للمستهلِك أو صاحب النشاط التجاري يُمثل شهر ديسمبر من كل عام وقت ذهبي وتاريخ دوري مُنتظر، فالمُستهلِك ينتظر فيه التخفيضات السنوية ليحصل على المنتجات التي حال السعر المرتفع بينه وبينها، فيما تقرّ أعين البائعين وأصحاب العلامات التجارية بطلبات الشراء الكثيرة وضغط العمل حتى وقت مُتأخر وما يتبع ذلك من الكثير من الأرباح.

وخلف الكواليس في مستودعات التخزين لكل محل تجاري هناك طاقم من الموظفين يستعدون لعملية الجرد المخزني والتي يقضون فيها أيامًا متواصلة مع استحضار ما استطاعوا من تركيز وقوة بدنية ليقوموا بإغلاق ناجح لعامهم التجاري وبدء سنة جديدة ببيانات دقيقة.

لا تنحصر فوائد الجرد المخزني في تحقيق رؤية واضحة لمستويات المخزون من ضبط الخارج منه والداخل إليه ورصد الأخطاء البشرية من نسيانٍ وغير ذلك مما قد يسبب خللًا في مستويات المخزون، بل إنها تتخطى حدود المستودع لتؤثر بالإيجاب على تعاملاتك المالية والبشرية، فمن تلك الفوائد:

 

• Toggle

  تحسين خدمة العملاء

تعمل على تحسينها وذلك من خلال توفير دائم للمنتجات التي يكثر عليها الطلب. بالطبع لن تحب أن يتعرض متجرك لشكاوى العملاء حينما يطلبون منتجًا ثم يرد عليهم أحد موظفوك بأن المنتج الفلاني نفد وسنقوم على توفيره بأقرب فرصة، فبالإضافة إلى الانطباع السلبي للخدمة المقدمة ستخسر عميلًا كانت أمواله تساهم في رفع مستويات أرباحك.

• ضبط التعاملات المالية

حصر مستويات مخزونك ومعرفة الرصيد الفعلي للمنتجات يؤدي إلى تعاملات مالية سليمة سواء داخل متجرك أو خارجه. فتبعًا لتقاريرك الصحيحة عن المخزون ستصبح رؤيتك واضحة، فأي عجز ستتفاداه قبل حدوثه ولن تتعرض للزيادة التي تعرضك للخسارة.

وفي النهاية سيكون إنفاقك أكثر ضبطًا وأبعد عن الإهدار.

• السيطرة على حركة مخزونك

الجرد المخزني الصحيح يكشف لك كل ما يحدث داخل المستودع برؤية واضحة وصحيحة، الأصناف التالفة والأنواع المتكررة نتيجة ضغط العمل الشديد، البيانات الغير دقيقة نتيجة خطأ الإدخالات، كل هذا يكون مرئيًا واضحًا، وبالتالي ستكون حركة مخزونك ومستويات أرباحك حاضرين دومًا، ومادامت أمورك المالية واضحة مستقرة فإن ذلك يعني التقدم للأمام بلا شك.

مع هذه الأهمية البالغة لعملية الجرد فإنه يستوجب عليك أن تعطيه مساحة من تخطيطك، لإتمامه بأكثر الطرق فاعلية والتغلب على مشقته التنفيذية، حتى يظل فريقك الموكل بهذه المهمة نشطًا متحمسًا حتى آخر لحظة.

فيما يلي سنعرض معك بعض النصائح التي تجعل عملية جردك للمخزون مرنة ومتناغمة تحقق لك النتائج الصحيحة بتقارير منضبطة، وتيسّر على فريق عملك الكثير من الجهد، إليك هذه النصائح.

1- حدد طريقتك في الجرد

الجرد الدوري أم الجرد المستمر.

طريقتان مختلفتان لعدّ مخزونك، الأولى تكون كل عام في شهر ديسمبر ويتم تقفيل السنة المالية بموجب نتائجها، وأكثر ما يعيب هذه الطريقة هو أنك لا تعلم ما لديك من مخزون فعلي إلا بعد عملية شاقة آخر العام وهذا يسهل كثيرًا التعرض لحدوث أخطاء من العامل البشري وبالتالي أخطاء في التقارير.

ونظرًا لاقتراب انتهاء العام فليس أمامك سوى محاولة الإنجاز لسد عجز الطلبات من ناحية ولبدء سنة مالية جديدة من ناحية أخرى .

والطريقة الثانية (الجرد المستمر) تعتمد على الملاحظة المستمرة لكل حركة في مخزونك طوال الوقت، فأنت على علمٍ دائم بالعدد الفعلي لبضاعتك وما يكثر عليه الطلب وما يعاني من خمول، وكذلك حركات البيع وارتفاع الأسهم أو انخفاضها، ببساطة كل ما يخص المستودع من تخزين أو بيع يكون تحت بصرك.

تحديد الطريقة المناسبة لجرد المخزون أول خطواتك نحو جرد ناجح، قم بتقييم هادئ للطريقتين وما جربت منهما ونتائج ذلك على عملك.

وإن أردت نصيحتنا فنحن نرشح لك الجرد المستمر بلا تردد، فهو يقوم بالاعتماد على حلول ذكية تجعلك دائم الحضور لدى كل ما يخص نشاطك التجاري وغاية ما ستحتاجه آخر العام هو عملية مراجعة لما يوجد في تقاريرك المتتالية ومخزونك الفعلي.

2- استخدم الحلول الذكية في عملية الجرد المخزني

المخططات والجداول الورقية والكثير من استخدام الحبر قد يقوم بمهمة الجرد المخزني، لكن لن نستطيع أن نستلم التقارير النهائية بيقين تام بأنه لم يحدث خطأ ولو بسيط، أضف إلى ذلك الجهد المضاعف لفريقك في الإدخال والحسابات والمراجعة.

استخدام برنامج نقاط البيع المتزامن مع البرنامج السحابي يجعل التسجيل اليدوي هو آخر ما تقوم به في عملية الجرد المخزني ، فالمنتج الموجود في مستودعك والذي قد مرّ على برنامج نقاط البيع قبل دخوله تم تسجيله بشكل تلقائي في قسم المخزون في برنامجك السحابي بنوعه وبتسلسل خاص به.

الآن حان وقت الجرد!

حسنًا، كل ما على فريقك هو المقارنة بين بيانات المخزون المسجلة، والبيانات الناتجة من الجرد الفعلي في المستودع.

3- قم بالاستعدادات اللازمة

اختر الفريق الذي سيقوم بتلك العملية بعناية شديدة والأفضل أن توظف أشخاصًا من خارج فريقك الأساسي، فمن جهة لن تضطر لإغلاق المتجر أثناء عملية الجرد ومن جهة أخرى سيكون الجرد المخزني أقرب للحيادية، وإن اضطررت لغلق المتجر لبضع ساعات أو أيام حتى الانتهاء، فلا تنس أن تقوم بإخبار زبائنك عن طريق وضع لافتة أو الإخبار الشفهي.

حدد الوقت اللازم لإتمام العملية مع تعريف الفريق بالأدوات المستخدمة وتدريبهم عليها.

4- جهّز مخزنك

قم بعمل رسم توضيحي لمخزنك وتحديد أماكن المنتجات ومن أين ستبدأ عملية العدّ وإلى أين ستنتهي، هذا سيساعد فريقك على إتمام المهمة بمرونة وعدم الوقوع في مشكلة النسيان أو التكرار.

5- راجع النتائج فورًا

هل انتهيت أخيرًا من عملية الجرد المخزني؟

قبل أن تقوم بتحديث كميات المخزون في برنامجك السحابي تبعًا لنتائج الجرد المخزني قم بمراجعة أرقام العد مرة أخرى لضمان التطابق، لا تؤخر عملية المراجعة كثيرًا.

مراجعة النتائج تساهم في إنشاء تقارير صحيحة تساعدك في التعرف على دقة عملك وكشف مواضع الخلل فيه أو النجاح، لتستطيع قطع خطوات ثابتة في طريقك نحو التقدم.

6- كافئ فريقك

بقدر أهمية عملية الجرد المخزني لنشاطك التجاري فهي أيضًا شاقة على فريقك؛ لا تنس أن تشكرهم بما يليق بمجهودهم ولا بأس من مفاجأتهم بالطعام اللذيذ أثناء عملهم، فإلى جانب الطاقة البدنية، سترتفع روحهم المعنوية ويتجدد نشاطهم للعمل.

اقرأ ايضاً في مدونة إدارة: التوقيع الإلكتروني داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية