fbpx
Skip to content Skip to footer

كل ما تريد معرفته عن المستندات والتوقيع الإلكتروني داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية

تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية لأي شركة حاصلة على التوقيع الإلكتروني من مصلحة الضرائب إصدار الفواتير باللغتين العربية والإنجليزية، كما تسمح لها بتبادل الفواتير وإشعارات الخصم، وإشعارات الإضافة مع الأطراف والشركات الأخرى.

تحفظ المنظومة لمستخدميها حق تعديل الفواتير بإصدار إشعارات خصم أو إضافة على الفاتورة أو إلغاء الفاتورة كليًا وإصدار فاتورة أخرى على أن يحدث هذا خلال الوقت المحدد قانونًا للإلغاء. أما في حال وجود خطأ في فاتورة تم إصدارها سابقًا فيتم التعديل عليها بإصدار إشعارات الخصم أو إشعارات الإضافة المرتبطة بالفواتير السابقة. كما يمكن إصدار إشعارات مرتبطة بمجموعة من الفواتير بدلًا من فاتورة واحدة مع مراعاة ألا يتخطى مجموع مبالغ تلك الإشعارات مبلغ الفاتورة السابق إصدارها.
تمكّن المنظومة مستخدميها أيضَا من إصدار إشعار بمبلغ دائن بشرط ألا يتخطى مبلغ الإشعار الدائن مبلغ الفاتورة المرتبط بها. 

تبادل المستندات داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية

يُشترط جاهزية التوقيع الإلكتروني للشركة لتبدأ في تبادل المستندات داخل منظومة الفواتير الإلكترونية.
بعد تجهيز التوقيع يستطيع الممول القيام بالآتي:

  • تبادل المستندات الإلكترونية من خلال تسليمها واستلامها
  • تعديل أي فاتورة إلكترونية بعد صدورها
  • إلغاء أي مستند
  • رفض المستندات
  • معاينة المستندات

إرسال المستندات داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية

لإرسال مستند داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية يجب أولًا إنشاء مستند إلكتروني أو مجموعة مستندات ومن ثم توقيعها وتقديمها إلى خدمة الفواتير الإلكترونية التي تقدمها مصلحة الضرائب، بعد التوقيع على المستندات يتم تحديد رقم المجموعة الفريد ومعرّف المستند ليتم بعدها التحقق من صحة المستند.

التعديل على مستند أو إلغاؤه

في حال احتاجت الفاتورة المقدمة إلى أي تعديل يمكن للموّل استخدام إشعارات الخصم أو الإضافة لتعديل مستند الفاتورة.
أما إذا اكتشف مُصدر الفاتورة عدم إصداره للمستند بشكل صحيح فيمكنه استرداد المستند بواسطة رقمه المعرّف الفريد من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات المتكاملة مع منظومة الفاتورة الإلكترونية. بعد التأكد من الوصول إلى المستند المطلوب إلغاؤه، يُرسل المُصدر طلب إلغاء إلى المنظومة. عند تلقي منظومة الفواتير الإلكترونية طلب الإلغاء من المُصدر تُرسل المنظومة إخطارًا لمتلقي الفاتورة بطلب الإلغاء ليقبل هذا الإلغاء أو يرفضه.

معاينة المستندات من خلال منظومة الفاتورة الإلكترونية

تسمح منظومة الفاتورة الإلكترونية بمعاينة المستندات المتلقاة عبرها والتحقق من صحتها. تقدم المنظومة تسع أنواع من عمليات التحقق من صحة المستندات، يتم تشغيل هذه العمليات عند إرسال أي مستند. يعمل بعض هذه العمليات في وضع متزامن -على الفور- بينما يعمل البعض الآخر وفق نموذج غير متزامن.

رفض الفواتير من خلال منظومة الفاتورة الإلكترونية

عندما يحصل مستلم الفاتورة على تفاصيل المستند، يكون لديه خيار رفضها إذا تم إصدارها بشكل غير صحيح، ويكون الرفض ممكنًا خلال مدة محددة مسبقًا كما يمكن رفض المستند في الحالات التالية:

  • رقم تسجيل المشترى غير صحيح
  • قيمة الفاتورة غير صحيحة
  • خطأ فى أي من بيانات الفاتورة
  • أسباب أخرى(يتم ذكرها)

التوقيع الإلكتروني

يُشترط جاهزية التوقيع الإلكتروني للشركة لتبدأ في تبادل المستندات داخل منظومة الفواتير الإلكترونية، ولكن ما هو هذا التوقيع؟
يعد التوقيع الإلكتروني بمثابة التوقيع الرسميّ للموّل، ويأخذ شكل رسالة مشفّرة، تتوافق تلك الرسالة المشفّرة مع اللوائح القانونية، كما توفّر أعلى مستوى من التأكيد لهوية الموقّع.

تتولّى شرك إيتيدا موضوع التوقيع الإلكتروني ولديها شركة متخصصة في إصداره وهي شركة Egypt Trust، وسترسل مصلحة الضرائب للممولين بيانات هاتين الشركتين للتواصل معهما وتلقي الدعم الفني المطلوب.

إجراءات استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني

يمكن استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني (E-seal Certificate) الخاصة بتوقيع الفواتير في منظومة الفواتير الإلكترونية عن طريق التوجه إلى شركة Egypt Trust وهي إحدى الشركات التابعة لهيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، ويمكن التواصل مع الهيئة بالضغط هنا.

المستندات المطلوبة لاستخراج شهادة التوقيع الإلكتروني

للحصول على الشهادة Seal Certificate-E يجب تقديم وتوقيع الطلب -العقد- من المدير المسئول للمنشأة أو ممثلها القانوني بمقر المرخص له، وأن يكون له حق التوقيع عن المنشأة  بموجب تفويض، ويكون طلب الحصول على الشهادة -العقد- والتفويض موقع عليهما من المدير المسئول للمنشأة أو ممثلها القانوني ومصدقًا على توقيعاته بخاتم البنك المتعامل معه (توقيع مطابق). 

كما يجب على الممثل القانوني للشركة تقديم أصل كافة المستندات والوثائق للاطلاع عليها وهي:

  • صورة من المستخرج الرسمي للسجل التجاري أو قرار الإنشاء/الإشهار.
  • صورة من البطاقة الضريبية.
  • صورة صحيفة الاستثمار أو الشركات أو عقد الشركة.
  • صورة إثبات الشخصية للمدير المسؤول.

تفعيل التوقيع الإلكتروني في برامج تخطيط موارد المؤسسات

هناك متطلبات فنية يتوجب على الشركات تعديلها أو توفيرها في برامج تخطيط موارد المؤسسات لديها لتفعيل شهادة التوقيع الإلكتروني E-Seal Certificate.
ولمعرفة هذه المتطلبات يرجى الاطلاع الملف التالي من هنا.

المفوّضين لاستخدام التوقيع الإلكتروني

 

يستطيع الممولين المسجلين بالبرنامج تفويض أكثر من شخص لاستخدام التوقيع الإلكترونيّ خاصتهم. كما لا يوجد حد أقصى للمفوّضين باسم الشركة بل يرجع الأمر إلى احتياجات الشركة وسعة الأجهزة التي تستخدمها.

 

اقرأ ايضاً في مدونة إدارة: التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد