أحسب أن الجميع أصبح مُدركًا الآن لضرورة توفير حلول سهلة وبسيطة لتشغيل الأعمال عن بعد، ولإدارة عمليات مثل: البيع والشراء والاستيراد من أي مكان. فبعد أقل من شهرين من انتشار فيروس كورونا خارج حدود الصين -دولة المنشأ- أصبَح أغلبنا يعمل من المنزل، مما أضاف بالضرورة بعض الأعباء الإدارية والتشغيلية على كواهل المديرين وأصحاب الأعمال الذين لم يمتلكو بعد الأنظمة المناسبة لتشغيل مختلف الإدارات عن بعد وعبر نظام واحد.

في هذا التقرير نستعرض ثلاث فوائد تحصل عليها عند استخدام “إدارة” بوصفها أداة واحدة لإدارة الأعمال في مختلف الأقسام من (مخازن، ومشتريات، ومبيعات، ونقاط البيع، وحسابات) وتتمثل هذه العناصر الثلاث في التالي:

• استعراض التقارير بيانيًا
• إدارة أسهل للمخزون
• التكامل مع أدوات تكنولوجية عدة

استعراض التقارير بيانيًا

لا تنحصر أهمية التمثيل البياني للمعلومات والبيانات بالوقت الحالي فقط، فباستخدام العناصر المرئية مثل: المخططات والرسوم البيانية والخرائط تتوفر لديك رؤية واضحة وطريقة سهلة؛ لفهم وتحليل الاتجاهات والقيم وأنماط البيانات المختلفة. وفي عالم البيانات الضخمة، تُعد أدوات وتقنيات تصوير البيانات ضرورة لتحليل الكميات الهائلة من المعلومات ومن ثم اتخاذ قرارات صحيحة مبنية عليها.

وكما هو معروف فإن التنقل بين البيانات وتحليلها في جداول البيانات يحتاج إلى هدوء وتركيز شديدين والقيام ببعض المعادلات المهمة لاستخراج نتائج تتوافق مع المُعطيات المختلفة؛ تَصور أن تقوم بهذا في البيت وبجوارك طفل يلعب أو وأنت تستمع لأصوات احتكاك المعالق في الآنية بالمطبخ لتحمل لك من الروائح ما لذ وطاب .. ها .. يصبح التركيز صعبًا أليس كذلك؟

مع تقاريرنا البيانية استعرض بياناتك المهمة في أشكال بيانية وألوان مميزة، تجعل من تلك الأرقام والمعلومات المعقدة قصة بسيطة تُحكى في دقائق، وتخلص منها بتحليلات سريعة تمكنك من إدارة عملية صناعة القرار في هذا الوقت الصعب.

ومن أبرز تلك التقارير: تقرير مجمل الربح والذي ينقسم إلى واجهتين تُظهر الأولى منها كميات الأصناف وحجم المبيعات في كل مخزن، أما في واجهته الثانية يمكنك الفلترة بالعميل أو المنتج؛ لمعرفة حجم عمليات البيع الخاصة لكل منهم.وكذلك تقرير أرصدة العملاء وهو المعنيّ بمتابعة وتحليل حجم أرصدة العميل في نطاق زمني تختاره، وتقرير تفاصيل المخزون الذي يبين معدل دوران المخزون لتتمكن من قياس عُمر الأصناف في مخزنك مع بيان أكثر المنتجات تكلفة. وقد ساعدتنا تكنولوجيا ذكاء الأعمال موخرًا في إعداد تقرير خاص بنا يقارن تأثر المبيعات سلبًا أو إيجابًا بعد أزمة كورونا، وذلك أحد أهم الاشياء التي تميز ذكاء الأعمال بتخصيصها بما يتوافق مع احتياجات أعمالك الخاصة، والظرف الخاص الذي تطلب هذا التقرير أو ذاك لأجله.

إدارة أسهل للمخزون

إدارة المخزون هي محطة في طريق إدارة سلاسل التوريد إجمالاً، ولا يخفى على صناع القرار التعقيد الحاصل فيها وتتمثل وظيفتها الرئيسية في توفير السلع المناسبة بالكمية المطلوبة في الوقت والمكان الصحيحين وقبل فوات الآوان.

نمتلك في “إدارة” عددًا من الخصائص التي تُساهم بشكل مباشر في تسهيل عملية الإدارة وتخفيف هذا الحمل عن كاهلك، ومن أبرز تلك الخصائص: التحويل بين المخازن: حيث تتمكن بسهولة من إدارة عملية طلب التحويل بين مخلتف المخازن وإعطاء الموافقات عليها. نقطة إعادة الطلب: وهي التي تُمكنك من متابعة مستويات المخزون على الدوام؛ كما وتُرسل تنبيهات لك عند بلوغ حجم المخزون نسبة معينة؛ لضمان توفير المنتجات أمام المستهلكين دائمًا. وخاصية الجرد المخزني: وهي التي تستطيع من خلالها إدارة عملية الجرد المخزني وتسوية الفروق بسهولة وسرعة.

وتتلخص أهمية وجود إدارة قوية للمخزون عن بعد في الاحتفاظ بسجل مُفصل لكل منتج جديد أو تم إعادته أثناء دخوله أو خروجه من المستودع للعملاء أو نقله لمستودع آخر، وحفظ الحركات التي تمت عليه عبر أداة نقاط البيع، الأمر الذي يُمكِنك في النهاية بالتمتع بأداء أفضل في عملية صنع القرار.

التكامل مع أدوات تكنولوجية عدة

نحن في العادة نستخدم عددًا من الأدوات التكنولوجية لإدارة وإنجاز مهامنا الوظيفية، فلإدارة وتنظيم المهام تقوم بإعداد جدول مهامك على “تقويم جوجل” مثلاً، ولا بد من أنك تستخدم أيضًا أداة تواصل ومحادثة مباشرة مع موظفيك، وتتعامل مع تطبيق آخر لإدارة علاقات العملاء، ولو كنت تعمل في تجارة التجزئة فإنك تعمل كذلك على منصة للتجارة الإلكترونية. يصبح عادة التعامل مع هذا العدد من الأدوات في وقت واحد سببا للفوضى وتشتيت يومك.
لذا تسعى العديد من الأدوات للتكامل مع بعضها البعض، فإذا كنت بالعادة تتصفح أداة التواصل “سلاك” (Slack) أكثر من استخدام حسابك على “إدارة” فإنه ببساطة يمكنك الاستمرار بهذه العادة دون أن تفوتك أيةً أخبار مهمة، حيث سيقوم “سلاك” بتنبيهك بأي إشعارات هامة تحدث في “إدارة”، وإذا قمت بإجراء أمر بيع فإن “تقويم جوجل” سيُعد تذكير خاص بموعد شحن هذا الطلب.

إضافة لميزة التعامل مع عدد من الأدوات عبر شاشة واحدة فلا تفقد أي جديد يحصل؛ يضاف ميزة تيسير مهمة تحديث وتجديد أو إضافة أي خاصية جديدة مع مراعاة التأثير على البرامج والتطبيقات الأخرى، ودون القلق من أي مشاكل برمجية من الممكن أن تظهر عقب تلك الإضافة أو غيرها.

نحن في إدارة ندَعم التكامل مع عدد من الأدوات والتطبيقات التكنولوجية والحيوية الأكثر شهرة واستخدامًا في مجالاتها؛ لتشغيل الأعمال وغيرها من أدوات التواصل وإدارة الموظفين داخليًا، وهذه الأدوات هي:

• “سلاك” (Slack): أداة للتواصل والتحادث المباشر بين الأفراد في الشركات.
• “شوبيفاي” (Shopify): منصة تجارة إلكترونية جاهزة للبيع المباشر من الإنترنت.
• “ماجنتو” (Magento): منصة تجارة إلكترونية مفتوحة المصدر.
• “سيلز فورث” (Salesforce): أداة لإدارة علاقات العملاء المعروفة بالـ (CRM).
• “مايكروسوفت ديناميك” (Microsoft Dynamics): أداة لإدارة علاقات العملاء المعروفة بالـ (CRM).
• “تقويم جوجل” (Google Calendar) هو خدمة تقويم لإدارة الوقت والجدولة تم تطويرها بواسطة جوجل.

بهذه الفوائد الثلاث: استعراض التقارير بيانيًا، وإدارة أسهل للمخزون، والتكامل مع أدوات تكنولوجية عدة، ستجد كم أصبح تشغيل الأعمال عن بعد شيئا سهلاً وتحت السيطرة، ويمنحك حرية الحركة وسرعة اتخاذ قرارات وفقًا لمعطيات صحيحة، كما ويمكنك الاعتماد عليه في كل الأوقات وليس في أوقات الأزمات فقط.

“إدارة” أم “أودو”: واقعية التطبيق أم إغراءات التعديل على المقاس. اضغط للقراءة