من أكبر التحديات التي تواجه المؤسسات -خاصة الكبرى منها- هي عدم القدرة على متابعة حسابات العملاء بشكل دقيق نظرًا لكثرة البيانات الخاصة بهم وكثرة التعديل عليها مع كل مرة يتعامل فيها العميل مع المؤسسة بالإضافة إلى صعوبة جمع تلك البيانات في مكان واحد للإلمام بها مما يعرض المؤسسة للعديد من المشكلات مع عملائها ويقلل مستوى الرضا عن الخدمة المقدمة، وبالتالي ينعكس ذلك بالسلب على وضعها بالسوق.

وهنا يأتي دور برنامج حسابات العملاء والتحصيل لتجنب حدوث تلك المشكلات ورفع كفاءة الإدارة، لنتعرف عليها بالتفصيل.

أهمية الحصول على برنامج حسابات العملاء والتحصيل

برنامج حسابات العملاء والتحصيل هو أداة يستعين بها أصحاب المؤسسات المختلفة لإدارة الشؤون المالية الخاصة بالعملاء بشكل دوري دون الحاجة إلى تسجيل البيانات بشكل يدوي أو الرجوع إلى الدفاتر الورقية لمعرفة الحسابات الخاصة بكل عميل على حدة، وتكمن أهمية الاستعانة به في إمكانية:

• إدراج جميع حسابات العملاء في مكان واحد
• متابعة أوراق القبض الخاصة بكل عميل
• الوصول إلى تاريخ استحقاق كل ورقة قبض
• حساب مديونية الشركة بدقة
• معرفة مديونية العملاء بضغطة زر
• إتمام عمليات التحصيل
• مراجعة الحسابات السابقة بسهولة
• التطلع على التغيرات والتحديثات لحظة بلحظة
• عرض جميع الحركات الخاصة بكل عميل
• اتخاذ القرارات السليمة المبنية على قيم حقيقية

وبالتالي فهو يوفر العديد من المزايا التي تصنع فارقًا واضحًا في طريقة التعامل مع حسابات العملاء وتحصيل الديون، وتجعل متابعة تلك الحسابات أسهل.

خصائص برامج حسابات العملاء

الاستغناء عن الطرق اليدوية في مراجعة الحسابات واستبدالها بطرق أكثر دقة يوفر على المؤسسة الكثير، وهذا ما يمكن الوصول إليه باستخدام برنامج حسابات العملاء والتحصيل.

نجد أن من أهم خصائص هذا البرنامج:

إمكانية عرض البيانات في شكل تقارير

يمكنك برنامج حسابات العملاء والتحصيل من عرض بيانات العملاء في شكل تقارير لتسهيل الإطلاع عليها ومتابعة جميع الحركات التي تتم على حساب العميل خلال فترة زمنية معينة، مما يجعل المسؤول على دراية كاملة بقيم مديونية المؤسسة ومديونية العملاء أولًا بأول، وبالتالي يمكنه اتخاذ العديد من الإجراءات المترتبة على تلك القيم دون الحاجة إلى مراجعة الدفاتر أو السجلات الورقية.

مرونة في الاستخدام

يتمتع برنامج حسابات العملاء والتحصيل بدرجة عالية من المرونة تمكن المستخدم من عرض بعض البيانات وإخفاء البعض الآخر تبعًا لحاجته، بالإضافة إلى إمكانية تصدير البيانات والتعديل عليها في ملف Excel ثم إضافتها مرة أخرى إلى البرنامج مما يسهل على المستخدم عملية إدراج البيانات.

دقة البيانات

يزيد التسجيل اليدوي لبيانات العملاء وحساباتهم من فرصة حدوث الأخطاء التي تؤثر بالسلب على الشؤون المالية للشركة وتؤدي إلى عواقب كارثية، ويعد برنامج حسابات العملاء والتحصيل هي الحل المناسب لتجنب تلك الأخطاء؛ إذ توفر مستوى عالٍ من الدقة.

توفير الوقت والجهد

تستعين المؤسسات أحيانا ببعض الطرق التقليدية لمتابعة التحصيل أو تسجيل حسابات العملاء كما ذكرنا مما يكلف المسؤولين الكثير من الوقت والجهد ويعيق إنجاز المهام، لذا فالاستعانة بالبرامج المخصصة هي أمر ضروري لتخفيف الأعباء على الموظفين ومساعدتهم على إنجاز المهام دون بذل جهد مهدر.

شرح واجهة برنامج حسابات العملاء والتحصيل

 

يمكن إدارة حسابات العملاء والتحصيل في برنامج “إدارة” من خلال قسم الحسابات؛ إذ يستعين المستخدم بأربعة عناصر أساسية من هذا القسم وهي:

1- تقرير كشف الحساب

من خلال هذا التقرير يستطيع المسؤول مراجعة جميع البيانات الخاصة بأي حساب مسجل في دليل الحسابات، بالإضافة إلى إمكانية تحليل كل الحركات التي حدثت على حساب العميل أو المورد أو المخزون وغيرهم.

للتمكن من عرض تقرير كشف الحساب يتم اختيار اسم الحساب وتحديد الفترة الزمنية للبيانات ثم تحديد الأعمدة التي تريد عرضها، وهنا تظهر مديونية الحساب وجميع حركاته بالمؤسسة.

2- ميزان المراجعة

يشبه ميزان المراجعة تقرير كشف الحساب لكنه يزيد عنه في إمكانية معرفة إجمالي مديونية العملاء؛ إذ يعرض صافي المدين وصافي الدائن لجميع العملاء، ويمكن معرفة المزيد عن كل حركة من خلال الضغط عليها وعرض كشف الحساب الخاص بها.

يتيح ميزان المراجعة تخصيص عرض البيانات؛ فيمكن تخصيص عملاء نقدي مثلًا أو عملاء آجل أو عملاء منطقة معينة وغيرهم.

3- تقرير أوراق القبض

يساعدك هذا التقرير على معرفة قيمة أوراق القبض الصادرة من المؤسسة خلال فترة زمنية معينة، وذلك من خلال تحديد تاريخ أوراق القبض وتاريخ الاستحقاق ثم اختيار حالة التحصيل سواء محصل أو غير محصل.

يعرض التقرير كل الأوراق بإجمالي قيمتها والمتبقي منها -في حالة سداد جزء من المديونية-، ويمكن من معرفة كل تفاصيل السداد.

يمكن تخصيص نتائج التقرير وعرض أوراق القبض الخاصة فقط بحساب معين، وذلك من خلال إدخال اسم الحساب في خانة البحث ثم عرض التقرير

أما بالنسبة لإدارة التحصيل بدقة فيتم ذلك من خلال عنصر استلام النقدية الموجود في نفس الواجهة، إذ يبدأ الأمر بالضغط على هذا العنصر وتحديد الخزنة أو البنك ثم الضغط على “جديد”.

هنا يتعين على المستخدم إدخال اسم العميل ثم مبلغ التحصيل والضغط على حفظ الأمر.

4- تقرير أعمار الدين

يوفر “إدارة” تقرير أعمار الدين الذي يساعدك على معرفة وقت تحصيل مديونيات العملاء ويجعلك على دراية بمدى تأخر استحقاقها مما يسهل عليك إدارة الجانب المالي للمؤسسة.

لا يقتصر قسم الحسابات ببرنامج “إدارة” على تلك العناصر فحسب، بل يحتوى على العديد من العناصر الأخرى التي يمكن الاستعانة بها في إدارة حسابات المؤسسة ككل مثل:

• دليل الحسابات
• دليل مراكز التكلفة
• مراحل الشيكات
• بيانات الحسابات
• تنشيط الحسابات
• تعديل الدليل المحاسبي
• الفواتير الضريبية
• القوائم المالية

وغيرها من العناصر التي تختصر على المسؤول متابعة كل ما يخص حسابات المؤسسة.

كيفية الحصول عليه

للتمكن من إدارة حسابات العملاء بشكل جيد، والتمتع بجميع المزايا السابقة يمكنك الآن التواصل مع “إدارة” والاشتراك في برنامج حسابات العملاء والتحصيل الذي يختصر عليك العديد من خطوات المتابعة ويجعلك على علم بكل ما يخص الشؤون المالية لعملائك.

نقدم أيضًا في إدارة

حرصنا في “إدارة” على توفير برنامج متكامل يحتوي على جميع الأدوات التي يحتاج إليها المسؤولين لإدارة الأقسام المختلفة بالمؤسسة، إذ يحتوي على العديد من الأقسام منها:

إدارة المخازن

من خلال هذا القسم يتم متابعة كل الحركات المخزنية بدقة عن طريق العديد من العناصر التي تساعد على ذلك، ومنها:

• البيانات الأساسية التي يتم من خلالها تكويد الأصناف والمخازن المختلفة
• تسجيل أوامر الشغل مثل وارد البضاعة ومردود المبيعات واستلام تحويل البضاعة
• تعديل مجمع للأصناف سواء داخل البرنامج أو من خلال ملف Excel
• الجرد المخزني وإتمام التسوية المخزنية بسهولة
• التصديقات لإتمام الأوامر التي تحتاج إلى الموافقة
• التقارير المختلفة لعرض البيانات مثل تقرير أرصدة المخازن وتقرير أرصدة المخزون وغيرهما

إدارة المبيعات

يوفر قسم إدارة المبيعات المقدم من “إدارة” كل ما يحتاجه المستخدم لمتابعة وإتمام عمليات البيع بالمؤسسة، فمن خلاله يتم:

• تكويد العملاء ومسؤولي البيع والخدمات المختلفة الخاصة بالمؤسسة
• تحديد حصص مراكز البيع ومستهدف البيع والحوافز
• تجهيز قائمة الأسعار لعرضها على العميل قبل إتمام أمر البيع
• تداول البيانات والتصديق عليها دون الحاجة إلى التواصل المباشر بين الأشخاص
• تسجيل أوامر البيع والمرتجعات بالإضافة إلى أوامر البيع الدورية
• عرض العديد من التقارير التي تساعد في اتخاذ الإجراءات السليمة لصالح المؤسسة

إدارة المشتريات

تقدم “إدارة” قسمًا خاصًا بإدارة مشتريات المؤسسة لمتابعة كل ما يخص عمليات الشراء بدقة والاستعداد الدائم لاتخاذ القرارات المختلفة لسد احتياجات الشركة من منتجات وبضائع، ومن خلال هذا القسم يتم:

• تسجيل الموردين ومسؤولي الشراء
• التعديل على بيانات الموردين بشكل مجمع
• تسجيل أوامر الشراء ومرتجع المشتريات
• التصديق على المشتريات والمرتجعات
• عرض التقارير مثل تقرير أوامر المشتريات وتقرير المشتريات

ذكاء الأعمال

نظرًا للتطور التكنولوجي الذي نشهده أصبح التوجه نحو أدوات ذكاء الأعمال والاستعانة بها في إتمام العمليات المختلفة أمر ضروري لمواكبة هذا التطور والاستفادة منه قدر الإمكان، وستجد في “إدارة” قسمًا لذكاء الأعمال يمكن من خلاله إجراء المعالجة التحليلية لإجمالي الربح وأرصدة العملاء بالإضافة إلى إمكانية عرض العديد من البيانات وتحليلها وإعداد التقارير دون الحاجة إلى القيام بأي خطوة يدويًا.

الأصول الثابتة

يتيح لك قسم الأصول الثابتة تسجيل جميع الأصول المستخدمة داخل المؤسسة ومتابعة معدل إهلاكها بشكل دوري حتى تكون على دراية باحتياجات المؤسسة من معدات باستمرار.

التصنيع

يوفر قسم التصنيع رؤية شاملة عن كل ما يخص عمليات التصنيع بالمؤسسة، ومن خلاله يمكن:

• تجهيز قائمة مواد الإنتاج (BOM)
• إنشاء أوامر إنتاج جديدة
• تحويل أوامر البيع إلى أوامر إنتاج
• تتبع خطوات عملية التصنيع
• مراقبة مشكلات التصنيع
• متابعة كميات المواد الخام الموجودة بالمؤسسة

إذًا فـ “إدارة” يختصر عليك طريق الإدارة الفعالة ويساعدك على متابعة البيانات الخاصة بكل قسم بدقة.