كيف يعالج النظام المحاسبي السحابي مشاكل التدفق النقدي لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة؟!

هل يطاردك الموردون بحثًا عن أموالهم أو هل تضطر لتأجيل صرف المرتبات للموظفين آخر كل شهر. تعد قلة السيولة النقدية أكثر الكوابيس التي تراود بأشباحها كل الأنشطة التجارية -خاصة- الصغيرة منها، فبدون السيولة النقدية الكافية لا يمكن لأي نشاط تجاري أن يستمر ويبقى أو حتى أن يصح إطلاق هذا الاسم عليه بوصفه عملاً تجاريًا يهدف للربح.

كما أن ضعف التدفق النقدي هو السبب الأكبر لعدم استمرار واحدة من بين كل أربع شركات في السنة الأولى من بدأ نشاطها، وتعد كذلك سوء إدارة التدفقات النقدية السبب وراء توقف أكثر من 82 % من الشركات الصغيرة والمتوسطة.

في هذا المقال سنعرج سريعًا على المشاكل التي تسببها قلة السيولة النقدية للشركات الصغيرة والمتوسطة والحلول المطروحة في هذا الصدد.

لكن أولاً ما الذي يعنيه التدفق أو السيولة النقدية

التدفق النقدي هو المبلغ الإجمالي للنقدية الخارجة والواردة عبر الشركة جنبًا إلى جنب مع المبلغ النقدي الذي يتم استخدامه لتغطية النفقات. وتتمثل أهمية السيولة النقدية باعتبارها المقياس الذي يتم من خلاله تحديد الملاءة المالية للشركات عبر قدرتها على توليد تدفقات نقدية إيجابية، أو في صياغة أخرى .. قدرتها على تحرير التدفق النقدي على المدى الطويل.

ويكمن السبب الرئيس في قلة السيولة النقدية عندما تتجاوز نفقات عملك الأرباح، ويساهم في ذلك عدد من العوامل منها تراجع المبيعات أو زيادة المخزون الراكد أو التأخر في جمع الديون، تظهر أسباب تلك المشكلة في الشركات الصغيرة والمتوسطة على النحو التالي:

مشاكل السيولة النقدية عند الشركات الصغيرة والمتوسطة

• دفاتر عشوائية

يهمل العديد من رواد الأعمال تحديدًا الصغيرة منها مسألة تنظيم الدفاتر والقيود، فتسجل بشكل عشوائي وغير منظم، ثم يفاجأون في نهاية الأمر -على الرغم من بذل الوقت والجهد في تشغيل الأعمال- بمشاكل لم تخطر لهم على بال وإنذارات بسبب التأخر في دفع بعض المستحقات، كالتأخر في الدفع للموردين والذي ينتج بطبيعة الحال عن عدم وجود سياسة واضحة لتحرير الفواتير وترقيمها أو حتى التأكد من تسجيل كل معاملة تمت.

قد تكون تلك العشوائية وعدم التنظيم متفهمة في البداية خاصة لو لم تمتلك كصاحب عمل عقلية محاسبية؛ لكن الطريق الوحيد لتجنب أي مفاجأت هو استخدام نظام محاسبي يمكنك من البقاء مطلعًا على كل القيود والسجلات على الدوام، ويسمح لك بالبحث عنهم بسهولة ويسر دون محاولة تذكر اسم مستند سجلته منذ سنة مضت.

• بضائع متراكمة

تعتمد الشركات التجارية التي تبيع منتجاتها للمستهلك النهائي على وجود تدفق نقدي ثابت يسمح دومًا بدوران سريع للمخزون، فلا ينبغي أن يفوق طلب المستهلك الكمية المعروضة ولا ينبغي كذلك أن تبقى البضائع في المخزن لمدة طويلة لكي لاتتحول إلى فائض يصعب التخلص منه.

وهذا ما حدث لأحد عملائنا الذي كان يعمل في مجال إكسسوارات الهواتف المحمولة حيث توسع في شراء عروض مثيرة أو “لقطة” كما يقولون دون احتياج حقيقي، فنتج عن ذلك نمو للرواكد، ومع عدم تحديد القيم الحقيقية لها تطور الأمر بأن أصبحت قيم الخصوم أعلى من قيم الأصول الأمر الذي كاد يودي به في السوق.

فعندما يتراكم المخزون، تبدأ في خسارة الأموال التي استثمرتها فيه، وكذلك الأرباح المحتملة. ومع انخفاض الأرباح تجد ندرة في النقد يصعب معها دفع النفقات مثل: الديون والمرتبات وشراء بضائع جديدة.

وبالاعتماد على نظام محاسبة سحابي ستنتهي كل هذه الكوابيس، لأنك ببساطة ستبقى على متابعة دائمة لمستويات المخزون، ففي “إدارة” ومن خلال عدد من الخصائص يمكنك وضع حد أدنى وأقصى للطلب على منتج بعينه من خلال خاصية نقطة إعادة الطلب.

ويمكنك كذلك عبر فلتر خاص تتبع حركة البضائع الراكدة والحصول على تقارير خاصة بها لأجل التوصل لتسوية عادلة لها.

• ديون معدومة

تمثل الديون المعدومة –وهي الديون التي يتوقع ألا يسددها أصحابها- مشكلة تعيق نمو الشركات الصغيرة والناشئة ويظهر أثرها بمرور الوقت، وتحدث بسهولة إذا لم تنتبه الشركات في أول الأمر لضرورة وجود نظام لمتابعة الائتمان المستحق من العملاء على مدار الوقت.

وتظهر فوائد تلك المتابعة عند اختيار النظام المناسب الذي يسمح لك باختيارات متعددة وفقًا لسجل العملاء الخاص بك، وهذا ما نقوم به في “إدارة” حيث يمكنك وضع حد ائتمان لكل عميل، ونمكنك أيضا من متابعة مديونيات العملاء بشكل دوري من خلال تقرير أوراق القبض والدفع.

ويجدر الإشارة هنا إلى ضرورة وجود توافق بين شروط الائتمان الخاصة بالعملاء والأخرى الخاصة بالموردين حتى لا يتسبب ذلك في تدهور مشكلة النقد

فعلى سبيل المثال إن كان من المفترض بك دفع رواتب موظفيك في خلال 15 يوما ثم أعطيت عملائك مهلة 30 يوما للسداد فستواجه مشكلة كبيرة

كيف تساهم الحوسبة المحاسبية في تحرير التدفق النقدي

• الدفع للعملاء وإصدار الفواتير في وقتها المناسب في البرامج المحاسبية

يقلل التحصيل الفوري للسلع والخدمات احتمالات حصول عجز في النقدية، ولكن من المهم مراعاة ضرورة تقديم شروط دفع معقولة للعملاء -خاصة- إذا كانت الشركات في مراحلها الأولى من التأسيس مثل: منح العملاء تخفيضات على السلع لتسريع عملية الدفع.

أما بالنسبة للتحرير الفوري للفواتير فهو أمر لابد لكل الأعمال التجارية من الانتباه إليه، وهو ما توفره الأنظمة المحاسبية بمعالجتها السريعة للحركات وتجهيز فواتير آنية بكل حركة فلا يتأخر أي عميل بالدفع.

• مراقبة مستوى التدفق النقدي على الدوام في البرامج المحاسبية

تكمن أهمية الاعتماد على برنامج محاسبي سحابي في تمكينك من متابعة مستويات التدفق النقدي دائمًا، حيث يعكس بدقة أداء الأعمال مع توفير رؤية واقعية لحجم النقد الداخل والخارج من وإلى الشركة. ويمكنك هذا في نهاية المطاف من اتخاذ قرارات دقيقة وفقًا لمعطيات صحيحة ومحدثة.

ولن تحتاج في هذه الحالة إلى وجود متخصصين ماليين حيث يمكنك اكتشاف النقص ببساطة وسرعة والتخطيط لتجنب تلك الفجوات في المستقبل إذا ما اخترت النظام المناسب.

• توفير خيارات مرنة وبديلة للتمويل

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة فإن الحل الوحيد للخروج من فخ ندرة الكاش -خاصة- في مراحل التأسيس لا يكون إلا من خلال الاعتماد على أنظمة حوسبة حسابية تسمح لأصحاب الأموال بالاستثمار في تجارتك.

وتتوفر العديد من الأشكال التمويلية المختلفة المتاحة للشركات الصغيرة والمتوسطة، التي تحررك من مشاكل الكاش وتتيح لك الوقت والتركيز على نمو العمل وتطويره، وهذا ما حدث لأحد عملائنا الذي كان يعاني من مشكلة قلة النقد مما أعطى دلالات سلبية تشير لعدم قدرته على السداد للموردين الأمر الذي دفعهم في نهاية المطاف للامتناع عن البيع الآجل له، ومع قلة النقد لم تبقى أي مساحة متاحة لتوسيع ونمو تجارته.

هناك العديد من الطرق والحلول لتجنب مخاطر ندرة الكاش أو قلة السيولة النقدية لكن الشركات التي تسخر التكنولوجيا الحديثة والأنظمة السحابية لتحسين أداء الأعمال حجزت المكان الأفضل في المستقبل بتحرير النقد للتركيز على طموحات ونمو العمل.

وفي هذه الحالة لن تقع الشركات الصغيرة والمتوسطة رهينة لضغوط الخيارات المحدودة لمعالجة مشكلة النقد. من خلال توافر خيارات مرنة للتمويل ومراقبة مستويات التدفق النقدي على الدوام عبر الاعتماد عالأنظمة المحاسبية المدعمة بتكنولوجيا السحابة.

 

و للمزيد من المعلومات يمكن قراءة هذا المقال برامج الERP و تأثيرها علي نشاطك التجاري (6 فوائد)