًا ملموسًا.

العثور على الحل المثالي

وسط كل تلك التحديات التي أرهقت الفريق الإداري في أكاديمية “رايت تو دريم”، بدأ الحديث بهدوء عن حلول فعالة. وأخذ هذا الحديث شكلًا أكثر جدية عندما علم أ. مينا، مدير المشتريات، وأ. تامر، مدير المخازن، ببرنامج “إدارة“.

ومن ثم، جلس الفريق مع ممثلي “إدارة”، يتحدثون، ويستمعون، ويطرحون الأسئلة، لفهم كيف يمكن لـ “إدارة” معالجة التحديات التي تراكمت عبر السنوات.

وما إن انتهت الجلسة الأولى، حتى تأكد الفريق في “رايت تو دريم” أنهم قد وجدوا أخيرًا الحل الذي طالما بحثوا عنه.

“إدارة” يتغلب على التحديات

تعَّرف فريق “إدارة” على طبيعة العمل اليومية في الأكاديمية، واحتياجات كل قسم، بدءًا من المشتريات، ووصولاً إلى المخازن والأصول الثابتة.

ومن هنا فلم تعد هناك حاجة للبحث في عشرات الملفات أو تبادل الرسائل بين أعضاء الفريق لإيجاد معلومة بسيطة، فضغطة زر واحدة تستطيع استخراج تقرير شامل لجميع التفاصيل من إيرادات، ومصروفات، وما إلى ذلك، مما مكّن الأكاديمية من اتخاذ قرارات مالية دقيقة.

أما عن قسم المشتريات، فلم يعد الأمر يتطلب إرسال الإيميلات وانتظار الردود التي كانت تتأخر بسبب عدم متابعة الجميع للبريد الإلكتروني، إذ أصبحت الموافقة تتم بشكل فوري ومباشر عبر النظام.

إلى جانب ذلك، أضاف “إدارة” ميزة التصديقات على مستويات بناءً على قيمة الطلب، فإذا كانت القيمة أقل من رقم معين، يكفي أن يوافق عليها مدير المشتريات فقط، أما إذا تجاوزت هذا الحد، فلا بد من موافقة مدير الموارد البشرية أيضًا.

وبالتالي، قلل “إدارة” من التأخير في الموافقات، وساعد في توفير الوقت والجهد، إذ أصبح من السهل تتبع جميع طلبات الشراء ومتابعتها بشكل دقيق، مما أتاح للأكاديمية تلبية احتياجاتها بسرعة وكفاءة.

وبالحديث عن المخازن، فقد سجل فريق “إدارة” جميع الأصناف، إذ أصبحت لكل أداة ومعدة بيانات على النظام، مما أتاح للفريق تتبع احتياجات الأكاديمية بسهولة، ولم يعد هناك مجال للتخمين، أو القلق حول نقص المواد، فقد أصبح كل شيء موثقًا في النظام، بل وتمكن فريق المخازن من وضع خطط شراء استباقية بناءً على تحليلات دقيقة للبيانات.

كل تلك التغييرات لم تحدث بين ليلة وضحاها. فقد تطلب الأمر تدريبًا دقيقًا ومتواصلًا لفريق الأكاديمية، الذي لم يكن لأغلب أعضائه خلفية عن برامج الـ ERP من قبل.

اجتمع مشغلو “إدارة” مع فريق الأكاديمية في قاعة التدريب بمدينة بادية “بالم هيلز”، وأمامهم شاشاتهم، إذ بدأت الجلسات بتقديم شرح مفصل لخصائص البرنامج وكيفية استخدامها.

وبالرغم من اختلاف الثقافات، نجح فريق التدريب في بناء جسور من التواصل والتعاون، حتى تمكن الجميع من استيعاب النظام وتطبيقه بكفاءة.

وتدريجيًا، بدأ الفريق يعتاد على استخدام “إدارة”، إلى أن أصبح البرنامج جزءًا لا يتجزأ من سير العمل.

وهنا تغيرت طريقة إدارة الأكاديمية بشكل جذري، فلم تعد التحديات الإدارية تعرقل العمل اليومي، وأصبح بالإمكان تنظيم المشتريات، وإدارة المخازن بكفاءة وشفافية.

فما بدأ كتحديات داخلية معقدة تحول إلى فرص للنمو والتطور. وبفضل الشراكة مع “إدارة”، تمكنت الأكاديمية من تحسين أدائها الإداري، مما سمح لها بالتركيز الكامل على رسالتها الأساسية: تنمية المواهب الشابة وتمكينها من تحقيق أحلامها.

واليوم، تعد “رايت تو دريم” نموذجًا يحتذى به في كيفية إدارة المجتمعات الرياضية بفعالية، حيث التوازن المثالي بين الرياضة، التعليم، والتنظيم الإداري الفعّال.