يعد اتباع استراتيجيات التخزين أحد أهم العوامل الأساسية في رحلة نجاح المشاريع التجارية؛ إذ تحسّن من سير العمل، وتساعدك على التحكم في المنتجات المختلفة والاستفادة منها بأنسب شكل.

ولكن نجد أن الأهم من ذلك هو معرفة كيفية إدارة المخزون بطريقة جيدة، فما أهمية التخزين إذ كنا غير قادرين على التعامل معه بطريقة صحيحة؟

وللحد من الخسائر الناتجة عن سوء التخزين أو عدم إدارته بطريقة جيدة لا بد من معرفة طرق إدارة وتطوير المخازن واتباعها، لذا نعرض في هذا المقال أهم طرق تطوير المخازن، وكيفية الحصول على أفضل خدمة لإدارة تلك المخازن بدقة.

أهمية إدارة تطوير المخازن لتجارتك

تواجد هيئة تطوير المخازن بشركتك لم يعد أمرًا اختياريًا؛ إذ تحمل تلك الهيئة على عاتقها الكثير من المهام الأساسية التي ينعكس تأثيرها على الأداء العام داخل الشركة، فعلى سبيل المثال لا الحصر نجد أن من أهم اختصاصاتها:

• مراقبة المخزون الفعلي داخل المستودعات
• تحديد حاجة السوق لأنواع البضائع المختلفة
• توفير تقارير شاملة عن المخزون
• الجرد الدوري لجميع البضائع
• تسجيل المنتجات المخزنية

دعنا نخبرك أن إنجاز تلك المهام يساعد على تشكيل رؤية واضحة عن المخزون، ومن ثم تقل نسبة الخسائر الناتجة عن تكدس السلع أو عدم متابعتها فتوفر الشركة الكثير من الوقت والمال.

ولكن نجد أن الاعتماد بشكل أساسي على العامل البشري فحسب في إدارة المخازن يسبب زيادة في معدل الخطأ خاصة أن أغلب المهام قائمة على الحسابات. فقد تتكبد الشركة خسائرًا تتناسب طرديًا مع حجمها نتيجة الأخطاء الحسابية غير المتعمدة داخل المخازن، ومن ثم بدأت العديد من الشركات تعي حجم الخسائر المتوقعة فاتجهت إلى البرامج الإدارية التي تساعد في إدارة المخازن بشكل دقيق.

من خلال تلك البرامج يتمكن المستخدم من تتبع حركة المخزون، والتحديث المستمر لمستوى المخزون بالمستودعات، وتوفير أدوات التحليل المالي، وغير ذلك من الخصائص التي تقلل معدل الخطأ، وهذا ما نحرص عليه في “إدارة”؛ إذا نقدم العديد من طرق تطوير المخازن التي توفر الوقت والجهد.

أهم طرق تطوير المخازن

اتباع طرق تطوير المخازن الفعالة يختصر على الشركة الكثير في طريقها للتنمية؛ إذ يوفر الوقت والجهد لاستغلالهما في اتجاه آخر، ويقلل من الخسائر المتوقعة. إلى جانب أنه يساعد أيضًا على فهم الوضع الحالي للمخزون، وتحديد رؤية مستقبلية واضحة يمكن على أساسها وضع خطط تنموية مناسبة للنهوض بالمؤسسة.

الطرق الإدارية والتنظيمية (مهام مشرف المخزون)

تبدأ رحلة تطوير المخازن التجارية بالمهام الإدارية والتنظيمية التي تقع على عاتق مشرف المخزون؛ إذ يتعين عليه:

• اختيار منطقة مناسبة للمخزون للحفاظ عليه من الرطوبة أو مشاكل التخزين
• حل المشكلات التي تواجه العملاء، والعمل على إرضائهم قدر الإمكان
• طرح الخطط المطلوب تنفيذها، للحفاظ على معدل مخزون مناسب
• متابعة أداء الموظفين الواقعين تحت إدارته والإشراف عليهم
• مراجعة الفواتير المختلفة والتأكد من صحة بياناتها ودقتها
• التعاون مع الإدارات الأخرى لتنسيق الأمور المختلفة
• تجهيز تقارير دورية عن المخزون والكمية الموجودة
• إدخال بيانات البضائع، ومتابعتها، وتحليلها
• الإبلاغ عن أي مشكلة تعيق سير العمل
• الإجابة عن تساؤلات العملاء المختلفة
• تحديد الميزانية اللازمة لتطوير المخازن
• تسليم المخزون في الوقت المناسب
• متابعة سير عملية استلام الشحنات

من ثم يتضح أن وجود مشرف مؤهل سيساعدك بشكل كبير في إدارة مخزونك التجاري بشكل جيد والحفاظ على سلامته.

هناك بعض المعايير التي تساعدك على قياس أداء إدارة المخزون، ويمكنك التعرف عليها من خلال مقال: 7 مؤشرات لقياس أداء إدارة المخزون.

الطرق التقنية وتكويد السلع

التكويد هو عملية تعريف المنتج داخل المخزن من خلال إنشاء كود أو رمز فريد خاص به؛ وذلك للتمكن من متابعة كل ما يخص حركات الصنف.

تدخل تلك العملية تحت بند طرق تطوير المخازن الهامة، فهي تسهل على المسؤولين الرجوع إلى الأصناف المختلفة ومعرفة الكمية المتاحة داخل المخزن، ومن ثم يمكن اتخاذ قرار واضح بطلب كميات من صنف معين أو التوقف عن طلب صنف آخر بسبب ركوده أو زيادته بالمخزن.

إذًا فالتكويد يختصر على المسؤولين العديد من الخطوات، ويوفر لهم البيانات المطلوبة عن كل صنف بوضوح، حتى يتسنى لهم اتخاذ القرارات بناءً عليها.

طرق تطوير المخازن بالربط بين الأقسام الأخرى

بالطبع يحتاج أصحاب الشركات إلى ربط نظام إدارة المخازن بالأقسام الأخرى للتمكن من متابعة الحسابات بدقة، وهذا ما توفره البرامج السحابية كـ “إدارة”.

يمكنك “إدارة” من الربط بين أقسام الشركة المختلفة في نظام مركزي متكامل، لعرض رؤية واضحة عن الشركة ككل، وتسهيل اتخاذ القرارات دون الحاجة إلى الرجوع إلى كل قسم على حدة.

إضافة نظام تنبيهات (التنبيه في حالات انتهاء الصلاحية أو اقتراب انتهاء المخزون)

مع زيادة حجم البضائع داخل المخازن يكون من الصعب على المسؤولين متابعة كل صنف بعينه والتأكد من عدم انتهاء صلاحيته أو معرفة الكمية الفعلية للعبوات بدقة، لذا يأتي دور نظام الإشعارات كواحد من طرق تطوير المخازن.

ينبهك هذا النظام بالبضائع التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء، أو التي اقتربت من النفاد، حتى تكون على دراية بتفاصيل المخزون، وتتمكن من التعامل معه بشكل جيد.

إدارة المخزون المتقادم

من أهم طرق تطوير المخازن التجارية هي إدارة المخزون المتقادم، بمعنى تحديد البضائع الراكدة أو التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء ومراجعتها بين فترة وأخرى، وعمل استراتيجيات مناسبة للحد من الخسائر المتوقعة مثل:

• إعادة تدوير البضائع -إن أمكن-، لتقليل استخدام خامات المنتج وتقليل الخسائر بوجه عام.
• تقليل كمية صنف البضاعة الراكدة أثناء التعبئة القادمة.
• الترويج للمنتجات التي أوشكت صلاحيتها على الانتهاء.

ونظرًا لتعدد العمليات الإدارية المطلوبة في المخازن فقد سهلنا في “إدارة” تلك العمليات من خلال نظام مركزي متكامل يمكن الاستعانة به لإنجاز العمليات المختلفة بمرونة ودقة، وتحقيق الإدارة الفعالة للمخازن

احصل على أفضل خدمة إدارة مخازن في مصر

إدارة المخازن ومعرفة كل ما يدور بها من تطورات أصبح أسهل مع خدمات “إدارة”، فمع “إدارة” تتمكن من متابعة العمليات الإدارية المختلفة بالمخزن بشكل أكثر دقة من الطرق التقليدية؛ إذ يمكنك من:

• حل مشكلة تشابه عبوات السلع من خلال تفعيل خاصية “السماح باستخدام الحزم”
• متابعة التقارير بشكل دوري وبسهولة دون الحاجة إلى متابعة كل قسم على حدة
• استخدام أدوات التحليل المالي، للتمكن من تحليل وضع المخازن
• خفض نسبة الخطأ الناتجة عن إدارة المخازن التقليدية
• الوصول إلى جميع البيانات المطلوبة في أقل وقت
• التحديث اللحظي لمستوى المخزون بالمستودعات
• مراجعة الكميات الموجودة، لتوفير حاجة السوق
• المتابعة الدقيقة لحركة البضائع داخل المخازن
• القضاء على تكدس العمالة داخل المخازن
• رفع مستوى الأمان بالمخازن

مع “إدارة” ستحصل على أفضل خدمة إدارة مخازن، تواصل معنا الآن واجعل طرق تطوير المخازن وإدارتها أسهل.