لا شك أنك تتبع نظامًا معينًا لـ إدارة المخزون؛ لكن، كيف تحكم بشكل واقعي على هذه الطريقة بالفاعلية؟ وما هي النتائج الملموسة لذلك؟
سؤال مفاجئ أليس كذلك؟ لكن دقة الإجابة عليه تُسهّل عليك معرفة مستقبل عملك نموًا أو تراجعًا.
لا بأس إن لم تكن تعرف أساليب وممارسات إدارة المخزون؛ فمعظم الأعمال التجارية لديها الكثير من النقاط التي ينبغي تحسينها، لكن إن لم تبدأ في ترقية عملياتك التجارية ووضع الخطط لذلك، وبالذات ما يتعلق بطريقة تعاملك مع المخزون، فسوف يتراجع عملك بسرعة نتيجة الممارسات الخاطئة.
باتباع أفضل الممارسات لإدارة المخزون سوف يسير عملك بشكل أكثر كفاءة وتحقيقًا لنمو أسرع، والفيصل بين سؤال المقدمة والنتيجة التي ترجوها هو إدراكك لواقع مخزنك وسرعة تعاملك مع هذا الواقع.

حدّد طريقة إدارتك للمخزون

في سبيل الوصول لمستوى مخزون واضح وبالاعتماد على عدد وتنوع الأصناف لديك، ستجد أمامك طريقتين لإدارة المخزون:

الجرد الدائم أو المستمر: يعني تحديث محتويات المخزون بعد كل حركة ومعاملة. تتميز هذه الطريقة بتوفير معلومات دقيقة وفعلية للبضائع في مخزنك مقابل استهلاك الكثير من الوقت الإضافي للتأكد من صحة المخزون.

الجرد الدوري: يجب عليك -إن اخترت هذه الطريقة- تحديد فترات محددة لمراجعة قوائم مخزونك، فيمكنك مثلًا تحديد فترة لتكون المراجعة كل أسبوعين أو كل ثلاثة أشهر، أو غيرها من الفترات التي تراها مناسبة لنوع مخزونك، ولكن على أي حال -ومهما كان نوع بضائعك- لا ينبغي أن تطول الفترة بين كل تحديث والذي يليه. تتميز هذه الطريقة بقلّة الجهد المبذول في المخازن، ولكن يجب الحذر حتى لا تفاجأ بنفاد المخزون.

مستوى مخزون آمن

لتتغلب على احتمالات نقص المخزون بسبب ضغط الطلبات أو فقدان بعضه بسبب التلف أو العناصر غير المطابقة للمواصفات أو حتى بسبب الظروف المفاجئة لمورديك؛ يجب طلب بعض المخزون الإضافي فوق حاجتك الأساسية. من خلال وضع حد أدنى للأصناف بناءًا على معايير سوقية، وإمكانية متابعة هذا الحد بسهولة.
نحن لا نتكلم هنا عن إدارة مصروفاتك ولا نقصد أن تتحمل نفقات أكثر، بل نتكلم عن الكفاءة والاستمرار في العمل تحت أي ظرف.

لا تتنازل عن معايير الجودة

اتباع معايير جودة قياسية خاصة بك يُجنبك الكثير من الأخطاء ويقلل العيوب واردة الحدوث إلى أدنى حدّ لها. قم بفحص جودة الأصناف عند دخولها المستودع وخروجها منه.
الجودة في سياق إدارة المخزون تتعلق أكثر بتوحيد المعايير وتحديد الأصناف المثالية والمناسبة لعملك وفئة عملائك.

اجعل التدفق النقدي تحت السيطرة

عند ضغط الطلبات والتسارع في شراء المنتجات تنفد البضائع سريعًا ويحتاج مخزونك إلى دفعات جديدة دومًا؛ قد يُنسيك الربح في هذه الأوقات احتمالات عدم البيع وتكدس البضائع في أوقات أخرى، لا نقصد إحباطك؛ لكن ننبهك إلى ضرورة متابعة التدفق النقدي داخل العمل.
عدم الموازنة تؤدي إلى اختلال أجزاء أخرى من عملك لذلك انتبه لكل تعاملاتك المالية.

استخدم برامج إدارة المخزون بدلًا من جداول الإكسيل

حينما نتحدث عن أفضل الطرق لإدارة المخزون فإننا بالطبع لا نقصد العامل البشري فحسب؛ في المقام الأول نحن نحاول الوصول للشكل الأمثل لإدارة المخزون بأقل جهد بشري.
تعمل جداول البيانات بشكل جيد مع عشرات الطلبات وقد ترضيك بعض الوقت، ولكن برامج إدارة المخزون توفر وصول لحظي لأي معلومات عن مخازنك قد تحتاج إليها، كما تُنبهك أيضًا إلى حاجتك لشراء بعض البضائع التي نقصت في مخازنك.
باستخدام برامج إدارة المخزون تصل للكفاءة المطلوبة بأقل جهد مبذول.

 

اتبع نظام الأتمتة

 

يشير مصطلح الأتمتة إلى استخدام التكنولوجيا لإدارة أجزاء العمل المختلفة مع تقليل الحاجة إلى العمل اليدوي.
ينعكس التشغيل الآلي للعمل بالعديد من الفوائد مثل؛ رفع مستوى الدقة وزيادة الإنتاجية مقابل تقليل الكثير من المصروفات وهذه النتيجة التي يطمح صاحب العمل للوصول إليها.
وبالنسبة لإدارة المخزون آليًا، فإن عمليات الطلبات المتتابعة والتصديق عليها ومتابعة مستويات المخزون وحركته داخليًا وخارجيًا لم تعد تتطلب الكثير من الأيدي العاملة، فقط متابعة عامة لضمان سير العمليات آليًا وحصاد الكثير من النتائج المرجوة.

تابع خط سير مخزونك

متابعة خط سير مخزونك من لحظة خروجه من المستودع إلى وصوله لوجهته النهائية هو أحد تدابير السلامة التي تضمن لك عدم فقدان الاتصال بالمخزون في رحلته وبالتالي العديد من المشاكل مع العميل.

أثناء متابعة سير مخزونك يجب ألا تنسى المخزون الداخلي؛ (المدة المحددة بين طلب المخزن واستقباله × معدل الطلب)

تساعدك هذه المعادلة في توقع النقص في المخزون الحالي مع كثرة الطلبات ومساعدتك لتحقيق مستوى مخزون متوازن.

اقرأ أيضا في مدونة “إدارة”: 7 مؤشرات لقياس أداء إدارة المخزون