حين أصبح النظام السحابي ضرورة: هكذا بدأت رحلة “Safety Source” مع “إدارة”

في وقتٍ كانت فيه معظم الشركات تعتمد على حلول داخلية تقليدية لإدارة العمليات، كانت “Safety Source” قد سبقتها بخطوة؛ بنظام خاص تم تطويره داخليًا، يعمل على أجهزة الـ Desktop، ويخدم أغراض المتابعة اليومية.

ومع التوسع في عدد الفروع، وتزايد حجم العمليات، وظهور احتياجات جديدة على مستوى الربط والمحاسبة والتقارير، بدأ الاحتياج لنظام جديد.

لم تكن المشكلة في التصميم أو الجهد، بل في طبيعة الحل نفسه.

فقد ظلت البيانات محصورة داخل أجهزة محددة، وكل فرع يعمل بمعزل عن الآخر، وكان الربط بين الحسابات والمخازن يتطلب وقتًا ومجهودًا يدويًا متزايدًا مع كل خطوة.

لم يكن هناك خلل، لكن لم تعد الوسيلة مناسبة. وكان لابد من نقلة نوعية.

لماذا لم يعد النظام كافيًا؟

منذ انطلاقتها في 2009، رسمت “Safety Source” لنفسها موقعًا مميزًا ضمن رواد الحلول الأمنية الذكية في مصر. وبكونها الوكيل المعتمد لـ HIKVISION، ومع خبرة امتدت لأكثر من 15 عامًا في توريد وتركيب الأنظمة الأمنية، نشأت الحاجة إلى نظام يدير هذا التنوع بثبات وسلاسة.

تعدد الفروع، وتنوّع عمليات البيع، ما بين التوريد المباشر للمشروعات، والتوزيع، والتركيبات، خلق احتياجًا ملحًا إلى توحيد الرؤية، وربط البيانات، وتعزيز الرقابة من نقطة مركزية واحدة.

وهنا برزت قيمة الحل السحابي، ليس فقط كخيار تكنولوجي، بل كمتطلب أساسي لإدارة العمل كما ينبغي:

• بيانات موحدة لكل الفروع
• وصول لحظي من أي مكان
• دورة تشغيل مترابطة
• حسابات ومخازن تعمل بمنطق واحد

لم يكن الهدف تغيير نظام فقط، بل تغيير طريقة التفكير، ومن هذه اللحظة، بدأت “Safety Source” رحلتها مع “إدارة”.

3 أشهر من التنظيم المكثف

حين بدأت “Safety Source” رحلتها مع “إدارة”، لم يكن التحدي هو الانتقال من نظام قديم إلى آخر جديد فقط، بل في كيفية إعادة تنظيم دورة تشغيل كاملة، تعمل عليها فرق متعددة في أكثر من فرع، وتغطي احتياجات مختلفة ما بين التوريد، والتركيب، والتوزيع.

في السابق، كانت كل جهة تعمل بشكل منفصل:

• الفروع تعمل بأنظمة جزئية
• الحسابات تُراجع يدويًا
• عروض الأسعار تتحول لأوامر بيع دون مسار واضح
• التقارير لا تُجمع في نقطة واحدة

أما مع “إدارة”، فقد تغيرت الصورة:

1. عروض الأسعار أصبحت جزءًا من دورة البيع نفسها، وتُحول مباشرة إلى أوامر بيع يمكن متابعتها ومراجعتها.
2. المبيعات والمخازن أصبحا مترابطين، حيث يتم تسجيل كل حركة مخزنية تلقائيًا بمجرد تنفيذ الطلب، دون أي تدخل يدوي.
3. تتبع المشروعات أصبح أكثر دقة، من خلال خاصية التصديقات، التي تُسجّل كل خطوة من خطوات تنفيذ المشروع، وتربطها بالبيانات المالية والمخزنية المرتبطة بها.

كل ذلك تم في فترة تشغيل استغرقت أقل من 3 شهور، وشهدت أكثر من 12 زيارة ميدانية، لضمان أن كل فريق داخل “Safety Source” يتعامل مع النظام بشكل صحيح، وأن دورة التشغيل الجديدة مفهومة ومتّبعة في كل الفروع.

تنظيم البيع وتقييم الأداء

مع استقرار دورة التشغيل، بدأت “Safety Source” تعيد بناء تفاصيل البيع على أسس أكثر دقة، فلم تعد أوامر البيع مجرد خطوات تنفيذية، بل أصبحت جزءًا من نظام شامل يربط بين المسؤول عن البيع، والعميل، والمخزن، والتقرير المالي، في لحظته.

من خلال “إدارة”، أصبح بالإمكان تتبّع الأصناف المباعة لكل مسؤول بيع، مما أتاح تقييما أعمق للأداء، سواء من حيث حجم البيع أو نوعية الأصناف، مما ساعد في فهم سلوك العملاء، وتحسين استراتيجيات البيع والتوزيع.

لم يعد المدير المالي مضطرًا لتجميع البيانات يدويًا، أو الاعتماد على تقارير عامة. أصبح لديه تقرير واحد يعرض:

• من باع؟ وماذا باع؟
• ما قيمة ما باعه؟ وهل يحقق المستهدف؟
• ما طبيعة الأصناف التي يركّز عليها؟ هل هي من المنتجات الأعلى سعرًا، أم من الأصناف سريعة الدوران؟

وبهذه الصورة، تحوّلت بيانات البيع إلى أداة فعالة لاتخاذ القرار، وتوجيه الفريق، وتحقيق التوازن بين الأهداف البيعية والمخزنية.

رقابة متكاملة تبدأ من الداخل

مع استقرار دورة التشغيل وربط الفروع، بدأت “Safety Source” تنقل تركيزها إلى عمق العمليات اليومية، فكان لا بد من ضبط داخلي حقيقي، يُعزز من كفاءة كل إجراء، ويرفع من جودة كل قرار.

أولًا، تم بناء هيكل صلاحيات مفصل، يضمن أن كل مستخدم يرى فقط ما يخصه، ويقوم فقط بما هو مخول له، مما أتاح توزيع الأدوار بدقة، ومنع التداخلات، وحافظ على خصوصية كل مستوى وظيفي.

أما على مستوى التحليل، فقد تم تفعيل تقارير ذكاء الأعمال، التي منحت الإدارة رؤية فورية لمؤشرات الأداء، في صورة رسوم بيانية تفاعلية، تتيح فهمًا سريعًا لحالة العمل من دون الحاجة إلى مراجعة ملفات أو جداول يدوية.

ثم امتدت هذه الرقابة إلى الجانب المالي، وتحديدًا في إدارة الشيكات، حيث تم ربطها بتقويم Google، ليتلقى الفريق إشعارات تلقائية بمواعيد الصرف والتحصيل، ويصبح التقويم نفسه أداة تشغيلية يمكن الرجوع إليها من أي مكان..

أصبحت “Safety Source” تمتلك رقابة متكاملة – تبدأ من الصلاحيات، وتمر بتقارير الأداء، وتنتهي بمتابعة دقيقة للحركات المالية – وكل ذلك من نقطة مركزية واحدة، عبر “إدارة”.

تحول حقيقي.. لمستقبل أكثر وضوحًا

تجربة “Safety Source” مع “إدارة” لم تكن مجرد خطوة تقنية، بل كانت تحولًا في طريقة إدارة العمل من جذورها.

فمن فروع تعمل بجزر منعزلة إلى منظومة مترابطة،
ومن متابعة مجزأة إلى رؤية لحظية وشاملة،
ومن مراجعات مرهقة إلى قرارات مبنية على بيانات واضحة وسهلة الوصول.

اليوم، أصبحت “Safety Source” تمتلك البنية الرقمية التي تليق بخبرتها ومكانتها في السوق، وتستعد من خلالها للتوسع، مع ثقة كاملة في قدرتها على السيطرة على كل التفاصيل.

مع “إدارة”، لم تعد التكنولوجيا عبئًا يحتاج للتكيف، بل أصبحت شريكًا فعّالًا في تحقيق الاستقرار والنمو.