وفي هذا المقال نوضح لك كيفية إعداد ميزان المراجعة، لتعزيز الإدارة المالية، فتابع معنا.

ما هو ميزان المراجعة؟

ميزان المراجعة هو بيان مالي أساسي يستخدم في المحاسبة لضمان دقة السجلات المالية للشركة. وهو بمثابة خطوة أولية في إعداد البيانات المالية مثل: بيان الدخل، والميزانية العمومية. 

يسرد ميزان المراجعة جميع حسابات دفتر الأستاذ مع الأرصدة المدينة أو الدائنة الخاصة بها، وتتمثل الجوانب الرئيسية له في:

قائمة الحسابات (Chart of Accounts)

يتضمن ميزان المراجعة قائمة بجميع الحسابات من دفتر الأستاذ العام، ويتم تنظيمها عادةً بترتيب منهجي مثل:

• الأصول 
• الخصوم 
• حقوق الملكية
• الإيرادات 
• المصروفات

الأرصدة المدينة والدائنة (Debit and Credit Balances)

يعرض كل حساب في ميزان المراجعة إما كدين أو دائن، وهنا يتم إدراج الأرصدة المدينة في عمود واحد، والأرصدة الدائنة في عمود آخر.

المحاسبة ذات القيد المزدوج (Double-Entry Accounting)

يعتمد ميزان المراجعة على مبدأ المحاسبة ذات القيد المزدوج، مما يعني أن لكل قيد مدين قيد دائن مساوِ ومعاكس في حساب آخر. وهذا يضمن بقاء المعادلة المحاسبية متوازنة.

المعادلة هي: (الأصول = الخصوم + حقوق الملكية) 

معادلة الموازنة (Balancing Equation)

في أسفل ميزان المراجعة، يجب أن يكون مجموع الأرصدة المدينة مساويًا لمجموع الأرصدة الدائنة. وإذا تطابقت المجاميع، فهذا يشير إلى أن القيود المحاسبية مسجلة بدقة، وأن دفتر الأستاذ متوازن. لكن لا يعني بالضرورة عدم وجود أخطاء في السجلات المحاسبية، فهذا مجرد فحص أولي.

وتيرة الإعداد (Preparation Frequency)

يمكن إعداد موازين المراجعة في نهاية الفترة المحاسبية، مثل الشهرية أو الربع سنوية أو السنوية، للتحقق من دقة البيانات المالية قبل إعداد البيانات المالية.

اقرأ أيضًا: أهم 8 معلومات عن القوائم المالية.

أهمية إعداد ميزان المراجعة

يلعب ميزان المراجعة دورًا هامًا في العملية المحاسبية. إذ يساعد على:

اكتشاف الأخطاء

أحد الأهداف الأساسية لميزان المراجعة هو تحديد الأخطاء في تسجيل وترحيل المعاملات المحاسبية، إذ تشير التناقضات في ميزان المراجعة، مثل إجماليات الخصم والائتمان غير المتساوية إلى أخطاء محتملة في حسابات دفتر الأستاذ.

التحقق من الدقة

يعمل ميزان المراجعة بمثابة فحص أولي للتحقق من دقة السجلات المحاسبية. ومن خلال مقارنة إجمالي الديون مع إجمالي الائتمانات، يمكن للمحاسبين التأكد من أن جميع المعاملات قد تم تسجيلها وتصنيفها بشكل صحيح وفقًا لمبادئ المحاسبة ذات القيد المزدوج.

تحسين الرقابة الداخلية

يساعد الإعداد والمراجعة المنتظمة لميزان المراجعة على ضمان التقاط البيانات المالية ومعالجتها بدقة، مما يقلل من مخاطر الاحتيال أو الأخطاء.

تعزيز الشفافية في التقارير المالية

يشكل ميزان المراجعة الأساس لإعداد البيانات المالية مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية. 

فهو يوفر ملخصًا لأرصدة الحسابات اللازمة لتجميع هذه التقارير، مما يسهل الشفافية والمساءلة في إعداد التقارير المالية.

تسهيل اتخاذ القرار

من خلال توفير لمحة سريعة عن الوضع المالي للشركة، يساعد ميزان المراجعة الإدارة في اتخاذ قرارات فعالة بشأن تخصيص الموارد، وفرص الاستثمار، والتخطيط الاستراتيجي. 

الامتثال

يعد التأكد من إعداد ميزان المراجعة بدقة يجب على الشركات الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) أو معايير التقارير المالية الدولية (IFRS) للوفاء بالمتطلبات القانونية والالتزامات التنظيمية.

كيفية إعداد ميزان المراجعة

يمر ميزان المراجعة بمجموعة من الخطوات للتمكن من إعداده بشكل فعال، وتتمثل تلك الخطوات في: 

1- تنظيم البيانات المالية

يبدأ إعداد ميزان المراجعة بتنظيم البيانات المالية الهامة، وهي: 

دفتر الأستاذ العام

في هذه الخطوة يتم جمع كافة بيانات المعاملات المسجلة في دفتر الأستاذ العام، والتأكد من تصنيف كل معاملة بشكل صحيح في حسابات دفتر الأستاذ الخاصة بها، مثل: الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات. 

تحقق من دقة الإدخالات وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية قبل المتابعة.

دفاتر الأستاذ الفرعية

طابق دفاتر الأستاذ الفرعية مع الحسابات المقابلة في دفتر الأستاذ العام، إذ توفر دفاتر الأستاذ الفرعية معلومات مفصلة لحسابات محددة، مثل الحسابات المدينة أو الحسابات المستحقة الدفع. 

تأكد من أن المعاملات في دفاتر الأستاذ الفرعية تتطابق مع الإدخالات المقابلة في دفتر الأستاذ العام للحفاظ على الاتساق والدقة.

2- تعديل الإدخالات

وهنا يتعين عليك تحديد: 

المستحقات – Accruals

تحديد أي إيرادات أو مصروفات مستحقة تم اكتسابها أو صرفها ولكن لم يتم تسجيلها بعد. تشمل الأمثلة الشائعة على الاستحقاقات الفوائد المستحقة والأجور المستحقة والمرافق المستحقة.

مصروف/إيراد مقدم – Deferrals

تحديد أي تأجيلات، والتي تنطوي على الاعتراف بالإيرادات أو النفقات في تاريخ لاحق من وقت حدوث المعاملة. اضبط حسابات دفتر الأستاذ وفقًا لذلك لتعكس توقيت هذه المعاملات بدقة. 

تتضمن أمثلة التأجيلات النفقات المدفوعة مقدمًا (مثل الإيجار المدفوع مقدمًا والتأمين المدفوع مقدمًا) والإيرادات غير المكتسبة.

التقديرات – Estimates

راجع أي تقديرات تم إجراؤها لبنود مثل الاستهلاك أو الديون المعدومة أو مخصصات الطوارئ، واضبط حسابات دفتر الأستاذ بناءً على التقديرات المحدثة لتعكس المركز المالي الأكثر دقة. 

التأكد من أن التقديرات تتوافق مع المبادئ واللوائح المحاسبية للحفاظ على الامتثال والشفافية.

3- تنسيق ميزان المراجعة

هنا يتم تحديد شكل عرض ميزان المراجعة مثل التخطيط الرأسي أو الأفقي، مع التأكد من أن ميزان المراجعة يتضمن أعمدة للأرصدة المدينة والدائنة، وأسماء الحسابات، والأرصدة الإجمالية، لتوفير الوضوح وسهولة التحليل.

الإعداد اليدوي لميزان المراجعة مقابل الإعداد الآلي

عند إعداد ميزان المراجعة بالطريقة اليدوية، يتم إدراج أرصدة الحسابات وإجماليها يدويًا، مع فتح حساب دفتر أستاذ بشكل فردي، وإجراء التعديلات حسب الضرورة. 

ورغم أن تلك الطريقة توفر نهجًا عمليًا، وقد تكون مناسبة للشركات الصغيرة ذات الاحتياجات المحاسبية الأبسط، إلا أنها تستغرق وقتًا طويلًا، إلى جانب أنها أكثر عرضة للخطأ البشري.

على الجانب الآخر نجد أن إعداد ميزان المراجعة الآلي يتضمن استخدام برامج المحاسبة أو الأدوات الرقمية لتبسيط العملية، مما يسمح بالاستخراج التلقائي للبيانات من دفتر الأستاذ العام. وبالتالي توفر تلك الأساليب الكفاءة والدقة.

نصائح للإعداد الفعال لميزان المراجعة

حتى تتمكن من إعداد ميزان المراجعة بشكل جيد فهناك عدة نقاط لا بد من وضعها في الاعتبار، أبرزها: 

الحفاظ على الاتساق في تسجيل المعاملات

يجب التأكد من اتباع السياسات والإجراءات المحاسبية بشكل متسق في جميع المعاملات، ويتضمن ذلك:

• استخدام رموز حساب موحدة
• تسجيل المعاملات على الفور
• تطبيق مبادئ متسقة للتعرف على الإيرادات وتخصيص النفقات.

التسوية المنتظمة للحسابات

تساعد التسوية المنتظمة للحسابات على تحديد التناقضات والأخطاء في السجلات المالية، مما يمكنك من معالجة أي اختلافات على الفور من خلال التحقيق في الأسباب الكامنة، وإجراء التعديلات اللازمة، لضمان دقة البيانات المالية.

استشارة الخبراء

قد تتطلب المعاملات المحاسبية المعقدة أو التناقضات مساعدة مهنية من المحاسبين أو المستشارين الماليين. 

لذا استشر الخبراء لمعالجة المشكلات المحاسبية الصعبة، وتفسير المعايير واللوائح المحاسبية، وضمان الامتثال لمتطلبات إعداد التقارير المالية. 

استخدام البرامج المحاسبية

يعمل برنامج المحاسبة على تبسيط إعداد ميزان المراجعة عن طريق تسريع المهام المتكررة، وتوفير وقت استعراض البيانات المالية الدقيقة. 

لذا اختر برنامج محاسبة يتوافق مع احتياجات عملك، ويقدم ميزات مثل إدخال البيانات تلقائيًا، وإعداد التقارير القابلة للتخصيص، وآليات التحقق من الأخطاء المضمنة، وذلك لتعزيز الكفاءة والدقة والشفافية في إعداد ميزان المراجعة.

كيف يساعدك “إدارة” في إعداد ميزان المراجعة؟

“إدارة” هو برنامج محاسبي يسهل عليك إعداد ميزان المراجعة، إذ يوفر: 

تسجيل حركات الصرف والاستلام والقيود في دفتر الأستاذ

يسهل “إدارة” عملية تسجيل الحركات المالية الخاصة بكل حساب -مثل الصرف والاستلام والقيود- في دفتر الأستاذ. 

بالتالي، يتم تسجيل هذه الحركات أثناء القيد، وتظهر مباشرة في ميزان المراجعة، مما يجعل عملية التحقق من البيانات أكثر سهولة وفعالية.

توفير رسائل الخطأ في حال وجود فروق بين الدائن والمدين

يتيح “إدارة” الكشف عن أي فروق بين الدائن والمدين في ميزان المراجعة، ففي حالة وجود أي فرق، يعرض البرنامج رسالة تنبه المستخدم إلى الخطأ.

إلى جانب ذلك، يسمح “إدارة” بحفظ الحركة في ميزان المراجعة فقط بعد التأكد من تساوي الدائن والمدين، مما يساهم في تقليل الأخطاء في القيود، وضمان دقة البيانات المالية.

تحديد فترات محددة لمراجعة ميزان المراجعة

يوفر “إدارة” ميزة تحديد الفترات التي يرغب المستخدم في مراجعة ميزان المراجعة خلالها، مما يسهل إعداد البيانات المالية بدقة وفي الوقت المحدد، ويسهل تخطيط وتنظيم مراجعته لميزان المراجعة قبل إعداد البيانات المالية.

الخلاصة

يعد ميزان المراجعة من البيانات المالية الأساسية في مجال المحاسبة، إذ يهدف إلى ضمان دقة السجلات المالية للشركة، ويمثل خطوة أولية في إعداد البيانات المالية. 

ويتضمن قائمة بجميع حسابات دفتر الأستاذ مع الأرصدة المدينة أو الدائنة الخاصة بها، مع اعتماد مبدأ المحاسبة ذات القيد المزدوج، لضمان توازن المعادلة المحاسبية. 

ولضمان إعداد ميزان المراجعة بشكل فعال، يجب الحفاظ على الاتساق في تسجيل المعاملات، والتسوية المنتظمة للحسابات، واستشارة الخبراء عند الحاجة، واستخدام البرامج المحاسبية.

وفي حالة أنك تبحث عن برنامج محاسبي يساعدك في إعداد ميزان المراجعة فـ “إدارة” هو خيارك الأمثل لذلك، إذ يختصر عليك خطوات الإعداد، ويعزز دقة حساباتك. 

تواصل معنا لتعرف أكثر عن البرنامج.

يُعاني البعض من أعمال خفية في القوائم النقدية تعود بالضرر على مستقبل الصورة العامة للشركات، ولتجنب توابع ذلك، نكشف لك الستار في هذا المقال عن أبرز أساليب التلاعب المالي، وكيفية الكشف عنها في خطوات.

طرق التلاعب في القوائم المالية 

تُمثل القوائم المالية الركيزة الأساسية التي تساعد على معرفة المستقبل المالي للشركات بتفاصيله الدقيقة، وقد تتعرض تلك القوائم في بعض الأحيان إلى التزييف من خلال عدة طرق، مثل:

1- التلاعب في الإيرادات

تُعد تلك الطريقة من أكثر طرق التلاعب في القوائم المالية انتشارًا، وفي أغلب الأوقات يكون الهدف منها هو تحسين الصورة المالية للشركة أمام المستثمرين، أو الجمهور، ومن أنماطها:

تسجيل مبيعات وهمية

من خلال تدوين عمليات بيع غير حقيقية في القوائم المالية، يظن فاعلي هذا النوع من طرق التلاعب بأنهم بذلك سيخلقوا صورة أفضل للشركة، عن طريق زيادة الإيرادات المعلنة، أو تضخيم الإيرادات لتكون أكبر مما هي عليه في الواقع.

تحويل المصروفات المحددة إلى مصروفات عامة

تشمل تلك الطريقة تحويل المصروفات المحددة إلى مصروفات عامة في القوائم المالية، فمثلًا تُحوّل الشركة تكاليف التسويق إلى مصروفات عمومية، ومتنوعة، بدلاً من تصنيفها كنفقات تسويق، وهذا يؤدي إلى زيادة الإيرادات الصافية، وتحسين الصورة المالية العامة.

التلاعب بالإيرادات الإلكترونية

أصبح إجراء العمليات البيعية، والشرائية بطريقة إلكترونية في وقتنا الحالي أمرًا رائجًا لا غنى عنه في عالم الأعمال، ومن أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية التي تتعلق بهذا الأمر، أن بعض العاملين في الشركة قد يتبعوا إجراء عمليات بيع وشراء وهمية عبر الإنترنت؛ بهدف زيادة الإيرادات المعلنة، دون وجود عمليات فعلية.

2- التلاعب بالنفقات

الاحتيال في سداد المصروفات هو أكثر أنواع الاحتيال شيوعًا، وهو استخدام طرق غير أخلاقية للتلاعب بالمصروفات في القوائم المالية، وتظهر تلك الطرق في: 

تأجيل دفع النفقات 

يُؤدي تأجيل دفع المصروفات، أو الديون المستحقة إلى تقليل النفقات في الفترة الحالية، مما يجعل الأداء المالي في التقارير، والقوائم يبدو أفضل مما هو عليه في الواقع، ويُحسن النتائج المالية التابعة للشركة لفترة زمنية مؤقتة.

تحويل المصروفات إلى أصول

عندما تُحوّل تكاليف الشركة من فئة المصروفات إلى فئة الأصول؛ فإن ذلك يؤدي إلى تقليل قيمة المصروفات المعلنة في الفترة الحالية، وزيادة قيمة الأصول المسجلة في القوائم المالية في الفترة الحالية، وبالتالي تحسين الأداء المالي على الورق.

تخفيض التكاليف ظاهريًا

عند مرور الشركة بتحديات مالية، قد يسعى بعض المسؤولين إلى عدة إجراءات غير قانونية للتغلب على تلك التحديات؛ من خلال تخفيض ميزانية التكاليف ظاهريًا، دون أن تُجرى التدابير المطلوبة فعليًا، وهذا بدوره يخفض المصروفات بشكل مفاجئ، ويُزيد الأرباح؛ ولكن بطريقة مزيفة.

تجاهل الديون غير المدفوعة 

وتلك من طرق التلاعب في القوائم المالية التي تظهر في عدم تسجيل الديون، أو الفواتير غير المدفوعة من الأساس في البيانات الحسابية، وبالتالي نجد بذلك أن الشركة تحقق أرباحًا أعلى، وتسدد مصروفات أقل مما يجب.

3- التلاعب بالأصول

يُعد التلاعب بالأصول من أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية، ومن أشهر الممارسات التي تظهر في تلك النقطة:

تضخيم قيمة الأصول

وهو زيادة القيمة المسجلة للأصول في القوائم المالية بطرق غير دقيقة، أو مبالغ فيها، على سبيل المثال: زيادة القيمة الدفترية لأصول كالمباني، والمعدات بشكل أعلى من الصورة الفعلية الواقعية، مما يؤدي إلى تضخيم الثروة المالية للشركة.

تغيير التصنيفات الخاصة بالأصول

وتشمل تلك النقطة تغيير تصنيف الأصول من فئة إلى أخرى مثل:

• تحويل ديون قصيرة الأجل إلى ديون طويلة الأجل، إذ يساعد ذلك في زيادة نسب التمويل، وتخفيف الضغط النقدي في الفترة الحالية.
• تغيير التصنيف من أصول طويلة الأجل إلى أصول متداولة؛ لتحسين نسبة السيولة الخاصة بالشركة.
• تحويل المصروفات المستقبلية إلى أصول؛ لتخفيض المصروفات، وزيادة نسبة الأرباح.

استبعاد تكاليف إهلاك الأصول

تعمّد التأخير، أو عدم تسجيل تكاليف التآكل، وإهلاك الأصول من أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية، فيبدو الأصل كأنه لا يتأثر بأي انخفاض في القيمة على مر الزمن، ولا تؤثر التكاليف المتزايدة للصيانة، والتجديد على الأرباح المحاسبية، وكل ذلك بهدف تقليل المصروفات، وزيادة الأرباح المحاسبية.

4- التلاعب بالمعلومات المالية الخاصة بالموظفين

من الممارسات التي تؤثر بالسلب على نزاهة، وشفافية، وأمانة الشركة هي التلاعب بالبيانات المالية التي تتعلق بالعاملين، وتتمثل تلك الممارسات في الآتي:

• عدم تسجيل الالتزامات المالية تجاه الموظفين، على سبيل المثال بدَلات السفر، والانتقال، وغيرها، مما يجعل الوضع المالي أفضل مما هو عليه.
• عدم تسجيل التكاليف المتعلقة بالتدريب، والتطوير  الخاص بالموظفين؛ مما يزيد من نسبة الأرباح.
• تغيير تصنيف الأجور، والرواتب إلى أصول لفترة مؤقتة؛ مما يزيد من القيمة المحاسبية للأصول.
• تأخير تسجيل مصروفات الأجور، والرواتب؛ لزيادة الأرباح المؤقتة.
• استبعاد تكاليف الحوافز، والعلاوات، لزيادة الأرباح المحاسبية.

5- الاختلاس 

يُعد الاختلاس نوع من أنواع التلاعب في القوائم المالية الذي يتسبب في تعرض الشركة إلى عدة مشكلات تؤثر على الصورة العامة لها، وقد يكون الاختلاس عملًا فرديًا، أو منظمًا من قِبل مجموعة من الأشخاص، ويظهر في التالي: 

• التلاعب في تسجيل المعاملات النقدية مثل: المبيعات، والمصروفات؛ لإخفاء عمليات الاختلاس.
• سرقة النقدية، وقد تُسرق من الخزينة، أو من حسابات الشركة؛ بهدف تحقيق ربح شخصي.
• سرقة بيانات القوائم المالية التابعة للشركة، وبيانات العملاء؛ ثم تسريبها للمنافسين.
• تزوير الفواتير، والسجلات المحاسبية؛ للتستر على المبالغ المالية المسروقة.

6- عدم الإفصاح الكامل عن البيانات

يؤثر إخفاء المعلومات المالية الهامة على فهم العاملين بالشركة، أو الممولين، والمستثمرين للوضع المالي، أو أداء الشركة بشكل عام، مما يتسبب في اتخاذ قرارات استثمارية سيئة، أو قرارات محاسبية غير دقيقة. 

ومن البيانات المالية الهامة التي يتعمد بعض المسؤولين إخفاؤها: 

• المعلومات المتعلقة بالمخاطر، مثل: المخاطر القانونية، أو التنظيمية، أو المالية.
• المعلومات المالية، مثل: الأصول، الالتزامات، الأرباح، والخسائر.
• المعلومات التنظيمية، مثل: الانتهاكات القانونية، أو التنظيمية.
• المعلومات التشغيلية، مثل: المبيعات، الإنتاج، والنفقات.

7- تزييف التقارير المالية، والوثائق

كصاحب عمل قد تغفل عن تزييف مسؤولين بعض أقسام الشركة للتقارير المالية والوثائق لإظهار الشركة في وضع مالي أفضل مما هي عليه فعليًا، فتظهر تلك التزويرات في وضع أرقام زائفة للإيرادات، أو الأرباح، أو حجم الأعمال بشكل عام، وغيره.

وبالتالي يتسبب ذلك في عواقب وخيمة للشركة إذا انعدم التدقيق الداخلي للبيانات، ومراجعة الوثائق والتقارير أولًا بأول من قِبل استشاريين أو خبراء في هذا الجانب.

ما تأثير طرق التلاعب في القوائم المالية على مستقبل الشركة؟

من التأثيرات السلبية التي تنتج عن التلاعب في البيانات المالية، ما يلي: 

1. فقدان العملاء، فعند معرفتهم بأن الشركة تتلاعب في قوائمها المالية؛ حتمًا سيفقدوا ثقتهم في المنتجات، أو الخدمات التي تقدمها؛ لعدم التزامها بمعايير النزاهة، والشفافية.
2. خسارة فرص التنمية، والتطوير في الشركة، فالجهود المركزة على التغلب على التلاعب المالي تؤدي إلى فقدان الوقت المستثمر في المشاريع، والفرص التنموية.
3. انخفاض الأداء المالي للشركة، فالتزييف، والتلاعب في البيانات المالية سيتسبب في انخفاض الأرباح، وزيادة الخسائر على المدى البعيد.
4. انخفاض القيمة السوّقية، فعند اكتشاف طرق التلاعب في القوائم المالية الخاصة بالشركة؛ سيؤدي ذلك إلى تدني قيمتها في السوق.
5. التعرض للإجراءات القانونية، فقد ترفع الجهات المتضررة من التأثير الناتج عن التلاعب دعاوى قضائية ضد الشركة، أو المؤسسة.
6. فقدان المصداقية والثقة من قِبل المستثمرين، والمساهمين، والجهات الرقابية، مما يعرقل العمليات التجارية.

ما أساليب الحد من طرق التلاعب في القوائم المالية؟

تتلخص أساليب الكشف عن تلك الطرق في النقاط التالية:

1. وضع سياسات وإجراءات صارمة تحذر من التلاعب المالي، وتوعية الموظفين وتدريبهم على كيفية الكشف عن طرق التزوير في القوائم المالية.
2. تحليل النسب المالية، مثل: نسب الربحية، والسيولة والديون، للكشف عن أي تغييرات غير طبيعية، أو تلاعب في الأرقام.
3. تحليل أنماط النمو، من الإيرادات، والمصروفات، والأصول عبر السنوات، لمعرفة احتمالية وجود تزوير، أم لا.
4. استشارة خبراء ماليين، وقانونيين، للحصول على تقييم مستقل للأداء المالي للشركة، والكشف عن أي تلاعب محتمل.
5. تحليل الاتجاهات المالية، من خلال مقارنة الأداء المالي عبر الفترات الزمنية المختلفة لاكتشاف أي تغيرات غير مبررة.
6. المراجعة الدورية لأقسام الشركة؛ لتحديد نقاط الضعف في الرقابة الداخلية، والسعي في التغلب عليها.
7. مراجعة السياسات، والإجراءات المحاسبية، وما إذا كانت تُطبق بشكل صحيح، ومنتظم، أم لا.
8. فحص القوائم المالية، والتأكد من دقتها، ومطابقتها للمعايير.

كيف نساعدك في “إدارة” على تجنب التلاعب في القوائم المالية؟

نساعدك في إدارة على تجنب مشكلات التلاعب من خلال الخطوات التالية:

1- تحديد الموقف المالي لشركتك بدقة

وذلك من خلال توفير تقارير مفصلة خاصة بالبيانات المالية، تتمكن من خلالها من متابعة كافة ما يحدث في شركتك بالتفصيل، وأولًا بأول، مثل:

1. تقارير استلام الأصناف، والمعاملات المالية الخاصة بها.
2. تقارير تحليل الوضع المالي للشركة.
3. تقارير الميزانية، العمومية.
4. تقارير النواقص، والرواكد.
5. تقارير التدفقات النقدية. 
6. تقارير أعمار الديون.
7. تقارير قوائم الدخل.
8. تقارير المبيعات.
9. تقارير الشيكات.
10. تقارير الضرائب.

2- حفظ البيانات بطريقة آمنة

تتيح لك تلك الخاصية التحكم ببياناتك المالية وفق ما تريد، إذ تستطيع تحديد صلاحيات الدخول على القوائم المالية للموظفين التي تختارهم، تبعًا لمسؤولياتهم، وبذلك تتأكد من عدم قدرة أي فرد داخل الشركة على معرفة أية معلومات دون السماح له بذلك، وبالتالي الحفاظ على خصوصية البيانات، والوقاية من احتمالية التلاعب.

3- تتبع كل الأنشطة المالية من مكان واحد

يساعدك برنامج “إدارة” على متابعة كافة الأنشطة المالية من مكان واحد، وبكل سهولة، فتتمكن من:

• تتبع جداول مدفوعات العملاء.
• تتبع الإيرادات، والمصروفات.
• مراقبة أرباح المؤسسة.
• تحليل الميزانية.
• إدارة الائتمان.
• إدارة الفواتير.

4- إنشاء قوائم الدخل

للوقاية من طرق التلاعب في القوائم المالية، نتيح لك في برنامج “إدارة” إنشاء قوائم دخل تتمكن من متابعتها في أي وقت، من أي مكان، والتي تهدف إلى: 

• تحديد مدى ربحية، أو خسارة الشركة؛ وبالتالي معرفة ما إذا زادت قيمة الأسهم، أم لا.
• تقليل النفقات، وإعادة توجيه الأموال بما يتناسب مع الوضع المالي للشركة. 
• تحديد المشكلات المالية التي تتعرض لها الشركة معقدة كانت، أو بسيطة.
• التأكد من سير  الاستراتيجيات، والخطط في الطريق الصحيح.
• اتخاذ القرار الصائب عن طريق عرض البيانات بشكل تحليلي.
• المساعدة في إعداد الموازنة العامة للشركة. 
• تحليل الأداء، والوضع المالي للشركة.

5- التنبؤ بالأوضاع المالية المستقبلية

يتيح لك “إدارة” وضع رؤى مستقبلية لإدارة الحسابات المالية الخاصة بك، ومعرفة كيف سيسير العمل فيما بعد، فتتمكن من تتبع البيانات المالية جميعها من مكان واحد، ومعرفة تأثير كل قرار مالي على وضع الشركة، والاطلاع الدائم على المعاملات النقدية الداخلية، والخارجية ستساعدك على التنبؤ بمستقبل الشركة، وأوضاعها لاحقًا.

في النهاية نكون قد عرضنا لك أبرز طرق التلاعب في القوائم المالية، وما تأثيرها على مستقبل الشركة، وأساليب الكشف عنها، وكيف يساعدك برنامج “إدارة” المحاسبي على تجنبها، والوقاية منها؛ للتحكم في بوّصلة نجاح عملك بالشكل المثالي.

تواصل معنا الآن، واطلب عرضًا توضيحيًا للبرنامج؛ لنساعدك في أسرع وقت.

المصادر 

Financial Statement Manipulation

Financial Statement Manipulation – CFI

لذا نعرض لك في هذا المقال كل ما يتعلق بتلك الأخطاء، وكيفية التغلب عليها، فتابع معنا.

ما هي الأخطاء المحاسبية؟

تُعد إدارة المعاملات المالية في الشركات واحدة من أكثر العمليات تعقيدًا، وتفصيلًا، وعدم اتباع الطرق المنهجية، والحديثة في التحكم بها سيتسبب في حدوث المشكلات المحاسبية التي تتمثل فيما يلي:

1- أخطاء خاصة بحساب المتوسط المرجح

ويعرف المتوسط المرجح بأنه إحدى الطرق المستخدمة في الجرد لحساب تكلفة المخزون بالاعتماد على متوسط سعر الوحدة الواحدة، ويمكن حسابه كالتالي: 

الخطوة الأولى: حساب متوسط تكلفة الوحدة الواحدة من خلال قسمة إجمالي تكلفة المخزون المتاح للبيع على الوحدات المتاحة للبيع.

الخطوة الثانية: حساب تكلفة المخزون باستخدام المعادلة الآتية: تكلفة المخزون = عدد وحدات نهاية الفترة × متوسط تكلفة الوحدة الواحدة.

مع العلم بأن عدد وحدات نهاية الفترة = إجمالي عدد الوحدات المتاحة للبيع – عدد الوحدات المُباعة.

وإذا حدث أي خلل أثناء تلك المعادلات -حتى وإن كان بسيطًا- فإنه سيتسبب في: 

• خسارة فرص التوسع وتقديم منتجات جديدة.
• تسعير المنتجات والخدمات بطريقة خاطئة.
• أضرار في سمعة الشركة أو المؤسسة.
• سوء التخطيط المالي.
• إهدار الموارد.

كيفية التغلب على أخطاء المتوسط المرجح

تُعد أخطاء حساب المتوسط المرجح هي الأكثر شيوعًا من بين مختلف الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، ويمكن التغلب عليها من خلال:

• مقارنة النتائج، فإذا كانت نتائج حساب متوسط المرجح لا تتناسب مع البيانات الفعلية، ويوجد اختلافات كبيرة بينهما فإن لذلك دلالة على الأخطاء الحسابية.
• المراجعة الدورية، والتدقيق المستمر للبيانات الخاصة بحساب المتوسط المرجح ومراجعتها أولًا بأول، للتمكن من اكتشاف الأخطاء مبكرًا.
• الاعتماد على برامج الـ ERP المناسبة التي تساعد على حساب المتوسط المرجح بطريقة تخلو من الأخطاء، لضمان سير العمل بكفاءة.

2- أخطاء التصنيف

عند ذكر أشهر الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها فلا بد من ذكر أخطاء التصنيف، ويمكن أن تظهر بالصور التالية:

الخطأ في تصنيف المصروفات

فمثلًا يمكن تسجيل تكاليف الإصلاح، والصيانة الخاصة بالمؤسسة ضمن المصاريف الرأسمالية، وليس المصاريف التشغيلية، مما يتسبب في عدم دقة البيانات، وقد يحدث هذا الخطأ بسبب:

• التغييرات المستمرة في العمل، فإذا لم يتابع قسم المحاسبة التغييرات في باقي الأقسام والخدمات الجديدة أولًا بأول، فقد تحدث مشكلات في تصنيف كافة المصروفات.
• عدم وضوح البيانات، فلا يستطيع الموظف تصنيفها بدقة.
• عدم التدقيق والمراجعة، ومتابعة صحة البيانات الخاصة بها.

الخطأ في تصنيف الإيرادات

ويحدث هذا الخطأ عند تبديل نوع من الإيرادات بنوع آخر، مثل: تبديل إيرادات الخدمات بإيرادات المبيعات، وقد يقع هذا النوع من الأخطاء بسبب:

• تعقيد الأمور المالية في الشركة، فكثرة القوائم المالية، إلى جانب التعقيدات الضريبية، وتعدد المنتجات، والخدمات بشكل كبير دون تنظيم إدارتهم؛ يتسبب في تصنيف الإيرادات بشكل غير دقيق. 
• عدم فهم طبيعة الإيرادات، فقد لا يفهم المحاسب بشكل صحيح طبيعة العمل، أو مصادر إيرادات الشركة.
• عدم وجود دليل لتصنيف الإيرادات يمكن الرجوع إليه للتأكد من صحة البيانات.

الخطأ في تصنيف المخزون

يمر تصنيف المخزون في بعض المصانع والمؤسسات على 3 مراحل، كالتالي:

• سلع تحت التصنيع.
• منتجات نهائية.
• مواد خام.

وعند الخلط في أي مرحلة من تلك المراحل، ووضع المخزون بقسم خطأ، حتمًا ستكون هناك أخطاء محاسبية في مختلف القوائم المالية.

ومن الأخطاء التي تتعلق بتصنيف المخزون أيضًا هي عدم إجراء تقارير دورية على ما يوجد في المستودعات؛ ومطابقته بما يُسجل في النظام المحاسبي، وبالتالي عدم معرفة إذا ما كانت المؤسسة تتعرض للسرقة، أو الاحتيال، أم لا.

طرق التغلّب على هذا النوع من الأخطاء

تعد تلك النقطة من أهم نقاط الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، ويستطيع المسؤولون تدارك هذا الخطأ، وتجنب عواقبه من خلال: 

• تحسين التواصل بين الأقسام، للمساعدة على فهم العمليات المالية بشكل أوضح، وبالتالي تقليل نسبة أخطاء التصنيف.
• الاستعانة ببرامج تخطيط موارد المؤسسات، إذ تصنف البيانات في مواضعها الصحيحة بشكلٍ تلقائي، وبنسبة أخطاء تكاد تكون منعدمة.
• إنشاء دليل محاسبي، لتوضيح كيفية تصنيف مختلف البيانات، وكل نوع من العمليات، والبنود المالية، ليكون مرجعًا للعاملين.  
• المراجعة المستمرة، إذ تساعد على تقليل أي نوع من أنواع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها تُصبح أكثر سهولة.
• استشارة متخصصين ماليين، لوضع حد لأخطاء التصنيف، وما ينتج عنها.

3- أخطاء في معالجة العمليات المالية

أثناء البحث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها يأتي هذا النوع في المقدمة، إذ يُعرّض الشركة إلى مسائل قانونية، ويتمثل في النقاط التالية:

أخطاء في البيانات المالية الخاصة بالموظفين

• عدم حساب الإجازات، وساعات العمل بدقة، مما يؤثر على حساب الرواتب بشكل صحيح.
• عدم الامتثال للقوانين، واللوائح، وسيطرة العلاقات الشخصية على العمل بشكل رسمي.
• عدم تسجيل بيانات استلام الموظفين للمرتبات.

أخطاء في تسجيل المدفوعات، والفواتير

• توثيق الفواتير، والمدفوعات بطريقة خاطئة، أو غير واضحة مما يؤدي إلى صعوبة تتبع البيانات.
• تأخير تسجيل المدفوعات، الذي قد يؤثر على دقة القوائم المالية، وصحة التقارير المحاسبية.
• فقدان الفواتير قد يتطلب الكثير من الوقت، والجهد لتصحيح الأخطاء الناتجة عن ضياعها.
• عدم تطابق الفواتير، والمدفوعات، مثل دفع مبلغ أقل، أو أكثر من الفاتورة الفعلية.

أخطاء في التحويلات المصرفية

• تأخير في التحويلات المالية، وقد يحدث هذا التأخير بسبب الأخطاء البشرية، مما يسبب مشكلات في الجدولة المالية.
• عدم توثيق التحويلات المصرفية، ويؤدي هذا الخطأ إلى صعوبة تفقد البيانات، وحدوث مشكلات مستقبلية.
• تحويل المبالغ المالية إلى حسابات خاطئة، وقد يحدث هذا بسبب خطأ في إدخال رقم الحساب، أو رقم الفرع.

طرق معالجة العمليات المالية

يعتمد التعامل مع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها في المقام الأول على التمكن من إدارة العمليات المالية إدارةً صحيحة، ويتوقف ذلك على ما يلي:

1. التحسين المستمر، فمع تطور عالم الأعمال تظهر تحديثات متواصلة تخص العمليات المحاسبية بالتحديد، لذا يجب مواكبة تلك التغييرات لتطوير العمل قدر الإمكان.
2. توكيل الموظفين بمهمات محددة، فتوزيع المهام بين مختلف العاملين يقلل من فرص الخلط بين البيانات، وسوء الفهم للمهمات.
3. المراجعة من قِبل المدققين، فاللجوء إلى متخصص يراجع عملياتك المالية سيساعدك على اتخاذ قرارات أفضل.
4. الاعتماد على التقارير، والتحليلات، وذلك لمتابعة الأداء المالي، واكتشاف أية أخطاء، وتصحيحها أولًا بأول.
5. الالتزام بالمعايير المحاسبية، لتحقيق الشفافية، والموثوقية في البيانات المالية.

4- أخطاء خاصة بالضرائب

عند الحديث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها لا بد أن نذكر الأخطاء الضريبية، والتي تشمل كل ما يتعلق بانتهاك القوانين، واللوائح الخاصة بها، وقد تحدث نتيجة:

• عدم توثيق المصروفات، مما يؤدي إلى فقدان الأدلة التي تساعد أحيانًا في الخصم الضريبي، والإعفاء من بعض الأعباء الضريبية. 
• تقديم معلومات زائفة حول المؤسسة، والتي قد تعرّض أفرادها إلى المساءلة القانونية.
• عدم الالتزام بمواعيد دفعها، مما قد يتسبب في تحمّل المؤسسة للغرامات فيما بعد.
• عدم الاطلاع على التغيرات المحلية، والدولية الخاصة بالضرائب.

كيفية مراعاة الالتزامات الضريبية

1. التكامل مع نظام الفاتورة الإلكترونية، لمراجعة الفواتير، وإجراء الفحص الضريبي بسهولة.
2.  تقديم تصحيحات للضرائب إذا أثرت الأخطاء على التقارير المقدمة لمصلحة الضرائب.
3. التوعية المستمرة للموظفين بخصوص اللوائح، والقوانين الضريبية لعدم تعدّيها.
4. الالتزام بتوثيق البيانات، فذلك سيوفر لك الدعم في أية استفسارات من الجهات الضريبية.
5. الالتزام بالمواعيد الضريبية، لتجنب الغرامات، والمشكلات التي تنتج عن التأخر في الدفع، أو تقديم الإقرارات المطلوبة.

5- أخطاء تتعلق بالسهو

عند الحديث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها نجد أن الأخطاء الناتجة عن السهو قد تكون بسيطة، ولا تُذكر، ولكنها تتسبب في عدة مشكلات جوهرية في الحسابات المالية، وتظهر تلك الأخطاء فيما يلي:

الأخطاء الكاملة

وتكون عبارة عن نسيان الموظفين لتسجيل المعاملات التي تمت بشكل كامل، على سبيل المثال، نسيان تسجيل الدفعات النقدية التي استُلِمت من العملاء، أو التي دُفعت للموردين.

الأخطاء الجزئية

وهنا يُسجل جزء بسيط من المعاملات دون تسجيل الباقي، على سبيل المثال: تسجيل إيرادات المبيعات، وعدم تسجيل تكاليف البضاعة المُباعة، مما يؤثر على حساب تكاليف صافي الربح.

ومن المشكلات التي تحدث نتيجة تلك الأخطاء، ما يلي:

• التسبب بمؤشرات ربحية غير صحيحة، فحذف جزء من الإيرادات، أو المصروفات سيتسبب في حساب غير دقيق لإجمالي الربح، وصافي الدخل.
• اتخاذ قرارات خاطئة، والتي قد تتخذها الإدارة؛ وليس قسم المحاسبة فحسب، مما يضر المؤسسة بشكل كبير.
• تواجد قوائم مالية غير دقيقة لا تعبر عن المعاملات المالية الحقيقية الخاصة بالمؤسسة.

طرق التغلب على أخطاء السهو

تُعد أخطاء السهو من أبرز النقاط التي يجب ذكرها ضمن قائمة الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، وتتمثل في الآتي:

1. اكتشاف الأخطاء، من خلال مقارنة البيانات بالأرقام الصحيحة، أو مطابقتها مع المعايير الموضوعة.
2. تحديد سبب السهو؛ هل كان نتيجة للتعب، أم انعدام التركيز بسبب كثرة المشتتات، أم سوء الفهم؟
3. تطوير الإجراءات المُتخذة لتجنب تكرار هذا الخطأ، مثل: تدريب الموظفين، زيادة الرقابة، وإتاحة التوجيه الدوري.
4. توثيق البيانات الخاصة بعملية التصحيح، وتتضمن وصف الخطأ، والسبب، والإجراءات المتبعة، والتواريخ.

6- أخطاء تتعلق بعدم مراجعة الملفات بانتظام

من أكثر  ما يبحث عنه أصحاب الأعمال في الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها هو عدم متابعة الملفات أولًا بأول، ويترتب على هذا الخطأ النتائج التالية:

• تداخل البيانات، فإذا لم تُراجع الملفات المالية باستمرار قد يؤدي ذلك إلى قلة تصنيف البيانات تصنيفًا صحيحًا، وبالتالي فوضويّتها.
• تراكم الأخطاء المحاسبية، مما يُصعب معالجتها، بل ويُعرّض المؤسسة للخسارة.
• عدم رصد الأخطاء الصغيرة، فمهما بلغ إتقان الموظفين، لا مفر من أخطاء السهو.
• عدم القدرة على اكتشاف التلاعب الداخلي الذي قد يحدث في المؤسسة.
• حدوث المشكلات الضريبية، والتعرض للعقوبات، والغرامات.

طرق التغلب على أخطاء عدم المراجعة

• تحديد من سيتولى مسؤولية المراجعة بانتظام، سواء كان من داخل الشركة، أم من خارجها، لضمان التأكد من صحة البيانات بشكل دوري.
• طلب تقارير المراجعة باستمرار، والتفتيش المفاجئ، لحث الموظفين على إتقان تسجيل البيانات طوال الوقت.
• استخدام أدوات تحليل البيانات لمعرفة نقاط الضعف، وما يترتب عليها، واتخاذ الإجراءات لحلها.

7- الأخطاء الارتكابية

لأن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها من الأمور التي تحتاج إلى المتابعة الجيدة، فبشكل خاص تحتاج الأخطاء الارتكابية إلى اكتشافها أولًا بأول عن طريق مراجعة البيانات بشكلٍ دوري، فقد تكون تلك الأخطاء متعمدة، وتهدف إلى تحقيق مكاسب غير مشروعة، أو التلاعب في البيانات المالية لأغراض شخصية.

وتظهر تلك الأخطاء في:

• تزييف التقارير، وقد يحدث هذا بغرض إخفاء الأوضاع الحقيقية للشركة عن المستثمرين، أو الجهات الرقابية.
• استغلال الثغرات، مثل: الاستفادة من ضعف الرقابة الداخلية، لتنفيذ أنشطة مالية غير قانونية.
• التلاعب بالإيرادات، والمصروفات، بغرض تشويه الصورة المالية للمؤسسة.
• استخدام معلومات مضللة، لتشويه البيانات المالية، وإخفاء الوضع الفعلي.
• التزوير، ويتضمن تزييف البيانات المالية، أو التلاعب بالسجلات المحاسبية.

خطوات التغلب على الأخطاء الارتكابية

• التحقق من العاملين قبل توظيفهم، فقسم المحاسبة بالتحديد من الأقسام التي يجب انتقاء من يعمل فيه بدقة، لضمان عدم التعرض للسرقة، أو الاحتيال والتزوير.
• متابعة العمل من أي وقت، وفي أي مكان من خلال البرامج المحاسبية، للتأكد من عدم تلاعب أي موظف من الموظفين بالبيانات.
• إجراء مراجعات دورية، ودقيقة للحسابات المالية بشكلٍ مفاجئ.
• وضع لوائح، وقوانين صارمة، وواضحة عن كل ما يخص العمل.

8- أخطاء تتعلق بالبرامج المحاسبية

عند النظر إلى الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها في وقتنا الحالي، حتمًا سيتصدر مصطلح البرامج المحاسبية القائمة، وقد تكون الأخطاء التي تتعلق به ما يلي: 

• اختيار برنامج غير مناسب، فعدم اختيار البرنامج الملائم لشركتك سيؤدي إلى صعوبة الاستخدام، وزيادة معدل حدوث الأخطاء.
• عدم اتباع إجراءات الأمن اللازمة، فاستخدام البرامج المحاسبية غير الموثوقة قد تتسبب في تسرّب البيانات، أو التعرّض لاختراق الأمن السيبراني.
• عدم تدريب الموظفين، وبالتالي إضاعة الوقت، والجهد، وعدم مواكبة التغييرات.

للتعرف أكثر على أهمية برامج تخطيط موارد المؤسسات، وتجنب الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها يمكنك قراءة: ما تحتاج معرفته عن نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP | إدارة

كيفية التغلب على الأخطاء المحاسبية المتعلقة بالبرامج

تحتاج الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها إلى برامج تخطيط موارد المؤسسات بشدة، وذلك لما لها من مميزات عدة تقضي على كثير من الأخطاء، وتظهر في الآتي:

1. حماية البيانات من التلف، فالبرامج المحاسبية تحتفظ بالبيانات بأمان، وتستطيع الرجوع إليها متى شئت.
2. إتاحة الاستخدام في أي وقت، ومن أي مكان، لمتابعة سير العمل في الوقت الذي يناسبك.
3. زيادة الدقة في الأداء، إذ تُسجل مختلف البيانات بطريقة آلية، بعيدًا عن الأخطاء البشرية.
4. زيادة رضا العملاء، والموردين، من خلال تسجيل البيانات بدقة، وشفافية.

9- أخطاء حسابية

في قائمة بحث الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، حتمًا سنجد الأخطاء الحسابية هي الأبرز، والتي تحدث بسبب عدة عوامل تتعلق بالخطأ البشري، أو قلة التركيز، والانتباه أثناء إدخال البيانات، أو الإرهاق الجسدي، والذهني، وقد تظهر تلك الأخطاء في:

1. الاستخدام غير الصحيح للنسب المئوية.
2. وضع الفواصل العشرية.
3. قراءة الأرقام، وكتابتها.
4. الطرح.
5. الجمع.
6. القسمة.
7. الضرب.
8. التحويل.
9. التقريب.

قد يؤدي الخطأ البسيط في تلك العمليات إلى اختلاف في الحسابات، مثل: عدم تطابق البيانات الموجودة في السجلات مع كشوف الحسابات، مما يتسبب في حدوث مشكلات في التعاملات المالية.

طرق التغلب على هذا النوع من الأخطاء

1. تحديد نوع الخطأ الحسابي، فمعرفة المشكلة هي أولى خطوات حلها.
2. تحديد الحسابات المتأثرة، أي معرفة الحسابات التي تأثرت بسبب الأخطاء الحسابية.
3. تصحيح البيانات الخاطئة، وإعادة حساب جميع المبالغ المتأثرة بشكل دقيق
4. مراجعة البيانات مرة ثانية؛ للتأكد من أن عملية التصحيح تخلو من أية أخطاء أخرى.
5. تسجيل عملية التصحيح في سجلات الحسابات، ليُفهم الخطأ القديم، ويستطيع الموظفون تجنبه في المرات القادمة.
6. تعديل التقارير المالية، فمن المؤكد أن الأخطاء الحسابية تؤثر على التقارير، لذا يلزم تعديلها، وإصدارها ثانيةً.
7. إبلاغ الإدارة العُليا، إذا كانت الأخطاء الحسابية جسيمة، وتؤثر تأثيرًا كبيرًا على مصلحة الشركة، لتسويتها، والتصرف فيها.

نصائح للتغلب على الأخطاء المحاسبية

استكمالًا للحديث عن الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها فهناك عدة نصائح يمكنك اتباعها، لضمان التغلب على تلك الأخطاء، ومن أبرزها:

1. تشجيع العمل الجماعي، لتسهيل إنجاز المهام، وتجنب تراكم الضغوط التي قد تتسبب بحدوث الأخطاء.
2. توفير التدريب المهني بشكل مستمر، للتأكد من تطور مستوى أداء الموظفين.
3. مشاركة الخبرات، والأخطاء الشائعة لمساعدة الموظفين على تجنبها.
4. التحليل المتتابع، إذ يساعد في اكتشاف الأخطاء مبكرًا، واتخاذ أفضل القرارات، وتحسين كفاءة العاملين.
5. استخدام البرامج المحاسبية، فوجودها الآن في عملك يُعد أولوية وليس أمرًا إضافيًا.
6. إعطاء الوقت الكافي للموظفين لأداء المهمات المحاسبية، وضمان تنفيذها بإتقان.

كيف يساعدك “إدارة” في التغلب على الأخطاء المحاسبية؟

نقدم لك في “إدارة” العديد من الخصائص التي ستساعد على تقليل الأخطاء المحاسبية ومعالجتها بطرق مثالية من خلال الآتي:

تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة

يعزز “إدارة” التواصل بين الأقسام، إذ يساعد على:

• إتاحة مشاركة البيانات بين مختلف الأقسام لسهولة تبادل المعلومات واتخاذ قرارات سليمة.
• تحسين متابعة العمل، من خلال توفير نظرة شاملة للإدارة حول تأثير كل قسم على الأخر.
• تنسيق العمليات بين الأقسام، دون إضاعة الوقت والمجهود.

توفير تقارير دورية

يقدم لك “إدارة” تقاريرًا تفصيلية بها تحليلات، وتفسيرات للعمليات المالية؛ لضمان معرفة تفاصيل سير العمل في كافة أقسام الشركة كما يلي: 

• تقارير استلام الأصناف، والمعاملات المالية الخاصة بها.
• تقارير تحليل الوضع المالي للشركة.
• تقارير النواقص، والرواكد.
• تقارير قوائم الدخل.
• تقارير أعمار الديون.
• تقارير المبيعات.
• تقارير الشيكات.
• تقارير الضرائب.

التنبؤ بالأوضاع المالية

يوفر البرنامج معلومات عديدة، ومفصلة عن كل ما يخص الحسابات، وبالتالي تستطيع التنبؤ بوضعك المالي في المستقبل من خلال: 

• تتبع البيانات المالية في مختلف أقسام الشركة.
• تحليل الأداء المالي في الفترات السابقة.
• تجميع البيانات المالي.

والاعتماد على هذه الطريقة يُعد من أفضل الأساليب للتغلب على الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها. 

الحفاظ على أمن البيانات

يتّبع “إدارة” تقنيات متطورة تتميز بقدرة تشفيرية، وحماية عالية ضد أية اختراقات، أو انتهاكات أمنية؛ للحفاظ على البيانات، وضمان أمان كل ما يخص مؤسستك، بالإضافة إلى إتاحة وصول الموظفين إلى المعلومات وفقًا لأدوارهم، ومسؤولياتهم، وهذا بدوره يحفظ سرية البيانات.

التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، وهيئة الزكاة والدخل السعودية

بعد تطبيق قرارات إصدار الفواتير إلكترونيًا بشكل إجباري، وفرنا لك في “إدارة” فرصة التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، ومن ثمّ تستطيع الالتزام بتلك القرارات الضريبية، وتجنب أيةً مشكلات يترتب عليها دفع غرامات.

وليس ذلك فحسب، نوفر لك أيضًا خدمة التكامل مع هيئة الزكاة والدخل السعودية، لضمان إصدار الفواتير بطريقة مطابقة لما أصدرته الهيئة.

بهذا نكون قد تعرفنا على الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها، وكيف يساعدك “إدارة” على تصحيحها، لذا إذا كنت ترغب في إدارة كافة عملياتك المالية بكفاءة، وفعالية فتواصل معنا الآن لنبدأ رحلة النجاح سويًا.

المصادر

Types of Errors in Accounting: A Guide for Small Businesses

Accounting Problems (& Answers): How to Avoid Accounting Issues

Common Accounting Errors – A Practical Guide With Examples

الشيكات هي وسيلة هامة لإدارة المديونيات، وتسهيل وتنظيم عمليات الدفع بشكل كبير، ومع ذلك فأي خطأ بسيط فيها سيؤثر سلبًا على إدارة الحسابات في المؤسسة، وقد يعرضها لخسائر كبيرة.

وحتى تتجنب ذلك؛ لا بد من معرفة الدورة المستندية، وكيف تعمل، هذا ما نشاركه معك داخل المقال، فتابع معنا.

أهمية الدورة المستندية للشيكات

تشير تلك الدورة إلى التسجيل الدقيق لمعاملات الشيكات في السجلات المالية للشركة. تبعًا للمبادئ والمعايير المحاسبية المتفق عليها، لضمان الاعتراف بمعاملات الشيكات، وانعكاسها بشكل صحيح في البيانات المالية للشركة.

وتكمن أهمية ذلك في:

إعداد تقارير مالية دقيقة

تضمن المحاسبة الصحيحة للشيكات دقة وسلامة المعاملات النقدية التي تؤثر على المركز النقدي للشركة، والدخل، والمصروفات، وبالتالي تساعدك في تكوين نظرة عامة عن الوضع المالي للمؤسسة، واتخاذ قرارات فعالة مبنية على بيانات دقيقة.

فلنعتبر شركةً تعمل في مجال التصنيع. تصدر هذه الشركة الشيكات لمورديها، ولتغطية نفقات مختلفة مثل الرواتب والإيجارات والمصروفات العامة. في حالة عدم وجود دورة مستندية صحيحة، قد يحدث العديد من الأخطاء، مثل:

• دفع نفس الفاتورة مرتين عن طريق الشيكات بدون توثيق أو رصد للمعاملة، مما يؤدي إلى استنزاف الأموال بشكل غير مبرر.
• تحصيل بطريقة غير صحيحة أو بدون توثيق للمعاملة، مما يؤدي إلى عدم توثيق الدخل بشكل كامل أو صحيح.

باستخدام الدورة المستندية للشيكات، يتم توثيق كل عملية دفع بشكل صحيح وموثوق به، مما يضمن دقة التقارير المالية، ويسهل عملية المراجعة الداخلية والخارجية للشركة.

إدارة التدفق النقدي

تلعب الشيكات دورًا مهمًا في إدارة التدفق النقدي داخل الشركة، إذ يتيح تتبع مدفوعات الشيكات الواردة، والصادرة، وتنظيم تواريخ دفع الأموال.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة ما تبيع منتجاتها لعميل بمبلغ معين، وتتفق الشركة مع العميل على دفع هذا المبلغ عبر شيك مؤرخ بتاريخ مستقبلي.

عندما تصدر الشركة الشيك للعميل، يُسجل هذا الشيك في سجلاتها المحاسبية على أنه مبلغ تم تحصيله ولكن لم يتم تحويله نقديًا بعد.

وعند السداد يتم تحديث السجلات المحاسبية لتسجيل المبلغ بشكل نهائي كدخل نقدي.

بهذه الطريقة، تساعد الدورة المستندية للشيكات في إدارة التدفق النقدي للشركة بتنظيم وتتبع عمليات الدفع وتحصيل الأموال بشكل فعال، مما يسهل على الشركة تحديد مواعيد الدفع وتخطيط النقدية بشكل أفضل.

الرقابة الداخلية ومنع الاحتيال

تساهم الدورة المستندية للشيكات في إنشاء أنظمة رقابة داخلية قوية، فتمكنك من:

• تعزيز الشفافية والمساءلة، فيتم توثيق كل العمليات المالية بشكل دقيق ومنظم، مما يجعلها متاحة للمراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة.
• توثيق العمليات المالية، إذ يتم إصدار الشيكات بناءً على طلبات دفع معينة، مما يسهل تتبع العمليات المالية وتحديد المسؤوليات.
• مراقبة ومتابعة التوزيعات المالية بشكل دقيق، مما يقلل من فرص الاحتيال والتلاعب في الأموال.

على سبيل المثال، إذا كان قسم الإنتاج بحاجة لشراء قطع غيار جديدة، يتعين عليهم تقديم طلب شراء معتمد يحتوي على تفاصيل الطلب والتوقيعات المطلوبة.

بعد ذلك، يتم إصدار الشيك بناءً على هذا الطلب وبموافقة المدير المالي ومدير القسم. هذا النهج يضمن أن الشيكات لا تصدر إلا بعد الموافقة الرسمية وتوثيق العملية بشكل صحيح، مما يقلل من فرص التلاعب أو الاحتيال في عمليات الدفع داخل الشركة.

التسوية الفعالة

تسهل الدورة المستندية الفعالة للشيك تسوية كشوف الحسابات البنكية، ومعرفة أية تناقضات، أو أخطاء على الفور.

لنفترض أنك تراجع شهر معين من العام الجاري، وتجد أنه تم إصدار شيك بمبلغ مالي كبير لمورد معين. ومع ذلك، بعد مقارنة السجلات، تكتشف أن هذا المورد قد دفعه بالفعل خلال شهر سابق. في هذه الحالة، يشير ذلك إلى خطأ في تسجيل العملية المالية أو إلى وجود تكرار في الدفعات.

وبفضل الدورة المستندية، يمكنك تصحيح هذه الأخطاء سواء عن طريق إصدار إشعارات للبنك لإلغاء الشيك المستخدم بطريقة غير صحيحة، أو عن طريق تعديل سجلات الحسابات الخاصة بك لتعكس العمليات المالية بشكل صحيح.

مما يساعد في منع حدوث تباينات في الحسابات، ويسهل عملية مراجعة الحسابات، والحفاظ على دقة السجلات المالية.

الدورة المستندية للشيكات

يمر الشيك بعدة مراحل بدءًا من إصداره، وتسجيله على النظام، ووصولًا لعملية التحصيل، والتسوية المصرفية له، وتختلف الدورة المستندية وفقًا للسياسات والإجراءات المحددة لكل شركة، ولكن بشكل عام، تشمل الخطوات التالية:

1- إصدار الشيك

وهي تحرير مدير المؤسسة، أو المسؤول المالي بها لشيك بمبلغ مالي مستحق، لصالح شخص، أو مؤسسة أخرى، ويجب أن يتضمن الشيك الصادر عدة بيانات، من بينها:

• قيمة المبلغ المستحق صرفه مكتوبًا بالحروف، والأرقام.
• تاريخ إصدار الشيك، وتاريخ استحقاقه.
• توقيع مدير المؤسسة، أو صاحب الحساب البنكي، كتأكيد على التزامه بدفع المبلغ المستحق في الشيك.
• تسليم الشيك إلى المستفيد ليتمكن من تقديمه للبنك للسحب.

2- تسجيل الشيك

فيجب تسجيل الشيك في السجلات المالية للمؤسسة، مع مراعاة كتابة جميع التفاصيل المتعلقة به، مثل:

• رقم الشيك.
• تاريخ إصداره.
• تاريخ استحقاقه.
• قيمته المالية.
• بيانات المستفيد.
• البنك المسحوب عليه.

اقرأ أيضًا: تحديات “إدارة أوراق القبض وأوراق الدفع وكيفية التخلص منها باستخدام “إدارة”

3- التحقق من الرصيد

استكمالًا لخطوات الدورة المستندية للشيكات نجد أنه من الواجب على المسؤول المالي التحقق من توافر رصيد كافي في حساب المؤسسة لتغطية قيمة الشيك في موعد استحقاقه، حتى يتجنب عمليات الرفض، ويتفادى العقوبات القانونية لإصدار شيك بدون رصيد.

4- رصد الشيكات الصادرة

تشمل تلك الخطوة تسجيل وتتبع الشيكات التي تم كتابتها وصدورها من جانب المؤسسة أو الشركة، لضمان تنظيم السيولة المالية. فيما يلي بعض الخطوات الرئيسية لرصد الشيكات الصادرة:

• إنشاء سجل أو نظام لتسجيل تفاصيل الشيكات الصادرة، مثل: تاريخ الإصدار، اسم المستفيد، قيمة الشيك، وتاريخ الاستحقاق.
• مراجعة وتأكيد تفاصيل الشيك قبل الإصدار، مثل التأكد من وجود رصيد كافٍ في الحساب المصدر.
• متابعة تواريخ استحقاق الشيكات والتأكد من توفر التغطية المالية للسحب.
• توثيق تفاصيل سحب الشيكات وتسجيل التواريخ الفعلية للدفع.

5- رصد الشيكات الواردة

رصد الشيكات الواردة يعني تتبع وتسجيل الشيكات التي تم استلامها من العملاء أو الشركاء التجاريين بهدف ضمان توثيق وتسجيل جميع المعاملات المالية بشكل دقيق وفعال.

أما عن خطوات إتمام ذلك فهي كالآتي:

• إنشاء سجل أو نظام لتسجيل تفاصيل الشيكات الواردة، مثل: تاريخ الاستلام، اسم المصدر، قيمة الشيك، وتاريخ الاستحقاق.
• التحقق من صحة المعلومات على الشيك، مثل التأكد من توقيع المصدر والتاريخ.
• تسجيل تاريخ استحقاق الشيك ومتابعة المواعيد المحددة للسحب.
• إعداد تقارير دورية لرصد الشيكات المستحقة للسحب، ومواعيد الدفع.

6- الإيداع بالبنك

يعد الإيداع بالبنك أحد أبرز مراحل الدورة المستندية للشيكات، وهو إجراء يشمل تقديم الشيك إلى البنك من أجل سحب المبلغ المالي المحدد فيه، وتتضمن خطوات إيداع الشيك ما يلي:

• التحقق من صحة المعلومات المدرجة فيه، مثل: تاريخ الاستحقاق، وتوقيع المصدر.
• ملء نموذج إيداع يحتوي على تفاصيل الشيك، مثل: القيمة المالية، وتاريخ الاستحقاق، واسم المستفيد.
• تسليم الشيك إلى موظف البنك المختص بإجراءات الإيداع.
• فحص الشيك للتحقق من صحته، وتوفر التغطية المالية. 
• توثيق الإيداع في كشف حسابك، مما يتيح لك تتبع المعاملات المالية وتاريخ الإيداع.
• تأكيد سحب المبلغ من حساب المصدر، وإضافته إلى حساب المستفيد.

يهدف إيداع الشيك بالبنك إلى تسهيل عمليات التحويل المالي، والتأكد من تنفيذها بشكل آمن وفقًا للإجراءات المصرفية المعمول بها.

7- رفض الشيكات

قد يرفض البنك دفع الشيكات لعدة أسباب، من أهمها:

• أن يكون الرصيد غير كافي.
• ألا يتطابق توقيع من يسحب النقود على الشيك مع توقيعه المسجل لدى البنك.
• أن يكون هناك أخطاء في الشيك، على سبيل المثال عدم مطابقة المبلغ بالأرقام للمبلغ بالحروف.

وعند رفض الشيكات -سواء الصادرة أو الواردة- لا بد من تقييد، وإثبات هذا الرفض، ويحتوي هذا القيد على:

• القدر المالي الذي سيدفعه المدين.
• القدر المالي الذي يحتاجه الدائن.
• بيان برفض الشيك.
• تاريخ الرفض.

8- تظهير الشيكات

يٌعرف تظهير الشيكات بأنه العملية التي تستطيع فيها المؤسسة تحويل ملكية الشيك الذي تحصل عليه من عميل ما (المستفيد الأول) إلى فرد آخر (المستفيد الثاني)، أي إعطائه الموافقة القانونية على التصرف في هذا الشيك، وذلك من خلال توقيع المستفيد الأول على ظهر الشيك للمستفيد الثاني.

كيف يسهل “إدارة” عملية إدارة الشيكات؟

نسهل عليك في “إدارة” كافة الأمور المتعلقة بالدورة المستندية للشيكات كما يلي:

1- تسجيل بيانات الشيكات

نساعدك في “إدارة” على معرفة كافة البيانات المختلفة للشيكات مثل:

• مبلغ الشيك.
• تاريخ استحقاقه.
• تاريخ صرفه.
• اسم الطرف الآخر (سواء كان الشيك صادرًا أو واردًا)
• رقم الشيك
• الحساب البنكي الخاص بإيداع الشيك

2- عرض مراحل الشيكات

ويساعد ذلك الإجراء على إنشاء مراحل حسب الاحتياج، ونقل الشيكات لها لتسهيل متابعتها، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكون المراحل كالآتي:

• الشيكات المستلمة
• الشيكات المودعة في البنك
• الشيكات المحصلة
• الشيكات المرتدة
• الشيكات المظهرة

بالإضافة إلى رصد أي حركة في الحساب البنكي التابع لك، لضمان الدراية بكل ما يخص الشيكات.

3- إمكانية إدارة الشيكات بشكل مجمع

من أهم التسهيلات التي نوفرها لك في “إدارة” بشأن الدورة المستندية للشيكات هي إمكانية عمل أي إجراء عليها بشكل مجمع -مثل: سداد، أو رفض، أو تظهير، أو نقل إلى مرحلة-، مع إنشاء القيود اللازمة لكل عملية تلقائيًا. 

وبالتالي، يخلصك ذلك من الطرق التقليدية التي تستهلك الكثير من الوقت، والجهد، بالإضافة إلى عدم دقتها.

4- سهولة تظهير الشيكات

نتيح في إدارة تظهير الشيكات لتسهيل العمليات بين الموردين، وبين العملاء، وأصحاب المؤسسة، إذ تستطيع من خلال البرنامج نقل ملكية الشيكات خاصة بك إلى الموردين، أو العملاء التابعين لك مهما اختلفت نوعية المؤسسة بكل سهولة.

5- متابعة الشيكات أولًا بأول

نساعدك في إدارة على التعرف على كافة التطورات المتعلقة بالدورة المستندية للشيكات بشكل دوري، مع توفير تقارير بمختلف حركات الشيكات، وإتاحة خاصية طباعة الشيكات بالبيانات التي تحتاجها، وبذلك تتجنب الوقوع في أية أخطاء تتعلق بالكتابة اليدوية، وتختصر الوقت، والجهد.

6- المساعدة في التخطيط المالي

التنظيم هو حجر الأساس للتخطيط، وإذا كانت كافة بيانات الشيكات في قوالب مُحكمة، ومُنظمة، فأنت الآن على أهبة الاستعداد للتخطيط المالي، واتخاذ قرارات محورية في كافة أمورك المالية المستقبلية، وهذا ما نساعدك عليه في “إدارة”.

بهذا نكون قد تعرفنا على أهمية الدورة المستندية للشيكات، وأبرز خطواتها، وكيف يساعدك “إدارة” على تنفيذها بالشكل المثالي، لذا يمكنك التواصل معنا، والبدء الآن.

فما هي مميزات إدارة السيولة النقدية؟ وما الاستراتيجيات اللازم تنفيذها لجذب المزيد من الاستثمارات؟ هذا ما نوضحه من خلال المقال، فتابع معنا.

تعريف عملية إدارة السيولة النقدية في الشركات ومميزاتها

تعد إدارة النقد في حد ذاتها عملية مُراقبة، تهدف إلى الحفاظ على التوازن بين الأصول المالية للشركة والالتزامات المستحقة. فتلبية احتياجات الشركة من عمليات الاستثمار، ودفع الفواتير، ورواتب الموظفين تؤثر بشكل قطعي على السيولة النقدية.

ومن ضمن المزايا التي توفرها عملية إدارة السيولة النقدية:

1- تلبية الالتزامات المالية

الهدف من إدارة النقد في الشركات هو توفير السيولة لتلبية الالتزامات المالية الداخلية والخارجية في الوقت المناسب، مثل: خروج مستحقات الموظفين دون تأخير، وتسديد الضرائب والفواتير، ودفع فواتير الموردين، وغيرها من المعاملات المالية. 

فهذا يحمي الشركات من التعرض إلى عجز مالي، أو حدوث تأخر في سداد الالتزامات، مما يحافظ على مستقبل الاستثمارات.

2- التخطيط وتجنب المخاطر المالية

مما لا شك فيه أن إدارة السيولة النقدية في الشركات تساعد في بناء رؤية أفضل، وتوفير الميزانية اللازمة للاستثمارات، وإقامة المشاريع. 

فالتخطيط المسبق للنقد يجنبك العديد من المخاطر المالية المحتملة، وكذلك يضمن عائدًا مستقرًا.

3- تسهيل الاستثمار

تساهم إدارة السيولة النقدية في إيجاد تدفق مالي متزن، مما يدعم الحصول على أفضل الفرص في السوق التجاري، وينتج عن هذا بناء سمعة جيدة للشركة، إذ تكون أكثر استقرارًا، وتصبح لديها فرص أكبر للحصول على التمويلات.

4- الاستعداد للنمو

من المتعارف عليه أن النمو ليس خطيًا، وبالأخص نمو الأعمال التجارية، فهو يتطلب تدفقات مالية كبيرة من أجل: 

• استئجار أو شراء مساحة مكتبية جديدة.
• شراء معدات ولوازم جديدة.
• تعيين موظفين جدد.

وبالتالي تكمن مميزات إدارة السيولة النقدية في الشركات في كونها تجعلك ترى المستقبل على هيئة أرقام وتنبؤات واضحة، بهدف مساعدتك في تحديد دورة أموالك، والتخطيط الجيد من أجل زيادتها.

تحديات ناتجة عن إهمال إدارة النقد في الشركات 

هناك العديد من التحديات التي تنتج عن إهمال إدارة وتتبع السيولة النقدية، ومن أبرزها نجد: 

صعوبة التوسع

عدم الدراية الكافية بالوضع المالي للمؤسسة يجعل فكرة التوسع أمرًا خياليًا، فكيف ستتمكن من دخول أسواق جديدة دون تخطيط جيد؟ وماذا بعد التوسع إذًا؟ 

وهنا يأتي دور إدارة السيولة النقدية في الشركات من خلال نظام مركزي تستطيع من خلاله مراجعة بياناتك بدقة، وتقييم الوضع المالي، ومن ثم التنبؤ بمدى نجاح فكرة التوسع في الوقت الحالي. 

تراكم الديون

التغافل عن أهمية إدارة السيولة النقدية بدقة وحزم قد يكون السبب الرئيس وراء عدم القدرة على سداد الديون في تواريخ الاستحقاق، وينتج عن هذا زيادة في الضرائب أو رسوم التأخير، مما يزيد من التكاليف، ويؤدي إلى ضغوط مالية إضافية.

احتمالية فقدان ثقة المستثمرين

عجز الشركة عن إدارة سيولتها النقدية يمكن أن يذبذب سمعتها في الأسواق، مما يؤدي إلى فقدان ثقة المستثمر فيها، وصعوبة اتخاذ خطوات استثمارية جديدة نتيجة عدم الاستقرار المالي، وبالتالي فالشركة لم تعد وجهة للمستثمرين.

صعوبة استمرار الشركة

عدم الاهتمام بإدارة السيولة النقدية في الشركات يجعل المسؤولين غير قادرين على تقييم جهات الإنفاق والربح بدقة، ومن ثم يكون من الصعب تحديد الجهات التي تحتاج إلى تقليل الإنفاق، أو الجهات التي تتطلب المزيد من الاستثمار فيها، لجلب المزيد من الأرباح.

ومن ثم فالعمليات عشوائية، والنهاية محتومة!

6 طرق لإدارة السيولة النقدية في الشركات بنجاح

تأتي إدارة السيولة النقدية بفاعلية على رأس عوامل نجاح الشركات، ومن أبرز الطرق نحو تحقيق ذلك:

1-إنشاء موازنة مفصلة

يعد إنشاء موازنة مفصلة جانبًا أساسيًا من الإدارة الفعالة لإدارة السيولة النقدية للشركات، ويتضمن ذلك تطوير خطة مالية شاملة تحدد الإيرادات والمصروفات المتوقعة لفترة محددة -عادة ما تكون سنة-.

هذه الموازنة هي خارطة طريق للمؤسسة، إذ تساعد في توجيه قراراتها المالية، وتخصيص الموارد بكفاءة، فمن خلال تقدير التدفقات النقدية المستقبلية بعناية يمكن للشركة تحديد الفوائض أو النقص النقدي المحتمل، واتخاذ قرارات مالية دقيقة، والتأكد من أنها تظل مستقرة ماليًا، وعلى المسار الصحيح لتحقيق أهدافها طويلة الأجل.

ولإنشاء موازنة مفصلة، يجب على الشركات أولاً جمع البيانات المالية التاريخية، مثل: الإيرادات، والنفقات، وأنماط التدفق النقدي السابقة، إذ يساعد ذلك في التوقع الدقيق لتفاصيل الموازنة، مع الحرص على أخذ آراء بعض الأشخاص، بما في ذلك الفرق المالية، ورؤساء الأقسام، والمديرين التنفيذيين، لضمان توضيح جميع جوانب العمل بشكل كافٍ.

يجب تقسيم الموازنة إلى بنود محددة، مثل: إيرادات المبيعات، وتكاليف الإنتاج، ونفقات التشغيل، والنفقات الرأسمالية، والديون، مع تحليل كل عنصر بشكل شامل لعمل تقديرات واقعية، وقابلة للتحقيق.

2- مراقبة التدفقات النقدية

للتمكن من إدارة السيولة النقدية في الشركات بنجاح فلا بد من مراقبة التدفقات النقدية، وتنطوي تلك الخطوة على تتبع وتحليل حركة الأموال داخل وخارج الشركة باستمرار، لضمان استقرارها المالي، واستدامتها، إذ توفر مراقبة التدفق النقدي رؤى قيمة حول الصحة المالية للشركة. 

وبالتالي يسمح ذلك بالتنبؤ بفجوات التدفق النقدي المحتملة التي تنتج عن عدم التطابق بين توقيت التدفقات النقدية الداخلة -مثل: مدفوعات العملاء-، والتدفقات الخارجة -مثل: مدفوعات الموردين، ونفقات التشغيل-، واتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب للحفاظ على السيولة.

تساعد مراقبة التدفق النقدي أيضًا على تحديد أوجه القصور التشغيلية المحتملة، ومجالات التحسين. على سبيل المثال، يمكن أن يكون للتأخيرات المفرطة في تحصيل الذمم المدينة أو عدم كفاية إدارة المخزون تأثير كبير على التدفق النقدي، وبالتالي فمن خلال المراجعة المستمرة لبيانات التدفق النقدي يستطيع أصحاب الأعمال والمديرين تحديد هذه المشكلات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية على الفور. 

3- إدارة المخزون بكفاءة

إدارة المخزون بكفاءة هي أحد الجوانب المهمة في إدارة السيولة النقدية في الشركات الناجحة، وتشمل المعالجة الدقيقة والاستراتيجية لمخزون الشركة من المواد الخام، والسلع قيد التنفيذ، والمنتجات النهائية، بهدف الحفاظ على مخزون كافٍ لتلبية طلب العملاء، مع تقليل تكاليف الاحتفاظ، وتجنب فائض المخزون.

تساهم الإدارة الفعالة للمخزون بشكل كبير في تحسين التدفق النقدي والأداء المالي العام، فمن خلال تبسيط عمليات المخزون يمكن للشركة تقليل مدة دروان المخزون، وتحسين الربحية. 

عناصر إدارة المخزون بكفاءة

من أبرز تلك العناصر نجد: 

التنبؤ بالطلب

يعد التنبؤ الدقيق بالطلب ضروريًا لإدارة المخزون بكفاءة، فمن خلال تحليل بيانات المبيعات التاريخية، واتجاهات السوق، والتقلبات الموسمية يمكن للشركات إجراء تنبؤات مستنيرة حول الطلب المستقبلي، مما يقلل من مخاطر الإفراط في التخزين، أو نقص المخزون

إدارة المخزون في الوقت المناسب (JIT)

تتضمن إدارة مخزون JIT استلام البضائع من الموردين فقط عند الحاجة إليها للإنتاج أو البيع، مما يقلل من تكاليف التخزين وخطر التقادم. 

يعتمد هذا النهج على إدارة سلسلة التوريد الفعالة، والتعاون الوثيق مع الموردين.

اقرأ أيضًا:نظام الإنتاج في الوقت المحدد | 5 أسئلة شائعة وإجاباتها حول نظام الـ JIT

تحليل ABC

باستخدام تقنية تحليل ABC، ​​تصنف الشركات مخزونها بناءً على قيمته وأهميته، ويسمح تصنيف العناصر على أنها A أو B أو C بترتيب أولويات الجهود على العناصر عالية القيمة، مع التحكم في التكاليف الخاصة بالعناصر منخفضة القيمة

وبالتالي تساهم تلك الخطوة في تحقيق إدارة السيولة النقدية في الشركات بكفاءة. 

نسبة دوران المخزون – Inventory Turnover Ratio

يساعد حساب نسبة دوران المخزون (ITR) في قياس مدى سرعة بيع واستبدال المخزون، وتشير ITR العالية إلى إدارة فعالة للمخزون، ومن ثم إدارة جيدة للسيولة النقدية.

مخزون السلامة

في حين أن خفض المخزون أمر ضروري، فإن الحفاظ على مخزون الأمان ضروري أيضًا للتعامل مع التقلبات غير المتوقعة في الطلب أو اضطرابات سلسلة التوريد، فهذا يخفف من مخاطر نفاد المخزون، والخسارة المحتملة للمبيعات.

4- التخطيط للطوارئ 

تشمل تلك النقطة تخصيص جزء من أرباح الشركة أو النقد الزائد للاستفادة منه أثناء حالات الطوارئ أو فترات تقلب التدفق النقدي. 

أهمية الاحتياطات النقدية

تعد الاحتياطيات النقدية بمثابة شبكة أمان، إذ تساعد على: 

التخفيف من المخاطر

في عالم الشركات، لا مفر من التعرض لتغيرات في طبيعة السوق، والتي قد تؤثر سلبًا على التدفق النقدي. وهنا تأتي دور الاحتياطيات النقدية التي تساعد في تحقيق الاستقرار المالي.

اغتنام الفرص

تمكن الاحتياطيات النقدية الشركة من اغتنام الفرص الإستراتيجية مثل: الاستثمار في البحث والتطوير، أو التوسع في أسواق جديدة، وغيرهما، فالوصول السريع إلى النقد يمكّن صانعي القرار من الاستفادة من الظروف المواتية.

تجنب الديون

تساعد الاحتياطيات النقدية في تقليل الاعتماد على التمويل الخارجي، والحفاظ على الاستقلال المالي للشركة، وبالتالي فهي تقلل من احتمالية وجود ديون، وتساهم في تعزيز إدارة السيولة النقدية في الشركات.

5- تمديد شروط الدفع بشكل استراتيجي

هذا هو أسلوب إدارة التدفق النقدي الذي تستخدمه الشركات لتحسين وضعها النقدي مع الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين والبائعين، وينطوي الأمر على التفاوض مع الموردين لتأخير تواريخ الدفع، مما يتيح للشركة مزيدًا من الوقت لتحويل مستحقاتها إلى نقد قبل تسوية دائنها. 

تتمثل إحدى المزايا الأساسية لتمديد شروط الدفع في توفير المزيد من رأس المال العامل -وهو شريان الحياة لأي شركة-، لتمويل العمليات اليومية، أو الاستثمار في مبادرات النمو، أو تكوين احتياطيات نقدية لظروف غير متوقعة. 

ومن خلال تأجيل الدفع للموردين، يمكن للشركة تجنب النقص النقدي المحتمل، وتعد هذه المرونة المالية أمرًا ضروريًا للشركات ذات التقلبات الموسمية أو تلك التي تعمل في الصناعات ذات دورات المبيعات الأطول.

6- توفير نظام ERP 

يعد توفير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) خطوة حاسمة في إدارة السيولة النقدية في الشركات، فهو حل برمجي يدمج بين العديد من العمليات التجارية والبيانات والوظائف في نظام مركزي واحد ينشئ تقاريرًا مالية شاملة ودقيقة، وبالتالي فهو:

• يساعد في التحكم في المعاملات المالية.
• يسهل مراجعة الذمم المدينة والدائنة
• يوفر رؤية في الوقت الفعلي.
• يحسن إدارة التدفق النقدي.
• يقلل من الأخطاء اليدوية
• يعزز الكفاءة.

إلى جانب ذلك، فمن خلال النظام يمكن لفريق الشؤون المالية الوصول بسهولة إلى البيانات المتعلقة بمستويات المخزون، وجداول الإنتاج، وطلبات العملاء، مما يُمكن المؤسسة من تخطيط الإنتاج بشكل أكثر كفاءة، وتجنب الإنتاج الزائد، وتقليل تكاليف نقل المخزون. 

ومن خلال مواءمة الإنتاج مع الطلب الفعلي، يمكن للشركة تحسين التدفق النقدي باستخدام مواردها بشكل أكثر فعالية.

بالإضافة إلى ذلك، يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات في تحسين إدارة المدفوعات، إذ يعمل البرنامج على تبسيط عملية الشراء، مما يسمح للشركة بالتفاوض على شروط أفضل مع الموردين، والاستفادة من خصومات السداد المبكر، وبالتالي تستطيع الشركة الحفاظ على النقد، وتحسين وضع التدفق النقدي الإجمالي.

كيف يساعدك “إدارة” في إدارة السيولة النقدية بفاعلية؟

الاستعانة بطرق دقيقة وفعالة لإدارة عمليات النقد في شركتك تختصر عليك الكثير، وتجنبك العدد من المخاطر التي تنتج عن الحسابات اليدوية.

ومن هذا المنطلق، نوفر لك “إدارة” كحل برمجي متكامل يمكنك من إدارة الجانب المالي، وتتبع تفاصيله من خلال نظام مركزي واحد، ومن أبرز ما يميزه: 

• تولي الكثير من المهام التي تتطلب وقتًا كبيرًا إذا تم تنفيذها يدويًا، وبالتالي فهو يختصر الوقت والجهد.
• توفير العديد من التقارير المالية الدقيقة، للتمكن من اتخاذ القرارات بناءً على بيانات حقيقية.
• التحديث اللحظي لبيانات المؤسسة، وبالتالي تكون لديك رؤية شاملة عن الوضع المالي. 
• إمكانية الوصول من أي جهاز، ومن ثم تستطيع متابعة عملك من أي مكان وفي أي وقت. 

ومن ثم فـ “إدارة” هو الخيار الأمثل للتمكن من إدارة السيولة النقدية في الشركات بكفاءة. 

اقرأ أيضًا:برنامج حسابات العملاء والتحصيل | تعرف على أهم الخصائص

الخلاصة

إدارة السيولة النقدية هي عملية تتبع كل ما يخص نفقات وعوائد المؤسسة، بهدف تكوين رؤية شاملة عن الوضع المالي، واتخاذ القرارات الفعالة للحفاظ على النمو والاستقرار. 

وهناك العديد من الطرق التي تمكنك من إدارة السيولة النقدية في الشركات بنجاح وأبرزها: وضع ميزانية مفصلة، ومراقبة التدفقات النقدية، وإدارة المخزون بكفاءة، وما إلى ذلك كما ذكرنا. 

ولا نغفل عن دور برامج الـ ERP في تحقيق الإدارة الفعالة للجانب المالي، إذ توفر رؤية في الوقت الفعلي، وتساعد في اتخاذ القرارات بناءً على بيانات حقيقية، وهذا ما يساعدك “إدارة”على تنفيذه. 

تواصل معنا واعرف أكثر عن البرنامج.

المراجع 

What Is Cash Management in Accounting and Why Is It Important?

Liquidity Management Definition: What Is Liquidity Management?

يلعب حساب التكاليف التشغيلية بدقة دورًا هامًا في اتخاذ القرارات المالية الصائبة، ولأن الأمر يحتاج إلى خبرة في ذلك الجانب، ففي هذا المقال نعرض أهم المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها حول كيفية حساب تكاليف التشغيل فتابع معنا. 

ما هي التكاليف التشغيلية للمشروع – Operating Cost؟

التكاليف التشغيلية للمشروع هي المصاريف التي تنفقها الشركة على التشغيل والصيانة بشكل دوري، للحفاظ على تشغيل المشروع، وضمان نجاحه، ويمكن معرفتها من خلال الإطلاع على بيان دخل الشركة. 

يعد فهم وإدارة التكاليف التشغيلية أمرًا بالغ الأهمية للشركات، إذ:

• يوفر الشفافية والموثوقية في إعداد التقارير المالية، وبالتالي يعزز ثقة المستثمرين. 
• يوضح فهمًا شاملاً للصحة المالية للشركة، والقدرة على إدارة التكاليف بفعالية.
• يساعد على معرفة المخاطر المالية المحتملة من خلال مراقبة تقلبات التكلفة.
• يعزز فرص توفير التكاليف، وتنفيذ استراتيجيات التحكم في النفقات.
• يضمن اتخاذ قرارات التسعير المناسبة للربحية.

وبالتالي لا بد من معرفة كيفية حساب تكاليف التشغيل، لتأثير ذلك بشكل مباشر على الاستقرار المالي للشركة، وربحيتها، وقدرتها على تحقيق أهدافها.

أنواع التكاليف التشغيلية

تشمل التكاليف التشغيلية مجموعة واسعة من النفقات التي تغطي مختلف جوانب عمليات المشروع. ويمكن تصنيفها إلى:

تكاليف التشغيل الثابتة – Fixed Costs

هي المصاريف التي تظل ثابتة بغض النظر عن ناتج المشروع، وتتضمن هذه التكاليف عدة بنود، مثل:

• عقود صيانة المعدات
• رواتب الموظفين
• إيجار المكاتب

تعد التكاليف الثابتة أمرًا ضروريًا، للحفاظ على أساس تشغيلي مستقر، ولا تتغير مع التقلبات في مستوى الطلب أو الإنتاج.

تكاليف التشغيل المتغيرة – Variable Costs

ترتبط التكاليف المتغيرة ارتباطًا مباشرًا بإنتاج المشروع، تتقلب بناءً على عدة عوامل مثل: حجم الإنتاج، والمبيعات، وتتضمن:

• تكلفة مواد التعبئة والتغليف.
• تكاليف العمالة المباشرة.
• فواتير الخدمات.
• نفقات الشحن. 
• المواد الخام.

يمكن تعديل تلك التكاليف وفقًا لاحتياجات المشروع، وطلب السوق.

التكاليف شبه المتغيرة – Semi-Variable Costs

تشمل التكاليف شبه المتغيرة -المعروفة أيضًا باسم التكاليف شبه الثابتة- العناصر التي تحتوي على مكونات ثابتة، وأخرى متغيرة. 

على سبيل المثال، قد يكون لمصاريف الاتصالات رسوم شهرية ثابتة، بالإضافة إلى رسوم إضافية على أساس الاستخدام، وبالتالي يتم إدراجها تحت بند التكاليف شبه المتغيرة عند حساب التكاليف التشغيلية. 

تتطلب تلك التكاليف تحليلًا فعالًا، لتحديد المكونات الثابتة والمتغيرة، ومعرفة بكيفية حساب تكاليف التشغيل بدقة.

التكاليف العامة – Overhead Costs

تشمل التكاليف العامة المصروفات غير المباشرة التي لا تُنسب مباشرة إلى مشروع أو منتج معين، ولكنها ضرورية لتشغيله بشكل عام، وتعد من الأمور الضرورية لدعم البنية التحتية للمشروع، ومن أمثلتها:

• نفقات التسويق والإعلان.
• تراخيص البرمجيات.
• الرواتب الإدارية.
• اللوازم المكتبية.
• المرافق.

من المهم ملاحظة أن هذه العناصر ليست شاملة، ورغم أن طريقة أو كيفية حساب تكاليف التشغيل ثابتة، إلا أن التكاليف التشغيلية المحددة ستختلف اعتمادًا على الصناعة، ونطاق المشروع، والظروف الفردية، لذا فتحديد احتياجات المشروع يعد أمرًا هامًا، للتمكن من تقييم الالتزامات، ووضع ميزانية دقيقة للمشروع.

كيفية حساب تكاليف التشغيل

يتم حساب تلك التكاليف من خلال المعادلة الآتية: 

إجمالي تكاليف التشغيل = تكاليف البضاعة المباعة (COGS) + مصاريف التشغيل (OPEX)

ومن المهم اتباع نهج منظم، للتمكن من تحديد التكاليف التشغيلية بدقة، وفيما يلي بعض الخطوات الرئيسة المتبعة في حساب التكاليف التشغيلية:

1- حساب تكلفة البضاعة المباعة (COGS)

تتمثل تكلفة البضاعة المباعة في التكاليف المباشرة المتكبدة في إنتاج البضائع أو تقديم الخدمات بما في ذلك تكلفة المواد الخام، والعمالة المباشرة، وأي مصاريف أخرى منسوبة مباشرة، ويتعين عليك تلخيصها بدقة.

2- حساب مصاريف التشغيل (OPEX)

تحديد وحساب نفقات التشغيل (OPEX) والتي تشمل جميع التكاليف غير المباشرة المرتبطة بإدارة الأعمال. يتضمن هذا عادةً نفقات مثل:

• الرواتب.
• الإيجار.
• المرافق.
• التسويق. 
• التكاليف الإدارية. 
• النفقات العامة الأخرى.

3- إضافة مصاريف التشغيل إلى تكلفة البضاعة المباعة

أضف تكلفة البضائع المباعة (COGS) المحسوبة إلى مصاريف التشغيل (OPEX)، ويمثل هذا الإجمالي مجموع التكاليف المباشرة وغير المباشرة المتكبدة أثناء التشغيل.

من المهم ملاحظة أن هذه الخطوات توفر إطارًا عامًا لحساب تكاليف التشغيل، وقد تختلف عناصر التكلفة حسب الصناعة ونموذج العمل، لذا من الضروري معرفة جميع عناصر التكلفة، لضمان حساب دقيق لتكاليف التشغيل الإجمالية.

مثال لحساب التكاليف التشغيلية

لنفترض أنك تمتلك مخبزًا، وتريد معرفة كيفية حساب تكاليف التشغيل بشكل دقيق، فهنا أنت بحاجة إلى:

حساب تكلفة البضاعة المباعة (COGS)

تحتاج هنا إلى مراعاة التكاليف المباشرة التي ينطوي عليها إنتاج السلع المخبوزة. لنفترض أن تكاليف المواد الخام الخاصة بك للمكونات والتعبئة والتكاليف المباشرة الأخرى تصل إلى 10000 دولار شهريًا.

حساب مصاريف التشغيل (OPEX) 

احسب التكاليف غير المباشرة المرتبطة بإدارة المخبز ، مثل: الإيجار، والمرافق، ورواتب الموظفين غير المشاركين بشكل مباشر في الإنتاج، وما إلى ذلك. لنفترض أن نفقات التشغيل الشهرية تصل إلى 5000 دولار.

جمع تلك التكاليف

أضف تكلفة البضائع المباعة (COGS) -البالغة 10000 دولار- إلى مصاريف التشغيل (OPEX) -البالغة 5000 دولار-، لحساب تكاليف التشغيل النهائية. 

يمثل مبلغ هنا 15000 دولار إجمالي التكاليف المباشرة وغير المباشرة المتكبدة أثناء تشغيل مخبزك.

وهنا تتضح كيفية حساب تكاليف التشغيل بدقة للتمكن من تحليل الأداء المالي لمؤسستك، والتخطيط للنمو المستقبلي.

نصائح لحساب تكاليف التشغيل بدقة

تحديد التكاليف التشغيلية بمؤسستك هو أمر يترتب عليه العديد من القرارات، لذا لا بد من تحري الدقة عند حساب تلك التكاليف، وفيما يلي بعض النصائح التي تساعدك على ذلك.

1- صنف التكاليف

لضمان الحساب الدقيق للتكلفة من الضروري تصنيف الأنواع المختلفة من تكاليف المؤسسة. أنشئ فئات واضحة مثل: تكاليف الموظفين، والإيجار، والمرافق، والمواد الخام، ونفقات التسويق، والتكاليف العامة، حتى توفر إطارًا منظمًا لتحليل التكلفة.

2- استخدم بيانات دقيقة

اجمع معلومات مالية موثوقة وحديثة، لضمان دقة حسابات التكلفة الخاصة بك. اعتمد على الفواتير، والإيصالات، والعقود، وسجلات الرواتب كمصادر أولية، وتجنب وضع افتراضات أو تقديرات كلما أمكن ذلك، لأنها تقلل من دقة حساباتك. 

3- لا تغفل عن البيانات التاريخية

يوفر تحليل السجلات المالية السابقة واتجاهات التكلفة رؤى واضحة حول التكلفة وتقلباتها، ومن ثم تستطيع تحديد الاختلافات الموسمية أو الاتجاهات الدورية أو العوامل الأخرى التي تؤثر على التكاليف. 

4- وثق جميع التكاليف

راجع عقود الموردين، والاتفاقيات بدقة، وتأكد من أن جميع التكاليف والالتزامات محددة وموثقة بوضوح. لتتمكن من الحصول على قيمة دقيقة عند حساب تكاليف التشغيل. 

5- قارن تكاليفك بتكاليف الأعمال التجارية المماثلة

بعد معرفتك بكيفية حساب تكاليف التشغيل فلا تغفل عن مقارنة تلك التكاليف بمعايير الصناعة أو الأعمال التجارية المماثلة، وذلك لتقييم القدرة التنافسية لهيكل التكلفة الخاص بك، وتحديد مجالات التحسين أو فرص توفير التكاليف.

6- احرص على إشراك الأشخاص المعنيين

تعاون مع رؤساء الأقسام ومديري المشاريع لجمع الرؤى ووجهات النظر حول عناصر التكلفة المختلفة، واستفد من خبراتهم، لاكتساب فهم شامل لمكونات التكلفة. 

7- استخدم نظام ERP

الاستعانة بنظام ERP في حساب تكاليف التشغيل توفر عليك الكثير من الخطوات، إذ:

• يربط بين أقسام مؤسستك في نظام مركزي يساعدك على تحديد فئات التكلفة بدقة
• يمدك بالتقارير اللازمة للاطلاع على تفاصيل الجانب المالي لعملك
• يسهل الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت
• يقدم بيانات دقيقة حول تكاليف مؤسستك.

نوفر في “إدارة” تلك المميزات وأكثر، ويمكنك التعرف على المزيد من خلال مقال: ما تحتاج معرفته عن نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP.

وأخيرًا، الإلمام بكيفية حساب تكاليف التشغيل يمكنك من اتخاذ القرارات الفعالة لصالح مؤسستك، فاحرص على تحري الدقة عند إجراء حساباتك.

المراجع

Operating Costs Definition: Formula, Types, and Real-World Examples

How to Calculate Your Operating Cost

Operating Cost Meaning

وجود الفوضى المالية، وعدم الإلمام بتفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع يجعلك غير قادر على اتخاذ القرارات المالية الصائبة، مما يعني تراجع في مؤشر التطوير والنجاح، وبالتالي فإدارة الأوراق المالية بدقة تعد أمرًا ضروريًا لتجنب ذلك.  

تعرف معنا من خلال المقال على أوراق القبض والدفع، والتحديات التي تواجه أصحاب الشركات في إدارتهما، وكيفية التغلب عليها. 

ما هي أوراق القبض – Notes Receivable؟

وعود مكتوبة بالدفع تتلقاها شركة أو فرد من طرف آخر، وتمثل اتفاقية قانونية بين المقترض (المدين) والمقرض (الدائن)، لسداد مبلغ من المال خلال فترة محددة، وتتضمن عدة معلومات أساسية، وهي: 

• المبلغ الأساسي المقترض.
• سعر الفائدة (إن وجد).
• جدول السداد.
• أية شروط إضافية متفق عليها.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة تقرض 5000 دولار لعميل ما، وتحتاج إلى إضفاء الطابع الرسمي على المعاملة فيتعين عليها إنشاء أوراق القبض.

هنا تحدد الشركة في أوراق الدفع أن العميل مدين بمبلغ 5000 دولار، وتوضح طرق الدفع مثل: يتم دفع المبلغ على أقساط شهرية قدرها 500 دولار لمدة عشرة أشهر، بدون فائدة. يوقع كل من الشركة والعميل على ورقة القبض.

أهمية استخدام أوراق القبض

• توفر سجلاً واضحًا للديون، مما يساعد على تجنب سوء الفهم أو الخلافات حول شروط القرض.
• تحدد التزامًا قانونيًا للمقترض بسداد المدفوعات وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه.
• تعزز الثقة والمساءلة بين المقترضين والمقرضين، وتسهل معاملات الإقراض.
• تساعد المقرضين على تخطيط وإدارة التدفق النقدي بشكل فعال.

بشكل عام، تعد أوراق القبض أداة مالية مهمة لكل من المقترضين والمقرضين.

ما هي أوراق الدفع – Notes payable؟ 

أوراق الدفع هي تعهد كتابي بدفع مبلغ محدد من المال خلال فترة محددة، وتمثل اتفاقًا رسميًا لسداد دين يضم شروط وأحكام القرض. 

تستخدم أوراق الدفع بشكل شائع في المعاملات المالية المختلفة، فعلى سبيل المثال قد تصدر الشركات سندات الدفع عند الحصول على تمويل قصير الأجل، لضمان أن كلا الطرفين على دراية بحقوقهما والتزاماتهما.

وبالمثل، قد يستخدم الأفراد أوراق الدفع عند اقتراض أموال لأسباب شخصية، مثل: شراء سيارة، أو تمويل نفقات التعليم، وتُعد هنا بمثابة مستند قانوني يوضح مسؤولية المقترض، والشروط التي سيتم بموجبها السداد.

الفرق بين أوراق القبض وأوراق الدفع

هناك العديد من الفروقات بين أوراق القبض والدفع، ويمكن المقارنة بينهما من حيث: 

الطبيعة والغرض

يظهر الفرق الأول بين أوراق القبض وأوراق الدفع في طبيعة كل منهما، إذ تمثل أوراق القبض وعدًا بالدفع المستحق للمستلم (الدائن أو المُقرض)، أما أوراق الدفع فتمثل تعهدًا بالدفع مستحقًا على المُصدر (المدين أو المقترض).

التصنيف في القوائم المالية

تختلف طريقة تسجيل أوراق القبض وأوراق الدفع في القوائم المالية، إذ تُسَجل أوراق القبض كأصول في الميزانية العمومية، أما الثانية فتسجل على هيئة خصوم.

الملكية

أوراق القبض هي مستندات مملوكة للمستلم الذي يتوقع السداد، أما أوراق الدفع تكون مملوكة للمُصدر الذي يدين بالدفع للدائن أو المُقرض.

الأهمية في التحليل المالي

بالطبع تخضع أوراق القبض وأوراق الدفع إلى التحليل، ولكن لكل منهما هدف، إذ يتم تحليل سندات القبض لتقييم جودة ائتمان المدين واحتمالية السداد، بينما تحلل المؤسسات السندات المستحقة الدفع لتقييم قدرة المُصدر على الوفاء بالتزاماته المالية وإدارتها.

أبرز تحديات إدارة أوراق القبض والدفع

لا أحد يمكنه إنكار أهمية إدارة أوراق القبض والدفع بدقة بالنسبة للمؤسسات، لكن هناك العديد من التحديات التي تعيق تنفيذ ذلك، وتظهر أبرزها في: 

أخطاء الإدخال اليدوي للبيانات

اعتماد عملك على العامل البشري فحسب ينبئ بالكثير من الأخطاء المحتملة التي تتفاوت في تأثيرها على مؤسستك، ولكن إذا كان الأمر متعلقًا بالحسابات فتلك الأخطاء تكلف الكثير!

عدم وجود مصدر مركزي للمعلومات

قد تواجه الشركات صعوبة في تنظيم والوصول إلى معلومات سندات القبض والدفع بكفاءة، فقد تكون البيانات مبعثرة عبر ملفات أو أنظمة مختلفة، مما يجعل من الصعب تتبعها ومراقبتها.

إلى جانب ذلك، فعدم وجود نظام مركزي يتسبب في تكوين رؤية محدودة لحالة وتفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع، مما يجعل من الصعب الإلمام بالديون المستحقة والتزامات الدفع، أو اتخاذ قرارات فعالة لصالح المؤسسة.

صعوبة إدارة تواريخ الاستحقاق

تحتاج إدارة مواعيد الاستحقاق بدقة إلى الكثير من وقت وجهد الموظفين، وبدون برامج إدارية مساعدة يصبح تتبع وإدارة تواريخ الاستحقاق الخاصة أوراق القبض وأوراق الدفع أكثر صعوبة، مما يزيد من فرصة عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، وما يترتب عليها من عقوبات وقضايا قانونية محتملة.

الافتقار إلى التكامل

عدم وجود تكامل بين أقسام الشركة يجعل من الصعب دمج أوراق القبض وأوراق الدفع مع العمليات والأنظمة المالية الأخرى، مما يعيق التدفق السلس للمعلومات بين الأقسام.

صعوبة تحليل البيانات

تواجه بعض الشركات صعوبة في إعداد تقارير دقيقة، وإجراء تحليل للأوراق المالية المستحقة القبض وأوراق الدفع، مما يحد من قدرتها على تقييم الأداء المالي، واتخاذ قرارات فعالة بناءً عليه.

وبالتالي فأنت بحاجة إلى حل برمجي جاهز يمكنك على التخلص من تلك العقبات، وهذا دور “إدارة”. 

خصائص يقدمها “إدارة” لمتابعة أوراق القبض وأوراق الدفع  

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يساعدك على إدارة هذا الجانب بسهولة، إذ يوفر صفحة منفصلة لكل من أوراق القبض والدفع تحتوى على أهم تفاصيلها مثل:

• رقم الشيك
• اسم الحساب
• تاريخ الإصدار 
• تاريخ الاستحقاق 
• اسم البنك
• العملة 
• كود المستند

وبالتالي فهو خيارك الأمثل لإدارة ومتابعة تفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع. 

اقرأ أيضًا: ما هي الدورة المستندية للشيكات، وكيف يساهم “إدارة” في تبسيطها؟

أبرز مزايا إدارة أوراق القبض والدفع من خلال “إدارة”

يخلصك “إدارة” من التحديات التي تواجهك في إدارة الشيكات، إذ يمكنك من:

• تجنب الأخطاء الحسابية المتوقعة من خلال تسجيل بيانات الشيكات إلكترونيًا بدلًا من الكتابة اليدوية
• الاطلاع على ما تريد من بيانات وتقارير في أي وقت ومن أي مكان بشكل لحظي
• إدارة جميع تواريخ الاستحقاق، ومعرفة كل تفاصيلها لتجنب التأخير في السداد
• الربط بين جميع أقسام المؤسسة في نظام مركزي لتسهيل تدفق البيانات 
• تحليل بيانات الأوراق المالية، واتخاذ القرارات الفعالة بناءً على بيانات دقيقة
• إنشاء القيود المحاسبية بشكل تلقائي سواء بعد سداد الشيكات أو إلغائها
• إنشاء مراحل مخصصة للشيكات تبعًا لتفاصيل دورة العمل بمؤسستك
• نقل الشيكات من مرحلة إلى أخرى أو تظهيرها بسهولة 
• إجراء التعديلات المجمعة أو الفردية على الشيكات 

لذا، فهو يختصر عليك الكثير من الخطوات، ويجعلك ملمًا بتفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع بدقة، مما يمكنك من تكوين رؤية واضحة عن وضع مؤسستك، واتخاذ القرارات المبنية على معلومات صحيحة. 

الخلاصة 

أوراق القبض وأوراق الدفع هي وثائق تشترك في أنها تثبت المعاملات بين الدائن والمدين، لكنها تختلف في العديد من الخصائص مثل: الطبيعة والغرض، والتصنيف في القوائم المالية، والملكية، وغيرها كما ذكرنا.

رغم أهمية إدارة تلك الأوراق بدقة إلا أن أصحاب المؤسسات عادة ما يواجهون بعض التحديات في ذلك كوجود أخطاء في الإدخال اليدوي للبيانات، وعدم مركزية المعلومات، وصعوبة إدارة مواعيد الاستحقاق، وغيرها، وهنا يأتي دور “إدارة”. 

“إدارة” هو نظام مركزي متكامل يقدم العديد من المميزات التي تمكن أصحاب الأعمال من إدارة الشيكات، ومتابعة تفاصيلها في أي وقت ومن أي مكان، وبالتالي فهو يخلصهم من الكثير من الأعباء والتحديات التي تواجههم في إدارة هذا الجانب.

تواصل معنا واطلب عرضًا توضيحيًا.

المراجع 

Notes payable vs notes receivable

Notes Receivable

لذلك، يجب معرفة كيفية حساب تلك التكاليف جيدًا، وفي هذا المقال نستعرض أهمية حساب التكاليف الاستيرادية، وكيفيته بالتفصيل، فتابع معنا. 

ما تكلفة البضاعة المستوردة؟

تكلفة الاستيراد هي التكلفة الإجمالية التي تتحملها المؤسسة عند شراء البضائع من الخارج، وتشمل: 

• تكلفة البضائع ذاتها
• النقل الدولي للبضائع
• الرسوم الجمركية
• قيمة الضريبة 
• التأمين
• التخزين

تختلف تلك التكلفة تبعًا لعدة عوامل أبرزها: البلد المستورد، ونوع البضائع، وقيمة الرسوم والضريبة المطلوبة، وبالتالي يجب أخذ جميع هذه العوامل في الاعتبار عند حساب تكلفة البضائع المستوردة.

أهمية حساب تكلفة البضاعة المستوردة

تكمن أهمية حساب تكاليف الاستيراد في العديد من النقاط، ومن أبرزها أنها تساعدك على: 

1- تحديد التكلفة الحقيقية للبضائع

يساعد حساب تكلفة البضاعة المستوردة في فهم التكلفة الحقيقية للمنتجات المباعة، إذ لا يشمل ذلك سعر الشراء الأولي فحسب، بل يشمل أيضًا أية تكاليف إضافية مرتبطة باستيراد البضائع مثل: الشحن، والضرائب، وغيرهما كما ذكرنا. 

وبالتالي فمن خلال التقييم الدقيق للتكلفة الإجمالية للسلع المستوردة يمكن للشركات اتخاذ قرارات فعالة حول التعامل مع تلك البضائع. 

2- معرفة ربحية المنتجات

إن معرفة تكلفة البضاعة المستوردة أمر ضروري لتقييم الربحية، وذلك من خلال مقارنة تكلفة البضائع المستوردة بإيرادات المبيعات، وتحديد إذا ما كانت هوامش ربحها كافية أم لا، فبدون فهم دقيق لتكلفة السلع لن تتمكن من تحديد الربحية بدقة.

3- تحديد استراتيجيات التسعير المناسبة

حساب تكلفة البضاعة المستوردة هو عنصر ضروري في تحديد استراتيجيات التسعير، فمن خلال معرفة التكلفة الحقيقية للسلع يمكن للشركات تحديد أسعار تنافسية، مع السماح بهامش ربح معقول.

إلى جانب ذلك فيمكنهم أيضًا تعديل استراتيجيات التسعير الخاصة بهم لمراعاة التغيرات في تكلفة البضاعة المستوردة، مثل: التقلبات في أسعار صرف العملات، أو زيادة قيمة الرسوم الجمركية، وغيرهما.

4- التنبؤ بالأداء المالي

تلعب الحسابات الدقيقة للتكلفة دورًا فعالًا في التنبؤ بالأداء المالي، فمن خلال فهم التكلفة الحقيقية للسلع يمكن للشركات وضع توقعات أكثر دقة حول الإيرادات، والنفقات، والأداء المالي العام، مما يسمح لهم بالتخطيط للمستقبل، وتعديل استراتيجية أعمالهم حسب الحاجة.

5- الامتثال للوائح والضرائب الجمركية

قد يطلب مسؤولو الجمارك من الشركات تقديم وثائق توضح التكلفة الحقيقية للبضائع المستوردة، وبالتالي فالحسابات الدقيقة للتكلفة ضرورية لتحديد الضرائب والرسوم التي يجب دفعها على البضائع المستوردة. 

كيفية حساب تكاليف البضاعة المستوردة

للتمكن من حساب تكاليف الاستيراد بدقة لا بد من تطبيق عدة خطوات، وتتمثل في: 

1- الحصول على فاتورة مفصلة

تتمثل الخطوة الأولى في حساب تكلفة البضاعة المستوردة في استلام فاتورة من المورد تتضمن جميع التفاصيل التي تحتاج إلى معرفتها حول البضاعة وتكاليفها.

إلى جانب ذلك، فأنت بحاجة إلى استلام وثيقة تتضمن: 

• شروط البيع التي يوافق عليها البائع والمشتري – Incoterms
• رموز تصنيف البضاعة المستوردة – HS & HTS Codes
• تفاصيل الجهة الشاحنة، والمرسل إليها 
• نوع العملة المستخدمة
• ميناء التفريغ والتحميل
• أحجام البضائع
• سعر البضائع
• نوع الشحنة 

2- حساب تكاليف الشحن

بعد استلام عرض السعر ومراجعته جيدًا تحتاج الشركات إلى حساب تكاليف الشحن. يمكن أن تختلف تكاليف الشحن اعتمادًا على عدة عوامل، منها:

• المسافة بين المورد والوجهة 
• طريقة النقل المستخدمة

3- إضافة الرسوم الجمركية

يجب على الشركات مراعاة أية تعريفات أو رسوم جمركية قد يتم تطبيقها، وتختلف هذه الرسوم تبعًا لبعض العوامل مثل:

• نوع البضائع المستوردة
• لوائح البلد المستورِدة 
• بلد المنشأ

4- حساب تكاليف التأمين

يجب على الشركات أيضًا أن تأخذ في الاعتبار تكاليف التأمين المرتبطة باستيراد البضائع، وقد تكون مطلوبة بموجب اللوائح الجمركية أو مزود الشحن.

5- إضافة أية رسوم أو مصروفات أخرى

يجب على الشركات إضافة أية رسوم أو مصروفات أخرى مرتبطة باستيراد البضائع مثل: رسوم المناولة، أو التخزين.

بعد الانتهاء من تلك الخطوات يتعين على الشركة حساب المجموع، لمعرفة التكلفة الإجمالية للسلع المستوردة، ومن ثم تحديد استراتيجيات التسعير، وتقييم الربحية، وتوقع الأداء المالي.

مثال لطريقة حساب تكلفة البضاعة المستوردة

لنفترض أن الشركة تريد استيراد 100 وحدة من منتج معين بسعر فاتورة يبلغ 10 دولارات لكل وحدة من اليابان، وقد حددت شركة الشحن تكلفة نقل تبلغ 500 دولار، وتبلغ الرسوم الجمركية والتعريفات 250 دولارًا. 

إلى جانب ذلك، تبلغ تكلفة التأمين 2٪ من إجمالي تكلفة البضائع، وتبلغ رسوم المناولة والتخزين 100 دولار.

لحساب تكلفة البضاعة المستوردة، تتبع الشركة الخطوات التالية:

1. حدد سعر الفاتورة: 10 دولارات × 100 وحدة = 1000 دولار
2. احسب تكاليف الشحن: 500 دولار
3. أضف الرسوم الجمركية: 250 دولار
4. احسب تكاليف التأمين: 1000 دولار × 2٪ = 20 دولارًا
5. أضف أية رسوم أخرى: 100 دولار

الإجمالي: 1000 دولار + 500 دولار + 250 دولار + 20 دولار + 100 دولار = 1870 دولار

لذلك، فإن التكلفة الإجمالية لاستيراد 100 وحدة من المنتج ستكون 18.70 دولارًا، ويمكن استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات فعالة بخصوص التسعير.

كيفية تحديد سعر المنتجات المستوردة

يحتاج تسعير المنتجات المستوردة إلى تنفيذ مجموعة من الخطوات المتمثلة في:

1- التأكد من حساب التكلفة الإجمالية للاستيراد بدقة

قبل تحديد سعر المنتجات المستوردة لا بد وأن تكون قد أنهيت خطوة تلخيص وحساب تكلفة البضاعة المستوردة التي ذكرناها، حتى تتمكن من اختيار سعر مناسب للبضائع.

2- تحديد هامش الربح

هامش الربح هو الفرق بين سعر البيع والتكلفة الإجمالية للاستيراد، ويجب أن يكون كافيًا لتغطية نفقات الشركة، وتحقيق الربح. 

في تلك الخطوة يجب مراعاة تغير سعر العملة المحتمل، حتى يظل لديك هامش ربح مُرضي.

3- وضع أسعار المنافسين في الاعتبار

عند تسعير البضائع المستوردة فلا بد من أخذ المنافسة بعين الاعتبار. إذ يجب أن يكون السعر تنافسيًا، مع السماح بهامش ربح معقول.

4- تحديد سعر بيع معقول

تبعًا للعوامل المذكورة، يجب على الشركة تحديد سعر بيع معقول للبضائع المستوردة، فيكون جيدًا بما يكفي لتحقيق ربح، ولكن ليس مرتفعًا بشكل مبالغ، حتى لا تخسر العملاء المحتملين. 

بالتركيز على تلك العوامل ستتمكن من تسعير منتجاتك بالشكل المناسب، وفي حالة تغير ظروف السوق، أو تغير تكلفة الاستيراد فيتعين عليك تعديل الأسعار وفقًا لذلك.

كيف يسهل “إدارة” إتمام عمليات الاستيراد وحساب تكلفتها؟

يوفر “إدارة” العديد من الخصائص التي تسهل على الشركات إدارة عمليات الاستيراد، فمن خلاله تستطيع: 

• إنشاء قيود تلقائية دقيقة لضبط حسابات الموردين وحسابات مصروفات التكاليف الاستيرادية.
• إضافة التكاليف الاستيرادية على المشتريات بدقة.
• إنشاء فواتير مشتريات بعملات متعددة.
• إصدار تقارير دقيقة لتقييم المخزون والربحية.

وبالتالي، تستطيع حساب تكلفة البضاعة المستوردة، وإدارة كل ما يخص الاستيراد من مكان مركزي واحد يمكنك من متابعة سير عملك من أي مكان وفي أي وقت.

الخلاصة

وبالتالي لا بد من حساب تكلفة البضاعة المستوردة بدقة لتجنب أية خسائر متوقعة، وتستطيع إتمام ذلك من خلال معرفة سعر الوحدة الأساسي، وإضافة تكاليف الشحن والرسوم الجمركية وأية رسوم أخرى كما ذكرنا.

وللتمكن من إدارة عمليات الاستيراد بشكل جيد فأنت بحاجة إلى نظام ERP مناسب يختصر عليك الكثير من الخطوات، ويجعلك على دراية بجميع تفاصيل عملك، حتى تكون مستعدًا لاتخاذ القرارات الفعالة لصالح مؤسستك.

تواصل معنا واعرف أكثر عن نظام ERP المقدم من “إدارة”.

المراجع

How to Calculate the Landed Cost of Imported Products

Easy Guide to Calculating Landed Costs

فما هو الجرد؟ وما التسويات الجردية؟ وأنواعها؟ وكيف يساعدك “إدارة” على إتمامها بسهولة؟ نتعرف على ذلك وأكثر في هذا المقال، فتابع معنا.

ما هو الجرد المخزني؟ 

يعرف الجرد بأنه عملية الحصر والمراجعة لكميات الأصناف الموجودة داخل المخازن، بطريقة منظمة، وفي فترات زمنية مختلفة، أو حتى بشكل مفاجئ، للتأكد من كمية الأصناف وتطابقها مع السجلات المكتوبة.

إلى جانب أنه يوضح بعض المشكلات التي قد تكون موجودة في المخزون الفعلي، مثل: 

• ارتفاع أعداد المنتجات منتهية الصلاحية.
• تعرض كمية كبيرة من المنتجات للكسر أو التلف نتيجة للتخزين الخاطئ.
• تعرض المخزون للسرقة.
• استلام صنف مكان صنف آخر؛ نتيجة لاستخدام الطرق التقليدية في إدارة المخزون.
• استخدام بعض الأصناف بالفعل داخل المؤسسة (الاستخدام الداخلي).

فتتفادى المؤسسة تلك المشكلات عن طريق عمليات الجرد، ومقارنة المخزون الفعلي بالمسجل والتأكد من تطابقهما، أو إجراء التسويات الجردية في حالة تناقضهما.

ما هي التسويات الجردية؟

التسويات الجردية هي عملية معالجة الزيادة أو النقصان في مخزون المؤسسة، وتأتي كخطوة تالية لعملية جرد المخزون.

فبعد إنهاء عملية الجرد المخزني؛ إذا كان هناك تناقض بين نسب المخزون الفعلية والنسب المسجلة، لا بد من إجراء التسويات الجردية لتسوية ذلك الفرق، ومحاولة مطابقة النسب. 

أهمية التسويات الجردية

تعد التسويات الجردية جزءًا مهمًا من إدارة المخزون، وعملية ضرورية لأي مؤسسة يقوم عملها على بيع البضائع، وتبرز أهميتها في التالي:

المحافظة على دقة السجلات

تساعد التسويات الجردية على معالجة التناقضات في قوائم الجرد، وتصحيحها بسرعة، وبالتالي تكون السجلات المحاسبية بالمؤسسة أكثر دقة، مما يعزز قدرتها على اتخاذ القرارات، ويقلل من معدل الأخطاء المكلفة.

الحصول على حسابات أكثر دقة

إجراء التسويات الجردية بشكل دوري يساعد المؤسسة على معالجة التناقضات في حساباتها المالية، قبل أن ينتج عنها خسائر مالية ضخمة.

تقليل مخاطر القرارات الخاطئة

أحيانًا يكون نقص المخزون أو زيادته ناتج عن التدوين الخاطئ للبيانات، وإتمام التسويات الجردية يمنع المؤسسة من اتخاذ قرارات خاطئة بناءً على تلك البيانات غير الدقيقة، ويمكن الإدارة من اتخاذ الإجراءات المناسبة لمنع الأخطاء المستقبلية في تسجيل البيانات.

أنواع التسويات الجردية

هناك ثلاثة أنواع رئيسة من التسويات الجردية التي قد تجريها المؤسسة، وهي:

إنقاص الكمية

أحيانًا يتم تسجيل بعض الأصناف بكميات أكبر من الموجودة منها في المخزون، في تلك الحالة تقوم عملية التسويات الجردية بتصحيح السجلات، وتعديل الكمية الإجمالية لتلك الأصناف.

زيادة الكمية

قد تكون الكمية الفعلية للمخزون أكبر من الكميات المسجلة، حينها تقوم التسويات الجردية بتعديل الكميات المسجلة لتلك الأصناف.

إعادة التقييم

في تلك الحالة لا يتغير مقدار المخزون، لكن الإدارة تغير تكلفة الأصناف والقيمة الإجمالية لها يدويًا.

كيفية إجراء عمليات الجرد والتسويات الجردية

فيما يلي بعض الخطوات البسيطة التي يمكنك اتباعها لإجراء عمليات الجرد، ومن ثمَّ التسويات الجردية:

1- احسب قيمة المخزون

تتعدد الطرق المستخدمة لجرد المخزون وحساب قيمته، ومن بينها:

1. الوارد أولًا يصرف أولًا – FIFO، وتفترض تلك الطريقة أن أول ما يدخل المخزن من المشتريات، يتم بيعه أولًا.
2. الوارد أخيرًا يصرف أولًا – LIFO، على عكس الطريقة السابقة؛ تفترض تلك الطريقة بيع المنتجات المضافة حديثًا للمخزون قبل المنتجات القديمة.
3. المتوسط المرجح – Weighted average، وتتم عن طريق حساب متوسط ​​سعر جميع البضائع في المخزون بغض النظر عن تاريخ شراء كل منها.

لكن بشكل عام يمكنك استخدام المعادلة التالية لجرد مخزونك:

(رصيد أول المدة + المشتريات – مردودات المشتريات – المبيعات + مردودات المبيعات)

والناتج النهائي يكون قيمة مخزونك.

انتبه: أثناء عملية الجرد ينبغي مراجعة السجلات، والتأكد من عدم وجود تناقضات بين ما طلبه العملاء وما تم تقديمه لهم بالفعل.

2- قيِّم المخزون

الخطوة الثانية هي تقييم المخزون، ومعرفة إذا ما كانت الكميات الفعلية أكبر من المسجلة أو العكس، ومن ثم مراجعة السجلات للتوصل إلى أسباب الزيادة أو النقص.

3- تابع التسوية الجردية

الخطوة الأخيرة هي تسوية المخزون لمعالجة الزيادة أو النقص به، ومحاولة مطابقة النسب الفعلية مع النسب المسجَّلة في الدفاتر.

8 نصائح تساعدك في إتمام الجرد والتسويات الجردية

تستصعب بعض المؤسسات عملية إجراء التسويات الجردية، خاصةً إذا كانت تعتمد على الطرق التقليدية في إدارة المخزون، وفيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إجراء عملية الجرد والتسويات الجردية بشكل دقيق:

1- خطط بشكل مسبق

يفضل أن تخطط لعملية الجرد قبل البدء بفترة كافية، إذ يزيد ذلك من سلاسة العمل وكذلك دقته، يمكن أن تشمل خطتك:

• تحديد الأسلوب المناسب للجرد.
• اختيار الموظفين الذين سيشاركون في الجرد.
• تجهيز جميع الأدوات اللازمة، مثل: الأوراق المطبوعة، والأقلام، والأجهزة الإلكترونية -إذا كانت متوفرة-. 

2- راجع سجلات المخزون أولًا 

يجب مراجعة سجلات المخزون، والفواتير، والأوراق المالية الأخرى قبل البدء في عملية الجرد، يساعدك ذلك على تحديد الأصناف الموجودة في المخزون بدقة.

3- تابع عمليات التسوية في فترات متقاربة

احرص على إجراء عمليات الجرد والتسوية من حين لآخر طوال الفترة التي تقوم بحسابها، سيقلل ذلك من مقدار العمل المطلوب لحساب تعديلاتك في نهاية الفترة المحاسبية.

4- استخدم البرامج المحاسبية

استخدم الأنظمة المحاسبية الحديثة (ERP System)، إذ تساعدك على جرد مخزونك، وإتمام التسويات المخزنية بدقة وسهولة، إلى جانب أنها تقلل من الوقت المستغرق في عمليات التسوية الجردية، وتسهل وصولك إلى بيانات مؤسستك.

اقرأ أيضًا: 6 مزايا برنامج إدارة المخازن بنظام ERP المقدم من “إدارة”

5- اختر الموظفين بدقة

يُفضل أن تختار موظفين ليس لهم علاقة مباشرة بمسؤولية إدارة المخزون، لإتمام عملية الجرد والتسويات الجردية، وذلك حتى تضمن أن تتم العملية بدرجة أعلى من الشفافية.

6- نظم المنتجات 

نظم المنتجات بمخازنك إلى فئات، وحدد منطقة ثابتة لكل نوع منها، وذلك لتسهيل عملية العد والتصنيف.

7- ابدأ بالأعلى قيمة

ابدأ بجرد الأصناف الأكثر قيمة أولاً، حتى تضمن احتسابها وعدم نسيانها أثناء عملية الجرد.

8- اختر الوقت المناسب

تستغرق عملية جرد المخزون وقتًا ومجهودًا، وتتطلب منك تركيزً كبيرًا حتى تنهيها بدقة، لذا اختر الوقت الأنسب لك، واحرص على صفاء ذهنك أثناء الجرد. 

كيف يساعدك “إدارة” على إتمام التسويات الجردية؟ 

يعد “إدارة” نظامًا محاسبيًا متكاملًا، يساعدك على متابعة كافة التفاصيل بمؤسستك، وإدارة جميع أقسامها بسهولة، بما في ذلك: إدارة المخازن، وإجراء التسويات الجردية.

إذ يمكنك البرنامج من:

• تكويد جميع مخازن مؤسستك مهما كان عددها، ومتابعتها من خلاله.
• جرد المخزون بشكل مستمر، مع إمكانية متابعة عمليات الجرد الدورية بسهولة، عن طريق الماسح الضوئي أو شيت إكسيل.
• إثبات التسويات الجردية للمخزون بسهولة.
• حصر الرواكد من المخزون السلعي وتقييمه. 
• سهولة إضافة محاضر الجرد السلعي على النظام. 
• إدراج قيود التسويات الجردية بكل سهولة. 
• مراجعة القيود المُرحلة من خلال شاشة الترحيل.
• إعداد التقارير المخزنية الشاملة، ومتابعة الرواكد والنواقص.
• عرض كشوف العملاء والموردين، وتسجيل تفاصيل المعاملات معهم، والسلع المتداولة، وتاريخ كل تعامل.
• عمل قيود التسوية الجردية والقيود التكرارية بسهولة .

وبذلك يضمن لك البرنامج سهولة إدراج قيود التسويات الجردية.

الخلاصة

المخزون هو العنصر الأهم في أي مؤسسة يقوم عملها على بيع المنتجات، والإدارة الضعيفة للمخزون، والتناقض الكبير بين كمياته الفعلية والمسجلة؛ قد يؤثر على عمل المؤسسة بشكل كبير، ومن ثمَّ ربحيتها، لذا كانت التسويات الجردية عملية ضرورية.

مع ذلك، تواجه العديد من المؤسسات صعوبة في إجراء التسويات، لكن باستخدام برنامج “إدارة” تستطيع إنجاز تلك المهمة بشكل أسهل، وأسرع، وأكثر دقة.

تواصل معنا، واحصل عليه الآن. 

المصادر

What Is an Inventory Adjustment? (With Examples and Tips) | Indeed.com

OpenAiChat_bot

وهنا يجد صاحب العمل نفسه أمام قدر كبير من المعلومات المفترض تتبعها بدقة، للحصول على قائمة دخل دقيقة تساعده في اتخاذ القرارات، لكن الأمر يختلف تمامًا مع توفير نظام ERP، إذ يختصر عليك الكثير من خطوات إنشاء قوائم الدخل، ويُمكنك من معالجة تلك البيانات بسرعة وسهولة.

نتعرف من خلال هذا المقال على قائمة الدخل، وأنواعها، وأهم عناصرها التي تسهل عليك فهم الجانب المالي، فتابع معنا.

ما هي قائمة الدخل؟

قائمة الدخل أو بيان الدخل هي قائمة تحدد مدى ربحية أو خسارة الشركة، وتُصدر خلال فترة زمنية محددة، وتُعد واحدة من أهم أربعة بيانات مالية تستخدم لرصد الأداء المالي للشركة مع الميزانية العمومية، وبيان التغيير في حقوق الملكية، وقائمة التدفقات النقدية.

تعد قائمة الدخل مقياسًا لا غنى عنه لأي مؤسسة، وذلك لعرضها صافي الربح أو الخسارة لكل قطاع أو قسم أو فرع بالمؤسسة، وبالتالي تساعد في رصد القطاعات والأقسام ذات الأداء الأقوى مقابل القطاعات الأضعف أداءً.

ما هي عناصر قوائم الدخل؟

هناك العديد من العناصر التي تشتمل عليها قائمة الدخل، ومنها:

1- إيرادات المبيعات

هي حجم الإيرادات التي تجنيها الشركة من تقديم الخدمات أو بيع السلع والمنتجات؛ أي أنها تشمل الأموال التي تجنيها الشركة من ممارسة نشاطها الأساسي فقط.

2- تكلفة البضاعة المباعة / تكلفة المبيعات

هي التكاليف المباشرة للبضائع التي تُباع من قِبل المؤسسة، بما في ذلك تكلفة شرائها، وتغليفها، والعمالة المستخدمة في عملية التغليف، وأي تكاليف مباشرة أخرى، وقد تختلف تلك التكاليف باختلاف طبيعة المؤسسة.

3- إجمالي الربح

إجمالي الربح هو ناتج طرح تكلفة البضائع المباعة من الإيرادات، فنجد أنه يتحقق الربح في نهاية الفترة المالية في حال كان حجم الإيرادات أكبر من المصروفات، والعكس.

ويشيع استخدام ذلك المقياس لمعرفة مدى ربحية أو خسارة الشركة، ويستخدم أيضاً للمقارنة بين أداء الشركات المختلفة.

4- المصاريف التشغيلية

تسمى أيضًا المصاريف العامة أو المصاريف الإدارية، وهي التكاليف غير المباشرة التي تتكبدها الشركة، لمتابعة عملية الإنتاج بالشركة، وتشمل:

• التسويق والإعلان.
• الإيجار ومصاريف الصيانة.
• مرتبات الموظفين والمرافق.

5- الربح التشغيلي

الربح التشغيلي هو الربح المتبقي بعد خصم المصاريف التشغيلية من إجمالي الربح.

6- البنود غير التشغيلية

وتشمل الأرباح التي تجنيها المؤسسة أو الخسائر من الأنشطة غير المرتبطة بنشاطها الأساسي بشكل مباشر.

7- صافي الربح قبل الضرائب

هو إجمالي الربح الذي تحققه المؤسسة بعد خصم جميع التكاليف والنفقات، وقبل خصم مصاريف الضرائب.

8- صافي الربح أو الخسارة

هو صافي الربح الذي تحققه المؤسسة، أو إجمالي الخسارة التي تتكبدها، وذلك بعد خصم جميع التكاليف والنفقات بما في ذلك مصاريف الضرائب.

أنواع قوائم الدخل

يوجد نوعان من قوائم الدخل المستخدمة في الشركات، وهما:

قائمة الدخل ذات المرحلة الواحدة

تعرض قائمة الدخل ذات المرحلة الواحدة إيرادات ومصروفات الشركة جملة واحدة دون تقسيمها إلى فئات فرعية -تشغيلية وغير تشغيلية-، وبالتالي تٌطبق معادلة واحدة في حساب بيان الدخل، وهي: صافي الدخل = (الإيرادات + المكاسب) – (المصروفات + الخسائر)

ويًعد استخدام قائمة الدخل ذات المرحلة الواحدة هي الخيار الأمثل في حال:

• احتياج قائمة دخل مبسطة توضح صافي الدخل للمؤسسة.
• عدم رغبتك في فصل نفقات التشغيل عن تكلفة المبيعات.
• عدم احتواء عملك على العديد من العمليات المعقدة.

عادة ما تستخدم قائمة الدخل ذات الخطوة الواحدة في الشركات صغيرة الحجم، وتتميز بكونها سهلة الإعداد، وموفرة للوقت، بالإضافة إلى شكلها المبسط الذي يجعلها سهلة التحليل والفهم. ولذا فهي الأنسب لأخذ فكرة عن الوضع المالي للشركة دون التعمق في تفاصيل الحسابات.

ولكن في المقابل تظهر لقوائم الدخل ذات المرحلة الواحدة بعض العيوب والتي تتمثل في تقديم عدد قليل من المعلومات عن حسابات الشركة، والذي يؤدي إلى:

• عدم القدرة على معرفة صافي الربح أو الخسارة في النشاط الأساسي
• عدم القدرة على تقييم المركز المالي للشركة
• نقص المستثمرين، وعجز في رأس المال
• عدم القدرة على توقع المستقبل المالي للشركة

قائمة الدخل متعددة المراحل

على العكس من قائمة الدخل ذات المرحلة الواحدة تقوم قائمة الدخل متعددة المراحل على تصنيف الإيرادات والمصروفات إلى تشغيلية وغير تشغيلية، وتحتوي على 3 خطوات، وهي:

• الخطوة الأولى: إجمالي الربح أو الخسارة = صافي المبيعات – تكلفة البضاعة المباعة.
• الخطوة الثانية: الربح التشغيلي = إجمالي الربح أو الخسارة – المصروفات التشغيلية.
• الخطوة الثالثة: حساب صافي الدخل = الدخل التشغيلي + البنود غير التشغيلية.

ومن خلال تلك الخطوات يمكنك حساب صافي الدخل للشركات الكبرى كالشركات المدرجة في البورصة، إذ يوفر هذا النوع من القوائم تحليلاً تفصيليًا عن الأداء المالي للشركة، وبالتالي فإن القوائم متعددة المراحل تلعب دورًا هامًا في التخطيط لمستقبل الشركة، ورسم الاستراتيجيات المناسبة لوضعها الحالي.

ومن المميزات التي تقدمها قائمة الدخل متعددة المراحل:

• إنشاء تقرير إجمالي الربح، والذي يعرض الربح الكلي للمؤسسة
• تقييم كفاءة الشركة في استغلال الموارد وتوظيفها بالطريقة الصحيحة.
• إنشاء تقرير الدخل التشغيلي، وهو تقرير ذو أهمية في تقييم مدى ربحية الشركة من نشاطها الأساسي.

وبالطبع نلاحظ أن قائمة الدخل متعددة المراحل أكثر تعقيدًا في الفهم من نظيرتها ذات المرحلة الواحدة، مع إهدار الكثير من الوقت في تصنيف وتسجيل المصروفات والإيرادات، والذي يعد من مساوئ هذا النوع من قوائم الدخل.

تحليل قائمة الدخل

يمكنك تحليل قائمة الدخل في المحاسبة بأكثر من طريقة، فمثلاً يمكن ملاحظة خانة صافي الدخل، ومقابلتها بقوائم الدخل السابقة، لمعرفة التغيرات في صافي الربح سواء بالزيادة أو بالنقصان.

ويمكن أيضًا رصد النفقات بسهولة عن طريق التحليل الرأسي للبيان، فبداية من بند تكلفة البضائع المباعة أو تكلفة المبيعات توضح لنا القائمة حجم التكاليف والالتزامات التي قد تؤثر على مقدار الربح من النشاط؛ مما يفتح لك الطريق لتحليل تلك النفقات، وتقليل ضخ الأموال في الجهات غير المربحة.

يمكنك أيضاً مقارنة كل بند بمثيله من السنوات السابقة؛ ومن ثم تتضح نتيجة الاستراتيجيات المستحدثة أكثر، وتستطيع ملاحظة وقع التغييرات التي طرأت على الشركة.

ومن أسهل الحلول التي يمكن تنفيذها هي مراجعة الملاحظات والتحليلات على البيانات المالية التي دونها محاسب الشركة، وفهم الوضع المالي بشكل أحسن وأوقع.

أهداف قائمة الدخل

تساعد تلك القوائم في عرض صورة كاملة عن النشاط المالي للمؤسسة؛ إذ تمكن رجال الأعمال من:

• اتخاذ القرار الصائب عن طريق عرض البيانات بشكل تحليلي.
• تحديد مدى ربحية أو خسارة الشركة وبالتالي زيادة قيمة الأسهم أو العكس.
• تقليل النفقات وإعادة توجيه الأموال بما يتناسب مع الوضع المالي للشركة.
• التأكد من سير الاستراتيجيات والخطط في الطريق الصحيح.
• تحديد المشكلات المالية التي تتعرض لها الشركة معقدة كانت أو بسيطة.
• تحليل الأداء والوضع المالي للشركة.
• مراقبة الأرباح والخسائر عن قرب.
• المساعدة في إعداد الموازنة العامة للشركة.

قائمة الدخل الشاملة

قائمة الدخل الشاملة هي قائمة تبلور صافي الربح أو الخسارة، ويتم الحصول عليها بعد إنشاء قائمة الدخل، فتحتوي على جميع المكاسب والخسائر غير المحققة على الأصول، وفي الغالب يستخدم هذا النوع من القوائم في الشركات الدولية متعددة الأفرع.

فنجد في قائمة الدخل الشاملة:

• حسابات الشركة الرئيسة
• البنود المتعلقة بالعمليات المتبادلة بين الشركات
• تقديرات أصول الشركة والتغييرات التي طرأت عليها
• المبالغ المدفوعة للضرائب
• الإيرادات غير الاعتيادية، أي الإيرادات المحققة عن طريق نشاط مغاير لنشاط الشركة
• الأرباح والخسائر الناجمة من الاستثمار في سوق الأسهم
• مراقبة التدفق النقدي

يمكن الاستناد على قائمة الدخل الشامل كمصدر للمعلومات في إيجاد حلول لزيادة إيرادات الشركة عن طريق ضبط التكاليف التي تنفقها الشركة؛ إذ تعرض القائمة جميع التكاليف والمصروفات المباشرة وغير المباشرة، وبالتالي تمكن الشركة من توفير نفقاتها.

قائمة الدخل وقائمة المركز المالي

يتضح الفارق بين قائمة الدخل والمركز المالي في أن قائمة الدخل تعرض الأرباح والخسائر والإيرادات والمصروفات خلال فترة زمنية محددة، ولكن نلاحظ أن قائمة المركز المالي لها طابع أكثر شمولية، إذ تعرض:

• الأصول المملوكة للشركة.
• خصوم الشركة والتزاماتها.
• حقوق المساهمين وملاك الشركة.

إذًا فقائمة المركز المالي تعطي نظرة ثاقبة عما تمتلكه الشركة من أصول، وما تدين به، بالإضافة إلى حقوق المساهمين والملاك، وعلى النقيض، فإن المركز المالي لا يعرض تفاصيل الحسابات التي تتم داخل المؤسسة.

ولذا تعد قائمة الدخل وقائمة المركز المالي من أهم البيانات التي يتطلع عليها رجال الأعمال قبل استثمار أموالهم في أي شركة، ويستخدم المحللون أيضاً قائمة المركز المالي في الشركة لحساب النسب المالية.

كيف تساعدك “إدارة” في إنشاء قائمة الدخل؟

يتيح لك برنامج “إدارة” السحابي إنشاء أهم التقارير المحاسبية وقوائم الدخل بكل دقة، ويمكنك من تسجيل جميع المعاملات الحسابية التي تًنفذ داخل المؤسسة يوميًا ثم استدعائها مرة أخرى بسهولة عند الحاجة.

يساعدك البرنامج أيضاً في متابعة نمو حجم الإيرادات وأداء الشركة، إذ يتيح عرض قوائم الدخل للسنوات السابقة، والمقارنة بينها، للحصول على نتائج تساعدك في تطوير استراتيجيتك، ووضع الخطط بناءً على نتائج فعلية على أرض الواقع.

يمكنك البرنامج أيضًا من تحديد بداية ونهاية الفترات المالية التي تود إنشاء قائمة الدخل خلالها، وبالتالي يمكنك فرض سيطرتك بصورة أكبر على النظام، وتطويعه من خلال ضغطات معدودة.

بالإضافة لذلك فيمكن لـ “إدارة” تسجيل عدد ضخم من العمليات المتعلقة بالأصول والمصروفات والفواتير يوميًا، وعرضها بمرونة عبر تقارير موضحة لكافة التفصيلات المطلوبة.

تواصل معنا الآن واطلب عرضًا توضيحيًا.

المصادر

Income statement
Balance Sheet: Explanation, Components, and Examples
What are the main parts of an income statement?