تخيل أن عملك يزدهر، والعائدات تتدفق، ولكن بدون فهم واضح للحسابات والأوراق المالية، هل تنتظر أن تكتمل مسيرة النجاح بهذا الوضع؟

وجود الفوضى المالية، وعدم الإلمام بتفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع يجعلك غير قادر على اتخاذ القرارات المالية الصائبة، مما يعني تراجع في مؤشر التطوير والنجاح، وبالتالي فإدارة الأوراق المالية بدقة تعد أمرًا ضروريًا لتجنب ذلك.

تعرف معنا من خلال المقال على أوراق القبض والدفع، والتحديات التي تواجه أصحاب الشركات في إدارتهما، وكيفية التغلب عليها.

ما هي أوراق القبض – Notes Receivable؟

وعود مكتوبة بالدفع تتلقاها شركة أو فرد من طرف آخر، وتمثل اتفاقية قانونية بين المقترض (المدين) والمقرض (الدائن)، لسداد مبلغ من المال خلال فترة محددة، وتتضمن عدة معلومات أساسية، وهي:

• المبلغ الأساسي المقترض.
• سعر الفائدة (إن وجد).
• جدول السداد.
• أية شروط إضافية متفق عليها.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركة تقرض 5000 دولار لعميل ما، وتحتاج إلى إضفاء الطابع الرسمي على المعاملة فيتعين عليها إنشاء أوراق القبض.

هنا تحدد الشركة في أوراق الدفع أن العميل مدين بمبلغ 5000 دولار، وتوضح طرق الدفع مثل: يتم دفع المبلغ على أقساط شهرية قدرها 500 دولار لمدة عشرة أشهر، بدون فائدة. يوقع كل من الشركة والعميل على ورقة القبض.

أهمية استخدام أوراق القبض

• توفر سجلاً واضحًا للديون، مما يساعد على تجنب سوء الفهم أو الخلافات حول شروط القرض.
• تحدد التزامًا قانونيًا للمقترض بسداد المدفوعات وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه.
• تعزز الثقة والمساءلة بين المقترضين والمقرضين، وتسهل معاملات الإقراض.
• تساعد المقرضين على تخطيط وإدارة التدفق النقدي بشكل فعال.

بشكل عام، تعد أوراق القبض أداة مالية مهمة لكل من المقترضين والمقرضين.

ما هي أوراق الدفع – Notes payable؟

أوراق الدفع هي تعهد كتابي بدفع مبلغ محدد من المال خلال فترة محددة، وتمثل اتفاقًا رسميًا لسداد دين يضم شروط وأحكام القرض.

تستخدم أوراق الدفع بشكل شائع في المعاملات المالية المختلفة، فعلى سبيل المثال قد تصدر الشركات سندات الدفع عند الحصول على تمويل قصير الأجل، لضمان أن كلا الطرفين على دراية بحقوقهما والتزاماتهما.

وبالمثل، قد يستخدم الأفراد أوراق الدفع عند اقتراض أموال لأسباب شخصية، مثل: شراء سيارة، أو تمويل نفقات التعليم، وتُعد هنا بمثابة مستند قانوني يوضح مسؤولية المقترض، والشروط التي سيتم بموجبها السداد.

الفرق بين أوراق القبض وأوراق الدفع

هناك العديد من الفروقات بين أوراق القبض والدفع، ويمكن المقارنة بينهما من حيث:

الطبيعة والغرض

يظهر الفرق الأول بين أوراق القبض وأوراق الدفع في طبيعة كل منهما، إذ تمثل أوراق القبض وعدًا بالدفع المستحق للمستلم (الدائن أو المُقرض)، أما أوراق الدفع فتمثل تعهدًا بالدفع مستحقًا على المُصدر (المدين أو المقترض).

التصنيف في القوائم المالية

تختلف طريقة تسجيل أوراق القبض وأوراق الدفع في القوائم المالية، إذ تُسَجل أوراق القبض كأصول في الميزانية العمومية، أما الثانية فتسجل على هيئة خصوم.

الملكية

أوراق القبض هي مستندات مملوكة للمستلم الذي يتوقع السداد، أما أوراق الدفع تكون مملوكة للمُصدر الذي يدين بالدفع للدائن أو المُقرض.

الأهمية في التحليل المالي

بالطبع تخضع أوراق القبض وأوراق الدفع إلى التحليل، ولكن لكل منهما هدف، إذ يتم تحليل سندات القبض لتقييم جودة ائتمان المدين واحتمالية السداد، بينما تحلل المؤسسات السندات المستحقة الدفع لتقييم قدرة المُصدر على الوفاء بالتزاماته المالية وإدارتها.

أبرز تحديات إدارة أوراق القبض والدفع

لا أحد يمكنه إنكار أهمية إدارة أوراق القبض والدفع بدقة بالنسبة للمؤسسات، لكن هناك العديد من التحديات التي تعيق تنفيذ ذلك، وتظهر أبرزها في:

أخطاء الإدخال اليدوي للبيانات

اعتماد عملك على العامل البشري فحسب ينبئ بالكثير من الأخطاء المحتملة التي تتفاوت في تأثيرها على مؤسستك، ولكن إذا كان الأمر متعلقًا بالحسابات فتلك الأخطاء تكلف الكثير!

عدم وجود مصدر مركزي للمعلومات

قد تواجه الشركات صعوبة في تنظيم والوصول إلى معلومات سندات القبض والدفع بكفاءة، فقد تكون البيانات مبعثرة عبر ملفات أو أنظمة مختلفة، مما يجعل من الصعب تتبعها ومراقبتها.

إلى جانب ذلك، فعدم وجود نظام مركزي يتسبب في تكوين رؤية محدودة لحالة وتفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع، مما يجعل من الصعب الإلمام بالديون المستحقة والتزامات الدفع، أو اتخاذ قرارات فعالة لصالح المؤسسة.

صعوبة إدارة تواريخ الاستحقاق

تحتاج إدارة مواعيد الاستحقاق بدقة إلى الكثير من وقت وجهد الموظفين، وبدون برامج إدارية مساعدة يصبح تتبع وإدارة تواريخ الاستحقاق الخاصة أوراق القبض وأوراق الدفع أكثر صعوبة، مما يزيد من فرصة عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، وما يترتب عليها من عقوبات وقضايا قانونية محتملة.

الافتقار إلى التكامل

عدم وجود تكامل بين أقسام الشركة يجعل من الصعب دمج أوراق القبض وأوراق الدفع مع العمليات والأنظمة المالية الأخرى، مما يعيق التدفق السلس للمعلومات بين الأقسام.

صعوبة تحليل البيانات

تواجه بعض الشركات صعوبة في إعداد تقارير دقيقة، وإجراء تحليل للأوراق المالية المستحقة القبض وأوراق الدفع، مما يحد من قدرتها على تقييم الأداء المالي، واتخاذ قرارات فعالة بناءً عليه.

وبالتالي فأنت بحاجة إلى حل برمجي جاهز يمكنك على التخلص من تلك العقبات، وهذا دور “إدارة”.

خصائص يقدمها “إدارة” لمتابعة أوراق القبض وأوراق الدفع

“إدارة” هو برنامج محاسبي متكامل يساعدك على إدارة هذا الجانب بسهولة، إذ يوفر صفحة منفصلة لكل من أوراق القبض والدفع تحتوى على أهم تفاصيلها مثل:

• رقم الشيك
• اسم الحساب
• تاريخ الإصدار
• تاريخ الاستحقاق
• اسم البنك
• العملة
• كود المستند

وبالتالي فهو خيارك الأمثل لإدارة ومتابعة تفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع.

اقرأ أيضًا: ما هي الدورة المستندية للشيكات، وكيف يساهم “إدارة” في تبسيطها؟

أبرز مزايا إدارة أوراق القبض والدفع من خلال “إدارة”

يخلصك “إدارة” من التحديات التي تواجهك في إدارة الشيكات، إذ يمكنك من:

• تجنب الأخطاء الحسابية المتوقعة من خلال تسجيل بيانات الشيكات إلكترونيًا بدلًا من الكتابة اليدوية
• الاطلاع على ما تريد من بيانات وتقارير في أي وقت ومن أي مكان بشكل لحظي
• إدارة جميع تواريخ الاستحقاق، ومعرفة كل تفاصيلها لتجنب التأخير في السداد
• الربط بين جميع أقسام المؤسسة في نظام مركزي لتسهيل تدفق البيانات
• تحليل بيانات الأوراق المالية، واتخاذ القرارات الفعالة بناءً على بيانات دقيقة
• إنشاء القيود المحاسبية بشكل تلقائي سواء بعد سداد الشيكات أو إلغائها
• إنشاء مراحل مخصصة للشيكات تبعًا لتفاصيل دورة العمل بمؤسستك
• نقل الشيكات من مرحلة إلى أخرى أو تظهيرها بسهولة
• إجراء التعديلات المجمعة أو الفردية على الشيكات

لذا، فهو يختصر عليك الكثير من الخطوات، ويجعلك ملمًا بتفاصيل أوراق القبض وأوراق الدفع بدقة، مما يمكنك من تكوين رؤية واضحة عن وضع مؤسستك، واتخاذ القرارات المبنية على معلومات صحيحة.

الخلاصة

أوراق القبض وأوراق الدفع هي وثائق تشترك في أنها تثبت المعاملات بين الدائن والمدين، لكنها تختلف في العديد من الخصائص مثل: الطبيعة والغرض، والتصنيف في القوائم المالية، والملكية، وغيرها كما ذكرنا.

رغم أهمية إدارة تلك الأوراق بدقة إلا أن أصحاب المؤسسات عادة ما يواجهون بعض التحديات في ذلك كوجود أخطاء في الإدخال اليدوي للبيانات، وعدم مركزية المعلومات، وصعوبة إدارة مواعيد الاستحقاق، وغيرها، وهنا يأتي دور “إدارة”.

“إدارة” هو نظام مركزي متكامل يقدم العديد من المميزات التي تمكن أصحاب الأعمال من إدارة الشيكات، ومتابعة تفاصيلها في أي وقت ومن أي مكان، وبالتالي فهو يخلصهم من الكثير من الأعباء والتحديات التي تواجههم في إدارة هذا الجانب.

تواصل معنا واطلب عرضًا توضيحيًا.

المراجع

Notes payable vs notes receivable

Notes Receivable