هل لديك خلفية عن أكثر فروعك ربحية؟ وهل تعلم أيًا منها بحاجة إلى خطة سريعة لتجنب الخسائر؟

إدارة شبكة مترامية من فروع مؤسستك تحتاج إلى معرفة دقيقة بإيرادات ومصروفات كل فرع على حدة، لتتمكن من تحديد مدى ربحيته، ومعرفة أي الفروع التي تستنزف الوقت والمال دون تحقيق أرباح، ولكن إدارة تلك الحسابات بشكل يدوي هي مهمة مرهقة للغاية، وغير دقيقة أيضًا.

فماذا عن طريقة تساعدك في توزيع الإيرادات والمصروفات على مستوى كل فرع بسهولة؟ هذا بالضبط ما يمكن تحقيقه من خلال إنشاء مراكز التكلفة.

فما مفهوم مركز التكلفة، وكيف يساعدك “إدارة” على إنشائه وإدارته؟

هذا ما نوضحه بالتفصيل من خلال المقال، فتابع معنا.

ما مفهوم مركز التكلفة؟

في سياق الأعمال التجارية، مراكز التكلفة هي الأقسام التي تنفق عليها المؤسسة أو تجني منها أرباحًا، ويهدف إنشاؤها إلى تسهيل تتبع التكاليف المرتبطة بأنشطة الأعمال المختلفة، وتخصيصها، ومراقبتها.

وعادةً ما تُصنف مراكز التكلفة بناءً على طبيعة وظائفها. على سبيل المثال، يمكن اعتبار قسم التصنيع مركز تكلفة، لأنه يتحمل المصاريف المتعلقة بالمواد الخام، والعمالة والتكاليف العامة، وما إلى ذلك.

وبالتالي يتضح أن مفهوم مركز التكلفة يحمل في طياته الكثير تبعًا لطبيعة العمل.

أمثلة على مراكز التكلفة

تتعدد أنواع مراكز التكلفة، فنجد مثلًا:

مركز تكلفة لفروع الشركة

من خلال هذا المركز يستطيع المسؤول متابعة إيرادات ونفقات الفرع، وتقييمه، ومن ثم اتخاذ قرارات فعالة نحو التطوير

مركز تكلفة الإنتاج

يضم هذا المركز جميع الأنشطة المتعلقة بتصنيع أو إنتاج البضائع، والتي تشمل التكاليف المرتبطة بالمواد الخام، والعمالة، والمعدات، وصيانة الآلات، ومرافق الإنتاج.

مركز تكلفة التسويق

يتضمن مركز التكلفة هنا النفقات المتعلقة بالحملات الإعلانية، وأبحاث السوق والعلامات التجارية، وجهود التسويق الرقمي، والعلاقات العامة، وترويج المبيعات.

مراكز التكلفة الإدارية

عند ذكر مفهوم مركز التكلفة الإدارية نجد أنه يغطي النفقات المرتبطة بالوظائف الإدارية العامة، وخدمات الدعم، ويشمل ذلك:

• الخدمات القانونية والمحاسبية.
• رواتب الموظفين الإداريين.
• إيجار المكاتب والمرافق.
• اللوازم المكتبية.
• التكاليف العامة.

مركز تكلفة البحث والتطوير (R&D)

ما مفهوم مركز التكلفة في البحث والتطوير؟

غالبًا ما يكون لدى الشركات التي تركز على الابتكار وتطوير المنتجات مركز تكلفة للبحث والتطوير. ويشمل التكاليف المتكبدة في إجراء البحوث، وتصميم منتجات جديدة، والاختبار، والنماذج الأولية، والحصول على الملكية الفكرية.

مركز تكلفة تكنولوجيا المعلومات

لأن التكنولوجيا تلعب دورًا مهمًا في الأعمال التجارية الحديثة، فإن مراكز تكلفة تكنولوجيا المعلومات تدير النفقات المتعلقة بالأجهزة، والبرمجيات، والبنية التحتية للشبكة، وإدارة البيانات، ودعم تكنولوجيا المعلومات، وصيانة النظام.

مركز تكلفة الموارد البشرية (HR)

يغطي مفهوم مركز التكلفة في الموارد البشرية التكاليف المرتبطة بإدارة القوى العاملة، بما في ذلك التوظيف، ورواتب ومزايا الموظفين، وبرامج التدريب والتطوير، ومبادرات إشراك الموظفين، وإدارة الموارد البشرية.

مركز تكلفة المبيعات

يركز مركز التكلفة هنا على أنشطة المبيعات، بما في ذلك رواتب فريق المبيعات، والعمولات، ونفقات السفر، وأدوات المبيعات، والتدريب على المبيعات، والحوافز، والمكافآت، لتحقيق أهداف المبيعات.

مركز تكلفة خدمة العملاء

غالبًا ما يكون للشركات التي تعطي الأولوية لرضا العملاء مركز تكلفة مخصص لخدمة العملاء، ويغطي المصاريف المتعلقة برواتب موظفي دعم العملاء، ومراكز الاتصال، وبرامج إدارة علاقات العملاء (CRM)، وبرامج التدريب على خدمة العملاء.

مركز تكلفة المرافق والصيانة

يشمل مفهوم مركز التكلفة هنا مصاريف صيانة وإدارة المرافق المادية، مثل: صيانة المباني، والإصلاحات، والتجديدات، والمرافق، وخدمات الأمن، وخدمات النظافة.

من المهم ملاحظة أن مراكز التكلفة المحددة في الأعمال التجارية مختلفة، وقد يكون لبعض الشركات مراكز تكلفة فريدة بناءً على الصناعة أو الهيكل التشغيلي.

أهمية التتبع الدقيق وتخصيص التكاليف لمراكز تكلفة محددة

تمثل إدارة مراكز التكلفة وتتبعها بفاعلية أهمية كبيرة في عالم الأعمال، وتتضح تلك الأهمية في:

ضمان الشفافية المالية والمساءلة

يسمح تتبع التكاليف بدقة بفهم واضح لأبرز جهات الإنفاق داخل المنظمة، فمن خلال تخصيص التكاليف لمراكز تكلفة محددة يمكن تحديد الأطراف المسؤولة، ويأتي ذلك بعد إلمامك بمفهوم مركز التكلفة، مما يعزز الشفافية والمساءلة.

تسهيل اتخاذ القرارات الفعالة

تتضح أهمية مراكز التكلفة في تسهيل صناعة القرار، إذ يوفر التتبع الدقيق للتكلفة بيانات موثوقة تسمح بتقييم ربحية وكفاءة كل قسم أو وظيفة، وتحديد فرص توفير التكاليف، وتحديد أولويات الاستثمارات، وتخصيص الموارد بشكل فعال بناءً على الرؤى المكتسبة من تحليل مركز التكلفة.

تسهيل الامتثال للقوانين

يعد التتبع الدقيق للتكاليف والتخصيص أمرًا ضروريًا للامتثال لمعايير ولوائح التقارير المالية، إذ تتطلب العديد من الصناعات الإبلاغ عن التكاليف حسب مركز التكلفة لأغراض المراجعة والتنظيم، ويضمن تتبع التكاليف بشكل صحيح وتخصيصها لمراكز التكلفة الامتثال لذلك، مما يقلل من مخاطر العقوبات والمسائل القانونية.

تمكين المقارنة المعيارية – Benchmarking

يسمح التخصيص الدقيق للتكلفة بإجراء المقارنة المعيارية عبر مراكز التكلفة أو الأقسام المختلفة، مما يمكن الشركات من تحديد أهداف واقعية، وإنشاء مقاييس للأداء، ودفع التحسين المستمر.

هنا تتضح أهمية معرفتك لمفهوم مركز التكلفة، وإنشاء مراكز مخصصة لأقسام المؤسسة، لكن ماذا عن التحديات التي تعيق تنفيذ ذلك؟

تحديات إدارة مركز التكلفة

يعاني بعض أصحاب التجارات من عدة تحديات تؤثر بالسلب على إدارتهم لمراكز التكلفة، ومن أبرزها:

1- عدم الوضوح في تخصيص التكلفة وتتبع النفقات

يمكن أن ينشأ هذا التحدي بسبب عدة عوامل، بما في ذلك:

• الافتقار إلى التواصل الفعال بين الأقسام، فكل قسم يعمل في جزيرة منعزلة.
• اعتماد الشركات على الطرق اليدوية فقط لتتبع التكاليف.
• وجود هيكل تنظيمي معقد يعيق عملية صنع القرار.

بشكل عام، يشكل الافتقار إلى الوضوح في تخصيص التكلفة وتتبع النفقات تحديات كبيرة للشركات في إدارة مراكز التكلفة بشكل فعال، إذ يمنع التحليل المالي الدقيق واتخاذ القرار، وتخصيص الموارد.

2- عدم كفاءة العمليات اليدوية

لا تزال العديد من الشركات تعتمد على الأساليب اليدوية لإدارة مركز التكلفة، مثل: جداول البيانات، أو الأنظمة الورقية، وتتطلب تلك الأساليب وقتًا طويلاً، ويزداد معها معدل الخطأ، مما يؤدي إلى التأخير وعدم الدقة المحتملة في اتخاذ القرار.

3- صعوبة الحصول على بيانات التكلفة في الوقت الفعلي

تعد مراقبة بيانات التكلفة في الوقت الفعلي وتحليل الاتجاهات أمرًا بالغ الأهمية لإدارة مركز التكلفة. ومع ذلك، فإن العديد من الشركات تستعين بأدوات لا توفر رؤى في الوقت الفعلي، وبالتالي يصعب تحديد تقلبات التكلفة، أو توقع النفقات المستقبلية.

4- فجوات الاتصال والتنسيق بين الإدارات

بعد معرفتك لمفهوم مركز التكلفة، وإنشاء المراكز المخصصة فإن أحد التحديات الكبيرة التي قد تواجهك هي الافتقار إلى التعاون والتواصل بين الإدارات المختلفة، فعندما تعمل الأقسام في جزر منعزلة، يصبح من الصعب مشاركة المعلومات، وتنسيق الجهود، مما يؤدي إلى تقليل الكفاءة، وزيادة الجهود المكررة، وعرقلة تحسين التكلفة.

وبالتالي يتضح أن هناك عدة تحديات تعرقل إدارة مراكز التكلفة، يأتي نظام ERP ليساعدك في التغلب على تلك التحديات بجدارة

كيف يساعدك “إدارة” في إدارة مراكز التكلفة؟

يوفر “إدارة” العديد من الخصائص التي تمكنك من إدارة مراكز التكلفة بفعالية، إذ يتيح إنشاء مركز تكلفة على مستوى الفرع، أو المشروع، أو الإدارة تبعًا لاحتياجات عملك، ويمنع تسجيل أية إيرادات أو مصروفات دون وجود مركز تكلفة خاص بها.

ومن ثم فهو يساعدك على:

• تحسين الرقابة المالية، إذ يساعد على وضع ضوابط مالية أكثر صرامة عن طريق تتبع التكاليف، وفرض حدود للميزانية، وتحديد فرص التوفير.
• تسهيل عملية تتبع التكاليف المرتبطة بكل مركز تكلفة، مما يسهل التحليل واتخاذ القرارات.
• تبسيط توزيع التكلفة، والتقليل من الأخطاء، وتوفير الوقت مقارنة بالعمليات اليدوية.
• توفير رؤية لحظية لأنشطة مركز التكلفة، مما يمكّن الشركات من تتبع النفقات بدقة.
• تحسين الكفاءة التشغيلية والتحكم في التكاليف والأداء المالي العام.
• تعزيز التعاون بين الإدارات من خلال توفير نظام مركزي متكامل.

إلى جانب ذلك، فيمكن لنظام ERP استيعاب مراكز التكلفة الإضافية، ومعالجة البيانات المتزايدة دون التأثير على بالأداء، مما يزيد من سلاسة سير العمل.

الخلاصة

يختلف مفهوم مركز التكلفة تبعًا لطبيعة النشاط، ولكن بشكل عام يمكن القول أنه طريقة لتقسيم إيرادات ومصروفات المؤسسة سواء على مستوى الفروع، أو المشاريع، أو الفروع، وذلك بهدف تحقيق إدارة مالية فعالة.

أما عن إدارة مراكز التكلفة فهناك العديد من التحديات التي تعيق سير العمل، وتحول بينك وبين تحقيق الإدارة الفعالة، وهنا يأتي دور “إدارة”.

يساعدك “إدارة” على إنشاء وإدارة مراكز التكلفة من مكان مركزي واحد حتى تكون على إطلاع دائم بمصروفاتك وإيراداتك، ويتيح إنشاء التقارير المختلفة التي تساعدك على تحليل الوضع، واتخاذ القرارات الصحيحة المبنية على معلومات حقيقية.

تواصل معنا واعرف المزيد عن البرنامج.

المراجع

Cost Center Definition: How It Works and Example

What Is a Cost Center?