fbpx
Skip to content Skip to footer

خطوات تطبيق الفاتورة الإلكترونية

بعد أن استعرضنا في سابق مقالاتنا كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية من خصائص وتقنيات، نعرض لكم في مقالنا الحالي رحلة الممول لتطبيقه منظومة الفاتورة الإلكترونية.

وإجمالًا؛ يمر الممول بالخطوات التالية أثناء التطبيق الفعلي للمنظومة:

  1. التسجيل على منظومة الفواتير الإلكترونية
  2. بدء عملية التطوير التقني
  3. تبادل المستندات عبر المنظومة
  4. الوصول إلى التقارير ولوحة المعلومات
  5. قنوات الدعم 

خطوات التسجيل

التسجيل على منظومة الفواتير الإلكترونية

يكون التسجيل على منظومة الفواتير الإلكترونية من خلال تقديم الأوراق الثبوتية الخاصة بالممول ونشاطه التجاري عن طريق المفوّض المسؤول ليقدمها لمصلحة الضرائب، والذي يقوم بدوره بإدخال البيانات على النظام وإنشاء حساب للممول.

ولمزيد من التفاصيل عن عملية التسجيل إليكم: خطوات التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية 

بدء عملية التطوير التقني 

تتيح منظومة الفواتير الإلكترونية خيار ربطها بأيٍ من نظم تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، ويتم تحقيق هذا التكامل باستخدام مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات (APIs) التي توفرها مصلحة الضرائب المصرية. من أجل هذا التكامل يسعى الممولون لإتمام عملية التطوير التقني لأعمالهم التجارية لمواكبة هذا التطور وجعل أعمالهم أكثر كفاءة وسهولة.

ويتم الاستعانة في هذه الخطوة بمصممي البرامج الذين يتولون عملية التكامل ومسؤولية صيانة حلول تخطيط موارد المؤسسة وتعزيزها عبر استخدام مجموعة من الوسائل لإتمام عملية التكامل مثل “أدوات تطوير البرمجيات SDK، واجهة برمجة التطبيقات API” 

ولمعرفة خطوات التكامل بين أنظمة تخطيط موارد المؤسسة والفاتورة الإلكترونية إليكم من مدونة إدارة: التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية

تبادل المستندات

لإتمام عملية تبادل المستندات التي يتشارك فيها مدير النظام لدى الممول ومطوري التطبيقات بنجاح يجب إتمام الآتي:

  • تسجيل الممول في منظومة الفواتير الإلكترونية بنجاح
  • تسجيل ممثلي الممول في منظومة الفواتير الإلكترونية بنجاح
  • تسجيل نظام ERP وربطه بمنظومة الفاتورة الإلكترونية من خلال خدمات التكامل
  • النجاح في اختبار التكامل بين أنظمة الـ ERP ومنظومة الفاتورة الإلكترونية 

أما بالنسبة لعملية تبادل المستندات فتكون عبر مرحلتين:

1.  تسجيل حساب رقمي للممول 

بحيث يتم السماح للممول أو من يمثله بإنشاء حساب رقمي يستخدم في الدخول لمنظومة الفواتير الرقمية وإدارة المفوضين الآخرين.

2. تسجيل مفوضين إضافيين

بحيث يتم السماح لممثلين متعددين، سواء كانوا أشخاص أو أنظمة بالعمل على منظومة الفواتير الإلكترونية نيابة عن الممول، ويستطيع مدير النظام لدى الممول دعوة أشخاص كممثلين جُدد، أو تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتمثيل الممول. 

أما بالنسبة للخصائص التي تدعم عملية تبادل المستندات فتنحصر في الدخول إلى حزمة أدوات تطوير البرمجيات SDK لاختبار نجاح التكامل مع المنظومة. 

بعد التأكد من جاهزية الممول للتوقيع الرقمي والانتهاء من عمليتي التسجيل والتكامل تبدأ عملية إرسال المستندات كخطوة تطبيق فعلي للعمل داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية.

صور المستندات في حالة الإرسال:

1.  إرسال المستند، والذي يتضمن:

إنشاء مستند إلكتروني أو مجموعة من المستندات الإلكترونية وتوقيعها وتقديمها إلى خدمة الفواتير الإلكترونية التي تقدمها مصلحة الضرائب.

في هذا الإجراء -إرسال المستند إلكترونيًا- يتم تحديد رقم المجموعة المميز ومعرف المستند ويتم التحقق من صحة المستند.

الخصائص التي تدعم عملية الإرسال:

ـ الإشعارات

عند إرسال المستند والتحقق من صحته أو استلامه، يمكن إرسال إشعار إلى الطرف ذي الصلة الذي يحتاج إلى إخطار.

ـ التحقق من صحة المستند

هناك 9 أنواع من عمليات التحقق من صحة المستندات يتم تشغيلها لكل عملية إرسال للمستند، يعمل بعضها في وضع متزامن والبعض الآخر وفق نموذج غير متزامن.

وهذه الأنواع هي:

  • الهيكل؛ حيث يتم التحقق من تطابق هيكل المستند مع المطلوب في نسخة نوع المستند.
  • الحقول الأساسية؛ حيث يتم التحقق من أن المستند يحتوي على الحقول الأساسية التي يجب أن يتضمنها أي مستند تتم معالجته بواسطة المنظومة. 
  • التوقيع؛ حيث يتم التحقق من صحة توقيع المستند المُرسل.
  • حقول بسيطة؛ حيث يتم التحقق من قيمة الحقل ووجوده.
  • الرقم القومي؛ حيث يتم التحقق من تحديد صحة الرقم القومي  للأفراد عند إصدار المستند.
  • المستندات المرجعية؛ حيث يتم التحقق من صحة إصدارات الخصم والإضافة للتأكد من أن المستندات التي تشير إليها هي فواتير صالحة في لحظة تسجيل خصم أو إضافة جديدة، وأن المبالغ الخاصة بإشعار الخصم لا تتجاوز مجموع مبالغ الفواتير السابقة.
  • الممول؛ حيث يتم التحقق مما إذا كان الممولين المشار إليهم في المستند المرسل مسجلين ضريبيًا.
  • التكويد للسلع والخدمات؛ حيث يتم التحقق من الأكواد المختلفة المستخدمة في المستندات المرسلة للتأكد من أنها تشير إلى أكواد GS1 أو أكواد EGS.
  • (غالبًا)تكرار المستند؛ حيث يتم تحديد الحالات التي تم فيها إرسال المستند أكثر من مرة عن طريق الخطأ.

2. إلغاء المستند

يحدث هذا في حالة اكتشاف المُصَدّر عدم إصدار المستند بشكل صحيح فيمكنه إلغاء هذا المستند، وبمجرد الإلغاء يتم إرسال الإشعارات المناسبة إلى المتلقي، ويكون الإلغاء ممكنًا خلال ثلاثة أيام من إصدار المستند.

3. معاينة المستند 

يُسمح في هذه الحالة لمستلم المستندات بالتحقق من صحة المستند الإلكتروني الذي يصل إليه عبر الإنترنت وعرض نتيجة التحقق.

4. رفض المستند

إذا تم إصدار المستند بشكل غير صحيح فلمستلم الفاتورة حق خيار رفضه عندما يحصل على تفاصيله، ويكون الرفض ممكنًا خلال ثلاثة أيام من استلام الفاتورة.

5. تعديل مستند الفاتورة

في حالة احتاجت الفاتورة المُقدمة إلى أي تعديل، يمكن للممول استخدام إشعارات الخصم أو الإضافة لتعديل مستند الفاتورة.

الوصول إلى التقارير ولوحة المعلومات

تستهدف هذه الميزة الشركات الصغيرة والمتوسطة التي ليس لديها نظام ERP لتتمكن من الحصول على نظرة عامة على مستندات التبادل الخاصة بها. ويمكّن الوصول إلى التقارير ولوحة المعلومات الممولين من استرداد الملخص الشهري للمستندات من خلال الدمج مع نظام تخطيط موارد المؤسسة، وفي المراحل اللاحقة سيتمكن ممثل الممول من الوصول إلى ملخص للفواتير والمستندات.

قنوات الدعم

تختص شركة ايه فاينانس (E-Finance) بتقديم الدعم للموّلين عبر البريد الإلكتروني einvoice_support@efinance.com.eg حيث يستطيع الممول:

  • طلب استفسارات أو معلومات
  • تسجيل مشكلة فنية
  • تسجيل شكوى
  • تقديم مقترحات

ويعمل ممثلوها المصلحة في تقديم كافة وسائل الدعم وتوفير المعلومات التي تسهل على الممول عملية التسجيل في المنظومة واستكمال التكامل معها واستمرارية التشغيل وتذليل أي عقبات تواجههم.

عرض التعليقاتاغلق التعليقات

اترك رد