كيف غيّر “إدارة” قواعد اللعبة في “المهدي”؟

في صباح هادئ داخل أحد مخازن شركة “المهدي”، صوت خطوات المدير يتردد في المكان، وعيناه تتنقلان بين الصناديق المصطفة.

توقف فجأة، وأمسك أحد الصناديق، وأخذ يتفحص ملصقه بعناية. رقم الصنف واضح، لكنه يشبه أرقامًا أخرى لعشرات الأصناف المشابهة.

وضع الصندوق جانبًا، والتفت نحو فريقه وقال: “كيف يمكننا التأكد من صحة هذه الأرقام؟ الأرصدة، التكلفة، الربح… كل شيء يشعرني بالفوضى.”

كان التعبير على وجوه فريقه كافيًا ليؤكد له أن التحدي ليس بسيطًا، فالتقارير التي تصله لا تُشبه الواقع، والقرارات التي يتخذها لا تضمن النجاح. ومع كل خطوة يخطوها داخل المخزن، كان الإحساس بثقل المشكلة يتزايد.

في تلك اللحظة، وبين الصناديق المكدسة، تساءل في داخله: هل يوجد نظام يعيد ترتيب كل هذا؟ أم أن الفوضى أصبحت جزءًا من نظام العمل؟

لكن ما لم يكن يعرفه أن الحل كان يقترب، وأن الأمور على وشك أن تتغير إلى الأبد.

بداية شركة “المهدي“

تأسست شركة “المهدي” لقطع غيار السيارات على أسس متينة من الجودة والخدمة، وركزت منذ انطلاقها على توفير قطع الغيار الأصلية الجديدة والمستوردة للعملاء في السوق المحلي.

ومع مرور الوقت، توسعت الشركة وأصبحت تمتلك عدة مخازن رئيسية، موزعة في أماكن متعددة لتلبية احتياجات العملاء بكفاءة.

ومن خلال التزامها بتقديم أفضل المنتجات والخدمات، كانت “المهدي” تسعى دائمًا لتحقيق التميز والنمو في مجالها، إلا أن العمليات اليومية كانت تحتاج إلى مزيد من التنسيق والتنظيم لضمان استمرارية النجاح وتوسيع نطاق العمل.

تحديات تعيق سير العمل في “المهدي”

يقف أحد موظفي “المهدي” أمام رفوف مليئة بالصناديق المكدسة بقطع غيار السيارات، يحدق في أحد الصناديق بتركيز، ثم ينظر إلى شاشة الكمبيوتر أمامه ليقارن الرقم المسجل للصنف مع الموجود في النظام. الصنف نفسه، لكن الرقم مختلف.

كان هناك شعور متزايد بالارتباك، إذ بدأت الأصناف تتشابه بشكل كبير، وبدون تفاصيل واضحة لتمييزها. تكرر هذا الموقف عدة مرات في اليوم نفسه: هل هذا هو الصنف المطلوب؟ أو هل هو نفس الرقم الذي تم تسجيله؟

الأسئلة تتراكم في ذهنه، ولم يجد الإجابة الواضحة!

وأصبح هناك ضغط متزايد بسبب خطر البيع بالخطأ، فخطأ بسيط في مطابقة الرقم قد يتسبب في تسليم قطعة غيار غير صحيحة للعميل.

حاول الموظف أن يتأكد من الأرصدة المتوفرة لديه في الفرع، أو في الفروع الأخرى، لكن كانت بيانات تلك الفروع غير محدثة.

ومن ثم أصبحت إدارة الأرصدة معركة يومية بالنسبة له، وفي كل مرة يراجع فيها الأرصدة في فرع جديد، يكتشف فرقًا بين ما هو موجود في النظام وما هو موجود فعلًا على الأرض.

وعلى الصعيد الآخر، نجد مسؤولي المخازن أمام تحدي تقييم المخزون، فالأسعار تتغير باستمرار بسبب تقلبات السوق، خاصة مع استيراد قطع غيار السيارات من الخارج.

ومن ثم كانت هناك صعوبة في تحديد التكلفة الحقيقية للصنف بسبب التغيُّرات المستمرة في سعر الصرف. وكلما حاولوا تحديد ربح الشركة، وجدوا أن الأرقام لا تعكس الواقع.

أما التعامل مع العملات الأجنبية في المشتريات، فهو جزء آخر من المشكلة. كانت عملية حساب التكلفة بالنسبة للعملات المختلفة أمرًا معقدًا للغاية، ما جعل مسؤولي المشتريات يشعرون بأن هناك عنصرًا مفقودًا في إدارة العملية المالية.

وعند الحديث عن المديرين، فهناك تحدِ آخر يتعلق بالصلاحيات. كانت الإدارة بحاجة إلى التحكم بشكل دقيق في من يمكنه الوصول إلى البيانات الحساسة داخل النظام. في كثير من الأحيان، كان الموظفون يضطرون إلى استخدام تقارير تحتوي على معلومات عملاء حساسة، وهو ما يزيد من القلق بشأن الأمان وحماية هذه البيانات.

ومن هنا، فالمدير دائمًا يشكك في مدى قدرة النظام على تحديد الصلاحيات بدقة، خاصةً فيما يتعلق بمن يمكنه تصدير البيانات أو تعديلها، وكانت هناك مخاوف مستمرة من إمكانية تسريب أو استخدام البيانات بطريقة غير مصرح بها، وهو ما يهدد سرية المعلومات الحساسة للشركة والعملاء.

“إدارة” البداية الحقيقية للحل

وبينما كانت تلك المشاهد تتكرر داخل “المهدي” بشكل شبه يومي، جاء يوم مختلف! إذ تحدث أحد العملاء الذين يعملون في نفس مجال قطع غيار السيارات عن تجربته مع نظام “إدارة”.

كان يروي كيف أحدث “إدارة” تحولًا جذريًا في طريقة عمله، من تنظيم المخازن إلى ضبط الحسابات المالية. أخبرهم كيف ساعده في ربط جميع فروعه ببعضها البعض، وتسهيل عمليات المشتريات والتوزيع، وغير ذلك الكثير.

في تلك اللحظة، ظهر الاهتمام في أعين صناع القرار داخل “المهدي”. الجميع بدأ يتحدث عن “إدارة”، واكتشفوا أن هذه الفرصة هي الحل الذي يبحثون عنه منذ فترة طويلة، وبالفعل قرروا تجربة البرنامج.

ومع أول استخدام للنظام، شعر الجميع أنهم دخلوا عالمًا جديدًا، الشاشات التي كانوا يتعاملون معها منذ سنوات تبدلت إلى واجهات حديثة وواضحة.

أول شيء جذب انتباههم كان ربط المخازن، فـ “إدارة” جعل الأرصدة في كل فرع تتحدث بشكل فوري، وأصبح بالإمكان مقارنة البيانات في الوقت الفعلي بين كل المخازن، مما جعل كل شيء يسير في توافق تام.

كان حساب التكاليف الاستيرادية وتوزيعها يمثل تحديًا كبيرًا في الماضي، لكن مع “إدارة”، أصبح من السهل التعامل مع العملات الأجنبية بشكل دقيق.

وعندما يتعلق الأمر بالصلاحيات، فقد قدم “إدارة” حلًا واضحًا بتحديد الصلاحيات لكل موظف وفقًا لدوره، مما ساعد على زيادة الأمان في التعامل مع البيانات الحساسة.

وفي الوقت ذاته، أصبح بإمكان الفريق الآن متابعة تقييم المخزون بدقة أكبر، فقد تم ترتيب الأصناف في شجرة واضحة وسهلة، وكل صنف أصبح له باركود خاص به، مما قضى على المشاكل المتعلقة بالأصناف المتشابهة، وقلل من الأخطاء البشرية في تحديد الأصناف بشكل كبير.

وعند الحديث عن الحسابات، فالتقارير الختامية، مثل قوائم الدخل والميزانية العامة، أصبحت تُعد بسهولة ودقة، مما أعطى الإدارة صورة واضحة عن الأداء المالي للشركة.

وهنا يتضح أن “إدارة” هو نقطة تحول في تاريخ الشركة، فقد بدأت الأمور تتحسن بشكل مذهل، وتأكد الجميع أن “إدارة” ليس نظامًا محاسبيًا فحسب، بل كان بمثابة خارطة طريق للتقدم والنمو.