ما هي الدورة المستندية للشيكات؟

الشيكات هي وسيلة هامة لإدارة المديونيات، وتسهيل وتنظيم عمليات الدفع بشكل كبير، ومع ذلك فأي خطأ بسيط فيها سيؤثر سلبًا على إدارة الحسابات في المؤسسة، وقد يعرضها لخسائر كبيرة.

وحتى تتجنب ذلك؛ لا بد من معرفة الدورة المستندية، وكيف تعمل، هذا ما نشاركه معك داخل المقال، فتابع معنا.

أهمية الدورة المستندية للشيكات

تشير تلك الدورة إلى التسجيل الدقيق لمعاملات الشيكات في السجلات المالية للشركة. تبعًا للمبادئ والمعايير المحاسبية المتفق عليها، لضمان الاعتراف بمعاملات الشيكات، وانعكاسها بشكل صحيح في البيانات المالية للشركة.

وتكمن أهمية ذلك في:

إعداد تقارير مالية دقيقة

تضمن المحاسبة الصحيحة للشيكات دقة وسلامة المعاملات النقدية التي تؤثر على المركز النقدي للشركة، والدخل، والمصروفات، وبالتالي تساعدك في تكوين نظرة عامة عن الوضع المالي للمؤسسة، واتخاذ قرارات فعالة مبنية على بيانات دقيقة.

فلنعتبر شركةً تعمل في مجال التصنيع. تصدر هذه الشركة الشيكات لمورديها، ولتغطية نفقات مختلفة مثل الرواتب والإيجارات والمصروفات العامة. في حالة عدم وجود دورة مستندية صحيحة، قد يحدث العديد من الأخطاء، مثل:

• دفع نفس الفاتورة مرتين عن طريق الشيكات بدون توثيق أو رصد للمعاملة، مما يؤدي إلى استنزاف الأموال بشكل غير مبرر.
• تحصيل بطريقة غير صحيحة أو بدون توثيق للمعاملة، مما يؤدي إلى عدم توثيق الدخل بشكل كامل أو صحيح.

باستخدام الدورة المستندية للشيكات، يتم توثيق كل عملية دفع بشكل صحيح وموثوق به، مما يضمن دقة التقارير المالية، ويسهل عملية المراجعة الداخلية والخارجية للشركة.

إدارة التدفق النقدي

تلعب الشيكات دورًا مهمًا في إدارة التدفق النقدي داخل الشركة، إذ يتيح تتبع مدفوعات الشيكات الواردة، والصادرة، وتنظيم تواريخ دفع الأموال.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة ما تبيع منتجاتها لعميل بمبلغ معين، وتتفق الشركة مع العميل على دفع هذا المبلغ عبر شيك مؤرخ بتاريخ مستقبلي.

عندما تصدر الشركة الشيك للعميل، يُسجل هذا الشيك في سجلاتها المحاسبية على أنه مبلغ تم تحصيله ولكن لم يتم تحويله نقديًا بعد.

وعند السداد يتم تحديث السجلات المحاسبية لتسجيل المبلغ بشكل نهائي كدخل نقدي.

بهذه الطريقة، تساعد الدورة المستندية للشيكات في إدارة التدفق النقدي للشركة بتنظيم وتتبع عمليات الدفع وتحصيل الأموال بشكل فعال، مما يسهل على الشركة تحديد مواعيد الدفع وتخطيط النقدية بشكل أفضل.

الرقابة الداخلية ومنع الاحتيال

تساهم الدورة المستندية للشيكات في إنشاء أنظمة رقابة داخلية قوية، فتمكنك من:

• تعزيز الشفافية والمساءلة، فيتم توثيق كل العمليات المالية بشكل دقيق ومنظم، مما يجعلها متاحة للمراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة.
• توثيق العمليات المالية، إذ يتم إصدار الشيكات بناءً على طلبات دفع معينة، مما يسهل تتبع العمليات المالية وتحديد المسؤوليات.
• مراقبة ومتابعة التوزيعات المالية بشكل دقيق، مما يقلل من فرص الاحتيال والتلاعب في الأموال.

على سبيل المثال، إذا كان قسم الإنتاج بحاجة لشراء قطع غيار جديدة، يتعين عليهم تقديم طلب شراء معتمد يحتوي على تفاصيل الطلب والتوقيعات المطلوبة.

بعد ذلك، يتم إصدار الشيك بناءً على هذا الطلب وبموافقة المدير المالي ومدير القسم. هذا النهج يضمن أن الشيكات لا تصدر إلا بعد الموافقة الرسمية وتوثيق العملية بشكل صحيح، مما يقلل من فرص التلاعب أو الاحتيال في عمليات الدفع داخل الشركة.

التسوية الفعالة

تسهل الدورة المستندية الفعالة للشيك تسوية كشوف الحسابات البنكية، ومعرفة أية تناقضات، أو أخطاء على الفور.

لنفترض أنك تراجع شهر معين من العام الجاري، وتجد أنه تم إصدار شيك بمبلغ مالي كبير لمورد معين. ومع ذلك، بعد مقارنة السجلات، تكتشف أن هذا المورد قد دفعه بالفعل خلال شهر سابق. في هذه الحالة، يشير ذلك إلى خطأ في تسجيل العملية المالية أو إلى وجود تكرار في الدفعات.

وبفضل الدورة المستندية، يمكنك تصحيح هذه الأخطاء سواء عن طريق إصدار إشعارات للبنك لإلغاء الشيك المستخدم بطريقة غير صحيحة، أو عن طريق تعديل سجلات الحسابات الخاصة بك لتعكس العمليات المالية بشكل صحيح.

مما يساعد في منع حدوث تباينات في الحسابات، ويسهل عملية مراجعة الحسابات، والحفاظ على دقة السجلات المالية.

الدورة المستندية للشيكات

يمر الشيك بعدة مراحل بدءًا من إصداره، وتسجيله على النظام، ووصولًا لعملية التحصيل، والتسوية المصرفية له، وتختلف الدورة المستندية وفقًا للسياسات والإجراءات المحددة لكل شركة، ولكن بشكل عام، تشمل الخطوات التالية:

1- إصدار الشيك

وهي تحرير مدير المؤسسة، أو المسؤول المالي بها لشيك بمبلغ مالي مستحق، لصالح شخص، أو مؤسسة أخرى، ويجب أن يتضمن الشيك الصادر عدة بيانات، من بينها:

• قيمة المبلغ المستحق صرفه مكتوبًا بالحروف، والأرقام.
• تاريخ إصدار الشيك، وتاريخ استحقاقه.
• توقيع مدير المؤسسة، أو صاحب الحساب البنكي، كتأكيد على التزامه بدفع المبلغ المستحق في الشيك.
• تسليم الشيك إلى المستفيد ليتمكن من تقديمه للبنك للسحب.

2- تسجيل الشيك

فيجب تسجيل الشيك في السجلات المالية للمؤسسة، مع مراعاة كتابة جميع التفاصيل المتعلقة به، مثل:

• رقم الشيك.
• تاريخ إصداره.
• تاريخ استحقاقه.
• قيمته المالية.
• بيانات المستفيد.
• البنك المسحوب عليه.

اقرأ أيضًا: تحديات “إدارة أوراق القبض وأوراق الدفع وكيفية التخلص منها باستخدام “إدارة”

3- التحقق من الرصيد

استكمالًا لخطوات الدورة المستندية للشيكات نجد أنه من الواجب على المسؤول المالي التحقق من توافر رصيد كافي في حساب المؤسسة لتغطية قيمة الشيك في موعد استحقاقه، حتى يتجنب عمليات الرفض، ويتفادى العقوبات القانونية لإصدار شيك بدون رصيد.

4- رصد الشيكات الصادرة

تشمل تلك الخطوة تسجيل وتتبع الشيكات التي تم كتابتها وصدورها من جانب المؤسسة أو الشركة، لضمان تنظيم السيولة المالية. فيما يلي بعض الخطوات الرئيسية لرصد الشيكات الصادرة:

• إنشاء سجل أو نظام لتسجيل تفاصيل الشيكات الصادرة، مثل: تاريخ الإصدار، اسم المستفيد، قيمة الشيك، وتاريخ الاستحقاق.
• مراجعة وتأكيد تفاصيل الشيك قبل الإصدار، مثل التأكد من وجود رصيد كافٍ في الحساب المصدر.
• متابعة تواريخ استحقاق الشيكات والتأكد من توفر التغطية المالية للسحب.
• توثيق تفاصيل سحب الشيكات وتسجيل التواريخ الفعلية للدفع.

5- رصد الشيكات الواردة

رصد الشيكات الواردة يعني تتبع وتسجيل الشيكات التي تم استلامها من العملاء أو الشركاء التجاريين بهدف ضمان توثيق وتسجيل جميع المعاملات المالية بشكل دقيق وفعال.

أما عن خطوات إتمام ذلك فهي كالآتي:

• إنشاء سجل أو نظام لتسجيل تفاصيل الشيكات الواردة، مثل: تاريخ الاستلام، اسم المصدر، قيمة الشيك، وتاريخ الاستحقاق.
• التحقق من صحة المعلومات على الشيك، مثل التأكد من توقيع المصدر والتاريخ.
• تسجيل تاريخ استحقاق الشيك ومتابعة المواعيد المحددة للسحب.
• إعداد تقارير دورية لرصد الشيكات المستحقة للسحب، ومواعيد الدفع.

6- الإيداع بالبنك

يعد الإيداع بالبنك أحد أبرز مراحل الدورة المستندية للشيكات، وهو إجراء يشمل تقديم الشيك إلى البنك من أجل سحب المبلغ المالي المحدد فيه، وتتضمن خطوات إيداع الشيك ما يلي:

• التحقق من صحة المعلومات المدرجة فيه، مثل: تاريخ الاستحقاق، وتوقيع المصدر.
• ملء نموذج إيداع يحتوي على تفاصيل الشيك، مثل: القيمة المالية، وتاريخ الاستحقاق، واسم المستفيد.
• تسليم الشيك إلى موظف البنك المختص بإجراءات الإيداع.
• فحص الشيك للتحقق من صحته، وتوفر التغطية المالية.
• توثيق الإيداع في كشف حسابك، مما يتيح لك تتبع المعاملات المالية وتاريخ الإيداع.
• تأكيد سحب المبلغ من حساب المصدر، وإضافته إلى حساب المستفيد.

يهدف إيداع الشيك بالبنك إلى تسهيل عمليات التحويل المالي، والتأكد من تنفيذها بشكل آمن وفقًا للإجراءات المصرفية المعمول بها.

7- رفض الشيكات

قد يرفض البنك دفع الشيكات لعدة أسباب، من أهمها:

• أن يكون الرصيد غير كافي.
• ألا يتطابق توقيع من يسحب النقود على الشيك مع توقيعه المسجل لدى البنك.
• أن يكون هناك أخطاء في الشيك، على سبيل المثال عدم مطابقة المبلغ بالأرقام للمبلغ بالحروف.

وعند رفض الشيكات -سواء الصادرة أو الواردة- لا بد من تقييد، وإثبات هذا الرفض، ويحتوي هذا القيد على:

• القدر المالي الذي سيدفعه المدين.
• القدر المالي الذي يحتاجه الدائن.
• بيان برفض الشيك.
• تاريخ الرفض.

8- تظهير الشيكات

يٌعرف تظهير الشيكات بأنه العملية التي تستطيع فيها المؤسسة تحويل ملكية الشيك الذي تحصل عليه من عميل ما (المستفيد الأول) إلى فرد آخر (المستفيد الثاني)، أي إعطائه الموافقة القانونية على التصرف في هذا الشيك، وذلك من خلال توقيع المستفيد الأول على ظهر الشيك للمستفيد الثاني.

كيف يسهل “إدارة” عملية إدارة الشيكات؟

نسهل عليك في “إدارة” كافة الأمور المتعلقة بالدورة المستندية للشيكات كما يلي:

1- تسجيل بيانات الشيكات

نساعدك في “إدارة” على معرفة كافة البيانات المختلفة للشيكات مثل:

• مبلغ الشيك.
• تاريخ استحقاقه.
• تاريخ صرفه.
• اسم الطرف الآخر (سواء كان الشيك صادرًا أو واردًا)
• رقم الشيك
• الحساب البنكي الخاص بإيداع الشيك

2- عرض مراحل الشيكات

ويساعد ذلك الإجراء على إنشاء مراحل حسب الاحتياج، ونقل الشيكات لها لتسهيل متابعتها، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكون المراحل كالآتي:

• الشيكات المستلمة
• الشيكات المودعة في البنك
• الشيكات المحصلة
• الشيكات المرتدة
• الشيكات المظهرة

بالإضافة إلى رصد أي حركة في الحساب البنكي التابع لك، لضمان الدراية بكل ما يخص الشيكات.

3- إمكانية إدارة الشيكات بشكل مجمع

من أهم التسهيلات التي نوفرها لك في “إدارة” بشأن الدورة المستندية للشيكات هي إمكانية عمل أي إجراء عليها بشكل مجمع -مثل: سداد، أو رفض، أو تظهير، أو نقل إلى مرحلة-، مع إنشاء القيود اللازمة لكل عملية تلقائيًا.

وبالتالي، يخلصك ذلك من الطرق التقليدية التي تستهلك الكثير من الوقت، والجهد، بالإضافة إلى عدم دقتها.

4- سهولة تظهير الشيكات

نتيح في إدارة تظهير الشيكات لتسهيل العمليات بين الموردين، وبين العملاء، وأصحاب المؤسسة، إذ تستطيع من خلال البرنامج نقل ملكية الشيكات خاصة بك إلى الموردين، أو العملاء التابعين لك مهما اختلفت نوعية المؤسسة بكل سهولة.

5- متابعة الشيكات أولًا بأول

نساعدك في إدارة على التعرف على كافة التطورات المتعلقة بالدورة المستندية للشيكات بشكل دوري، مع توفير تقارير بمختلف حركات الشيكات، وإتاحة خاصية طباعة الشيكات بالبيانات التي تحتاجها، وبذلك تتجنب الوقوع في أية أخطاء تتعلق بالكتابة اليدوية، وتختصر الوقت، والجهد.

6- المساعدة في التخطيط المالي

التنظيم هو حجر الأساس للتخطيط، وإذا كانت كافة بيانات الشيكات في قوالب مُحكمة، ومُنظمة، فأنت الآن على أهبة الاستعداد للتخطيط المالي، واتخاذ قرارات محورية في كافة أمورك المالية المستقبلية، وهذا ما نساعدك عليه في “إدارة”.

بهذا نكون قد تعرفنا على أهمية الدورة المستندية للشيكات، وأبرز خطواتها، وكيف يساعدك “إدارة” على تنفيذها بالشكل المثالي، لذا يمكنك التواصل معنا، والبدء الآن.