عادةً ما تبدأ الشركات نشاطها التجاري بنظام مُحاسبي مُنفصل عن نظام الإدارة الخاص بالشركة مما يزيد من الأعباء المحاسبية، وكثيرًا ما يكون ذلك النظام غير مُطور، أو تقليدي يدوي كجداول الإكسل. والرابط بين تلك الأنظمة هو انفصالها عن خط سير العمليات الأُخرى، مِما يتطلب عمليات إدخال مُتكررة للبيانَات، وبناء تقارير متعددة، ورقابة أشد لضمان الدقة. ومع تَطور النشاط التجاري الخاص بالشركة -أو التطلع لذلك- لا يصبح خيار الانتقال إلى نظام ذكي يجمع لك ما تناثر من بيانات وتقارير وجداول إنتاج وسجلات مالية وعمليات يومية مترابطة ومراقبة دقيقة خيارًا ترفيهيًا.
تتمثل الأهداف الأساسية لعمل قسم المحاسبة والشؤون المالية لدى أي شركة في

• زيادة الأرباح
• تقليل النفقات
• تحقيق السلامة في الاستثمارات
• زيادة قيمة الشركة في السوق

بامتثال أسلوب النظم المُحاسبية المُنفصلة عن بقية أعمال الشركة، يُصبح من العسير تسيير الأعمال بسلاسة وتحقيق تلك الأهداف، خاصةً مع التوسع وحلم النمو؛ لذا فإن حلول تخطيط موارد المُؤسسَة -والتي أضحت جزءًا لا يتجزأ من بنية الشركات الحديثة- هي الخيار الأمثل لتحقيق تلك الأهداف.

تبرز برامج تخطيط موارد المُؤسسَة كحل أمثل لإدارة حساباتك وربطها بجوانب عَملك، فدرجة التكامُل التي تتيحها لك لا تتوفر لدى البرامج المحاسبية التقليدية، ومع نمُوك وتطورك المستمر لا يبرز كحل أمثل وحسب بل يصبح الخيار الوحيد لمواكبة هذا التطور واحتوائه بالشكل الذي يستحقه.

تستَضيف حلول تخطيط موارد المؤسسة عالمًا مليئًا بالوظائف التجارية والذي تم تصميمه لتلبية متطلبات المخزون، وجودة المنتجات النهائية، وإدارة وظائف الإنتاج، والإشراف على العمليات التجارية المهمة، وتعالج تلك الحلول عددًا من المشكلات التي يتعرض لها نشاطك التُجاري أثناء إدارته بالنُظم المحاسبية، وتتميز هذه المعالجة بالانعكاس الإيجابي على الأقسام المالية والأداء العام لعملك، ومن أهم تلك المعالجات:

• Toggle

  لا مزيد من الإدخال اليدوي للبيانات

ما مقدار البيانات التجارية التي تحتاج لتسجيلها يوميًا؟ وكم يلزمك من الوقت لتضع مستنداتك المالية في جداول البيانات؟
ربما تحتاج تقريرًا سريعًا أو دراسة حالة بشكل عاجل، فهل يزعجك إعادة إدخال المعلومات في الجداول البيانية لإنشاء المخططات وعمل التقرير؟
يستغرق الإدخال اليدوي للبيانات وقتًا طويلًا ويُبذَل فيه جهد كبير لتفادي الأخطاء واردة الوقوع، ولكن حتى مع التركيز الدقيق تظل نسبة حدوث الخطأ حاضرة بشكل كبير.
توفر حلول الـ ERP الوقت والجهد المبذول في تلك العملية عن طريق الإدخال الآلي للبيانات، كما تُوفر عليك عناء استعادة البيانات عند الحاجة لتقرير أو في حالة تبادل البيانات بين الأقسام، فالمعلومات التي يتم إدخالها تتم مشاركتها مع جميع الأقسام وتحديثها بشكل دوري ومستمر.

• إدارة الفواتير والدفع والإيرادات في الوقت المحدد

ترسل حلول الـ ERP إليك تنبيهات بالشؤون المالية لشركتك من تتبع الإيرادات، وجداول دفع العملاء، وسائر الفواتير في أنحاء شركتك، ويتم كل هذا بشكل آلي، مما يضمن سير العمل بسلاسة وعدم تلقي أي شكاوى من العملاء.

مع خاصية التتبع والأتمتة أصبح ما يخص القسم المالي أمرًا سهلًا.

• تخزين الملفات وتنظيمها في البرامج المحاسبية

رسالة واردة من قسم المبيعات بضرورة إرسال مستند خاص بعميل معين؛ لمراجعة بند مهم من بنود الاتفاق، برأيك كم من الوقت يلزم للوصول للتسمية الدقيقة لملف العميل على حاسوبك؟ ماذا لو طلب قسم المبيعات إرسال مستندات أكثر من عميل ثم فاجأك قسم التسويق بطلب جديد لمستندات عميلٍ آخر؟

وصلت أخيرًا إلى الملفات المطلوبة من بين المئات الأخرى، ولكن مازالت الرسالة المتكررة “Not Responding” تظهر لك كإشعار عن ضغط الملفات وكثرتها.

باستخدام حلول برامج الERP يتم وضع المعلومات الخاصة بكل قسم في نظام مركزي واحد يمكن للجميع الوصول إليه؛ مما يسهل عملية استدعاء الملفات من النظام نفسه، مع سعة تخزينية سحابية تستوعب حجم بياناتك.

• معالجة الأخطاء المحسابية

استخدام الآلة الحاسبة أو الإكسل أو البرنامج المحاسبي كلها خيارات مطروحة لحل عملياتك الحسابية، لكنها في الحقيقة اختيارات تتسم بالقصور في أداء العمل، فالآلة الحاسبة اختيار قديم، مع مشكلة الإدخال اليدوي في الإكسل، وأخيرًا بُعد قسم الحسابات عن بقية أجزاء عملك مع أهميته.

المهمة الحسابية هي أحد مهام برامج الERP، يتم حساب كل تعاملاتك عن طريق برامج تخطيط موارد المؤسسة بشكل فوري ودقيق ومتقن، والنتيجة؛ تسهيل عملية مراجعة الحسابات.

• حل المشاكل المتعلقة بالتدفق النقدي في البرامج المحاسبية

أسوأ كابوس يواجه قسم الحسابات والعاملين به هي المشاكل المتعلقة بالتدفق النقدي، كحساب الدخل بدقة وسط سوق شديد التقلب، وتوقع زيادة المنافسة في العرض والطلب، وتتبع الفواتير والوثائق التي تتدفق للشركة عقب المشاريع والاتفاقات، وتلك التي تخرج من الشركة للعملاء، مع التدقيق الشديد في تتبع الأرقام والوقت المستغرق في تلك العمليات.
تمنحك برامج الERP -بمُعالجتها الذكية لتلك التحديات- الثقة في التنبؤ بمستقبل العمل، ورفع واقع السوق عن طريق تقديم التقارير والتحليلات المطلوبة، وبالتالي سهولة قياس ربحية المشاريع الخاصة بعملك، وتيسير إنتاج وإصدار الفواتير في الوقت المطلوب؛ والنتيجة حركة مالية شديدة الوضوح، ومحاسب لا يشعُر بملاحقة الأرقام له في منامه.

• مرونة إنشاء التقارير المحاسبية

باتت عملية إدخال المعلومات ودمجها وإدارة عمليات نشاطك التجاري والحصول على تقارير حالية ومُستقبلية عن وضعك المالي عملية خالية من المشاكل، ذلك لأن حلول الـ ERP تعمل على دَمج كل جزء من البيانات داخل المؤسسة بسلاسة، على عكس الأنظمة المنفصلة التي تتطلب إدخالًا يدويًا شاقًا ومكلفًا وينتج عنها بيانات متناثرة.

وتتعدى فوائد تلك النظم إلى تحقيقها التنمية لعملك، لتكفلها بإنجاز العمليات الأساسية بكفاءة عالية؛ وتترك لك مساحة واسعة من أخذ القرارات بحكمة ورؤية واضحة.
بيانات متزامنة مُحسنة، وعرض مُحدث لتفاصيل المؤسسة بضغطة زر، ما الذي يحول بينك وبين قرار الانتقال بعد الآن!

و يمكنك تجربة برنامج “إدارة” , و لمعرفة المزيد عن فوائد برامج الERP و البرامج المحاسبية يمكنك قراءة هذا المقال (كيف يستفيد نشاطك التجاري من برامج الـ ERP)