يعد اتباع استراتيجيات التخزين أحد أهم العوامل الأساسية في رحلة نجاح المشاريع التجارية؛ إذ تحسّن من سير العمل وتساعدك على التحكم في المنتجات المختلفة والاستفادة منها بأنسب شكل، ولكن نجد أن الأهم من ذلك هو معرفة كيفية إدارة المخزون بطريقة جيدة، فما أهمية التخزين إذ كنا غير قادرين على التعامل معه بطريقة صحيحة؟

للحد من الخسائر الناتجة عن سوء التخزين أو عدم إدارته بطريقة جيدة لابد من معرفة طرق إدارة وتطوير المخازن واتباعها، لذا سنعرض في هذا المقال أهم طرق تطوير المخازن وكيفية الحصول على أفضل خدمة لإدارة تلك المخازن بدقة.

أهمية إدارة تطوير المخازن لتجارتك

تواجد هيئة تطوير المخازن بشركتك لم يعد أمرًا اختياريًا؛ إذ تحمل تلك الهيئة على عاتقها الكثير من الأعمال الأساسية التي ينعكس تأثيرها على الأداء العام داخل الشركة، فعلى سبيل المثال لا الحصر نجد أن من أهم اختصاصاتها:

• مراقبة المخزون الفعلي داخل المستودعات
• الجرد الدوري لجميع البضائع
• توفير تقارير شاملة عن المخزون
• تسجيل المنتجات المخزنية
• تحديد حاجة السوق لأنواع البضائع المختلفة

دعني أخبرك أن إنجاز تلك المهام يعمل على تشكيل رؤية واضحة عن المخزون، ومن ثم تقل نسبة الخسائر الناتجة عن تكدس السلع أو عدم متابعتها فتوفر الشركة الكثير من الوقت والمال، ولكن نجد أن الاعتماد بشكل أساسي على العامل البشري فحسب في إدارة المخازن يسبب زيادة في معدل الخطأ خاصة أن أغلب المهام قائمة على الحسابات.

قد تتكبد الشركة خسائر فادحة تتناسب طرديًا مع حجمها نتيجة الأخطاء الحسابية غير المتعمدة داخل المخازن، ومن ثم بدأت العديد من الشركات تعي حجم الخسائر المتوقعة فاتجهت إلى البرامج الإدارية التي تساعد في إدارة المخازن بشكل دقيق.

من خلال تلك البرامج يتمكن المستخدم من تتبع حركة المخزون والتحديث المستمر لمستوى المخزون بالمستودعات وتوفير أدوات التحليل المالي وغير ذلك من الخصائص التي تقلل معدل الخطأ، وهذا ما نحرص عليه في “إدارة”؛ إذا نقدم العديد من طرق تطوير المخازن التي توفر العديد من الوقت والجهد.

أهم طرق تطوير المخازن

اتباع طرق تطوير المخازن الفعالة يختصر على الشركة الكثير في طريقها للتنمية؛ إذ يوفر الوقت والجهد لاستغلالهما في اتجاه آخر، ويقلل من الخسائر المتوقعة، كما يساعد على فهم الوضع الحالي للمخزون وتحديد رؤية مستقبلية واضحة يمكن على أساسها وضع خطط تنموية مناسبة تساعد على النهوض بالمؤسسة.

الطرق الإدارية والتنظيمية (مهام مشرف المخزون)

تبدأ رحلة تطوير المخازن التجارية بالمهام الإدارية والتنظيمية التي تقع على عاتق مشرف المخزون؛ إذ يتعين عليه:

• إدخال بيانات البضائع ومتابعتها وتحليلها
• متابعة سير عملية استلام الشحنات
• مراجعة الفواتير المختلفة والتأكد من صحة بياناتها ودقتها
• التعاون مع الإدارات الأخرى لتنسيق الأمور المختلفة
• اختيار منطقة مناسبة للمخزون للحفاظ عليه من الرطوبة أو مشاكل التخزين
• تجهيز تقارير دورية عن المخزون والكمية الموجودة
• متابعة أداء الموظفين الواقعين تحت إدارته والإشراف عليهم
• الإبلاغ عن أي مشكلة تعيق سير العمل
• الإجابة عن تساؤلات العملاء المختلفة
• حل المشكلات التي تواجه العملاء والعمل على إرضائهم قدر الإمكان
• طرح الخطط المطلوب تنفيذها للحفاظ على معدل مخزون مناسب
• تحديد الميزانية اللازمة لتطوير المخازن
• تسليم المخزون في الوقت المناسب

من ثم يتضح أن وجود مشرف مؤهل سيساعدك بشكل كبير في إدارة مخزونك التجاري بشكل جيد والحفاظ على سلامته.

هناك بعض المعايير التي تساعدك على قياس أداء إدارة المخزون، ويمكنك التعرف عليها من خلال مقال: 7 مؤشرات لقياس أداء إدارة المخزون.

الطرق التقنية وتكويد السلع

التكويد هو عملية تعريف المنتج داخل المخزن من خلال إنشاء كود أو رمز فريد خاص به؛ وذلك للتمكن من متابعة كل ما يخص حركات الصنف، وتدخل تلك العملية تحت بند طرق تطوير المخازن الهامة، فهي تسهل على المسؤولين الرجوع إلى الأصناف المختلفة ومعرفة الكمية المتاحة داخل المخزن، ومن ثم يمكن أخذ قرار واضح بطلب كميات من صنف معين أو التوقف عن طلب صنف آخر بسبب ركوده أو زيادته بالمخزن.

إذًا فالتكويد يختصر على المسؤولين العديد من الخطوات ويوفر لهم البيانات المطلوبة عن كل صنف بوضوح حتى يتسنى لهم اتخاذ القرارات بناءً عليها.

طرق تطوير المخازن بالربط بين الأقسام الأخرى

بالطبع يحتاج أصحاب الشركات إلى ربط نظام إدارة المخازن بالأقسام الأخرى للتمكن من متابعة الحسابات بدقة، وهذا ما توفره البرامج السحابية كـ “إدارة”.

تمكن “إدارة” من الربط بين أقسام الشركة المختلفة في نظام إداري متكامل لعرض رؤية واضحة عن الشركة ككل ولتسهيل اتخاذ القرارات دون الحاجة إلى الرجوع إلى كل قسم على حدة.

إضافة نظام تنبيهات (التنبيه في حالات انتهاء الصلاحية أو اقتراب انتهاء المخزون)

مع زيادة حجم البضائع داخل المخازن يكون من الصعب على المسؤولين متابعة كل صنف بعينه والتأكد من عدم انتهاء صلاحيته أو معرفة الكمية الفعلية للعبوات بدقة، لذا يأتي دور نظام الإشعارات كواحد من طرق تطوير المخازن؛ إذ يعرض هذا النظام البضائع التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء، كما ينبه المسؤول لإعادة طلب المنتجات التي أوشكت على النفاذ.

نجد أيضًا أن هذا النظام يوضح الأصناف التي تباع ببطء، وبناءً عليه يمكن معرفة تفاصيلها وتقليل عدد مرات طلبها، أو العمل على ترويجها.

لم تنته طرق تطوير المخازن بعد؛ إذ تعد إدارة المخزون المتقادم إحدى طرق التطوير الهامة، فلنتعرف عليها.

إدارة المخزون المتقادم

من أهم طرق تطوير المخازن التجارية هي إدارة المخزون المتقادم بمعنى تحديد البضائع الراكدة أو التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء ومراجعتها بين فترة وأخرى، وعمل استراتيجيات مناسبة للحد من الخسائر المتوقعة مثل تقليل كمية صنف البضاعة الراكد أثناء التعبئة القادمة والعمل على الترويج للمنتجات التي أوشكت على الانتهاء للتخلص منها قبل انتهاء الصلاحية، كما يمكن إعادة تدوير البضائع إن أمكن لتقليل استخدام خامات المنتج وتقليل الخسائر بوجه عام، وغير ذلك من الاستراتيجيات التي تهدف إلى تطوير المخازن وإدارتها بأفضل شكل.

نظرًا لتعدد العمليات الإدارية المطلوبة في المخازن فقد قمنا في “إدارة” بتسهيل تلك العمليات من خلال نظام إداري متكامل يمكن .الاستعانة به لإنجاز العمليات المختلفة بمرونة ودقة، ويساعدك في تحقيق الإدارة الفعالة للمخازن

احصل على أفضل خدمة إدارة مخازن في مصر

إدارة المخازن ومعرفة كل ما يدور بها من تطورات أصبح أسهل مع خدمات “إدارة”، فمع “إدارة” ومن خلال ضغطة زر واحدة ستتمكن من متابعة العمليات الإدارية المختلفة بالمخزن بشكل أكثر دقة من الطرق التقليدية؛ إذ تمكنك “إدارة” من:

• التحديث اللحظي لمستوى المخزون بالمستودعات
• المتابعة الدقيقة لحركة البضائع داخل المخازن
• مراجعة الكميات الموجودة لتوفير حاجة السوق
• متابعة التقارير بشكل دوري وبسهولة دون الحاجة إلى متابعة كل قسم على حدة
• الوصول إلى جميع البيانات المطلوبة في أقل وقت
• استخدام أدوات التحليل المالي للتمكن من تحليل وضع المخازن
• حل مشكلة تشابه عبوات السلع من خلال تفعيل خاصية “السماح باستخدام الحزم”
• رفع مستوى الأمان بالمخازن
• خفض نسبة الخطأ الناتج عن إدارة المخازن التقليدية
• القضاء على تكدس العمالة داخل المخازن

مع “إدارة” ستحصل على أفضل خدمة إدارة مخازن في مصر، تواصل معنا الآن واجعل طرق تطوير المخازن وإدارتها أسهل.