مما لا شك فيه أن استخدام البرامج المحاسبية وبرامج إدارة المخزون يرفع من قيمة الكفاءة التشغيلية للعمل ويعمل على الوصول لمستويات نجاح مُرضية.
مجرد الاستخدام المنفصل لتلك الحلول البرمجية يحقق لشركتك مستويات نمو غير مسبوقة، فكيف إذا تحقق الدمج والتكامل بين تلك الأدوات؟
الدمج الصحيح والإدارة الواضحة يصلان بك لمعلومات دقيقة وتفاصيل مهمة دائمة الحضور، وبالتالي قرارات أسرع و عجلة نمو لا تتوقف.

أهمية إدارة المخزون

تتمثل مهام هذا القسم الأساسية في معرفة المنتجات المتوفرة في المخزن، وتحديد مكانها، وما يتبع هذا من الإدخال اليدوي للبيانات بشكل منتظم لمواكبة بعض العناصر كقيمة أصول المخزون وتقديم توصيات بشأن طرق تطوير عملية التخزين. تعد إدارة مهام هذا القسم باستخدام برنامج يدعم احتياجات العمل خيارًا لا غنى عنه، خصيصًا حينما نتعامل فيما يؤثر على الأرباح.
علاقة المخزون بالأرباح خاصة وبقية النفقات بشكل عام توجب البحث عن أفضل الحلول لإدارة المخزون بشكل سليم للحفاظ على الموارد المالية.

يبدو أن حساسية مهام المخزون وجودة الحلول البرمجية كطرفي مغناطيس يتجاذبان، إلا أن بعض الشركات تهمل عملية اختيار برامج تؤدي التي هذا الدور من دمج بيانات المخزون في البيانات الإجمالية والنظام المالي للشركة مما يجعل تحقيق الكفاءة التشغيلية أمرًا صعبًا، وينتج عن ذلك انخفاضًا في قيمة المنتجات وتكديس للسلع وتأخير للطلبات والمزيد من التكاليف الإضافية.

تبرز الحلول البرمجية المعتمدة على السحابة هنا كالمنقذ؛ فتقييم مستويات المخزون وتقديم الدعم للعملاء في قسم المبيعات وتقليل العمالة وزيادة الدقة بالإضافة لإمكانية تفعيل الشحن السريع للمنتجات وتبني نظام تقليل الفاقد وما ينتج عن هذا من رضا العملاء وأرباح صافية مرتفعة هو هدف أي شركة!

كيف يستفيد عملك من تكامل إدارة المخزون مع البرنامج المحاسبي؟

 إدارة المخزون وما يخص الشؤون المالية على نظام واحد يضم مجموعة من المزايا التي تعود بالنفع على منظمتك. تابع التالي بعناية:

•    إدارة شاملة ومتطورة للمخزون مع توفر أدوات التحليل المالي.
•    توفير الكفاءات خفض بعض التكاليف المتعلقة بالمبيعات وعمليات الطلب.
•    دعم أصحاب الأعمال الإلكترونية بسبب زيادة الدقة والتناسق.
•    المتابعة الشاملة لعمليات تقييم المخزون مع منصات البيانات و شركاء سلاسل التوريد.

كيف يستفيد موظفوك من تكامل إدارة المخزون مع البرنامج المحاسبي؟

لا يقتصر نفع دمج برنامجك المحاسبي مع برنامج إدارة المخزون على عملك وحسب، سيستفيد موظفيك أيضًا، وسيحسن هذا التكامل من إنتاجيتهم بشكل كبير، إليك الآتي:

•      توفير الجهود المبذولة على موارد تكنولوجيا المعلومات.
•       سهولة موازنة الدفاتر وإعداد التقارير ووضع رسائل تذكيرية للمبيعات مع ميزة تعقب المخزون في الوقت الفعلي.
•      وصول فوري للبيانات وتلقي اتصالات في الوقت الفعلي بين قسم المبيعات وقسم التخزين مما يحسن من خدمة العملاء.
•    نظرة شاملة لإدارة العلاقة المعقدة بين الشؤون المالية والمخزون، وعرضها بشكل بسيط يسهل الوصول إليه.

كيف تختار البرنامج الأمثل لعملك؟

قرار اختيار برنامج محاسبي يشتمل على خاصية إدارة المخزون ليس بالقرار السهل إن كان الأمر يتعلق بجودة إنتاجية الموارد البشرية للشركة أو أسهم الموارد المالية، لذلك فمن الضروري قبل اختيارك للبرنامج الذي ستعمل عليه شركتك أن تنظر إلى هذين الاعتبارين.

“ما هي احتياجات العمل؟” و”هل يساعد البرنامج المختار في سد هذه الاحتياجات أم لا؟”

وبالطبع اختلاف احتياجات العمل من شركة لأخرى يُعد عاملًا لاختلاف البرنامج الواقع عليه الاختيار، ومع هذه الاحتياجات المتباينة إلا أن هناك قاعدة مشتركة من الأمور الواجب توافرها لدى أي عمل، وتشتمل على:

•       منصات برنامج تتسم بالمرونة مع القدرة على التكيف والتغيير والتوسع.
•       برنامج واضح ومرئي للمستخدمين والشركاء عبر جميع المنصات.
•      برنامج يوفر معلومات محدثة لحظيًّا حول مستويات المخزون الحالية، بالإضافة إلى قدرته على تعقب المنتجات الواردة والصادرة.

عند اختيارك لبرنامج يسير عليه عملك، فيجب أن يكون مرنًا، واضحًا ومحدَثًا.

سيُحدث برنامج المحاسبة ذات خاصية إدارة المخزون تغييرًا جذريًا في عملك

  ربط عمليات المحاسبة الخلفية بالنظام المتكامل لإدارة المخزون سيؤدي إلى رفع الكفاءة التشغيلية والمزايا التنافسية لعملك. عوضًا عن تخصيص الوقت لتطوير نظامك الخاص، ستعمل البرامج الحالية بكفاءة عالية كما أنه يسهل دمجها من خلال نماذج تخطيط موارد المشاريع أو واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة.

اقرأ ايضا في مدونة إدارة: تأثير البرامج السحابية على إدارة المخزون